Templed o Strategaeth Ddigidol ar gyfer Amgueddfeydd Cymru

Penodwyd Headland Design gan Lywodraeth Cymru i gefnogi staff, gwirfoddolwyr ac ymddiriedolwyr sy’n gweithio yn amgueddfeydd Cymru i edrych mewn ffordd strategol ar eu gweithgareddau digidol gan ystyried sut y gallent wneud gwell defnydd o dechnoleg ddigidol ym mhob agwedd ar eu gwaith er budd yr amgueddfa, ei chasgliadau ac ymwelwyr. Bydd helpu amgueddfeydd i feddwl yn strategol am y defnydd a wnânt o elfennau digidol yn galluogi staff, gwirfoddolwyr ac ymddiriedolwyr i wella nifer o weithgareddau, fel rheoli a dogfennu casgliadau, cadwraeth ddigidol, dehongli, marchnata, digwyddiadau digidol a darparu ar gyfer defnyddwyr ar-lein.

Fel rhan o’r gwaith, cynhaliwyd nifer o sesiynau hyfforddi ar gyfer amgueddfeydd yng Nghymru a oedd wedi’u Hachredu neu’n gweithio tuag at Achrediad. Hefyd, cafwyd cyfres o weithdai ar gyfer naw amgueddfa a gymerodd ran mewn asesiad o’u gweithgareddau digidol ac a gefnogwyd i ddatblygu Strategaeth Ddigidol. Lluniwyd y Templed o Strategaeth Ddigidol i fod yn ganllaw i amgueddfeydd sy’n dymuno ysgrifennu strategaeth ddigidol. Er iddo gael ei lunio gan feddwl am amgueddfeydd Cymru, gallai’r Templed o Strategaeth Ddigidol gael ei ddefnyddio gan amgueddfeydd ledled y Deyrnas Unedig, ynghyd â sefydliadau eraill yn y sector diwylliannol, fel archifdai a llyfrgelloedd, gan fod llawer o’r themâu yn gyffredin iddynt.

Fel rhan o’r briff ar gyfer y gwaith, roedd Llywodraeth Cymru yn awyddus i’r Cwmpawd Diwylliant Digidol gael ei ddefnyddio i asesu gweithgareddau digidol presennol a gwneud penderfyniadau cychwynnol am feysydd blaenoriaeth ar gyfer y dyfodol agos. Comisiynwyd y Cwmpawd Diwylliant Digidol gan Gyngor y Celfyddydau a Chronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol i gefnogi pobl sy’n gweithio mewn sefydliadau ym meysydd y celfyddydau, diwylliant a threftadaeth i asesu eu gweithgareddau digidol. Nid oes angen profiad digidol blaenorol i ddefnyddio’r Cwmpawd ac mae’r pecyn cymorth wedi’i lunio i fod yn hawdd i’w ddefnyddio ac yn ddi-jargon.

Mae dau offeryn Digital Wayfinder i helpu sefydliadau i baratoi ar gyfer eu hasesiad digidol: yr Approach Wayfinder a’r Capabilities Wayfinder. Mae’r Approach Wayfinder yn rhoi ciplun ar waith digidol y sefydliad ac mae’n talu sylw i arferion gorau. Mae’n cynnwys deg cwestiwn sydyn, a ddylai gymryd tua chwarter awr i’w hateb, i helpu sefydliadau i feddwl yn gyffredinol am eu gweithgareddau digidol, yn cynnwys meysydd i’w gwella. Mae’r Capabilities Wayfinder yn rhoi trosolwg o alluoedd y sefydliad mewn 14 maes gweithgarwch digidol ac yn eu hannog i feddwl am eu lefelau aeddfedrwydd mewn perthynas â’r categorïau hyn. Mae’r cwestiynau a ofynnir yn fwy manwl na’r Approach Wayfinder a dylai gymryd tua tri chwarter awr i’w hateb.

Traciwr y Cwmpawd Diwylliant Digidol yw’r offeryn a ddefnyddir i gynnal asesiad digidol o’r sefydliad. Gall fod nifer o resymau pam y bydd amgueddfa’n cynnal asesiad digidol: creu neu adolygu cynllun busnes, cynnal adolygiad blynyddol o weithgareddau digidol, adolygu agweddau penodol ar gynnyrch digidol, e.e. effeithiolrwydd y cyfryngau cymdeithasol neu farchnata ac ystyried gwahanol weithgareddau digidol ar draws y sefydliad.

Mae’r Traciwr yn rhannu gweithgareddau amgueddfa yn 12 maes:

1. Strategaeth a Llywodraethu
2. Rhaglen
3. Mannau a Lleoedd
4. Casgliadau
5. Marchnata a Chyfathrebu
6. Ymchwil ac Arloesi
7. Datblygu Talent a’r Sector
8. Codi Arian a Datblygu
9. Menter
10. Adnoddau Dynol
11. Technoleg Gwybodaeth
12. Cyllid a Gweithrediadau

Caiff y 12 maes hyn eu hesbonio o dan ‘Strwythuro’ch Strategaeth Ddigidol – Ble rydym ni nawr?’.

Erbyn hyn, does dim modd dianc rhag elfennau digidol yn ein bywyd personol na’n gwaith, ac mae’r rhan fwyaf o amgueddfeydd wedi ymgorffori gweithgareddau digidol yn eu gwaith blaen tŷ a chefn tŷ er mwyn helpu i wella profiadau ymwelwyr a’n gallu i reoli casgliadau a safleoedd a gofalu amdanynt. Felly, daeth darpariaeth ddigidol, a chadw i fyny â datblygiadau a chyfleoedd technolegol, yn fwyfwy pwysig yn y blynyddoedd diwethaf. Mae agwedd strategol at ddefnyddio technoleg ddigidol mewn amgueddfeydd yn hanfodol ac yn her allweddol i’r sector amgueddfeydd heddiw. Mae gweithgareddau digidol yn cael eu hymgorffori fwyfwy ym mholisïau a chynlluniau amgueddfeydd, yn cynnwys y rhai sy’n angenrheidiol ar gyfer Achredu.

Mae darpariaeth ddigidol yn dod yn elfen fwy allweddol o brofiad pobl o amgueddfeydd. Weithiau, mae’r profiad cyfan yn un digidol os yw cynulleidfaoedd yn cyrchu cynnwys o bell, e.e. rhith-deithiau neu gatalogau ar-lein er mwyn ymchwilio i gasgliadau. Mae platfformau digidol yn elfen bwysig o brofiad pobl cyn ymweld hefyd; gall darpar ymwelwyr archwilio gwefannau a chyfrifon cyfryngau cymdeithasol amgueddfeydd i weld a yw safle’n yn apelio atynt ac yn gallu diwallu eu hanghenion. Wrth i dechnoleg ddatblygu a dod yn rhan fwyfwy amlwg a hanfodol o fywyd bob-dydd, mae disgwyliadau ymwelwyr a’u harferion ymweld yn newid. Yn ogystal, o ganlyniad i bandemig Covid-19 bu cynnydd enfawr yn y defnydd o dechnolegau digidol. Cyflwynwyd y byd digidol i ystod ehangach o ddefnyddwyr ac, o anghenraid, gwelodd amgueddfeydd beth all fod yn bosibl trwy ddulliau digidol – yr hyn y gallent ei gyflawni y tu hwnt i’r corfforol/ffisegol – a gwelwyd potensial newydd. Mae defnyddio darpariaeth ddigidol yng nghyd-destunau amgueddfeydd yn trawsnewid y ffyrdd y mae ein cynulleidfaoedd yn profi treftadaeth, celf a diwylliant, ac mae’r cyfryngau digidol yn debygol o barhau’n ddull hanfodol o gysylltu pobl â’n casgliadau a’n safleoedd. Fodd bynnag, rhaid cofio bod gwrthrychau’n hollbwysig i amgueddfeydd ac nad oes dim byd tebyg i gysylltiad personol â chasgliadau a lleoliadau. Gall opsiynau digidol fod yn bwysig fel dewis amgen ac ar gyfer pobl sy’n methu ymweld yn bersonol, a gellir eu defnyddio i wella profiad yr ymwelydd, ond gellir defnyddio dulliau digidol hefyd i annog ymweliadau corfforol â’n hamgueddfeydd.

Oherwydd pwysigrwydd y ddarpariaeth ddigidol, yn awr ac i’r dyfodol, i ddatblygiad y sector amgueddfeydd a’n gallu i roi’r gwasanaeth gorau i’n cynulleidfaoedd, mae’n hanfodol ein bod yn mynd ati mewn ffordd strategol i ddefnyddio offer a dulliau digidol. Bydd hyn yn sicrhau bod gweithgareddau digidol yn cyd-fynd â gweledigaeth a diben cyffredinol ein sefydliadau ac yn gallu cyfrannu at gyflawni ein nodau a’n hamcanion.

Dechrau arni

Y dasg gyntaf yw penderfynu pa mor hir y bydd eich Strategaeth Ddigidol yn para. Mae tair neu bum mlynedd yn lle da i ddechrau. Gan fod technoleg ddigidol yn datblygu mor gyflym, gallai targedau strategaeth hirach fod yn hen cyn i chi eu cyrraedd. Fodd bynnag, dewiswch beth bynnag fydd yn gweithio orau i’ch sefydliad chi. Efallai y bydd yn fuddiol i chi gyfeirio at eich Blaengynllun neu’ch Cynllun Strategol wrth wneud y penderfyniad hwn, gan y bydd angen i chi gysoni’ch targedau digidol â’ch targedau strategol cyffredinol.

Wrth ysgrifennu’ch Strategaeth Ddigidol, ystyriwch gynulleidfa’r ddogfen. Pwy sydd fwyaf tebygol o’i darllen? Ai ymddiriedolwyr fydd y darllenwyr, neu’ch corff llywodraethu, aelodau penodol o’r staff neu ddarpar arianwyr? A fydd angen cymorth ar eich cynulleidfa i gael gafael ar y ddogfen, er enghraifft os nad oes ganddynt lawer o wybodaeth a phrofiad digidol?

Cyn dechrau ysgrifennu Strategaeth Ddigidol ar wahân, ystyriwch a allech ymgorffori elfennau digidol mewn polisïau a chynlluniau presennol yn lle hynny. A oes angen strategaeth ar wahân arnoch neu a allech gynnwys yr elfennau digidol yr ydych am eu cyflwyno mewn dogfennau sydd eisoes yn cael eu defnyddio (fel rhan o broses reolaidd o adolygu polisïau neu gynlluniau) neu ddogfennau sy’n cael eu datblygu?

Isod, awgrymir strwythur ar gyfer eich Strategaeth Ddigidol. O dan bob pennawd, rhoddir cyngor am y math o wybodaeth i’w chynnwys.

Deunydd a awgrymir ar gyfer eich Strategaeth Ddigidol:

1. Ble rydym ni nawr?
2. Egwyddorion strategol
3. Beth rydym ni’n mynd i’w wneud?
4. Adnoddau
5. Cynllun Gweithredu
6. Risgiau
7. Adolygu a chasglu data
8. Geirfa

Bydd eich Strategaeth Ddigidol yn agor â chyflwyniad i’r amgueddfa ac unrhyw weithgareddau digidol cyfredol. Yma, byddwch yn rhoi trosolwg o’ch safle (neu safleoedd os bydd y strategaeth yn cwmpasu mwy nag un) ac unrhyw ddarpariaeth ddigidol sydd eisoes ar waith fel rhan o brofiad presennol ymwelwyr. Efallai yr hoffech esbonio hefyd sut rydych yn defnyddio dulliau digidol i reoli’ch casgliadau a rhoi mynediad atynt, a natur eich presenoldeb arlein (e.e. gwefan, platfformau’r cyfryngau cymdeithasol, catalog ar-lein).

Yn y cyflwyniad hwn, mae’n bwysig cyfeirio at bolisïau a chynlluniau cysylltiedig eraill y bydd y Strategaeth Ddigidol yn berthnasol iddynt; er enghraifft, eich Blaengynllun, eich Polisi a’ch Cynllun Datblygu Casgliadau, eich Strategaeth Ddehongli, eich Polisi a’ch Cynllun Mynediad, a’ch Pholisi a’ch Cynllun Addysg. Efallai yr hoffech nodi hefyd sut y bydd eich Strategaeth Ddigidol yn cyd-fynd â blaenoriaethau lleol a chenedlaethol, fel polisïau a chynlluniau perthnasol gan eich awdurdod lleol neu’ch partneriaid, a rhai sy’n ymwneud â’r wlad gyfan, fel y Strategaeth Ddigidol i Gymru gan Lywodraeth Cymru.

Yn ogystal, mae’n bwysig esbonio yma pam rydych wedi dewis ysgrifennu Strategaeth Ddigidol a pha fathau o ddarpariaeth ddigidol a gaiff eu harchwilio yn y ddogfen. Dylai fod ffocws clir i’ch strategaeth – allwch chi ddim gwneud popeth ar unwaith – felly mae angen i chi ddewis ychydig o feysydd gweithgarwch digidol i ganolbwyntio arnynt yn ystod oes y ddogfen.

Mae sawl maes gweithgarwch digidol y gallech ddymuno’u hystyried ar gyfer eich Strategaeth Ddigidol. Isod, gwelir y categorïau a ddefnyddir yn y Cwmpawd Diwylliant Digidol. Mae’r 12 categori hyn yn nodi meysydd gwaith amgueddfa, a gall pob un ohonynt gynnwys defnyddio dulliau digidol. Dylid nodi na fydd pob un o’r categorïau hyn yn berthnasol i bob amgueddfa. Er enghraifft, efallai nad oes gennych reolaeth uniongyrchol dros eich systemau Adnoddau Dynol na dros reoli a chaffael TG, ac os felly, gallwch ddiystyru’r categorïau hynny wrth wneud
eich asesiad.

Strategaeth a Llywodraethu

Y ffordd mae’ch sefydliad yn datblygu ffocws ei strategaeth ac yn cadw golwg ar y ffordd y caiff ei chyflawni, yn cynnwys gwneud penderfyniadau a blaenoriaethu adnoddau. Efallai y bydd gan sefydliadau anghorfforedig strategaeth a threfniadau llywodraethu llai ffurfiol ond bydd gan bob amgueddfa sydd wedi’i Hachredu neu’n gweithio tuag at Achrediad rywbeth ar waith.

Rhaglen

Rhaglen(ni) eich sefydliad ym meysydd y celfyddydau, diwylliant neu dreftadaeth, e.e. arddangosfeydd ac arddangosiadau, perfformiadau, gwyliau, gweithdai, digwyddiadau neu brofiadau eraill. Sut y cânt eu comisiynu, eu curadu, eu datblygu, eu cynhyrchu, eu cyd-greu a’u dehongli. Sut mae cynulleidfaoedd, ymwelwyr neu gyfranogwyr yn eu gweld, yn ymgysylltu â nhw, yn cael profiad ohonynt, yn dysgu ohonynt neu’n cymryd rhan ynddynt.

Mannau a Llleoedd

Rheoli, meddiannu, prydlesu neu fod yn berchen ar adeilad(au); lleoliadau arddangosfeydd a digwyddiadau; cofadeiliau; asedau treftadaeth (yn cynnwys rhai diwydiannol, morwrol a thrafnidiaeth), mannau awyr agored naturiol a rhai wedi’u dylunio; tirweddau a mwynderau cyhoeddus eraill.

Casgliadau

Datblygu casgliadau mewn amgueddfeydd, llyfrgelloedd ac archifdai, gofalu amdanynt, eu dogfennu a’u defnyddio. Mae casgliadau’n cynnwys eitemau ffisegol; copïau digidol ohonynt; gwybodaeth am gasgliadau; deunyddiau ‘digidol anedig’ a threftadaeth ddiwylliannol anniriaethol a recordiwyd ar ffurf sain neu fideo a chyfryngau eraill y gellir eu rheoli fel asedau digidol. Sonnir am waith dehongli casgliadau a mynediad y cyhoedd atynt o dan Rhaglen.

Marchnata a Chyfathrebu

Cyrraedd grwpiau targed yn cynnwys cynulleidfaoedd, ymwelwyr a rhanddeiliaid pwysig eraill a chyfathrebu, ymgysylltu a meithrin perthynas â nhw, er mwyn cyflawni’ch amcanion, yn cynnwys cynhyrchu incwm.

Ymchwil ac Arloesi

Ymchwil i’r gynulleidfa, ymchwil i’r farchnad, gwerthuso gweithgareddau a mathau eraill o ymchwil gymhwysol. Arbrofi wrth ddatblygu cynhyrchion, gwasanaethau neu brofiadau newydd neu ffyrdd newydd o weithio. Gall y gweithgareddau fod yn rhai mewnol neu gallant gynnwys partneriaid ymchwil academaidd neu fasnachol allanol.

Datblygu Talent a’r Sector

Darparu hyfforddiant, meithrin gallu a chefnogi datblygiad pobl y tu allan i’ch sefydliad. Sonnir am weithgareddau tebyg ar gyfer eich staff a’ch gwirfoddolwyr o dan Adnoddau Dynol.

Codi Arian a Datblygu

Codi arian (e.e. grantiau, rhoddion a nawdd) a chyfraniadau mewn nwyddau neu wasanaethau i gefnogi’ch amcanion. Rheoli perthnasoedd er mwyn galluogi gwaith codi arian a datblygu, yn cynnwys trafod gweithgareddau a ariennir gyda chyllidwyr.

Menter

Gweithgareddau sy’n cynhyrchu incwm ac nad ydynt yn ganolog i’ch rhaglen artistig, diwylliannol neu dreftadaeth, er enghraifft, manwerthu, lletygarwch, llogi lle, marchnata, trwyddedu neu werthu gwasanaethau ymgynghori.

Adnoddau Dynol

Recriwtio, rheoli, hyfforddi a datblygu eich staff, contractwyr, gweithwyr llawrydd, gwirfoddolwyr ac aelodau eraill o’ch tîm ehangach.

Technoleg Gwybodaeth

Rheoli technoleg gwybodaeth a systemau ar draws eich sefydliad, yn cynnwys y caledwedd a’r meddalwedd a ddefnyddir ar gyfer gwaith cefn tŷ a blaen tŷ, a seiberddiogelwch i’ch diogelu.

Cyllid a Gweithrediadau

Rheoli cyllid, swyddfeydd a safleoedd gwaith, prosesau gweithredol a materion cyfreithiol.

Wrth baratoi i ysgrifennu’ch Strategaeth Ddigidol, efallai y byddai’n fuddiol i chi nodi’ch cryfderau a’ch gwendidau yn y categorïau hyn neu hyd yn oed gynnal dadansoddiad SWOT (Cryfderau, Gwendidau, Cyfleoedd, Bygythiadau). Bydd hyn yn eich helpu i bennu meysydd posibl i’w datblygu a bydd yn amlygu’r hyn rydych yn ei wneud yn dda ac y gallwch adeiladu arno. Yn ogystal, bydd y broses yn help i chi bennu’ch blaenoriaethau digidol allweddol ar gyfer oes y ddogfen ac yn nodi heriau a chyfleoedd i fynd i’r afael â nhw trwy’ch Strategaeth Ddigidol.

Wrth nodi’ch sefyllfa ddigidol bresennol, bydd hefyd yn fuddiol dweud sut yr ydych yn casglu data am, er enghraifft, eich gweithgareddau digidol, defnyddwyr digidol, effeithiolrwydd cynnyrch digidol, rhyngweithio ag elfennau dehongli digidol, ymweliadau â gwefannau ac ymgysylltu â’r cyfryngau cymdeithasol, ynghyd â’r ffordd rydych yn defnyddio’r data hynny. Ydych chi’n dadansoddi’r data a gasglwch? Os felly, sut? A sut rydych chi’n defnyddio’r hyn rydych wedi’i ddysgu i wneud gwelliannau. Os ydych yn casglu data neu adborth mwy ansoddol gan ddefnyddwyr digidol, ond nad ydych yn gwneud y defnydd gorau o’r hyn y mae’r wybodaeth/data hynny’n ei ddweud wrthych, efallai bod hynny’n flaenoriaeth i’w chynnwys yn eich Strategaeth Ddigidol. Os ydych eisoes yn dadansoddi ac yn defnyddio data/gwybodaeth, a oes gwelliannau y gellid eu gwneud, a allai fod yn rhan o’ch Strategaeth Ddigidol?

Ystyried ein llesiant digidol

Nid yw llesiant yn rhywbeth sy’n cael ei godi ym mhecyn cymorth y Cwmpas Diwylliant Digidol, ond mae’n bwysig ystyried effaith gwaith a thechnoleg digidol ar lesiant ein staff a’n gwirfoddolwyr. Mae’n hawdd cael ein llethu gan fewnflwch ebost llawn dop a theimlo’i bod yn rhaid i ni ateb pob neges yn syth, gan olygu ein bod ar ei hôl hi â thasgau eraill y mae angen eu gwneud. Mae hefyd yn demtasiwn gwirio negeseuon ebost y tu allan i oriau gwaith a theimlo bod rhaid i chi ateb. Rhaid i ni gofio hefyd nad yw pawb yn teimlo’r un mor hyderus a galluog i ddefnyddio dulliau digidol, ac efallai mai ychydig o brofiad digidol sydd gan rai. Gall hyn wneud iddynt bryderu a theimlo nad ydynt yn ddigon da neu eu bod yn cael eu gadael ar ôl. Felly, mae’n bwysig bod amgueddfeydd yn ystyried cynnwys rhywbeth yn eu Strategaeth Ddigidol am y ffordd y byddant yn sicrhau bod y rhai sy’n defnyddio technoleg ddigidol (blaen tŷ neu gefn tŷ) yn teimlo eu bod yn cael eu cefnogi’n dda ac yn gallu cymryd seibiant pan fydd angen. Gallai hynny olygu gosod ffiniau yn dweud pryd y byddant ar gael trwy’r ebost ac i ateb negeseuon ebost, neu drefnu seibiannau oddi wrth y sgrin pryd y gallant wneud rhywbeth arall neu fynd am dro yn yr awyr iach i ailwefru’r batris. Efallai y byddai’n dda i chi ofyn i gydweithwyr a gwirfoddolwyr beth fyddai’n helpu i roi hwb i’w llesiant o ran gwaith digidol er mwyn sicrhau bod Strategaeth Ddigidol eich sefydliad yn mynd ati yn y ffordd iawn. Hefyd, gallech gynnwys mesurau effeithiol a fyddai o fudd uniongyrchol i’r rhai sy’n gweithio gyda thechnoleg ddigidol ac ar brosiectau digidol.

Dyma lle byddwch yn nodi targedau strategol y Strategaeth Ddigidol ar gyfer oes y ddogfen. Mae’n bwysig bod hyn yn cyfateb i weledigaeth a diben cyffredinol eich sefydliad er mwyn sicrhau eu bod yn gweithio gyda’i gilydd i gyflawni’ch nodau a’ch amcanion. Edrychwch ar Flaengynllun neu Gynllun Strategol eich sefydliad i nodi targedau strategol allweddol, a fydd yn cyfateb yn dda i’r hyn y gobeithiwch ei gyflawni â’ch Strategaeth Ddigidol. Er enghraifft, efallai bod eich Blaengynllun yn nodi’ch bod yn bwriadu rhoi ymwelwyr wrth galon popeth a wnewch a buddsoddi mewn hyfforddiant a sgiliau ar gyfer staff a gwirfoddolwyr. Byddai’r ddau darged strategol cyffredinol hyn yn ffitio’n dda mewn Strategaeth Ddigidol, lle gallwch sôn am gynlluniau i ddatblygu elfennau digidol er mwyn gwella profiad ymwelwyr, a chynnal rhaglenni hyfforddi a datblygu sgiliau i baratoi staff a gwirfoddolwyr yn well ar gyfer gweithle sy’n mynd yn fwyfwy digidol.

Bydd rhestru egwyddorion ar gyfer eich gweithgareddau digidol yn eich arwain ac yn llywio’ch penderfyniadau wrth gyflawni’r Strategaeth Ddigidol. Bydd yn fuddiol er mwyn esbonio pam rydych wedi dewis yr egwyddorion hyn a sut y byddant yn eich helpu i gyflawni’r strategaeth yn unol â ffocws strategol cyffredinol eich sefydliad.

Gall fod yn fuddiol i chi gyfeirio at strategaethau digidol a luniwyd gan amgueddfeydd eraill i weld sut y maent yn nodi eu hegwyddorion strategol mewn perthynas â’u gweithgareddau digidol. Ceisiwch edrych ar Strategaeth Digidol, Data a Thechnoleg Amgueddfa Cymru.

Dyma lle byddwch yn nodi’r tasgau digidol yr hoffech eu gwneud yn eich sefydliad a sut rydych yn bwriadu gwneud iddynt ddigwydd. Beth fydd y strategaeth hon yn eich helpu i’w gyflawni? A fydd y datblygiadau digidol hyn yn cyfrannu at unrhyw agweddau eraill ar waith yr amgueddfa neu’n sbarduno newid mewn mannau eraill? Er enghraifft, a fydd y strategaeth yn cyflwyno elfennau digidol am y tro cyntaf i rai o feysydd gwaith yr amgueddfa fel rhan o broses ‘ddigideiddio’ gyffredinol, neu a fyddwch yn canolbwyntio ar brosiectau mewn meysydd neu adrannau penodol?

Efallai y bydd yn fuddiol i chi ddewis sawl maes gweithredu allweddol o ddogfen strategol gyffredinol eich sefydliad, a allai gynnig cyfleoedd digidol. Er enghraifft, os yw’ch Blaengynllun yn nodi’ch bod am ddatblygu ffrydiau incwm eraill posibl, efallai mai’ch cyfle digidol fydd datblygu digwyddiadau digidol â thocynnau, wedi’u seilio ar gasgliadau’r amgueddfa a’r dreftadaeth gysylltiedig. Neu, os ydych am wella profiad ymwelwyr trwy gynnig mwy na phaneli graffig a arddangosiadau, efallai mai’ch cyfle digidol fydd cyflwyno sain trwy seinweddau digidol a hanesion llafar.

Yma, byddwch yn rhoi rhestr hir o dasgau digidol yr hoffech eu cyflawni. Yn adran 5, byddwch yn dewis nifer o’r tasgau hynny i’w blaenoriaethu yn ystod oes y strategaeth. Gall fod o gymorth i chi drefnu’r tasgau mewn tabl gan ddefnyddio categorïau gweithgareddau’r Cwmpawd Diwylliant Digidol (y rhai rydych wedi dewis canolbwyntio arnynt yn eich strategaeth) fel yn yr enghraifft isod:

Casgliadau

• Cyflwyno System Rheoli Casgliadau (CMS) newydd.
• Anelu at ddigideiddio 50% o’n casgliadau erbyn 2029.
• Darparu rhaglenni hyfforddi a datblygu sgiliau ar gyfer staff a gwirfoddolwyr er mwyn hwyluso digideiddio a gwneud y defnydd gorau o’n System Rheoli Casgliadau newydd.

Rhaglen

• Creu arddangosfeydd ar-lein fel bod ein casgliadau a’n straeon ar gael yn fwy hwylus i ragor o bobl.
• Datblygu rhaglen o sgyrsiau ar-lein yn gysylltiedig â’n casgliadau a’n treftadaeth.

Marchnata a chyfathrebu

• Ehangu ein presenoldeb ar-lein trwy edrych ar ddefnyddio Instagram Reels, Facebook Shorts a YouTube i gyrraedd mwy o bobl a chynyddu ein cynulleidfaoedd digidol.
• Datblygu fideos ‘staff i gamera’ er mwyn i bobl gael cipolwg y tu ôl i’r llenni ar fywyd yn yr amgueddfa.

Ymchwil ac arloesi

• Gwella dulliau casglu a dadansoddi data er mwyn cyfrannu at ddatblygiad gwaith y sefydliad.
• Edrych ar ddulliau digidol o werthuso arddangosfeydd, digwyddiadau a chynnyrch arall.

Codi arian a datblygu

• Lansio porth rhoddion ar-lein ar wefan yr amgueddfa.
• Defnyddio cylchlythyrau digidol i gadw mewn cysylltiad â chyfranwyr blaenorol a darpar gyfranwyr.

Menter

• Datblygu a lansio siop ar-lein.
• Archwilio posibiliadau trwyddedu casgliadau i’w defnyddio gan artistiaid, dylunwyr a defnyddwyr eraill i gynhyrchu ffrwd incwm newydd.

Os bydd eich strategaeth yn berthnasol i sawl gwahanol leoliad, bydd angen i chi ddweud sut y bydd y safleoedd hynny’n cydweithio i gyflawni’r nodau a’r amcanion digidol a nodwyd. A fydd gennych bwyllgor digidol neu aelodau o staff ar bob safle yn gyfrifol am gyflawni’r strategaeth ac yn cysylltu â’i gilydd? Os mai strategaeth ar gyfer un safle sydd gennych, pwy fydd yn gyfrifol am gyflawni’r gweithgareddau digidol a chydlynu ymdrechion pobl eraill?

Yma, gallwch ystyried pa adnoddau fydd arnoch eu hangen i gyflawni’ch Strategaeth Ddigidol. Efallai y bydd o gymorth i chi gyfuno hyn â’r adran blaenoriaethau a chynnwys colofn adnoddau yn eich cynllun gweithredu, gan bennu adnoddau ar gyfer pob tasg, neu efallai y dewiswch ysgrifennu adran adnoddau ar wahân.

Gallai’r adnoddau gynnwys:

• Staff a gwirfoddolwyr
• Hyfforddiant
• Cyllid
• Meddalwedd ac offer
• Darparwyr allanol
• Cymorth technegol

Mae’n bwysig penderfynu a yw’r adnoddau angenrheidiol ar gael i chi i gyrraedd y targedau digidol rydych chi’n eu pennu ar gyfer eich amgueddfa neu sicrhau bod gennych gynlluniau ar waith i sicrhau’r adnoddau hynny. Ceisiwch fod yn realistig am yr hyn y gallwch ei gyflawni yn ystod oes y strategaeth; efallai y byddai’n well gwneud llai o bethau’n dda â’r adnoddau sydd ar gael i chi yn hytrach na cheisio gwneud gormod yn rhy fuan.

Mae prinder cyllid ac adnoddau’n broblemau cyffredin a all eich atal rhag cynnal gweithgareddau digidol. Fodd bynnag, mae’n bwysig dal i ddatblygu prosiectau digidol posibl a chadw mewn cof beth yr hoffech ei gyflawni, fel bod eich amgueddfa’n barod i wneud y gorau o gyfleoedd i’w hariannu pan dônt yn y dyfodol.

Ar sail y rhestr hir o dasgau digidol a nodir yn adran 3, byddwch yn penderfynu yma pa rai o’r tasgau hyn y byddwch yn eu blaenoriaethu, a phryd a sut y byddwch yn mynd i’r afael â nhw. Efallai y gwelwch fod trefnu’r tasgau’n un cynllun gweithredu mawr neu gael cynllun gweithredu ar wahân ar gyfer pob blwyddyn o’r strategaeth yn eich helpu i gynllunio ar gyfer cyflwyno pob gweithgaredd.

Efallai y dewiswch rannu’r tasgau’n wahanol gamau, gyda phob cam yn adeiladu ar y diwethaf, gan esbonio beth rydych yn anelu at ei gyflawni ym mhob cam. Fel arall, efallai y byddai’n fuddiol i chi rannu’r tasgau yn rhai y gellir eu cyflawni’n gyflym ac yn weddol hawdd (canlyniadau cyflym), y rhai sy’n dargedau tymor canolig a’r rhai sy’n dargedau hirdymor ac y bydd angen buddsoddi mwy o amser ac adnoddau i’w cyflawni, fel yn yr enghraifft isod. Mae’r adnoddau y gallai fod arnoch eu hangen wedi’u cynnwys isod hefyd ac efallai y byddai’n fuddiol i chi ychwanegu colofn ychwanegol ar gyfer amserlenni penodol.

Canlyniadau cyflym – gweithgareddau y gellir eu rhoi ar waith ym Mlwyddyn 1

Marchnata a chyfathrebu

• Gweithgaredd: Ehangu ein presenoldeb ar-lein trwy edrych ar ddefnyddio Instagram Reels, Facebook Shorts ac YouTube i gyrraedd mwy o bobl a chynyddu ein cynulleidfaoedd digidol.
• Adnoddau: Platfformau’r cyfryngau cymdeithasol; staff a gwirfoddolwyr; casgliadau; lleoliadau.

Marchnata a chyfathrebu

• Gweithgaredd: Datblygu fideos ‘staff i gamera’ er mwyn i bobl gael cipolwg y tu ôl i’r llenni ar fywyd yn yr amgueddfa.
• Adnoddau: Y wefan; platfformau’r cyfryngau cymdeithasol; staff a gwirfoddolwyr; casgliadau; lleoliadau.

Ymchwil ac arloesi

• Gweithgaredd: Gwella dulliau casglu a dadansoddi data er mwyn cyfrannu at ddatblygiad y gwaith.
• Adnoddau: Staff a gwirfoddolwyr; meddalwedd dadansoddi.

Casgliadau

• Gweithgaredd: Archwilio opsiynau cyllido ar gyfer System Rheoli Casgliadau newydd.
• Adnoddau: Staff; grantiau addas; codi arian.

Targedau tymor canolig – gweithgareddau a gaiff eu cyflawni ym Mlwyddyn 2

Casgliadau

• Gweithgaredd: Dechrau digideiddio’r casgliadau.
• Adnoddau: Staff a gwirfoddolwyr; hyfforddiant; offer camera; sganiwr; caledwedd a meddalwedd TG; lle i storio.

Rhaglen

• Gweithgaredd: Creu arddangosfeydd ar-lein fel bod ein casgliadau a’n straeon ar gael yn fwy hwylus i ragor o bobl.
• Adnoddau: Casgliadau wedi’u digideiddio; naratif a chynnwys; y wefan; staff a gwirfoddolwyr.

Rhaglen

• Gweithgaredd: Datblygu rhaglen o sgyrsiau ar-lein yn gysylltiedig â’n casgliadau a’n treftadaeth.
• Adnoddau: Staff; ymchwil hanesyddol; platfform ar-lein i werthu tocynnau; y wefan a’r cyfryngau cymdeithasol; Zoom.

Casgliadau

• Gweithgaredd: Gwneud cais am gyllid ar gyfer System Rheoli Casgliadau.
• Adnoddau: Staff; cais am grant.

Targedau hirdymor – gweithgareddau a gaiff eu cyflawni ym Mlwyddyn 3

Casgliadau

• Gweithgaredd: Cyflwyno a gweithredu System Rheoli Casgliadau newydd, yn cynnwys mudo data a glanhau cofnodion presennol.
• Adnoddau: Cyllid; staff; cymorth allanol (gan ddarparwr y System Rheoli Casgliadau); hyfforddiant.

Codi arian a datblygu

• Gweithgaredd: Lansio porth rhoddion ar-lein ar wefan yr amgueddfa.
• Adnoddau: Y wefan; staff; meddalwedd; system dalu ar-lein; cymorth allanol.

Menter

• Gweithgaredd: Datblygu a lansio siop ar-lein.
• Adnoddau: Y wefan; staff; meddalwedd; system dalu ar-lein; cymorth allanol.

Mae’n bwysig ystyried y risgiau sydd ynghlwm wrth yr hyn rydych yn ceisio’i gyflawni – beth allai’ch atal rhag cyrraedd eich targedau digidol – ond hefyd y risg o wneud dim byd o gwbl, a’r effaith negyddol y gallai hynny ei chael ar allu’ch sefydliad i symud ymlaen a gwella.

Gallech lunio rhestr syml o risgiau posibl gan esbonio beth allai ddigwydd a sut y byddech yn lleihau’r bygythiadau hynny, neu gallech greu cofrestr risg, gan nodi’r risg, pa mor debygol ydyw, lefel ei heffaith a phwy sy’n gyfrifol am leihau ei heffaith. Mae’r enghraifft isod yn rhestru rhai risgiau posibl ar gyfer prosiectau digidol.

Diffyg sgiliau a gwybodaeth ymhlith y staff

• Tebygolrwydd: Canolig
• Effaith: Uchel
• Camau i leihau'r risg: Hyfforddi a datblygu sgiliau
• Pwy sy'n gyfrifol: Nodwch yr aelod(au) perthnasol o’r staff

Diffyg adnoddau a chyllid ar gael i ddarparu'r elfennau digidol

• Tebygolrwydd: Uchel
• Effaith: Uchel
• Camau i leihau'r risg: Chwilio am gyllid, ymgeisio am grantiau, denu cyfranwyr
• Pwy sy'n gyfrifol: Nodwch yr aelod(au) perthnasol o’r staff

Methu sicrhau cyllid i dalu am gyflwyno darpariaeth ddigidol

• Tebygolrwydd: Canolig
• Effaith: Uchel
• Camau i leihau'r risg: Archwilio opsiynau ariannu eraill (grantiau, digwyddiadau codi arian)
• Pwy sy'n gyfrifol: Nodwch yr aelod(au) perthnasol o’r staff

Costau gweithgareddau digidol yn rhy uchel

• Tebygolrwydd: Canolig
• Effaith: Canolig
• Camau i leihau'r risg: Chwilio am opsiynau digidol eraill, mwy fforddiadwy
• Pwy sy'n gyfrifol: Nodwch yr aelod(au) perthnasol o’r staff

Angen newid diwylliant y sefydliad er mwyn cyrraedd y targedau digidol

• Tebygolrwydd: Canolig
• Effaith: Uchel
• Camau i leihau'r risg: Cynnwys y staff a'r gwirfoddolwyr yn y penderfyniadau a'r newidiadau
• Pwy sy'n gyfrifol: Nodwch yr aelod(au) perthnasol o’r staff

Hyd oes a defnyddioldeb yr offer a'r meddalwedd

• Tebygolrwydd: Canolig
• Effaith: Isel
• Camau i leihau'r risg: Rhoi ystyriaeth ofalus i hyd oes a defnyddioldeb y caledwedd a'r meddalwedd wrth eu caffael
• Pwy sy'n gyfrifol: Nodwch yr aelod(au) perthnasol o’r staff

Penderfynwch sut y byddwch yn casglu data er mwyn asesu effeithiolrwydd eich gweithgareddau digidol a sut y byddwch yn adolygu’r data hynny. Nodwch ar gyfer pa weithgareddau y bydd angen casglu data, a’r dulliau a ddefnyddiwch i wneud hynny. Wedyn, sut fyddwch chi’n dadansoddi’r data a gasglwyd i’ch helpu i gael gwell dealltwriaeth o effaith eich gweithgareddau digidol, nifer y bobl sydd wedi ymgysylltu â nhw, adborth defnyddwyr, beth weithiodd yn dda a beth y gellid ei wella?

Mae bob amser yn dda defnyddio iaith syml, hawdd ei dilyn, mewn dogfennau strategaeth, ac osgoi defnyddio jargon. Fodd bynnag, mae’n sicr y bydd angen egluro rhai termau digidol. Efallai y byddai’n fuddiol i chi gynnwys geirfa ar ddiwedd eich Strategaeth Ddigidol i esbonio beth rydych yn ei olygu wrth bob term a ddefnyddir. Bydd hyn yn help hefyd i sicrhau cysondeb trwy’r ddogfen gan y byddwch yn penderfynu ar y termau cyn ei hysgrifennu. Mae’n beth doeth cynnwys geirfa gan y bydd yn gwneud y strategaeth yn fwy dealladwy, yn enwedig i ddarllenwyr sydd heb lawer o brofiad digidol, ac i’ch helpu i fynegi’ch cynlluniau’n effeithiol.

Dyma rai awgrymiadau ac adnoddau da a allai’ch helpu wrth ddatblygu’ch Strategaeth Ddigidol ac wrth feddwl am brosiectau digidol posibl.

Awgrymiadau

• Cymerwch gip ar y Museum Data Service newydd. Mae’n nod ganddo gysylltu a rhannu’r holl gofnodion gwrthrychau sydd ym mhob un o amgueddfeydd y DU.
• Mae ArtUK yn ffordd wych i amgueddfeydd ac orielau rannu eu casgliadau celf (gweithiau acrylig, olew a cherfluniau) ar-lein ac mae’n cynnig nifer o fuddion, fel help â materion trwyddedu.
• Mae rhaglen Bloomberg Connects am ddim ac mae’n galluogi amgueddfeydd ac orielau i rannu eu casgliadau â chynulleidfaoedd ehangach ar lein.
• Mae Google Ads yn caniatáu i gyfrifon elusennol hysbysebu am ddim.
• Mae Google a Microsoft yn cynnig gostyngiadau i elusennau a sefydliadau nid-er-elw (e.e. Google Workspace, Microsoft 365).
• Porth rhoddion ar-lein yw DonorFy. Mae’n cynnig tanysgrifiad am ddim hyd at nifer penodol o roddwyr a chodir ffi danysgrifio flynyddol resymol ar ôl cyrraedd y terfyn hwnnw.

Resources

• Os hoffech ragor o arweiniad gan Gymdeithas yr Amgueddfeydd Annibynnol ar ysgrifennu strategaeth ddigidol.
• Museum Next, Building a Robust Museum Digital Content Strategy.
• Mae’r Digital Preservation Coalition yn cynnig arweiniad ac adnoddau ar gadwraeth ddigidol.
• Bydd y Cyber Security Guide for Small Charities yn eich helpu i ganfod sut i sicrhau ardystiad Seiberddiogelwch.