Ymgynghorwyr prosiect ffyrdd: hysbysiad preifatrwydd

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn disgrifio sut y byddwn yn ymdrin ag unrhyw ddata personol a gesglir ar ein rhan gan ein hymgynghorwyr fel rhan o brosiectau seilwaith trafnidiaeth. 

Mae Llywodraeth Cymru yn gyfrifol am gyflawni amrywiol brosiectau seilwaith trafnidiaeth. Mae enghreifftiau o brosiectau seilwaith o'r fath yn cynnwys adeiladu ffyrdd a phontydd newydd neu uwchraddio ffyrdd sy'n bodoli eisoes. Wrth ymgymryd â phrosiectau o'r fath, mae Llywodraeth Cymru yn cyflawni tasgau cyhoeddus.

Er mwyn cyflawni prosiectau seilwaith trafnidiaeth, mae Llywodraeth Cymru yn trefnu contractau ag amrywiol ymgynghorwyr a chontractwyr a all gasglu gwybodaeth bersonol ar ei rhan. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymdrin â gwybodaeth bersonol a gesglir ar ran Llywodraeth Cymru gan ei hymgynghorwyr fel rhan o brosiectau seilwaith trafnidiaeth. Rôl ymgynghorydd mewn prosiectau o'r fath yw helpu i reoli'r gwaith a wneir gan y contractwr ar ran Llywodraeth Cymru.

Yn y sefyllfa hon, Llywodraeth Cymru (y cyfeirir ati fel "ni" neu "ein" yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn) yw'r rheolydd data a hi sy'n gyfrifol am y data personol a gesglir ac yn penderfynu sut y dylid eu prosesu. Rydym wedi penodi swyddog diogelu data (SDD) sy'n gyfrifol am oruchwylio cwestiynau mewn perthynas â'r hysbysiad preifatrwydd hwn. Ceir manylion sut y gallwch gysylltu â'n SDD ar waelod yr hysbysiad hwn.

Mae ymgynghorwyr a benodir gan Lywodraeth Cymru fel rhan o brosiectau seilwaith trafnidiaeth yn broseswyr data ac maent yn prosesu data ar ein rhan yn unol â'n cyfarwyddiadau.

Nod yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y ffordd rydym yn casglu ac yn prosesu eich data personol fel rhan o brosiectau seilwaith trafnidiaeth, gan gynnwys unrhyw ddata a gesglir gan ymgynghorwyr Llywodraeth Cymru ar ein rhan.

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i bobl sy'n gweithio i Lywodraeth Cymru ar hyn o bryd, pobl sydd wedi gweithio i ni neu sy'n awyddus i weithio i ni. Mae hysbysiadau preifatrwydd ar wahân gennym ar gyfer y grwpiau hyn.

Mae'n bwysig eich bod yn darllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn ar y cyd â hysbysiad preifatrwydd cyffredinol Llywodraeth Cymru er mwyn sicrhau eich bod yn gwbl ymwybodol o'r ffordd rydym yn defnyddio eich data a pham ein bod yn gwneud hynny. Mae'n bosibl y byddwn hefyd yn cyhoeddi neu'n cyflwyno hysbysiadau preifatrwydd atodol o bryd i'w gilydd er mwyn ymdrin â sefyllfaoedd penodol. Dim ond i brosiectau seilwaith trafnidiaeth y mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol ac mae'n ategu unrhyw hysbysiadau eraill y byddwn o bosibl yn eu hanfon atoch neu yn eu cyhoeddi ar ein gwefan. Ni fwriedir iddo eu disodli.

Mae data personol, neu wybodaeth bersonol, yn golygu unrhyw wybodaeth am unigolyn lle y gellir adnabod yr unigolyn hwnnw o'r wybodaeth honno. Nid yw'n cynnwys data lle cafodd manylion adnabod eu dileu (data dienw). Gellid cyfleu gwybodaeth bersonol mewn sawl ffordd. Gallai hyn gynnwys gwybodaeth a gaiff ei chyfleu drwy e-bost neu gyfrwng electronig arall, ar bapur neu ar lafar, ond ni fydd o reidrwydd yn gyfyngedig i hynny.

Gall y wybodaeth bersonol a gaiff ei chasglu a'i phrosesu gennym (neu ar ein rhan) fel rhan o brosiect seilwaith trafnidiaeth gynnwys y wybodaeth ganlynol am unigolion:

• enw
• cyfeiriad cartref/busnes gan gynnwys cod post
• cyfeiriad e-bost
• rhifau ffôn
• dyddiad geni
• llythyrau, negeseuon e-bost neu gofnodion cyfathrebu eraill
• safbwyntiau a barn am brosiectau arfaethedig neu brosiectau sy'n bodoli eisoes
• gwybodaeth am effaith prosiectau ar unigolion
• adborth ar brosiectau sy'n bodoli eisoes
• gwybodaeth am berchenogaeth tir unigol
• gwybodaeth am gyflogaeth gan gynnwys teitl swydd (yn achos cyflenwyr, ymgynghorwyr neu bersonél contractwyr)
• gwybodaeth am berfformiad lle y bo'n berthnasol i'r prosiect (yn achos cyflenwyr, ymgynghorwyr neu bersonél contractwyr)
• ffotograffau

Yn gyffredinol, nid ydym yn casglu unrhyw Gategorïau Arbennig o Ddata Personol (mae hyn yn cynnwys manylion am hil neu ethnigrwydd, credoau crefyddol neu athronyddol, bywyd rhyw, cyfeiriadedd rhywiol, safbwyntiau gwleidyddol, aelodaeth o undebau llafur, gwybodaeth am iechyd a data genetig a biometrig). Nid ydym yn casglu unrhyw wybodaeth am euogfarnau troseddol na throseddau ychwaith. Fodd bynnag, mae'n bosibl weithiau y caiff gwybodaeth ei darparu i'n hymgynghorwyr a allai gynnwys data Categori Arbennig. Er enghraifft, gall aelod o'r cyhoedd roi gwybodaeth am sut y byddai cynllun arfaethedig yn effeithio'n benodol arno oherwydd ei broblemau iechyd. Fel arall, gallai roi gwybodaeth am ei safbwyntiau gwleidyddol fel rhan o ohebiaeth.

Caiff gwybodaeth ei chasglu gan ymgynghorwyr sy'n gweithredu ar ran Llywodraeth Cymru yn y ffyrdd a nodir isod. Gall y wybodaeth hon gael ei darparu'n uniongyrchol gan unigolion, neu gan drydydd partïon fel ein contractwyr, neu gellir ei chasglu o ffynonellau sydd ar gael i'r cyhoedd. Gellir casglu gwybodaeth yn y ffyrdd canlynol:

• drwy baratoi dogfennaeth gytundebol
• drwy baratoi a chadw cofrestrau cyfathrebu
• wrth gael gafael ar orchmynion prynu gorfodol
• fel rhan o brosesau ymgynghori
• drwy ohebu â’r cyhoedd
• drwy baratoi neu dderbyn adroddiadau
• drwy ohebu â rhanddeiliaid
• drwy ohebu â chontractwyr, isgontractwyr a chyflenwyr
• drwy ohebu â pherchnogion tir
• drwy ohebu ag awdurdodau lleol (lle y bo'n berthnasol)
• drwy baratoi neu dderbyn cofnodion cyfarfodydd
• gwybodaeth a ddarperir mewn arddangosiadau gwybodaeth cyhoeddus
• gwybodaeth a ddarperir fel rhan o ymchwiliadau cyhoeddus
• drwy ymatebion i holiaduron
• drwy gynnal arolygon
• fel rhan o'r broses archwilio a dilysu costau wrth weinyddu contractau.

Noder na fwriedir i'r rhestr uchod fod yn gynhwysfawr.

Dim ond lle y caniateir i ni wneud hynny o dan y gyfraith y byddwn yn defnyddio eich data personol. Yn y rhan fwyaf o achosion, rydym yn prosesu'r wybodaeth uchod fel rhan o'n tasg gyhoeddus h.y. wrth arddel ein hawdurdod swyddogol i ymgymryd â swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru mewn perthynas â phrosiectau seilwaith trafnidiaeth neu wrth ymgymryd â gweithgarwch rheoli contractau. Felly, yn y rhan fwyaf o achosion, ein sail gyfreithlon dros brosesu gwybodaeth bersonol fydd bod angen i ni wneud hynny er mwyn ymgymryd â thasg gyhoeddus. Wrth ymgymryd â'r swyddogaethau craidd hyn, mae'n bosibl y bydd angen i ni brosesu gwybodaeth bersonol at nifer o wahanol ddibenion. Byddai enghreifftiau yn cynnwys y canlynol:

• Ymrwymo i'r contractau sydd ar waith rhyngom ni a'n hymgynghorwyr a'n contractwyr a rheoli'r contractau hynny er mwyn sicrhau y caiff ein prosiectau seilwaith trafnidiaeth eu cyflawni
• Rhoi gwybodaeth i aelodau'r cyhoedd am brosiectau arfaethedig a'u hysbysu am brosiectau sy'n bodoli eisoes
• Cael gwybod barn aelodau'r cyhoedd a chael adborth ganddynt, ymgynghori â'r cyhoedd a rhanddeiliaid a, lle y bo'n briodol, cynnal ymchwiliadau cyhoeddus
• Cymryd y camau sydd eu hangen i sicrhau y caiff y prosiect ei gyflawni e.e. caffael tir lle bo hyn yn hanfodol ar gyfer y prosiect

Mae'n bosibl y byddwn hefyd weithiau yn prosesu gwybodaeth bersonol o dan yr amgylchiadau canlynol:

• Lle bo angen gwneud hynny ar gyfer ein buddiannau dilys (neu fuddiannau dilys trydydd parti) ac nad yw eich buddiannau a'ch hawliau sylfaenol chi yn drech na'r buddiannau hynny. Dim ond pan fyddwn yn prosesu am reswm dilys ac eithrio cyflawni ein tasgau fel corff cyhoeddus y byddwn yn dibynnu ar y sail gyfreithlon hon.
• Lle bo angen i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol neu reoliadol.

Yn gyffredinol, nid ydym yn dibynnu ar ganiatâd fel sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol.

Dim ond at y dibenion y gwnaethom eu casglu ar eu cyfer y byddwn yn defnyddio eich data personol, oni fyddwn yn rhesymol o'r farn bod angen i ni eu defnyddio am reswm arall a bod y rheswm hwnnw yn gydnaws â'r diben gwreiddiol. Os bydd angen i ni ddefnyddio eich data personol at ddiben digyswllt, byddwn yn eich hysbysu a byddwn yn esbonio'r sail gyfreithiol sy'n caniatáu i ni wneud hynny.

Dim ond cyhyd ag y bydd eu hangen er mwyn cyflawni'r dibenion y gwnaethom eu casglu ar eu cyfer y byddwn yn cadw eich data personol, gan gynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd.

Byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol mewn ffeiliau yn unol â'n polisi cadw. Gellir cadw eich data personol am 6 mlynedd (neu hyd at 20 mlynedd ar gyfer prosiectau mawr) ar ôl y dyddiad y daw'r contract i ben.

Mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni rannu eich data personol â'r partïon a nodir isod at y dibenion a nodir yn yr adran "Sut rydym yn defnyddio eich data personol" uchod.

• Gyda'n contractwyr neu ymgynghorwyr eraill:
  • fel rhan o'r gwaith o reoli'r prosiect
  • pan fyddwn yn gofyn iddynt gysylltu ag aelodau o'r cyhoedd neu ddosbarthu gwybodaeth iddynt ar ein rhan
  • fel rhan o ymgynghoriad cyhoeddus neu er mwyn trefnu ymchwiliad cyhoeddus
• Gyda'n harchwilwyr, gan gynnwys:
  • Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru
  • Tîm Archwilio'r Cronfeydd Ewropeaidd
  • Swyddfa Archwilio Cymru
  • Archwilwyr yr UE
• Gyda'n cyfreithwyr neu ymgynghorwyr proffesiynol eraill

Rydym yn ei gwneud yn ofynnol i bob trydydd parti barchu diogelwch eich data personol a'u trin yn unol â'r gyfraith. Nid ydym yn caniatáu i'n proseswyr trydydd parti ddefnyddio eich data personol at eu dibenion eu hunain a dim ond at ddibenion penodol ac yn unol â'n cyfarwyddiadau y byddwn yn caniatáu iddynt brosesu eich data personol.

Nid ydym yn trosglwyddo gwybodaeth y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) nac yn storio gwybodaeth bersonol ar weinyddion a gynhelir y tu allan i'r AEE.

Rydym wedi rhoi mesurau diogelu priodol ar waith er mwyn atal eich data personol rhag cael eu colli'n ddamweiniol, eu defnyddio neu eu cyrchu heb awdurdod, eu newid neu eu datgelu. Yn ogystal, rydym yn cyfyngu'r hawl i weld eich data personol unigolion i'r cyflogeion, yr asiantiaid, y contractwyr a'r trydydd partïon eraill hynny y mae angen iddynt wneud hynny mewn perthynas â'u busnes. Dim ond yn unol â'n cyfarwyddiadau y byddant yn prosesu eich data personol ac maent yn ddarostyngedig i ddyletswydd o gyfrinachedd.

Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ymdrin ag unrhyw achos a amheuir o dor-diogelwch data personol a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr cymwys am achos o'r fath lle y bydd yn ofynnol yn gyfreithiol i ni wneud hynny.

O dan rai amgylchiadau penodol, mae gennych hawliau o dan gyfreithiau diogelu data mewn perthynas â'ch data personol. Mae gennych hawl i wneud y canlynol:

• Gwneud cais am fynediad at eich data personol (y cyfeirir ato'n gyffredinol fel "cais am fynediad at ddata gan y testun"). Mae hyn yn eich galluogi i gael copi o'r data personol a ddelir gennym amdanoch ac i gadarnhau ein bod yn eu prosesu'n gyfreithlon.
• Gwneud cais i gywiro y data personol a ddelir gennym amdanoch. Mae hyn yn eich galluogi i gael unrhyw ddata anghyflawn neu anghywir a ddelir gennym amdanoch wedi'u cywiro, er y gall fod angen i ni ddilysu cywirdeb y data newydd y byddwch yn eu rhoi i ni.
• Gwneud cais i ddileu eich data personol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ddileu neu gael gwared ar ddata personol lle nad oes unrhyw reswm da i ni barhau i'w prosesu. Mae gennych yr hawl hefyd i ofyn i ni ddileu neu gael gwared ar eich data personol pan fyddwch wedi arddel eich hawl i wrthwynebu i'r prosesu yn llwyddiannus (gweler isod), lle y byddwn o bosibl wedi prosesu eich gwybodaeth mewn ffordd anghyfreithlon neu lle y bo'n ofynnol i ni ddileu eich data personol er mwyn cydymffurfio â chyfraith leol. Fodd bynnag, noder na fyddwn o reidrwydd bob amser yn gallu cydymffurfio â'ch cais i ddileu data am resymau cyfreithiol penodol y cewch eich hysbysu amdanynt, os byddant yn gymwys, ar adeg eich cais.
• Gwrthwynebu prosesu eich data personol lle rydym yn dibynnu ar fuddiant dilys (neu fuddiant dilys trydydd parti) a bod rhywbeth am eich sefyllfa benodol sy'n golygu eich bod am wrthwynebu prosesu eich data ar y sail hon gan eich bod yn teimlo fod hynny'n effeithio ar eich hawliau a'ch rhyddid sylfaenol. Mewn rhai achosion, mae'n bosibl y byddwn yn gallu dangos bod gennym sail ddilys gymhellol dros brosesu eich gwybodaeth sy'n drech na'ch hawliau a'ch rhyddid.
• Gwneud cais i gyfyngu ar y dasg o brosesu eich data personol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni atal y dasg o brosesu eich data personol yn y senarios canlynol: (a) os byddwch am i ni gadarnhau cywirdeb y data; (b) lle mae ein defnydd o'r data yn anghyfreithlon ond nad ydych am i ni eu dileu; (c) lle rydych angen i ni ddal y data hyd yn oed os nad oes eu hangen arnom mwyach gan fod eu hangen arnoch chi er mwyn cychwyn, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol; neu (d) rydych wedi gwrthwynebu ein defnydd o'ch data ond mae angen i ni ddilysu a oes gennym sail gyfreithiol sy'n drech na hynny dros eu defnyddio.
• Tynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg lle y byddwn yn dibynnu ar ganiatâd i brosesu eich data personol. Fodd bynnag, ni fydd hyn yn effeithio ar gyfreithlondeb unrhyw waith prosesu a wnaed cyn i chi dynnu eich caniatâd yn ôl. Os byddwch yn tynnu eich caniatâd yn ôl, mae'n bosibl na allwn ddarparu rhai gwasanaethau penodol i chi. Os felly, byddwn yn eich hysbysu am hyn ar yr adeg y byddwch yn tynnu eich caniatâd yn ôl.
• Gwneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data

Os byddwch am arfer unrhyw rai o'r hawliau a nodir uchod,  neu os hoffech gael rhagor o fanylion am y wybodaeth y mae Llywodraeth Cymru yn ei dal a'r defnydd a wneir ohoni, cysylltwch â'n SDD gan ddefnyddio'r manylion isod:

Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

Cyfeiriad e-bost:  dataprotectionofficer@llyw.cymru

Dyma fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113

Gwefan: ico.org.uk