Rhaglen Datblygu Gwledig 2014 i 2020: proses newydd i gymeradwyo Taliadau prosiect

Mae'r canllawiau hyn yn rhoi gwybodaeth ychwanegol ac yn canolbwyntio ar sut y disgwylir i'ch prosiect ddefnyddio'r Proffil Cyflawni a’r Gofrestr Wariant (DPv2) newydd o fis Tachwedd 2021 ymlaen.

Wrth i'ch prosiect fynd rhagddo, bydd angen ichi roi’r wybodaeth ddiweddaraf i  Taliadau Gwledig Cymru (RPW) drwy gyflwyno’ch cofnodion am y broses tendro cystadleuol neu ofyn am newidiadau i'r prosiect. 

Ni fyddwch yn cael hawlio am eitemau nes bod y tendr cystadleuol ar gyfer yr eitemau hynny wedi'i gymeradwyo gan RPW.

Yn dilyn eich adborth, rydym wedi adolygu’r Cofnod Tendro Cystadleuol (gweler isod am fanylion).

Pan fyddwch wedi cwblhau proses dendro ar gyfer eitemau nad ydynt wedi cael eu cymeradwyo gan RPW eto , er enghraifft, rhai sydd wedi'u marcio “I’w cadarnhau” ar y gofrestr wariant, rhaid ichi roi gwybod inni drwy WEFO Ar-lein a hysbysu RPW drwy RPW Ar-lein unwaith y bydd hyn wedi’i gwblhau, fel y nodir isod:

1) Os nad oes angen unrhyw newidiadau eraill, dylech gyflwyno Gofnod Tendro Cystadleuol wedi'i gwblhau, gan roi cyfeirnod yr eitem ar y gofrestr a darparu'r dystiolaeth ategol h.y. dyfynbrisiau, hysbysebion etc. Bydd angen ichi hefyd lenwi'r DPv2 os na fyddwch wedi gwneud hynny eisoes.

2) Pan fo angen newidiadau bach eraill h.y. newid o lai na 15% yn y costau cymeradwy, dylech ddiweddaru’r DPv2 a’i chyflwyno hi a'r Cofnod Tendro Cystadleuol, gan roi cyfeirnod yr eitem ar y gofrestr a'r dystiolaeth ategol h.y. dyfynbrisiau, hysbysebion etc.

3) Pan fo angen newidiadau sylweddol, megis newid o fwy na 15% rhwng y penawdau costau, neu estyniadau i’r prosiect etc, bydd angen ichi:

a. Gofyn am ailwerthusiad drwy ddilyn y Canllawiau ar ofyn am       newidiadau i brosiect sydd wedi’i gymeradwyo a

b. Pan fyddwn yn gofyn ichi wneud hynny, dylech gyflwyno DPv2  wedi'i diweddaru ynghyd â'r Cofnod Tendro Cystadleuol, gan roi   cyfeirnod yr eitem ar y gofrestr a darparu’r dystiolaeth ategol h.y. dyfynbrisiau, hysbysebion etc.

Fe welwch gyfarwyddiadau ar sut i lanlwytho dogfennau ar eich cyfrif WEFO Ar-lein o dan y ddolen Sut i ddefnyddio WEFO Ar-lein; defnyddiwch yr opsiwn Dogfennau Achos.

Ar ôl i’r wybodaeth hon ddod i law, bydd RPW yn gwirio ac yn diweddaru’ch DPv2 drwy nodi’r canlyniad arni a bydd yn ei hanfon yn ôl atoch drwy RPW Ar-lein.

Ein nod yw cwblhau'r gwiriadau hyn ymhen 7 diwrnod gwaith ar ôl ichi gyflwyno cais cyflawn sy’n cydymffurfio â’r gofynion. 

Os oes angen ailwerthuso hefyd, bydd y gwiriad yn cymryd mwy na 7 diwrnod gwaith.

Templedi Cofnodion Tendro Cystadleuol

Rydym wedi symleiddio’r templedi gan ddibynnu ar werth yr eitem:

1. Ar gyfer eitemau dros £5,000, bydd dal gofyn ichi lenwi Cofnod Tendro Cystadleuol ar gyfer pob eitem dros £5,000
2. Ar gyfer eitemau dros £500 a than £5,000, gallwch gwblhau’r Cofnod Tendro Cystadleuol newydd ar gyfer eitemau dros £500 a than £5,000

Pan fyddwn wedi cwblhau’n gwiriadau, byddwn yn cadarnhau hynny drwy’ch cyfrif RPW, a byddwn yn diweddaru ac yn atodi’r DPv2, gan nodi un o’r canlyniadau hyn:

1. Cymeradwywyd: roedd y dystiolaeth yn bodloni'r gofynion a chewch hawlio pan fyddwch wedi talu am y gwariant.

2. Cymeradwywyd ond rhoddwyd cosb: nid oedd y dystiolaeth yn bodloni'r gofynion yn llawn ond cymeradwywyd eich cais a rhoddwyd cosb. Pan fyddwch yn hawlio, bydd cosb yn cael ei rhoi ar y swm a hawlir, a bydd hynny, i bob pwrpas, yn lleihau uchafswm y grant sy’n daladwy ar gyfer y prosiect. Bydd RPW yn esbonio'r rheswm dros y gosb yn y Llythyr Canlyniadau yn Atodiad A ac ni cheir ailddyrannu gwerth y gosb a'i ddefnyddio ar eitemau neu weithgareddau cymwys eraill sy’n rhan o’r prosiect.

3. Capiwyd ar sail y dyfynbris isaf: nid oedd y dystiolaeth ar gyfer y dyfynbris a ffefrir yn bodloni'r gofynion ac mae RPW wedi capio cost cymeradwy yr eitem ar sail y dyfynbris isaf a ddarparwyd. Bydd y gwahaniaeth o ran gwerth rhwng y dyfynbris a ffefrir a'r dyfynbris cymeradwy yn dal i fod ar gael i'r prosiect i'w ddefnyddio ar eitemau neu weithgareddau cymwys eraill.

4. Heb ei gymeradwyo: mae hyn yn golygu nad oedd y dystiolaeth yn bodloni'r gofynion ac mae RPW o'r farn bod yr eitem hon yn anghymwys, fel y nodir o dan y rheswm yn y Llythyr Canlyniadau yn Atodiad A; rhaid ichi beidio â hawlio am yr eitem hon.

Gallwch weld enghraifft o'r senarios uchod yn enghraifft o templed proffil cyflenwi.

1. Costau syml ar gyfer staff – caiff y costau hyn eu cymeradwyo wrth ddyfarnu’r grant. Dylid cyflwyno unrhyw geisiadau am newidiadau i’r costau hyn drwy ailwerthuso ar RPW ar-lein.

2. Eitemau amrywiol o dan £500, rhaid ichi nodi'r eitemau ar y gofrestr wariant o hyd, a bydd angen ichi gadarnhau yn ystod y cam hawlio pam mae'r eitem yn un o gostau cymwys gofynnol y prosiect.

Os yw cost derfynol eitemau a gymeradwywyd gan RPW yn fwy na'r gwerth cymeradwy, bydd angen ichi roi esboniad am y gwahaniaeth pan fyddwch yn cyflwyno'r hawliad am yr eitem honno.

Os yw’r cynnydd yn fwy na 15% o werth yr eitem, mae RPW yn disgwyl i'r esboniad fod yn un cynhwysfawr, a dylid cyflwyno tystiolaeth ategol pan fo hynny’n briodol. Sylwer:

1.  Nid oes unrhyw sicrwydd y bydd taliadau sy'n uwch na'r gwerth cymeradwy yn cael eu talu a,
2.  Ni all cyfanswm y grant sy'n daladwy ar gyfer y prosiect fod yn fwy na'r costau a gymeradwywyd.

Fersiwn 4 – Gorff 2022