Nodyn Polisi Caffael Cymru WPPN 01/24: Tryloywder – Cyhoeddi hysbysiadau dyfarnu contractau

Image

• Cymru Iewyrchus

• Nid yw’r wybodaeth yn y ddogfen hon yn gyngor cyfreithiol nac yn ganllawiau statudol ac ni fwriedir iddi fod yn gynhwysfawr. Nid yw ychwaith wedi’i bwriadu i ddiystyru rhwymedigaethau cyfreithiol presennol sy’n berthnasol i gyrff Sector Cyhoeddus Cymru – dylai partïon sy’n contractio geisio eu cyngor cyfreithiol annibynnol eu hunain fel y bo’n briodol. Sylwer hefyd bod y gyfraith yn gallu newid yn gyson ac y dylid ceisio cyngor mewn achosion unigol. Mae’r ddogfen hon yn adlewyrchu’r sefyllfa ym mis Mawrth 2024.
• Mae Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) yn adeiladu ar, ac yn gyson â, Datganiad Polisi Caffael Cymru a'r Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 (SI 2015/102) (PCR 2015) fel y’u diwygiwyd gan Reoliadau Caffael Cyhoeddus (Diwygio etc.) (Ymadael â’r UE) 2020 (SI 2020/1319).
• Mae’r nodyn felly’n tybio lefel benodol o wybodaeth am gaffael cyhoeddus. Mae ar gael drwy wefan Llywodraeth Cymru LLYW.CYMRU a dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau at wasanaethau i gwsmeriaid Llywodraeth Cymru.
• Sylwch fod yr holl drothwyon yn y WPPN hwn yn cynnwys TAW. Sylwch hefyd fod TAW yn berthnasol i rai nwyddau a gwasanaethau yn unig.

1.1 Mae'r WPPN hwn yn delio'n benodol â newid i'r trothwyon ar gyfer cyhoeddi hysbysiadau Dyfarnu Contract ar GwerthwchiGymru (S2W) ac i hyrwyddo'r dull hwn fel arfer gorau i awdurdodau contractio WPS yng Nghymru.

1.2 Mae'n ymdrin yn benodol â throthwyon ar gyfer cyhoeddi hysbysiadau Dyfarnu Contract sy'n cefnogi gofynion tryloywder Deddf Caffael 2023 ("y Ddeddf") sy'n ofynnol gan Sector Cyhoeddus Cymru (WPS) a fydd yn effeithiol o fis Hydref 2024.

1.3 Er na fydd rheoliadau'r Ddeddf Caffael mewn grym tan fis Hydref 2024, byddem yn annog CGAs i ddechrau'r broses o symud i'r trothwy newydd o £30,000 cyn mis Hydref i sicrhau trosglwyddiad esmwyth o'r hen drefn i'r newydd.

1.4 Sylwch y bydd y Ddeddf Caffael yn defnyddio rhywfaint o derminoleg newydd. Bydd hyn yn cynnwys newid enw ar gyfer hysbysiad Dyfarniad Contract, i 'Hysbysiad Manylion Contract'. At ddibenion y WPPN hwn, cyfeirir ato fel Hysbysiad Dyfarnu Contract gan nad yw'r rheoliadau mewn grym eto.

1.5 Bydd y rheoliadau ar gyfer Cymru yn datgan bod yn rhaid i Awdurdodau Llywodraeth Ganolog ("CGAs") gyhoeddi hysbysiadau Manylion Contract ar gyfer pob caffaeliad sy'n uwch na £30k ac Awdurdodau Llywodraeth Is-ganolog (SGAs) sy'n uwch na £30,000.

1.6 Mae hyn yn gynnydd yn y trothwy ar gyfer CGAs tra bod y trothwy ar gyfer SGAs yn aros yr un fath (gweler 3.2 isod am ragor o wybodaeth).

1.7 Sylwch, os ydych yn canslo o gytundeb caffael a sefydlwyd gan awdurdod contractio a gadwyd yn ôl, er enghraifft Gwasanaethau Masnachol y Goron, bydd angen i WCAs ddilyn deddfwriaeth Caffael Llywodraeth y DU. Bydd hyn yn golygu yn achos y WPPN hwn y byddai angen i CGAs gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract ar gyfer unrhyw alwadau sy'n werth dros £12,000.

1.8 Mae cyrff y Sector Cyhoeddus yng Nghymru hefyd yn cael eu hatgoffa o ymrwymiadau i hysbysebu contractau dros £30,000 a nodir yn Nodyn Polisi Caffael Cymru 07/21: Caffael sy’n gyfeillgar i fusnesau bach a chanolig.

2.1 Mae’r Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn wedi’i gyhoeddi i gynorthwyo holl gyrff y Sector Cyhoeddus yng Nghymru, gan gynnwys adrannau Llywodraeth Cymru, cyrff GIG Cymru, cyrff a noddir gan Lywodraeth Cymru, awdurdodau lleol a’r sector cyhoeddus ehangach.

2.2 Mae Nodyn Polisi Caffael Cymru yn cynnwys contractau nwyddau, gwasanaethau a gwaith sy’n cael eu darparu yng Nghymru.

2.3 Cofiwch ddosbarthu Nodyn Polisi Caffael Cymru ar draws eich sefydliad ac i sefydliadau perthnasol eraill rydych chi’n gyfrifol amdanynt, gan dynnu sylw penodol y rheini sydd mewn swyddi caffael, masnachol a chyllid ato.

1.1 Mae'r Ddeddf Gaffael yn sefydlu trothwyon tryloywder sy'n berthnasol i gaffaeliadau a wneir gan Awdurdodau Llywodraeth Ganolog ("CGAs") ac Awdurdodau Is-Ganolog. Y trothwy tryloywder yw'r gwerth uchod y mae'n rhaid cyhoeddi Hysbysiad Dyfarnu Contract.

1.2 Y bwriad gwreiddiol oedd codi'r trothwy perthnasol ar gyfer Contractau Trothwy Islaw Trothwy yng Nghymru o £12,000 (sef y gwerth sy'n berthnasol i awdurdodau contractio y tu allan i Gymru) i £24,000 ar gyfer CGAs, gyda'r trothwy ar gyfer Sefydliadau Is-Ganolog yn aros yr un fath â Llywodraeth y DU ar £30,000.

1.3 Yn dilyn canlyniadau ein hymgynghoriad cyhoeddus yr haf diwethaf a chynrychiolaeth barhaus gan nifer o Sefydliadau Sector Cyhoeddus Cymru, mae Llywodraeth Cymru wedi ailedrych ar y gwerthoedd trothwy tryloywder isod sy'n berthnasol i Gymru yn Neddf Caffael 2023 ac yn bwriadu cynnwys un trothwy tryloywder cyson ar gyfer holl awdurdodau contractio Cymru ar £30,000 yn ein Rheoliadau.

1.4 Y farn sy'n cael ei chyfleu yw ei bod yn hanfodol cefnogi'r ethos o 'un gwasanaeth cyhoeddus yng Nghymru', er mwyn annog cydweithio. Felly, mae angen i ni gadw cysondeb lle bynnag y bo'n bosibl ac mae un trothwy tryloywder i Gymru yn cefnogi'r dull hwn.

1.5 Bydd trothwy sengl hefyd yn cefnogi cyflawni pum ffordd o weithio Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol, gweithio gyda'i gilydd, rhannu egwyddorion cyffredin a chydweithio er budd Cymru - o fewn ac ar draws ffiniau a sectorau sefydliadol fel un Gwasanaeth Cyhoeddus yng Nghymru.

1.6 Felly, ailedrychodd Llywodraeth Cymru ar y gwerthoedd trothwy tryloywder isod sy'n berthnasol i Gymru yn Neddf Caffael 2023.

4.1 Ar ôl dyfarnu contract drwy unrhyw un o’r dulliau canlynol neu fel arall:

• Cystadleuaeth agored/cyfyngedig
• Dyfarniad uniongyrchol heb gystadleuaeth (ee lle cafodd dyfynbrisiau eu ceisio, cymerwyd gweithred un tendr ac ati)
• Cytundeb Fframwaith (ee o ganlyniad i fini-gystadleuaeth); Cytundeb Prynu Deinamig (DPS) neu

o leiaf, rhaid i’r wybodaeth ganlynol gael ei chyhoeddi ar GwerthwchiGymru:

• enw llawn y contractwr buddugol
• y dyddiad yr ymgymerwyd â’r contract (Dyddiad Dyfarnu)
• cyfanswm gwerth y contract mewn punnoedd sterling, a
• arwydd a yw’r contractwr yn fusnes bach neu ganolig (BBaCh) neu’n fenter gymdeithasol gymunedol wirfoddol (VCSE) (gweler Atodiad 1 am ddiffiniadau o BBaCh a VCSE)

4.2 Os oes hysbysiad cyfle is-gontract eisoes yn bodoli ar GwerthwchiGymru, dylid diweddaru hwn gyda manylion dyfarnu’r contract. Os nad oes hysbysiad o gyfle yn bodoli ar GwerthwchiGymru (er enghraifft, os nad oedd y contract wedi’i gystadlu’n agored (hynny yw, ymarfer dyfynbris caeedig), neu os yw’n ddyfarniad uniongyrchol neu’n alwad mini-gystadleuaeth o gytundeb fframwaith neu drwy system brynu ddeinamig), yna dylid cyhoeddi hysbysiad Dyfarnu Contract ar wahân.

4.3 Rhaid i hysbysiadau dyfarnu contract gael eu cyhoeddi ar GwerthwchiGymru o fewn 30 diwrnod calendr i ddyddiad dyfarnu’r contract.

4.4 At ddibenion y canllawiau hyn, ystyr ‘Dyddiad Dyfarnu’ yw’r dyddiad y llofnodwyd y contract gan y parti contractio diwethaf. Mae’r diwrnod calendr cyntaf ar ôl llofnodi’r contract yn cyfrif fel diwrnod 1.

4.5 Pan fydd y dyddiad cau ar gyfer cyhoeddi yn dod i ben ar ddiwrnod nad yw’n ddiwrnod gwaith, mae gan yr awdurdod tan ddiwedd y diwrnod gwaith nesaf i gyhoeddi’r hysbysiad Dyfarnu Contract.

4.6 Pe bai'r Awdurdod Contractio yn penderfynu y dylai eithrio i'r gofyniad i gyhoeddi Hysbysiad Dyfarnu Contract yn unol â'r Rheoliadau Caffael, yna dylai'r penderfyniad i beidio â chyhoeddi Hysbysiad Dyfarnu Contract, a'r rhesymeg dros y penderfyniad hwnnw, gael ei gofnodi'n llawn gan yr Awdurdod Contractio ar yr adeg y gwneir y penderfyniad.

5.1 Cynghorir cyrff y Sector Cyhoeddus yng Nghymru i gymhwyso’r canllawiau hyn i fodloni gofynion tryloywder yn barod ar gyfer cyflwyno’r Ddeddf Caffael.

• Y Ddeddf Caffael 2023
• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015
• Y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015
• Y Rheoliadau Caffael Cyhoeddus (Diwygio etc.) (Ymadael â’r UE) 2020

7.1 Mae Nodyn Polisi Caffael Cymru yn weithredol o’r dyddiad cyhoeddi.

7.2 Bydd y canllawiau hyn yn berthnasol hyd nes y bydd rheoliadau'r Ddeddf gaffael yn dod i rym ac ar ôl hynny bydd y WPPN hwn yn cael ei ganslo, a bydd y rheoliadau yn ei ddisodli.

8.1 Mae Nodyn Polisi Caffael Cymru yn cyd-fynd â’r egwyddorion canlynol ar gyfer Datganiad Polisi Caffael Cymru (fel y’u cyhoeddwyd yn 2021):

Egwyddor 2

Byddwn yn integreiddio caffael yng nghalon y gwaith o ddatblygu a gweithredu polisïau yng Nghymru.

Egwyddor 7

Byddwn yn gwella integreiddiad a phrofiad defnyddwyr ein datrysiadau a’n rhaglenni digidol, gan wneud y defnydd gorau posibl o’n data caffael i gefnogi’r broses o wneud penderfyniadau.

9.1 Mae Nodyn Polisi Caffael Cymru’n cefnogi’r Strategaeth Ddigidol i Gymru.

Cenhadaeth 4: yr economi ddigidol

Mae arferion a pholisïau caffael yn cefnogi arloesedd a ffyniant economaidd, gan ganiatáu i fusnesau yng Nghymru ffynnu ac rydym yn cefnogi’r sector cyhoeddus i weithio gyda marchnad ymatebol o gwmnïau.

Cenhadaeth 6: data a chydweithio

Mae data’r sector cyhoeddus ar gael ac yn cael ei gyhoeddi’n agored, lle bo hynny’n briodol (hynny yw, nid data personol), mewn fformatau sy’n cefnogi tryloywder, ailddefnyddio ac atebolrwydd.

9.2 Cyfeiriwch at Nodyn Polisi Caffael Cymru 03/20:Caffael Cyhoeddus y Cyfnod Pontio ar ôl gadael yr UE gan gynnwys Gwasanaeth Canfod Tendr (FTS) i gael rhagor o arweiniad ar ddefnyddio GwerthwchiGymru a gwasanaeth e-hysbysu y DU.

10.1 Os oes gennych chi gwestiynau am broses Nodyn Polisi Caffael Cymru, cysylltwch â: PolisiMasnachol@llyw.cymru..

BBaCh

Ystyr Deddf Caffael 2023, Cymal 122:

busnesau bach a chanolig” yw cyflenwyr sydd— (a) â llai na 250 o staff, a (b) sydd â throsiant o swm sy’n llai na neu’n hafal i £44 miliwn, neu gyfanswm mantolen sy’n llai na £38 miliwn neu’n hafal i hynny.

Ffynhonnell: Yr Adran Busnes a Masnach (a arferai fod yn rhan o BEIS) cynllun gweithredu busnesau bach a chanolig (BBaCh): 2022 i 2025 (tudalen we hygyrch) - GOV.UK

VCSE

Nid oes un diffiniad ffurfiol o VCSE, ond diffiniad ymarferol defnyddiol yw mai sefydliadau VCSE yw’r rhai ‘sydd â diben cymdeithasol neu amgylcheddol, gan gynnwys elusennau, cwmnïau cydfuddiannol gwasanaethau cyhoeddus, mentrau cymdeithasol, a sefydliadau nid-er-elw eraill.’

Ffynhonnell: Rôl sefydliadau Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol (VCSE) ym maes caffael cyhoeddus - GOV.UK