Mae'r datganiad hwn yn berthnasol i reoli daliadau data er mwyn cynhyrchu ystadegau swyddogol ac ymchwil gymdeithasol y llywodraeth gan Lywodraeth Cymru.
Manylion
Mae'n ymwneud â'r daliadau data hynny sy'n cael eu rheoli gan Lywodraeth Cymru ar ôl i'r data hynny gael eu rhoi inni, ac nid yw'n gysylltiedig â rheoli unrhyw ddata yn y sefydliadau hynny sy'n darparu'r data.
Bydd yr holl ddaliadau data hynny'n cael eu rheoli yn unol â'r Cod Ymarfer ar gyfer Ystadegau, a'r canllawiau cysylltiedig, neu mewn rhai achosion â Cod ymchwil cymdeithasol y Llywodraeth, ac mae hynny'n berthnasol i ddaliadau sy'n deillio o ffynonellau gweinyddol neu ystadegol, ac ar ba ffurf bynnag y cânt eu cyhoeddi. Mae'r datganiad hefyd yn berthnasol i unrhyw ddogfennaeth neu fetadata perthnasol.
Gweithredu'r datganiad
Y Prif Ystadegydd, neu mewn rhai achosion, Y Prif Ymchwilydd Cymdeithasol, fydd yn gyfrifol am gadw llygad ar y datganiad hwn ar reoli data, ynghyd â bod yn gyfrifol am stiwardiaeth pob un o'n daliadau data.
Yn ymarferol, bydd y Prif Ystadegydd (neu'r Prif Ymchwilydd Cymdeithasol) yn dirprwyo'r cyfrifoldebau hynny i gyfres o reolwyr data, a'u rôl nhw yw sicrhau bod y daliadau data'n cael eu rheoli yn unol â'r arferion gorau o ran yr egwyddorion a'r safonau sydd wedi'u pennu yn y Cod Ymarfer ar gyfer Ystadegau, neu mewn rhai achosion, sydd wedi'u pennu yng Cod ymchwil cymdeithasol y Llywodraeth.
Yn benodol, bydd gan bob un o'r daliadau data reolwr data a enwir, a bydd cyfrifoldebau'r rheolwr hwnnw yn cynnwys y canlynol:
- casglu, sicrhau ansawdd, a chynnal y daliad data, gan gynnwys arferion casglu, cadw a dinistrio data yn unol â'r cod ymarfer perthnasol, a gofynion archifo eraill
- casglu a chadw metadata ar gyfer daliad cyfan y data, gan gynnwys asesu dulliau sicrhau ansawdd yn unol â'r canllawiau cysylltiedig â'r Cod Ymarfer ar gyfer Ystadegau, a dogfennaeth ar gyfer adnoddau ystadegol perthnasol
- sicrhau mynediad i'r daliad data mewn modd sydd mor fanwl ag sy'n ymarferol a dibynadwy bosibl, yn amodol ar gyfyngiadau cyfreithiol a rhai cyfrinachedd, mewn fformat defnyddiol a hyblyg i'r defnyddiwr
- rheoli'r baich ar ddarparwyr y daliadau data drwy sicrhau bod y manylder sydd ei angen yn gymesur ac yn angenrheidiol, ac yn osgoi gorfod ail-wneud ceisiadau
- gwarchod cywirdeb a diogelwch y daliad data yn unol â'r polisïau mewnol a hefyd y Ddeddf Diogelu Data, gan gynnwys: storio a throsglwyddo'r wybodaeth yn ddiogel; prosesu teg sy'n gysylltiedig â gwybodaeth bersonol; a asesiad rheolaidd o'r risgiau er mwyn adnabod unigolion o fewn y daliad data, dangos yr allbynnau ystadegol cysylltiedig, a nodi'r camau angenrheidiol i leihau'r risgiau hynny