Neidio i'r prif gynnwy

Ei Uchelder Brenhinol Dug Caeredin, 10 Mehefin 1921 i 9 Ebrill 2021

Darllenwch am y trefniadau yn dilyn marwolaeth Dug Caeredin

Canllawiau anstatudol hyn i helpu cynigwyr i gynnal ymgynghoriadau tra bod cyfyngiadau ar waith.

Cyhoeddwyd gyntaf:
15 Chwefror 2021
Diweddarwyd ddiwethaf:

Trosolwg

Nid yw cyfyngiadau a osodir mewn ymateb i bandemig y coronafeirws yn golygu nad yw cynigion statudol ar gyfer ad-drefnu ysgolion yn gallu mynd rhagddynt. Fodd bynnag, dylai awdurdodau lleol a chynigwyr eraill ystyried goblygiadau'r cyfyngiadau a chymryd pob cam posibl i sicrhau bod ymgynghoriadau'n deg ac yn gynhwysol gan gydnabod yr amgylchiadau unigryw y maent yn digwydd ynddynt yn ystod pandemig y coronafeirws.

Cyhoeddir y canllawiau anstatudol hyn i helpu cynigwyr i gynnal ymgynghoriadau tra bod cyfyngiadau ar waith. Mae'r canllawiau hyn yn ychwanegol i'r canllawiau sy'n ategu’r hysbysiad a ddaeth i rym ar 12 Chwefror ar newidiadau dros dro i’r Cod Trefniadaeth Ysgolion mewn ymateb i'r achosion o’r coronafeirws.

Dylai awdurdodau lleol wneud yn siŵr bod rhieni a chymunedau'n gallu cael gafael ar wybodaeth, gofyn am eglurhad a rhoi sylwadau yn ystod y cyfnod ymgynghori er mwyn sicrhau bod ganddynt yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt i ddarparu ymateb gwybodus. 

Mae Adran 3 o'r Cod Trefniadaeth Ysgolion yn nodi'r gofynion ymgynghori mewn perthynas â chynigion ad-drefnu ysgolion, gan gynnwys gyda phlant a phobl ifanc. Gellir gweld addasiadau i'r Cod sydd ar waith ar unrhyw adeg benodol yma. Er y gall fod rhai addasiadau dros dro i’r gofynion mewn ymateb i gyfyngiadau sydd ar waith, mae'r egwyddorion sy'n sail i ymgynghori ar gynigion trefniadaeth ysgolion yn aros fel y maent. 

Rhaid i rieni (a darpar rieni lle bo'n bosibl), gofalwyr a gwarcheidwaid ac aelodau staff ysgolion y mae'r cynigion yn effeithio arnynt gael eu hysbysu drwy lythyr neu e-bost bod y dogfennau ymgynghori ar gael ac y gall derbynwyr, os ydynt yn dymuno, gael copi caled ar gais.

Er gwaethaf yr heriau sy'n gysylltiedig â'r cyfyngiadau coronafeirws, mae'n hanfodol bod pob ymgynghoriad yn cael ei gynnal yn y ffordd orau, decaf a mwyaf cynhwysol posibl.

Rydym yn ymwybodol bod pryderon ynghylch rhwystrau i gyfranogiad rhai rhieni a chymunedau mewn ymgynghoriadau ar hyn o bryd. Dylai cynigwyr ystyried yr amgylchiadau unigryw presennol a chymryd pob cam posibl i sicrhau bod pob safbwynt yn cael ei glywed.

Arfer da wrth gynnal ymgynghoriadau

Lle’n bosibl, dylai cynigwyr ystyried a ddylid gohirio ymgynghoriadau ar hyn o bryd neu ymestyn cyfnodau ymgynghori er mwyn caniatáu i gynifer o bobl â phosibl ystyried y cynnig a dweud eu dweud. Bydd hyn yn rhoi mwy o gyfle i gasglu adborth o safon ac yn sicrhau bod pob parti'n teimlo ei fod yn cael ei gynnwys a bod eu barn yn cael ei werthfawrogi. Mae hefyd yn caniatáu mwy o amser i gymunedau ddod at ei gilydd, efallai ar-lein drwy'r cyfryngau cymdeithasol, i drafod y cynnig cyn ymateb.

Er nad yw’n ofynnol cynnal cyfarfodydd ymgynghori, mae'r Cod yn cydnabod y gall cyfarfodydd o'r fath fod o help mawr i ledaenu gwybodaeth ac yn gyfrwng addas i ymgyngoreion fynegi eu barn. Gwyddom fod rhai awdurdodau lleol wedi trefnu sesiynau galw heibio rhithiol er mwyn i ymgyngoreion gael gwybodaeth, gofyn am eglurhad neu roi sylwadau yn ystod y cyfnod ymgynghori. Rydym yn annog cynigwyr i gynnal cyfarfodydd rhithiol, sesiynau galw heibio a/neu fforymau ar-lein.

Gan gydnabod y gallai fod rhwystrau i gyfranogiad rhai rhieni mewn cyfarfodydd ar-lein, dylai cynigwyr ddarparu ffyrdd eraill o gael gwybodaeth a mynegi barn yn ystod y cyfnod ymgynghori. Gwyddom fod rhai awdurdodau lleol wedi cytuno i ymateb i ymgyngoreion dros y ffôn neu'n ysgrifenedig. Rydym yn annog awdurdodau lleol i gymryd pob cam posibl i oresgyn unrhyw rwystrau a sicrhau bod pawb yn cael eu clywed.

Ymgynghori â phlant a phobl ifanc

Rhaid i gynigwyr barhau i sicrhau eu bod yn casglu ac yn ystyried barn dysgwyr fel rhan o'r broses ymgynghori. Bydd plant a phobl ifanc yn dal i fod eisiau dweud eu dweud am ddyfodol eu hysgol.

Mae paragraff 3.5 o'r Cod yn nodi bod yn rhaid i gynigwyr wneud trefniadau addas i ymgynghori â disgyblion unrhyw ysgol yr effeithir arni. Rhaid i hyn gynnwys, fan leiaf, ymgynghori â chynghorau ysgol yr ysgolion yr effeithir arnynt. Rhaid i gyrff llywodraethu helpu i hwyluso'r agwedd hon ar yr ymgynghoriad. Er nad yw cynghorau ysgol yn gallu cwrdd wyneb yn wyneb ar hyn o bryd oherwydd gwaharddiad ar gynulliadau o fwy na dau berson – nid oes dim i atal cynghorau ysgol rhag cwrdd yn rhithiol a dylai cynigwyr wneud ymdrech resymol i hwyluso hyn.

Er bod cyfyngiadau ar gwrdd mewn grwpiau, dylai awdurdodau lleol ystyried ffyrdd eraill o ymgysylltu â phlant a phobl ifanc. Gallai hyn gynnwys cyfarfodydd ymgynghori rhithiol sy’n addas i blant, sesiynau galw heibio rhithiol a fforymau ar-lein gyda chynghorau ysgol a grwpiau ehangach o blant a phobl ifanc i sicrhau y cesglir eu barn.

Mae'n dal yn ofynnol i gynigwyr lunio a dosbarthu fersiwn o'r ddogfen ymgynghori sy'n briodol i oedran y plant a'r bobl ifanc yr effeithir arnynt.

Arfer da wrth gynnal ymgynghoriadau yn ystod cyfyngiadau coronafeirws

Mae ymgynghori ar-lein yn un ffordd o fynd i'r afael â'r bwlch a adawyd gan y diffyg ymgysylltu 'wyneb yn wyneb'. Dylai awdurdodau lleol a chynigwyr eraill ystyried defnyddio cynnwys fideo i esbonio agweddau ar y cynigion a gellid cynnal trafodaethau ar-lein gan ddefnyddio fforymau ar-lein a chyfarfodydd rhithiol.

Er nad oes dyletswydd ar gynigwyr i gynnal cyfarfod, mae llawer o bobl yn teimlo mai dyma'r ffordd fwyaf defnyddiol o gymryd rhan yn y broses ac felly byddem yn annog trefnu cyfarfodydd o bell gan ddefnyddio meddalwedd fideo-gynadledda lle mae hyn yn bosibl ac yn briodol.

Gall y cyfryngau cymdeithasol fod yn gyfrwng defnyddiol i hyrwyddo ymgynghoriad ac annog ymatebion, a hefyd i alluogi trafodaeth rhwng partïon â diddordeb.

Gyda chynllunio gofalus, mae'n bosibl darparu rhyw lefel o ryngweithio a thrafodaeth ar-lein am gynigion, ond dylid hefyd ystyried y bobl hynny sydd wedi'u hallgáu'n ddigidol neu nad ydynt am ymgysylltu ar-lein a pheidio eu heithrio o'r broses.

Rhaid i gopïau caled o bapurau ymgynghori fod ar gael ar gais, ond dylai cynigwyr ystyried mynd gam ymhellach drwy roi dewis amgen i randdeiliaid yn lle deunyddiau ar-lein lle maent yn gwybod bod hynny’n briodol i'r gymuned dan sylw. Bydd rhai pobl yn dal i fod eisiau anfon eu barn drwy'r post a rhaid rhoi’r un statws i hyn â’r defnydd o ffurflenni ar-lein.

Gall gosod hysbysiadau y tu allan i siopau lleol, meddygfeydd ac mewn mannau agored cyhoeddus fel hysbysfyrddau pentref hefyd fod yn ffordd dda iawn o ymgysylltu â'r bobl hynny nad ydynt ar-lein. Dylai cynigwyr hefyd ganiatáu i bartïon â diddordeb ofyn am wybodaeth ac eglurhad dros y ffôn yn ystod y cyfnod ymgynghori, a hynny efallai drwy rif penodol.

I grynhoi:

  • Dylid cynnal pob ymgynghoriad yn y ffordd orau, decaf a mwyaf cynhwysol posibl yn unol â'r egwyddorion a nodir yn y Cod.
  • Dylid ystyried ymestyn cyfnodau ymgynghori i roi amser i rieni a chymunedau ymgysylltu â'i gilydd a chaniatáu i fwy o bobl roi eu barn.
  • Dylid cymryd pob cam posibl i ymgysylltu â phlant a phobl ifanc ar gynigion mewn ffordd sy'n briodol i'w hoedran heblaw darparu fersiynau o ddogfennau ymgynghori sy'n addas i blant.
  • Dylid ystyried defnyddio dulliau ymgysylltu ar-lein fel cyfarfodydd rhithiol, y cyfryngau cymdeithasol a fforymau ar-lein.
  • Dylid sicrhau nad yw pobl nad ydynt ar-lein yn cael eu heithrio drwy annog ymatebion ar ffurf copi caled a dros y ffôn.
  • Dylid ystyried sensitifrwydd y cynnig a chaniatáu i bobl ddweud eu dweud yn eu ffordd nhw.