Arloesi yn galluogi Moneypenny i gefnogi 21,000 o gwsmeriaid a oedd yn gweithio gartref.
Roedd yn rhaid i Moneypenny o Wrecsam reoli cyfathrebiadau o bell yn ystod y cyfyngiadau symud, nid yn unig i’w randdeiliaid ei hun ond hefyd i’r 21,000 o gleientiaid mae’n gofalu amdanynt, yn y DU a thramor.
Mae Moneypenny yn gwmni cyfathrebu ar gontract allanol gyda swyddfeydd yn Wrecsam ac Atlanta yn UDA. Mae’n cyflogi mwy na 1,000 o staff – mae 850 ohonynt wedi’u lleoli yng Nghymru gyda’r gweddill yn gweithio yn UDA. Rhwng y ddwy swyddfa, mae’r cwmni’n rheoli mwy nag 20 miliwn o gyfathrebiadau bob blwyddyn.
Llwyddodd y busnes a yrrir gan dechnoleg, sy’n delio â galwadau ffôn a sgyrsiau byw ar gyfer cleientiaid o frandiau byd-eang mawr i unig fasnachwyr, i ymateb yn gyflym i’r angen i’w fyddin o gynorthwywyr personol weithio gartref.
Dywedodd Joanna Swash, prif swyddog gweithredol Grwp Moneypenny:
Roeddem wedi mudo ein systemau i’r cwmwl yn 2019, a brofodd yn fendith enfawr, oherwydd mae bod ar y droed ôl yn fusnes costus. Fel tîm, roeddem hefyd yn weithgar iawn ar Workplace from Facebook, a olygai fod gennym blatfform eisoes ar gyfer cyfathrebu â’n gilydd yn ddyddiol. Roedd y gofod hwn yn amhrisiadwy yn ystod dyddiau cynnar y cyfyngiadau symud, gan weithredu fel peiriant oeri dwˆ r rhithwir, lle roedden ni’n siarad busnes a hefyd yn rhannu awgrymiadau coginio, yn trafod addysg gartref ac ymwybyddiaeth ofalgar.
Er bod systemau rhithwir ar waith, gweithiodd tîm technegol Moneypenny yn ddi-baid i sicrhau bod gan y staff y caledwedd yr oedd ei angen arnynt fel bod y gwasanaeth i gwsmeriaid yn rhedeg yn llyfn.
Dywedodd Joanna:
O fewn tair wythnos, roedd y tîm cyfan yn gweithio gartref ac roedd yn wasanaeth fel yr arfer i’n cleientiaid. Roedden ni’n gwybod bod dyddiau cynnar y cyfyngiadau symud yn hanfodol o ran bod ein cleientiaid yn gallu ymateb i’w cwsmeriaid eu hunain. Doedd eu siomi ddim yn opsiwn.
Wrth edrych yn ôl ar ein hystadegau ym mis Mehefin, cynyddodd nifer y galwadau draean ac fe wnaeth hyd cyfartalog galwad gynyddu bron i chwarter. Mae pobl eisiau siarad â phobl, yn enwedig mewn amseroedd ansicr, ac roedd gennym gyfrifoldeb i wneud i hynny ddigwydd i’n cwsmeriaid.
I’r uwch dîm rheoli, yr her fwyaf oedd cynnal diwylliant Moneypenny tra bod y gweithlu cyfan yn gweithredu o bell.
Dywedodd Joanna:
Mae ein diwylliant mor bwysig i ni. Mae gennym drosiant staff isel ac rydyn ni’n gysylltiedig iawn fel tîm. Doedden ni ddim am i hynny gael ei wanhau yn ystod y cyfyngiadau symud. Yn ogystal â chadw mewn cysylltiad ar Facebook Workplace, gwnaethom bethau fel anfon 1,000 o frownis siocled gyda nodyn mewn llawysgrifen at bob aelod o staff a sicrhau eu bod i gyd naill ai â thwrci, ham neu ginio rhost figan ar gyfer y Nadolig. Roedden ni eisiau iddyn nhw wybod pa mor bwysig ydyn nhw i ni.
Defnyddiodd Moneypenny y pandemig hefyd i arloesi. Fe greodd dîm adfer cyflym i sefydlu cynhyrchion a gwasanaethau newydd gyda’r nod o helpu cleientiaid trwy’r pandemig. Roedd hyn yn cynnwys bot sgrinio iechyd ar-lein i fusnesau, gwasanaeth galw allan newydd ar gyfer sefydliadau â staff ar ffyrlo, a mesurau effeithlonrwydd eraill a alluogodd gleientiaid i gymryd galwadau o’u cartrefi.
Er gwaethaf heriau COVID-19, nid yw’r pandemig wedi effeithio ar ymdrechion trawiadol Moneypenny i dyfu. Penododd 350 o staff newydd yn ystod y 12 mis diwethaf ac mae’n bwriadu recriwtio 100 arall. Mae’n rhagweld y bydd gweithio hybrid yn rhan o’i bolisïau gwaith yn y tymor hir.
Ychwanegodd Joanna:
Rydyn ni ar y cam o adolygu’r hyn sydd wedi gweithio a beth sydd ddim. Rydyn ni’n cyfathrebu’n gyson â’n tîm oherwydd rydyn ni’n gwybod nad yw’r un ateb yn addas i bawb. Mae angen i ni greu system gadarn sy’n gweithio yn gyffredinol. Ein blaenoriaeth yw gweithlu hapus, gan ein bod yn gwybod bod hyn yn arwain at gleientiaid hapus.
I ni, mae bod yn feiddgar wedi dwyn ffrwyth. Rydyn ni wedi goroesi, ffynnu a thyfu, a byddwn bob amser yn gwneud pob ymdrech i gerdded yn esgidiau ein cwsmeriaid.