Nodiadau polisi caffael Cymru WPPN 05/21: Canllawiau ar Neilltuo Contractau Caffael sydd dan y Trothwy ar gyfer Awdurdodau Contractio Sector Cyhoeddus Cymru

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n fwy cyfartal
• Cymru o gymunedau cydlynus
• Cymru sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang

1.1 Mae WPPN 05/21 yn mabwysiadu ac yn datblygu Nodyn Polisi Caffael Llywodraeth y DU PPN 11/20 on Reserving Below Threshold Procurements (“UKG PPN 11/20”) a’r canllawiau cysylltiedig A Guide to Reserving Below Threshold Procurements a gyhoeddwyd gan Swyddfa’r Cabinet.

1.2 Mae UKG PPN 11/20 yn darparu gwybodaeth ac arweiniad ar yr opsiynau sydd ar gael i ”In Scope organisations” (yn Lloegr, mae “In Scope organisations” yn golygu adrannau’r Llywodraeth ganol, eu hasiantaethau gweithredol a chyrff anadrannol) fel y’u gelwir ar gyfer symleiddio’r drefn gaffael mewn perthynas â gwariant ar gontractau nwyddau, gwasanaethau a gwaith sydd werth llai na’r trothwyon cymwys (y trothwyon presennol ar gyfer contractau cyflenwi a gwasanaethau yw £122,976 ac ar gyfer contractau gwaith yw £4,733,252). Mae hefyd yn annog ‘in scope organisations’ i gadw tendrau isel eu gwerth ar gyfer Busnesau Bach a Chanolig (BBaChau) a Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol (MGCChau), ac i gyflenwyr mewn ardaloedd penodol.

1.3 Contractau “o dan y trothwy” yw’r contractau hynny nad yw eu gwerth yn ddigon i ddarpariaethau Rhan 2 o PCR 2015 fod yn gymwys iddynt.

1.4 Mae’r WPPN hwn yn rhoi gwybodaeth ac arweiniad i Gyff Sector Cyhoeddus Cymru (SCC) ynghylch neilltuo contractau sydd o dan y trothwy.

2.1 Mae’r WPPN hwn wedi’i gyhoeddi i gynorthwyo holl Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC, gan gynnwys adrannau Llywodraeth Cymru, cyrff GIG Cymru, Cyrff a Noddir gan Lywodraeth Cymru, awdurdodau lleol (caiff awdurdodau lleol eu hatal rhag cadw contractau yn ôl lleoliad daearyddol gan adran 17(5)(e) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1988. Gweler paragraff 3.1 isod.) a gweddill y sector cyhoeddus.

2.2 Mae’r WPPN hwn yn ymdrin â chontractau am nwyddau, gwasanaethau a gwaith sy’n cael eu cynnal yng Nghymru. A fyddech cystal â rhannu’r WPPN â phob rhan o’ch sefydliad ac â sefydliadau perthnasol eraill rydych yn gyfrifol amdanynt, gan dynnu sylw’r rheini sydd â chyfrifoldebau caffael, masnachol a chyllidol yn arbennig.

3.1 Mae’r DU wedi ymadael â’r UE. Mae hynny’n golygu bod gennym fwy o ryddid o ran gwariant contractau nwyddau, gwasanaethau a gwaith sydd werth llai na’r trothwyon statudol cymwys. Mae’r canllaw hwn yn rhoi’r opsiwn i Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC gadw tendrau caffael sydd o dan y trothwy yn benodol ar gyfer Busnesau Bach a Chanolig (BBAChau) a Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol (MGCCHau). Mae’n cynnig opsiynau hefyd i rai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC gadw gadw contractau ar gyfer cyflenwyr mewn ardaloedd penodol. Noder, fodd bynnag, na chaniateir cadw contractau fel hyn ar gyfer awdurdodau lleol yng Nghymru (Adran 17(5)(e) Mae Deddf Llywodraeth Leol 1988 yn gwahardd awdurdod lleol rhag ystyried "lleoliad gweithgareddau busnes neu fuddiannau contractwyr mewn unrhyw wlad neu diriogaeth" wrth wneud penderfyniadau caffael).

3.2 Dylai Awdurdodau Contractio SCC nodi hefyd bod UKG PPN 11/20, yn cyfeirio at ofynion mewn perthynas â chontractau o dan y trothwy yn cael eu disgrifio ym Mhennod 8 o Ran 4 o PCR 2015. Nid yw’r gofynion hyn yn effeithio ar swyddogaethau awdurdodau contractio Cymru os yw’r swyddogaethau hynny wedi’u datganoli I Gymru. “swyddogaethau wedi’u datganoli i Gymru” – swyddogaeth y gellid ei rhoi i awdurdod contractio trwy ddarpariaeth sydd o fewn cymhwysedd deddfwriaethol y Senedd (“swyddogaethau wedi’u datganoli i Gymru” – swyddogaeth y gellid ei rhoi i awdurdod contractio trwy ddarpariaeth sydd o fewn cymhwysedd deddfwriaethol y Senedd).

4.1  Cadw contractau

Mae UKG PPN 11/20, yn cynghori y dylai contractau sydd o dan y trothwy naill ai gael eu cadw ar gyfer un sir neu gael eu hysbysebu drwy’r DU yn gyfan. Er bod Llywodraeth Cymru yn cytuno â hyn, rydym am ymestyn y canllawiau ymhellach i gynnwys hysbysebu contractau fesul rhanbarth, cyn belled â bod ardal y rhanbarth yn cael ei diffinio'n gywir yn y dogfennau tendro. Drwy hynny, cysylltir â mwy o gyflenwyr a cheir mwy o gyfleoedd i gydweithio.

Efallai yr hoffai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC ystyried, lle bo hynny’n briodol, yr opsiynau canlynol wrth gaffael contractau sydd o dan y trothwy:

4.1.1 Cadw tendr caffael ar gyfer lleoliad y cyflenwr

Mae hyn yn golygu cynnal cystadleuaeth a nodi mai dim ond cyflenwyr mewn ardal benodol sy’n cael cynnig am y contract. Gallai'r ardal honno olygu’r DU gyfan, neu gallai fod yn sir neu ranbarth yn y DU, gan ddibynnu ar yr amcanion dan sylw, e.e. cefnogi cadwyni cyflenwi domestig y DU a hyrwyddo cydnerthedd a chapasiti, neu, lle bo'n briodol, mynd i'r afael ag anghydraddoldeb economaidd a chefnogi recriwtio, hyfforddiant, sgiliau a buddsoddi lleol. Yn unol â UKG PPN 11/20, ni ddylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC ddiffinio ardal yn ôl gwledydd y DU (h.y. Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon) a lle cedwir tendr ar gyfer sir, dim ond un sir y gellir ei henwi. Yn yr un modd, os caiff ei gadw i ranbarth, gellir ond cadw’r tendr i gyflenwyr un rhanbarth. Dylid disgrifio lleoliad y cyflenwr drwy gyfeirio at ble mae'r cyflenwr wedi'i leoli neu ei sefydlu a lle mae’n cynnal gweithgareddau busnes sylweddol yn hytrach na lleoliad swyddfa gofrestredig y busnes yn unig.

A

4.1.2 Cadw tendrau caffael ar gyfer Busnesau Bach a Chanolig (BBaChau) a Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol (MGCChau)

Mae hyn yn golygu cynnal cystadleuaeth a nodi mai dim ond BBaChau a MGCChau sy’n cael cynnig am y contract. Mae Llywodraeth Cymru yn cytuno â chadw contractau sydd o dan y trothwy ar gyfer VVaChau a MGCChau lle bo hynny’n briodol. O gofio gwerth gwasanaethau a chontractau gwaith, mae cymorth ar gael i fusnesau bach a chanolig a MGCChau/y trydydd sector ar gyfer tendro am gontractau. Ewch i wefan Busnes Cymru i gael rhagor o wybodaeth am y cymorth sydd ar gael i fusnesau bach.

4.1.3 Dylid ystyried yr opsiynau hyn fesul achos, a gellir gwneud hynny fesul un neu gyda'i gilydd, ble y caniateir hyn. Er enghraifft, efallai y bydd Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC am gadw’r tendr ar gyfer cyflenwyr mewn lleoliad penodol (y DU gyfan, sir neu ranbarth yn y DU) ac ar gyfer BBaCHau a MGCChau yn unig.

4.1.4 Dylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC ddisgrifio'n glir yn eu hysbysiadau a dogfennau caffael ar gyfer pwy y maent am gadw’r tendrau, gan gynnwys y diffiniadau safonol o BBaChau / MGCChau, ac unrhyw gyfyngiadau ar leoliad cyflenwyr a dylid disgrifio’r rheini mor gywir â phosibl.

4.2 Ystyriaethau eraill ynghylch lleoliad cyflenwyr

4.2.1 Wrth ystyried lleoliad cyflenwr, dylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC ystyried a yw'r cyflenwr wedi'i leoli neu ei sefydlu mewn lleoliad penodol ac a yw’n cynnal gweithgareddau busnes sylweddol yn y lleoliad hwnnw. Yn y cyd-destun hwn, mae hyn yn golygu bod ffatri neu ganolfan barhaol arall yn y lleoliad hwnnw lle mae gweithgareddau busnes ystyrlon yn cael eu cynnal yn hytrach na swyddfa gofrestredig yn unig. Er enghraifft, os yw'r tendr yn cael ei gadw ar gyfer cyflenwyr yn y DU gyfan, neu mewn rhanbarth fel Gogledd Cymru, ni ddylai hyn atal cyflenwyr tramor rhag cymryd rhan cyn belled â'u bod wedi'u lleoli neu eu sefydlu yno a bod yn cynnal gweithgareddau busnes sylweddol yno.

4.2.2 Dylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC nodi a rheoli’r risg o dwyll a llygredd wrth gaffael o dan y trothwy, gan nodi amddiffyniadau a chamau lliniaru priodol ar gyfer rheoli’r risgiau hynny.

4.2.3 Mae’n bwysig bod yn ymwybodol y gall busnes sefydlu swyddfeydd ffug er mwyn cael bod yn gymwys am gontractau sydd wedi’u diffinio yn ôl ardal. Felly dylid cymryd camau rheoli risg priodol cyn caffael o dan y trothwy. I leihau’r risg, dylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC gadarnhau manylion y cyflenwr dan sylw yn Nhŷ’r Cwmnïau a chyda ffynonellau gwybodaeth eraill. Gallai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC ofyn i’r cyflenwr ei hun am gadarnhad a / neu lle bo hynny’n briodol gallai ymweld â’r safle i sicrhau bod y cyflenwr yn wir yn cynnal gweithgareddau busnes sylweddol yn y lleoliad hwnnw.

4.2.4 Os nad yw Corff Sector Cyhoeddus Cymru SCC yn fodlon â'r atebion y mae wedi'u cael, a bod y dystiolaeth yn awgrymu nad yw'r cyflenwr yn cynnal gweithgareddau yn y lleoliad a ddiffinnir, yna ni ddylai Corff Sector Cyhoeddus Cymru SCC ganiatáu i'r cyflenwr gymryd rhan yn y broses gaffael.

4.3 GwerthwchiGymru

4.3.1 Yn y WPPN hwn, GwerthwchiGymru yw porthol hysbysebu Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC.

4.3.2 Ar gyfer cyfleoedd a gyhoeddir drwy GwerthwchiGymru rhaid rhoi digon o gefnogaeth a’u hyrwyddo’n ddigonol fel bod sefydliadau’n cofrestru ar y system ac yn teimlo eu bod yn cael gwneud cais. Ewch i Busnes Cymru i gael rhagor o wybodaeth am y cymorth sydd ar gael i fusnesau bach.

• Deddf Llywodraeth Leol 1988
• Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015
• Rheoliadau Caffael Cyhoeddus (Diwygio ac ati) (Ymadael â’r UE) 2020

Bydd yr WPPN hwn mewn grym o ddyddiad ei gyhoeddi ar 24/06/2021 tan y caiff ei ddisodli neu ei ddiddymu.

Mae’r WPPN hwn yn gyson ag egwyddorion canlynol Datganiad Polisi Caffael Llywodraeth Cymru:

Egwyddor 1

Byddwn yn ysgogi gweithgarwch caffael cydweithredol yng Nghymru i sicrhau y canlyniadau cynaliadwy a hirdymor mwyaf posibl o ran gwerth cymdeithasol ac economaidd a all ddeillio o wariant cyhoeddus.

Egwyddor 5

Byddwn yn cefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy’n gysylltiedig â chaffael blaengar, megis yr Economi Sylfaenol a Chylchol, drwy weithgarwch caffael cydweithredol, sy’n seiliedig ar leoedd (boed yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu’n lleol) sy’n meithrin cadwyni cyflenwi lleol gwydn.

Egwyddor 10

Byddwn yn hyrwyddo caffael sy’n seiliedig ar werth sy’n sicrhau’r canlyniadau hirdymor gorau posibl i Gymru.

8.1 Er mwyn helpu i roi’r WPPN hwn ar waith, mae GwerthwchiGymru’n cynnig y cyfleuster “Dyfynbris Cyflym” i helpu Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC. Mae’n ffordd i brynwyr gael dyfynbrisiau cystadleuol yn electronig ar gyfer tendrau isel eu gwerth trwy ddefnyddio cyflenwyr sydd wedi’u cofrestru ar GwerthwchiGymru. Defnyddir Dyfynbris Cyflym i gael dyfynbrisiau ar gyfer tendrau isel eu gwerth/isel eu risg neu i gynnal mini-gystadlaethau o fewn cytundeb fframwaith.

8.2 Caiff manylion y Dyfynbris Cyflym eu creu ar-lein trwy’r dewin creu hysbysiadau a’u dosbarthu ymhlith rhestr ddethol o gyflenwyr.  Mae sawl ffordd o hidlo a dewis y cyflenwyr rydych am eu gwahodd i gynnig trwy’r Proffil Canfod Cyflenwr.  Bydd y Dyfynbris Cyflym ond yn cael ei anfon at y cyflenwyr a ddewisir ac ni chyhoeddir enwau’r cyflenwyr hynny ar y porthol. Felly, dim ond y cyflenwyr fydd wedi’u dewis i gynnig fydd yn cael gweld manylion y dyfynbris a chyflwyno ymateb.

8.3 Ar ôl cofrestru ar GwerthwchiGymru, gall unrhyw gyflenwr gael ei wahodd gan brynwr i gynnig dyfynbris.  Er mwyn gwella ei siawns o gael ei ddewis, dylai cyflenwr lenwi Proffil Canfod Cyflenwr llawn a chywir. Am ragor o fanylion, ewch i Ganllaw Defnyddwyr GwerthwchiGymru.

8.4 Am ragor o wybodaeth a chanllaw am y Dyfynbris  Cyflym, ewch i wefan GwerthwchiGymru.

Os oes gennych gwestiynau am y WPPN hwn, cysylltwch â:

Polisi Masnachol: CommercialPolicy@gov.wales.

Os oes gennych gwestiynau am y cymorth sydd ar gael i fusnesau bach, cysylltwch â:

Llinell gymorth Busnes Cymru: 03000 6 03000
Llinell gymorth GwerthwchiGymru: 0800 222 9004

Cafodd y cyhoeddiadau canlynol eu defnyddio i baratoi’r WPPN hwn:

• PPN 11/20 Procurement Policy Note - Reserving Below Threshold Procurements (Crown Commercial Services December 2020)
• A Guide to Reserving Below Threshold Procurements (Crown Commercial Services December 2020)
• Canllaw Defnyddwyr GwerthwchiGymru (GwerthwchiGymru)
• Canllaw i Brynwyr - Dyfynbris Cyflym (GwerthwchiGymru)

• PN 11/20 Procurement Policy Note - Reserving Below Threshold Procurements (Crown Commercial Services December 2020)
• A Guide to Reserving Below Threshold Procurements (Crown Commercial Services December 2020)
• Canllaw Defnyddwyr GwerthwchiGymru (GwerthwchiGymru)
• Canllaw i Brynwyr - Dyfynbris Cyflym (GwerthwchiGymru)

Troednodiadau

1. Caiff awdurdodau lleol eu hatal rhag cadw contractau yn ôl lleoliad daearyddol gan adran 17(5)(e) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1988. Gweler paragraff 3.1 uchod.