Nodiadau polisi caffael Cymru WPPN 03/21: Polisi cyfrifon banc prosiect

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang

Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn (WPPN 03/21) yn diweddaru ac yn disodli Cyfrifon Banc y Prosiect – Nodyn Cyngor Caffael (PAN) v1 Rhagfyr 2017, yn cael ei gyhoeddi gan Lywodraeth Cymru i annog Llywodraeth Cymru i ddefnyddio Cyfrifon Banc Prosiect (CBP) fel ffordd o fynd i'r afael ag arferion talu gwael mewn cadwyni cyflenwi sector cyhoeddus drwy hwyluso taliadau teg a phrydlon. Mae'n nodi Polisi Llywodraeth Cymru ar CBP ar gyfer adrannau Llywodraeth Cymru y mae'n ofynnol iddynt gymhwyso CBP oni bai bod rhesymau cymhellol dros beidio â gwneud hynny a hyrwyddo'r defnydd o CBP fel arfer gorau i gyrff y sector cyhoeddus yng Nghymru.

2.1. Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i ddefnyddio caffael fel sbardun ar gyfer manteision economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol a chefnogi swyddi a thwf. Dylai caffael cyhoeddus helpu i hyrwyddo Cymru fel lle da i wneud busnes a dylai ddarparu mecanweithiau sy'n caniatáu i gyflenwyr o bob maint ffynnu, mae CBP yn fecanwaith sy'n cefnogi'r ethos hwn.

2.2. CBP yw'r arfer gorau o ran sicrhau taliad teg a phrydlon yn y gadwyn gyflenwi. Mae'n bwysig sicrhau llif arian drwy gadwyni cyflenwi er mwyn lleihau'r risg o fethiant yn y gadwyn gyflenwi i fusnesau Cymru a galluogi dosbarthu arian yn gyflymach drwy'r economi a chymunedau lleol.

2.3. Er bod CBP wedi'u datblygu mewn ymateb i arferion talu gwael yn y gadwyn gyflenwi sy'n parhau yn y diwydiant adeiladu, gellir eu cymhwyso hefyd mewn unrhyw gontract sy'n dibynnu ar is-gontractwyr.

2.4. Mae Polisi PBA Llywodraeth Cymru wedi'i lywio gan y profiad o weithredu PBA gan Adrannau Llywodraeth y DU (Highways England), Gweithrediaeth Gogledd Iwerddon a Llywodraeth yr Alban wedi'i ategu gan gyfres o brosiectau peilot yng Nghymru rhwng 2015 a 2017.

Beth yw cyfrifon banc prosiect a pham mae eu hangen?

2.5. Mae busnesau bach a chanolig yn chwarae rhan hollbwysig yn y gwaith o gyflawni prosiectau sector cyhoeddus drwy drefniadau is-gontractio. Mae mynediad at gyllid a llif arian yn hanfodol i unrhyw fusnes a dim mwy felly na busnesau llai sydd ag adnoddau cyfyngedig. Felly, mae'n hanfodol bod cleientiaid y sector cyhoeddus yn sicrhau taliadau teg a phrydlon, nid yn unig i'n contractwyr haen 1 ond i'w cadwyni cyflenwi wrth gyflawni contractau cyhoeddus.

2.5.1. Cyfrifon banc wedi'u neilltuo yw CBP gyda statws ymddiriedolaeth sy'n gweithredu fel mecanwaith ar gyfer gwneud taliadau yn unig. Mae CBP yn disodli'r telerau talu aml-haen traddodiadol rhwng haenau dilynol yn y gadwyn gyflenwi gyda thaliadau ar y pryd i'r contractwr arweiniol a phartneriaid yn y gadwyn gyflenwi. Mae dulliau talu traddodiadol wedi arwain at is-gontractwyr fel arfer yn gorfod rheoli 60-90 diwrnod, neu delerau talu hirach mewn rhai achosion, tra bod taliadau drwy CBP fel arfer yn cymryd rhwng 3-5 diwrnod o adneuo arian i'r cyfrif ar ôl ardystio'r amserlen dalu.

2.5.2 Mae gan CBP y fantais ychwanegol o symleiddio prosesau talu cleientiaid, contractwyr ac isgontractwyr. Mae is-gontractwyr yn elwa ymhellach o’r CBP wrth iddynt leddfu'r baich amser a chost o fynd ar drywydd taliadau hwyr a thrafodion datrys anghydfodau drwy sicrhau prydlondeb a sicrwydd talu.

2.5.3. Mae CBP yn helpu cyrff y sector cyhoeddus i fodloni gofyniad statudol Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 (PCR) i sicrhau bod uchafswm y telerau talu 30 diwrnod ar gyfer anfonebau diamheuol yn cael eu hadlewyrchu i lawr y gadwyn gyflenwi ac nid i brif gontractwyr yn unig. Maent hefyd yn diogelu cyrff y sector cyhoeddus rhag camau cyfreithiol o dan Ddeddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998 sy'n caniatáu i fusnesau o unrhyw faint hawlio llog statudol ar dalu anfonebau diamheuol yn hwyr o fewn 30 diwrnod.

2.5.4. Yn ogystal â darparu diogelwch a sicrwydd o ran talu i'r gadwyn gyflenwi, gall CBP hefyd sicrhau arbedion effeithlonrwydd. Dangosodd dadansoddiad cost a budd a gynhaliwyd ar gyfer Adran Tai a Gwaith Cyhoeddus Queensland (Analysis of security of payment reform for the building and construction industry – addendum report - Queensland Department of Housing and Public Works, Delloitte 2017) fanteision cyflwyno CBP i'r sefydliad contractio a'r gadwyn gyflenwi, yn bennaf drwy'r gostyngiad yn y costau a'r gorbenion sy'n ymwneud â mynd ar drywydd dyledion a gweinyddu.

2.5.5. Mae gan lif arian mwy sefydlog a mwy o hylifedd (£50 billion locked up in late payments, Supply Management 2018) o ganlyniad i amserlenni talu byrrach y potensial i gynyddu cynhyrchiant a chreu cyfleoedd cyflogaeth a hyfforddiant yn ein cadwyni cyflenwi.

3.1 Mae'r WPPN hwn yn uniongyrchol berthnasol i:

3.1.1. Holl gontractau adeiladu a seilwaith Llywodraeth Cymru ac unrhyw 'gontractau priodol' eraill gwerth £2m neu fwy (gweler adran 3.2) a ddarperir yn uniongyrchol ar ran Adrannau Llywodraeth Cymru sy'n ei gwneud yn ofynnol i CBP gael ei gymhwyso oni bai bod rhesymau cymhellol dros beidio â gwneud hynny. Pan nodir rheswm Cymhellol, rhaid cwblhau adroddiad penderfynu sy'n manylu ar y rhesymau hynny a'i ffeilio i ganiatáu archwilio.

3.1.2. Mae prosiectau adeiladu a seilwaith ac unrhyw gontractau priodol eraill gwerth £2m neu fwy (gweler adran 3.2) sy'n cael eu hariannu'n llawn, yn rhannol neu'n Grant a ariennir gan Lywodraeth Cymru sy'n ei gwneud yn ofynnol i CBP gael ei ddefnyddio oni bai bod rhesymau cymhellol dros beidio â gwneud hynny.

3.1.3. Argymhellir y WPPN hwn hefyd i bob corff yn y sector cyhoeddus yng Nghymru fel arfer da ar gyfer talu teg a dylid ei ddarllen ar y cyd â WPPN 04/213 a ellir ei ddosbarthu (er gwybodaeth) o fewn eich sefydliad, yn enwedig gan dynnu sylw'r rhai sydd â rôl comisiynu, cynllunio caffael a rheoli contractau neu'r rhai sy'n ymwneud â chyflawni prosiectau adeiladu a seilwaith.

3.2 Contractau / prosiectau CBP priodol

3.2.1. Bydd contractau / prosiectau priodol yn dibynnu i raddau helaeth ar werth a hyd y prosiect ac i ba raddau y bydd y contract yn cael ei ddarparu gan isgontractwyr Fel canllawiau cyffredinol, gellir defnyddio'r meini prawf canlynol i nodi 'contractau / prosiectau priodol':

1. Unrhyw gontractau sy'n defnyddio cadwyn gyflenwi is-gontractio sylweddol
2. O dros 6 mis o hyd a 
3. Gwerth dros £2 filiwn 'net'*

3.2.2 Eithriadau i'r trothwy net o £2m:

1. Prosiectau gwerth llai na £2 filiwn net*
2. yn fyrrach na 6 mis o hyd
3. Oedd â prif gontractwr yn rhoi ymrwymiad cadarn i hunan-gyflawni dros 75% o'r contract.

*Gwerth net £2m - Prif ddiben CBP yw diogelu is-gontractwyr a allai fod yn agored i risg llif arian, ac felly'r ffocws ar werth elfen adeiladu prosiectau gan mai dyma lle mae'r prif risg i is-gontractwyr yn codi. Felly, gall cleientiaid eithrio costau rhagarweiniol / cam dylunio wrth asesu a yw prosiect / contract yn bodloni'r trothwy o £2m e.e. TAW, yswiriant a chostau / gorbenion eraill nad ydynt yn effeithio ar y gadwyn gyflenwi.

3.2.3 Cwmpas y gadwyn gyflenwi

Er mwyn cael yr effaith fwyaf posibl, argymhellir bod 80% o'r busnesau hynny sy'n ymwneud â'r gadwyn gyflenwi o brosiectau priodol yn cael eu talu drwy'r CBP ac ym mhob achos lle mae CBP yn cael ei gymhwyso, rhaid gwahodd is-gontractwyr / cyflenwyr sy'n cyfrif am 1% neu fwy o brif werth dyfarnu'r contract i ymuno â'r CBP a dylai ceisiadau gan y rhai sy'n cyfrif am lai nag 1% gael eu hystyried gan y cleient a'r prif gontractwr.

4.1. Cynghorir cyrff sector cyhoeddus Cymru i gymhwyso polisi CBP fel arfer gorau o ran talu'n deg wrth gyflawni prosiectau adeiladu a seilwaith hunangyllidol lle y bo'n briodol.

4.2. Lle nad oes gan gontractau neu gytundebau fframwaith presennol opsiwn CBP, dylid ymgorffori'r rhain ym manyleb fframweithiau contractau 'priodol' (gweler adran 3.2) pan gânt eu hail-dendro.

5.1. Mae defnyddio CBP yn cefnogi Nodau Llesiant Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, sef Cymru Ffyniannus a Chymru Iachach yn eu heffaith gadarnhaol ar yr economi a lles meddyliol drwy sicrhau telerau talu prydlon a theg sy'n lleddfu pwysau llif arian yn enwedig ar fusnesau bach a chanolig.

6.1. Mae'r WPPS hwn yn effeithiol o'r dyddiad cyhoeddi hyd nes y caiff ei ddisodli neu ei ganslo.

7.1 Mae'r defnydd o CBP yn cyd-fynd â gweledigaeth WPPS 2021 ar gyfer Caffael yng Nghymru fel hwylusydd newid sy'n adeiladu 'gweithgareddau masnachol a fydd yn meithrin marchnadoedd cyflenwi bywiog yng Nghymru...' ac yn beodol Egwyddor 5 sy'n hyrwyddo cefnogaeth i '... Amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy'n ymwneud â chaffael cynyddol, gan gynnwys y rhai sy'n meithrin cadwyni cyflenwi lleol gwydn'.

8.1 Mae'r ddogfen ganllaw, Canllawiau ar gyfer Defnyddio Polisi CBP Llywodraeth Cymru i gefnogi gweithredu'r Polisi hwn ar gael ar wefan Llywodraeth Cymru Llyw.Cymru

Mae'r Canllawiau ar gyfer Defnyddio Canllaw Polisi CBP Llywodraeth Cymru yn amlinellu'r gofynion sylfaenol yn Atodiad 1 ar gyfer Cyfrifon Banc Prosiect, sut i weithredu CBP, rolau a chyfrifoldebau'r sefydliadau dan sylw a dogfennau enghreifftiol.

Mae modiwl eDdysgu Cyfrifon Banc Prosiect (CBP) ar gael drwy borthol Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru Learning@Wales.

Mae tîm Polisi Masnachol Llywodraeth Cymru yn rheoli Grŵp Cymuned Ymarfer Cyfrifon Banc Prosiect sy'n dod â chydweithwyr yn y sector cyhoeddus at ei gilydd i rannu eu profiad o weithredu CBP. Os hoffech ymuno â'r grŵp, e-bostiwch CommercialPolicy@llyw.cymru i'w hychwanegu at y rhestr gylchredeg.

9.1 Dylid cyfeirio ymholiadau sy'n gysylltiedig â'r WPPN hwn at CommercialPolicy@llyw.cymru

10.1 Mae Llywodraeth Cymru yn falch o gydnabod ei bod wedi defnyddio'r cyhoeddiadau a'r sefydliadau canlynol i ategu ei hymchwil ei hun i gynhyrchu'r nodyn hwn:

• Grŵp Taliadau Teg y DU
• Llywodraeth yr Alban
• Gweithrediaeth Gogledd Iwerddon
• Priffyrdd Lloegr
• Asiantaeth yr Amgylchedd

• " A Guide to best Fair Payment practices" Swyddfa Masnach y Llywodraeth (OGC) 2007
• Project Bank Accounts - Briefing document (Swyddfa'r Cabinet 10 Chwefror 2012
• A Guide to the implementation of Project Bank Accounts (PBAs) in construction for government clients. (Swyddfa'r Cabinet 03 Gorffennaf 2012)
• Analysis of security of payment reform for the building and construction industry – addendum report - Queensland Department of Housing and Public
• Works (Delloitte July 2017)
• Sefydliad Siartredig Caffael a Chyflenwi – Supply Management Daily, ‘£50bn locked up in late payments’ Awst 2018