Y gofrestr darparwyr gwasanaethau: asesiad effaith integredig

Cefndir

Mae'n ofynnol i Weinidogion Cymru, o dan adran 38 o Ddeddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, gynnal cofrestr o ddarparwyr gwasanaethau. Mae'r gofrestr o ddarparwyr gwasanaethau yn cynnwys cofnod o'r holl wasanaethau gofal a chymorth rheoleiddiedig yng Nghymru. Mae hyn yn cynnwys gwasanaethau cartrefi gofal, gwasanaethau cymorth cartref, gwasanaethau llety diogel, gwasanaethau canolfannau preswyl i deuluoedd, gwasanaethau eirioli, gwasanaethau mabwysiadu, gwasanaethau maethu a gwasanaethau lleoli oedolion.

Mae Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) yn gweithredu ar ran Gweinidogion Cymru i ymgymryd â'r swyddogaeth o gynnal y gofrestr o ddarparwyr gwasanaethau. Mae'r gofrestr yn llywio cyfeiriadur ar-lein cyhoeddus AGC, sydd ar gael. 

Mae adran 38 (2) o Ddeddf 2016 yn nodi bod rhaid i gofnod yn y gofrestr mewn cysylltiad â darparwr gwasanaeth ddangos yr wybodaeth a ganlyn:

• y gwasanaethau rheoleiddiedig y mae'r darparwr gwasanaeth wedi ei gofrestru i'w darparu
• y mannau y mae'r darparwr wedi ei gofrestru i ddarparu'r gwasanaethau hynny ynddynt, ohonynt neu mewn perthynas â hwy
• enw'r unigolyn cyfrifol sydd wedi ei gofrestru mewn cysylltiad â phob man o'r fath
• y dyddiad y cymerodd cofrestriad y darparwr effaith mewn perthynas â phob gwasanaeth rheoleiddiedig o'r fath a phob man o'r fath
• manylion unrhyw amodau eraill a osodir ar gofrestriad y darparwr gwasanaeth
• crynodeb o unrhyw adroddiad arolygu sy'n ymwneud â'r darparwr gwasanaeth sydd wedi ei gyhoeddi o dan adran 36(3)(a).

Rydym yn bwriadu creu Rheoliadau sy'n rhagnodi gwybodaeth ychwanegol (rhif ffôn a chyfeiriad e-bost ar gyfer pob gwasanaeth) i'w dangos ar bob cofnod yn y gofrestr o ddarparwyr gwasanaethau a gynhelir gan AGC. Bydd y Rheoliadau yn darparu dull i AGC gasglu'r manylion cyswllt hyn gan ddarparwyr gwasanaethau newydd a phresennol ac i'r darparwyr hynny roi gwybod i AGC pan fydd yr wybodaeth hon yn newid. Enw'r Rheoliadau hyn yw Rheoliadau’r Gofrestr o Ddarparwyr Gwasanaethau (Gwybodaeth Ragnodedig a Diwygiadau Amrywiol) (Cymru) 2023.

Mae'r cynnig yn mynd i'r afael â'r anghysondebau yn yr wybodaeth a gynhwysir ar y gofrestr ar hyn o bryd. Fel y mae pethau, dim ond rhif ffôn y gwasanaeth sy'n cael ei gyhoeddi, gyda chaniatâd y darparwr. Mae lleiafrif o ddarparwyr (14%) wedi gwrthod caniatâd i gyhoeddi eu rhif ffôn, gan arwain at fylchau yn yr wybodaeth a gynhwysir yn y cyfeiriadur. Hefyd, nid yw cyfeiriadau e-bost gwasanaethau yn cael eu cyhoeddi ar y gofrestr o ddarparwyr gwasanaethau ar hyn o bryd, er bod AGC yn casglu'r wybodaeth hon gan ddarparwyr fel rhan o'u cofrestriad. Felly, ein bwriad yw ei gwneud yn ofyniad gorfodol i ddarparwyr gwasanaethau ddarparu rhif ffôn a chyfeiriad e-bost ar gyfer pob gwasanaeth i AGC, i’w cyhoeddi ar ei chofrestr o ddarparwyr gwasanaethau.

Cydweithio a chymryd rhan

Gwnaethom gynnal ymgynghoriad 12 wythnos ar y Rheoliadau drafft rhwng 15 Mai a 6 Awst 2023 a gwahoddwyd ymatebwyr i gyflwyno eu barn drwy ffurflen ar-lein, drwy e-bost neu drwy'r post. Crëwyd fersiwn hawdd ei deall o'r ddogfen ymgynghori hefyd, a thynnwyd sylw at yr ymgynghoriad ar y cyfryngau cymdeithasol. 

Cafodd Llywodraeth Cymru gyfanswm o 25 o ymatebion i’r ymgynghoriad. Cyflwynwyd tri o’r ymatebion hyn gan unigolion, cyflwynwyd 14 ohonynt ar ran sefydliadau ac ni ddywedodd wyth ohonynt a oeddynt yn ymateb fel unigolyn ynteu ar ran sefydliad. 

Isod, rhestrir y sefydliadau a ymatebodd (ac na ddywedasant eu bod yn dymuno aros yn ddienw):

• Tîm Partneriaeth Rhanbarthol Gwent
• Anabledd Dysgu Cymru
• Cyngor y Gweithlu Addysg
• Estyn
• Cyngor Abertawe
• Cyngor Sir Ceredigion
• Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
• Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen 
• Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda
• Cartrefi Cymunedol Cymru
• Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
• Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru 
• Comisiynydd Plant Cymru

Gwnaethom hefyd ymgynghori â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel sy'n ofynnol o dan Erthygl 36(4) o Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data. Ar ôl ystyried y cyflwyniad, dywedodd Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth nad oedd angen ymgysylltu ymhellach. 

Manylir ar yr ymatebion i'r ymgynghoriad yn yr adran ar effaith isod. 

Effaith

Bydd ei gwneud yn orfodol i ddarparwyr gwasanaethau ddarparu rhif ffôn a chyfeiriad ebost ar gyfer pob  gwasanaeth i AGC, sef manylion y bydd AGC yn eu cyhoeddi ar y gofrestr o ddarparwyr gwasanaethau, yn sicrhau bod yr wybodaeth a gynhwysir yng nghyfeiriadur ar-lein cyhoeddus AGC yn gyflawn ac yn gyson. Bydd hyn yn sicrhau bod y cyhoedd, gan gynnwys teuluoedd neu gynrychiolwyr unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaethau rheoleiddiedig, yn gallu cysylltu â gwasanaethau os oes ganddynt unrhyw ymholiadau neu bryderon. Bydd hefyd yn cynyddu atebolrwydd a gwelededd darparwyr gwasanaethau.

Bydd ychwanegu cyfeiriad e-bost yn ogystal â rhif ffôn yn rhoi dewis i bobl ynglŷn â sut i gysylltu â gwasanaethau, gan ei wneud yn haws. Efallai na fydd pobl ag amhariad ar y clyw yn gallu defnyddio ffôn, er enghraifft; tra efallai y bydd eraill yn ei chael hi'n anodd defnyddio bysellfwrdd cyfrifiadur oherwydd golwg gwan, arthritis neu ddiffyg sgiliau digidol. 

Mae e-bost hefyd yn darparu cofnod ysgrifenedig o gyfathrebu a allai fod yn well gan rai pobl. Er bod manylion cyswllt gwasanaethau eisoes yn debygol o fod yn gyhoeddus, megis ar wefan y darparwr ei hun, gwefannau neu safleoedd awdurdodau lleol sy'n hysbysebu gwasanaethau gofal cymdeithasol, bydd cael yr wybodaeth hon mewn un lle yn ei gwneud hi'n llawer haws i bobl ddod o hyd iddi. 

Roedd mwyafrif y bobl a ymatebodd i'r ymgynghoriad yn cytuno â'r Rheoliadau drafft. 

Ysgrifennodd un ymatebydd:

Mae hyn eisoes ar waith ar gyfer llawer o ddarparwyr gwasanaethau, felly byddai'n gwbl synhwyrol bod gofyniad gorfodol i rif ffôn a chyfeiriad e-bost generig gael eu cyhoeddi. Byddai'n sicrhau cysondeb i bob darparwr gwasanaeth ac yn rhoi manylion cyswllt priodol i aelodau o'r cyhoedd pan fydd ganddynt unrhyw ymholiadau neu bryderon.

Dywedodd un arall:

Rwy'n cytuno â'r cynnig i sefydlu sail gyfreithiol ar gyfer casglu, coladu a chyhoeddi rhifau ffôn a manylion cyswllt e-bost ar gyfer pob darparwr gwasanaeth cofrestredig. Fel darparwr cofrestredig, byddai'n ofynnol ichi roi eich manylion cyswllt i unrhyw un sy'n defnyddio eich gwasanaeth neu'n ystyried ei ddefnyddio. Rwy'n credu y byddai hynny'n newid cadarnhaol.

Er y bydd cael holl fanylion cyswllt gwasanaethau ar gael mewn un lle o fudd i'r cyhoedd, gallai arwain at gynnydd yn nifer y galwadau ffôn a negeseuon e-bost digroeso a gaiff gwasanaethau. Gallai'r rhain gynnwys post sothach neu negeseuon a allai fod yn ymosodol gan bobl sydd wedi cael profiadau gwael gyda'u gwasanaeth. Gallai hyn fod yn straen i reolwyr gwasanaethau ac unigolion cyfrifol. Gallai cynnydd cyffredinol yn nifer y negeseuon e-bost hefyd arwain at golli negeseuon pwysig gan AGC, Gofal Cymdeithasol Cymru neu sefydliadau allweddol eraill. Gallai hefyd arwain at gynnydd yn nifer y negeseuon e-bost gwe-rwydo neu ymosodiadau seiber eraill.

Amlygwyd y risg o gynnydd yn nifer y negeseuon ymosodol o ganlyniad i'r cynnig hwn mewn un ymateb i'r ymgynghoriad cyhoeddus ar y Rheoliadau hyn. Dywedodd y sylw:

Er y deellir yr angen i ddarparu e-bost a rhif ffôn er mwyn gwneud cysylltu yn haws, gall hefyd greu risg. Llwyddodd defnyddwyr gwasanaethau a theuluoedd i gael gafael ar rif personol rheolwr a bu'n destun lefel o gam-drin sy'n annerbyniol. Er y gwerthfawrogir yr angen i fod yn agored, a bod gennym hefyd systemau i reoli ymddygiad anodd, rhaid inni gydbwyso hyn â'n dyletswydd gofal i staff, gan gynnwys yr Unigolyn Cyfrifol. O fewn gwasanaethau preswyl i blant, mae'n risg os yw'r manylion cyswllt yn cael eu rhannu'n agored. Mae adegau pan fydd plant yn derbyn gofal o dan orchymyn gofal llawn ac ni ddylid rhannu eu cyfeiriad a'u manylion cyswllt ag aelodau o'r teulu am resymau diogelu.

Mae'r Rheoliadau yn glir mai dim ond rhif ffôn a chyfeiriad e-bost y gwasanaeth fydd yn cael eu cyhoeddi. Ni fyddwn yn ei gwneud yn ofynnol i unigolion cyfrifol, darparwyr gwasanaethau, rheolwyr, aelodau o staff nac unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth rannu na chyhoeddi eu manylion cyswllt personol na phroffesiynol. Rydym yn ymwybodol bod rhai gwasanaethau ar hyn o bryd wedi dewis rhoi cyfeiriad e-bost y rheolwr i AGC fel eu prif bwynt cyswllt, a allai gynnwys enw'r unigolyn hwnnw. Ar hyn o bryd, mae 31% o'r cyfeiriadau e-bost ar gyfer gwasanaethau a gyflwynir i AGC yn cynnwys enwau. Rydym o'r farn bod digon o amser cyn i'r Rheoliadau ddod i rym er mwyn i wasanaethau newid y manylion cyswllt y maent yn eu darparu i AGC, os ydynt yn dymuno – er enghraifft, i greu blwch post mwy generig ar gyfer y gwasanaeth. Ni fyddem yn disgwyl i gyfeiriadau e-bost gynnwys unrhyw fanylion am leoliad y gwasanaeth. Fel rhan o'r broses o weithredu'r Rheoliadau hyn, bydd AGC yn ysgrifennu at wasanaethau i'w hannog i wirio eu manylion cyswllt a'u diweddaru os oes angen. 

O ran y cynnydd posibl yn nifer y negeseuon e-bost gwe-rwydo neu ymosodiadau seiber, byddwn yn lliniaru'r risg hon drwy atgoffa darparwyr gwasanaethau o'r adnoddau sydd ar gael ar seiberddiogelwch drwy sianeli cyfathrebu AGC.

Costau ac arbedion

Er mwyn gweithredu'r newidiadau a ddisgrifir yn y Rheoliadau hyn, mae AGC wedi cynghori y bydd angen diweddaru ei system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM), CaSSI. CaSSI yw cronfa ddata AGC o ddata cofrestru, gweithgarwch rheoleiddio a gwybodaeth a gesglir. Mae'r holl wybodaeth a gesglir drwy blatfform ar-lein diogel AGC, AGC Ar-lein, yn bwydo'n uniongyrchol i CaSSI, ynghyd â gwybodaeth a gofnodir â llaw gan staff AGC. Mae CaSSI hefyd yn bwydo data cofrestru i wefan AGC i boblogi cyfeiriadur gwasanaethau gofal AGC.

Ymhlith y diweddariadau sy'n ofynnol y mae:

• diwygiadau i bum trafodiad ar-lein rhwng AGC Ar-lein a CaSSI, ynghyd â gwaith trosi data cysylltiedig
• diwygiadau i AGC Ar-lein i egluro gwybodaeth sydd i'w chyhoeddi yng Nghyfeiriadur AGC
• diwygiadau i AGC Ar-lein i'w gwneud yn ofynnol i ddarparwyr gwasanaethau ddiweddaru manylion coll ar eu proffiliau wrth fewngofnodi
• diwygiadau i un o swyddogaethau dros nos CaSSI sy'n diweddaru Cyfeiriadur AGC i fynd i'r afael â data a rhesymeg newydd
• diwygiadau i Gyfeiriadur Gwefan AGC i arddangos data ychwanegol.

Mae AGC yn amcangyfrif y bydd y gost o wneud hyn yn tua £10,000. 

Bydd ei gwneud yn ofynnol i fanylion cyswllt gael eu cyhoeddi ar y gofrestr o ddarparwyr gwasanaethau yn arbed amser i AGC. Mae sicrhau bod manylion cyswllt gwasanaethau ar gael i'r cyhoedd yn golygu na fydd angen i AGC gael caniatâd gan ddarparwyr i rannu'r wybodaeth hon. Bydd hyn yn lleihau'r angen i dîm Deallusrwydd a Dadansoddeg Data AGC hepgor data â llaw wrth drin ceisiadau dyddiol am wybodaeth (er enghraifft rhestrau o wasanaethau a manylion cyswllt). Bydd hefyd yn arbed amser i dîm Cyfathrebu AGC. Ni fydd angen iddo anfon negeseuon e-bost at ddarparwyr gwasanaethau mwyach ar ran adrannau eraill Llywodraeth Cymru na sefydliadau allanol oherwydd materion diogelu data wrth rannu'r wybodaeth hon. 

Mae darparwyr gwasanaethau eisoes yn cyflwyno eu manylion cyswllt i AGC at ddibenion cofrestru eu gwasanaethau, felly nid ydym yn rhag-weld y bydd y newidiadau hyn yn creu unrhyw gostau ychwanegol i ddarparwyr. Mae 31% o'r cyfeiriadau e-bost ar gyfer gwasanaethau a gyflwynir i AGC yn cynnwys enwau (fel enw'r rheolwr neu'r unigolyn cyfrifol ar gyfer y gwasanaeth). O'r herwydd, efallai y bydd darparwyr gwasanaethau yn dymuno diweddaru eu cyfeiriadau e-bost, fel eu bod yn cynnwys enw mwy generig, er mwyn osgoi cyhoeddi gwybodaeth bersonol. Efallai y bydd cost fach o ran amser i ddarparwyr wneud hyn a rhannu'r wybodaeth hon ag AGC.

Dull gweithredu

Bydd y cynnig hwn yn ei gwneud yn ofynnol i Reoliadau newid y dull o gasglu a chyhoeddi manylion cyswllt gwasanaethau o un sy'n seiliedig ar ganiatâd i un sy'n seiliedig ar ofyniad cyfreithiol. Mae Asesiad Effaith Rheoleiddiol llawn wedi ei gynnal.

8.1 Sut y mae pobl y mae’r cynnig yn fwyaf tebygol o effeithio arnynt wedi’u cynnwys yn y gwaith o’i ddatblygu?

AGC sy'n gyfrifol am gynnal y gofrestr o ddarparwyr gwasanaethau. Rydym wedi cydweithio ag AGC ar y cynigion hyn drwy gydol y broses. 

Gwnaethom gynnal ymgynghoriad 12 wythnos ar y Rheoliadau drafft rhwng 15 Mai a 6 Awst 2023 a gwahoddwyd ymatebwyr i gyflwyno eu barn drwy ffurflen ar-lein, drwy e-bost neu drwy'r post. Crëwyd fersiwn hawdd ei deall o'r ddogfen ymgynghori hefyd, a thynnwyd sylw at yr ymgynghoriad ar y cyfryngau cymdeithasol. 

Cafodd Llywodraeth Cymru gyfanswm o 25 o ymatebion i’r ymgynghoriad. Cyflwynwyd tri o’r ymatebion hyn gan unigolion, cyflwynwyd 14 ohonynt ar ran sefydliadau ac ni ddywedodd wyth ohonynt a oeddynt yn ymateb fel unigolyn ynteu ar ran sefydliad. 

Isod, rhestrir y sefydliadau a ymatebodd (ac na ddywedasant eu bod yn dymuno aros yn ddienw):

• Tîm Partneriaeth Rhanbarthol Gwent
• Anabledd Dysgu Cymru
• Cyngor y Gweithlu Addysg
• Estyn
• Cyngor Abertawe
• Cyngor Sir Ceredigion
• Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
• Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen 
• Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda
• Cartrefi Cymunedol Cymru
• Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
• Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru 
• Comisiynydd Plant Cymru

Gwnaethom hefyd ymgynghori â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel sy'n ofynnol o dan Erthygl 36(4) o Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data. Ar ôl ystyried y cyflwyniad, dywedodd Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth nad oedd angen ymgysylltu ymhellach. 

8.2 Beth yw’r effeithiau cadarnhaol a negyddol mwyaf arwyddocaol?

Bydd ei gwneud yn orfodol i ddarparwyr gwasanaethau ddarparu rhif ffôn a chyfeiriad ebost ar gyfer pob gwasanaeth i AGC, sef manylion y bydd AGC yn eu cyhoeddi ar y gofrestr o ddarparwyr gwasanaethau, yn sicrhau bod yr wybodaeth a gynhwysir yng nghyfeiriadur ar-lein cyhoeddus AGC yn gyflawn ac yn gyson. Bydd hyn yn sicrhau bod y cyhoedd, gan gynnwys teuluoedd neu gynrychiolwyr unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaethau rheoleiddiedig, yn gallu cysylltu â gwasanaethau os oes ganddynt unrhyw ymholiadau neu bryderon. Bydd hefyd yn cynyddu atebolrwydd a gwelededd darparwyr gwasanaethau.

Bydd ychwanegu cyfeiriad e-bost yn ogystal â rhif ffôn yn rhoi dewis i bobl ynglŷn â sut i gysylltu â gwasanaethau, gan ei wneud yn haws. Efallai na fydd pobl ag amhariad ar y clyw yn gallu defnyddio ffôn, er enghraifft; tra efallai y bydd eraill yn ei chael hi'n anodd defnyddio bysellfwrdd cyfrifiadur oherwydd golwg gwan, arthritis neu ddiffyg sgiliau digidol. Mae e-bost hefyd yn darparu cofnod ysgrifenedig o gyfathrebu a allai fod yn well gan rai pobl. Er bod manylion cyswllt gwasanaethau eisoes yn debygol o fod yn gyhoeddus, megis ar wefan y darparwr ei hun, gwefannau neu safleoedd awdurdodau lleol sy'n hysbysebu gwasanaethau gofal cymdeithasol, bydd cael yr wybodaeth hon mewn un lle yn ei gwneud hi'n llawer haws i bobl ddod o hyd iddi. 

Er y bydd cyhoeddi manylion cyswllt gwasanaethau mewn un lle ar-lein o fudd i'r cyhoedd, gallai arwain at gynnydd yn nifer y galwadau ffôn a negeseuon e-bost digroeso a gaiff gwasanaethau. Gallai'r rhain gynnwys post sothach neu negeseuon a allai fod yn ymosodol gan bobl sydd wedi cael profiadau gwael gyda'u gwasanaeth. Gallai hyn fod yn straen i reolwyr gwasanaethau ac unigolion cyfrifol. Gallai cynnydd cyffredinol yn nifer y negeseuon e-bost arwain at golli negeseuon pwysig gan AGC, Gofal Cymdeithasol Cymru neu sefydliadau allweddol eraill. Gallai hefyd arwain at gynnydd yn nifer y negeseuon ebost gwe-rwydo neu ymosodiadau seiber eraill.

Mae'r Rheoliadau yn glir mai dim ond rhif ffôn a chyfeiriad e-bost y gwasanaeth fydd yn cael eu cyhoeddi. Ni fyddwn yn ei gwneud yn ofynnol i unigolion cyfrifol, darparwyr gwasanaethau, rheolwyr, aelodau o staff nac unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth rannu na chyhoeddi eu manylion cyswllt personol na phroffesiynol. Rydym yn ymwybodol bod rhai gwasanaethau ar hyn o bryd wedi dewis rhoi cyfeiriad e-bost y rheolwr i AGC fel eu prif bwynt cyswllt, a allai gynnwys enw'r unigolyn hwnnw. Ar hyn o bryd, mae 31% o'r cyfeiriadau e-bost ar gyfer gwasanaethau a gyflwynir i AGC yn cynnwys enwau.

8.3 Yn sgil yr effeithiau a nodwyd, sut y bydd y cynnig: 

• yn sicrhau'r cyfraniad mwyaf posibl at ein hamcanion llesiant a'r saith nod llesiant; a/neu 
• yn osgoi, leihau neu liniaru unrhyw effeithiau negyddol?

Rydym o'r farn bod digon o amser cyn i'r Rheoliadau ddod i rym er mwyn i wasanaethau newid y manylion cyswllt y maent yn eu darparu i AGC, os ydynt yn dymuno – er enghraifft, i greu blwch post mwy generig ar gyfer y gwasanaeth. Ni fyddem yn disgwyl i gyfeiriadau e-bost gynnwys unrhyw fanylion am leoliad y gwasanaeth.

Fel rhan o'r broses o weithredu'r Rheoliadau hyn, bydd AGC yn ysgrifennu at wasanaethau i'w hannog i wirio eu manylion cyswllt a'u diweddaru os oes angen. O ran y cynnydd posibl yn nifer y negeseuon e-bost gwe-rwydo neu ymosodiadau seiber, byddwn yn lliniaru'r risg hon drwy atgoffa darparwyr gwasanaethau o'r adnoddau sydd ar gael ar 
seiberddiogelwch.

8.4 Sut y caiff effaith y cynnig ei monitro a’i gwerthuso wrth iddo fynd rhagddo ac ar ôl iddo gael ei gwblhau?

Byddwn yn gweithio gydag AGC i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ddarparwyr gwasanaetha.