WPPN 04/21: Canllawiau ar ddefnyddio Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru iachach
• Cymru sy’n fwy cyfartal

• Nid cyngor cyfreithiol yw’r wybodaeth yn y ddogfen hon ac nid yw’n gwbl gynhwysfawr – dylai’r partïon contractio geisio’u cyngor annibynnol eu hunain, yn ôl y gofyn. Sylwch hefyd fod y gyfraith yn newid yn gyson ac y dylid ceisio cyngor ym mhob achos unigol. Mae’r ddogfen hon yn adlewyrchu’r sefyllfa fel y mae ym mis Mawrth 2023.
• Mae’r Nodyn Cyngor Caffael Cymru (WPPN) yn gyson â Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 ac nid effeithir ar y darpariaethau hynny o hyd gan Offeryn Statudol y DU rhif 1319 Rheoliadau Caffael Cyhoeddus (Diwygio ac ati) (Ymadael â’r UE) 2020, a ddaeth i rym ar 1 Ionawr, yn effeithio ar ddarpariethau’r Rheoliadau hynny. Mae’r OS yn cywiro yn unig ddiffygion sy’n codi yn sgil ymadawiad y DU â’r UE ac yn rhoi ar waith agweddau perthnasol ar Gytundeb Ymadael y DU/UE.
• Cafodd y Nodyn Cyngor Caffael ei lunio yn bennaf er budd swyddogion sector cyhoeddus mewn swyddi caffael, masnachol ac ariannol a rhadbybir felly fod ganddynt lefel benodol o wybodaeth am gaffael cyhoeddus.
• Ceir copïau o’r WPPN hwn ar wefan Llywodraeth Cymru llyw.cymru ac os oes gennych unrhyw ymoliadau, e-bostiwch PolisiMasnachol@llyw.cymru neu cysylltwch â gwasanaethau cwsmeriaid Llywodraeth Cymru yn Cysylltu â Llywodraeth Cymru.

1.1 Mae’r canllaw hwn yn cymryd lle fersiwn 2.2 Mai 2021 o ‘Ganllawiau’r Nodyn Cyngor Caffael ar ddefnyddio polisi Llywodraeth Cymru ar gyfrifon banc prosiectau’ a’i ddiben yw helpu i roi polisi Llywodraeth Cymru ar Gyfrifon Banc Prosiectau ar waith.

2.1 Mae’r Nodyn Cyngor Caffael hwn yn ymdrin yn benodol â:

2.1.1 Holl gontractau adeiladu a seilwaith Llywodraeth Cymru ac unrhyw ‘gontractau cymwys’ eraill gwerth £2m neu fwy (gweler adran 3.52) sy’n cael eu darparu yn uniongyrchol ar ran adrannau Llywodraeth Cymru y mae angen cyfrifon banc prosiect arnynt fel amod i’r ariannu oni cheir rhesymau cryf dros beidio â’u cael. Lle ceir rhesymau cryf o’r fath, bydd angen paratoi adroddiad yn esbonio’r rhesymau dros y penderfyniad a’i ffeilio ar gyfer ei archwilio.

2.1.2 Prosiectau adeiladu a seilwaith ac unrhyw gontractau priodol eraill sy’n werth £2m neu fwy (gweler adran 3.5.2) sy’n cael eu hariannu’n llawn, yn rhannol neu gan Grant Llywodraeth Cymru sy’n ei gwneud yn ofynnol i SCC gael eu cymhwyso oni bai bod rhesymau cymhellol dros beidio â gwneud hynny.

2.1.3 Mae holl gyrff sector cyhoeddus Cymru yn cael eu hargymell i ddilyn y Cyngor Caffael Cyhoeddus hwn (y cyfeirir ato o hyn ymlaen fel Sector Cyhoeddus Cymru (SCC) yn y ddogfen hon) fel arfer da ar gyfer talu’n deg a dylid ei ddarllen ar y cyd â WPPN03/21 Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau a’i ddosbarthu (er gwybodaeth) o fewn eich sefydliad, gan dynnu sylw’n arbennig y rheini sy’n ymwneud â chomisiynu, cynllunio caffael neu reoli contractau neu â chynnal prosiectau adeiladu a seilwaith – ‘contractau priodol’ gwerth £2m neu fwy (gweler adran 3.5.2).

3.1 Beth yw Cyfrif Banc Prosiect?

‘Cyfrif banc wedi’i glustnodi’ yw Cyfrif Banc Prosiect (CBP). Mae ganddo statws ymddiriedolaeth a’i brif ddiben yw trosglwyddo arian yn ddiogel ac ar amser i gyfrif y prif gontractiwr. Drwy sicrhau bod is-gontractwyr yn cael eu talu ar yr un pryd â’r Prif Gontractiwr (at ddibenion y ddogfen hon, defnyddir y term Prif Gontractwr sy’n gyfystyr â therminoleg Contractwr Arweiniol neu Brif Gontractwr y gall SCC ei ddefnyddio) mae CBPau yn lleihau’r risg o lif arian yn y gadwyn gyflenwi ac felly maent yn fwyaf buddiol lle mae contractau neu brosiectau’n dibynnu ar is-gontractwyr.

3.2 Beth yw prif nodweddion Cyfrif Banc Prosiect?

• Mae CBPau yn ffordd hawdd a syml o dalu.
• Mae CBP yn hawdd ac yn rhad i’w sefydlu a’u gweithredu er lles pob parti.
• Mae CBP yn diogelu’r arian sydd ynddo rhag ofn aiff busnes y contractwr i’r gwellt.
• Mae CBP yn dangos yn glir pryd y mae arian yn cael ei dalu i’r gadwyn gyflenwi a gwerth y taliadau hynny.
• Mae CBP yn gallu cael ei archwilio’n rhwydd gan SCC.
• Mae CBPau yn hwyluso cydweithio ac yn gadael i’r cyflenwr ganolbwyntio ar ei waith. 
• Nid yw CBPau yn golygu talu SCC ymlaen llaw. Rhoddir arian yn y cyfrif dim ond pan fydd yr arian hwnnw’n ddyledus.
• Nid yw CBPau yn effeithio ar yr amodau mewn contract ynghylch paratoi a chyflwyno ceisiadau interim nac ynghylch awdurdodi nac ardystio taliadau interim nac ar werth y taliadau hynny.
• Nid yw CBPau yn dwyn cyfrifoldeb y prif gontractwr oddi arno am reoli a dewis y gadwyn gyflenwi i sicrhau bod y gwaith yn cael ei wneud yn unol â’r contract.
• Nid yw CBPau yn effeithio ar ymrwymiadau statudol SCC, contractwyr ac is-gontractwyr am TAW, trethi, cyfrifon, rhwymedigaethau ac ati.
• Nid yw CBPau yn ychwanegu fawr ddim os o gwbl at gostau banc prosiect.
• Os caiff CBP ei sefydlu fel cyfrif sy’n ennill llog, yna bydd y llog fydd wedi crynhoi i dalu am ffioedd y banc, os bydd ymddiriedolwyr y cyfrif (SCC a/neu’r prif gontractwr) yn cytuno, yn mynd i’r prif gontractwr.

3.3 Manteision Cyfrifon Banc Prosiectau – crynodeb

Prif fanteision Cyfrifon Banc Prosiectau yw:

• Mae taliadau’n symud yn gynt drwy’r gadwyn gyflenwi.
• Mae gwariant ar y gadwyn gyflenwi a’r llifau talu’n dryloyw.
• SCC sy’n penderfynu ar delerau talu’r gadwyn gyflenwi yn hytrach na chontractwyr ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi.
• Mae llai o risgiau a chostau’n gysylltiedig ag oedi cyn talu am fod y taliadau’n cael eu talu’n gynt.
• Mae’r risg o fethiant yn y gadwyn gyflenwi’n llai oherwydd llif arian gwell.
• Mae taliadau cyflymach a mwy sicr yn dod â manteision cost i’r gadwyn gyflenwi.
• Mae’r CBP yn ffordd o fesur amserlenni talu i lawr y gadwyn gyflenwi.
• Mae’r holl arian sy’n cael ei dalu i’r cyfrif yn ddiogel.

3.4 Sut mae Cyfrifon Banc Prosiectau’n gweithio?

Image

3.4.1 Y partïon cysylltiedig

• Ymddiriedolwyr – yn dibynnu ar y math o gyfrif, y rhain fydd SCC a / neu’r prif gontractwr sy’n gyfrifol am reoli’r CBP er budd y ‘buddiolwyr’ cyflenwr a enwir sy’n dewis cael eu talu drwy’r cyfrif.
• Buddiolwyr - y prif gontractwr ac unrhyw is-gontractwyr eraill sy’n derbyn arian o Gyfrif Banc y Prosiect. Gall unrhyw gyflenwr sy’n gysylltiedig â chynnal y prosiect fod yn Fuddiolwr, waeth i ba haen mae’n perthyn.

Wrth agor Cyfrif Banc Prosiect fel Cyfrif ar y Cyd bydd SCC a’r prif gontractwr, fel Ymddiriedolwyr y cyfrif, yn llofnodi Gweithred Ymddiriedolaeth, a Mandad Banc ac yn gwneud cais i agor y cyfrif yn enw’r ddau ohonynt.

Wrth wneud cais i sefydlu CPB fel Cyfrif Sengl, mae’r contractwr arweiniol yn gwneud cais i agor y cyfrif ac yn llofnodi Gweithred Ymddiriedolaeth i sefydlu ei hun fel yr unig ymddiriedolwr.

Gall is-gontractwyr naill ai ymuno â Chyfrif Banc Prosiect ar ddechrau’r prosiect neu rywbryd wedi hynny. Er mwyn ymuno mae’r is-gontractwr yn llofnodi Gweithred Ymuno (gellir cyfeirio at Weithredoedd Ymuno fel Gweithredoedd Ymlyniad hefyd ond at ddibenion y canllawiau hyn defnyddiwyd y term Gweithredoedd Ymlyniad), sy’n cael ei chydlofnodi gan yr Ymddiriedolwyr.

Mae enghreifftiau o’r dogfennau hyn yn Atodiad 4 i 7.

3.4.2 Y broses dalu

Mae’r broses ar gyfer asesu ansawdd a gwerth y gwaith sydd wedi’i gwblhau ac yna awdurdodi taliad yn union fel y mae yn y cylch talu tradoddiadol. Fel bob tro, bydd angen i’r is-gontractwyr a’r prif gontractwyr gyflwyno anfonebau cywir yn unol â’r amserlen ar gyfer talu taliadau dyledus. Bydd SCC yn rhoi’r holl arian sy’n ddyledus yng Nghyfrif Banc y Prosiect.

3.4.3 Gweinyddu’r cyfrif

Yna caiff y swm a delir i’r CPB ei gyfateb i’r symiau sy’n ddyledus i bob buddiolwr (prif gontractwyr ac is-gontractwyr) ac mae’r banc yn cael cyfarwyddyd i dalu’n unol â hynny gyda buddiolwyr yn derbyn y symiau sy’n ddyledus i’w cyfrifon banc o fewn 3-5 diwrnod gwaith. (mae hon yn amserlen nodweddiadol y mae banciau’n gweithio iddi).

Er mwyn hwyluso hyn, mae angen i gontractwyr gysoni eu cylchoedd talu cadwyn gyflenwi a anfonebu cysylltiedig gan is-gontractwyr â’r cylch talu CPB y cytunwyd arno gyda SCC.

3.4.4 Opsiynau ar gyfer Cyfrifon: Cyfrifon ar y Cyd a Chyfrifon Sengl / Unigol

Yn syml, mae hyn yn ymwneud â’r math o gyfrif sy’n penderfynu pwy sy’n agor a gweinyddu’r cyfrif a ‘sbarduno’ taliadau h.y. rhoi cyfarwyddyd i’r banc ar ddyddiad talu’r Buddiolwyr.

Waeth pa fath o gyfrif sy’n cael ei ddewis, dylai SCC:

• Sicrhau bod y cyfrif yn cydymffurfio â’r gofynion sylfaenol (gweler Atodiad 1)
• Bodloni â’r banc a ddewiswyd a monitro’r cyfrif er mwyn sicrhau bod y taliadau a wneir yn cyfateb i’r symiau y cytunwyd arnynt yn yr atodlen dalu.

3.4.5 Cyfrif ar y Cyd / Cyfrif Cyd-awdurdod

Dyma gyfrif sydd wedi’i agor yn enw SCC ac enw’r prif gontractwr ar gyfer prosiect penodol y mae contract wedi’i lunio ar ei gyfer ac sy’n cael ei gefnogi gan Weithred Ymddiriedolaeth a lofnodwyd gan y ddau barti. Fel cyfrif ar y cyd, bydd gan y ddau barti fynediad i fewngofnodi i’r cyfrif a’i weinyddu.

Gall y ddau sbarduno taliadau yr un pryd – neu gall y naill neu’r llall sbarduno taliad gan ddibynnu sut y cytunwyd i weinyddu’r cyfrif. Efallai y bydd SCC am gael y gallu i fewngofnodi i’r cyfrif ar-lein ond yn ymarferol gadewch i’r contractwr gyfarwyddo’r banc i dalu ar y dyddiad dyledus.

3.4.6 Cyfrif Sengl / Cyfrif Awdurdod Sengl

Mae hwn yn gyfrif a agorwyd gan y prif gontractwr ar gyfer prosiect penodol y mae contract wedi’i sefydlu ar ei gyfer ac sy’n cael ei gefnogi gan Weithred Ymddiriedolaeth a lofnodwyd gan y prif gontractwr yn unig i’w sefydlu fel yr unig ymddiriedolwr. Gweinyddir y cyfrif gan y prif gontractwr fel ymddiriedolwr er budd y buddiolwyr a enwir (is-gontractwyr / cyflenwyr sydd wedi cytuno i gael eu talu drwy’r CBPau drwy lofnodi Gweithred Ymuno gweler 3.4.1 uchod) lle mae’r prif gontractwr yn unig yn gyfrifol am gyfarwyddo’r banc i wneud taliadau yn unol â’r amserlen taliadau y cytunwyd arni ar y dyddiad dyledus, ‘sbarduno taliad’.

O dan gyfrif Sengl, mae’n rhaid i SCC barhau i oruchwylio sut mae’r CBPau yn cael eu gweithredu. Dylai bod angen i’r prif gontractwr o dan y contract roi copïau o ddatganiadau CPBau i SCC neu drefnu mynediad ‘darllen yn unig’ i’r cyfrif banc ar-lein lle bo’n bosibl er mwyn caniatáu i SCC wirio taliadau sy’n cyfateb i’r rhestr o daliadau y cytunwyd arnynt.

3.4.7 Dewis rhwng Cyfrif Cyd-awdurdod neu Gyfrif Awdurdod Sengl

Er bod y ddau fath o gyfrif yn rhoi’r un faint o ddiogelwch ac y bydd taliadau’n cael eu gwneud i’r gadwyn gyflenwi yn unol â’r drefn y cytunwyd arni, mae’r penderfyniad i ddewis Cyfrif ar y Cyd neu Gyfrif Awdurdod Sengl yn dibynnu ar y ffaith a yw SCC yn teimlo’r angen, neu a yw’n ofynnol gan eu gweithdrefnau gweithredu eu hunain, i gadw’r dewis o ‘sbarduno’ taliad / cyfarwyddo’r banc i dalu’r arian sy’n ddyledus i’r cyfrifon is-gontractwr / cyflenwr a enwir yn y CBPau.

Fodd bynnag, dylid nodi bod dull y Cyd-awdurdod, yn enwedig lle mae SCC yn dymuno bod yn barti i gyfarwyddo’r banc i wneud taliad ar y dyddiad dyledus, i raddau helaeth yn dyblygu’r gwaith a wnaed eisoes wrth lunio’r amserlen dalu sy’n manylu ar y symiau y cytunwyd arnynt ar gyfer gwaith neu gyflenwadau a gwblhawyd yn foddhaol.

At hynny, mae cymryd y dull Cyd-awdurdod yn dod â SCC i gwmpas y gwiriadau diwydrwydd dyladwy ‘Know Your Customer’ (KYC) y mae’n ofynnol i Fanciau eu cynnal ar gyfer deiliaid cyfrifon newydd. Er y gall gwiriadau KYC ar SCC fod yn ysgafn, mae hyn yn cyflwyno elfen ychwanegol ac o bosibl amser ychwanegol i’r broses agor cyfrifon.

Os yw dewis y dull Cyd-awdurdod yn cael ei lywio gan y dybiaeth bod Cyfrif Sengl yn rhoi’r un rheolaeth i’r contractwr â dull traddodiadol a reolir gan gontractwr, nid yw hyn yn wir. O dan drefniant CBP Sengl / Awdurdod Sengl, mae’r contractwr yn sicr o weithredu fel yr Unig Ymddiriedolwr a gweinyddu’r cyfrif er budd y buddiolwyr yn unig h.y. y contractwr a’r isgontractwyr / cyflenwyr fel y’u henwir yn y Weithred Ymddiriedolaeth berthnasol a’r Gweithredoedd Ymuno (Atodiad 4 a 5).

Un mesur diogelu ychwanegol a argymhellir yn erbyn unrhyw botensial i brif gontractwr nad yw’n cyflawni ei gyfrifoldebau o dan drefniant Cyfrif Sengl yw ei gwneud yn ofynnol iddynt hysbysu eu hisgontractwyr eu bod yn gweithio ar brosiect a ariennir yn gyhoeddus ac y gallant rybuddio SCC os na thelir anfoneb y cytunwyd arni’n llawn iddynt. Byddai hyn yn ei gwneud yn ofynnol i SCC bennu pwynt cyswllt e.e., blwch post neu rif ffôn.

3.5 Defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau 

3.5.1 Trosolwg

Mae CBPau wedi eu cynllunio i leihau’r risg o broblem llif arian yn y gadwyn gyflenwi ac felly maen nhw fwyaf defnyddiol pan fydd prosiectau’n dibynnu ar is-gontractwyr. Er mwyn sicrhau bod CBPau yn effeithiol ac yn effeithlon, mae’r canlynol yn ganllawiau ar gyfer cymhwyso CBPau.

3.5.2 Pa brosiectau/contractau sy’n addas ar gyfer CBPau

Mae prosiectau addas yn:

1. para mwy na 6 mis ac
2. yn werth £2 miliwn neu fwy net* ac
3. yn dibynnu ar is-gontractwyr Gweler 3.5.3 am eithriadau.

*Gwerth net

Ni fydd y trothwy o £2 miliwn yn cynnwys TAW, yswiriant a chostau / gorbenion eraill nad ydynt yn effeithio ar y gadwyn gyflenwi. Nid oes gofyn i SCC gynnwys costau cychwynnol /dylunio wrth asesu a yw prosiect / contract yn cyrraedd y trothwy o £2 miliwn.

Mae HMRC wedi cadarnhau nad yw CBPau yn gwrthdaro mewn unrhyw ffordd â gofynion gostyngiadau Cynllun y Diwydiant Adeiladu (‘Construction Industry Scheme’ – CIS) na TAW.

Pam y sylw i’r ‘gwerth net’?

Prif bwrpas CBP yw diogelu is-gontractwyr rhag problemau llif arian. Dyna’r rheswm dros ganolbwyntio ar werth gwaith adeiladu’r prosiect gan mai dyna ble mae’r risg fwyaf i is-gontractwyr.

3.5.3 Eithriadau i’r meini prawf ar gyfer prosiectau addas

Cyn belled â bod SCC yn cymeradwyo hynny, bydd modd eithrio prosiectau / contractau rhag gorfod bodloni gofynion 3.2.1 (dros 6 mis o hyd a thros £2 miliwn net):

1. Os bydd y cynigydd llwyddiannus (prif Gontractwr) yn rhoi addewid cadarn i ‘ddarparu’ 75% neu fwy o werth y contract.
2. Os gall y prif gontractwr addo y caiff 75% o werth y contract ei ‘ddarparu’ gan y prif gontractwr ei hun ac y defnyddir is-gontractwyr sy’n rhan o’r prif-gwmni y mae’r prif gontractwr hefyd yn perthyn iddo.

3.5.4 Cynnwys cymaint o’r gadwyn gyflenwi â phosibl

Gan mai pwrpas CBP yw diogelu is-gontractwyr a allai wynebu risg llif arian, bydd angen ystyried faint o’r contract fydd yn cael ei ddarparu gan is-gontractwyr.

I wneud y mwyaf o fanteision cynnal CBP, dylai SCC wneud o leiaf y canlynol.

Yn unol â’r polisi ar CBP, bob tro y defnyddir CBP, dylid contractio cyflenwyr haen 2 ac is fel a ganlyn:

1. Rhaid gwahodd cyflenwyr haen 2 neu is sy’n cyfrif am o leiaf 1%* o werth net y contract a ddyfernir i ymuno â’r CBP.
2. Dylai cyflenwyr haen 2 neu is sy’n cyfrif am lai nag 1% o werth net y contract a ddyfernir gael gofyn am gael ymuno â’r CBP. I dderbyn cais o’r fath, rhaid cael cytundeb SCC a’r prif gontractwr.
3. Os nad yw’r uchod wedi dod ag 80% o’r holl is-gontractwyr neu gyflenwyr i’r SCC, dylid gwahodd yr is-gontractwyr neu gyflenwyr sy’n weddill i ymuno â’r CBP gyda’r nod o ddod ag 80% o’r gadwyn gyflenwi yn aelodau ohono (wedi’i fesur yn ôl nifer yr is-gontractwyr / cyflenwyr sy’n cefnogi’r prosiect / contract yn hytrach na’r gwerth (£)).

3.5.5 Is-gontractwyr / cyflenwyr nad ydynt am ymuno

Gan nad oes modd gorfodi is-gontractwyr / cyflenwyr i ymuno â CBP, os byddan nhw’n dewis peidio ag ymuno dylid gofyn iddynt lenwi ffurflen (Atodiad 10). SCC sy’n gyfrifol am sicrhau bod y contractwyr/cyflenwir yn cadarnhau a chofnodi’u rhesymau dros beidio ag ymuno. Bydd hynny’n llwybr archwilio os bydd busnesau sydd wedi dewis peidio ag ymuno yn wynebu problemau llif arian/talu wedi hynny. Bydd yn fodd i SCC allu bod yn siwr bod contractwyr / cyflenwyr yn deall sut mae CBP yn gweithio a’i fanteision posibl iddynt ac i fod yn siwr nad oes trydydd parti wedi’u rhoi dan bwysau i beidio ag ymuno.

3.5.6 Enghreifftiau o pam y gallai is-gontractwyr / cyflenwyr ddewis peidio ag ymuno 

• Am eu bod am gael eu talu’n amlach na phob mis
• Os ydyn nhw’n credu bod y risg i’w llif arian yn fach / nad ydynt yn orddibynnol ar y llif arian o’r contract h.y. cyflenwyr sydd heb lawer o gyfalaf neu gostau llafur wedi’u clymu yn y contract.

3.5.7 Talu is-gontractwyr / cyflenwyr y tu allan i CBP

Dylai SCC sicrhau bod mecanwaith ar waith i dalu cyflenwyr y tu allan i PBA yn brydlon drwy ei gwneud yn ofynnol i uchafswm telerau talu 30 diwrnod ar gyfer anfonebau dilys gael eu adlewyrchu i lawr y gadwyn gyflenwi ar gyfer y prosiect / contract.

Bydd hyn yn sicrhau bod is-gontractau yn cydymffurfio â’r hyn sy’n ofynnol o dan Ddeddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 1998 (fel y’i diwygiwyd gan Reoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2002 (OS 1674) a Rheoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2013). 

Argymhellir hefyd bod SCC yn cynnwys cymal contract sy’n ei gwneud yn ofynnol i brif gontractwyr / cyflenwyr hysbysu is-gontractwyr sydd y tu allan i drefniant CBP bod eu his-gontract yn rhan o gontract mwy er budd SCC ac os bydd yr is-gontractwr yn cael unrhyw anhawster i sicrhau bod anfoneb yn cael ei thalu ar amser [o fewn 30 diwrnod i gyflwyno anfoneb ddilys], y gall yr is-gontractwr gyfeirio’r mater hwnnw at SCC. I gefnogi’r mesur hwn, dylai SCC ddarparu pwynt cyswllt ar gyfer cwynion o’r fath – blwch post neu rif ffôn.

Rhestr: Monitro perfformiad CBPau a’r ffordd y maen nhw’n cael eu gweithredu

1. Cadarnhau gyda’r Banc bod Cyfrif Banc y Prosiect yn bodloni’r gofynion sylfaenol

Gweler Atodiad 1 (y rhai perthnasol i’r banc).

2. Ei fod yn cynnwys cymaint o’r gadwyn gyflenwi â phosibl

• Rhaid gwahodd cyflenwyr / is-gontractwyr sy’n cyfrif am o leiaf 1% neu fwy o werth net y contract a ddyfernir i ymuno â’r CBP.
• Dylai cyflenwyr / is-gontractwyr sy’n cyfrif am lai nag 1% o werth net y contract a ddyfernir gael gofyn am gael ymuno â’r CBP.
• Lle nad yw’r gofynion uchod yn gwneud hynny, dylai SCC anelu at gynnwys 80% o’r is-gontractwyr neu gyflenwyr yn PBA h.y. wedi’i fesur yn ôl nifer yr is-gontractwyr / cyflenwyr sy’n cefnogi’r prosiect / contract yn hytrach na gwerth (£) y prosiect sy’n mynd drwyddynt.

3. Cadarnhau a chofnodi’r rhesymau pam y byddai cyflenwyr / is-gontractwyr yn dewis peidio ag ymuno

• Gallai cyflenwyr / is-gontractwyr ddewis peidio ag ymuno oherwydd er enghraifft:
  • am eu bod yn cael eu talu’n amlach na phob mis / amserlen dalu CBP
  • am eu bod yn credu bod y risg i’w llif arian yn fach / nad ydynt yn orddibynnol ar y llif arian o’r contract h.y. cyflenwyr sydd heb lawer o gyfalaf na chostau llafur wedi’u clymu yn y contract.
• Dylai cleientiaid holi’u cyflenwyr / is-gontractwyr pam eu bod wedi dewis peidio ag ymuno, gan sicrhau’r canlynol:
  • Eu bod yn deall sut mae CBPau yn gweithio a’r manteision posibl iddynt
  • Nad oes trydydd parti wedi rhoi pwysau arnynt i beidio ag ymuno.

4. Talu cyflenwyr / is-gontractwyr sy’n dewis peidio ag ymuno â CBP

Dylai WPS gynnwys cymal contract sy’n ei gwneud yn ofynnol i brif gontractwyr / cyflenwyr ei gwneud yn ofynnol i’r prif gontractwr ac is-gontractwyr ei gwneud yn ofynnol i’r prif gontractwr ac isgontractwyr:

• Cadarnhau y byddant yn talu eu cyflenwyr a’u hisgontractwyr o fewn yr amserlen y cytunwyd arni, na fydd yn hwy na 30 diwrnod.
• Hysbysu is-gontractwyr ac is-isgontractwyr sydd y tu allan i drefniant CPB bod eu his-gontract yn rhan o gontract mwy er budd SCC ac os bydd yr is-gontractwr yn cael unrhyw anhawster i sicrhau bod anfoneb yn cael ei thalu ar amser [o fewn 30 diwrnod i gyflwyno anfoneb ddilys], y gall yr is-gontractwr gyfeirio’r mater hwnnw at SCC. I gefnogi’r mesur hwn, dylai SCC ddarparu pwynt cyswllt ar gyfer cwynion o’r fath – blwch post neu rif ffôn.

Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPIs) i fonitro’r uchod?

% o nifer y cyflenwyr / is-gontractwyr sy’n cynnal y prosiect sy’n cael eu talu trwy CBP (o leiaf 80%).

3.5.8 Ymgorffori CBPau yn y broses cynllunio Caffael 

Mae’n bwysig eich bod yn ystyried cynnwys CBP fel rhan o’ch strategaeth gaffael. Dylech ddilyn y prif gamau canlynol:

• Penderfynu a oes angen neu a fyddai’n briodol defnyddio CBP yn y prosiect hwn:
  • Gweler adran 3 5.2 Pa gontractau / prosiectau sy’n addas ar gyfer CBPau
  • Darllenwch Nodyn Cyngor Caffael ar y Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau 03/21 ar Llyw.Cymru i weld manylion llawn y polisi.
• Nodi’r prosesau sydd eu hangen i fodloni eich gofynion llywodraethu mewnol:
  • Pwy fydd yn cymeradwyo dogfennau’r CBP a sut? Er enghraifft, pwy fydd yn cymeradwyo ac yn llofnodi’r Gweithredoedd Ymddiriedolaeth, Gweithredoedd Ymlynu / Ymuno, Mandad Banc.
  • Pwy fydd yn cytuno ar y taliadau sy’n ddyledus i’r prif gontractwr a phob un o’u cyflenwyr enwebedig a sut?
  • Pwy fydd yn gyfrifol am dalu arian i’r CBP ac awdurdodi taliadau allan?
  • Pwy fydd yn cytuno pam na ellir talu rhai aelodau’r gadwyn gyflenwi’n uniongyrchol o’r CBP a’r meini prawf ar gyfer penderfynu hyn?
• Sicrhau bod rhanddeiliaid mewnol yn cael gwybod beth sy’n digwydd â’r CBP:
  • Datblygu sleidiau cyflwyniadau a thaflenni gwybodaeth.
• Asesu i ba raddau mae eich sefydliad yn barod. Meysydd i’w hystyried:
  • Newid dogfennau caffael a chontract sylfaenol fel eu bod yn cyfeirio at CBP e.e. rhestr wirio; telerau ac amodau
  • Gofynion hyfforddi
  • Sefydlu’r cyfrif, pwy fydd yn rheoli’r broses hon; pa fanc i’w ddefnyddio, banc SCC neu’r prif gontractwr?
  • Rhedeg y cyfrif a sefydlu cylchoedd talu interim arferol
• Sicrhau bod cynigwyr posibl yn cael gwybodaeth lawn am CBPau:
  • Paratoi pecyn briffio ar gyfer y prif gontractwr a’r gadwyn gyflenwi estynedig i’w ddefnyddio yn y broses gaffael
  • Cynnwys gwybodaeth am CBPau a sut y byddwch chi’n eu gweithredu mewn unrhyw drefniadau caffael perthnasol.

5.9 Camau’r Broses Gaffael

Dylech ymgorffori’r gweithgareddau canlynol yn eich broses gaffael (Atodiad 2):

5.9.1 Cyfathrebu eich bwriad

Cyfathrebu’ch bwriad i reoli telerau talu’r gadwyn cyflenwi yn Hysbysiad y Contract, trwy ddatgan y canlynol:

1. Bydd CBP yn cael ei redeg fel rhan o’r contract / prosiect a bydd yn bodloni’r gofynion sylfaenol a ddisgrifir yn Atodiad 1.
2. A fydd y CPB yn cael ei sefydlu a’i weinyddu ar y cyd neu a fydd y cyfrif yn cael ei reoli gan y prif gontractwr ar sail cyfrif unigol.
3. Er mwyn i’r cyfrif gynnwys gymaint o’r gadwyn cyflenwi â phosibl, rydym yn argymell eich bod yn dweud hefyd y dylai 80% o’r holl is-gontractwyr, os medrir, fod yn aelodau o CBP.
4. Mae’n rhaid i daliadau i gyflenwyr y tu allan i Gyfrif Banc y Prosiect beidio â bod yn hwy na 30 diwrnod i gydymffurfio â Deddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998 (fel y’i diwygiwyd gan y Rheoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2002 (OS 1674) a Rheoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2013).

Gweler Atodiad 3 am eiriad Templed ar gyfer Hysbysiad Contract.

5.9.2 Briffio’r rhai sy’n tendro ar fanteision defnyddio CBPau

Mae’n bwysig bod SCC (awdurdod contractio sector cyhoeddus) yn sicrhau bod pawb yn deall manteision CBPau a bod tendrwyr posibl yn deall y dylent ddweud wrth bawb i lawr y gadwyn gyflenwi am y manteision hyn i sicrhau bod cymaint â phosibl o is-gontractwyr yn ymuno â’r CBP.

I gefnogi hyn, dylech baratoi becyn briffio a thaflen wybodaeth ar gyfer tendrwyr i ddisgrifio manteision a gofynion defnyddio Cyfrif Banc Prosiect (gweler 3.3. Manteision Cyfrifon Banc Prosiectau ac Atodiadau 4 i 7 am ddogfennau enghreifftiol).

Lle medrwch, dylech gynnwys gwybodaeth ar eich gwefan yn egluro beth yw CBPau, sut maent yn cael eu gweithredu a’r rheswm dros eu defnyddio. Gallech gynnwys:

• Eich polisi ar Gyfrifon Banc Prosiectau
• Beth yw Cyfrifon Banc Prosiectau? (gweler tudalen 4)
• Sut mae Cyfrifon Banc Prosiectau’n gweithio (Gweler Diagram 1, tudalen 6)
• Manteision defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau (3.3, tudalen 5)

5.9.3 Dogfennau tendro

Yn y cam tendro dylech esbonio yn eich dogfennau gwahoddiad i dendro eich bod yn defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau a disgrifio sut y bydd y Cyfrifon yn cael eu gweithredu (Atodiad 8).

a) Geiriad Hysbysiad y Cytundeb (Atodiad 3)

b) Y weithdrefn agored

Os ydych yn defnyddio’r Weithdrefn Agored dylech sicrhau bod manyleb y contract yn cyfeirio’n briodol at y CBPau a bod y cwestiynau ynghylch y gofynion sylfaenol cychwynnol ar ddechrau’r tendr yn cynnwys y cwestiynau Pasio / Methu ‘Ydw / Nac ydw’ canlynol.

c) Gweithdrefn Gyfyngedig: Yr Holiadur Cyn-Gymhwyso (PQQ)

Os ydych yn defnyddio’r Weithdrefn Gyfyngedig dylech sicrhau bod manyleb y contract yn cyfeirio at CBPau a’ch bod yn cynnwys y cwestiwn Pasio / Methu ‘Ydw / Nac ydw’ canlynol yng ngham dewis cyflenwr yr Holiadur Cyn-gymhwyso.

Defnyddiwch y cwestiwn canlynol yng ngham dewis cyflenwr eich Holiadur Cyn-gymhwyso (mae’r cwestiwn hwn yn rhan o’r set cwestiynau SPD) i benderfynu a yw prif gontractwyr posibl yn barod i ddefnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau fel dull o sicrhau taliad teg a phrydlon yn unol â pholisi Llywodraeth Cymru. Dylech wneud hwn yn fater pasio/methu, h.y. bydd ateb ‘na’ yn eithrio’r darpar gyflenwr o’r broses.

Cwestiwn: Os ydych chi’n brif gontractwr, gall y prynwr, o dan y contract, ofyn i chi ddefnyddio Cyfrif Banc Prosiectau fel y prif ddull o dalu rhai neu eich holl is-gontractwyr. Ydych chi’n barod i gydymffurfio â’r gofyniad hwn?

Ateb: Ydw / Nac ydw

Canllawiau i gyflenwyr: Dim ond os ydych chi’n cytuno i ddefnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau fel yr unig ddull o dalu is-gontractwyr yn ystod cyfnod y contract y bydd y prynwr yn rhoi’r tendr i chi. I gael rhagor o wybodaeth am Gyfrifon Banc Prosiectau, ewch i LLYW.CYMRU

d) Dogfennau safonol

Dylech gynnwys cymalau safonol yn eich dogfennau gwahoddiad i dendro yn nodi gofynion Cyfrifon Banc Prosiectau, ynghyd â chopïau o’r dogfennau y bydd angen i’r contractwr llwyddiannus eu cwblhau ar ôl ennill y contract.

Os ydych yn gwybod pwy yw’r banc wrth anfon y dogfennau gwahoddiad i dendro gallwch gynnwys y dogfennau canlynol:

1. cais i sefydlu Cyfrif Banc Prosiectau (Ffurflen gan y banc a ddewiswyd gennych)
2. Gweithred Ymddiriedolaeth (Atodiad 4 Unig awdurdod / Atodiad 6 cyd-awdurdod)
3. Gweithred Ymlynu (Atodiad 5 Unig awdurdod / Atodiad 7 cyd-awdurdod)
4. Mandad Banc (gan y banc a ddewiswyd gennych)

Mae’n bwysig trafod gyda’r banc mor gynnar â phosibl ond os nad ydych yn gwybod pwy yw’r banc wrth anfon y dogfennau gwahoddiad i dendro dim ond y Weithred Ymddiriedolaeth sydd angen ei chynnwys, Fel y disgrifir yn adran 2, mae’n bwysig eich bod chi’n parhau i fod yn rhan o’r broses o ddewis y banc i sicrhau ei bod yn cydymffurfio â gofynion sylfaenol Swyddfa Cabinet Llywodraeth y DU ar gyfer Cyfrif Banc Prosiectau. Gall y cadarnhad hwn fod yn uniongyrchol o’r banc neu drwy weld cadarnhad y banc i’r prif gontractwr cyn i’r cyfrif gael ei ddefnyddio am y tro cyntaf.

6.9.4 Cymalau a mathau safonol o gontract (cyfeiriwch hefyd at Atodiad 8)

Mae’r rhan fwyaf o gontractau adeiladu modern yn cynnwys darpariaethau ar gyfer defnyddio CBPau, yn cynnwys NEC (cymalau Z neu Y NEC3), JCT a PPC2000. Gan fod y contractau hyn yn cael eu diweddaru’n rheolaidd dylech wirio’r fersiynau cyfredol.

O ran mathau eraill o gontractau a ddefnyddir a all fod heb gymalau CBPau wedi’u paratoi’n barod, bydd angen cyflwyno darpariaethau galluogi syml. Dylai’r rhain wneud y canlynol o leiaf:

• Datgan bod taliadau dyledus i fynd trwy’r CBPau
• Darparu manylion sut y bydd CBP yn gweithredu
• Darparu bod taliadau i’r CBP yn cyfrif bod y taliad wedi’i wneud (hyd at y swm a delir i mewn).

6.9.5. Cytundebau Fframwaith

Gellir defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau gyda chytundebau Fframwaith. Wrth sefydlu fframwaith dylid datgan yn glir yn y dogfennau tendro y bydd CBPau’n cael ei ddefnyddio fel y dull talu a ffefrir yn y cam ‘yn ôl y gofyn’. Wrth ddefnyddio’r fframwaith yn ôl y gofyn dylid dilyn y weithdrefn arferol ar gyfer sefydlu CBPau.

6.9.6. Darpariaethau rheoli contractau (KPI)

Dylech ystyried sut i olrhain a mesur y defnydd o CBPau yn eich strategaeth rheoli contractau gyffredinol. Dylid cynnwys y defnydd o CBPau yn y Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPI) ar gyfer y prosiect. Er enghraifft (er hwylustod, mae’r rhain wedi eu rhestru yn Atodiad 9 hefyd):

• KPI 1: Canran y cyflenwyr Haen 2 neu is sy’n cyfrif am o leiaf 1% o werth net y contract a ddyfernir sydd wedi ymuno fel buddiolwyr y CBP
• KPI 2: Canran o’r cyflenwyr / is-gontractwyr yng nghadwyn gyflenwi’r prosiect / contract sydd wedi ymuno â’r CBP
• KPI 3: Canran y busnesau is-gontractwyr / cyflenwyr yn y gadwyn gyflenwi prosiect / contract yn ôl gwerth (£) sy’n cymryd rhan yn y PBA
• KPI 4: Nifer aelodau cymwys y gadwyn gyflenwi sy’n dewis peidio ag ymuno â’r cyfrif, a’u rhesymau.

Bydd defnyddio Dangosyddion Perfformiad Allweddol yn eich cynorthwyo i nodi’n ystadegol pryd y defnyddiwyd dull talu’r CBP a sut mae hyn wedi effeithio ar y ffordd y mae’r contractwyr yn eich prosiect wedi’u talu. Bydd yn dangos yn glir pa mor effeithiol ac effeithlon oedd y CBPau fel dull talu contractwyr.

6.9.7 Ar ôl dyfarnu

Dylid dechrau’r broses o agor PBA cyn gynted â phosibl ar ôl i’r contract gael ei ddyfarnu ac ar gyfer prosiectau gwaith ymhell cyn y cyfnod adeiladu er mwyn sicrhau bod y PBA yn barod i’w ddefnyddio pan fydd y gwaith adeiladu’n dechrau.

6.9.8 Agor y CBP

Er y bydd gan bob banc ei ffurflenni ei hun, bydd angen i bob un ohonynt gael rhyw fath o gais am gyfrif i’w gwblhau ac efallai y bydd angen i Weithredoedd ymddiriedolaeth wedi’u llofnodi gyd-fynd â hwy, wedi’u llofnodi gan SCC a chynrychiolwyr contractwyr yn achos Cyfrifon ar y Cyd neu ddim ond gan y prif gontractwr yn achos Cyfrifon Sengl. Yn gyffredinol, bydd y broses o agor cyfrif CBP yn gofyn am:

1. Cwblhau Ffurflen Gais cyfrif a derbyn telerau ac amodau’r banciau (T&Cs) ar gyfer Cyfrif Banc Prosiect – Dylai’r T&Cs gadarnhau y bydd y cyfrif yn bodloni tri gofyniad y Gofynion Sylfaenol ar gyfer cynnyrch CBP (Atodiad 1) sy’n cyfeirio at nodweddion allweddol cyfrif banc o’r fath, sef ni fydd unrhyw sieciau na gorddrafft ar gael a chydnabyddir llywodraethu Gweithred yr Ymddiriedolaeth drwy gadarnhau bod arian a gedwir yn y cyfrif mewn Ymddiriedolaeth ac na all y banc ddefnyddio’r rhain i wrthbwyso unrhyw rwymedigaethau contractwr/cadwyn gyflenwi eraill.
2. Copi o Weithred berthnasol yr Ymddiriedolaeth. Ni fydd gan y banc unrhyw ddiddordeb mewn Gweithredoedd Ymlyniad / Gweithredoedd Ymuno. Mae’r rhain yn fater i SCC a’r contractwr yn unig.
3. Cwblhau mandad Banc a lofnodwyd gan SCC a chontractwr ar gyfer Cyfrif ar y Cyd neu’r prif gontractwr ar gyfer Cyfrif Sengl yn unig.
4. Unwaith y bydd ar waith, dylid gofyn i’r Banc neu’r prif gontractwr gadarnhau bod y cyfrif yn bodloni’r gofynion Sylfaenol ar gyfer cynnyrch PBA (Atodiad 1) yn benodol y rhai sy’n disgrifio nodweddion cyfrif sy’n cydymffurfio gweler pwynt 1) uchod.
5. Sicrhewch fod y broses bancio rhyngrwyd yn cael ei sefydlu – os nad ydych yn defnyddio’ch banc eich hun efallai y bydd angen i chi osod meddalwedd a ddarperir gan y banc ar gyfrifiaduron penodol er mwyn cael mynediad at feddalwedd trydydd parti i awdurdodi taliadau ar gyfer cyfrif ar y cyd neu i weld trafodion os mai cyfrif sengl ydyw.

Bydd amserlenni ar gyfer agor Cyfrif Banc Prosiect yn dibynnu ar y Banc a ddewisir ac a oes gan eich sefydliad / neu’r prif gontractwr berthynas â’r Banc yn barod. Mae Atodiad 2 yn disgrifio’r broses lawn ar gyfer sefydlu CBP gyda’r darparwr o’ch dewis.

Mae Polisi Llywodraeth Cymru ar Gyfrifon Banc Prosiectau yn gymwys i bob un o adrannau Llywodraeth Cymru ac rydym yn argymell bod awdurdodau contractio sector cyhoeddus Cymru yn dilyn y polisi fel arfer da ar gyfer talu’n deg.

Trwy ddefnyddio CBPau, rydych yn cefnogi amcanion canlynol Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol: Cymru Ffyniannus a Chymru Iachach oherwydd eu heffaith positif ar yr economi ac ar les meddyliol trwy sicrhau bod taliadau’n cael eu talu’n brydlon ac yn deg gan leihau’r problemau llif arian, yn enwedig i fusnesau bach a chanolig.

Daw’r Nodyn Cyngor Caffael hwn i rym ar ddyddiad ei gyhoeddi tan y caiff ei ddisodli neu ei ganslo.

Mae defnyddio CBPau yn gyson â gweledigaeth WPPS 2021 ar gyfer Caffael yng Nghymru fel lifer gyda’r gallu i newid cynaliadwy er mwyn sicrhau deilliannau cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol er lles Cymru’ Egwyddor 1, a ‘...chefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy’n ymwneud â chaffael blaengar ... sy’n meithrin cadwyni cyflenwi lleol gwydn.’

Dylech ddarllen y canllaw hwn law yn llaw â Nodyn Cyngor Caffael 03/21 ar y Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau sydd ar gael ar wefan Llywodraeth Cymru.

Fe welwch fodiwl am Gyfrifon Banc Prosiectau (CBPau) ar borthol Paertneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru Learning@Wales.

Mae tîm Polisi Masnach Llywodraeth Cymru’n rheoli Grŵp Cymuned Defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau sy’n dod â phobl o’r sector cyhoeddus ynghyd i rannu eu profiadau o ddefnyddio CBPau. Os hoffech ymuno â’r grŵp, e-bostiwch PolisiMasnachol@llyw.cymru a gofyn iddyn nhw’ch ychwanegu at eu rhestr bostio.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau, holwch PolisiMasnachol@llyw.cymru

Mae Llywodraeth Cymru’n falch o gydnabod ei bod wedi defnyddio’r cyhoeddiadau a’r sefydliadau canlynol i ategu ei gwaith ymchwil ei hun i lunio’r nodyn hwn:

• A Guide to the implementation of Project Bank Accounts (PBAs) in construction for government Swyddfa’r Cabinet 3 Gorffennaf 2012
• Project Bank Accounts - Briefing document Swyddfa’r Cabinet 10 Chwefror 2012
• “A Guide to best Fair Payment practices” Swyddfa Masnach y Llywodraeth (OGC) 2007

• Atodiad 1: Y gofynion sylfaenol ar gyfer Cyfrifon Banc Prosiectau 
• Atodiad 2: Diagram o’r broses ar gyfer creu CBP
• Atodiad 3: Esiampl o eiriad Hysbysiad Contract yn yr OJEU
• Atodiad 4: Esiampl Gweithred Ymddiriedolaeth – Awdurdod Sengl / Cyfrif Sengl
• Atodiad 5: Esiampl Gweithred Ymuno – Awdurdod Sengl / Cyfrif Sengl
• Atodiad 6: Esiampl o Gweithred Ymddiriedolaeth – Cyd-awdurdod / Cyfrif ar y cyd
• Atodiad 7: Esiampl Gweithred Ymuno – Cyd-awdurdod / Cyfrif ar y Cyd
• Atodiad 8: Cymalau Enghreifftiol i’w cynnwys yn y contract
• Atodiad 9: Esiampl PBA KPI
• Atodiad 10: Ffurflen i is-gontractwyr yn nodi nad ydynt am ymuno

Gofynion sylfaenol Swyddfa Cabinet Llywodraeth y DU ar gyfer Cyfrifon Banc Prosiectau

Mae’r gofynion sylfaenol hyn yn seiliedig ar argymhellion grŵp defnyddwyr Talu Teg Bwrdd Adeiladu’r Llywodraeth ac yn pennu rhai gofynion sylfaenol ar gyfer y Cyfrif Banc Prosiectau:

Gofynion sylfaenol 1

Mae angen i’r cyfrif fod yn gysylltiedig â Gweithred Ymddiriedaeth fel bod yr arian yn cael ei glustnodi.

Gofynion sylfaenol 1: camau i’w cymryd

• Cyfrif ar y Cyd: SCC a Chontractwr
• Cyfrif Sengl: dim ond Contractwr yn llofnodi’r Weithred Ymddiriedolaeth

Y Weithred hon fydd yn rheoli’r CBP ac i bob pwrpas, y Weithred yw’r cytundeb ar gyfer rheoli taliadau trwy’r CBP ac sy’n clustnodi arian y CBP.

Bydd SCC a / neu Contractwr yn cadarnhau amodau’r Weithred gyda’r Banc pan fydd yn gofyn am gael agor CBP.

Gofynion sylfaenol 1: rolau/cyfrifoldebau

SCC a’r Contractwr fydd yn trefnu’r Weithred Ymddiriedolaeth.

Bydd angen i’r Banc ddeall y daw unrhyw gynnyrch neu wasanaethau CBP o dan reolaeth Gweithred Ymddiriedolaeth (gweler pwyntiau 2 a 5). Bydd y banc yn cadarnhau eu bod yn deall hyn ym mhwynt 5.

Gofynion sylfaenol 2

Ni ddylai’r gwasanaeth bancio a ddarperir newid gweithrediad y Weithred Ymddiriedolaeth na’r Cyfrif Banc Prosiectau’n sylweddol.

Gofynion sylfaenol 2: camau i’w cymryd

Bydd angen i’r Banc gadarnhau y caiff unrhyw gynnyrch neu wasanaethau CBP y byddant yn eu cynnig eu rheoli gan y Weithred Ymddiriedolaeth. Ymdrinnir â hyn ym mhwynt 5.

Gofynion sylfaenol 2: rolau/cyfrifoldebau

Bydd angen i’r Banc gadarnhau nad yw eu cynnyrch/gwasanaethau CBP yn gwrthdaro â Gweithred Ymddiriedolaeth SCC / Contractwr. Bydd y banc yn cadarnhau eu bod yn deall hyn ym mhwynt 5.

Gofynion sylfaenol 3

Er mwyn bod yn fuddiolwr y CBPau mae’n rhaid i’r Weithred Ymlynu (neu Weithred Ymuno) gael ei chwblhau gan is-gontractwyr i gadarnhau eu cytundeb i’w dalu drwy’r CBP.

Gofynion sylfaenol 3: camau i’w cymryd

Daw’r gofyn hwn o’r Weithred Ymddiriedolaeth.

Bydd SCC/contractwr yn dewis is-gontractwyr i ymuno â’r CBP.

• Yn ôl canllawiau Llywodraeth Cymru, dylai unrhyw is-gontractwr sy’n gyfrif am 1% neu fwy o werth y contract gael ei wahodd i ymuno â’r CBP.
• Dylid ystyried gofyn i is-gontractwyr sy’n cyfrif am lai nag 1% i ymuno.

Bydd SCC / contractwr yn sicrhau bod unrhyw is-gontractwyr sy’n ymuno â’r CBP wedi llenwi Gweithred Ymuno.

Gofynion sylfaenol 3: rolau/cyfrifoldebau

Bydd SCC / Contractwr yn dewis yr is-gontractwyr i ymuno â’r CBP ac yn cadw fersiynau cyfoes o’r Gweithredoedd Ymuno ac yn sicrhau bod y rheini sydd wedi ymuno â’r CBP yn cael eu talu trwy’r CBP.

Nid oes gan y Banc unrhyw ddiddordeb yn y Gweithredoedd Ymlyniad / Gweithredoedd Ymuno.

Gofynion sylfaenol 4

Mae angen cytundeb y ddwy ochr cyn y gellir gwneud taliad, h.y. mae’r prif gontractwr / SCC yn gwybod mai dim ond pan fydd y ddau barti wedi cytuno i’r taliad y gall weithredu ac ni all un parti newid y taliad heb gytundeb y llall.

Gofynion sylfaenol 4: camau i’w cymryd

Dim i’w wneud. Datganiad yw’r gofyn hwn sy’n ei gwneud yn glir na fydd y CBP yn effeithio ar yr archwiliadau bod y nwyddau, gwasanaethau neu waith wedi’i gwblhau’n foddhaol. Bydd rhestr o daliadau dyledus yn cadarnhau cytundeb SCC a’r contractwr ynghylch faint sy’n cael ei dalu ac i bwy.

Gofynion sylfaenol 4: rolau/cyfrifoldebau

SCC a’r contractwr. Ni fydd CBP yn effeithio ar gyfrifoldebau i gadarnhau bod y nwyddau, gwasanaethau neu waith wedi’i gwblhau’n foddhaol a bod yr anfonebau cywir wedi’u cyflwyno.

SCC a’r contractwr Sicrhau bod trefn archwiliadau a thaliadau dyledus yn cael eu bwydo i broses y CBP h.y. bod y gweinyddwr, cleient / contractwr yn trefnu bod taliadau trwy system bancio ar-lein y CBP yn cyd-fynd â’r amserlen daliadau.

Gofynion sylfaenol 5

Mae’n rhaid i’r banc gael gwybod a chydnabod bod Gweithred Ymddiriedolaeth yn bodoli a bod gweithrediad y taliadau’n cael eu llywodraethu gan y Weithred hon.

Gofynion sylfaenol 5: camau i’w cymryd

• Cyfrif ar y Cyd: SCC neu gontractor
• Cyfrif sengl: contractor yn unig

Rhoi gwybod i’r Banc bod y cyfrif yn cael ei reoli gan Weithred Ymddiriedolaeth. Bydd y banc yn cydnabod ei fod yn deall bod y cyfrif yn cael ei reoli gan Weithred Ymddiriedolaeth

Gofynion sylfaenol 5: rolau/cyfrifoldebau

• Cyfrif ar y cyd: SCC neu gontractor
• Cyfrif sengl: contractor yn unig

Bydd y contractor/SCC yn gofyn i’r Banc gydnabod yn ysgrifenedig mai CBP fydd y cyfrif. Ymdrinnir â’i brif elfennau ym mhwyntiau 1, 9, 10, 11 a 12.

Gofynion sylfaenol 6

Mae’n rhaid i SCC allu gweld trafodion yn hawdd o adroddiad y banc, ddim mwy na diwrnod ar ôl talu.

Gofynion sylfaenol 6: camau i’w cymryd

• Cyfrif ar y Cyd – SCC a chontractor bydd angen iddynt allu cael mynediad i’r cyfrif bancio ar-lein
• Cyfrif sengl – contractor yn unig bydd angen i’r contractor sicrhau fod SCC yn gallu cael mynediad i’r cyfrif bancio ar-lein (gallai fod yn ‘darllen yn unig’) neu fod y banc yn anfon neu’n darparu datganiad o’r cyfrif y diwrnod ar ôl talu taliadau trwy’r CBP.

Gofynion sylfaenol 6: rolau/cyfrifoldebau

• Cyfrif ar y cyd: SCC neu gontractor
• Cyfrif sengl: contractor yn unig

Byddant yn sicrhau mai’r balans yn y CBP ar ôl y dyddiad y disgwylir i’r taliad adael y CBP yw £0.

O dan gyfrifon a reolir fel Cyfrifon Segl neu Gyfrif Contractor yn Unig efallai y bydd angen i’r contractwr osod hawliau gweinyddol yn y cyfrif banc ar-lein er mwyn caniatáu i SCC gael gweld hawliau yn unig neu rannu datganiad banc neu lun sgrin fel y cytunwyd rhwng SCC a’r contractwr.

Gofynion sylfaenol 7

Dylai’r holl gontractwyr ac is-gontractwyr sydd wedi llofnodi Gweithred Ymddiriedolaeth y CBP gael eu talu yr un pryd. Ar ôl i’r Ymddiriedolwyr awdurdodi taliadau gellir eu gwneud o fewn 3-5 diwrnod gwaith fel rheol.

Gofynion sylfaenol 7: camau i’w cymryd

• Cyfrif ar y cyd – SCC a Chontractwr
• Cyfrif Sengl – Contractwr yn unig

Sicrhau bod yr holl fuddiolwyr (contractwr ac is-gontractwyr sydd wedi ymuno â’r CBP trwy Weithred Ymuno) yn cael eu talu yr un diwrnod yn unol â’r amserlen daliadau.

Bydd y banc yn cadarnhau amserlen daliadau’r CBP pan fydd wedi cael cyfarwyddyd i dalu (trosglwyddo arian o’r CBP i’r cyfrifon a nodir gan y cleient / contractwr, sef gweinyddwyr y cyfrif).

Gofynion sylfaenol 7: rolau/cyfrifoldebau

SCC a’r Contractor - Dylent wybod beth yw telerau talu / cytundeb lefel gwasanaeth y banc o ran talu yn unol â’r amserlen daliadau, ar ôl i’r gweinyddwr ‘sbarduno’ taliad (h.y. gorchymyn taliad) yn unol â’r amserlen daliadau y cytunwyd arni (gweler pwynt 4). Bydd y banc yn sicrhau ei fod yn bodloni’r telerau talu (yn talu o fewn rhyw 3-5 diwrnod gwaith).

Gofynion sylfaenol 8

Dim ond i’r contractwr a buddiolwyr enwebedig eraill y cyflenwr y dylid gwneud taliadau o’r CBP.

Gofynion sylfaenol 8: camau i’w cymryd

• Cyfrif ar y Cyd – SCC a Chontractwr
• Cyfrif Sengl – Contractwr yn unig

Daw’r gofyn hwn o dan y Weithred Ymddiriedolaeth a’r Weithred Ymuno a bydd y Cleient yn archwilio datganiadau’r cyfrif.

Gofynion sylfaenol 8: rolau/cyfrifoldebau

Bydd SCC yn archwilio datganiadau’r cyfrif i sicrhau mai dim ond y buddiolwyr enwebedig (y contractwr a’r is-gontractwyr sydd wedi llenwi Gweithred Ymuno) sy’n cael eu talu o’r CBP.

Gofynion sylfaenol 9

Ni ddylid darparu cyfleuster sieciau ar y cyfrif.

Gofynion sylfaenol 9: camau i’w cymryd

Banc - Bydd angen i’r banc gadarnhau na fydd cynnyrch neu wasanaethau ei CBP yn cynnig cyfleuster sieciau ac yn benodol na fydd y cyfrif dan sylw yn ei gynnig.

Gofynion sylfaenol 9: rolau/cyfrifoldebau

Banc - Dylai amodau a thelerau safonol cynnyrch a gwasanaethau CBPau’r banc ymdrin â’r gofyn hwn h.y. na fydd cyfleuster sieciau.

Gofynion sylfaenol 10

Ni ddylid darparu cyfleuster gorddrafft ar y cyfrif.

Gofynion sylfaenol 10: camau i’w cymryd

Banc - Bydd angen i’r banc gadarnhau na fydd cynnyrch neu wasanaethau ei CBP yn cynnig cyfleuster gorddrafft ac yn benodol na fydd y cyfrif dan sylw yn ei gynnig.

Gofynion sylfaenol 10: rolau/cyfrifoldebau

Banc - Dylai amodau a thelerau safonol cynnyrch a gwasanaethau CBPau’r banc ymdrin â’r gofyn hwn h.y. na fydd cyfleuster gorddrafft.

Gofynion sylfaenol 11

Mae’n rhaid cael cadarnhad gan fanc y CBP bod arian yn cael ei gadw mewn Ymddiriedolaeth ac na ellir ei ddefnyddio i dalu unrhyw ddyledion sydd gan gontractwr/cadwyn gyflenwi.

Gofynion sylfaenol 11: camau i’w cymryd

Banc - Bydd gofyn i’r banc gadarnhau ei fod yn deall bod y cyfrif yn cael ei reoli gan Weithred Ymddiriedolaeth ac nad yw amodau a thelerau defnyddio’r cyfrif yn rhoi pwerau i’r banc fynd i’r cyfrif i gadw na chodi arian yn y cyfrif.

Gofynion sylfaenol 11: rolau/cyfrifoldebau

Banc - Dylai amodau a thelerau safonol cynnyrch a gwasanaethau CBPau’r banc ymdrin â’r gofyn hwn h.y.dim ond ymddiriedolwyr fydd yn cael rhoi’r caniatâd i gadw neu symud arian yn y cyfrif.

Gofynion sylfaenol 12

Mae yna rwymedigaeth ar y Prif Gontractwr i roi gwybod i’r cleient ac aelodau priodol o’r gadwyn gyflenwi a’r ymddiriedolwyr am unrhyw newidiadau i’r CBP mewn perthynas â newid unrhyw delerau ac awdurdodi taliadau.

Gofynion sylfaenol 12: camau i’w cymryd

Bydd SCC / Contractwr yn sicrhau bod y Weithred Ymddiriedolaeth yn ymdrin â’r mater hwn.

Bydd SCC / Contractwr yn sicrhau bod buddiolwyr y CBP yn cael gwybod ymlaen llaw am unrhyw newid yn y ffordd y caiff y cyfrif ei redeg.

Gofynion sylfaenol 12: rolau/cyfrifoldebau

Bydd SCC / Contractwr a’r Banc yn sicrhau eu bod yn deall y telerau yn y Weithred Ymddiriedaeth sy’n ymdrin â’r pwynt hwn.

Bydd gofyn i SCC / Contractwr roi gwybod ymlaen llaw i is-gontarctwyr (y buddiolwyr) am unrhyw newid i’r CBP.

Nid oes gan y Banc unrhyw ddiddordeb yn hyn gan mai cyfrifoldeb SCC a’r contractwr yw sicrhau eu bod yn gweithredu eu busnes yn unol â’r contract.

Taliadau llog

Nid yw gofynion sylfaenol Swyddfa’r Cabinet yn ymdrin â’r mater hwn ynghylch sut y dylid rhannu unrhyw log a allai gronni yn y cyfrif. Os bydd y CBP yn cronni llog, bydd angen dweud wrth y Banc ble y dylai roi unrhyw log sydd wedi cronni neu i bwy y dylai ei dalu.

Pwysig: mae’n debygol mai ychydig iawn o log os o gwbl fydd wedi cronni gan y bydd arian yn cael ei symud i’r cyfrif ac allan ohono o fewn ychydig ddyddiau a dim ond pan y bydd arian yn y cyfrif y gall llog gronni.

Gweithdrefn 1

Y gwahoddiad i dendro i gynnwys copi o’r Weithred Ymddiriedolaeth arfaethedig.

Gweithdrefn 1 nodiadau

Dylid cynnwys y Weithred Ymddiriedolaeth i gontractwyr ei hystyried cyn dyfarnu.

Os yw SCC yn gwybod pa fanc y bydd yn ei ddefnyddio gellir cynnwys y dogfennau eraill fel eu bod yn barod i’w cwblhau wrth ddyfarnu’r contract.

Gweithdrefn 2

Dyfarnu contract

• Cyfrif ar y Cyd – SCC a Chontractwr
• Cyfrif Sengl – Contractwr yn unig

Llenwi’r holl ffurflenni sy’n ofynnol gan y banc a ddewiswyd i agor y cyfrif PBA – bydd y rhain yn wahanol yn ôl prosesau’r banciau ond fel arfer byddant yn:

• Ffurflen gais CBP
• Gweithred Ymddiriedolaeth
• Mandad Banc

Gweithdrefn 2 nodiadau

• Cyfrif ar y cyd – SCC a chontractwr
• Cyfrif sengl – Contractwr yn unig

Dylai fod yn ofynnol i gontractwr gwblhau’r broses ymgeisio cyn gynted â phosibl ar ôl dyfarnu’r contract ac ym mhob achos mae ganddo CBP ar waith cyn bod angen i daliadau i is-gontractwyr ddechrau.

DS – os yw CBP yn un o amodau unrhyw gyllid, dylid rhoi gwybod iddynt os nad oes CBP ar waith cyn bod angen i daliadau i is-gontractwyr ddechrau.

Gweithdrefn 3

Os na phenderfynwyd ar y banc cyn dyfarnu contract mae’r SCC a’r contractwr llwyddiannus yn cytuno:

• Ar y Banc i agor y CBP.
• A yw’r cyfrif yn mynd i fod yn unig gyfrif neu’n gyfrif ar y cyd.

Gweithdrefn 3 nodiadau

Mae’n rhaid i’r CBP gydymffurfio â gofynion sylfaenol Swyddfa’r Cabinet (gweler Atodiad 1).

Nid oes rhaid i’r Banc fod yn un y mae gan y Contractwr neu SCC berthynas gydag ef eisoes – ond os nad yw’n newydd, bydd angen cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy a allai gynyddu’r amser y bydd yn ei gymryd i agor cyfrif PBA.

Waeth a yw’r cyfrif yn unig gyfrif neu’n gyfrif ar y cyd, dylai SCC barhau i fod yn rhan o’r penderfyniad ynghylch pa fanc i’w ddefnyddio.

Gweithdrefn 4

SCC a’r Contractwr yn cytuno ar aelodau’r gadwyn gyflenwi a fydd yn rhan o’r CBP a sicrhau bod Gweithredoedd Ymlyniad / Gweithredoedd Ymuno (Atodiad 6) yn cael eu cwblhau’n briodol i’w dwyn o dan drefniant cyffredinol Gweithred yr Ymddiriedolaeth.

Gweithdrefn 4 nodiadau

Dylai’r WPS anelu at dalu 80% o’r holl is-gontractwyr drwy’r CBP (gweler 3.5.4 3.5.4 Cynnwys cymaint o’r gadwyn gyflenwi â phosibl)

Gweithdrefn 5

Rhaid i unrhyw Is-gontractwyr a benodir yn ystod y contract y dylid eu gwahodd neu sy’n gofyn am gael eu talu drwy’r CBP, lofnodi Gweithred Ymlyniad / Ymuno pan gaiff ei phenodi. Dylai’r contractwr roi gwybod i SCC am unrhyw is-gontractwyr newydd a chadarnhau a ydynt i’w talu drwy’r CBPac os nad ydynt yn cadarnhau’r rheswm pam.

Gweithdrefn 5 nodiadau

Gweithred Ymuno i gynnwys manylion banc yr is-gontractwr.

Y Contractwr yn ychwanegu manylion yr is-gontractwr i’r system fancio ar y rhyngrwyd.

Gweithdrefn 6

Gwirio gwaith a phrisio taliadau enillion dyledus fel y cytunwyd o dan drefniadau’r contract.

Os nad yw’r rhestr o daliadau sy’n ddyledus eisoes yn torri i’r taliad oherwydd is-gontractwyr unigol, bydd angen i SCC a’r Contractwr ddiwygio’r broses.

Bydd hyn yn caniatáu i wiriadau gael eu gwneud i sicrhau bod parti cyflenwyr i’r CBP yn cael ei dalu’n gywir drwy’r CBP.

Dylai SCC sicrhau bod isgontractwyr y tu allan i’r CBP yn cael eu talu o fewn 30 diwrnod (gweler 3.5.7 Talu is-gontractwyr / cyflenwyr y tu allan i’r CBP).

Gweithdrefn 6 nodiadau

Mae’r broses o baratoi ac ardystio gwerthusiadau neu gerrig milltir misol yn parhau heb ei newid gan y CBP.

Y prif newid yw bod y prif gontractwr yn cyflwyno manylion taliadau sy’n ddyledus iddynt a phob cyflenwr enwebedig hefyd.

Gweithdrefn 7

Mae’r sawl a ddynodwyd i weinyddu’r cyfrif ar-lein yn manylu ar y symiau sy’n ddyledus i is-gontractwyr, a nodir yn y rhestr o daliadau, yn y cyfrif ar-lein ac yn cyfarwyddo’r Banc i dalu ar y dyddiad talu y cytunwyd arno.

Gweithdrefn 8

Mae’r Banc yn trosglwyddo’r symiau yn unol â’r amserlenni y cytunwyd arnynt, fel arfer 3 i 5 diwrnod gwaith o gael cyfarwyddyd i wneud hynny.

Gweithdrefn 8 nodiadau

Bydd arian SCC yn cymryd tua 3 diwrnod i glirio.

Gweithdrefn 9

Mae SCC yn gwirio bod y taliadau wedi’u gwneud yn gywir.

Gweithdrefn 9 nodiadau

Dylai’r SCC wirio bod balans cyfrif CBP yn £0 ar ôl y dyddiad dyledus a gwirio bod y symiau a dalwyd yn cyfateb i’r amserlen dalu y cytunwyd arni.

Ar gyfer Cyfrifon Sengl a weinyddir gan y Contractwr, efallai y byddant yn gallu gosod caniatâd mynediad darllen yn unig ar gyfrif SCC neu mae’n ofynnol iddynt rannu datganiad banc neu lun sgrin.

A Project Bank Account will operate on this project / framework and is required to adhere to the Minimum requirements for a PBA product at Annex 1 of Welsh Government’s guidance, ‘Guidelines for deploying Welsh Government PBA Policy.’ Payment for suppliers outside the Project Bank Account must not exceed 30 days from submission of a valid invoice.”

Esiampl o Weithred Ymddiriedolaeth – Awdurdod Sengl / Cyfrif Sengl

Gweithred yr Ymddiriedolaeth i’w defnyddio gyda’r Model Awdurdod Sengl lle mai’r Contractwr yw’r unig Ymddiriedolwr a’r unig ddeiliad cyfrif.

Enghraifft o Weithred Ymuno i’w defnyddio gyda’r Model Awdurdod Sengl

Enghraifft o Weithred Ymuno i’w defnyddio gyda’r Model Awdurdod Sengl lle mae’r Contractwr yw’r unig Ymddiriedolwr a’r unig ddeiliad cyfrif.

Enghraifft ymddiriedaeth a weithredwyd i'w ddefnyddio gyda'r Model Cyd-awdurdod

Gweithred Ymddiriedolaeth Enghreifftiol i’w defnyddio gyda’r Model Cyd-awdurdod lle mae Awdurdod Contractio Sector Cyhoeddus Cymru a Chontractwr yn Ymddiriedolwyr a Deiliaid Cyfrifon ar y Cyd.

Atodiad 7: Enghraifft o weithred ymuno i’w defnyddio gyda’r Model Cyd-awdurdod

Enghraifft o Weithred Ymuno i’w defnyddio gyda’r Model Cyd-awdurdod lle mae Awdurdod Contractio Sector Cyhoeddus Cymru a’r Contractwr yn Ymddiriedolwyr a deiliaid y cyfrif ar y cyd

1. Cyfrif Banc y Prosiect

1.1 Mae Deiliad y Cyfrif yn ymrwymo i agor Cyfrif Banc Prosiect buddiant [nad yw’n dwyn llog] gyda’r Banc, gyda chyfrif o’r fath i’w agor a’i gadw yn enw Deiliad y Cyfrif.

1.2 Mae’r Cyflogwr yn ymrwymo i dalu’r holl arian sy’n ddyledus i’r Contractwr a/neu’r Is-gontractwyr o dan y Contract a’r Is-gontractau i Gyfrif Banc y Prosiect pan fydd arian o’r fath yn ddyledus i’w dalu yn unol â thelerau’r Contract.

1. 3 Mae’r partïon yn cytuno y bydd unrhyw arian a delir i Gyfrif Banc y Prosiect, o’r dyddiad y telir arian o’r fath i Gyfrif Banc y Prosiect, yn cael ei gadw ar wahân ac yn wahanol ac yn amlwg a chaiff ei ddal ar ymddiriedaeth ar gyfer pob un o’r Contractwr a’r Is-Gontractwyr yn y symiau sy’n ddyledus iddynt fel y nodir yn y rhestr o daliadau y cytunwyd arnynt gan y SCC / cyflogwr a chontractwr. Mae’r Contractwr a’r Is-gontractwyr yn cydnabod nad oes ganddynt unrhyw hawliau a/neu ddiddordeb yn yr arian a ddelir yng Nghyfrif Banc y Prosiect ac eithrio fel buddiolwr yr arian sy’n ddyledus iddynt.

1.4 Os yw cyfanswm yr arian a adneuwyd gan y Cyflogwr yng Nghyfrif Banc y Prosiect am unrhyw reswm yn llai na chyfanswm yr arian a awdurdodwyd gan Ddeiliad y Cyfrif i’w dalu i’r Is-gontractwyr a’r Contractwr, bydd yr arian a ddelir yng Nghyfrif Banc y Prosiect yn cael ei ddyrannu i bob un o’r Is-gontractwyr a’r Contractwr a’u dal ar ymddiried ynddynt yn yr un cyfrannau â’r arian sy’n ddyledus iddynt ffurflenni o gyfanswm yr arian sy’n ddyledus bryd hynny i’r Is-Gontractwyr a’r Contractwr gyda’i gilydd.

1.5 Mae’r Cyflogwr yn cydnabod, pan fydd arian yn cael ei dalu ganddo i Gyfrif Banc y Prosiect yn unol â’r Contract, y bydd yn peidio â bod ag unrhyw hawliau pellach a/neu fuddiant mewn arian o’r fath.

1.6 Mae Deiliad y Cyfrif yn derbyn, waeth beth fo unrhyw anghydfodau, a allai godi mewn perthynas â gwaith a gyflawnir gan y Contractwr a/neu’r Is-gontractwyr, ni chaiff Deiliad y Cyfrif dynnu unrhyw arian o’r Cyfrif Banc yn ôl (ac eithrio yn achos y Contractwr lle gall dynnu’n ôl arian sy’n eiddo iddo).

2. Gweithredu Cyfrif Banc y Prosiect

2.1 Mae Deiliad y Cyfrif yn cytuno:

2.1.1 Byddant yn llofnodi Mandad y Banc cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ar ôl gweithredu’r Weithred hon. 3.1.2. Byddant yn gweithredu Cyfrif Banc y Prosiect bob amser yn unol â Mandad y Banc, y Weithred a’r Contract. Os oes unrhyw wrthdaro rhwng Mandad y Banc, y Weithred a/neu’r Contract, bydd y dogfennau’n cael blaenoriaeth yn y drefn ganlynol:

2.1.2.1 Y Weithred

2.1.2.2 Mandad y Banc, a

2.1.2.3 Y Contract.

2.1.3 Ni fydd Cyfrif Banc y Prosiect yn cael ei ordynnu; byddant yn cadw llyfrau cyfrifon cywir, cyflawn a chyfredol a chofnodion o’r holl drafodion sy’n ymwneud â Chyfrif Banc y Prosiect, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i fanylion yr holl daliadau o Gyfrif Banc y Prosiect a awdurdodwyd gan Ddeiliad y Cyfrif ac unrhyw daliadau banc sy’n daladwy;

2.1.4 Byddant yn sicrhau mai dim ond ei gyflogeion a/neu gynrychiolwyr y mae angen iddynt gael mynediad i’r cyfleuster bancio ar-lein a bod cyflogeion a/neu gynrychiolwyr o’r fath yn ymwybodol o natur gyfrinachol y manylion mynediad, manylion y Cyfrif Banc a thrafodion y Cyfrif Banc;

2.1.5 Maent yn gyfrifol am weithredoedd a/neu hepgoriadau eu gweithwyr eu hunain a/neu gynrychiolwyr eraill fel pe baent yn weithredoedd a/neu’n hepgoriadau ei hun;

2.1.6 Maent yn cadw’r holl arian yn y Cyfrif Banc ar ymddiriedaeth er budd llawn ac unigryw’r Contractwr a’r Is-gontractwyr yn unol â chymal 2.3 a 2.4 uchod.

2.2 Pan fydd cerrig milltir talu a nodir yn y Contract wedi’u cyflawni, byddant yn nodi unrhyw daliadau sy’n ddyledus o dan y Contract a’r Is-Gontractau ac:

2.2.1 Bydd y Cyflogwr yn talu’r arian sy’n ddyledus o dan y Contract i’r Cyfrif Banc yn brydlon;

2.2.2 Fel a phan fydd yr arian wedi clirio, byddant yn cyfarwyddo’r Banc yn brydlon i wneud unrhyw daliadau sy’n ddyledus yn unol â’r Contract a/neu’r Is-Gontract i’r Is-Gontractwyr a/neu’r Contractwr o’r Cyfrif Banc. 

2.3 Byddant yn hysbysu pob un o’r Is-Gontractwyr o’r symiau sydd i’w talu iddynt o’r Cyfrif Banc a’r dyddiad y gall yr Is-Gontractwr ddisgwyl cael taliad o’r fath ar yr un diwrnod ag y maent yn cyfarwyddo’r Banc i wneud taliadau o’r Cyfrif Banc.

2.4 Bydd yr holl daliadau i Ddeiliad y Cyfrif mewn perthynas â’i rôl fel Contractwr a’r Is-gontractwyr yn cael eu gwneud drwy drosglwyddiad banc. Rhaid i’r Is-Gontractwyr roi gwybod i Ddeiliad y Cyfrif am fanylion eu cyfrif banc perthnasol a’u diweddaru bob amser. Mae’r Is-Gontractwyr yn derbyn y gallai methu â gwneud hynny arwain at beidio â thalu arian iddynt ac nad oes gan Ddeiliad y Cyfrif unrhyw atebolrwydd am fethiant o’r fath.

2.5. Bydd unrhyw log a delir gan y Banc mewn perthynas â’r arian a ddelir yn y Cyfrif Banc yn perthyn i Ddeiliad y Cyfrif a gellir ei dynnu’n ôl ganddo ar ddiwedd y gwaith o dan y Contract.

2.6 Bydd unrhyw daliadau banc, costau trosglwyddo arian a thaliadau eraill a ysgwyddir wrth sefydlu a gweithredu’r Cyfrif Banc yn cael eu talu gan Ddeiliad y Cyfrif.

3. Is-gontractwyr Newydd

3.1 Os bydd y Contractwr yn penodi is-gontractwr newydd mewn perthynas â’r Contract ar ôl dyddiad y Weithred hon ac yn cytuno â’r ffaith bod yr is-gontractwr newydd yn cael ei dalu drwy’r Cyfrif Banc, bydd Deiliad y Cyfrif yn trefnu i’r is-gontractwr newydd lofnodi Gweithred Ymlyniad / Ymuno â Gweithred (mae Atodiad 6 yn rhoi enghraifft o Weithred Ymuno) ar y ffurf a nodir yn Atodlen 1 i’r Weithred hon.

3.2 Mae’r Partïon yn cytuno, wrth lofnodi’r Weithred Ymlyniad / Ymuno â Gweithred, fod Deiliaid y Cyfrif yn llofnodi ar eu rhan eu hunain ac fel asiant i bob un o’r Is-gontractwyr. Mae pob Is-Gontractwr yn cytuno i gael ei rwymo gan delerau unrhyw Weithred Ymlyniad / Ymuno â Gweithred a wneir yn ddilys gan Ddeiliaid y Cyfrif ar ran yr holl Bartïon.

4. Diswyddo Is-Gontractwr

4.1 Os bydd Is-Gontractwr yn peidio â bod yn rhan o’r Prosiect cyn i’r Tymor ddod i ben am ba reswm bynnag (gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i derfynu ei Is-Gontract), bydd Deiliaid y Cyfrif yn trefnu i’r Is-Gontractwr dalu allan o’r Cyfrif Banc i’r Is-Gontractwr unrhyw arian a ddelir ar ymddiriedaeth er budd yr Is-Gontractwr hwnnw.

4.2 Ar ôl talu’r holl arian sy’n ddyledus iddo o’r Cyfrif Banc yn unol â chymal 4.1 uchod, bydd yr Is-Gontractwr yn peidio â chael unrhyw hawliau a/neu fuddiannau pellach yn y Cyfrif Banc.

5. Cyfrinachedd

5.1 Ni chaiff unrhyw barti ddefnyddio a/na datgelu unrhyw wybodaeth gyfrinachol, a gaffaelir ganddo am fusnes parti arall a/neu a roddir iddo gan barti arall i’r Weithred hon ac eithrio ym mherfformiad priodol Gweithred neu Gontract yr Ymddiriedolaeth.

6. Terfynu

Bydd y Weithred hon yn parhau ar gyfer Tymor y Contract cysylltiedig, yn amodol ar derfynu’n gynnar yn unol â chymal 7.2 isod.

6.1 Bydd y Weithred hon yn dod i ben ar unwaith:

6.2.1 Mae’r partïon yn cytuno’n ysgrifenedig y dylai’r Weithred derfynu; a/neu

6.2.2 Mae’r Contract yn dod i ben ac mae’r holl arian wedi’i dalu o Gyfrif Banc y Prosiect.

6.2 Ar ôl terfynu’r Weithred hon, mae Deiliaid y Cyfrif yn ymrwymo i sicrhau bod yr holl arian a ddelir ar ymddiriedaeth er budd y Contractwr a/neu’r Is-Gontractwyr ac a gedwir yng Nghyfrif Banc y Prosiect yn cael ei dalu’n brydlon i’r partïon perthnasol (llai unrhyw daliadau a threuliau banc sy’n weddill).

7. Cyffredinol

7.1 Mae’r Weithred hon yn cynnwys y cytundeb cyfan rhwng y Partïon ac mae’n disodli unrhyw gytundeb ysgrifenedig neu lafar blaenorol rhyngddynt ac nid yw’n cael ei effeithio gan unrhyw addewid arall, cynrychiolaeth, gwarant, defnydd, arfer neu gwrs delio. Mae’r partïon yn cadarnhau nad ydynt wedi ymrwymo i’r Cytundeb hwn ar sail unrhyw gynrychiolaeth nad yw wedi’i hymgorffori’n benodol yn y Cytundeb hwn. Ni fydd unrhyw beth yn y Weithred hon yn eithrio atebolrwydd am unrhyw ddatganiad neu weithred dwyllodrus a wnaed cyn dyddiad y Weithred hon.

7.2 Ni chaiff unrhyw hepgoriad gan unrhyw Barti o unrhyw achos o dorri’r Cytundeb hwn ei ystyried yn hepgoriad o unrhyw achos dilynol o dorri’r un ddarpariaeth neu unrhyw ddarpariaeth arall.

7.3 Ni fydd analluedd, anghyfreitrwydd neu anorfodadwyedd unrhyw un o ddarpariaethau’r Weithred hon yn effeithio ar ddilysrwydd, cyfreithlondeb na gorfodadwyedd gweddill darpariaethau’r Weithred hon

7.4 Ni fydd unrhyw Barti yn atebol am unrhyw oedi neu fethiant i gyflawni ei rwymedigaethau o dan y Weithred hon o ganlyniad i resymau y tu hwnt i’w reolaeth resymol, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i weithredoedd Duw, rhyfel, llifogydd, tân, anghydfodau llafur, oedi is-gontractwyr, streiciau, cloi allan, terfysgoedd, anghydfod sifil, difrod maleisus, ffrwydrad, gweithredoedd llywodraethol ac unrhyw ddigwyddiadau tebyg eraill. Nid yw methu â gwneud taliad oherwydd diffyg arian yn y Cyfrif Banc yn ddigwyddiad force majeure.

7.5 Dim ond am eu gweithredoedd a/neu eu hepgoriadau eu hunain o dan y Weithred hon y mae’r Is-Gontractwyr yn atebol ac nid gweithredoedd a/neu hepgoriadau unrhyw un o’r Is-gontractwyr eraill. Nid yw’r Is-Gontractwyr yn atebol ar y cyd ac yn unigol o dan y Weithred hon.

7.6. Ni chaiff unrhyw barti aseinio ei fuddiant yn y Weithred hon (neu unrhyw ran) heb gydsyniad ysgrifenedig y partïon eraill, y cyfryw gydsyniad i beidio â chael ei ddal yn ôl neu ei ohirio’n afresymol.

7.7 Ni fydd unrhyw berson nad yw’n rhan o’r Weithred hon yn gorfod cydymffurfio ag unrhyw un o delerau ac amodau’r Weithred.

7.8 Caiff y Weithred hon ei llywodraethu a’i dehongli yn unol â chyfraith Cymru a Lloegr (fel y mae’n gymwys yng Nghymru) ac mae’r partïon yn cytuno i gyflwyno i awdurdodaeth unigryw llysoedd Cymru a Lloegr.

Dyma’r dangosyddion perfformiad allweddol gofynnol a argymhellir i’w nodi pob chwarter.

Perfformiad gweithredu

KPI 1

Canran Cyflenwyr Haen 2 neu haen is sy’n cyfrif am o leiaf 1% o werth dyfarnu’r contract NET sydd wedi cofrestru fel buddiolwyr y PBA

Cyfrifwyd gan:

Nifer y cyflenwyr Haen 2 neu haen is sy’n cyfrif am o leiaf 1% o werth dyfarnu’r contract NET a gofrestrwyd fel buddiolwyr y PBA

rhanedig â

Cyfanswm yr is-gontractwyr / cyflenwyr ar y prosiect

DS - Mae polisi PBA yn ei gwneud yn ofynnol i bob is-gontractwr / cyflenwr o’r fath gael ei wahodd i ymuno â’r PBA felly dylai KPI 1 fod yn 100% yn ddelfrydol. Os bydd cyflenwyr sy’n cyfrif am o leiaf 1% o brif werth dyfarnu’r contract yn dewis optio allan, dylai SCC geisio a chofnodi esboniad i gyflenwyr sy’n gwneud hynny.

KPI 2

Canran y busnesau is-gontractwyr / cyflenwyr yn y gadwyn gyflenwi prosiect / contract sy’n cymryd rhan yn y CPB.

Cyfrifwyd gan:

Nifer yr is-gontractwyr neu gyflenwyr sydd wedi cofrestru fel buddiolwyr y PBA

rhanedig â

Cyfanswm yr is-gontractwyr / cyflenwyr ar y prosiect

DS - Mae polisi PBA yn argymell targed o 80%.

KPI 3

Canran y busnesau is-gontractwyr / cyflenwyr yn y gadwyn gyflenwi prosiect / contract yn ôl gwerth (£) sy’n cymryd rhan yn y CBP.

Cyfrifwyd gan:

Gwerth y contract (£) ar gyfer isgontractwyr neu gyflenwyr sydd wedi cofrestru fel buddiolwyr y CPB

rhanedig â

Cyfanswm gwerth y contract (£) ar gyfer isgontractwyr / cyflenwyr ar y prosiect.

KPI 4

Rhesymau dros beidio â chymryd rhan aelodau’r gadwyn gyflenwi (gweler Eithriadau i gyfranogiad is-gontractwyr / cyflenwyr, tudalen 10 o’r canllawiau hyn).

Perfformiad talu CBP ym mhob cylch talu

• Perfformiad talu SCC o’r dyddiad dyledus i adneuo swm ardystiedig yn CPB (mewn diwrnodau calendr).
• Perfformiad talu banc o adneuo swm ardystiedig i dderbyn taliad gan fuddiolwyr (mewn diwrnodau calendr).
• Y swm a hawliwyd gan bob buddiolwr CBP ym mhob cylch talu.
• Y swm a awdurdodwyd i bob buddiolwr CBP ym mhob cylch talu.
• Y swm a dalwyd i bob buddiolwr CBP ym mhob cylch talu.

Perfformiad talu ar gyfer y gadwyn gyflenwi y tu allan i’r CBP ym mhob cylch talu

• Perfformiad talu - yr amser cyfartalog a gymerir ar gyfer taliadau i gyrraedd cyfrif is-gontractwr o’r dyddiad y mae’r Rheolwr Prosiect yn ardystio taliad (mewn diwrnodau calendr).
• Perfformiad talu - Yr amser byrraf a gymerir ar gyfer taliad i gyrraedd cyfrif is-gontractwr o’r dyddiad y mae’r Rheolwr Prosiect yn ardystio taliad (mewn diwrnodau calendr).
• Perfformiad talu - Yr amser hiraf a gymerir i daliad gyrraedd cyfrif is-gontractwr o’r dyddiad y mae’r Rheolwr Prosiect yn ardystio taliad (mewn diwrnodau calendr).
• Y swm a hawliwyd gan bob is-gontractwr nad yw’n CBP ym mhob cylch talu.
• Y swm a awdurdodwyd i bob is-gontractwr nad yw’n CBP ym mhob cylch talu.
• Y swm a dalwyd i bob is-gontractwr nad yw’n CBP ym mhob cylch talu.

Efallai y byddwch am fynegi hynny naill ai fel:

• Canran o’r gwariant sydd i’w dalu drwy’r CBP, er enghraifft 80% o wariant y prosiect (ac eithrio taliadau atodol), NEU
• Canran o is-gontractwyr i’w talu drwy’r CBP, gyda chanrannau gwahanol yn cael eu darparu ar gyfer gwahanol haenau, er enghraifft 90% o’r holl gontractwyr Haen 2, 80% o’r holl gontractwyr Haen 3, 70% o Haen 3.

Ffurflen i is-gontractwyr yn nodi nad ydynt am ymuno

Cadarnhau (gwrthod gwahoddiad i ymuno) â Chyfrif Banc Prosiect.