Neidio i'r prif gynnwy

Beth i’w ddisgwyl pan fydd Comisiynydd y Gymraeg yn casglu, defnyddio, datgelu, trosglwyddo a chadw eich data personol.

1. Gwybodaeth gyffredinol

  1. Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth am beth i’w ddisgwyl pan fydd Comisiynydd y Gymraeg (y Comisiynydd) yn casglu, defnyddio, datgelu, trosglwyddo a chadw eich data personol.
  2. Comisiynydd y Gymraeg yw’r Rheolwr Data ar gyfer y data y mae’n ei gasglu gennych.
  3. I gysylltu â Swyddog Diogelu Data Comisiynydd y Gymraeg, ffoniwch 0345 603 3221, neu e-bostiwch post@comisiynyddygymraeg.cymru
  4. Mae’r Comisiynydd yn ymrwymedig i ddiogelu gwybodaeth bersonol y mae’n ei derbyn. Pryd bynnag y bydd y Comisiynydd yn derbyn gwybodaeth, mae dan ddyletswydd gyfreithiol i ddefnyddio’r wybodaeth yn unol â’r holl gyfreithiau perthnasol ar ddiogelu gwybodaeth bersonol, gan gynnwys Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol 2016 a Deddf Diogelu Data 2018 (cyfeirir at y cyfreithiau hyn gyda’u gilydd yn yr hysbysiad hwn fel “cyfraith diogelu data”).

Sut mae’r Comisiynydd yn cael gwybodaeth

  1. Mae’r rhan fwyaf o’r wybodaeth bersonol mae’r Comisiynydd yn ei phrosesu yn cael ei rhoi’n uniongyrchol gennych chi a hynny am un o’r rhesymau canlynol:
    • Eich bod wedi gwneud cwyn neu ymholiad
    • Eich bod wedi gwneud cais am wybodaeth
    • Eich bod am ddod i ddigwyddiad, neu eich bod wedi dod i ddigwyddiad
    • Eich bod wedi gwneud cais am swydd
    • Eich bod yn cynrychioli’ch sefydliad.
  2. Mae’r Comisiynydd hefyd yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol, yn y sefyllfaoedd canlynol:
    • Gan sefydliad y mae’r Comisiynydd wedi cysylltu ag ef ynghylch cwyn a wnaethoch a bod y sefydliad yn rhoi’ch gwybodaeth bersonol yn ei ymateb
    • Bod achwynydd yn cyfeirio atoch yn ei ohebiaeth ynglŷn â chŵyn
    • Gwybodaeth bersonol yn cael ei derbyn wrth weithredu swyddogaethau statudol y Comisiynydd
    • Oddi wrth awdurdodau cyhoeddus eraill, rheoleiddwyr eraill neu gyrff sy’n gorfodi’r gyfraith
    • Bod cyflogai yn rhoi’ch manylion cysylltu fel cyswllt mewn argyfwng neu fel canolwr.

Eich Hawliau dan Gyfraith Diogelu Data

  1. Mae gennych hawliau amrywiol dan Gyfraith Diogelu Data. Mae’r hawliau hynny yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth. Gall y rhain gynnwys (fel sy’n berthnasol):
    • Eich hawl i fynediad: mae gennych yr hawl i ofyn i’r Comisiynydd am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol. Mae’r hawl hon yn gymwys bob amser. Mae yna rai eithriadau, sy’n golygu ei bod yn bosibl na fyddwch bob amser yn cael yr holl wybodaeth y mae’n ei brosesu.
    • Eich hawl i gywiriad: mae gennych yr hawl i ofyn i’r Comisiynydd i gywiro gwybodaeth rydych chi’n credu ei bod yn anghywir. Mae gennych hawl hefyd i ofyn i gwblhau gwybodaeth rydych yn credu ei bod yn anghyflawn. Mae’r hawl hon yn gymwys bob amser.
    • Eich hawl i ddilead: mae gennych yr hawl i ofyn i’r Comisiynydd i ddileu’ch gwybodaeth bersonol o dan amgylchiadau penodol.
    • Eich hawl i gyfyngu prosesu: mae gennych hawl i ofyn i’r Comisiynydd i gyfyngu’r gwaith o brosesu’ch gwybodaeth o dan amgylchiadau penodol.
    • Eich hawl i wrthwynebu prosesu: mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu os yw’r Comisiynydd yn gallu prosesu’ch gwybodaeth am fod y broses yn rhan o’i dasg gyhoeddus, neu am fod hynny er buddiant dilys y Comisiynydd.
    • Eich hawl i drosglwyddiad data: dim ond i wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i’r Comisiynydd y mae’r hawl hon yn gymwys. Mae gennych hawl i ofyn iddo drosglwyddo’r wybodaeth rydych wedi ei rhoi o un sefydliad i un arall, neu ei rhoi i chi. Mae’r hawl hon yn gymwys dim ond os yw’r wybodaeth yn cael ei phrosesu ar ar sail eich cydsyniad chi, neu o dan drafodaethau neu mewn trafodaethau ynghylch gwneud cytundeb a bod y prosesu wedi ei awtomeiddio.
  2. Nid yw’n ofynnol ichi dalu unrhyw ffi am arfer eich hawliau. Mae gan y Comisiynydd un mis i ymateb i chi.
  3. Cysylltwch â post@comisiynyddygymraeg.cymru os dymunwch wneud cais.

Sail Gyfreithiol

  1. Y sail gyfreithiol y bydd y Comisiynydd yn prosesu eich gwybodaeth yn unol â hi yw er mwyn caniatáu i’r Comisiynydd ymarfer ei bwerau statudol yn unol â Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011.
  2. Gall eich cydsyniad hefyd fod yn rheswm cyfreithiol dros brosesu eich data personol. Mae hyn yn golygu eich cydsyniad penodol, gwybodus a diamwys a roddir yn rhydd ac y gellir ei gasglu gennych, er enghraifft, pan fyddwch yn cytuno i dderbyn gohebiaeth farchnata gan y Comisiynydd neu pan gytunwch i gymryd rhan mewn arolygon neu ymchwil y farchnad (fel sy’n berthnasol). Mae gennych hawl dan Gyfraith Diogelu Data i dynnu’n ôl eich cydsyniad lle’i rhoddwyd, ar unrhyw adeg.

Rhannu eich gwybodaeth

  1. Ni fydd y Comisiynydd yn rhannu’ch gwybodaeth personol gydag unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata uniongyrchol.
  2. O dan rhai amgylchiadau mae’r Comisiynydd o dan rwymedigaeth cyfreithiol i rannu gwybodaeth, er enghraifft, o dan orchymyn llys. Mewn unrhyw sefyllfa, bydd y Comisiynydd yn bodloni ei hun bod sail gyfreithiol dros rannu’r wybodaeth ac yn cofnodi’r drefn benderfynu a’r sail gyfreithiol dros rannu’r wybodaeth.

Trosglwyddo i wledydd y tu allan i’r AEE

  1. Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Gwybodaeth Plant

  1. Nid yw’r Comisiynydd yn darparu gwasanaethau’n uniongyrchol i blant nac yn mynd ati’n rhagweithiol i gasglu eu gwybodaeth bersonol. Er hynny, mae gwybodaeth am blant yn cael ei rhoi weithiau pan fydd y Comisiynydd yn ymdrin â chwyn neu’n cynnal ymchwiliad, neu’n arfer ei bwerau o dan adrannau 8-10 Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011. Mae’r wybodaeth yn y rhannau perthnasol o’r hysbysiad hwn yn gymwys i blant yn ogystal ag i oedolion.

Dilyn dolen i wefan arall

  1. Pan fydd gwefan y Comisiynydd yn cynnwys dolenni i wefannau eraill, nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i sut mae’r sefydliad hwnnw’n prosesu gwybodaeth bersonol. Dylech ddarllen hysbysiad preifatrwydd unrhyw wefan yr ydych yn ymweld â hi.

Ymwelwyr â’r wefan

  1. Mae gwybodaeth am sut mae’r Comisiynydd yn monitro gweithgarwch ymwelwyr ac yn defnyddio cwcis i’w gweld ar dudalen Cwcis gwefan y Comisiynydd.
  2. Mae’r Comisiynydd yn defnyddio wal tân cymhwysiad gwe trydydd-parti i helpu i gynnal diogelwch a pherfformiad ei wefan. Mae’r gwasanaeth yn gwirio bod traffig i’r wefan yn ymddwyn fel y disgwylid. Bydd y gwasanaeth yn blocio traffig nad yw’n defnyddio’r wefan fel y disgwylid.
  3. Diben gweithredu’r uchod yw cynnal a monitro perfformiad y wefan a cheisio’n barhaus i wella’r wefan a’r gwasanaethau y mae’n eu cynnig i ddefnyddwyr. Y sail gyfreithiol mae’r Comisiynydd yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw naill ai Erthygl 6(1)(a) o’r GDPR, er enghraifft pan fydd yn gofyn am eich cydsyniad i osod cwcis dewisol a ddefnyddir, neu Erthygl 6(1)(f) o’r GDPR sy’n caniatáu prosesu data personol pan fo hynny’n angenrheidiol er buddiant dilys y Comisiynydd, er enghraifft, er mwyn cynnal integredd ei systemau TG a pharhad ei fusnes.
  4. Gan fod y Comisiynydd yn prosesu’ch data personol er ei fuddiant dilys fel y nodwyd uchod, mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu’ch data personol. Mae yna resymau dilys y gallai wrthod eich gwrthwynebiad, sy’n dibynnu ar pam y mae’n ei brosesu.

Eich hawl i gwyno

  1. Mae’r Comisiynydd yn gweithio i safonau uchel o ran prosesu’ch gwybodaeth bersonol. Os oes gennych ymholiadau neu bryderon, cysylltwch ag ef gan ddefnyddio’r manylion cyswllt uchod a bydd yn ymateb.
  2. Os byddwch yn parhau’n anfodlon, gallwch wneud cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth am y modd y mae’r Comisiynydd wedi prosesu’ch gwybodaeth: ico.org.uk

Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn

  1. Mae’r Comisiynydd yn adolygu’r hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd er mwyn sicrhau ei fod yn gyfredol ac yn gywir.

2. Rhesymau dros gysylltu â’r Comisiynydd

Gwneud cwyn am sefydliad arall

  1. Y diben yw i ymchwilio a chymryd camau rheoleiddio yn unol â dyletswyddau statudol y Comisiynydd. Y sail gyfreithiol mae’r Comisiynydd yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw Erthygl 6(1)(e) o’r GDPR, sy’n caniatáu iddo brosesu data personol pan fydd angen gwneud hynny i gyflawni ei dasgau cyhoeddus fel rheoleiddiwr.
  2. Os yw’r wybodaeth y byddwch yn ei ddarparu mewn perthynas â’ch cwyn yn cynnwys data categori arbennig, megis gwybodaeth iechyd, grefyddol neu ethnig, y sail bydd y Comisiynydd yn dibynnu arni er mwyn ei phrosesu yw Erthygl 9(2)(g) o‘r GDPR, sydd hefyd yn ymwneud â’i dasg gyhoeddus a diogelu’ch hawliau sylfaenol chi, ac Atodlen 1 rhan 2(6) o DDD 2018 sy’n ymwneud â dibenion statudol a llywodraethol.
  3. Mae ar y Comisiynydd angen gwybodaeth gennych chi er mwyn ymchwilio i’ch cwyn yn iawn.
  4. Pan fydd yn derbyn cwyn gennych chi, bydd ffeil electronig yn cael ei hagor. Bydd hyn fel arfer yn cynnwys eich manylion cyswllt ac unrhyw wybodaeth arall rydych wedi’i rhoi am y partïon eraill yn eich cwyn.
  5. Mae angen i’r Comisiynydd wybod manylion eich cwyn fel y gall ymchwilio iddi a chyflawni ei swyddogaeth reoleiddio.
  6. Bydd y Comisiynydd yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol i ymchwilio i’ch cwyn. Mae’r Comisiynydd yn casglu ac yn cyhoeddi ystadegau sy’n dangos gwybodaeth fel nifer y cwynion a dderbyniwyd yn ei adroddiad blynyddol, ond nid ar ffurf sy’n adnabod unrhyw un.
  7. Nid oes gan unrhyw drydydd parti fynediad i’ch gwybodaeth bersonol oni bai bod y gyfraith yn caniatáu iddynt wneud hynny. Fodd bynnag, os ydych wedi gwneud cwyn am sefydliad, bydd y Comisiynydd fel arfer yn datgelu pwy ydych chi wrthynt. Mae hyn er mwyn iddo allu egluro’n glir iddyn nhw beth rydych chi’n meddwl sydd wedi mynd o’i le. Mae hyn hefyd yn golygu y gall y Comisiynydd dderbyn gwybodaeth amdanoch chi ganddyn nhw.
  8. Os nad ydych chi eisiau i’ch gwybodaeth bersonol gael ei rhannu â’r sefydliad rydych yn dymuno cwyno amdano, bydd y Comisiynydd yn ceisio parchu hynny; fodd bynnag gallai hynny effeithio ar ei allu i gynnal ei swyddogaethau.
  9. Os ydych yn gweithredu ar ran rhywun sy’n gwneud cwyn, fe allai’r Comisiynydd ofyn am wybodaeth i’w fodloni o’ch hunaniaeth ac, os yw’n berthnasol, gofyn am wybodaeth i ddangos bod gennych awdurdod i weithredu ar ran rhywun arall.
  10. Mae gan y Comisiynydd amserlen cadw sy’n nodi pa mor hir y cedwir data personol.
  11. Mae’r Comisiynydd yn gweithredu yn ei gapasiti swyddogol i ymchwilio i’ch cwyn, felly mae gennych hawl i wrthwynebu iddo brosesu eich data personol. Mae yna resymau dilys pam y gall wrthod eich gwrthwynebiad, sy’n dibynnu ar pam ei fod yn ei brosesu.
  12. Nid yw’r Comisiynydd yn defnyddio unrhyw broseswyr data.

Gwneud cwyn am y Comisiynydd

  1. Y diben yw i ymchwilio a chymryd camau yn unol â dyletswyddau statudol y Comisiynydd. Y sail gyfreithiol y mae’r Comisiynydd yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw Erthygl 6(1)(e) o’r GDPR, sy’n caniatáu iddo brosesu data personol pan fydd angen gwneud hynny i gyflawni tasgau cyhoeddus.
  2. Os yw’r wybodaeth y byddwch yn ei darparu mewn perthynas â’ch cwyn yn cynnwys data categori arbennig, megis gwybodaeth iechyd, grefyddol neu ethnig, y sail bydd y Comisiynydd yn dibynnu arni er mwyn ei phrosesu yw Erthygl 9(2)(g) o‘r GDPR, sydd hefyd yn ymwneud â’i dasg cyhoeddus a diogelu’ch hawliau sylfaenol chi, ac Atodlen 1 rhan 2(6) o DDD 2018 sy’n ymwneud â dibenion statudol a llywodraethol.
  3. Mae ar y Comisiynydd angen gwybodaeth gennych chi er mwyn ymchwilio i’ch cwyn yn iawn.
  4. Pan fydd yn derbyn cwyn gennych chi, bydd ffeil electronig yn cael ei hagor. Bydd hyn fel arfer yn cynnwys eich manylion cyswllt ac unrhyw wybodaeth arall rydych wedi’i rhoi am eich cwyn.
  5. Bydd y Comisiynydd yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol i ymchwilio i’ch cwyn. Mae’r Comisiynydd yn casglu ac yn cyhoeddi ystadegau sy’n dangos gwybodaeth fel nifer y cwynion a dderbyniwyd yn ei adroddiad blynyddol, ond nid ar ffurf sy’n adnabod unrhyw un.
  6. Nid oes gan unrhyw drydydd parti fynediad i’ch gwybodaeth bersonol oni bai bod y gyfraith yn caniatáu iddynt wneud hynny. Fodd bynnag, weithiau gallai fod angen i’r Comisiynydd roi eich gwybodaeth i unigolyn arall, er enghraifft ymgynghorydd annibynnol. Lle caiff gwybodaeth ei datgelu, gwneir hynny’n unol â gofynion y Mesur neu er budd cyfiawnder naturiol.
  7. Os ydych yn gweithredu ar ran rhywun sy’n gwneud cwyn, fe allai’r Comisiynydd ofyn am wybodaeth i’w fodloni o’ch hunaniaeth ac, os yw’n berthnasol, gofyn am wybodaeth i ddangos bod gennych awdurdod i weithredu ar ran rhywun arall.
  8. Mae gan y Comisiynydd amserlen cadw sy’n nodi pa mor hir y cedwir gwybodaeth bersonol.
  9. Mae’r Comisiynydd yn gweithredu yn ei gapasiti swyddogol i ymchwilio i’ch cwyn, felly mae gennych hawl i wrthwynebu iddo brosesu eich data personol. Mae yna resymau dilys pam y gall wrthod eich gwrthwynebiad, sy’n dibynnu ar pam ei fod yn ei brosesu.
  10. Nid yw’r Comisiynydd yn defnyddio unrhyw broseswyr data.

Gwneud ymholiad

  1. Pan fyddwch yn cysylltu â’r Comisiynydd gydag ymholiad, cesglir gwybodaeth gan gynnwys eich data personol er mwyn ymateb iddo a chyflawni ei swyddogaethau statudol.
  2. Y sail gyfreithiol y mae’r Comisiynydd yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw Erthygl 6(1)(e) o’r GDPR, sy’n caniatáu iddo brosesu data personol pan fydd angen gwneud hynny i gyflawni tasgau cyhoeddus.
  3. Os yw’r wybodaeth y byddwch yn ei ddarparu ynglŷn â’ch cwyn yn cynnwys data categori arbennig, megis gwybodaeth iechyd, grefyddol neu ethnig, y sail bydd y Comisiynydd yn dibynnu arni er mwyn ei phrosesu yw Erthygl 9(2)(g) o‘r GDPR, sydd hefyd yn ymwneud â’i dasg cyhoeddus a diogelu eich hawliau sylfaenol, ac Atodlen 1 rhan 2(6) o DDD 2018 sy’n ymwneud â dibenion statudol a llywodraethol.
  4. Mae angen digon o wybodaeth gennych chi ar y Comisiynydd i ateb eich ymholiad. Os byddwch yn ffonio’r Comisiynydd, ni wneir recordiad sain ohono ond gellir cymryd gwybodaeth bersonol er mwyn darparu gwasanaeth bellach i chi yn ôl yr angen.
  5. Os byddwch chi’n cysylltu â’r Comisiynydd trwy e-bost neu’r post, bydd angen cyfeiriad dychwelyd ar gyfer ymateb.
  6. Bydd y Comisiynydd yn cadw copi o’ch ymholiad ac hefyd gofnod o’i ymateb. Mae’r Comisiynydd yn defnyddio’r wybodaeth a ddarperir iddo i ddelio â’r ymholiad ac unrhyw faterion dilynol a allai godi.
  7. Mae gan y Comisiynydd amserlen cadw sy’n nodi pa mor hir y cedwir data personol.
  8. Mae’r Comisiynydd yn gweithredu yn ei gapasiti swyddogol i ymchwilio i’ch cwyn, felly mae gennych hawl i wrthwynebu iddo brosesu eich data personol. Mae yna resymau dilys pam y gall wrthod eich gwrthwynebiad, sy’n dibynnu ar pam ei fod yn ei brosesu.
  9. Nid yw’r Comisiynydd yn defnyddio unrhyw broseswyr data.

Ceisio am swydd

  1. Diben y Comisiynydd ar gyfer prosesu’r wybodaeth hwn yw asesu eich addasrwydd ar gyfer rôl rydych chi wedi gwneud cais amdani.
  2. Y sail gyfreithiol y mae’r Comisiynydd yn dibynnu arni at gyfer prosesu eich data personol yw Erthygl 6(1)(b) o’r GDPR, sy’n ymwneud â phrosesu sy’n angenrheidiol i gyflawni cytundeb neu i gymryd camau ar eich cais, cyn ymrwymo i gontract.
  3. Os ydych chi’n darparu unrhyw wybodaeth am addasiadau rhesymol sydd eu hangen arnoch o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 y sail gyfreithiol y mae’n dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw Erthygl 6 (1) (c) i gydymffurfio â’i rwymedigaethau cyfreithiol o dan y Ddeddf.
  4. Y sail gyfreithiol y mae’r Comisiynydd yn dibynnu arni i brosesu unrhyw wybodaeth rydych chi’n ei darparu fel rhan o’ch cais sy’n ddata categori arbennig, fel gwybodaeth iechyd, grefyddol neu ethnigrwydd, yw Erthygl 9(2)(b) o’r GDPR, sy’n ymwneud â’i rwymedigaethau mewn cyflogaeth a diogelu eich hawliau sylfaenol, ac Atodlen 1, rhan 1(1) o DDD 2018 sydd eto’n ymwneud â phrosesu at ddibenion cyflogaeth.
  5. Mae’r Comisiynydd yn prosesu gwybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau ymgeiswyr. Y sail gyfreithiol y mae’n dibynnu arno i brosesu’r data hwn yw Erthygl 6(1)(e) ar gyfer cyflawni ei dasg gyhoeddus. Yn ogystal, mae’n dibynnu ar yr amod prosesu yn Atodlen 1 rhan 2 paragraff 6(2)(a).
  6. Mae’r Comisiynydd yn defnyddio’r holl wybodaeth rydych chi’n ei darparu yn ystod y broses recriwtio i symud eich cais ymlaen gyda’r bwriad o gynnig contract cyflogaeth i chi, neu i gyflawni gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol os oes angen.
  7. Ni fydd y Comisiynydd yn rhannu unrhyw ran o’r wybodaeth rydych chi’n ei darparu ag unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata.
  8. Bydd y Comisiynydd yn defnyddio’r manylion cyswllt a rowch i gysylltu â chi i symud ymlaen â’ch cais. Defnyddir y wybodaeth arall a rowch i asesu eich addasrwydd ar gyfer y rôl.
  9. Nid yw’r Comisiynydd yn casglu mwy o wybodaeth na sydd ei angen arno i gyflawni ei ddibenion datganedig ac ni fydd yn ei chadw’n hirach na’r angen.
  10. Defnyddir y wybodaeth y mae’n gofyn amdani i asesu eich addasrwydd ar gyfer cyflogaeth. Nid oes rhaid i chi ddarparu’r hyn y mae’n gofyn amdano ond gallai effeithio ar eich cais os na wnewch chi hynny.
  11. Gofynnir i chi hefyd ddarparu gwybodaeth cyfle cyfartal. Nid yw hyn yn orfodol – os na fyddwch yn ei ddarparu, ni fydd yn effeithio ar eich cais. Ni fydd y Comisiynydd yn rhoi’r wybodaeth ar gael mewn ffordd a all eich adnabod chi. Bydd unrhyw wybodaeth a rowch yn cael ei ddefnyddio i gynhyrchu a monitro ystadegau cyfle cyfartal.
  12. Os oes arbenigwr rheoli ymgeiswyr trydydd parti yn ran o’r broses ddethol yna bydd eich manylion personol yn cael eu rhannu gyda hwy.
  13. Efallai y bydd y Comisiynydd yn gofyn ichi gwblhau profion ac i fynychu cyfweliad. Bydd gwybodaeth yn cael ei chynhyrchu gennych chi a’r Comisiynydd, er enghraifft, efallai y byddwch chi’n cwblhau prawf ysgrifenedig neu efallai y bydd y Comisiynydd yn cymryd nodiadau cyfweliad. Mae’r Comisiynydd yn cadw'r wybodaeth hon.
  14. Os ydych yn aflwyddiannus ar ôl cael eich asesu ar gyfer y rôl, gall y Comisiynydd ofyn a hoffech i’ch manylion gael eu cadw mewn cronfa dalent. Os dywedwch ie, byddai’r Comisiynydd yn cysylltu’n rhagweithiol â chi pe bai unrhyw swyddi gwag addas eraill yn codi. Bydd y Comisiynydd yn cadw gwybodaeth bersonol am ymgeiswyr aflwyddiannus am gyfnod o ddau fis fan bellaf ar ôl i’r broses recriwtio ddod i ben; wedi hynny caiff ei dinistrio neu ei dileu.
  15. Os bydd y Comisiynydd gwneud cynnig amodol o gyflogaeth, bydd yn gofyn i chi am wybodaeth fel y gall gynnal gwiriadau cyn cyflogi. Rhaid i chi gwblhau gwiriadau cyn cyflogi yn llwyddiannus i symud ymlaen i gynnig terfynol. Rhaid i’r Comisiynydd gadarnhau hunaniaeth ei staff a’u hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig, a cheisio sicrwydd ynghylch eu dibynadwyedd, eu gonestrwydd a’r gallu i ymddiried ynddynt.
  16. Felly mae’n rhaid i chi ddarparu:
    • Prawf o’ch hunaniaeth gyda dogfennau gwreiddiol; cymerir copïau
    • Prawf o’ch cymwysterau gyda dogfennau gwreiddiol; cymerir copïau
    • Datganiad cofnodion troseddol i ddatgan unrhyw euogfarn heb ei disbyddu.
  17. Cysylltir â chanolwyr yn uniongyrchol, gan ddefnyddio’r manylion a rowch yn eich cais.
  18. Bydd y Comisiynydd hefyd yn gofyn ichi am unrhyw addasiadau rhesymol y gallai fod eu hangen arnoch o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Rhennir y wybodaeth hon gyda’r staff perthnasol i sicrhau body y rhain ar waith ar gyfer pan fyddwch chi’n dechrau’ch cyflogaeth.
  19. Os bydd cynnig terfynol yn cael ei wneud, gofynnir am yr wybodaeth ganlynol:
    • Manylion banc – i brosesu taliadau cyflog
    • Manylion cyswllt brys – fel bod y Comisiynydd yn gwybod â phwy i gysylltu rhag ofn y byddwch chi’n cael argyfwng yn y gwaith
    • Unrhyw aelodaeth o gynllun pensiwn.
  20. Mae Cod Ymddygiad y Comisiynydd yn ei gwneud yn ofynnol i’r holl staff ddatgan a oes ganddynt unrhyw wrthdaro buddiannau posibl. Cedwir y wybodaeth ar eich ffeil personél. Bydd angen i chi hefyd ddatgan unrhyw gyflogaeth eilaidd.
  21. Fel unigolyn, mae gennych rai hawliau ynglŷn â’ch data personol eich hun.

Swyddogion presennol a chyn-swyddogion

  1. Dylai swyddogion gyfeirio at yr hysbysiad preifatrwydd ar gyfer swyddogion. Pan ddaw’ch cyflogaeth gyda’r Comisiynydd i ben, bydd yn cadw gwybodaeth amdanoch yn unol â gofynion y polisi cadw a gwaredu gwybodaeth, ac yna’n ei ddileu.

Cychwyn neu ymyrryd mewn achosion cyfreithiol, neu darparu cymorth cyfreithiol i unigolyn

  1. Y diben yw i gychwyn neu ymyrryd mewn achosion cyfreithiol, neu i ddarparu cymorth cyfreithiol, yn unol â dyletswyddau statudol y Comisiynydd. Y sail gyfreithiol mae’r Comisiynydd yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw Erthygl 6(1)(e) o’r GDPR, sy’n caniatáu iddo brosesu data personol pan fydd angen gwneud hynny i gyflawni ei dasg gyhoeddus fel rheoleiddiwr.
  2. Os yw’r wybodaeth y byddwch yn ei darparu yn cynnwys data categori arbennig, megis gwybodaeth iechyd, grefyddol neu ethnig, y sail bydd y Comisiynydd yn dibynnu arni er mwyn ei phrosesu yw Erthygl 9(2)(g) o‘r GDPR, sydd hefyd yn ymwneud â’i dasg cyhoeddus a diogelu’ch hawliau sylfaenol chi, ac Atodlen 1 rhan 2(6) o DDD 2018 sy’n ymwneud â dibenion statudol a llywodraethol.
  3. Yn yr achos y bydd yn dod yn angenrheidiol i ddefnyddio eich data sy’n ymwneud ag unrhyw euogfarnau troseddol bydd y Comisiynydd yn gwneud hyn, mewn perthynas â’ch cais cyfreithiol, o dan ei swyddogaethau statudol ac yn unol ag Erthygl 10 o’r GDPR a’r DDD 2018 Atodlen 1 rhan 3(33).
  4. Mae ar y Comisiynydd angen gwybodaeth gennych chi er mwyn ystyried cychwyn neu ymyrryd mewn achosion cyfreithiol, neu ddarparu cymorth cyfreithiol i chi.
  5. Nid oes gan unrhyw drydydd parti fynediad i’ch gwybodaeth bersonol oni bai bod y gyfraith yn caniatáu hynny. Fodd bynnag, weithiau gallai fod angen rhoi eich gwybodaeth i rywun arall, er enghraifft cyfreithwyr y Comisiynydd. Pan fydd eich gwybodaeth yn cael ei datgelu, bydd hynny’n cael ei wneud yn unol â gofynion y Mesur neu er budd cyfiawnder naturiol.
  6. Mae gan y Comisiynydd bolisi cadw a gwaredu gwybodaeth sy’n nodi pa mor hir y cedwir gwybodaeth bersonol.
  7. Mae’r Comisiynydd yn gweithredu yn ei gapasiti swyddogol wrth ystyried cychwyn neu ymyrryd mewn achosion cyfreithiol, neu ddarparu cymorth cyfreithiol, felly mae gennych hawl i wrthwynebu iddo brosesu eich data personol. Mae yna resymau dilys pam y gall wrthod eich gwrthwynebiad, sy’n dibynnu ar pam ei fod yn ei brosesu.

Mynychu digwyddiad

  1. Mae’r Comisiynydd yn casglu gwybodaeth er mwyn hwyluso’r digwyddiad a darparu gwasanaeth derbyniol i chi. Mae angen y wybodaeth hon hefyd i ymateb i chi.
  2. Y sail gyfreithiol y mae’n dibynnu arni ar gyfer prosesu eich data personol yw eich cydsyniad o dan Erthygl 6(1)(a) o’r GDPR. Pan fydd yn casglu unrhyw wybodaeth am ofynion dietegol neu fynediad, mae angen eich cydsyniad arno hefyd (o dan Erthygl 9(2)(a)) gan fod y math hwn o wybodaeth yn cael ei gyfri fel data categori arbennig.
  3. Os ydych yn dymuno mynychu un o ddigwyddiadau’r Comisiynydd, gofynnir i chi ddarparu eich gwybodaeth gyswllt gan gynnwys enw eich sefydliad ac, os cynigir lle i chi, gwybodaeth am unrhyw ofynion dietegol neu ddarpariaethau mynediad y gallai fod eu hangen arnoch.
  4. Os na fyddwch yn llwyddiannus wrth sicrhau lle, bydd y Comisiynydd yn rhoi gwybod i chi ac yn cadw’ch manylion ar restr wrth gefn rhag ofn y bydd lle ar gael.
  5. Os byddwch yn cael lle mewn digwyddiad, bydd yn gofyn am wybodaeth am unrhyw ofynion dietegol / mynediad. Ni fydd y wybodaeth hon yn cael ei rhannu â’r lleoliad mewn unrhyw ffordd sy’n ei gwneud yn bosib eich adnabod, a bydd yn cael ei dileu ar ôl y digwyddiad.
  6. Mae gan y Comisiynydd amserlen cadw sy’n nodi pa mor hir y cedwir data personol.
  7. Mae’r Comisiynydd yn dibynnu ar eich cydsyniad i brosesu’r data personol a rowch iddo i hwyluso’r digwyddiad. Mae hyn yn golygu bod gennych yr hawl i dynnu’ch cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg. Os ydych chi am dynnu’ch cydsyniadyn ôl ar unrhyw adeg, e-bostiwch neu ffoniwch y Comisiynydd. Os gwnewch hynny, bydd y cofnodion yn cael eu diweddaru ar unwaith i adlewyrchu’ch dymuniadau.
  8. O bryd i’w gilydd bydd y Comisiynydd yn defnyddio proseswyr data i helpu i hwyluso’r digwyddiadau.

Cofrestru ar gyfer weminar neu ddigwyddiad sy’n cael ei ddarlledu’n fyw

  1. Mae’r Comisiynydd yn casglu’r wybodaeth hon er mwyn hwyluso’r gynhadledd fideo, gweminar neu’r digwyddiad darlledu byw a darparu mynediad ehangach i’w gynnwys.
  2. Y sail gyfreithiol y mae’n dibynnu arni ar gyfer prosesu eich data personol yw Erthygl 6(1)(e) – tasg gyhoeddus.
  3. Os ydych chi’n mynychu neu’n cyflwyno yn un o’r digwyddiadau hyn, bydd angen cyfeiriad e-bost gennych chi.
  4. Mae rhai digwyddiadau’n cael eu recordio a bydd delwedd a sain pob cyflwynydd yn cael ei ddal yn y recordiad. Os ydych chi’n rhan o’r digwyddiad, efallai y bydd gennych y dewis ai i rannu’ch delwedd a’ch sain ai peidio. Os dewiswch wneud hynny, bydd hyn hefyd yn cael ei ddal yn y recordiad.
  5. Bydd rhai digwyddiadau yn cynnwys sesiwn holi-ac-ateb wedi’i chymedroli. Os dewiswch gymryd rhan yn y sesiwn holi-ac-ateb wedi’i chymedroli, efallai y bydd eich sylwadau yn cael eu cyhoeddi i eraill yn y digwyddiad a byddant hefyd yn rhan o’r recordiad.
  6. Os yw digwyddiad yn cael ei recordio, byddwch yn cael eich hysbysu ymlaen llaw bob amser.
  7. Bydd y Comisiynydd yn defnyddio’ch cyfeiriad e-bost i roi manylion y digwyddiad i chi. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth am unrhyw recordiad sy’n digwydd. Ar gyfer digwyddiadau wedi’u recordio bydd hefyd yn anfon dolen o’r recordiad atoch ar ôl i’r digwyddiad ddod i ben.
  8. Ar gyfer rhai digwyddiadau, gall y recordiad gael ei gyhoeddi ar wefan neu sianel YouTube y Comisiynydd fel ei fod yn hygyrch i gynulleidfa ehangach. Os yw recordiad o ddigwyddiad yn cael ei gyhoeddi, byddwch bob amser yn cael eich hysbysu ymlaen llaw.
  9. Ni fydd y Comisiynydd yn cyhoeddi rhestrau mynychwyr ond efallai y bydd eich enw a’ch cyfeiriad e-bost yn weladwy i eraill sy’n bresennol yn ystod y digwyddiad.
  10. Mae gan y Comisiynydd amserlen cadw sy’n nodi pa mor hir cedwir data personol. Mae’r Comisiynydd yn defnyddio Zoom i gyflwyno gweminarau a digwyddiadau wedi eu darlledu’n fyw.
  11. Mae’r Comisiynydd yn defnyddio YouTube i gyhoeddi recordiadau o rai digwyddiadau.

Cais am Wybodaeth

  1. Diben y Comisiynydd ar gyfer prosesu eich data personol yw er mwyn iddo allu cyflawni’ch cais iddo am wybodaeth.
  2. Y sail gyfreithiol ar gyfer hyn yw Erthygl 6(1)(c) o’r GDPR, sy’n ymwneud â phrosesu sy’n angenrheidiol i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae’r Comisiynydd yn ddarostyngedig iddi.
  3. Os yw unrhyw ran o’r wybodaeth a rowch mewn perthynas â chais am wybodaeth yn cynnwys data categori arbennig, megis gwybodaeth iechyd, grefyddol neu ethnig, y sail bydd y Comisiynydd yn dibynnu arni i’w phrosesu yw Erthygl 9(2)(g) o’r GDPR, sydd hefyd yn ymwneud â’i dasg cyhoeddus a 
    diogelu’ch hawliau sylfaenol, ac Atodlen 1 rhan 2 (6) o DDD 2018 sy’n ymwneud â dibenion statudol a llywodraethol.
  4. Mae ar y Comisiynydd angen gwybodaeth gennych er mwyn ymateb i chi ac i ddod o hyd i’r wybodaeth rydych chi’n chwilio amdani. Mae hyn yn ei alluogi i gydymffurfio â’i rwymedigaethau cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth y mae’n ddarostyngedig iddi:
    • Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (2016)
    • Deddf Diogelu Data (2018)
    • Deddf Rhyddid Gwybodaeth (2000)
    • Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (2004)
    • Rheoliadau Ailddefnyddio Gwybodaeth y Sector Gyhoeddus
  5. Pan fydd yn derbyn cais gennych chi, bydd ffeil electronig yn cynnwys manylion eich cais yn cael ei hagor. Bydd hyn fel arfer yn cynnwys eich manylion cyswllt ac unrhyw wybodaeth arall rydych wedi’i rhoi i’r Comisiynydd. Bydd copi o’r wybodaeth sy’n cwympo o fewn sgôp eich cais hefyd yn cael ei chadw yn y ffeil.
  6. Os ydych yn gwneud cais am eich data personol, neu’n gweithredu ar ran rhywun sy’n dymuno gwneud cais o’r fath, fe allai’r Comisiynydd ofyn am wybodaeth i’w fodloni o’ch hunaniaeth ac, os yw’n berthnasol, gofyn am wybodaeth i ddangos bod gennych awdurdod i weithredu ar ran rhywun arall.
  7. Os ydych yn gwneud cais am eich data personol, neu’n gweithredu ar ran rhywun sy’n dymuno gwneud cais o’r fath, fe allai’r Comisiynydd ofyn am wybodaeth i’w fodloni o’ch hunaniaeth ac, os yw’n berthnasol, gofyn am wybodaeth i ddangos bod gennych awdurdod i weithredu ar ran rhywun arall.
  8. Cyn cysylltu â’r Comisiynydd dylech ddeall bod gofyn i’r Comisiynydd, dan adran 22 o Fesur y Gymraeg (Cymru) 2011, drin fel pe bai’n gyfrinachol unrhyw wybodaeth y mae’n ei chael mewn cysylltiad â’i swyddogaethau. Ni fydd unrhyw wybodaeth o’r fath y byddwch yn ei darparu yn cael ei rhannu ag unrhyw un arall oni bai fod adran 22 yn awdurdodi hynny. Dylech fodd bynnag ddeall y gall fod yn angenrheidiol, mewn amgylchiadau eithriadol, i’r Comisiynydd ddatgelu’r wybodaeth hon i eraill; ond os bydd hyn yn angenrheidiol at unrhyw ddiben, fel arfer cewch am hyn yn gyntaf.
  9. Nid yw adran 22 yn effeithio mewn unrhyw ffordd ar ddyletswyddau’r Comisiynydd dan gyfraith diogelu data na chyfraith cyfrinachedd. Am ragor o wybodaeth am adran 22, cysylltwch â’r Comisiynydd.
  10. Mae gan y Comisiynydd amserlen cadw sy’n nodi pa mor hir y cedwir data personol. Nid yw’r Comisiynydd yn defnyddio unrhyw broseswyr data.

Rhestr o enwau lleoedd safonol Cymru

  1. Diben y Comisiynydd ar gyfer prosesu eich data personol yw gallu cyflawni ei gyfrifoldeb i gynnig cyngor ar ffurfiau safonol enwau lleoedd Cymru.
  2. Y sail gyfreithiol y mae’n dibynnu arni i brosesu eich data personol yw Erthygl 6(1)(e) – tasg gyhoeddus.
  3. Mae’r Comisiynydd yn dilyn canllawiau penodol wrth lunio’i argymhellion ac yn rhoi sylw dyladwy i dystiolaeth ynghylch defnydd cyfredol a hanesyddol, yn ogystal â barn y cyhoedd ar yr enwau. Gall manylion personol ffurfio rhan gonolog o’r dystiolaeth ddogfennol hon, a gall y Comisiynydd weithiau ddymuno cofnodi barn unigolion a thystiolaeth a gyflwynir ganddynt ynghylch amrywiol ffurfiau er mwyn cynorthwyo â llunio argymhellion.
  4. Bydd y dystiolaeth hon yn cael ei chadw tan ddiwedd y prosiect oni bai fod cais penodol yn cael ei wneud gan unigolyn iddo gael ei wneud yn ddienw neu ei ddileu.

3. Cyfathrebu â'r Comisiynydd fel busnes

  1. Mae’r Comisiynydd yn dal enwau a manylion cyswllt sy’n gweithredu yn eu capasiti fel cynrychiolwyr eu sefydliadau. Os yw hyn yn gysylltiedig â swyddogaethau rheoleiddiol y Comisiynydd, y sail gyfreithiol yw Erthygl 6(1)(e) y GDPR. Os yw’r cyswllt yn ymwneud â darparwyr, contractau, rheoli adeiladau, gwasanaethau TG etc, y sail gyfreithiol yw Erthygl 6(1)(c) y GDPR ar gyfer unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol neu Erthygl 6(1)(f) oherwydd bod y prosesu o fewn buddiant dilys y Comisiynydd fel awdurdod cyhoeddus.
  2. Fel awdurdod sy’n contractio, mae’r Comisiynydd yn defnyddio gwefan GwerthwchiGymru. Mae hysbysiad preifatrwydd GwerthwchiGymru ar wefan GwerthwchiGymru.