Y Fframwaith Ansawdd Gwybodaeth a Chyngor: canllawiau i berchnogion safonau

Trosolwg

Cynhyrchwyd y ddogfen hon i ddarparu canllawiau ar ofynion Llywodraeth Cymru ar gyfer Perchnogion Safonau sy'n ceisio dod yn Gorff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru. Daw’r gofynion o’r brif ddogfen fframwaith wedi’i diweddaru “Y Fframwaith Ansawdd Gwybodaeth a Chyngor i Gymru (IAQF Cymru). Trydydd Argraffiad, Ebrill 2022”.

Mae Llywodraeth Cymru'n ymrwymedig i weithio gyda Pherchnogion Safonau er mwyn eu cefnogi wrth iddynt geisio am statws Corff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru.

Fframwaith dynamig

Cynlluniwyd IAQF Cymru yn wreiddiol i ddarparu Fframwaith dynamig a fyddai'n destun adolygiad a gwelliannau cyfnodol. Mae’r trydydd argraffiad yn casglu’r hyn a ddysgwyd o weithrediad y Fframwaith ers ei gyhoeddi yn 2018 ac mae Llywodraeth Cymru yn parhau i groesawu sylwadau gan Berchnogion Safonau ar weithrediad y cynllun hwn a ffyrdd y gellir ei wella.

Yn dilyn yr adolygiad o IAQF Cymru mae cwmpas y cynllun wedi’i ehangu i gynnwys categori newydd o “Gwasanaethau Cysylltiedig” sydd wedi’i gynllunio i ddarparu fframwaith sicrwydd ansawdd ar gyfer sefydliadau a gwasanaethau llai sy’n ymwneud â rhai agweddau ar wybodaeth, cyngor neu ganllawiau ond nad ydynt yn canolbwyntio'n bennaf ar y maes hwn.

Bydd Gwasanaeth Rheoleiddio a Gwella IAQF yn cydweithio â Pherchenogion Safonau posibl yn y maes hwn i gyflwyno cynlluniau sy'n cefnogi gwasanaethau o'r fath ar eu teithiau gwella ansawdd.

O fis Mehefin 2022 bydd angen i Berchnogion Safonau nodi pa rai o'r categorïau canlynol o achrediad IAQF y maent yn ceisio amdanynt. Y dewisiadau yw:

• Gwasanaeth Craidd IAQF: mae hwn yn disodli’r categori blaenorol “IAQF Achrededig (heb Adolygiad gan Gymheiriaid).”
• Gwasanaeth Craidd IAQF a Mwy: mae hwn yn disodli’r categori blaenorol “IAQF Achrededig (gydag Adolygiad gan Gymheiriaid).”
• Gwasanaeth Cysylltiedig IAQF: mae hwn yn gategori newydd gyda gofynion diwygiedig ar gyfer Safonau Sicrhau Ansawdd yn cael eu hail-fframio i fod yn fwy cymesur a phriodol i'r gwasanaeth a ddarperir.

Yn dilyn yr adolygiad o IAQF Cymru mae cwmpas y cynllun wedi’i ehangu i gynnwys categori newydd o “Gwasanaethau Cysylltiedig” sydd wedi’i gynllunio i ddarparu fframwaith sicrwydd ansawdd ar gyfer sefydliadau a gwasanaethau llai sy’n ymwneud â rhai agweddau ar wybodaeth, cyngor neu ganllawiau ond nad ydynt yn canolbwyntio'n bennaf ar y maes hwn. Mae’r diffiniad o “Gwasanaethau Cysylltiedig” yn tynnu ar y gwahaniaeth rhwng Cyngor Ariannol a Chanllawiau Ariannol a ddatblygwyd gan y Gwasanaeth Arian a Phensiynau.

Cyngor

Mae gwasanaeth cynghori yn debygol o argymell camau gweithredu i chi eu cymryd yn seiliedig ar y wybodaeth a ddarparwyd gennych a'ch amgylchiadau. Bydd yn cael ei ddarparu gan unigolyn cymwysedig a rheoledig neu gan sefydliad a reoleiddir. Mae darparwyr cyngor yn gyfrifol ac yn atebol am gywirdeb, ansawdd ac addasrwydd unrhyw argymhelliad a wnânt ac rydych wedi’ch diogelu gan y gyfraith.

Gwasanaethau cysylltiedig

Mae gwasanaethau cysylltiedig yn fwy tebygol o roi gwybodaeth a chanllawiau i chi a all eich helpu i gyfyngu ar eich opsiynau ond ni fyddant yn gwneud argymhelliad ar ba gamau y dylech eu cymryd. Mae darparwyr y gwasanaethau hyn yn gyfrifol am gywirdeb ac ansawdd y wybodaeth a ddarperir ganddynt ond nid am unrhyw benderfyniad a wnewch sy'n seiliedig ar y wybodaeth hon. Gall awgrymu beth allech chi ei wneud ond ni fydd yn argymell unrhyw gamau i'w cymryd.

Gwerthfawrogwn y gall y gwahaniaeth rhwng cyngor, gwybodaeth a chanllawiau fod yn faes llwyd. Bydd Gwasanaeth Rheoleiddio a Gwella IAQF yn cydweithio â Pherchnogion Safonau i nodi pa gategori o IAQF sy'n adlewyrchu orau'r gwasanaethau y maent yn dymuno eu sicrhau.

Proses IAQF

Mae proses asesu IAQF wedi'i diweddaru i adlewyrchu'r hyn a ddysgwyd o weithrediad cynlluniau sicrhau ansawdd gan Berchnogion Safonau yn ystod cyfnodau cloi Covid. Mae'r gofyniad am archwiliadau ar y safle wedi'i ddileu. Bydd gwasanaeth Rheoleiddio a Gwella IAQF yn archwilio methodoleg Perchnogion Safonau mewn perthynas â dulliau gweithredu o bell, ar y safle neu gyfryngau cymysg fel rhan o'r asesiad o geisiadau Perchnogion Safonau.

Cynnwys IAQF

Ar gyfer Gwasanaeth Craidd a Gwasanaeth Craidd a Mwy, bu rhai mân newidiadau i'r gofynion mewn nifer o feysydd ansawdd ac mae newidiadau sylweddol i'r trefniadau mewn perthynas â Maes Ansawdd 7 Canlyniadau. Ar gyfer Perchnogion Safonau sydd eisoes wedi sicrhau “Statws Corff Achredu Cymeradwy” bydd Gwasanaeth Rheoleiddio a Gwella IAQF yn darparu briffiau wedi'u targedu.

Ar gyfer Gwasanaethau Cysylltiedig, mae set newydd o ofynion.

Trosolwg

Mae IAQF Cymru yn eiddo i Lywodraeth Cymru a bydd cynnwys IAQF Cymru a’r prosesau sicrwydd cysylltiedig yn parhau i gael eu hadolygu o bryd i’w gilydd gan Lywodraeth Cymru. Mae’r dull o sicrhau ansawdd yng Nghymru nid yn unig yn ceisio sicrhau bod yr holl wybodaeth, cyngor, canllawiau a gwasanaethau cysylltiedig yn bodloni safonau gofynnol mewn perthynas â diogelwch, ymatebolrwydd ac effeithiolrwydd, ond mae hefyd yn ceisio sefydlu diwylliant o welliant parhaus o fewn darparwyr unigol ac ar draws yr holl sector.

Mae IAQF Cymru yn adeiladu ar yr ystod o gynlluniau sicrhau ansawdd presennol a ddefnyddir gan rywfaint o ddarparwyr gwybodaeth a/neu gyngor yng Nghymru. Nid yw'n sefydlu set newydd o safonau ond mae'n mynnu bod safonau presennol yn trafod ac yn diwallu'r meini prawf ansawdd o fewn pob maes ansawdd. Yn yr un modd, nid yw IAQF Cymru yn sefydlu proses sicrwydd ar wahân ar gyfer darparwyr unigol ond mae'n gweithio gyda phrosesau sicrwydd presennol a gynhelir gan Berchnogion Safonau lle mae'r rhain yn cydymffurfio â gofynion IAQF Cymru.

Bydd cynlluniau Perchnogion Safonau sy’n cyflwyno cynlluniau sicrhau ansawdd i ddarparwyr gwasanaethau unigol yng Nghymru sy’n ceisio Statws Corff Achredu Cymeradwy yn cael eu hasesu yn ôl gofynion IAQF ac efallai y bydd gofyn iddynt wneud addasiadau i sicrhau’r awdurdodiad hwn. Mae'r cyfle i ddatblygu safonau a phrosesau ansawdd sy'n cydymffurfio ag IAQF Cymru ac i geisio statws Corff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru'n agored i unrhyw sefydliad.

Mae IAQF Cymru yn gweithio gyda fframweithiau eraill, megis Fframwaith Ansawdd Cyngor ar Ddyledion y Gwasanaeth Arian a Phensiynau a gofynion rheoleiddio eraill i alinio gofynion a lleihau'r baich ar ddarparwyr gwasanaethau.

Dylai Cyrff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru nodi, os yw’r gwasanaeth sy’n cael ei achredu yn rhan o awdurdod lleol sy’n darparu gwasanaeth gwybodaeth, cyngor a chymorth (IAA), fel sy’n ofynnol gan Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014, y bydd dyletswyddau a gofynion penodol o dan y Ddeddf, y Rheoliadau, y codau ymarfer a’r canllawiau sy’n ymwneud ag agweddau sydd wedi’u cynnwys yn y fframwaith hwn. Mae enghreifftiau'n cynnwys asesiadau o anghenion (meini prawf ansawdd 2.2), diogelu (3.6), y fframwaith ymwybyddiaeth (gan gynnwys hyfforddiant ynghylch diogelu, 5.1) a gofynion achos ar gyfer IAA (4.3). Os bydd y gofynion cyfreithiol ynghylch gwasanaethau IAA yn wahanol i ofynion IAQF Cymru bydd y gofynion cyfreithiol yn cymryd blaenoriaeth.

Y broses sicrwydd

Mae IAQF Cymru nid yn unig yn ceisio sicrhau bod pob darparwr gwasanaeth yn bodloni safonau gofynnol mewn perthynas â diogelwch, ymatebolrwydd ac effeithiolrwydd, ond mae hefyd yn ceisio sefydlu diwylliant o welliant parhaus o fewn darparwyr unigol ac ar draws yr holl sector. Er mwyn gwreiddio'r diwylliant hwn mae IAQF Cymru yn cynnwys chwe chyfnod allweddol.

1. Hunanasesiad gan y darparwr gwasanaeth yn ôl safonau ei Gorff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru (Perchennog Safonol)
2. Mae asesiad proses bwrdd gwaith allanol gan Berchennog y Safon yn archwilio ac yn sicrhau’r dystiolaeth yn hunanasesiad y darparwr gwasanaeth
3. Asesiad Ansoddol gan Berchennog y Safon. Ar gyfer darparwyr Gwasanaeth Craidd a Mwy IAQF bydd y cam hwn yn cynnwys adolygiad gan gymheiriaid o ansawdd y cyngor a ddarperir gan y gwasanaeth
4. Adroddiad bydd asesiad neu adroddiad archwilio yn cael ei gwblhau gan Berchennog y Safon
5. Dylai’r adroddiad hwn i’r darparwr gwasanaeth gynnwys arsylwadau neu argymhellion i’r darparwr gwasanaeth fynd i’r afael â meysydd gwan neu drawsnewid meysydd o arfer da yn arfer rhagorol. Disgwylir y byddai darparwr gwasanaeth yn defnyddio hwn i ddatblygu cynllun gwella. Nid yw'n ofynnol i Berchnogion Safonau adolygu, cymeradwyo nac ymgysylltu fel arall â'r cynllun gwella.  
6. Disgwylir i ddarparwyr gwasanaeth Dilysu Interim gynnal hunanasesiad yn ôl y safon ansawdd o'u dewis ar bwynt canol eu hachrediad. Dylent hysbysu eu Perchennog Safon am unrhyw amrywiadau sylweddol o'r safon i benderfynu a oes angen cymryd unrhyw gamau adferol i gynnal eu hachrediad. Perchennog y Safon fydd yn pennu’r trothwy ar gyfer adrodd o’r fath a chaiff hyn ei adolygu fel rhan o’i gais i fod yn Gorff Achredu Cymeradwy IAQF.

Yr amserlen sicrwydd

Mae'n ofynnol i wasanaethau sydd wedi'u hachredu yn ôl IAQF Cymru gynnal rhaglen archwilio lawn bob tair blynedd (neu'n amlach os yw Perchennog y Safon yn gofyn). Felly bydd achrediad IAQF Cymru a gyhoeddir gan Berchnogion Safonau yn cwmpasu cyfnod o dair blynedd ar ôl cyhoeddi eu hadroddiad archwilio (neu lai na thair blynedd pan fo angen archwiliadau amlach gan Berchennog y Safon). Mewn amgylchiadau eithriadol, gellir ymestyn y cyfnod achredu hwn ond mae'r fath ymestyniadau yn ôl disgresiwn Llywodraeth Cymru.

Hunanasesiad

Bydd yn ofynnol i Berchnogion Safonau sy'n ceisio statws Corff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru roi sicrwydd bod eu proses yn cynnwys hunanasesiad cadarn gan y gwasanaeth yn ôl gofynion IAQF Cymru cyn yr archwiliad. Dylai hwn gynnwys asesiad o gydymffurfiaeth, meysydd ar gyfer gwella a barn y gwasanaeth ar unrhyw feysydd o berfformiad rhagorol.

Asesu allanol

Er mwyn cydymffurfio â gofynion IAQF Cymru, bydd angen i Berchnogion Safonau roi sicrwydd bod eu proses yn cynnwys asesiad allanol cadarn yn ôl gofynion IAQF Cymru. Dylai'r broses hon gynnwys asesiad o gydymffurfiaeth, meysydd ar gyfer gwella ac unrhyw feysydd o berfformiad rhagorol. Ar gyfer yr holl Berchnogion Safonau mae'n rhaid i'r broses gynnwys:

• asesiad Proses Bwrdd Gwaith Allanol o'r dystiolaeth ysgrifenedig a gyflwynwyd gan y gwasanaeth fel rhan o'r hunanasesiad a'r cais Perchnogion Safonau neu'r broses adnewyddu sicrwydd ansawdd.
• asesiad Ansoddol o'r gwasanaeth gan gynnwys archwilio'r adnoddau sydd ar gael i'r gwasanaeth, cymhwyso polisïau a gweithdrefnau, dealltwriaeth rheolwyr o weithrediad IAQF Cymru ac ymwybyddiaeth staff o'r gofynion ansawdd gan eu Perchennog Safon
• ar gyfer darparwyr Gwasanaeth Craidd a Mwy IAQF bydd y cam hwn yn cynnwys adolygiad gan gymheiriaid o ansawdd y wybodaeth a/neu'r cyngor a ddarperir gan y gwasanaeth

Mae Llywodraeth Cymru'n awyddus i sicrhau bod defnyddwyr gwasanaeth cyfredol a phosibl yn cael eu cynnwys yn yr asesiad allanol o wasanaethau achrededig IAQF Cymru. Fel lleiafswm bydd yn ofynnol i Berchnogioon Safonau ddarparu sicrwydd bod eu proses yn cynnwys ystyriaeth o farnau defnyddwyr gwasanaeth. Gall hyn gynnwys archwilio arolygon defnyddwyr gwasanaeth neu dystiolaeth arall a gesglir gan y darparwr.

Wrth ymgymryd ag asesiad allanol, bydd angen i Berchnogion Safonau ddarparu sicrwydd bod gan archwilwyr sgiliau priodol i ymgymryd â'u gwaith a'u bod yn destun goruchwyliaeth a chefnogaeth reolaidd i sicrhau cysondeb a gwrthrychedd staff archwilio. Bydd tystiolaeth i gefnogi cydymffurfiaeth â'r gofyniad hwn yn cynnwys:

• gofynion cymhwysedd staff archwilio (Ymwybyddiaeth, Gwybodaeth, Sgiliau)
• trefniadau cynefino ar gyfer staff archwilio
• trefniadau hyfforddi parhaol ar gyfer staff archwilio
• trefniadau goruchwylio ac arfarnu ar gyfer staff archwilio
• unrhyw gynlluniau cymhwyso neu ardystio sydd ar gael ar gyfer staff archwilio neu sy'n ofynnol ganddynt

Gofynion gwasanaeth craidd a mwy

Bydd yn ofynnol i Berchnogion Safonau sy'n ceisio Statws Corff Achredu Awdurdodedig Gwasanaeth Craidd a Mwy gynnwys adolygiad allanol gan gymheiriaid yn eu hasesiad o wasanaethau darparwyr. Gall Perchennog y Safon neu Gorff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru arall wneud hyn (gan gynnwys gwasanaeth Adolygiad gan Gymheiriaid cyngor ar ddyledion MaPS lle bo'n berthnasol).

Dylai'r Adolygiad gan Gymheiriaid gynnwys:

• Ar gyfer gwasanaethau math 1, 2 a 3 archwiliad o gofnodion achosion/systemau monitro, adnoddau gwybodaeth sydd ar gael i weithwyr gwybodaeth a/neu gyngor y gwasanaeth, hyfforddiant yr ymgymerir ag ef gan weithwyr gwybodaeth a/neu gyngor y gwasanaeth, trefniadau ar gyfer goruchwylio staff cyflogedig a heb dâl.
• Ar gyfer gwasanaethau math 4 a 5 archwiliad o'r hyn uchod ac ar ben hynny adolygiadau o hapsampl o ffeiliau achos sy'n adlewyrchu ystod y gweithgarwch cynghori yr ymgymerir ag ef gan y gwasanaeth hwnnw. Dylai maint y sampl adlewyrchu cyfanswm heb fod yn llai nag 1% o weithgarwch y gwasanaeth hwnnw mewn cysylltiad ac achosion Math 4 a 5. Dylai'r gwaith o graffu ffeiliau achos gynnwys asesiad o ansawdd yn ôl y chwe maen prawf yn niffiniad IAQF Cymru o wybodaeth a chyngor Da.

I’r Perchnogion Safonau hynny sy’n darparu Gwasanaeth Craidd a Mwy (Adolygiad gan Gymheiriaid) bydd angen iddynt ddangos bod eu hadolygwyr sy'n gymheiriaid yn bodloni’r gofynion uchod ac y gallant hefyd ddangos:

• lefelau priodol o wybodaeth yn y pynciau cyngor sy'n berthnasol i'r gwasanaeth sy'n mynd trwy'r archwiliad
• lefelau priodol o sgiliau ar gyfer y Math o waith gwybodaeth neu gyngor sy'n berthnasol i'r gwasanaeth sy'n ymgymryd â'r archwiliad

Adroddiad a chynllun gwella

Yn ganolog i IAQF Cymru yw’r dyhead bod y fframwaith nid yn unig yn ceisio sicrhau bod pob darparwr gwasanaeth yn bodloni safonau gofynnol mewn perthynas â diogelwch, ymatebolrwydd ac effeithiolrwydd, ond hefyd bod IAQF Cymru yn gwreiddio diwylliant o welliant parhaus o fewn darparwyr unigol ac ar draws y sector fel cyfanwaith.

Oherwydd hyn mae Llywodraeth Cymru'n mynnu bod Perchnogion Safonau nid yn unig yn darparu asesiad deuaidd pasio/methu cydymffurfio/peidio â chydymffurfio ond hefyd adroddiad sy'n nodi meysydd lle gallai'r gwasanaeth, er ei fod yn cydymffurfio, geisio gwneud gwelliannau a lle mae meysydd o arferion da neu ragorol a allai fod yn ddefnyddiol i ddarparwyr eraill o wybodaeth a/neu gyngor neu'r sector yn fwy cyffredinol.

Dylai Adroddiad y Corff Achredu gynnwys arsylwadau neu argymhellion lle gallai'r darparwr gwasanaeth fynd i'r afael â meysydd gwan neu drawsnewid meysydd o arfer da yn arfer rhagorol. Disgwylir y byddai darparwr gwasanaeth yn defnyddio hwn i ddatblygu cynllun gwella.  Sylwch, nid oes unrhyw ofyniad ar y corff achredu i adolygu, cymeradwyo nac ymgysylltu fel arall â’r cynllun gwella.

Dilysiad interim

Bydd achrediad IAQF Cymru a gyhoeddir gan Berchnogion Safonau yn cwmpasu cyfnod o dair blynedd ar y mwyaf. Bydd cynnal achrediad yn barhaus yn dibynnu ar “Dilysiad Interim” lle mae'n rhaid i wasanaethau achrededig gynnal hunanasesiad mewnol sy'n nodi cydymffurfiaeth barhaus ar bwynt canol achrediad y gwasanaeth hwnnw. Bydd Perchnogion Safonau yn pennu'r trothwy ar gyfer adrodd am unrhyw feysydd o ddiffyg cydymffurfio a nodwyd gan hunanasesiad neu newidiadau mawr mewn perthynas â throsiant, newidiadau staffio ac ati y maent yn disgwyl i'r gwasanaeth adrodd arnynt i'w Perchennog Safon er mwyn diogelu uniondeb eu cynllun.

Rydym yn awgrymu y gall newidiadau pwysig gynnwys rhai neu'r cyfan o'r dilynol:

• newidiadau sylweddol i drosiant ariannol (e.e. naill ai codiadau sylweddol mewn cyllid neu ostyngiadau sylweddol mewn cyllid)
• trosiant gormodol o staff cyflogedig neu heb dâl (e.e. mae trosiant yn fwy na 35%)
• newidiadau sylweddol o ran uwch-arweinwyr (e.e. lle mae'r rheolwr gwasanaeth a'i ddirprw ill dau wedi newid neu lle mae cyfarwyddwr a chadeirydd sefydliad wedi newid
• newidiadau sylweddol i'r dulliau cyflenwi gwybodaeth a/neu gyngor (e.e. symud o gyflenwi wyneb yn wyneb at gyngor ar y ffôn)
• newidiadau sylweddol i'r mathau o gyngor a gyflenwir (e.e. colli adran gyngor budd-daliadau'n llwyr)
• uno neu gaffael

Atal dros dro neu ddiddymu achrediad

Bydd angen i Berchnogion Safonau sy'n ceisio cael statws Corff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru nodi'r sail a'r trefniadau dros atal dros dro neu ddiddymu achrediad o wasanaethau lle maent wedi derbyn achrediad IAQF.

Bydd angen i Berchnogion Safonau sy'n ceisio statws Corff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru arddangos bod ganddynt broses apelio gadarn ar gyfer penderfyniadau ynghylch atal dros dro neu ddiddymu achrediad ac ar gyfer gwrthod y dyfarniad achredu neu ddyfarniad amodol o achredu i wasanaeth.

Yn yr un modd, dylai Perchnogion Safonau sy'n ceisio statws Corff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru fod â threfniadau i ddelio â chwynion ynghylch y gwasanaethau maent yn cyflenwi oddi wrthynt a modd o adrodd am y rhain wrth Lywodraeth Cymru.

Trosolwg

Mae'r adran uchod yn darparu manylion ynghylch y gofynion ar Gyrff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru mewn cysylltiad â gofynion y broses ar gyfer sicrhau ansawdd darparwyr unigol o wybodaeth a/neu gyngor yn ôl IAQF Cymru. Mae'r adran nesaf yn manylu ar sut bydd angen i bob Perchennog Safon sy'n ceisio statws Corff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru arddangos bod cynnwys eu safonau wedi'i alinio â'r maes ansawdd a gofynion meini prawf ansawdd IAQF Cymru. Yn yr adran hon rydym yn manylu ar y gofynion ychwanegol ar Gyrff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru i aros yn rhan o IAQF Cymru.

Hyd statws corff achredu cymeradwy IAQF

Dyfernir Statws Corff Achredu a gymeradwyir gan IAQF am dair blynedd.

Unwaith bod Perchennog Safon wedi sicrhau statws Corff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru bydd yn ofynnol iddynt ddarparu rhybudd i Lywodraeth Cymru o unrhyw newidiadau arfaethedig i gynnwys neu ddull gweithredu eu cynllun. Efallai bydd Llywodraeth Cymru'n mynnu bod y Corff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru'n cael ei ailasesu ynghylch cydymffurfio ag IAQF Cymru.

Efallai caiff Perchnogion Safonau eu cynnwys fel Corff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru yn amodol ar ymgymryd â nifer o newidiadau i'w cynllun. Os bydd hyn yn wir, efallai bydd angen i Berchnogion Safonau adrodd am gynnydd tuag at gydymffurfiad llawn yn ôl cynllun gweithredu a amserlennir.

Efallai y caiff statws Corff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru ei dynnu gan Lywodraeth Cymru lle ystyrir bod cynnwys cynllun y corff hwnnw, y prosesau sicrwydd yr ymgymerir â hwy gan y cynllun hwnnw neu ddull gweithredu eu cynllun yn tanseilio uniondeb IAQF Cymru.

Bydd IAQF Cymru yn destun adolygu a diwygio posibl. Os digwydd y fath ddiwygiadau bydd Llywodraeth Cymru'n penderfynu a oes angen i Gyrff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru gael eu hailasesu ynghylch cydymffurfiaeth barhaol ag IAQF.

Cyfraniad strategol i ddatblygiad IAQF Cymru

Mae IAQF Cymru wedi'i gynllunio i fod yn ddynamig. Gall Cyrff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru chwarae rôl bwysig o ran gyrru gwelliannau i'r IAQF a'r ffyrdd y mae'n cael ei weithredu. Oherwydd hyn, disgwylir i Gorff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru:

• gymryd rhan mewn o leiaf un cyfarfod y flwyddyn â Llywodraeth Cymru, gan ganolbwyntio ar gysondeb rhwng cynlluniau a nodi arferion gorau
• cyflwyno adroddiad blynyddol ar ddull gweithredu eu cynllun, gan gynnwys:
  • adroddiad meintiol ar nifer yr archwiliadau, cyfanswm nifer y gwasanaethau a gwmpasir gan IAQF Cymru, niferoedd y gwasanaethau newydd a nifer y gwasanaethau a dynnwyd
  • adroddiad ansoddol yn cynnwys meysydd her a wynebir gan wasanaethau a meysydd arferion da neu ragorol i'w hystyried fel rhan o'r Ddogfen Gyfarwyddyd ac Arferion Da
  • aylwadau eraill sy'n berthnasol i ddatblygu IAQF Cymru ymhellach
• trefnu bod ffioedd y gellir eu codi am archwiliadau llawn neu rannol ar gael i'r cyhoedd

Bydd IAQF Cymru yn ei gwneud yn ofynnol i Gyrff Achredu Cymeradwy IAQF Cymru sicrhau bod gwasanaethau achrededig IAQF Cymru yn cydymffurfio â’r camau gweithredu canlynol:

• cyflwyno manylion llawn ynghylch eu gwasanaeth i gyfeiriadur darparwyr gwybodaeth a chyngor Llywodraeth Cymru
• diweddaru manylion llawn ynghylch eu gwasanaeth i gyfeiriadur darparwyr gwybodaeth a chyngor Llywodraeth Cymru o fewn un mis o unrhyw newid i'w gwasanaeth
• cadarnhau'r data a gofnodwyd ar gyfeiriadur darparwyr gwybodaeth a chyngor Llywodraeth Cymru pob chwe mis
• arddangos logo achredu IAQF Cymru mewn man amlwg ar y safle a mewn deunyddiau eraill yn unol ag unrhyw gyfarwyddyd a gyhoeddir gan Lywodraeth Cymru
• tynnu i ffwrdd unrhyw nodau achredu IAQF Cymru o fewn saith diwrnod o atal dros dro, tynnu i ffwrdd neu ddiddymu achrediad IAQF Cymru

Mae Llywodraeth Cymru wedi sefydlu Gwasanaeth Rheoleiddio a Gwella IAQF i roi Statws Corff Achredu Cymeradwy i Berchnogion Safonau sy'n bodloni gofynion IAQF Cymru yn amodol ar gais ac asesiad.

Cynllunir Gwasanaeth Rheoleiddio a Gwella IAQF i gefnogi Perchnogion Safonau trwy'r broses ymgeisio ac wrth gydymffurfio'n barhaus â gofynion IAQF.

Dylai Perchnogion Safonau sy'n ceisio Statws Corff Achredu Cymeradwy IAQF ar gyfer eu Safon achrediad wneud y dilynol.

Cam 1: Cyn Ymgeisio

Dylai Perchnogion Safonau sy'n ceisio Statws Corff Achredu Cymeradwy IAQF gysylltu â Gwasanaeth Rheoleiddio a Gwella IAQF i drafod eu cais. Yn y cyfarfod cyntaf bydd Perchennog y Safon yn cytuno â'r Rheoleiddio a Gwella:

• y categori IAQF sydd fwyaf priodol i'w Safon (h.y. Gwasanaeth Craidd, Gwasanaeth Craidd a Mwy, Gwasanaeth Cysylltiedig)
• arwydd cychwynnol o'r meysydd lle y gallai fod angen cymorth Rheoleiddio ar Berchennog y Safon i Gwellhad
• amlinelliad o amserlen ar gyfer y gwaith

Cam 2: Cais Drafft

Bydd Perchennog y Safon yn cyflwyno cais drafft i Reoleiddio a Gwella a bydd yn cymryd rhan mewn cyfarfod i drafod addasiadau y gallai fod eu hangen cyn cyflwyno eu cais ffurfiol. Gellir darparu cymorth pellach i Berchennog y Safon gan Reoleiddio a Gwella yn ystod y cam hwn yn ystod y cam hwn os yn briodol.

Mae ffurflenni cais ar wahân ar gael ar gyfer pob categori o IAQF. Bydd y rhain yn cael eu darparu i ymgeiswyr posibl mewn fformatau MS Word neu MS Excel i ymgeiswyr.

Cam 3: Cais Ffurfiol

Bydd Perchennog y Safon yn gwneud cais ffurfiol yn ystod y cam hwn gan gynnwys unrhyw ddiwygiadau y cytunwyd arnynt rhwng Perchennog y Safon a Rheoleiddio a Gwella yn dilyn y cais drafft.

Cam 4: Ôl Cais

Os bydd y cais yn llwyddiannus ond bod angen rhai camau adferol, bydd Perchennog y Safon yn cytuno ar gynllun gweithredu wedi'i amserlennu ar gyfer cyflawni gyda Rheoleiddio a Gwella.

Bydd Llywodraeth Cymru yn cysylltu â’r holl ymgeiswyr llwyddiannus (boed camau adferol ai peidio) mewn perthynas â chyfathrebu’r dyfarniad, defnyddio’r logo ac ati.

Os bydd y cais yn aflwyddiannus bydd Rheoleiddio a Gwella yn gweithio gyda'r ymgeisydd i gytuno ar gamau gweithredu adferol i gefnogi cais yn y dyfodol.

Mae tair ffurflen gais ar wahân ar gael gan Wasanaeth Rheoleiddio a Gwella IAQF:

• gwasanaeth Craidd IAQF: mae hwn yn disodli’r categori blaenorol “IAQF Achrededig (heb Adolygiad gan Gymheiriaid).”
• gwasanaeth Craidd IAQF a Mwy: mae hwn yn disodli’r categori blaenorol “IAQF Achrededig (gydag Adolygiad gan Gymheiriaid).”
• gwasanaeth Cysylltiedig IAQF: mae hwn yn gategori newydd gyda gofynion diwygiedig ar gyfer Safonau Sicrhau Ansawdd yn cael eu hail-fframio i fod yn fwy cymesur a phriodol i'r gwasanaeth a ddarperir.

Os hoffech wneud cais, cysylltwch â Rheoleiddio a Gwella IAQF a byddant yn trafod y categori IAQF mwyaf priodol ar gyfer eich Safon gyda chi ac yn darparu'r ffurflen gais a rhaglen o gymorth cyn ymgeisio i chi.

Cysylltu â rheoleiddio a gwella

Mae darparu Rheoleiddio a Gwella IAQF yn cael ei gontractio gan Lywodraeth Cymru i MBARC. Cysylltwch â MBARC trwy e-bostio iain.easdon@mbarc.co.uk.