Gwaith achos cynllunio: hysbysiad preifatrwydd

Mae Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru (PCAC) yn is-adran o Lywodraeth Cymru.

• O dan ddeddfwriaeth diogelu data, Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru sy'n gyfrifol am benderfynu sut y caiff data personol ei gasglu, ei storio a'i brosesu.
• Mae Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru yn ymdrin â phob agwedd ar apeliadau cynllunio, archwiliadau o gynlluniau lleol ac unrhyw waith achos arall sy'n gysylltiedig â chynllunio a gwaith achos arbenigol.
• Gwneir y rhain gan Benderfyniadau Cynllunio ac Amgylcheddol Cymru neu ar ran Gweinidog perthnasol Cymru.
• Ar gyfer Atodlenni Ardoll Seilwaith Cymunedol (CILs), penodir ein Harolygwyr gan yr Awdurdod Codi Tâl i archwilio eu Hamserlen Codi Tâl. 

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn adlewyrchu gofynion Rheoliad Cyffredinol  ar Ddiogelu Data (GDPR) y Deyrnas Unedig a Deddf Diogelu Data 2018, ac yn ymwneud â phob math o waith achos sy’n cael ei drin gan PCAC. Llywodraeth Cymru yw’r Rheolwr Data ar gyfer unrhyw ddata personol a roddwch:

• os byddwch yn gwneud neu’n cymryd rhan mewn apêl gynllunio, cais neu archwiliad yn rhan o’n prosesau cynllunio;
• os ydych yn rhoi gwybodaeth am eich amgylchiadau personol (a allai hefyd gynnwys gwybodaeth categori personol ac arbennig am destunau data eraill)  yr ydych eisiau iddi gael ei hystyried yn y prosesau cynllunio.

Bydd yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cael ei adolygu’n rheolaidd i sicrhau ei fod yn amlinellu’n gywir sut mae data personol yn cael ei brosesu gan PCAC. Fel y cyfryw, fe allai gael ei ddiweddaru o bryd i’w gilydd.

Mae’r wybodaeth a roddir i ni yn cael ei defnyddio i benderfynu ar apeliadau, gorchmynion, ceisiadau ac archwiliadau.

Mae’r wybodaeth a roddir i ni trwy Borth PCAC yn cael ei defnyddio i brosesu achosion Apeliadau Cynllunio a Gorfodi.

• Bydd Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru yn rhoi arweiniad ar wneud a chymryd rhan mewn mathau o waith achos a chyfeiriadau at y rheolau gweithdrefnol statudol sy’n berthnasol.
• Fel bod PCAC yn gallu bodloni eu rhwymedigaethau statudol, mae sylwadau ar waith achos yn cael eu copïo i’r apelydd/ymgeisydd.
• Mae hefyd yn ofynnol i’r awdurdod lleol sicrhau bod sylwadau ar waith achos ar gael i unrhyw un sy’n dymuno eu gweld.
• Sylwer na fyddwn yn derbyn sylwadau dienw na chyfrinachol, ond cewch wneud sylwadau ar achos a gofyn i’ch hunaniaeth beidio â chael ei  datgelu.
• Os byddwch yn gofyn am hyn, bydd eich sylwadau’n cael eu copïo i’r partïon a’u rhoi i’r Arolygydd heb eich enw a’ch manylion cyswllt, ac mae’n bosibl y bydd yr Arolygydd yn rhoi llai o bwys i’ch sylwadau o ganlyniad.
• Os na fyddwch eisiau cael eich adnabod o’ch sylwadau, dylech osgoi  cynnwys gwybodaeth a allai ddatgelu pwy ydych.

Un o werthoedd sylfaenol Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru yw eu hymrwymiad i fod yn   agored ac yn dryloyw mewn perthynas â’n rôl statudol wrth brosesu a phenderfynu ar waith achos cynllunio a’r holl waith achos arall cysylltiedig.

Mewn llawer o achosion, yn enwedig prosesau cynllunio, ceir rhwymedigaethau  sy’n mynnu ein bod yn rhannu’r wybodaeth a gawn ac, mewn rhai achosion, ein  bod yn sicrhau bod y wybodaeth honno ar gael i’r cyhoedd. Rydym yn rhagdybio’n gyffredinol o blaid datgelu, ond bydd penderfyniadau unigol yn ystyried ein rhwymedigaethau statudol, gan gynnwys o dan ddeddfwriaeth diogelu data.

Rydym yn cyhoeddi crynodeb o fanylion achosion rydym yn eu prosesu ar Borth PCAC.

• Enw’r apelydd/ymgeisydd a chyfeiriad y safle.
• Rydym hefyd yn cyhoeddi’r penderfyniad terfynol.
• Mae gennym bolisi golygu ac rydym yn dileu rhifau ffôn personol, cyfeiriadau  e-bost a llofnodion, yn ogystal â gwybodaeth categori arbennig (fel gwybodaeth am iechyd unigolyn).
• Os oes gennych bryderon am gyhoeddi eich gwybodaeth, dylech eu trafod   gyda’r Swyddog Achos yn y lle cyntaf cyn cyflwyno’ch sylwadau.
• Fodd bynnag, os oes gennych bryderon pellach ynglŷn â phrosesu neu drin  eich data personol, cysylltwch â PEDW@complaints@gov.wales neu 0300 060 440.
• Er efallai na fyddwn yn cyhoeddi pob dogfen neu bob achos, mae gennym rwymedigaeth statudol i anfon copi o sylwadau at y partïon perthnasol. Mae’n ofynnol i’r awdurdod lleol sicrhau eu bod ar gael i unrhyw un a allai  ddymuno eu gweld, felly fe allech ddymuno cysylltu â’r awdurdod lleol hefyd i gadarnhau pa wybodaeth y mae’n ei chyhoeddi.

Prosiectau Datblygiadau o Arwyddocâd Cenedlaethol

O ran Datblygiad o Arwyddocâd Cenedlaethol (“DNS”) o dan Ddeddf Cynllunio (Cymru) 2015, sy’n diwygio Deddf Cynllunio Gwlad a Thref 1990 (“y Ddeddf”), mae Rheoliadau Datblygiadau o Arwyddocâd Cenedlaethol (Cymru) 2016 (fel y’u diwygiwyd) a Rheoliadau dilynol yn mynnu ein bod yn:

• Sicrhau bod mathau penodol o ddogfennau a gwybodaeth ar gael yn fwy eang i gyfranogwyr eraill, a allai gynnwys gwybodaeth bersonol, gan gynnwys sicrhau bod y rhain ar gael i’r cyhoedd.
• Rydym yn gwneud hyn trwy gyhoeddi dogfennau a gwybodaeth ar Borth PCAC.
• Os oes gennych ymholiadau neu bryderon penodol ynglŷn â phrosesu eich data personol yn y modd hwn, cysylltwch â’r swyddog achos perthnasol yn y lle cyntaf i drafod yr arweiniad a’ch pryderon.

Y wybodaeth a gyhoeddwn ar-lein

• Dogfennau cais
• Sylwadau Perthnasol, Sylwadau Ysgrifenedig, a dogfennau   eraill ar y wefan Datblygiadau o Arwyddocâd Cenedlaethol.
• Bydd y cofnodion cyhoeddedig hyn yn cynnwys enw’r unigolyn sydd wedi cyflwyno’r ddogfen.
• Yr Arolygydd neu’r Arolygwyr a benodwyd i archwilio cais.
• Cyn cyhoeddi unrhyw ddogfennau, rydym yn golygu (neu’n ‘tywyllu’) manylion personol penodol, e.e. rhifau ffôn; cyfeiriadau; cyfeiriadau e-bost; llofnodion a gwybodaeth bersonol sensitif (data categori arbennig).
• Rydym hefyd yn golygu unrhyw gynnwys yr ystyriwn y gallai fod yn enllibus.
• Ni fyddwn yn golygu unrhyw wybodaeth bersonol mewn dogfennau a gynhyrchwyd gan ymgeiswyr lle y byddai hyn yn atal archwilio cais yn effeithiol e.e. yn atal Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru rhag cyflawni eu tasg gyhoeddus. Er enghraifft, mae rhai dogfennau sy’n cael eu cyhoeddi yn cynnwys enwau a chyfeiriadau Partïon â Buddiant oherwydd byddai’r Datblygiad Arfaethedig yn effeithio ar dir neu hawliau’r Partïon â Buddiant hynny.
• Rydym hefyd yn cyhoeddi Adroddiad Argymhelliad yr Awdurdod Archwilio a phenderfyniad Gweinidogion Cymru, y gallai’r ddau gynnwys gwybodaeth bersonol.
• Fel arall, pan fydd ein hadrannau noddi’n gyfrifol am benderfynu ar achos, bydd yr Arolygydd yn llunio adroddiad. Yna, bydd adroddiad yr Arolygydd a’r sylwadau a roddwyd iddo’n cael eu hanfon at ein hadran noddi.

• Mae angen i ni brosesu’ch gwybodaeth bersonol er mwyn i ni allu hwyluso’r broses gynllunio o dan Ddeddf Cynllunio Gwlad a Thref 1990, Deddf Cynllunio a  Phrynu Gorfodol 2004, Deddf Cynllunio 2008, Deddf Cynllunio (Cymru) 2015 ac  amryw ddeddfwriaethau eraill e.e. Deddf Priffyrdd 1980, ar gyfer holl waith achos Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru.
• Amlinellir y seiliau cyfreithlon ar gyfer prosesu yn Erthygl 6 GDPR y Deyrnas Unedig. Mae Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru yn defnyddio’r seiliau cyfreithlon a fanylir  yn:
• Erthygl 6(1)(c) Ar gyfer prosesu sylwadau ysgrifenedig a dogfennau, y sail gyfreithlon sy’n ymwneud â phrosesu sy’n angenrheidiol i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru yn ddarostyngedig iddi.
• Erthygl 6(1)(e) Ar gyfer prosesu sy’n ofynnol i gyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a roddwyd i Benderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru.

Data Categori Arbennig:

Erthygl 9(2)(g) Ar gyfer prosesu Data Categori Arbennig, y sail gyfreithlon yw  pan fydd prosesu categorïau arbennig o ddata personol yn angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i’r cyhoedd. Mae hefyd yn ymwneud â’n tasg  gyhoeddus a diogelu eich hawliau sylfaenol, ac Atodlen 1 rhan 2(6) Deddf Diogelu Data 2018  sy’n ymwneud â dibenion statudol a llywodraeth.

Ni fydd Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru yn gofyn am ddata categori arbennig fel mater o drefn yn rhan o’n gweithgareddau prosesu. Fodd bynnag, fe allai gael ei ddarparu yn rhan o’r broses. Pan fyddwch yn cyflwyno data categori  arbennig, gwnewch yn siŵr ei fod yn angenrheidiol ac yn berthnasol i’r achos.

• Ar gyfer rhai achosion, efallai y bydd angen i ni gasglu rhywfaint o ddata categori arbennig i’r graddau bod hyn yn berthnasol i’r achos. Gallai hyn, er enghraifft, gynnwys neu ymwneud â gwybodaeth am statws (cefndir teuluol, perthnasoedd a dibynyddion), busnes a bywoliaeth, yn ogystal â llety, iechyd  a/neu anghenion addysgol.
• Gall y wybodaeth a roddir yn wirfoddol gynnwys gwybodaeth bersonol am  unigolion eraill yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, ac fe all gynnwys data categori arbennig e.e. gwybodaeth feddygol am bartïon eraill. Bydd PCAC yn prosesu data o’r fath dim ond pan ellir ei gyfiawnhau a phan fydd ganddi sail gyfreithiol briodol i wneud hynny. Gwnewch yn siŵr ei bod yn angenrheidiol ac yn berthnasol i’r achos pan fyddwch yn ei roi i PCAC.

• Os na fyddwch yn rhoi’r wybodaeth sy’n ofynnol i ni i ddilysu eich achos, mae’n bosibl na fyddwn yn gallu ei ystyried. Byddwn fel arfer yn rhoi gwybod i chi os bydd hyn yn wir.
• Nid oes rhwymedigaeth statudol ar bartïon â buddiant i gymryd rhan mewn  achos.
• Os ydych yn apelydd/asiant nad yw’n rhoi’r wybodaeth statudol sy’n angenrheidiol i ddilysu eich achos o fewn y cyfnodau amser penodedig, ni  fyddwn yn gallu ystyried eich achos ac fe allai gael ei ystyried yn annilys.
• Os ydych yn ymgeisydd nad yw’n rhoi’r wybodaeth statudol sy’n angenrheidiol i ystyried eich cais, efallai na fyddwn yn gallu derbyn eich cais  i’w Archwilio o dan adran 55 Deddf Cynllunio 2008.
• O ran Cynlluniau Lleol, mae’n ofynnol i’r Arolygydd archwilio p’un a yw’r  cynllun yn gadarn ac yn cydymffurfio’n gyfreithiol ac, wrth wneud hynny,  mae’n rhaid iddo ystyried unrhyw sylwadau a dogfennau eraill a  gyflwynwyd gan yr awdurdod lleol.
• Dylai’r rhai hynny sy’n cymryd rhan mewn archwiliad o gynllun lleol nodi y bydd yr awdurdod lleol yn sicrhau bod eu sylwadau ‘ar gael’ yn unol â’r Rheoliadau, gan gynnwys eu cyhoeddi ar wefan yr awdurdod lleol. Fel Rheolwr Data,  caiff yr awdurdod lleol olygu rhywfaint neu’r cyfan o’r wybodaeth bersonol a gynhwysir mewn sylwadau a dogfennau eraill y sicrheir eu bod ‘ar gael’, neu beidio. Er mwyn sicrhau archwiliad agored a theg, mae’n bwysig bod yr Arolygydd a’r holl gyfranogwyr eraill ym mhroses yr archwiliad yn gwybod pwy sydd wedi gwneud sylwadau ynglŷn â’r cynllun a chynnwys y sylwadau hynny.
• Nid oes rhwymedigaeth statudol ar barti â buddiant i gymryd rhan mewn  archwiliad o gynllun lleol na darparu unrhyw wybodaeth benodol os yw’n  dewis peidio â gwneud hynny.
• Os ydych yn Barti â Buddiant arall ac nad ydych yn rhoi eich enw a/neu enw’r sefydliad neu’r grŵp rydych yn ei gynrychioli, efallai na fyddwn yn gallu derbyn eich sylwadau.
• Nid ydym yn derbyn sylwadau dienw neu gyfrinachol ar gyfer unrhyw  fath o waith achos Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru.

Yn unol â’r rheolau statudol a’r canllawiau perthnasol, mae copi o sylwadau gwaith achos fel arfer yn cael ei anfon at:

• Apelyddion/Ymgeiswyr
• Partïon â buddiant
• Awdurdodau lleol
• Mae awdurdodau lleol hefyd yn gyfrifol am sicrhau bod y sylwadau ar waith achos ar gael i unrhyw un sy’n dymuno eu gweld.
• Swyddogion Rhaglen allanol
• Bydd gwybodaeth a gyhoeddir ar y wefan ar gael yn gyhoeddus
• Partïon statudol eraill i’r achos
• Partïon statudol eraill fel rheoleiddwyr allanol.
• Rydym yn rhoi eich gwybodaeth i  Weinidog perthnasol Cymru sy’n gwneud y penderfyniad terfynol ar y ceisiadau a’r apeliadau a archwiliwn trwy adrannau eraill y Llywodraeth.
• Er mwyn bod yn deg i bartïon eraill sydd â buddiant mewn achos, mae angen i ni rannu’ch sylwadau fel y nodwyd uchod. Mae hefyd yn rhoi cyd-destun ac yn caniatáu ar gyfer cynnal ein prosesau gwaith achos yn effeithiol, e.e. yn caniatáu i bartïon sydd â safbwyntiau tebyg i adnabod ei gilydd a chytuno ar gyflwyno safbwyntiau ar y cyd mewn unrhyw wrandawiad  neu ymchwiliad, felly mae’r sylwadau a gawn yn cael eu cyfnewid rhwng y partïon, ar yr amod bod Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru o’r farn bod hyn yn angenrheidiol ac yn gymesur, heb olygu’r cynnwys na’r wybodaeth gyswllt. Byddwn yn trin eich gwybodaeth yn gyfrinachol os byddwch yn gofyn i ni wneud hynny, ond dylech fod yn ymwybodol y gallai’r Arolygydd roi llai o bwys i’ch sylwadau oherwydd hynny.

Mewn rhai amgylchiadau, fel o dan orchymyn llys, mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol i rannu gwybodaeth. Efallai y bydd angen i ni rannu’ch gwybodaeth bersonol â’r canlynol hefyd:

• Asiantaethau ac adrannau eraill y llywodraeth a gweision sifil
• Ein cynrychiolwyr cyfreithiol ni neu gynrychiolwyr cyfreithiol eraill
• Archwilwyr, a
• Rheoleiddwyr, neu i gydymffurfio â’r gyfraith fel arall.

Mae’n bosibl y defnyddiwn ddarparwyr gwasanaeth trydydd parti i brosesu gwybodaeth. Pan fyddwn yn gwneud hynny, bydd contractau’n cael eu llunio i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu yn unol â’n cyfarwyddiadau ni yn unig (oni bai ei bod yn ofynnol fel arall yn ôl y gyfraith), a bod mesurau priodol ar waith i sicrhau diogelwch gwybodaeth.

Yn ogystal, mae’n ofynnol i ni, o dan Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus 1958 (fel y’i diwygiwyd), drosglwyddo cofnodion i’r Archifau Cenedlaethol i’w cadw’n barhaol.  Gallai rhai o’r cofnodion hyn gynnwys data personol ein cwsmeriaid.

Pwy fydd yn gallu cael at eich data?

Pan fyddwch yn gwneud apêl/cais neu’n cyflwyno sylwadau ar unrhyw ran o’n gwaith achos, dylech gofio bod gofynion statudol arnom, mewn rhai achosion, i sicrhau bod y wybodaeth hon ar gael yn ehangach.

Bydd hyn fel arfer yn cynnwys:

• Yr awdurdod cynllunio lleol
• Yr apelydd
• Ymgyngoreion statudol
• Aelodau o’r cyhoedd â buddiant

Os oes gennych ymholiadau neu bryderon penodol ynglŷn ag achos penodol, cysylltwch â’r swyddog achos a fydd yn trafod y mater gydag aelod o’r tîm rheoli os bydd angen.

Byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol am gyhyd ag sy’n angenrheidiol i ddarparu ein gwasanaethau a chyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol yn unig. Mae gennym bolisïau a gweithdrefnau penodol ynglŷn â rheoli a chadw cofnodion, fel bod gwybodaeth bersonol yn cael ei hadolygu a’i  dileu ar ôl cyfnod rhesymol gan ddilyn y meini prawf canlynol:

• Y diben neu’r gweithgarwch busnes sy’n golygu bod angen prosesu eich gwybodaeth.
• P’un a oes gennym unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol i barhau i brosesu’ch gwybodaeth.
• P’un a oes gennym unrhyw sail gyfreithiol o dan y gyfraith diogelu data i  barhau i brosesu’ch gwybodaeth (e.e. Tasg Gyhoeddus).
• Unrhyw arferion sector cytunedig perthnasol yn ymwneud â pha mor hir y  dylid cadw gwybodaeth.
• I amddiffyn yn erbyn heriau cyfreithiol a rheoliadol.

Os credwch nad ydym wedi cydymffurfio â’ch hawliau fel testun data, neu ein rhwymedigaethau, ac rydych yn anfodlon â’r ffordd mae Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru yn prosesu’ch gwybodaeth bersonol neu os oes gennych gwestiynau am yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, neu sut rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni ar PEDW.Complaints@gov.wales neu 0300 060 440.

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych yr hawliau canlynol:

• i gael gwybod pa ddata personol y mae Llywodraeth Cymru yn ei dal amdanoch ac i gael gafael arno
• i fynnu ein bod yn cywiro anghywirdebau yn y data hwnnw
• i wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu (mewn rhai amgylchiadau)
• i ofyn i’ch data gael ei ‘ddileu’ (mewn rhai amgylchiadau)
• i gludadwyedd data (mewn rhai amgylchiadau)
• i wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data

I gael gwybod mwy am y wybodaeth y mae Llywodraeth Cymru yn ei dal a’r defnydd ohoni, neu os hoffech arfer eich hawliau o dan GDPR y Deyrnas Unedig, gweler y manylion cyswllt isod:

Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
CAERDYDD
CF10 3NQ

E-bost: DataProtectionOfficer@gov.wales

Dyma fanylion cyswllt y Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

Rhif ffôn: 0303 123 1113 (cyfradd leol)