Sut i gwblhau eich cofrestr gwariant: Camau Ôlweithredol

Mae’r canllawiau yma i gynorthwyo ymgeiswyr i ddeall sut i gwblhau’r gofrestr gwariant,  fel rhan o gais ariannu i Raglen Datblygu Gwledig (RDP) 2014 – 2020.

Mae’r canlynol yn ofyn newydd:

Mae angen ichi gofnodi pob eitem drwy’r gofrestr wariant, ac mae angen i weithgareddau tendro cystadleuol eich prosiect gael eu cymeradwyo cyn ichi hawlio (gweler adrannau 2–3).

Canllaw i’r derminoleg a’r diffiniadau cyffredin a ddefnyddir yn y canllawiau yma:

• Categorïau o wariant cymwys: yr eitemau a gynhwysir yn eich prosiect y byddwn yn eu hasesu ar gyfer eu cymhwysedd.
• RPW: Taliadau Gwledig Cymru – Y tîm o fewn Llywodraeth Cymru sy’n gyfrifol am weithredu’r RDP. Cyfeirir ato fel ‘ni’ yn y Canllaw hwn.
• Noddwr: Ymgeisydd. Cyfeirir ato fel ‘chi’ neu ‘y noddwr’ yn y Canllaw hwn.

• Mathau o Gostau:
  • Gwir: costau y gellir eu profi trwy anfoneb.
  • Caffael: dim ond ar gyfer contractau a gaffaelwyd gan LlC y defnyddir y rhain.
  • Costau Syml – Staff: costau a hawlir ar gost uned yr awr yn hytrach nac ar sail gwir h.y. 200 awr (unedau) ar gyfradd yr awr o £20.95. Caiff cyfradd yr uned ei hasesu a'i chymeradwyo yn ystod yr arfarniad. Ni fydd angen tystiolaeth o dalu adeg gwneud hawliad. Bydd angen cynnwys taflenni amser yn yr hawliad. Nid yw'r costau hyn yn berthnasol i bob prosiect.
  • Costau Syml – Cyfradd Safonol: i dalu gorbenion fel canran o'r costau staff (15%) yn hytrach nag ar ddosraniad. Ni fydd angen tystiolaeth o dalu ar yr adeg y gwneir yr hawliad. Nid yw'r costau hyn yn berthnasol i bob prosiect.

• Mewn Nwyddau: costau sy'n codi heb gyfnewid arian h.y. amser gwirfoddolwyr; rhaid bod gwerth hafal i wariant mewn nwyddau ar gyfer incwm mewn nwyddau ym mhob cyfnod. Nid yw'r costau hyn yn berthnasol i bob prosiect.

Y gofrestr wariant yw'r templed rydych yn ei ddefnyddio i ddadansoddi'r hyn y byddwch yn gwario'r cyllid arno ar lefel pob eitem (dyfynbris). Mae angen i chi gael cymeradwyaeth ar gyfer y gofrestr wariant cyn hawlio unrhyw daliad.

Bydd angen i chi hefyd ddarparu cofnod tendro cystadleuol wedi ei lenwi gyda’r wybodaeth i gefnogi hynny (h.y. copïau o ddyfynbrisiau) ar gyfer pob gweithgaredd tendro (eitem) unigol. 

Rydym yn defnyddio'r gwybodaeth i wirio eich bod yn cydymffurfio â'r rheolau Tendro Cystadleuol a Chaffael , fydd yn eich helpu i osgoi unrhyw gosbau ar eich hawliadau yn nes ymlaen.

Rhaid i ni gymeradwyo unrhyw wariant trwy’r gofrestr hon cyn i chi gyflwyno’r gwariant mewn hawliad. Ni fyddwn yn gallu prosesu’ch hawliadau nes ein bod wedi cymeradwyo'r gofrestr.

Mae angen i chi gwblhau'r gofrestr wariant a nodi manylion yr holl gostau o dan bob categori (gweler Nodiadau Canllaw'r cynllun am enghreifftiau o wariant anghymwys).

Mae'n angen nodi eitemau unigol gwerth £500 neu fwy yn y gofrestr gyda manylion eu proses dendro.

Os oes gennych eitemau bach gwerth £499 a llai, bydd angen i chi ychwanegu llinell sy'n dangos cyfanswm y gwariant a ddisgwylir ar yr eitemau bach amrywiol hyn. I hawlio ar yr eitemau hyn, bydd angen ichi ddisgrifio’r eitemau ac esbonio sut maen nhw’n gymwys yn y cam hawlio.

Os oes gennych wariant na allwch ei ddadansoddi ar y lefel hon ar hyn o bryd,  gallwch ei ychwanegu mewn un llinell gan ei ddisgrifio fel ‘caffael yn y dyfodol’. Fodd bynnag, ni fyddwn yn gallu cymeradwyo'r llinell ac ni allwch ei hawlio nes ein bod wedi cymeradwyo cofrestr ddiwygiedig gyda'r gwariant hwn wedi'i ddadansoddi ar lefel eitem.

Mae'r Cyfeirnod Eitem ar gyfer pob llinell yn gyfeiriad y dylech ei ddefnyddio yn ystod y cam hawlio, a gall fod yn rhif adnabod eich achos ac wedyn rhifau dilynol h.y. 84526-001, 84526-002, ac ati.

Ni fyddwn yn gallu talu unrhyw hawliadau nes ein bod wedi cymeradwyo’ch cofrestr. Ond rydym yn dal i dalu hawliadau gafodd eu cyflwyno cyn y dyddiad ar yr e-bost oedd yn rhoi gwybod ichi am y gofyn hwn.

Pan fyddwch yn fodlon bod yr holl eitemau wedi’u cofnodi ar y gofrestr neu ei bod mor fanwl ag sy’n bosibl, cyflwynwch hi trwy’ch cyfrif WEFO Ar-lein a hysbyswch RPW drwy RPW Ar-lein cyn gynted ag y bydd hyn wedi’i gwblhau.

Mae cyfarwyddiadau ar gyfer lanlwytho dogfennau ar gael ar eich cyfrif WEFO Ar-lein o dan y ddolen Sut i ddefnyddio WEFO Ar-lein; defnyddiwch yr opsiwn Dogfennau Achos.

Pam mae angen llenwi’r gofrestr wariant?

Mae ei hangen arnom er mwyn gallu cynnal archwiliad ariannol; mae angen ichi ei llenwi ar gyfer eich prosiect cyn cyflwyno’ch hawliad nesaf.

Pa fath o wariant sydd angen ei gofnodi yn y gofrestr?

Dylech nodi’r holl wariant sydd wedi’i gymeradwyo ac nid oes ots p’un a ydych wedi tendro amdano neu beidio.  Nid oes angen tendro ar gyfer rhai costau e.e. costau staff.

Beth sy’n digwydd os na wna i lenwi’r gofrestr ar gyfer fy mhrosiect?

Os na fyddwch wedi cyflwyno’r gofrestr, fyddwn ni ddim yn gallu talu’ch hawliadau.

Nid ydym wedi penderfynu ar weithgareddau’r prosiect na sut ydym am eu cynnal eto gan fod angen trafod y mater yn allanol yn gyntaf. Felly, ni allwn roi manylion y prosiect ar y gofrestr ar hyn o bryd.  Beth sy’n digwydd nawr?

Y gofyn yw eich bod yn ein cael i gymeradwyo’r gofrestr ar gyfer yr eitemau cyn ichi gyflwyno hawliad ar eu cyfer. Efallai dim ond rhai o fanylion y prosiect y gallwch eu nodi ar y gofrestr (gweler adran 3 y canllaw hwn ynghylch beth i’w lenwi). Dim ond y costau hyn y byddwch yn gallu eu hawlio.

Ar ôl ichi benderfynu ar eich gweithgareddau a sut i’w cyflawni, bydd angen ichi ddiweddaru’r gofrestr a’n cael ni i’w chymeradwyo cyn ichi hawlio ar y costau hynny.

Newydd ddechrau gweithio ar y prosiect ydym ni, felly sut gallwn ni lenwi’r gofrestr?

Os newydd ddechrau ar y prosiect ydych chi, efallai na fyddwch yn gallu rhoi manylion y gwariant i ni am y tro.  Er hynny, rydyn ni’n gofyn ichi lenwi cymaint ohoni ag y medrwch gan nodi o leiaf y costau rydych eisoes wedi’u hawlio a’r costau rydych am eu hawlio nesaf.  Cewch gyflwyno cofrestr arall ond fel y dywedwn uchod, bydd angen ichi wneud hynny cyn hawlio ar y costau hynny.

Fersiwn 3 - Ionawr 2022.