Nodyn Polisi Caffael Cymru WPPN 02/22: Tryloywder – cyhoeddi hysbysiadau dyfarnu contract

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru sy’n fwy cyfartal
• Cymru o gymunedau cydlynus
• Cymru sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang

• Nid yw'r wybodaeth a nodir yn y ddogfen hon yn gyngor cyfreithiol nac yn ganllawiau statudol ac ni fwriedir iddi fod yn gynhwysfawr. Ni fwriedir ychwaith i ddiystyru'r rhwymedigaethau cyfreithiol presennol sy'n berthnasol i Gyrff Sector Cyhoeddus Cymru Sector Cyhoeddus Cymru – dylai partïon sy'n contractio geisio eu cyngor cyfreithiol annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol. Sylwch hefyd fod y gyfraith yn newid yn gyson a dylid ceisio cyngor mewn achosion unigol. Mae'r ddogfen hon yn adlewyrchu'r sefyllfa fel yn Chwefror 2023.
• Mae'r Nodyn Polisi Caffael hwn yng Nghymru (WPPN) yn adeiladu ar Ddatganiad Polisi Caffael Cymru a Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 (SI 2015/102) fel y'i diwygiwyd gan Ddatganiad Polisi Caffael Cymru (Diwygio etc.) (Ymadael â'r UE) Rheoliadau 2020 (SI 2020/1319).
• Mae'r nodyn hwn yn rhagdybio lefel benodol o wybodaeth am gaffael cyhoeddus. Mae ar gael ar wefan Llywodraeth Cymru LLYW.CYMRU a dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau at CommercialProcurementICT@llyw.cymru neu drwy wasanaethau cwsmeriaid Llywodraeth Cymru.

1.1 Mae'r nodyn polisi caffael hwn yng Nghymru (WPPN) yn nodi ymrwymiad Llywodraeth Cymru i gyhoeddi gwybodaeth am ddyfarniadau dros drothwyon gwerth isel penodol ar GwerthwchiGymru (S2W) ac i hyrwyddo'r dull hwn fel arfer gorau i Gyrff Sector Cyhoeddus Cymru yng Nghymru.

2.1 Cafodd y WPPN hwn ei gyhoeddi i gynorthwyo holl awdurdodau contractio WPS yng Nghymru, gan gynnwys adrannau Llywodraeth Cymru, cyrff GIG Cymru, cyrff a noddir gan Lywodraeth Cymru, awdurdodau lleol a'r sector cyhoeddus ehangach. Mae'r WPPN hwn yn cwmpasu contractau nwyddau, gwasanaethau a gwaith sy'n cael eu darparu yng Nghymru.

2.2 Dosbarthwch y WPPN hwn ar draws eich sefydliad ac i sefydliadau perthnasol eraill yr ydych yn gyfrifol amdanynt, gan dynnu sylw penodol y rhai mewn rolau caffael, masnachol a chyllid.

3.1 Bydd diwygio caffael yn arwain at newid sylweddol i arferion ac offer gwaith yn ogystal â chyflwyno deddfwriaeth newydd.

3.2 Mae tryloywder yn allweddol i sicrhau bod y sector cyhoeddus yng Nghymru yn cefnogi'r cysyniad 'digidol', a fydd yn helpu i wella'r broses o olrhain a chanfod tueddiadau cadarnhaol/negyddol drwy gydol oes y broses gaffael.

3.3 Ar sail argymhellion adolygiad gan yr Arglwydd Young, mae Rhan 4 o’r PCR 2015 yn nodi rheolau ychwanegol i gael eu dilyn ar gyfer caffael uwchlaw trothwyon yr UE a chyfres newydd o reolau ar gyfer rhywfaint o gaffael islaw'r trothwy gyda gwerth amcangyfrifol (yn cynnwys TAW) o £12,000 neu fwy (ar gyfer awdurdodau’r llywodraeth ganolog) neu £30,000 neu fwy (ar gyfer awdurdodau is-ganolog ac Ymddiriedolaethau’r GIG) . Ac eithrio’r darpariaethau a bennwyd yn Rheoliad 1(8B) o PCR 2015, nid yw Rhan 4 o PCR 2015 yn berthnasol i Corff Sector Cyhoeddus Cymru os yw ei swyddogaethau yn swyddogaethau sydd wedi’u datganoli’n llwyr neu’n rhannol i Gymru.

3.4 Cafodd y canllawiau hyn eu cyhoeddi i gefnogi newidiadau sy'n cael eu cyflwyno o fewn y Sector Cyhoeddus Cymru i alluogi Gyrff Sector Cyhoeddus Cymru i fodloni gofynion tryloywder sydd ar y gweill. Yn ogystal â bodloni'r gofynion tryloywder hyn, bydd y canllawiau hyn hefyd yn cefnogi cyflwyno'r Safon Data Contractio Agored (OCDS) drwy gydol y cylch oes caffael. Mae hyn yn gyson â phenderfyniad Llywodraeth Cymru i gyd-fynd â Bil Caffael Llywodraeth y DU.

3.5 Mae'r Safon Data Contractio Agored (OCDS) yn galluogi datgelu data a dogfennau ar bob cam o'r broses gontractio drwy ddiffinio model data cyffredin. Fe'i crëwyd i gefnogi sefydliadau i sicrhau bod contractio yn fwy tryloyw, a chaniatáu dadansoddiad dyfnach o ddata contractio gan ystod eang o ddefnyddwyr.

3.6 O ran cyfleoedd hysbysebu, dylai Gyrff Sector Cyhoeddus Cymru gyfeirio at Nodyn Polisi Caffael Cymru WPPN 07/21: Caffael sy'n gyfeillgar i Fusnesau Bach a Chanolig sy'n ymrwymo i hysbysebu contractau dros £30,000 (gan gynnwys TAW) mewn gwerth, gan wneud y defnydd gorau o borth GwerthwchiGymru.

Sylwch o dan y Bil Diwygio Caffael, rhaid disgrifio unrhyw gyfleoedd a hysbysebir yn agored sy’n uwch na £12,000/£30,000 (gan gynnwys TAW) ar GwerthwchiGymru fel hysbysiad o dendr sydd o dan y trothwy os yw’r cyfle’n cael ei hysbysebu’n agored unrhyw le. O ganlyniad, mae manylion y dyfarniad yn adeiladu ar yr hysbysiad o’r tendr o dan y trothwy fel y’i disgrifir ym mharagraff 4.6.

4.1 Dylid cymhwyso'r canllawiau canlynol i gaffaeliadau Llywodraeth Cymru ac fe'i hystyrir yn arfer gorau ar gyfer awdurdodau contractio WPS.

4.2 Argymhellir bod hysbysiadau dyfarnu contractau yn cael eu cyhoeddi fel y nodir isod:

4.3 Bwriad y gofynion polisi ychwanegol hyn yw rhoi mwy o amlygrwydd i'r cyhoedd o gontractio'r llywodraeth drwy gyhoeddi hysbysiadau dyfarnu contractau ar GwerthwchiGymru.

4.4 Unwaith y bydd contract wedi'i ddyfarnu drwy unrhyw un o’r dulliau canlynol neu drwy ddull arall:

• Cystadleuaeth agored
• Cytundeb Fframwaith (e.e. o ganlyniad i gystadleuaeth fach)
• Dyfarniad uniongyrchol heb gystadleuaeth (e.e. lle ceisiwyd dyfynbrisiau, mae camau tendro unigol wedi'u cymryd ac ati)

4.5 o leiaf, rhaid cyhoeddi'r wybodaeth ganlynol ar GwerthwchiGymru:

• enw llawn y contractwr buddugol
• y dyddiad yr ymrwymwyd i'r contract (Dyddiad Dyfarnu)
• cyfanswm gwerth y contract mewn punnoedd sterling, a
• syniad a yw'r contractwr yn BBaCh neu'n VCSE.

4.6 Os oes hysbysiad cyfle eisoes yn bodoli ar GwerthwchiGymru, dylid diweddaru hwn gyda manylion y contract a ddyfernir. Os nad oes hysbysiad cyfle yn bodoli ar GwerthwchiGymru (er enghraifft os nad oedd y contract wedi'i gystadlu'n agored (h.y. dyfynbris caeedig), neu os yw'n ddyfarniad uniongyrchol neu'n gystadleuaeth fach yn ol y gofyn o gytundeb fframwaith neu drwy system brynu ddeinamig), yna dylid cyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract ar wahân.

4.7 Rhaid cyhoeddi hysbysiadau dyfarnu contractau ar GwerthwchiGymru o fewn 30 diwrnod calendr i ddyddiad dyfarnu'r contract.

4.8 At ddibenion y canllawiau hyn, ystyr 'Dyddiad Dyfarnu' yw'r dyddiad y llofnodwyd y contract gan y parti contractio diwethaf. Mae'r diwrnod calendr cyntaf ar ôl llofnodi'r contract yn cyfrif fel diwrnod 1.

4.9 Pan fo'r dyddiad cau ar gyfer cyhoeddi yn dod i ben ar ddiwrnod nad yw'n ddiwrnod gwaith, mae gan yr awdurdod tan ddiwedd y diwrnod gwaith nesaf i gyhoeddi'r dyfarniad.

5.1 Cynghorir Gyrff Sector Cyhoeddus Cymru i gymhwyso'r canllawiau hyn fel arfer gorau i fodloni gofynion tryloywder yn barod ar gyfer cyflwyno'r OCDS drwy gydol oes y cylch caffael.

• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015
• Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015
• Rheoliadau Caffael Cyhoeddus (Diwygio etc.) (Ymadael â’r UE) 2020

7.1 Mae'r WPPN hwn yn effeithiol o ddyddiad cyhoeddi 28/04/2022 nes iddo gael ei ddisodli neu ei ganslo.

8.1 Mae'r WPPN hwn yn cyd-fynd â'r egwyddorion WPPS canlynol:

Egwyddor 2

Byddwn yn integreiddio caffael wrth wraidd datblygu a gweithredu polisi yng Nghymru.

Egwyddor 7

Byddwn yn gwella integreiddiad a phrofiad defnyddwyr ein datrysiadau a'n cymwysiadau digidol, gan wneud y defnydd gorau o'n data caffael i gefnogi'r broses o wneud penderfyniadau.

9.1 Mae'r WPPN hwn yn cefnogi Strategaeth Ddigidol Cymru.

Cenhadaeth 4: yr economi ddigidol

Mae arferion a pholisïau caffael yn cefnogi arloesedd a ffyniant economaidd, gan ganiatáu i fusnesau yng Nghymru ffynnu ac rydym yn cefnogi'r sector cyhoeddus i weithio gyda marchnad ymatebol o gwmnïau.

Cenhadaeth 6: data a chydweithio

Mae data'r sector cyhoeddus ar gael ac yn cael ei gyhoeddi'n agored, lle bo'n briodol (h.y. nid data personol), mewn fformatau sy'n cefnogi tryloywder, ailddefnyddio ac atebolrwydd.

9.2 Cyfeiriwch at WPPN 03/20: Caffael Cyhoeddus Pontio ar ôl ymadael â’r UE gan gynnwys Dod o hyd i Wasanaeth Tendro (FTS) i gael rhagor o arweiniad ar ddefnyddio GwerthwchiGymru a gwasanaeth e-hysbysu'r DU.

10.1 Os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr WPPN hwn, cysylltwch â: CaffaelMasnachol.DigidolDataTGCh@llyw.cymru