Sut i greu negeseuon e-bost hygyrch yn Outlook

Mae miliynau o bobl ledled y byd yn defnyddio darllenydd sgrin, chwyddwr sgrin neu ddyfeisiau Braille i ddarllen eu negeseuon e-bost. Am y rheswm hwn yn unig, mae'n arfer orau gwneud unrhyw e-bost a anfonir at restr ddosbarthu eang yn hygyrch i bobl sydd â golwg cyfyngedig neu dim golwg.

Mae bron pob math o dechnoleg gynorthwyol wedi'i dylunio i weithio'n dda gyda HTML yn hytrach na thestun plaen. Gyda HTML, gall eich negeseuon gynnwys dolenni wedi'u fformatio â thestun arddangos, rhestrau, penawdau a thestun amgen ar gyfer delweddau.

Gosod HTML fel y fformat rhagosodedig yn Outlook

1. Ewch i Ffeil > Opsiynau > Post.
2. O dan Cyfansoddi Negeseuon, dewiswch HTML.

O hyn ymlaen, bydd unrhyw negeseuon newydd a grëwch mewn fformat HTML.

Dewis ffontiau e-bost yn ofalus

Gwnewch yn siŵr eich bod yn defnyddio ffontiau sans serif syml nad ydynt yn cynnwys manylion addurnol ac sydd fel arfer wedi'u tynnu â lled llinellau cyson. Mae enghreifftiau o ffontiau sans serif yn cynnwys: Arial, Calibri, Segoe UI a Franklin Gothic Book.

Dylech osgoi ffont italig, sgript ffansi neu ffontiau addurnol sydd ag ymylon cyrliog.

Defnyddiwch ffont 12 pwynt neu fwy a lliw ffont sy'n cyferbynnu â'r cefndir.

Gosod ffont rhagosodedig ar gyfer pob neges

1. Ewch i Ffeil > Opsiynau > Post.
2. I Gyfansoddi Negeseuon, dewiswch Offer Ysgrifennu a Ffontiau > Offer Ysgrifennu Personol.
3. Ar gyfer negeseuon e-bost newydd, dewiswch ffont, gosodwch eich ffont rhagosodedig ac yna cliciwch Iawn.

Creu llofnod hygyrch

1. Dewiswch Ffeil > Opsiynau > Post.
2. Dewiswch Llofnodion a golygwch eich llofnod cyfredol neu greu un newydd.
3. Cymhwyswch ffont, maint a lliw hygyrch a'u cadw.

Os oes unrhyw ddelweddau neu eiconau yn eich llofnod, dylech ychwanegu Testun Amgen atynt drwy dde-glicio ar y gwrthrych a mynd i Llun > Testun Amgen.

Mewn negeseuon e-bost, mae delweddau yn cyfleu pob math o wybodaeth – o wybodaeth ddefnyddiol i wybodaeth anffurfiol a doniol. I sicrhau bod y wybodaeth ar gael i bobl sydd â golwg gwan neu ddim golwg, crëwch 'Testun Amgen' sy'n cyfleu'r un wybodaeth mewn geiriau. Defnyddiwch destun amgen i ddisgrifio'r hyn sy'n bwysig am y ddelwedd a pha wybodaeth sy'n ychwanegu at eich neges.

Ychwanegu Testun Amgen at ddelwedd mewn e-bost

1. De-gliciwch ar y ddelwedd a dewiswch Fformatio Siâp > Diwyg a Phriodweddau > Addasu maint priodweddau > Testun Amgen.
2. Ychwanegwch deitl delwedd a disgrifiad manwl o'r ddelwedd, gan gynnwys pam bod y ddelwedd yn bwysig i'ch neges e-bost.

Nid yw technoleg gynorthwyol yn darllen y geiriau o fewn delweddau. Os oes testun yn eich delwedd, gwnewch yn siŵr eich bod hefyd yn cynnwys y testun hwnnw yn y blwch disgrifiad Testun Amgen.

Os yw'r ddelwedd yn gymhleth neu'n ddryslyd o gwbl, ychwanegwch ychydig mwy o fanylion amdani yn yr e-bost ei hun, er mwyn ei chyfleu'n well i bawb sy'n ei dderbyn.

Weithiau, mae negeseuon e-bost yn cynnwys gwybodaeth sy'n gofyn am fwy o strwythur na thestun syml. Cofiwch gyfleu trefn a chydberthnasau i ddarllenwyr sgrin a dyfeisiau Braille drwy ychwanegu strwythur. Gallwch wneud hyn drwy ddefnyddio rhestrau bwledi a thablau.

Creu rhestr bwledi

Uwcholeuwch y testun presennol ac ewch i Neges > Bwledi.

Creu rhestr rhifau

Uwcholeuwch y testun presennol ac ewch i Neges > Rhifo.

Creu tabl

Ewch i Mewnosod > Tabl a dewiswch nifer y colofnau a'r rhesi sydd eu hangen arnoch.

Wrth ychwanegu testun at y tabl, gwnewch yn siŵr eich bod yn cynnwys rhesi pennawd er eglurder.

Fformatio tablau hygyrch

1. Cliciwch unrhyw le yn y tabl ac ewch i'r tab Dylunio.
2. Dewiswch y nodweddion dylunio rydych am eu defnyddio, megis Rhes Bennawd, Rhesi Wedi'u Bandio a Cholofn Gyntaf.
3. I weld rhagor o arddulliau tabl, ewch i Dylunio > Mwy.
4. Cofiwch ddewis arddull sy'n defnyddio lliwiau cyferbyniol iawn.

Gallwch gyfathrebu'n well â phawb drwy ddefnyddio'r nodweddion ymgorfforedig i drefnu gwybodaeth testun yn Outlook.