Neidio i'r prif gynnwy

Trosolwg

Diben y canllawiau hyn yw cynorthwyo darparwyr gwasanaethau ac eraill i ddehongli darpariaethau yn Rheoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) (Diwygio) (Coronafeirws) 2020 (‘y Rheoliadau’).

Mae'r Rheoliadau, a ddaeth i rym ar 5 Mehefin 2020, yn effeithio'n bennaf ar ddarparwyr gwasanaethau cartrefi gofal i oedolion ond maent yn uniongyrchol berthnasol i ddarparwyr gwasanaethau cymorth cartref hefyd.

Maent yn diwygio rhai gofynion yn Rheoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2017 fel y'u diwygiwyd (‘Rheoliadau 2017’). Ond ar gyfer y diwygiadau newydd hyn, bydd Rheoliadau 2017 a'u canllawiau statudol cysylltiedig yn parhau i fod mewn grym.

Mae'r diwygiadau'n rhai dros dro, er mwyn helpu i reoli effeithiau pandemig COVID-19 ar y sector gofal cymdeithasol a chânt eu dirymu pan na fydd eu hangen mwyach. Rhagwelwn na fydd hyn yn hwy na 9 mis.

Ar ran Gweinidogion Cymru, bydd Arolygiaeth Gofal Cymru (‘AGC’) yn hysbysu'r holl ddarparwyr perthnasol pryd y caiff y Rheoliadau eu dirymu.

Mae'r canllawiau hyn wedi'u rhannu'n dair rhan:

1. Esemptiadau ar gyfer gwasanaethau gofal a chymorth COVID-19 dros dro

Mae Rheoliad 4 (Eithriad rhag cwmpas gwasanaethau cartrefi gofal) a Rheoliad 5 (Eithriad rhag cwmpas gwasanaethau cymorth cartref) yn darparu na ddylid trin gwasanaethau penodol fel gwasanaethau rheoleiddiedig at ddiben ymateb i bandemig COVID-19. Maent yn creu esemptiadau ar gyfer gwasanaethau y byddai angen eu cofrestru ag AGC fel gwasanaeth cartref gofal neu wasanaeth cymorth cartref fel arall. Darperir canllawiau mewn perthynas â'r rhain, er gwybodaeth.

2. Llacio'r gofynion o ran gwiriadau cyn cyflogi ar gyfer gwasanaethau cartrefi gofal a gwasanaethau cymorth cartref i oedolion

3. Llacio'r trothwy 15% ar gyfer ystafelloedd a rennir mewn cartrefi gofal i oedolion

Mae'r canllawiau mewn perthynas â Rheoliad 6 (Addasrwydd staff) a Rheoliad 7 (Ystafelloedd a rennir) yn statudol. Cawsant eu cyhoeddi o dan adran 29 o Ddeddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (‘y Ddeddf’). Felly mae'n rhaid i ddarparwyr gwasanaethau gadw hyn mewn cof wrth fodloni gofynion y Rheoliadau hyn.  

Bydd AGC, fel rheoleiddiwr y gwasanaeth, yn defnyddio'r canllawiau statudol i lywio penderfyniadau ynghylch i ba raddau y mae darparwyr gwasanaethau'n bodloni'r gofynion hynny a phryd i ystyried cymryd camau gorfodi.  Mae darparwyr yn parhau i fod yn gyfrifol am benderfynu sut y caiff y gofynion eu bodloni, gan ystyried anghenion unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth a datganiad o ddiben y gwasanaeth rheoleiddiedig. Fodd bynnag, os na fyddant yn dilyn y canllawiau hyn, rhaid iddynt allu dangos bod eu dull dewisol yn eu galluogi i fodloni gofynion perthnasol y Rheoliadau.

Rhan 1: Cymhwyso'r esemptiad ar gyfer gwasanaethau oedolion COVID-19

Crynodeb

Mae Rheoliad 4 yn eithrio, o ystyr ‘gwasanaeth cartref gofal’, y ddarpariaeth o lety ynghyd â nyrsio neu ofal ar gyfer oedolion lle mai prif ddiben hyn yw creu capasiti iechyd a gofal cymdeithasol ychwanegol, er mwyn ymateb i bandemig y coronafeirws.

Yn yr un modd, mae Rheoliad 5 yn eithrio, o ystyr ‘gwasanaeth cymorth cartref’, y ddarpariaeth o ofal a chymorth ar gyfer oedolion at brif ddiben creu capasiti iechyd a gofal cymdeithasol ychwanegol sydd ei angen i ateb y galw er mwyn ymateb i bandemig y coronafeirws. 

Effaith ymarferol hyn yw gallu sefydlu gwasanaethau dros dro i ddarparu gofal preswyl a gofal cartref i oedolion mewn ymateb i bandemig COVID-19, heb orfod cofrestru ag AGC.

Amodau'r esemptiad

Mae'r eithriad hwn ond yn gymwys:

  • pan fo’r gwasanaeth wedi ei ddarparu gan awdurdod lleol neu Fwrdd Iechyd Lleol, neu
  • pan fo'r gwasanaeth wedi ei gomisiynu gan awdurdod lleol neu Fwrdd Iechyd Lleol ac wedi ei ddarparu naill ai:
    • gan ddarparwr gwasanaeth sydd eisoes wedi ei gofrestru ag AGC o dan y Ddeddf ac sy’n darparu gwasanaeth cartref gofal yn gyfan gwbl neu’n bennaf i oedolion neu sy'n darparu gwasanaeth cymorth cartref i oedolion, neu  
    • gan ddarparwyr cartrefi gofal neu ofal cartref i oedolion yn Lloegr sydd eisoes wedi eu cofrestru â’r Comisiwn Ansawdd Gofal.

Mae hyn yn golygu, lle comisiynir y gwasanaeth gan awdurdod lleol neu Fwrdd Iechyd Lleol, dim ond darparwyr sydd eisoes wedi'u cofrestru i redeg gwasanaethau cartrefi gofal yn gyfan gwbl neu'n bennaf i oedolion a all geisio darparu gwasanaethau ychwanegol y byddai angen eu cofrestru felly fel arall. Yn yr un modd, dim ond y rhai hynny sydd eisoes wedi'u cofrestru i ddarparu gwasanaethau cartref i oedolion a all geisio darparu gwasanaethau ychwanegol sy'n debyg i'r rhain.   

Ym mhob achos, rhaid i AGC gael ei hysbysu ymlaen llaw am y trefniadau.  Mae ffurflen hysbysu ar gael at y diben hwn.

O ganlyniad i lefel y risg a natur agored i niwed unigolion a fyddai'n defnyddio'r gwasanaethau hyn, nid yw'r esemptiad yn gymwys i ddarpar ddarparwyr nad ydynt eisoes wedi'u cofrestru ag Arolygiaeth Gofal Cymru neu'r Comisiwn Ansawdd Gofal.

Sut y bydd yn gweithio

Mae'n rhaid i'r darparwr bwriadedig roi gwybod i AGC am ei fwriad i sefydlu gwasanaeth gofal a chymorth COVID-19 dros dro, gan ddefnyddio'r ffurflen briodol.

 Bydd AGC yn ystyried y wybodaeth a ddarperir er mwyn penderfynu a yw'r gwasanaeth arfaethedig yn bodloni'r meini prawf i gael ei esemptio rhag cofrestru.

Pwysig

Os bydd AGC o'r farn nad yw'r gwasanaeth arfaethedig yn gymwys am yr esemptiad ac felly bod angen iddo gofrestru, bydd yn hysbysu'r darparwr bwriadedig.  Os bydd y darparwr yn parhau i ddarparu'r gwasanaeth, bydd AGC yn rhoi gwybod iddo ei fod yn rhedeg gwasanaeth rheoleiddiedig heb iddo fod wedi'i gofrestru i wneud hynny a gallai, o ganlyniad, ystyried cymryd camau gorfodi, gan gynnwys erlyniad troseddol.  Mae rhedeg gwasanaeth rheoleiddiedig heb gofrestru yn drosedd, o dan adran 5 o'r Ddeddf, a gallai arwain at ddirwy neu ddedfryd o garchar am hyd at 2 flynedd. 

Mae felly'n hanfodol bod AGC yn cael y wybodaeth sydd ei hangen arni er mwyn gwneud y dyfarniad hwn.

Yn ogystal â chaniatáu i AGC ddeall y math o wasanaeth a gaiff ei redeg a gallu bodloni ei hun fod y gwasanaeth yn dod o fewn un o'r esemptiadau hyn, bydd hyn yn galluogi'r rheoleiddiwr i sicrhau bod y gwasanaethau hyn yn rhoi'r gorau i weithredu unwaith y bydd pandemig COVID-19 wedi mynd heibio, a hefyd yn sicrhau bod unrhyw wasanaeth gweddilliol sy'n parhau i weithredu yn gwneud hynny o fewn cwmpas y rheoliadau.

Ar ôl yr argyfwng presennol, os bydd darparwr sydd eisoes wedi'i gofrestru ag AGC yn bwriadu parhau i redeg y gwasanaethau hyn, caniateir cyfnod iddo amrywio ei gofrestriad i gynnwys y gwasanaeth hwn, naill ai fel gwasanaeth cartref gofal neu wasanaeth cymorth cartref (fel sy'n briodol), os yw'n bodloni'r gofynion angenrheidiol a nodir yn Rheoliadau 2017.  Bydd darparwyr sydd wedi'u cofrestru â'r Comisiwn Ansawdd Gofal hefyd yn cael cyfnod i gofrestru ag AGC os byddant yn bwriadu parhau i redeg eu gwasanaeth yng Nghymru.

Ar ran Gweinidogion Cymru, bydd AGC yn hysbysu'r holl ddarparwyr perthnasol pryd y caiff y Rheoliadau eu dirymu, a phan ddaw'r esemptiadau hyn i ben.

Noder

Dim ond i wasanaethau newydd a sefydlwyd i ddarparu gofal a chymorth brys ar gyfer CV-19 y byddai'r esemptiad hwn yn gymwys. Os bydd gwasanaethau cartrefi gofal i oedolion a oedd eisoes yn bodoli yn dymuno ychwanegu at nifer y gwelyau a ddarperir ganddynt yn eu safleoedd presennol, bydd y gofynion cyfredol i wneud cais i Arolygiaeth Gofal Cymru i amrywio eu huchafswm niferoedd yn parhau i fod yn gymwys. Mae Arolygiaeth Gofal Cymru yn gwneud trefniadau i flaenoriaethu ceisiadau o'r fath (y mae'n rhaid eu hystyried fesul achos o gofio natur unigryw pob cartref). 

Rhan 2: Llacio'r gofynion o ran gwiriadau cyn cyflogi ar gyfer gwasanaethau cartrefi gofal a gwasanaethau cymorth cartref i oedolion

Mae Rheoliad 6 (Addasrwydd staff) yn diwygio gofynion a wnaed o dan adran 27(1) o'r Ddeddf. Felly mae'r canllawiau hyn, a gyhoeddwyd o dan adran 29 o'r Ddeddf, yn statudol. Mae'n rhaid i ddarparwyr gwasanaethau cartrefi gofal i oedolion a gwasanaethau cymorth cartref eu hystyried cyhyd ag y bydd y Rheoliadau yn parhau mewn grym. 

Mae'r rhan hon hefyd yn cynnwys nodyn am wiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (‘DBS’), a ddarperir er gwybodaeth.

Crynodeb

Er mwyn helpu i gyflymu'r broses o recriwtio staff a gwirfoddolwyr ychwanegol mewn gwasanaethau cartrefi gofal i oedolion a gwasanaethau cymorth cartref, mae Rheoliad 6 yn diwygio Rheoliad 35 o Reoliadau 2017, er mwyn llacio rhai o'r gofynion sy'n bodoli ar hyn o bryd ar ddarparwyr i gynnal gwiriadau cyn cyflogi.

Mae'r gofynion hynny sy'n bodoli ar hyn o bryd, a nodir yn Rhan 1 o Atodlen 1 i Reoliadau 2017, yn gofyn am y canlynol:

4.  Dau eirda ysgrifenedig, gan gynnwys geirda gan y cyflogwr diweddaraf, os oes un.

6.  Tystiolaeth ddogfennol o unrhyw gymhwyster perthnasol.

8.  Hanes cyflogaeth llawn, ynghyd ag esboniad ysgrifenedig boddhaol o unrhyw fylchau mewn cyflogaeth.

9.  Tystiolaeth o allu ieithyddol boddhaol at ddibenion darparu gofal a chymorth i’r unigolion hynny y mae’r gweithiwr i ddarparu gofal a chymorth ar eu cyfer.

O ystyried yr anhawster posibl wrth geisio cael gafael ar rai o'r dogfennau hyn mewn argyfwng, mae'r gofynion presennol ar ddarparwyr yn cael eu newid dros dro fel eu bod ond yn gymwys i'r graddau y mae'n rhesymol ymarferol cael y wybodaeth.

Amodau

Cyn cyflogi person, rhaid i ddarparwr fod yn fodlon:

  • na all y person yn rhesymol ddarparu gwybodaeth neu ddogfennaeth lawn a boddhaol am y materion hyn, o ganlyniad i bandemig COVID-19, a
  • bod y person wedi darparu gwybodaeth mor llawn a boddhaol ag y bo’n rhesymol ymarferol.

Gallai ‘i'r graddau y mae'n rhesymol ymarferol’ olygu, er enghraifft, mai dim ond un geirda ysgrifenedig mae'r person yn llwyddo i'w gael a bod y darparwr yn cofnodi sgwrs ffôn yn cadarnhau ymddygiad da mewn swydd flaenorol.

Hefyd, bydd dal angen i'r wybodaeth (ym mha ffurf bynnag) fod ar gael yn y gwasanaeth er mwyn i AGC allu ei harolygu.

Sut y bydd yn gweithio

Mae'n rhaid i ddarparwyr fodloni eu hunain o hyd bod person maent yn bwriadu ei gyflogi yn addas ac yn briodol ar gyfer y rôl fel y nodir yn Rheoliad 35 ac yn Atodlen 1 o Reoliadau 2017, er y bydd y gofynion hyn wedi'u llacio. Yn ystod y pandemig COVID-19 presennol, efallai y bydd angen i ddarparwyr ystyried caniatáu i rywun ddechrau yn ei rôl newydd cyn i'r holl wybodaeth recriwtio arferol fod ar gael a chyn iddi gael ei hasesu. 

Bydd dal angen i ddarparwyr gasglu tystiolaeth a bodloni eu hunain bod person yn addas i gyflawni ei rôl newydd.  Mae hyn yn cynnwys enghreifftiau o hanes ei gyflogaeth, cofrestriad proffesiynol (lle y bo'n berthnasol), geirdaon gan gyflogwyr blaenorol a thystiolaeth o'i ymddygiad mewn swyddi blaenorol yn y sector iechyd neu ofal cymdeithasol gyda phlant neu oedolion agored i niwed, a (lle y bo'n rhesymol ymarferol) y rhesymau pam y daeth y swydd honno i ben.

Hefyd bydd angen i ddarparwyr gadw cofnodion i ddangos eu bod wedi gwneud popeth sy'n rhesymol ymarferol i gael gafael ar y wybodaeth uchod.  Gallai hyn gynnwys cofnod ysgrifenedig o sgwrs ffôn â chyflogwr blaenorol y cyflogai neu gipluniau o gymwysterau a anfonwyd dros e-bost.  Dylent gofnodi'r rhesymau dros eu penderfyniad i gyflogi'r person a pha ymdrechion a wnaed i gael geirdaon a, lle gallant, dylent nodi'r rhesymau pam na ellid cael y wybodaeth (e.e. mae cyflogwr presennol neu ddiwethaf y person ar gau oherwydd y pandemig presennol, tystysgrifau cymwysterau ddim ar gael yn hawdd, ac ati)

Mae'n rhaid iddynt gynnal asesiad risg priodol o'r sefyllfa a rhoi mesurau ar waith i liniaru unrhyw risgiau a nodwyd, hyd y bo modd.  Gallai camau lliniaru gynnwys y canlynol:

  • osgoi gweithio unigol pan fo'r darparwr, er enghraifft, yn aros am dystysgrif y cyflogai neu wybodaeth arall ar gyfer gwiriadau recriwtio;
  • rhoi trefniadau sefydlu a goruchwylio cadarn ar waith;
  • osgoi gweithio unigol nes bod y darparwr yn fodlon bod y cyflogai yn gymwys i wneud hynny;
  • cadarnhau'n rheolaidd fod defnyddwyr y gwasanaeth sydd mewn cysylltiad â'r aelod hwnnw o staff yn cael eu bodloni.

Dylai darparwyr ystyried sut y gallant nodi cofnodion staff y cyflogeion hynny a recriwtiwyd yn ystod pandemig COVID-19 yn hawdd.  Gellid gwneud hyn drwy ychwanegu cod syml neu ddefnyddio'r gair ‘COVID-19’ ar y cofnod hwnnw, a fyddai'n helpu i dynnu sylw at yr unigolyn hwnnw fel y gellid cynnal adolygiad yn ddiweddarach a sicrhau y dilynir gweithdrefnau recriwtio llawn yn ddiweddarach os gadawyd unrhyw fylchau yn y byrdymor.

Mae'n rhaid i ddarparwyr barhau i flaenoriaethu diogelwch a llesiant y bobl sy'n defnyddio eu gwasanaeth, a gweithredu'n briodol ar sail unrhyw wybodaeth maent yn ei chael, ni waeth yr oedi cyn cael y wybodaeth honno.

Yn ystod pandemig COVID-19, a chyda phwysau cynyddol ar wasanaethau, mae'n hanfodol na fydd pobl yn ystyried bod diogelu'n gyfrifoldeb y gellir ei wthio i'r cyrion.  Mae'n rhaid i ddarparwyr gwasanaethau gymryd pob cam rhesymol i barhau i ddiogelu unigolion sy'n defnyddio eu gwasanaethau rhag camdriniaeth neu esgeulustod. Bydd AGC yn parhau i fonitro hyn drwy gydol yr argyfwng.

Bydd angen i ddarparwyr wneud penderfyniadau o hyd am y ffordd y caiff staff a gwirfoddolwyr eu defnyddio i gyflawni dyletswyddau sy'n briodol i lefel eu gwybodaeth, eu sgiliau, eu profiad a'u cymhwysedd.  Bydd angen iddynt wneud trefniadau addas, gyda lefel ddiogel o weithdrefnau sefydlu a chymorth sy'n adlewyrchu amgylchiadau lleol a'r rôl.

Ar ran Gweinidogion Cymru, bydd AGC yn hysbysu'r holl ddarparwyr perthnasol pryd y caiff y Rheoliadau eu dirymu, a phan ddaw'r esemptiadau hyn i ben.

Nodyn mewn perthynas â Gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

Mewn perthynas â'r angen am wiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, mae'r Gwasanaeth wedi cyflwyno gwasanaeth newydd dros dro ar gyfer rhai rolau megis nyrsys, bydwragedd a gweithwyr cymdeithasol, gweler:

O 30 Mawrth 2020 mae'r Gwasanaeth wedi sefydlu trefniadau i ymdrin yn gyflym â cheisiadau yn erbyn y ddwy restr wahardd, o fewn 24 awr. 

Ystyrir a fydd angen unrhyw ddarpariaeth bellach mewn perthynas â gwiriadau'r Gwasanaeth, o bosibl drwy ddefnyddio'r pwerau i gyflwyno Hysbysiadau a roddwyd i Weinidogion Cymru gan adran 33 o Ddeddf Coronafeirws 2020

Rhan 3: Llacio'r trothwy 15% ar gyfer ystafelloedd a rennir mewn cartrefi gofal i oedolion

Mae Rheoliad 7 (Ystafelloedd a rennir) yn diwygio gofynion a wnaed o dan adran 27(1) o'r Ddeddf. Felly mae'r canllawiau hyn, a gyhoeddwyd o dan adran 29 o'r Ddeddf, yn statudol. Mae'n rhaid i ddarparwyr gwasanaethau cartrefi gofal i oedolion eu hystyried cyhyd ag y bydd y Rheoliadau mewn grym. 

Crynodeb

Mae Rheoliad 7 yn diwygio Rheoliad 45 o Reoliadau 2017, er mwyn llacio amodau sy'n cyfyngu ar nifer yr unigolion y gellir eu lletya mewn ystafelloedd a rennir mewn cartrefi gofal i oedolion.

Bydd llacio'r amodau hyn dros dro yn galluogi darparwyr gwasanaethau sydd ag ystafelloedd gwag neu ystafelloedd nad ydynt yn cael eu defnyddio fel ystafelloedd gwely ar hyn o bryd i gynyddu eu capasiti yn y cartref, lle y bo angen gwneud hyn o ganlyniad i bandemig COVID-19.

Amodau

Diwygiad i Reoliad 45(2)(d)

Ar 5 Mehefin 2020 neu wedi hynny:

  • mae'r angen i letya mwy na 15% o gyfanswm nifer yr oedolion sy’n cael eu lletya gan y gwasanaeth yn codi o ganlyniad i bandemig COVID-19; a
  • rhaid bod yr ystafell(oedd) i'w defnyddio heb ei/eu meddiannu yn union cyn 5 Mehefin 2020.   

Diwygiad i Reoliad 45(3)(c)

Ar 5 Mehefin 2020 neu wedi hynny:

  • mae'r angen i barhau i letya mwy na 15% o gyfanswm nifer yr oedolion sy’n cael eu lletya gan y gwasanaeth yn codi o ganlyniad i bandemig COVID-19; a
  • rhaid bod yr ystafell(oedd) i'w defnyddio heb ei/eu meddiannu yn union cyn 5 Mehefin 2020.   

Os bydd darparwyr yn dymuno gwneud hyn, bydd y gofynion cyfredol i wneud cais i AGC i amrywio eu huchafswm niferoedd yn parhau i fod yn gymwys. Byddai penderfyniadau'n cael eu gwneud fesul achos gan ystyried budd pennaf yr holl breswylwyr.

Ni ellir troi ystafell y mae preswylydd yn byw ynddi ar hyn o bryd yn ystafell a rennir.

Sut y bydd yn gweithio

Dylid gwneud ceisiadau ar-lein i amrywio uchafswm niferoedd yn y ffordd arferol.

Bydd AGC yn ystyried unrhyw gais i gynyddu uchafswm nifer y gwelyau fesul achos gan ystyried budd pennaf yr holl breswylwyr. 

Bydd unrhyw gynnydd i'r uchafswm niferoedd (gan gynnwys lle byddai'r trothwy 15% yn cael ei dorri fel arall) yn amodol ac am gyfnod cyfyngedig.

Fel y nodir yn y canllawiau statudol presennol, mewn amgylchiadau lle ystyrir rhannu ystafell, dylai'r darparwr gwasanaeth ddogfennu'r drafodaeth â'r unigolion dan sylw, neu eu cynrychiolwyr, ynghyd â'r penderfyniad a wneir.

Ar ran Gweinidogion Cymru, bydd AGC yn hysbysu'r holl ddarparwyr perthnasol pryd y caiff y Rheoliadau eu dirymu, a phan ddaw'r esemptiadau hyn i ben.

Rhannu’r dudalen hon