Symleiddio prosesau ymgeisio ar gyfer budd-daliadau a weinyddir gan awdurdodau lleol: arweinlyfr arferion gorau

Ar 2 Hydref 2020, cyhoeddodd Llywodraeth Cymru Tlodi Plant: Cynllun Gweithredu Pwyslais ar Incwm. Mae’r cynllun yn nodi cyfres o gamau ymarferol i helpu i gynyddu incwm teuluoedd sy'n byw mewn tlodi yng Nghymru, gan leihau costau byw hanfodol a darparu cymorth i ddatblygu eu cadernid ariannol.

Un o amcanion strategol y Cynllun yw sicrhau bod teuluoedd yng Nghymru yn cael cefnogaeth i hawlio'r holl gymorth ariannol y mae ganddynt hawl iddo. Mae datblygu dull 'dim drws anghywir' yn ganolog i'r nod hwn. Mae cael 'pwyntiau mynediad sengl' i'r cymorth sydd ar gael drwy raglenni a gwasanaethau trechu tlodi perthnasol yn helpu i hwyluso’r system a lleihau’r angen i bobl ddarparu gwybodaeth am eu hamgylchiadau sawl gwaith. Bydd hyn yn ei gwneud yn haws iddynt gael mynediad at yr holl gymorth sydd ei angen arnynt ac y mae ganddynt hawl iddo a/neu ei hawlio.

Mae sawl maes gwaith wedi'u datblygu dros y chwe mis diwethaf i fwrw ymlaen â’r gwaith o fabwysiadu dull 'dim drws anghywir. Nodwyd y gweithgareddau a ganlyn yn flaenoriaethau Gweinidogol yn y Cynllun Gweithredu:

• darparu rhaglen hyfforddi i godi ymwybyddiaeth, rhaglen sy’n hygyrch i weithwyr rheng flaen er mwyn gwella eu dealltwriaeth o'r budd-dal lles/systemau cymorth ariannol ehangach, yn ogystal â gwella eu gallu i gefnogi'r bobl y maent yn eu helpu (Camau Gweithredu 1.3 ac 1.4)
• gweithio gydag awdurdodau lleol a rhanddeiliaid eraill i archwilio beth arall y gallwn ei wneud i symleiddio'r prosesau ymgeisio ar gyfer budd-daliadau lles datganoledig er mwyn ei gwneud yn haws ac yn gyflymach i bobl ymgeisio am gymorth (Cam Gweithredu 1.5)
• mabwysiadu dull ‘dim drws anghywir’ ar draws rhaglenni a gwasanaethau trechu tlodi, gan gynnwys ‘atgyfeiriadau cynnes’ rhwng gwasanaethau pan fo’n bosibl (Cam Gweithredu 1.6).

Lluniwyd yr Arweinlyfr hwn i ddod â rhywfaint o’r hyn a ddysgwyd o'r ddau ddarn olaf o waith at ei gilydd. Mae’n cael ei hyrwyddo fel adnodd i awdurdodau lleol ar gyfer ystyried beth arall y gallent ei wneud i weithio tuag at gael system ymgeisio symlach ar gyfer budd-daliadau datganoledig er mwyn eu gwneud yn fwy hygyrch i bobl sydd angen y cymorth hwn.

Er mwyn llywio'r gwaith hwn yr hydref diwethaf, fe wnaeth swyddogion Llywodraeth Cymru ymgymryd ag ymchwil gyda chynrychiolwyr o bob un o'r 22 awdurdod lleol yng Nghymru. Fe wnaeth hyn ein helpu i gael gwell dealltwriaeth o sut mae

systemau presennol yn gweithredu. Roedd hyn yn cynnwys nodi enghreifftiau o’r arferion gorau, yn ogystal â rhai o'r rhwystrau y mae awdurdodau lleol yn eu hwynebu wrth geisio symleiddio prosesau ymgeisio. 

Sefydlwyd Grwpiau Clwstwr Awdurdodau Lleol wedyn i hwyluso'r gwaith o rannu’r arferion gorau, gan gynnwys cyngor ac awgrymiadau ar oresgyn unrhyw rwystrau rhag newid. Sefydlwyd Grŵp Gorchwyl a Gorffen hefyd i helpu i oruchwylio'r gwaith hwn. Roedd yr aelodau’n cynnwys cynrychiolwyr o'r pum Awdurdod Lleol sy’n 'Arloeswyr' o ran eu harferion, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru, Cyngor ar Bopeth Cymru a Plant yng Nghymru. 

Mae canfyddiadau ein hymchwil a'n hymgynghoriad yn cadarnhau bod y ffordd y mae awdurdodau lleol yn darparu’r budd-daliadau y maent yn eu gweinyddu wedi datblygu dros amser i ddiwallu anghenion lleol ac anghenion y sefydliad. Mae hyn wedi arwain at ddatblygu amrywiaeth eang o systemau gweinyddol a systemau technegol ac nid oes gan unrhyw ddau awdurdod lleol yr un systemau yn union. Felly, ni fyddai o reidrwydd yn hawdd trosglwyddo'r hyn sy'n gweithio'n dda mewn un ardal awdurdod i ardal awdurdod arall, gan ei gwneud anodd rhannu arferion da ar gyfer rhai prosesau.

Fodd bynnag, drwy'r gwaith hwn, rydym wedi nodi nifer o feysydd sy’n cyfrannu, yn ein barn ni, at fabwysiadu dull symlach, sef: 

• hyrwyddo: sicrhau cysondeb o ran yr hyn sy’n cael ei gynnwys ar wefannau budd-daliadau awdurdodau lleol (ee, cael un dudalen lanio) a dull rhagweithiol o godi ymwybyddiaeth, gan gynnwys gweithio gydag ysgolion
• defnyddio ffurflenni cais sengl (pan fo'n briodol)
• sicrhau bod systemau rhannu data priodol ar waith ar draws yr awdurdod
• defnyddio data sydd gan awdurdodau lleol eisoes i asesu’r hawl i wahanol fudd-daliadau yn awtomatig
• defnyddio data Credyd Cynhwysol yr Adran Gwaith a Phensiynau i asesu'n awtomatig yr hawl i fudd-daliadau a hawliau a weinyddir gan awdurdodau lleol, gan gysylltu â chwsmeriaid pan fo'n briodol
• gwneud cysylltiadau â mathau eraill o gymorth a ddarperir yn fewnol neu'n allanol (ee, cyllidebu; cynyddu incwm; dyledion; cyngor ehangach ar fudd-daliadau).

Dewiswyd yr awdurdodau lleol sy’n 'Arloeswyr' o ran arferion da ar y sail eu bod eisoes yn gweithredu'r rhan fwyaf o’r prosesau hyn, os nad pob un ohonynt. Mae'r rhan fwyaf o awdurdodau lleol yng Nghymru yn gwneud o leiaf un neu ddau o'r gweithgareddau hyn i ryw raddau. 

Hyrwyddo

Mae llawer o resymau sy’n egluro pam nad yw pobl yn hawlio'r cymorth ariannol sydd ei angen arnynt neu y gallai fod ganddynt hawl iddo. Mae rhwystrau personol a rhwystrau o ran y system yn chwarae eu rhan. Fodd bynnag, mae lefel isel o ymwybyddiaeth neu ddiffyg gwybodaeth gyffredinol am yr ystod o gymorth sydd ar gael hefyd yn rhwystr sylweddol. Mae'r pandemig wedi cynyddu'r angen i sicrhau bod gwybodaeth am y budd-daliadau a'r hawliau sydd ar gael yn glir ac yn hygyrch.

Mae pob awdurdod lleol yn rhoi cyhoeddusrwydd i'r budd-daliadau a'r grantiau y maent yn eu gweinyddu i ryw raddau. Gan fod gwasanaethau wedi mynd yn fwyfwy digidol, mae gweithgareddau hyrwyddo yn aml yn canolbwyntio ar sianeli cyfryngau cymdeithasol a gwefannau. Mae rhai awdurdodau wedi casglu dolenni at gymorth ynghyd o dan un dudalen lanio ganolog ar gyfer budd-daliadau. Mae hyn yn helpu i godi ymwybyddiaeth a sicrhau bod pobl yn gallu llywio drwy’r wefan yn well. 

Enghraifft: Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy

Mae'r derminoleg a'r iaith a ddefnyddir wrth roi cyhoeddusrwydd i gymorth yn bwysig er mwyn osgoi dryswch a sicrhau eglurder i hawlwyr posibl. Er enghraifft, mae llawer o awdurdodau lleol yn cyfeirio at 'grant gwisg ysgol' yn hytrach na'r 'Grant Datblygu Disgyblion – Mynediad'. Mae rhai awdurdodau lleol hefyd yn rhoi cyhoeddusrwydd i gymorth sydd ar gael o ffynonellau eraill, gan gynnwys ffynonellau sy’n darparu cyngor a'r Gronfa Cymorth Dewisol.

Enghraifft: Cyngor Sir Ddinbych (hanner cyntaf y dudalen yn unig)

Mae awdurdodau eraill wedi buddsoddi, neu yn buddsoddi mewn "pyrth hunanwasanaeth". Yn ôl y dystiolaeth, drwy alluogi pobl i wneud cais am fudd-daliadau fel hyn, gallai hynny helpu i gynyddu'r nifer sy'n hawlio. Byddai hyn hefyd yn darparu system symlach i awdurdodau lleol a phartïon eraill a chanddynt fuddiant, fel landlordiaid. 

Enghraifft: Cyngor Bwrdeistref Sirol Merthyr Tudful

Mae Cyngor Merthyr Tudful wedi defnyddio modiwl mynediad i ddinasyddion Northgate ers tua dwy flynedd a hanner. Mae’n amcangyfrif bod tua 99 y cant o geisiadau’r Cynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor a’r Budd-dal Tai yn cyrraedd drwy'r llwybr hwn. Mae'r adborth gan gymdeithasau tai lleol hefyd wedi bod yn gadarnhaol. Maent yn defnyddio'r Modiwl i helpu eu tenantiaid i wneud cais am fudd-daliadau tra bod y Porth Landlordiaid yn caniatáu iddynt wirio taliadau a hawliau. Mae'r rhan fwyaf o’r hawliadau am brydau ysgol am ddim hefyd yn cyrraedd drwy eu system hawlio ar-lein fewnol. Mae’r Grant Datblygu Disgyblion – Mynediad yn cael ei ddyfarnu’n awtomatig os yw plentyn yn gymwys i gael prydau ysgol am ddim (a heb amddiffyniad wrth bontio) ac yn y flwyddyn ysgol berthnasol, neu'n blentyn sy'n derbyn gofal gyda'r awdurdod.

Mae'r pandemig wedi cyflymu datblygiad gwasanaethau digidol ond mae'n bwysig nad yw pobl sydd wedi'u hallgáu'n ddigidol yn cael eu gadael ar ôl. Mae Awdurdodau Lleol yn defnyddio amrywiaeth o lwybrau nad ydynt yn rhai digidol i helpu i godi ymwybyddiaeth o gymorth, gan gynnwys:

• Hyrwyddo'r cymorth sydd ar gael ar filiau'r dreth gyngor
• Sicrhau presenoldeb parhaol yn y Ganolfan Waith i helpu hawlwyr â cheisiadau am fudd-daliadau awdurdod lleol ar ôl iddynt hawlio Credyd Cynhwysol
• Gwneud galwadau ffôn dilynol i’r rhai sy’n hawlio Credyd Cynhwysol sy'n dod drwy system Rhannu Data yr Adran Gwaith a Phensiynau
• Datblygu trefniadau atgyfeirio gyda darparwyr cyngor
• Gweithio gydag ysgolion i annog pobl i hawlio budd-daliadau addysg (ee, defnyddio taflenni a phosteri, codi ymwybyddiaeth drwy’r 'Tâl Rhieni' ac anfon llythyrau at rieni pob plentyn sy'n dechrau yn y dosbarth derbyn a/neu ym mlwyddyn 7).

Enghraifft: Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr

Mae'r tîm Budd-daliadau yng Nghyngor Pen-y-bont ar Ogwr yn llunio adroddiad bob blwyddyn i nodi'r disgyblion sydd wedi cyrraedd grŵp oedran blwyddyn 7. Yna byddant yn anfon y data hyn at y tîm sy’n delio â derbyniadau i ysgolion ac yn rhoi gwybod i bob ysgol pa blant sy'n gymwys ar gyfer prydau ysgol am ddim a’r Grant Datblygu Disgyblion - Mynediad. Yna, mae'r ysgolion yn cysylltu â'r teuluoedd gan ddefnyddio'r data y mae'r tîm Budd-daliadau wedi'u darparu.

Enghraifft: Cyngor Caerdydd

Ym mis Gorffennaf 2020, cyflwynodd Cyngor Caerdydd system sy'n caniatáu i daliadau’r Grant Datblygu Disgyblion - Mynediad gael eu llwytho i fyny ar gardiau ASPEN (math o gerdyn debyd). Mae hyn wedi galluogi teuluoedd sy’n geiswyr lloches ac nad oes ganddynt gyfrif banc i barhau i elwa ar y grant. Yn flaenorol, roedd rhaid gwneud taliadau drwy siec ac roedd llawer o bobl yn ei chael yn anodd eu newid yn arian. 

Mae llawer o deuluoedd mewn angen yn debygol o fod yn gymwys i gael sawl math o gymorth ariannol a weinyddir gan awdurdodau lleol. Gall yr wybodaeth sydd ei hangen er mwyn asesu cymhwysedd a phrosesu hawliadau fod yn sylweddol. Mae nifer o fanteision yn deillio o ymgorffori budd-daliadau addysg mewn ffurflenni hawlio ar gyfer budd-daliadau eraill. I'r awdurdod lleol, mae llai o faich gweinyddol yn sgil llai o geisiadau. I'r ymgeisydd, mae’n lleihau'r angen iddynt ailadrodd yr un wybodaeth sawl gwaith. Mae'r broses yn llai o straen iddynt gan fod eu cais yn cael ei reoli mewn un lle yn hytrach na chael ei drosglwyddo i amrywiaeth o wahanol adrannau. Mae hefyd yn helpu i gyflymu'r broses asesu a sicrhau bod pobl yn hawlio'r holl gymorth y mae ganddynt hawl iddo.

Mae pob awdurdod lleol yn defnyddio cymysgedd o ffurflenni cais ar-lein a chopïau caled. Mae mwyfwy o geisiadau yn cael eu gwneud ar-lein bellach. Mae argyfwng Covid-19 wedi achosi i hyn ddigwydd yn fwy cyflym byth. Cyhyd â bod swyddogaethau'r system yno, gall ffurflenni ar-lein gynnig gwell cyfleoedd i symleiddio'r broses ymgeisio ar draws nifer o fudd-daliadau.    

Mae bron i hanner yr awdurdodau lleol yng Nghymru yn defnyddio ffurflenni cais sengl ar gyfer hawlio gostyngiadau'r dreth gyngor, y Budd-dal Tai, prydau ysgol am ddim a’r Grant Datblygu Disgyblion - Mynediad. Mewn rhai achosion dim ond ar-lein y mae'r rhain ar gael, mewn achosion eraill gellir eu lawrlwytho ac mae copïau papur ar gael hefyd. Mae'r ffurflenni hyn yn casglu gwybodaeth am yr ysgol a manylion banc. Mae sawl awdurdod yn dweud bod mwy o bobl yn hawlio’r budd-daliadau hyn o ganlyniad i gael un ffurflen. Mae ffurflenni sy’n sefyll ar eu pen eu hunain yn parhau i fod ar gael i ganiatáu ar gyfer gwahanol amgylchiadau. 

Enghraifft o ffurflen bapur cais sengl

Mae rhai awdurdodau yn asesu cymhwysedd ar gyfer budd-daliadau addysg yn awtomatig fel rhan o'u ffurflenni cais ar wahân ar gyfer gostyngiadau’r dreth gyngor. Os oes plant oedran ysgol yn yr aelwyd a bod y teulu yn gymwys, bydd hawliad prydau ysgol am ddim yn cael ei brosesu heb i'r hawlydd orfod llenwi ffurflen gais ar wahân. Mae hawliadau ar gyfer y Grant Datblygu Disgyblion - Mynediad yn aml yn cael eu prosesu ar yr un adeg os yw'r plentyn yn gymwys i gael y cymorth hwn.

Mae sawl awdurdod lleol wedi yn cynnig opsiwn o 'optio allan' o brydau ysgol am ddim ar eu ffurflenni cais sengl a/neu ffurflenni ar wahân ar gyfer gostyngiadau’r dreth gyngor. Mae hyn yn rhoi cyfle i bobl roi gwybod i'r cyngor nad ydynt am i'w plentyn/plant gael eu hasesu ar gyfer prydau ysgol am ddim.

Mae awdurdod arall (Sir y Fflint) wrthi'n llunio ffurflen gais newydd ar gyfer prydau ysgol am ddim a fydd, pan fydd yn barod, yn cynghori'r cwsmer ynghylch a yw'n gymwys ar gyfer y Grant Datblygu Disgyblion – Mynediad. Bydd hefyd yn cynghori ynghylch pa bryd yw’r amser priodol i wneud cais am y grant. Bydd hyn yn rhwystro cwsmeriaid rhag cyflwyno ceisiadau cyn i'r cynllun agor.

Enghraifft: Cyngor Abertawe – Opsiwn i 'optio allan' o brydau ysgol am ddim

Sylwch y bydd angen i chi lywio'r dudalen lanio er mwyn gallu cael mynediad i'r ffurflen optio allan.

Gall problemau iaith a sgiliau llythrennedd gwael olygu y gall ffurflenni cais fod yn llethol i rai pobl. Wrth ddylunio unrhyw ffurflen gais mae'n bwysig ystyried yr iaith/terminoleg a ddefnyddir, yr ystod o wybodaeth sydd ei hangen, a meysydd lle gallai data perthnasol a gedwir gan yr awdurdod fod o gymorth i leihau'r angen i gasglu gwybodaeth benodol eto.

Mae awdurdodau a chanddynt dîm budd-daliadau canolog yn fwy tebygol o ddefnyddio ffurflenni cais sengl.

Mae gan bron i dri chwarter yr awdurdodau lleol yng Nghymru system ganolog ar gyfer gweinyddu budd-daliadau. Drwy sicrhau gwasanaethau canolog a hyfforddi staff, gallant gynghori cwsmeriaid ar yr ystod o gymorth sydd ar gael gan yr awdurdod lleol ac mewn mannau eraill, gan gynnwys Credyd Cynhwysol a budd-daliadau eraill yr Adran Gwaith a Phensiynau. Mae gan un neu ddau o awdurdodau a chanddynt systemau canolog swyddogaethau swyddfa gefn ar wahân, neu mae ganddynt arbenigwyr pwnc yn eu tîm canolog, i helpu i gynnal gwybodaeth arbenigol mewn meysydd penodol.   

Enghraifft: Cyngor Powys

Ar hyn o bryd mae Cyngor Powys yn mynd drwy broses drawsnewid lle maent wedi cyfuno gwaith gweinyddu pob un o’u dyraniadau i un tîm canolog. Mae'r 'Hwb Dyraniadau' yn rheoli'r ystod lawn o fudd-daliadau a chymorth gan gynnwys Gostyngiadau’r Dreth Gyngor, Budd-dal Tai, Taliadau Disgresiwn at Gostau Tai, prydau ysgol am ddim, grantiau dillad ysgol, a chymorth ar gyfer gwella incwm, cyllidebu a sgiliau digidol sylfaenol. Bydd hefyd yn cynnwys asesiadau ariannol gofal cymdeithasol yn fuan. Roedd Cyngor Powys am newid y ffordd y mae’n gweithredu i sicrhau bod y cwsmer wrth galon y broses. Ni chyfeirir at bobl sy'n gweithio yn yr Hwb fel Swyddogion Budd-daliadau mwyach, ond yn hytrach fel Swyddogion Dyfarniadau a Chymorth neu Swyddogion Dyfarniadau ac Incwm. O ganlyniad i’r dull gweithredu hwn, maent wedi gallu sicrhau rhwng £1.5m a £2m mewn enillion ariannol i gwsmeriaid bob blwyddyn. Wrth edrych i'r dyfodol, eu nod yw cael proses fwy awtomatig pan fo modd, gyda phroses gwbl integredig ar gyfer y ffurflen ar-lein ac un ffurflen hawlio ar gyfer pob dyfarniad.     

Mae'r awdurdodau lleol hynny a chanddynt dîm budd-daliadau canolog yn llawer mwy tebygol o sylwi ar gysylltiadau rhwng cais am un budd-dal a chymhwysedd posibl ar gyfer budd-dal arall. Un o’r prif resymau dros hyn yw’r ffaith bod ganddynt lai o bryderon ynghylch rhannu data gan fod ceisiadau'n cael eu rheoli mewn un lle. Mae nifer o awdurdodau wedi gweld cynnydd yn lefelau'r nifer sy'n hawlio budd-daliadau o ganlyniad i ddod o hyd i gysylltiadau mewn data. 

Wedi’u defnyddio yn briodol, gall data fod yn arf pwerus i fabwysiadu proses ymgeisio symlach ar gyfer budd-daliadau. Mae gan y rhan fwyaf o’r awdurdodau lleol systemau ar waith sy'n golygu nad yw’n broblem rhannu data o fewn eu hawdurdod neu gydag ysgolion. Yn gyffredinol, dim ond data angenrheidiol sy'n cael eu rhannu. Er enghraifft, wrth gysylltu â chydweithwyr yn eu hadran addysg a/neu mewn ysgolion, dim ond gwybodaeth am gymhwysedd sy'n cael ei throsglwyddo, nid data personol eraill sy'n ymwneud â’r rhesymau y mae'r plentyn yn gymwys. 

Fel y nodir uchod, mae cyfuno’r gwaith o weinyddu budd-daliadau mewn un tîm canolog yn helpu i hwyluso'r gwaith o rannu data. Mae croesgyfeirio manylion aelwydydd yn fwy dwys o ran y llafur pan fydd gwahanol systemau yn cael eu defnyddio yn fewnol ar gyfer gostyngiadau’r dreth gyngor/y budd-dal tai a budd-daliadau addysg. Fodd bynnag, mae hynny'n dal yn bosibl. Hefyd, mae ceisiadau am ganiatâd a datganiadau preifatrwydd sydd wedi’u geirio’n glir ac yn nodi sut y bydd unrhyw wybodaeth a gesglir gan hawlwyr yn cael ei defnyddio wedi’u cynnwys mewn systemau a ffurflenni cais.

I'r ychydig awdurdodau a chanddynt bryderon ynghylch rhannu data o hyd, drwy ddefnyddio timau cyfreithiol, timau archwilio a/neu dimau twyll mewnol wrth lunio cynlluniau rhannu data, gellir sicrhau ymrwymiad, yn ogystal â sicrhau bod gofynion cyfreithiol ac archwilio yn cael eu bodloni. 

Defnyddio a thrin data i asesu hawliau

Mae'r ffordd y mae awdurdodau lleol yn trin ac yn defnyddio data sydd ganddynt neu ddata a gawn nhw i asesu hawliau ar draws gwahanol fudd-daliadau yn amrywio. Gall cyfyngiadau technegol fod yn rhwystr i rai (gweler yr adran ar 'Reoli budd-daliadau addysg’). Er hynny, mae llawer yn cydnabod gwerth gwella eu data. Mae llawer wedi rhoi gwybod am gynnydd yn y maes hwn ers y pandemig. 

Defnyddio data sydd gan awdurdodau lleol eisoes

Mae nifer o awdurdodau lleol a chanddynt dimau budd-daliadau canolog yn defnyddio'r data sydd ganddynt eisoes ar gyfer budd-daliadau penodol fel arfer. Drwy wneud hyn maent yn gallu asesu'n awtomatig yr hawl i fudd-daliadau eraill, gan gynnwys y rhai nad ydynt yn defnyddio ffurflenni cais sengl. Mae hyn yn helpu i gynyddu'r nifer sy'n hawlio ystod ehangach o fudd-daliadau, gan sicrhau bod cymorth ariannol yn fwy hygyrch ac yn cyrraedd teuluoedd mewn angen yn gyflymach. Mae’r dulliau gweithredu hyn yn cynnwys:

• asesu cymhwysedd yn awtomatig ar gyfer prydau ysgol am ddim a’r Grant Datblygu Disgyblion - Mynediad i’r rhai sydd eisoes yn derbyn gostyngiad i’r dreth gyngor neu’r budd-dal tai (ac i'r gwrthwyneb)
• sicrhau bod pob ffurflen yn casglu gwybodaeth am yr ysgol ar gyfer pob plentyn ar yr aelwyd
• gwirio'r rhestr o bob plentyn sy'n mynd i'r dosbarth derbyn i weld a oes rhieni sy’n hawlio gostyngiad i’r dreth gyngor neu fudd-dal tai, gan brosesu cais am brydau ysgol am ddim yn awtomatig os yw eu hincwm yn gymwys
• cynnal ymarferion data bob blwyddyn wrth ailasesu llwythi achosion, gan gyfuno gwahanol setiau data i ddod o hyd i bobl a allai fod yn gymwys ac nad ydynt yn hawlio budd-daliadau penodol ar hyn o bryd, fel prydau ysgol am ddim. Mewn un awdurdod (Powys), mae'r broses hon fel arfer yn cynyddu'r nifer sy'n hawlio gan 40 i 50 o hawlwyr y flwyddyn
• defnyddio dyfarniadau cyfredol a hawliadau newydd ar gyfer prydau ysgol am ddim i asesu cymhwysedd ar gyfer y Grant Datblygu Disgyblion – Mynediad, heb fod angen i deuluoedd wneud cais ar wahân.

Enghraifft: Cyngor Sir y Fflint 

Mae Cyngor Sir y Fflint yn mynd ati yn rheolaidd i gysylltu data Cynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor, hawlwyr Budd-dal Tai a chronfa ddata prydau ysgol am ddim. Maent yn dod o hyd i’r rhai sy'n gymwys ac yn eu gwahodd i hawlio. Caiff yr holl ddata eu rhannu yn y tîm, sy'n ei gwneud yn hawdd dod o hyd i bobl gymwys. Credant fod hyn yn creu gwasanaeth mwy effeithlon ac yn helpu i leihau stigma a all fod yn gysylltiedig â hawlio budd-daliadau.

Defnyddio data Credyd Cynhwysol yr Adran Gwaith a Phensiynau

Mae nifer y bobl sy'n hawlio Credyd Cynhwysol yng Nghymru wedi cynyddu'n sylweddol ers dechrau'r pandemig. Rhwng mis Mawrth 2020 a mis Tachwedd 2020 roedd nifer yr aelwydydd a oedd yn hawlio Credyd Cynhwysol (mewn taliad) wedi cynyddu 51%. Mae ymchwil ddiweddar a gomisiynwyd gan Lywodraeth Cymru wedi canfod ledled Cymru bod llwyth achosion y rhai sydd o oedran gweithio sy’n manteisio ar Gynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor wedi cynyddu 5% rhwng mis Tachwedd 2019 a mis Medi 2020. Er hyn, mae’r newid yn y llwyth achosion yn amrywio'n sylweddol rhwng Cynghorau ac ar draws gwahanol fathau o aelwydydd. 

Mae’n debygol bod nifer o ffactorau yn gyfrifol am y gwahaniaeth rhwng y cynnydd yn llwyth achosion Credyd Cynhwysol a llwyth achosion Cynllun Gostyngiadau’r Dreth Gyngor. Bydd llawer o hawlwyr Credyd Cynhwysol nad ydynt yn gyfrifol yn bersonol am dalu bil treth gyngor eu cartref, ac mae’n bosibl bod eraill nad ydynt yn ymwybodol o'r gofyniad i wneud cais ar wahân am ostyngiad i’r dreth gyngor. Mae nifer yr aelwydydd sy'n cael trafferthion ariannol yn debygol o gynyddu eto wrth inni barhau i deimlo effaith y pandemig. Ar ôl costau tai, y dreth gyngor yw un o'r biliau misol mwyaf y mae rhaid i lawer o aelwydydd ei dalu. Felly, mae'n bwysig parhau â’r ymdrechion i gynyddu nifer y rhai sy'n hawlio cymorth gyda'r dreth gyngor.  

Mae'r rhan fwyaf o awdurdodau lleol yn defnyddio data hawlwyr Credyd Cynhwysol a ddarperir drwy system Rhannu Data/Atlas yr Adran Gwaith a Phensiynau i asesu’n awtomatig eu hawl i ostyngiad i’r dreth gyngor, gan gysylltu â chwsmeriaid pan fo’n briodol. Fodd bynnag, mae'r broses wedi hynny yn wahanol ledled Cymru. Bydd y rhan fwyaf o awdurdodau yn hysbysu hawlwyr Credyd Cynhwysol y gallai fod ganddynt hawl i gael cymorth. Bydd rhai yn dal i'w gwneud yn ofynnol iddynt gwblhau cais ar wahân am ostyngiad i’r dreth gyngor. 

Mae awdurdodau lleol eraill yn defnyddio data Credyd Cynhwysol mewn ffyrdd mwy arloesol i brosesu hawliadau am ostyngiadau i’r dreth gyngor a gwneud cysylltiadau â budd-daliadau addysg. Fel y nodir yn yr adran flaenorol, mae’n helpu i symleiddio a chyflymu'r broses i hawlwyr, yn ogystal â helpu i gynyddu nifer y rhai sy’n hawlio. 

Mae’r dulliau gweithredu yn cynnwys:

• croesgyfeirio data Credyd Cynhwysol gyda gwybodaeth sydd ganddynt eisoes er mwyn cadarnhau cymhwysedd a phrosesu cais am ostyngiad i’r dreth gyngor yn awtomatig heb fod angen i'r hawlydd wneud cais ar wahân, gan ail-gysylltu â chwsmeriaid pan fo hynny’n briodol
• os oes plant oedran ysgol ar yr aelwyd, bydd rhai awdurdodau yn asesu cymhwysedd ar gyfer budd-daliadau addysg yn awtomatig ar yr un pryd, gan gysylltu â’r teulu dim ond os oes angen gwybodaeth ychwanegol, fel gwybodaeth am yr ysgol, neu i gadarnhau manylion banc am daliadau uniongyrchol
• croesgyfeirio data Credyd Cynhwysol gyda data a gedwir gan eu hadran addysg (drwy gronfa ddata fewnol neu drwy fodiwl addysg y system) i brosesu’n awtomatig geisiadau am ostyngiadau i’r dreth gyngor, prydau ysgol am ddim a’r Grant Datblygu Disgyblion – Mynediad ar ôl cadarnhau cymhwysedd ar gyfer pob un.

O ran yr olaf, wrth brosesu hawliadau'n awtomatig fel hyn, mae'n bwysig i bob awdurdod lleol fod yn hapus bod y system sydd ganddynt yn bodloni’r gofynion cyfreithiol, mewn ymgynghoriad â'u cynghorwyr cyfreithiol eu hunain. Er enghraifft, er mwyn i unigolyn fod yn gymwys i gael prydau ysgol am ddim, rhaid i gais gael ei wneud ganddo ef neu ar ei ran i'r awdurdod lleol (fel y nodir yn adran 512ZB o Ddeddf Addysg 1996).

Enghraifft: Cyngor Gwynedd

Mae Cyngor Gwynedd yn defnyddio data Credyd Cynhwysol i asesu cymhwysedd a phrosesu hawliadau ar gyfer gostyngiadau’r dreth gyngor. Hefyd, os yw'r aelwyd yn gymwys, ac er mwyn helpu i gyflymu'r broses, byddant yn prosesu hawliad am brydau ysgol am ddim yn ystod y cyfnod aros o 5 wythnos (cyn cael cadarnhad bod yr hawliad Credyd Cynhwysol yn cael ei dalu). Mae’r gyfraith yn nodi bod rhaid i’r aelwyd, er mwyn bod yn gymwys i gael prydau ysgol am ddim, fod yn derbyn budd-dal cymwys. Felly, mater i awdurdodau lleol unigol fydd penderfynu a ydynt am brosesu hawliad cyn cael cadarnhad. Mae’r Cyngor yn ffonio/cysylltu â'r aelwyd wedi hynny os oes angen i gadarnhau neu gasglu manylion penodol. Mae rhieni'n cael gwybod y gallai fod angen iddynt dalu dyfarniadau prydau am ddim yn ôl os daw yn hysbys ydynt yn gymwys.

Un o’r rhesymau dros gymhlethdod y system fudd-daliadau bresennol yw'r angen i ystyried amgylchiadau ac anghenion amrywiol unigolion ac aelwydydd. Wrth symleiddio neu awtomeiddio unrhyw system, mae'n bwysig peidio eithrio unrhyw hawlwyr posibl yn anfwriadol rhag cael gafael ar y cymorth sydd ei angen arnynt ac y mae ganddynt hawl iddo. Felly, bydd angen i weithwyr wirio neu ymyrryd rhywfaint bob amser.

Er enghraifft:

• efallai na fydd pobl nad ydynt yn troi at arian cyhoeddus bob amser yn ymddangos ar systemau ffurfiol
• wrth wneud cais am Gredyd Cynhwysol efallai na fydd pobl yn sylweddoli eu bod yn agored i dreth gyngor pan fyddant yn hawlio. Mae hyn yn golygu na fydd yr ymrwymiad i dalu’r dreth yn cael ei nodi pan fydd y data yn cael eu trosglwyddo i awdurdodau lleol.

Mae un maes lle ceir yr amrywiad mwyaf ledled Cymru yn ymwneud â'r systemau y mae awdurdodau lleol yn eu defnyddio i reoli'r gwaith o weinyddu budd-daliadau addysg. Gall gweithrediad y systemau amlycaf, Northgate a Capita, amrywio yn dibynnu a yw awdurdodau yn defnyddio neu’n meddu ar fodiwlau addysg a/neu a oes ganddynt fersiynau gwahanol o'r systemau hyn. Mae sawl awdurdod lleol yn defnyddio systemau addysg gwahanol gan gynnwys un a ddatblygwyd yn fewnol.

Felly, mae hyrwyddo arferion da yn y maes hwn yn anodd gan y gall cyfyngiadau technegol gyfyngu ar y graddau y gellir awtomeiddio a symleiddio prosesau a rhannu data yn hawdd.    

Mae rhai enghreifftiau o sut mae systemau'n helpu i symleiddio'r broses o weinyddu budd-daliadau addysg yn cael eu hamlygu isod:

Enghraifft: Cyngor Sir Powys

Mae Cyngor Powys yn defnyddio’r modiwl Budd-daliadau Addysg Northgate. Bydd y system yn gwneud newidiadau yn awtomatig i hawl aelwyd i gael prydau ysgol am ddim yn dilyn unrhyw newidiadau i hawl i ostyngiadau i’r dreth gyngor/budd-dal tai. Mae’r gwaith o reoli'r broses hawliadau prydau ysgol am ddim yn llawer haws gan mai'r system sy'n gwneud y rhan fwyaf o'r mân newidiadau. Er hyn, mae angen i weithwyr ymyrryd mewn achosion eraill mwy cymhleth. Arferai eu system flaenorol adolygu hawl i gael prydau ysgol am ddim 3 gwaith y flwyddyn.    

Enghraifft: Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy

Mae Cyngor Conwy yn defnyddio modiwl Budd-daliadau Addysg Capita. Mae hyn yn caniatáu i ysgolion weld mewn amser real a yw plentyn/plant yn gymwys i gael prydau ysgol am ddim. Mae'r Cyngor yn anfon adroddiadau unwaith yr wythnos ond gall ysgolion edrych eu hunain.

Hawl i brydau ysgol am ddim: amddiffyniad wrth bontio

Mae nifer o awdurdodau lleol wedi nodi bod eu systemau Northgate neu Capita presennol yn ei chael yn anodd rheoli hawliadau i brydau ysgol am ddim sy’n cael eu hamddiffyn wrth bontio. O ganlyniad, mae rhai wedi troi at reoli eu llwyth achosion eu hunain gan ddefnyddio taenlenni. Gall hyn fod yn ddwys o ran y llafur ond mae'n helpu i sicrhau nad yw hawliadau dilys yn cael eu hatal drwy gamgymeriad.

Mae'r rhai sy'n defnyddio gwahanol systemau neu sydd wedi datblygu eu systemau eu hunain yn gallu rheoli hawliadau o'r fath yn well.

Enghraifft: Cyngor Casnewydd

Mae'r modiwl addysg ar gyfer system ‘Academy’ Capita yn ei chael yn anodd rheoli'r hawliadau hyn heb i weithwyr ymyrryd yn sylweddol. Os yw’r system yn dangos bod hawliad wedi dod i ben (gan fod newid mewn amgylchiadau yn golygu nad yw'r plentyn/plant bellach yn gymwys i gael prydau ysgol am ddim) bydd yn canslo'r hawliad er y dylai barhau i gael ei amddiffyn wrth bontio. Mae hyn yn golygu na fydd prydau ysgol am ddim yn gallu cael eu darparu gan ysgolion mwyach neu bydd yr awdurdod yn gweld mwy o ymholiadau gan ysgolion. Gall hyn fod yn broblem benodol ar ddiwedd blwyddyn pan fydd proses dreigl fawr yn cael ei chynnal i ddiweddaru'r system ar gyfer y flwyddyn academaidd newydd. Er mwyn goresgyn y broblem hon, mae Cyngor Casnewydd yn cadw hawliadau o'r fath 'ar agor’. Yna, byddant yn diweddaru eu cofnodion eu hunain ar gyfer ffurflenni’r Cyfrifiad Ysgolion Blynyddol ar Lefel Disgyblion.

Yn ystod y gwaith hwn rydym wedi nodi ystod o arferion da gan awdurdodau lleol ledled Cymru. Er hynny, rydym yn cydnabod bod llawer mwy o waith i’w wneud.

Mae ein trafodaethau hefyd wedi ein helpu i sylwi ar rai o’r rhwystrau sy’n ei gwneud yn anodd i awdurdodau lleol symleiddio prosesau ymgeisio. Mae’r rhain yn cynnwys:

• materion sy’n gysylltiedig â systemau/seilwaith TGCh
• yr angen am gyfres gyffredin o brotocolau rhannu data
• cyfyngiadau neu ddehongliadau gwahanol o’r gyfraith gyfredol.

Mae’r rhain i gyd yn faterion y mae angen edrych yn fanylach arnynt. Byddwn yn parhau i weithio gydag awdurdodau lleol dros y misoedd nesaf wrth i’r gwaith hwn fynd rhagddo.

Ochr yn ochr â hyn, bydd gweithgareddau eraill yn y Cynllun Gweithredu Pwyslais ar Incwm yn darparu’r dystiolaeth a’r data sydd eu hangen arnom i lywio datblygiad pellach y polisi a’r strategaeth sy’n gysylltiedig â mabwysiadu dull ‘dim drws anghywir’. Drwy wneud hyn, bydd y cymorth sydd ar gael drwy raglenni a gwasanaethau trechu tlodi yn fwy hygyrch i deuluoedd mewn angen.