WPPN 03/20 Caffael Cyhoeddus Ar ôl Cyfnod Pontio’r UE gan gynnwys y Gwasanaeth Canfod Tendr (FTS)

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n fwy cyfartal
• Cymru o gymunedau cydlynus
• Cymru sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang

1. Mae'r WPPN 03/20 hwn yn cefnogi ac yn adeiladu ar y Nodiadau Polisi Caffael a gyhoeddwyd yn ddiweddar ar FTS PPN 08/20 a PPN 10/20 Caffael Cyhoeddus ar ôl i'r Cyfnod Pontio gan Swyddfa'r Cabinet.
2. Bydd PPN 08/20 a PPN 10/20 yn darparu gwybodaeth am sut yr effeithir ar y rheoliadau caffael cyhoeddus, ar ôl diwedd y Cyfnod Pontio (23:00, 31 Rhagfyr 2020).
3. Mae'r WPPN hwn yn rhoi rhagor o wybodaeth ac eglurhad mewn perthynas ag Gyff Sector Cyhoeddus Cymru (WPS) sy'n defnyddio GwerthwchiGymru fel eu gwasanaeth hysbysu lleol yn benodol. Mae'r WPPN hwn hefyd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am gaffael cyhoeddus ar ôl diwedd y Cyfnod Pontio.

1. Mae'r WPPN hwn at sylw holl Gyff Sector Cyhoeddus Cymru WPS yng Nghymru, gan gynnwys adrannau Llywodraeth Cymru, cyrff GIG Cymru, Cyrff a Noddir gan Lywodraeth Cymru, awdurdodau lleol, y sector cyhoeddus ehangach a chyfleustodau mewn perthynas â chaffaeliadau a reoleiddir gan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, Rheoliadau Contractau Cyfleustodau 2016, a Rheoliadau Contractau Consesiynau 2016 (y "Rheoliadau").
2. Dosbarthwch y WPPN hwn o fewn ac i sefydliadau perthnasol yr ydych yn gyfrifol amdanynt, gan dynnu sylw penodol y rhai sydd â rôl gaffael, neu fasnachol.

1. Gadawodd y DU yr UE yn swyddogol ar 31 Ionawr 2020 a dechrau Cyfnod Pontio a fydd yn dod i ben am 23:00 ar 31 Rhagfyr 2020.
2. Gwnaed Offeryn Statudol (OS), Rheoliadau Caffael Cyhoeddus (Diwygio ac ati) (Ymadael â'r UE) 2020, i sicrhau bod deddfwriaeth gaffael yn parhau i weithredu'n effeithiol ar ôl diwedd y Cyfnod Trosglwyddo.
3. Mae'r OS hwn yn gwneud diwygiadau i'r Rheoliadau i fynd i'r afael â diffygion sy'n deillio o ymadawiad y DU o'r UE (fel hysbysebu yn y Cyfnodolyn Swyddogol) ac yn gweithredu pennod caffael cyhoeddus y Cytundeb Ymadael y cytunwyd arno rhwng y DU a'r UE. Mae hefyd yn disodli'r Offeryn Statudol ymadael heb gytundeb a osodwyd yn flaenorol ac a ddiwygiwyd. Gellir gweld yr OS newydd ar dudalennau'r Offeryn Statudol ar gov.uk.
4. Mae hyn yn golygu, yn weithredol, na fydd y fframwaith a'r egwyddorion sy'n sail i'r Rheoliadau (er enghraifft, gweithdrefnau, trothwyon ariannol ac ati) yn newid yn sylweddol.
5. Fodd bynnag, ar ôl diwedd y Cyfnod Pontio, mae gwasanaeth ledled y DU yn cael gyflwyno i gymryd lle Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) yn y DU. Mae hyn yn golygu, o 23:00 ar 31 Rhagfyr 2020, y bydd angen cyhoeddi cyfleoedd caffael cyhoeddus newydd yn y DU ar wasanaeth e-hysbysu newydd y DU o'r enw’r Gwasanaeth Canfod Tendr (FTS). Gellir dod o hyd i ragor o fanylion am gyflwyno’r FTS yn PPN 08/20.

1. FTS a GwerthwchiGymru

1. Pan fydd FTS yn mynd yn fyw, bydd GwerthwchiGymru yn parhau i weithredu mewn ffordd debyg fel y mae ar hyn o bryd a bydd prynwyr y sector cyhoeddus yn parhau i ddefnyddio GwerthwchiGymru. Bydd angen cyhoeddi pob hysbysiad caffael ar FTS trwy GwerthwchiGymru, yn debyg iawn i pe bai'n hysbysiad OJEU ar hyn o bryd. Mae GwerthwchiGymru yn parhau i fod am ddim i ddefnyddwyr (prynwyr a gwerthwyr).
2. Mae Llywodraeth Cymru wedi bod yn gweithio gyda Llywodraeth y DU i sicrhau y gall GwerthwchiGymru gysylltu â'r FTS newydd yn Gymraeg neu yn Saesneg.
3. Rhagwelir y bydd newidiadau swyddogaethol GwerthwchiGymru a amlinellir yn y WPPN hwn yn dod i rym o'r wythnos sy'n dechrau 4 Ionawr 2021. Felly, ni fydd unrhyw hysbysiadau a gyflwynir ar ôl 23:00 ar 31 Rhagfyr 2020 yn cael eu cyhoeddi i FTS tan 4 Ionawr 2021. Bydd angen i brynwyr gynnwys y gofyniad hwn yn yr amserlenni hysbysebu.

2. A fydd unrhyw newidiadau i GwerthwchiGymru?

1. Fel y soniwyd uchod yn 4.1.1, bydd GwerthwchiGymru yn parhau i weithredu mewn ffordd debyg i’r hyn y mae ar hyn o bryd. Fodd bynnag, bydd rhai newidiadau terminolegol ar y porth i adlewyrchu newidiadau i gaffael cyhoeddus ar ôl diwedd y Cyfnod Pontio.
2. Bydd newid arall ar y dudalen 'Chwilio Contractau', bydd GwerthwchiGymru yn cyflwyno eicon baner Cymru a fydd yn ymddangos ar gyfer contractau a gyhoeddir ar GwerthwchiGymru islaw'r trothwy caffael, gan ddisodli eicon baner bresennol y DU. Bydd eicon baner y DU bellach yn cael ei ddefnyddio ar gyfer contractau sy'n cynrychioli hysbysiad trothwy caffael uchod a gyhoeddir ar yr FTS. Ar gyfer hysbysiadau a gyhoeddir ar OJEU / Tenders Electronic Daily (TED) byddant yn cadw eicon baner yr UE.
3. Bydd y newidiadau a amlinellir uchod yn cael eu cyflwyno'n raddol ym mis Ionawr 2021, rydym yn rhagweld y bydd y newidiadau'n dechrau bod yn weladwy o wythnos sy’n dechrau 4 Ionawr gyda'r newid eicon baner yn cael ei ymgorffori erbyn diwedd mis Ionawr. Hyd nes y bydd eicon y faner yn cael ei newid, bydd yr holl Hysbysiadau uwchlaw’r trothwy yn cadw eicon baner yr UE.

3. Hysbysiadau i OJEU / TED ar ôl 26 Hydref 2023

Ers 1 Ionawr 2021, (diwedd y cyfnod pontio ar ôl ymadael â’r UE) mae hysbysiadau ar gyfer contractau gwerth uwch wedi eu cyhoeddi ar wasanaeth e-hysbysu FTS y DU yn ogystal ag ar GwerthwchiGymru. Mae hyn wedi disodli’r gofyniad i’w cyhoeddi ar Gyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) (drwy eu system TED), gyda dau eithriad:

1. Caffaeliadau’r cyfnod pontio (cyfleoedd contractau’r sector cyhoeddus a lansiwyd ond na chwblhawyd cyn 11pm ar 31 Rhagfyr 2020); a
2. Yr holl hysbysiadau sy’n ymwneud ag ymarferion caffael a gyllidir gan yr UE.

Parhawyd i gyhoeddi’r rhain ar TED, yn ogystal ag ar FTS a GwerthwchiGymru. Mae hyn wedi ei reoli’n awtomatig gan GwerthwchiGymru.

O 26 Hydref 2023 ymlaen, mae OJEU yn gwneud newidiadau i borth TED sy’n golygu na fydd hysbysiadau gan GwethwchiGymru bellach yn cydweddu. Felly o’r dyddiad hwnnw ymlaen, ni fydd hysbysiadau ynghylch caffaeliadau’r cyfnod pontio a chaffaeliadau wedi’u hariannu gan yr UE yn cael eu hanfon yn awtomatig at TED gan y system GwerthwchiGymru. Bydd sefydliadau sy’n dymuno parhau i hysbysu TED o’u gweithgarwch caffael yn gallu gwneud hynny eu hunain. Bellach gellir anfon hysbysiadau at TED drwy offeryn newydd yr UE, eNotices2.

Bydd system GwerthwchiGymru yn cael ei diweddaru i adlewyrchu’r newidiadau hyn ar ôl 26 Hydref 2023.

4. Beth fyddai’n digwydd pe bai proses yn dechrau cyn diwedd y Cyfnod Pontio?

1. Os lansiwyd gweithdrefn gaffael cyn diwedd y Cyfnod Trosglwyddo ond na chafodd ei chwblhau (h.y. heb ei dyfarnu), bydd y gofyniad i gyhoeddi hysbysiadau i'r OJEU yn parhau i fod yn berthnasol ar ôl diwedd y Cyfnod Pontio. Fodd bynnag, bydd unrhyw hysbysiadau ar gyfer y caffaeliadau hyn a gyhoeddir ar ôl diwedd y Cyfnod Ponrio yn cael eu rhoi yn yr OJEU a’r FTS a bydd hyn yn cael ei wneud yn awtomatig gan GwerthwchiGymru.
2. Bydd y Rheoliadau fel y maent yn berthnasol cyn diwedd y Cyfnod Pontio, mewn perthynas â hysbysiadau, yn parhau i fod yn berthnasol i gontractau byw, cytundebau fframwaith a systemau prynu deinamig a ddaeth i ben cyn diwedd y Cyfnod Pontio, gan gynnwys dyfarnu contractau yn seiliedig ar gytundebau o'r fath .
3. I grynhoi, bydd yn ofynnol i Gyff Sector Cyhoeddus Cymru barhau i gyhoeddi unrhyw hysbysiadau ar gyfer y caffaeliadau uchod yn yr OJEU. Fodd bynnag, bydd angen cyhoeddi unrhyw hysbysiadau a gyhoeddir ar ôl diwedd y Cyfnod Pontio ar yr FTS hefyd. Ni fydd GwerthwchiGymru yn cyhoeddi'r rhain yn awtomatig i’r OJEU.

5. Beth fydd yn digwydd i hysbysiadau am gaffael newydd sydd wedi’u hanfon ond nad ydynt wedi eu cyhoeddi cyn diwedd y Cyfnod Pontio?

1. Gall gymryd hyd at 48 awr (neu fwy mewn amgylchiadau eithriadol) i holl gyflwyniadau hysbysiad OJEU gael eu cyhoeddi. Sylwch fod caffaeliad yn cael ei lansio pan fydd contract wedi'i hysbysebu, gan gynnwys er enghraifft trwy gyhoeddi rhybudd gwybodaeth ymlaen llaw fel galwad am gystadleuaeth neu hysbysiad contract, neu ei hysbysu i'r rhai sy'n gysylltiedig lle nad oes angen hysbysebu. Felly, os na chyhoeddir yr hysbysiad cyn diwedd y Cyfnod Pontio, ni fydd y gofyniad i gyhoeddi'r hysbysiad yn yr OJEU (fel y nodir yn adran 4.2.1 uchod) yn gymwys a chaiff ei gyhoeddi i’r FTS yn unig, ac eithrio'r amgylchiadau a nodir yn adran 4.6 isod. Oherwydd newidiadau swyddogaethol GwerthwchiGymru a grybwyllir yn y WPPN hwn, ni fydd y rhain yn cael eu cyhoeddi ar FTS tan 4 Ionawr 2021. Bydd angen i brynwyr ystyried y gofyniad hwn yn yr amserlenni hysbysebu.

6. Sut y bydd gadael yr UE yn effeithio ar gyhoeddi hysbysiadau PIN?

1. Bydd angen hysbysiadau PIN o hyd yn unol â'r Rheoliadau. Ar ôl diwedd y cyfnod pontio, bydd yr FTS yn cael ei ddefnyddio i gyhoeddi hysbysiadau newydd. Bydd GwerthwchiGymru yn trosglwyddo manylion perthnasol yn awtomatig i’r FTS ar ôl diwedd y cyfnod pontio. Os ydych wedi cyhoeddi PIN cyn diwedd y cyfnod pontio (oni bai eich bod wedi'i ddefnyddio fel galwad am gystadleuaeth ei hun) ystyrir bod unrhyw hysbysiad contract dilynol yn dechrau’r broses gaffael ac felly bydd yn ddarostyngedig i'r gofynion newydd ac yn cael ei gyhoeddi i’r FTS ac nid OJEU/TED gan GwerthwchiGymru (ac eithrio o dan yr amgylchiadau a esbonnir yn adran 4. 6 isod).

7. Beth sy'n digwydd gyda chaffaeliadau sy'n cael eu hariannu gan WEFO?

1. Mae unrhyw gaffaeliadau newydd ar gyfer rhaglenni a ariennir gan WEFO ar ôl diwedd y cyfnod pontio yn parhau i gael eu hysbysebu ar OJEU/TED. I wneud hyn, bydd angen i chi  ddefnyddio offeryn newydd yr UE, eNotices2.

8. Beth yw'r broses ar gyfer hysbysebu ar FTS yn Gymraeg?

1. Bydd y gwasanaeth FTS ar gael yn Gymraeg ac yn Saesneg. O ganlyniad bydd prynwyr GwerthwchiGymru yn gallu creu Hysbysiadau FTS ar fersiwn Gymraeg y Porth GwerthwchiGymru, gyda’r holl ddewislenni a chynnwys statig arall y safle ar gael yn Gymraeg wrth ddefnyddio'r elfen creu Hysbysiad FTS.
2. Wrth ddefnyddio fersiwn Gymraeg y Porth i gwblhau'r broses hon, bydd yn rhaid i brynwyr gynnwys y testun Saesneg ochr yn ochr â'r testun Cymraeg (yn yr un blwch) ac i'r gwrthwyneb os ydynt yn dewis defnyddio fersiwn Saesneg y Porth ac yn dymuno cynnwys cynnwys Cymraeg. Yna bydd yr hysbysiadau'n cael eu hanfon i'r FTS i'w cyflwyno yn dilyn yr un broses ag a ddefnyddir yn awr ar gyfer cyflwyniadau OJEU. Pan fydd yr Hysbysiad wedi'i gyhoeddi ar FTS, bydd y prynwr yn cael hysbysiad e-bost.
3. Fel y nodwyd yn adran 4.1.3, rhagwelir y bydd y newidiadau swyddogaethol i GwerthwchiGymru a amlinellir yn y WPPN hwn yn dod i rym o'r wythnos sy'n dechrau 4 Ionawr 2021. Felly, ni fydd unrhyw hysbysiadau a gyflwynir ar ôl 23:00 ar 31 Rhagfyr 2020 yn cael eu cyhoeddi i’r FTS tan 4ydd Ionawr 2021. Bydd angen i brynwyr ystyried y gofyniad hwn yn yr amserlenni hysbysebu.

9. Sylwch

Bydd gan GwerthwchiGymru broses ar gyfer gwirio pob hysbysiad sydd i'w gyhoeddi ar ôl diwedd y Cyfnod Pontio i benderfynu a oes angen anfon yr Hysbysiad at OJEU a / neu FTS. Dim ond os yw OJEU wedi gwrthod hysbysiad fel sy'n digwydd ar hyn o bryd y cysylltir â phrynwyr. Os bydd y cywiriad yn cael ei gyhoeddi ar ôl diwedd y Cyfnod Pontio, dim ond i FTS y bydd yn cael ei roi. Sylwch, os yw'n ofynnol ail-anfon y rhybudd i FTS, efallai y bydd angen i chi adolygu'r amserlenni a gynhwysir i sicrhau eu bod yn parhau i gydymffurfio â'r Rheoliadau.

Y ddeddfwriaeth sy'n berthnasol i'r WPPN 03/20 hwn yw:

• Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015
• Rheoliadau Caffael Cyhoeddus (Diwygio etc.) (Ymadael â'r UE) 2020
• Rheoliadau Contractau Cyfleustodau 2016
• Rheoliadau Contractau Consesiwn 2016

1. Dylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru fod yn ymwybodol y bydd y gweithdrefnau a nodir yn y WPPN hwn yn gymwys o 23:00 ar 31 Rhagfyr 2020 hyd nes y caiff ei ddisodli neu ei ganslo.

1. Bydd y DU yn dod yn aelod annibynnol o Gytundeb Caffael y Llywodraeth yn dilyn diwedd y Cyfnod Pontio ar 1 Ionawr 2021. Bydd hyn yn sicrhau y gall cyflenwyr y DU barhau i gynnig am gontractau llywodraeth dramor ar yr un telerau i raddau helaeth â'r hyn a ddarperir i'r DU ar hyn o bryd.
2. Mae Llywodraeth Cymru yn ystyried diwygio posibl y rheoliadau caffael ac yn cysylltu â Llywodraeth y DU a gweinyddiaethau datganoledig eraill. Byddwn yn darparu mwy o wybodaeth yn fuan.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â’r WPPN yma, cysylltwch â;

• Commercial Policy – Polisi Masnachol: PolisiMasnachol@llyw.cymru   
• Caffael.Trefniadau Pontio’r UE – Procurement.EU Transition: Caffael.TrefniadauPontiorUE@llyw.cymru
• Ymholiadau technegol GwerthwchiGymru – cysylltwch â llinell gymorth cymorth technegol Gwerthwchigymru ar 0800 222 9004.

Defnyddiwyd y cyhoeddiadau canlynol wrth baratoi'r WPPN hwn:

• PPN 08/20 Nodyn Polisi Caffael ar gyhoeddi gan ddefnyddio FTS (Gwasanaethau Masnachol y Goron Tachwedd 2020)
• PPN 10/20 Caffael Cyhoeddus ar ôl i'r Cyfnod Pontio ddod i ben ar 31 Rhagfyr 2020 (Gwasanaethau Masnachol y Goron Rhagfyr 2020)
• Newidiadau ar ôl Cyfnod Pontio’r UE ar GwerthwchiGymru (GwerthwchiGymru – dyddiedig Rhagfyr 2020)