Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 002: Holiadur Caffael Penodol Cymru a'i ddefnydd ar gyfer Contractau Nwyddau, Gwasanaethau a Gweithiau

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n fwy cyfartal
• Cymru sy’n  gyfrifol ar lefel fyd-eang

• Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn yn weithredol o ddyddiad cychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024.
• Dylai unrhyw bolisi gael ei ddarllen ar y cyd â Datganiad Polisi Caffael Cymru, Deddf Caffael 2023, Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 a Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023.
• Ni ddylid ei drin fel cyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddo fod yn gynhwysfawr – dylai partïon contractio geisio eu cyngor annibynnol eu hunain fel sy'n briodol. Dylech hefyd gofio bod y gyfraith yn newid yn gyson a dylid ceisio cyngor mewn achosion unigol.
• Mae'r nodyn yn tybio lefel benodol o wybodaeth am gaffael cyhoeddus. Mae ar gael drwy wefan Llywodraeth Cymru LLYW.CYMRU a dylid anfon unrhyw ymholiadau i PolisiMasnachol@llyw.cymru neu drwy gysylltu â gwasanaethau cwsmeriaid Llywodraeth Cymru.
• Caiff cyfeiriadau at ‘Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024’ eu mynegi yma fel "y Gyfundrefn Gaffael”.

1.1 Ni fydd y Ddogfen Gaffael Sengl (SPD), sy'n cael ei defnyddio o dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 (PCR), yn cael ei defnyddio bellach ar ôl i'r Gyfundrefn Gaffael newydd ddod i rym.

1.2 Mae'r nodyn hwn yn ymwneud â Holiadur Caffael Penodol newydd Cymru, a ddyluniwyd i gefnogi awdurdodau Cymreig datganoledig i gydymffurfio â'r Weithdrefn Gaffael newydd a gweithredu'n effeithiol oddi tani.

Noder: Mae WPPN 001: Holiadur Dethol Safonol ar gyfer Contractau Gweithiau wedi cael ei gyhoeddi mewn perthynas â sut y dylai awdurdodau Cymreig datganoledig ddefnyddio'r Safon Asesu Gyffredin (CAS) ar gyfer contractau gweithiau o 24 Chwefror 2025.

2.1 Cyhoeddwyd yr WPPN hwn i gynorthwyo pob awdurdod Cymreig datganoledig, gan gynnwys adrannau Llywodraeth Cymru, cyrff GIG Cymru, Cyrff a Noddir gan Lywodraeth Cymru, awdurdodau lleol a'r sector cyhoeddus ehangach.

2.2 Dylech rannu'r WPPN hwn â'ch sefydliad cyfan ac â sefydliadau perthnasol eraill yr ydych yn gyfrifol amdanynt, gan dynnu sylw'r rhai sy'n gweithio mewn rolau caffael, masnachol a chyllid ato yn benodol.

3.1 Mae dethol cyflenwr yn gam allweddol mewn caffael cyhoeddus lle mae'n rhaid i chi gasglu gwybodaeth am alluoedd technegol a phroffesiynol darpar gyflenwyr, eu sefyllfa economaidd ac ariannol a ph'un a yw unrhyw rai o'r seiliau dros wahardd yn gymwys, ac asesu'r pethau hyn.

3.2 Mae Deddf Caffael 2023 (y Ddeddf) yn disodli gofynion dethol a gwahardd cyflenwyr ac mae rheolau newydd ar amodau cymryd rhan a gwaharddiadau. Mae Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024, a wnaed o dan y Ddeddf, hefyd yn newid y ffordd y mae cyflenwyr yn rhannu gwybodaeth benodol. Mae hyn yn cynnwys y gofynion sydd ar awdurdodau Cymreig datganoledig i gael cadarnhad gan gyflenwyr eu bod wedi cofrestru, cyflwyno a rhannu gwybodaeth graidd gyfredol y cyflenwr drwy'r platfform digidol canolog.

3.3 Dyluniwyd Holiadur Caffael Penodol Cymru i gefnogi awdurdodau Cymreig datganoledig i gydymffurfio â'r gyfundrefn newydd a gweithredu'n effeithiol oddi tani. Mae'n cyflawni rôl debyg i'r Ddogfen Gaffael Sengl. Mae'n ategu canllawiau sydd eisoes yn bodoli ar gyfer Deddf Caffael 2023 ac arferion gorau hefyd, gan gynnwys Nodiadau Polisi Caffael Cymru.

3.4 Yn wahanol i'r Ddogfen Gaffael Sengl, ni chaiff Holiadur Caffael Penodol Cymru ei fandadu gan ddeddfwriaeth ac nid yw'r canllawiau sy'n cyd-fynd ag ef yn ganllawiau statudol.

3.5 Gweler Atodiad A am wybodaeth am sut i gael mynediad at Holiadur Caffael Penodol Cymru.

4.1 Rydym yn argymell y dylai awdurdodau contractio (fel y'u diffinnir yn adran 2 o'r Ddeddf) sy'n awdurdodau Cymreig datganoledig (fel y'u diffinnir yn adran 111 o'r Ddeddf) adolygu Holiadur Caffael Penodol Cymru a'i ymgorffori yn eu prosesau caffael yn ôl eu disgresiwn.

4.2 Gellir ychwanegu at y cwestiynau yn yr Holiadur, eu haddasu neu eu hepgor. Fodd bynnag, gan fod yr Holiadur yn cynnwys deunydd (Rhannau 1 a 2 yn bennaf) i helpu i sicrhau cydymffurfiaeth â gofynion yn y Ddeddf, os bydd awdurdodau Cymreig datganoledig yn dewis peidio â'i ddefnyddio, mae'n rhaid iddynt sicrhau bod eu prosesau caffael yn cydymffurfio â'r rhannau perthnasol o'r ddeddfwriaeth.

4.3 Mae Rhan 3B yn cynnwys cwestiynau sy'n ymwneud â llywodraeth ganolog yn benodol mewn perthynas â WPPNau. Mae'r rhain yn gymwys i adrannau llywodraeth ganolog, eu hasiantaethau gweithredol a chyrff cyhoeddus anadrannol fel rheol, ond gallant fod yn berthnasol i awdurdodau Cymreig datganoledig eraill hefyd.

4.4 Mae Holiadur Caffael Penodol Cymru yn helpu awdurdodau Cymreig datganoledig i wneud y canlynol: 

• sicrhau bod cyflenwyr wedi cofrestru, ac wedi cyflwyno a rhannu gwybodaeth graidd y cyflenwr drwy'r platfform digidol canolog
• cael gwybodaeth am waharddiadau ar gyfer personau â chyswllt cyflenwr
• cael rhestr o is-gontractwyr bwriadedig, er mwyn galluogi awdurdodau Cymreig datganoledig i wirio hyn yn erbyn y rhestr rhagwaharddiadau
• cael gwybodaeth er mwyn asesu amodau cymryd rhan safonol sy'n debygol o fod yn berthnasol yn y rhan fwyaf o gaffaeliadau
• cael gwybodaeth bellach i asesu amodau cymryd rhan ychwanegol er mwyn galluogi adrannau llywodraeth ganolog, eu hasiantaethau gweithredol a chyrff cyhoeddus anadrannol i gyflawni gofynion polisi

4.5 Bydd Holiadur Caffael Penodol Cymru yn berthnasol i gaffaeliadau sydd dros y trothwy (ar gyfer contractau gweithiau - gweler y pennawd perthnasol isod) o dan y Ddeddf, a gychwynnodd ar 24 Chwefror 2025 (pan fydd y gyfundrefn newydd yn cychwyn) neu ar ôl hynny.

4.6 I gael rhagor o fanylion am ystyr ‘cychwyn’, cyfeiriwch at y Canllawiau ar drefniadau trosiannol ac arbed. At hynny, cyfeiriwch at y canllawiau ehangach ar y Ddeddf Caffael sy'n cynnwys manylion am y canlynol:

• amodau cymryd rhan
• y llwyfan digidol canolog a chyhoeddi gwybodaeth
• y platfform digidol Cymreig (GwerthwchiGymru)
• gwaharddiadau
• rhagwahardd

4.7 Nid yw'r Ddeddf yn gymwys i gaffaeliadau a gychwynnwyd cyn 24 Chwefror 2025 nac i gontractau a ddyfarnwyd cyn y dyddiad hwn. Yn yr un modd, nid yw'r Ddeddf yn gymwys i gontractau a ddyfarnwyd drwy fframweithiau, systemau prynu dynamig na systemau cymhwyso a sefydlwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol.

5.1 Ar hyn o bryd, mae'r platfform digidol canolog yn cofnodi gwybodaeth gyffredinol sy'n ymwneud â chaffael ac mae Holiadur Caffael Penodol Cymru yn darparu templed ar gyfer casglu gwybodaeth sy'n benodol i ymarferion caffael unigol.

5.2 Er gwaethaf y newidiadau a amlinellir yn y nodyn hwn a Holiadur Caffael Penodol Cymru, bydd prif egwyddorion ac arferion gorau ystyried a yw cyflenwr wedi bodloni amodau cymryd rhan yn parhau o dan y Ddeddf (er enghraifft, pennu amodau cymesur, amlinellu beth fyddai'n bodloni'r amodau/beth sy'n gyfystyr â llwyddo/methu, ac unrhyw dystiolaeth ategol briodol). Yn yr un modd, bydd awdurdodau Cymreig datganoledig yn parhau i ystyried gofynion gwahardd, ond mae'r rhain wedi cael eu cryfhau o dan y Ddeddf.

Rhannau Holiadur Caffael Penodol Cymru

Mae Holiadur Caffael Penodol Cymru yn cynnwys tair rhan:

Rhan 1 – cadarnhau bod y cyflenwr wedi cofrestru, ac wedi cyflwyno a rhannu gwybodaeth graidd y cyflenwr drwy'r platfform digidol canolog

Rhan 2 – gwybodaeth ychwanegol am waharddiadau, gan gynnwys:

• Rhan 2A – nodi person(au) â chyswllt y cyflenwr; a chadarnhau bod y manylion canlynol am bob person â chyswllt hefyd wedi cael eu rhannu drwy'r platfform digidol canolog: gwybodaeth sylfaenol, person(au) cysylltiedig, a gwybodaeth am seiliau dros wahardd
• Rhan 2B – cadarnhau is-gontractwyr bwriadedig y cyflenwr

Rhan 3 – cwestiynau yn ymwneud ag amodau cymryd rhan, gan gynnwys:

• Rhan 3A – cwestiynau safonol
• Rhan 3B – cwestiynau sy'n ymwneud â llywodraeth ganolog yn benodol (mewn perthynas ag WPPNau)

Camau Gweithredu Holiadur Caffael Penodol Cymru

5.4 Pan fydd awdurdodau Cymreig datganoledig yn paratoi eu prosesau caffael ac yn datblygu eu gofynion, rydym yn argymell eu bod yn defnyddio Holiadur Caffael Penodol Cymru i gymryd y camau gweithredu canlynol:

Cam Gweithredu 1 – gofyn i brif gyflenwyr gwblhau'r camau canlynol cyn y dyddiad cau cynharaf ar gyfer cyflwyno:

• cofrestru ar y platfform digidol canolog
• cyflwyno gwybodaeth graidd ddiweddaraf y cyflenwr ar y platfform digidol canolog, mae hyn yn cynnwys:
  1. gwybodaeth sylfaenol y cyflenwr
  2. gwybodaeth am sefyllfa economaidd ac ariannol y cyflenwr (yn dibynnu ar y broses gaffael, gall fod angen gwybodaeth economaidd ac ariannol ychwanegol ar awdurdodau contractio er mwyn asesu capasiti ariannol y cyflenwr)
  3. gwybodaeth am bersonau cysylltiedig y cyflenwr
  4. gwybodaeth am seiliau dros wahardd y cyflenwr (mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am waharddiadau mewn perthynas â'r cyflenwr a'i bersonau cysylltiedig)
• darparu'r wybodaeth honno i'r awdurdod Cymreig datganoledig drwy'r platfform digidol canolog

Cam Gweithredu 2 – os yw prif gyflenwyr yn bwriadu dibynnu ar gyflenwyr eraill i fodloni un o'r amodau cymryd rhan, gofyn iddynt sicrhau bod y cyflenwyr eraill hyn yn cyflwyno ac yn rhannu eu gwybodaeth sylfaenol, gwybodaeth am eu personau cysylltiedig a gwybodaeth am eu seiliau dros wahardd ar y platfform digidol canolog cyn y dyddiad cau cynharaf ar gyfer cyflwyno.

Noder: Gallai'r cyflenwyr hyn fod yn aelodau o gonsortia neu'n is-gontractwyr ac, ar yr amod nad ydynt yn warantwyr, byddant yn bersonau â chyswllt. Mae angen i awdurdodau Cymreig datganoledig bennu a yw prif gyflenwr yn gyflenwr gwaharddedig neu waharddadwy oherwydd bod person â chyswllt yn gyflenwr gwaharddedig neu waharddadwy (gweler adran 57 o'r Ddeddf Caffael). Bydd casglu gwybodaeth berthnasol person â chyswllt drwy'r platfform digidol canolog yn helpu awdurdodau Cymreig datganoledig i bennu hyn.

Cam Gweithredu 3 – os yw prif gyflenwyr yn bwriadu is-gontractio'r gwaith o gyflawni'r contract cyfan neu ran ohono, ei gwneud yn ofynnol iddynt ddarparu rhestr o'r holl is-gontractwyr hyn y gellir ei gwirio yn erbyn y rhestr rhagwaharddiadau gyhoeddedig.

Noder: Mae hyn fel y gall yr awdurdod Cymreig datganoledig, o dan weithdrefn agored neu weithdrefn hyblyg gystadleuol, benderfynu a yw unrhyw is-gontractwr bwriadedig ar y rhestr rhagwaharddiadau (gweler adran 28 o'r Ddeddf Caffael). Nid oes angen i is-gontractwyr, oni bai eu bod yn bersonau â chyswllt, gofrestru na chyflwyno gwybodaeth graidd y cyflenwr ar y platfform digidol canolog.

Cam Gweithredu 4 – lle y bo'n briodol, gosod amodau cymryd rhan gan gyfeirio at y cwestiynau yn Rhan 3.

Noder: 

Rhan 3A: Dim ond os ydynt yn fodlon eu bod yn ffordd gymesur o sicrhau bod gan gyflenwr y capasiti cyfreithiol ac ariannol neu'r gallu technegol i gyflawni'r contract y gall awdurdodau Cymreig datganoledig osod amodau cymryd rhan mewn proses gaffael. Os byddant yn gwneud hynny, mae Holiadur Caffael Penodol Cymru yn cynnwys rhestr o gwestiynau safonol yn Rhan 3A y gellir ei defnyddio. Gellir addasu'r cwestiynau, ychwanegu atynt neu eu hepgor os bydd rheswm masnachol da dros wneud hynny a lle bo hyn yn cydymffurfio â'r Ddeddf. Mae'n rhaid i awdurdodau Cymreig datganoledig sicrhau eu bod yn nodi eu hamodau cymryd rhan yn yr hysbysiad perthnasol neu'r dogfennau tendro cysylltiedig, a'r ffordd y caiff gallu cyflenwyr i'w bodloni ei asesu.

Rhan 3B: Mae'r rhan hon yn cynnwys cwestiynau sy'n ymwneud â chaffael llywodraeth ganolog yn benodol, fel y rhai hynny a nodir mewn WPPN. Ni ddylai adrannau llywodraeth ganolog, eu hasiantaethau gweithredol na chyrff cyhoeddus anadrannol olygu'r rhain na'u dileu, oni bai na fyddai amod cymryd rhan perthnasol yn gymesur mewn proses gaffael benodol neu nad yw'n gymwys i werth y contract.

Rhan 1 Holiadur Caffael Penodol Cymru – Cadarnhau Gwybodaeth Graidd y Cyflenwr

5.5 O dan Reoliadau Caffael (Cymru) 2024, a wnaed yn unol â'r Ddeddf, mae angen i wybodaeth benodol gael ei rhannu drwy'r platfform digidol canolog. Mae'r platfform digidol canolog yn hwyluso casgliad wedi'i symleiddio o wybodaeth graidd cyflenwyr ac mae'n osgoi'r angen i gyflenwyr orfod ailfewnbynnu'r un wybodaeth dro ar ôl tro ar gyfer caffaeliadau gwahanol.

5.6 Mae Rheoliad 6 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024 yn ei gwneud yn ofynnol, lle mae cyflenwyr yn rhoi gwybodaeth graidd i'r awdurdodau Cymreig datganoledig gyda'r nod o ddyfarnu contract cyhoeddus, bod yn rhaid i'r awdurdodau gael cadarnhad gan gyflenwyr bod y cyflenwr wedi:

• cofrestru ar y platfform digidol canolog
• cyflwyno gwybodaeth graidd ddiweddaraf y cyflenwr ar y platfform digidol canolog
• darparu'r wybodaeth honno i'r awdurdod Cymreig datganoledig drwy'r platfform digidol canolog

cyn diwedd y cyfnod tendro mewn gweithdrefnau tendro cystadleuol (h.y. gweithdrefnau agored a gweithdrefnau hyblyg cystadleuol) neu cyn i'r contract gael ei ddyfarnu mewn dyfarniadau uniongyrchol a phrosesau dethol cystadleuol ar gyfer contractau yn ôl y gofyn o dan fframweithiau.

5.7 Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd angen gwybodaeth graidd y cyflenwr ar awdurdodau Cymreig datganoledig o'r cychwyn cyntaf mewn proses gaffael oherwydd, er enghraifft, mae'n rhaid i'r awdurdodau bennu a yw cyflenwr yn gyflenwr gwaharddedig neu waharddadwy cyn caniatáu iddo gymryd rhan mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol (adran 27). Felly, fel arfer dda, dylai awdurdodau Cymreig datganoledig nodi'n glir fod angen i gyflenwyr gofrestru ar y platfform digidol canolog a rhannu eu gwybodaeth graidd, ac erbyn pryd y dylid gwneud hyn (sef y dyddiad cau cynharaf ar gyfer cyflwyno fel arfer). Mae Rhan 1 o Holiadur Caffael Penodol Cymru yn helpu i ddarparu ar gyfer hyn.

5.8 Mae gwybodaeth graidd y cyflenwr yn cynnwys gwybodaeth sylfaenol am y cyflenwr (fel y'i rhestrir yn rheoliad 10 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024), gwybodaeth am sefyllfa economaidd ac ariannol y cyflenwr (fel y'i rhestrir yn rheoliad 11), gwybodaeth am bersonau cysylltiedig y cyflenwr (fel y'i rhestrir yn rheoliad 12) a gwybodaeth am waharddiadau mewn perthynas â'r cyflenwr a'i bersonau cysylltiedig (fel y'i rhestrir yn rheoliad 13).

5.9 Ystyr personau cysylltiedig yw personau sy'n arfer (neu sydd â hawl i arfer) dylanwad neu reolaeth sylweddol dros y cyflenwr a'r rhai hynny y mae'r cyflenwr yn arfer (neu y mae ganddo'r hawl i arfer) dylanwad neu reolaeth sylweddol drostynt. Mae hyn yn cynnwys prif gyfranddalwyr, cyfarwyddwyr a chyfarwyddwyr cysgodol, rhiant-gwmnïau ac is-gwmnïau a chwmnïau rhagflaenol. Mae'r rhan fwyaf o'r seiliau dros wahardd yn gymwys i gyflenwr lle mae naill ai'r cyflenwr neu un o bersonau cysylltiedig y cyflenwr yn bodloni'r meini prawf a nodir yn y sail dros wahardd.

5.10 Mae Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau Cymreig datganoledig sicrhau bod gwybodaeth y cyflenwr am bersonau cysylltiedig yn cael ei darparu drwy'r platfform digidol canolog, gan fod hyn yn eu galluogi i asesu a yw'r cyflenwr yn gyflenwr gwaharddedig neu waharddadwy yn rhinwedd person cysylltiedig. Felly, dylai'r wybodaeth hon gael ei gwerthuso mewn perthynas â'r gyfundrefn waharddiadau yn y Ddeddf. Er enghraifft, os bydd sail dros wahardd yn gymwys i un o bersonau cysylltiedig y cyflenwr, a bod yr amgylchiadau sy'n achosi'r sail yn parhau neu'n debygol o ddigwydd eto, gall y cyflenwr fod yn gyflenwr gwaharddedig neu waharddadwy. At hynny, dylai awdurdodau Cymreig datganoledig nodi, a rhoi gwybod i gyflenwyr o bosibl, mewn perthynas ag unrhyw gyflenwyr y dyfernir contract iddynt, fod yn rhaid i rai manylion am eu gwybodaeth am bersonau cysylltiedig gael eu cyhoeddi yn yr hysbysiad dyfarnu contract (rheoliad 28).

5.11 Nid yw'r platfform digidol canolog yn asesu nac yn dilysu unrhyw agwedd ar wybodaeth graidd y cyflenwr. Caiff yr wybodaeth ei defnyddio gan awdurdodau Cymreig datganoledig i asesu amodau cymryd rhan, y maent wedi'u pennu a'u cynnwys yn yr hysbysiad tendro. Dylai gwybodaeth am waharddiadau mewn perthynas â'r cyflenwr a'i bersonau cysylltiedig gael ei defnyddio gan awdurdodau Cymreig datganoledig i bennu a yw cyflenwr yn gyflenwr gwaharddedig neu waharddadwy.

Ar y platfform digidol canolog, bydd angen i gyflenwyr gwblhau hunan-ddatganiadau yn nodi a oes unrhyw seiliau mandadol neu ddisgresiynol dros wahardd yn gymwys iddynt a/neu eu personau cysylltiedig; ac, os bydd sail dros wahardd yn gymwys, manylion perthnasol gan gynnwys y camau sydd eisoes wedi'u cymryd neu a gaiff eu cymryd i atal yr amgylchiadau sy'n achosi'r sail rhag digwydd eto. Bydd angen i awdurdodau contractio adolygu'r wybodaeth hon. Mater i'r cyflenwr yw dangos ei fod wedi hunanlanhau a hynny er boddhad yr awdurdod contractio.

Rhan 2 yr Holiadur Caffael Penodol – Gwybodaeth Ychwanegol am Waharddiadau

Personau â chyswllt

5.12 Mae personau â chyswllt yn is-gontractwyr neu'n aelodau o gonsortia y mae'r prif gyflenwr yn dibynnu arnynt i fodloni'r amodau cymryd rhan yn y caffaeliad penodol. Nid yw hyn yn cynnwys gwarantwyr, hyd yn oed os dibynnir arnynt i fodloni'r amodau cymryd rhan. Gall y prif gyflenwr fod yn gyflenwr gwaharddedig neu waharddadwy yn rhinwedd sail dros wahardd sy'n gymwys i berson â chyswllt (gweler adran 57 o'r Ddeddf). Gall cyflenwr hefyd fod yn gyflenwr gwaharddedig neu waharddadwy yn rhinwedd sail dros wahardd sy'n gymwys i berson cysylltiedig person â chyswllt, er enghraifft, cyfarwyddwr un o bersonau â chyswllt y cyflenwr.

5.13 Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i awdurdodau Cymreig datganoledig ystyried a yw sail dros wahardd yn gymwys i unrhyw berson â chyswllt sydd gan y cyflenwr, yn ogystal ag unrhyw bersonau cysylltiedig sydd gan berson â chyswllt.  Er y bydd y platfform digidol canolog yn cofnodi hunan-ddatganiadau prif gyflenwyr (a'u personau cysylltiedig) yn erbyn y seiliau dros wahardd, ni fydd yn cofnodi manylion eu personau â chyswllt.

5.14 Felly, er mwyn sicrhau bod awdurdodau Cymreig datganoledig yn cael yr wybodaeth hon, mae Rhan 2 o Holiadur Caffael Penodol Cymru yn cynnwys cwestiynau am b'un a fydd y prif gyflenwr yn dibynnu ar unrhyw bersonau â chyswllt yn y broses gaffael ac yn gofyn i'r prif gyflenwr sicrhau bod ei bersonau â chyswllt hefyd yn cofrestru, yn cyflwyno ac yn rhannu gwybodaeth graidd y cyflenwr drwy'r platfform digidol canolog. Bydd angen i bersonau â chyswllt fewnbynnu gwybodaeth benodol ar y platfform digidol canolog y mae'n bosibl na fydd ei hangen ar gyfer y caffaeliad penodol, megis gwybodaeth am eu sefyllfa economaidd ac ariannol. Yn yr achos hwn, gall y person â chyswllt ddewis peidio â rhannu hyn â'r awdurdod contractio. Yn ymarferol, mae'n bosibl y bydd angen iddo olygu hyn â llaw o wybodaeth graidd y cyflenwr a gaiff ei lawrlwytho o'r platfform digidol canolog.

Is-gontractwyr bwriadedig

5.15 Os bydd cyflenwr yn bwriadu defnyddio is-gontractwyr, ni fydd pob un o'r is-gontractwyr hyn yn bersonau â chyswllt. Dim ond os dibynnir ar is-gontractwr i fodloni amodau cymryd rhan y caiff ei ystyried yn berson â chyswllt ac yn is-gontractwr bwriadedig.

Enghraifft

Mae'n bosibl y bydd angen i gyflenwr glanhau sy'n gwneud cais am gontract rheoli cyfleusterau integredig sy'n cynnwys gwasanaethau meddal (e.e. glanhau) a chaled (e.e. cynnal a chadw adeiladau) ddibynnu ar gyflenwr cynnal a chadw adeiladau arbenigol er mwyn bodloni'r amodau cymryd rhan sy'n ymwneud â'r agwedd honno ar y gwasanaeth.

Gallai'r cyflenwr glanhau strwythuro ei gynnig naill ai fel consortiwm, gan wneud cais ar y cyd â'r cyflenwr cynnal a chadw adeiladau, neu fel prif gyflenwr lle mae'r cyflenwr glanhau yn defnyddio'r cyflenwr cynnal a chadw adeiladau fel is-gontractwr.

Yn y naill achos neu'r llall, byddai'r cyflenwr cynnal a chadw adeiladau yn berson â chyswllt.

Gan ddibynnu ar yr amodau cymryd rhan a gaiff eu pennu gan yr awdurdod contractio, gallai ‘is-gontractwr arall’ fod yn gyflenwr gwasanaethau diogelwch sy'n darparu staff diogelwch, ond nad yw o reidrwydd yn berson â chyswllt.

5.16 Mae'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio sicrhau bod ganddynt ymwybyddiaeth well o'r holl is-gontractwyr y cynigir y byddant yn rhan o'r gwaith o gyflawni'r contract. Mae'n rhaid i awdurdodau contractio geisio pennu a yw unrhyw is-gontractwr bwriadedig ar y rhestr rhagwaharddiadau. Felly, fel rhan o'r broses gaffael, mae'n rhaid i awdurdodau Cymreig datganoledig ofyn am fanylion am bob is-gontractwr yn y gadwyn gyflenwi y mae cyflenwr yn bwriadu ei defnyddio i gyflawni'r contract. Nid yw hyn yn gyfyngedig i is-gontractwyr y mae'r cyflenwr yn dibynnu arnynt i fodloni'r amodau cymryd rhan (a fydd yn bersonau â chyswllt hefyd) ond mae'n gymwys i bob is-gontractwr (o bob haen) y mae'r cyflenwr yn bwriadu is-gontractio'r gwaith o gyflawni'r contract cyfan neu ran o'r contract iddo. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i'r cyflenwr ddarparu rhestr gynhwysfawr o'i holl is-gontractwyr bwriadedig yn y gadwyn gyflenwi y gwyddys amdanynt ar y pwynt perthnasol yn y broses gaffael. Nid yw hyn yn cynnwys pob cyflenwr y mae gan y cyflenwr gydberthynas fasnachol ag ef (er enghraifft, contract cyflenwi sydd eisoes yn bodoli lle nad oes bwriad i is-gontractio'r contract cyfan neu ran ohono i'r cyflenwr hwnnw'n benodol).

Enghraifft o Brif Gyflenwr, ei Bersonau â Chyswllt ac Is-gontractwyr bwriadedig

5.17 Mae Ffigur 1 yn helpu i ddangos pwy allai fod yn berson â chyswllt a/neu'n is-gontractwr i brif gyflenwr. Mewn proses gaffael, mae'n rhaid i awdurdodau Cymreig datganoledig wneud y canlynol:

• gofyn am yr wybodaeth am bersonau cysylltiedig a seiliau dros wahardd ar gyfer y prif gyflenwr a'r personau â chyswllt, sydd wedi'u marcio â rhif 1 yn Ffigur 1, ac adolygu'r wybodaeth honno. Dylai cyflenwyr gyflwyno'r wybodaeth hon a'i rhannu â'r awdurdod Cymreig datganoledig drwy'r platfform digidol canolog
• cadarnhau a yw'r prif gyflenwr yn bwriadu is-gontractio'r gwaith o gyflawni'r contract cyhoeddus cyfan neu ran ohono a phenderfynu a yw unrhyw is-gontractwyr bwriadedig ar y rhestr rhagwaharddiadau, sydd wedi'u marcio â rhif 2 yn Ffigur 1 – nid oes angen i'r cyflenwyr hyn fod wedi'u cofrestru ar y platfform digidol canolog (ac nid oes angen gofyn am wybodaeth am eu personau cysylltiedig)

Image

Gofyn i is-gontractwyr bwriadedig ddarparu gwybodaeth am waharddiadau

5.18 Gall awdurdodau Cymreig datganoledig benderfynu a ddylid gofyn i gyflenwyr am ragor o wybodaeth er mwyn penderfynu a yw unrhyw un o'u his-gontractwyr bwriadedig yn gyflenwyr gwaharddedig neu waharddadwy. Mae hyn yn ogystal ag ystyried yr wybodaeth berthnasol mewn perthynas â phersonau â chyswllt a chadarnhau a yw unrhyw is-gontractwr bwriadedig ar y rhestr rhagwaharddiadau. Er enghraifft, gall awdurdod Cymreig datganoledig benderfynu ceisio rhagor o wybodaeth gan bob is-gontractwr haen gyntaf neu gan is-gontractwyr sy'n darparu elfennau penodol o'r contract cyhoeddus (er enghraifft, gall yr awdurdod Cymreig datganoledig fod o'r farn bod risgiau penodol y bydd sail dros wahardd yn gymwys i rai sectorau).

5.19 Os bydd awdurdod Cymreig datganoledig wedi penderfynu ceisio rhagor o wybodaeth am is-gontractwyr bwriadedig, dylid gofyn i'r is-gontractwyr hynny gwblhau hunan-ddatganiadau yn erbyn y seiliau dros wahardd a darparu unrhyw wybodaeth ychwanegol berthnasol/angenrheidiol, megis gwybodaeth am hunanlanhau. Os bydd yr wybodaeth hon eisoes wedi cael ei darparu gan is-gontractwr sy'n berson â chyswllt, ni fydd angen gofyn amdani eto.

5.20 Am ragor o wybodaeth, cyfeiriwch at y canllawiau ar waharddiadau.

Codau adnabod unigryw

5.21 Fel rhan o'r wybodaeth a gaiff ei chofnodi yn Rhan 1, dylai cyflenwyr ddarparu'r cod adnabod unigryw a dderbyniwyd neu a glustnodwyd gan y platfform digidol canolog (yn y rhan fwyaf o achosion, mae'n debygol mai rhif Tŷ'r Cwmnïau y cyflenwr fydd hwn).

5.22 Dylai awdurdodau Cymreig datganoledig, fel arfer dda, ofyn am god adnabod unigryw ar gyfer unrhyw bersonau â chyswllt, a gaiff ei neilltuo gan y platfform digidol canolog pan fyddant yn cofrestru gyntaf (Rhan 2).

5.23 Nid oes angen gofyn i is-gontractwyr gofrestru ar y platfform digidol canolog, oni bai eu bod yn bersonau â chyswllt. Fodd bynnag, os ydynt wedi'u cofrestru ar y platfform digidol canolog, dylid gofyn am godau adnabod unigryw unrhyw is-gontractwyr bwriadedig. Os nad ydynt wedi'u cofrestru ar y platfform digidol canolog, dylid gofyn am ryw fath o god adnabod neu rif cofrestru ar gyfer y sefydliad yn lle hynny o hyd – megis rhif Tŷ'r Cwmnïau, rhif elusen, rhif TAW neu rif cyfatebol.

Rhan 3 Holiadur Caffael Penodol Cymru – cwestiynau yn ymwneud ag amodau cymryd rhan

5.24 Mae'r Ddeddf yn caniatáu i awdurdodau Cymreig datganoledig bennu amodau cymryd rhan y mae'n rhaid i gyflenwr eu bodloni er mwyn cymryd rhan mewn proses gaffael. Mae'n rhaid i amodau cymryd rhan fod yn ffordd gymesur o sicrhau bod gan gyflenwr y capasiti cyfreithiol ac ariannol, neu'r gallu technegol, i gyflawni'r contract.

5.25 Er mwyn cynnal lefel o safoni a chysondeb i awdurdodau Cymreig datganoledig ac i gyflenwyr sy'n gwneud cais am gontractau cyhoeddus, yn ogystal â chwestiynau am sefyllfa economaidd ac ariannol y cyflenwr a ddarperir fel rhan o wybodaeth graidd y cyflenwr, mae Rhan 3A Holiadur Caffael Penodol Cymru yn cynnwys rhestr o gwestiynau safonol. Mae'r rhan hon ar ffurf holiadur a gall awdurdodau Cymreig datganoledig ei defnyddio er mwyn cael gwybodaeth sy'n ymwneud ag amodau cymryd rhan.

5.26 Os caiff y cwestiynau hyn eu defnyddio neu eu haddasu neu os ychwanegir atynt mewn unrhyw broses gaffael benodol, mae'n rhaid i awdurdodau Cymreig datganoledig sicrhau eu bod yn nodi eu hamodau cymryd rhan a sut y cânt eu hasesu yn yr Hysbysiad perthnasol neu'r dogfennau tendro cysylltiedig.

5.27 Mae Holiadur Caffael Penodol Cymru yn cynnwys cwestiynau i hwyluso'r broses o ddarparu gwybodaeth, ond mater i awdurdodau Cymreig datganoledig yw pennu'r amodau cymryd rhan y mae'r wybodaeth yn ymwneud â nhw. Mae'n rhaid i bob amod cymryd rhan gydymffurfio â gofynion y Ddeddf, gan gynnwys y gofyniad yn adran 22 sef bod yn rhaid i amodau cymryd rhan fod yn ffordd gymesur o sicrhau bod gan gyflenwyr y capasiti neu'r gallu perthnasol i gyflawni'r contract, gan ystyried natur, cymhlethdod a chost y contract. Ym mhob achos, dylai awdurdodau Cymreig datganoledig gadw mewn cof eu dyletswyddau i roi sylw i'r ffaith y gall busnesau bach a chanolig wynebu rhwystrau penodol sy'n eu hatal rhag cymryd rhan ac ystyried a ellir dileu neu leihau rhwystrau o'r fath (fel y nodir yn adran 12(4) o'r Ddeddf).

5.28 Bydd Llywodraeth Cymru yn adolygu'r ffordd y defnyddir y cwestiynau o dro i dro ac yn diweddaru Holiadur Caffael Penodol Cymru yn ôl y gofyn.

5.29 Mae Rhan 3B yn cynnwys cwestiynau sy'n ymwneud â chaffael llywodraeth ganolog yn benodol, fel y rhai a nodir mewn Nodyn Polisi Caffael Cymru. Ni ddylai adrannau llywodraeth ganolog, eu hasiantaethau gweithredol na chyrff cyhoeddus anadrannol olygu'r rhain na'u dileu, oni bai na fyddai amod cymryd rhan perthnasol yn gymesur mewn proses gaffael benodol neu fel arall yn unol â'r canllawiau polisi perthnasol.

Gwerthuso ymatebion

5.30 Pan fydd awdurdodau Cymreig datganoledig yn pennu eu hamodau cymryd rhan dylent, fel mater o arfer dda, ystyried sut y gellid bodloni'r amodau (er enghraifft, llwyddo/methu neu ddull trothwy) ac amlinellu hyn i gyflenwyr.

5.31 Mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol, os caiff unrhyw rai o'r amodau cymryd rhan eu defnyddio fel rhan o broses i gyfyngu ar nifer y cyflenwyr sy'n cymryd rhan (er enghraifft, gwahodd y pum cyflenwr a gyflwynodd yr ymatebion â'r sgôr uchaf), mae'n rhaid i'r awdurdod Cymreig datganoledig sicrhau ei fod wedi amlinellu'r meini prawf hyn yn ei hysbysiad tendro hefyd (adran 20(4)(a) o'r Ddeddf a rheoliad 20(2)(d) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024).

Sefyllfa economaidd ac ariannol

5.32 Bydd cyfrifon ariannol yn rhan o gyflwyniad craidd y cyflenwr. Fodd bynnag, mae'n bosibl y bydd angen gwybodaeth economaidd ac ariannol ychwanegol gan gyflenwyr (naill ai'r prif gyflenwr neu gyflenwyr eraill sy'n berthnasol i'r caffaeliad, neu'r ddau) i ategu hyn. Dylai awdurdodau Cymreig datganoledig nodi bod y Ddeddf yn cynnwys rhai gwaharddiadau mewn perthynas â gofyn am gyfrifon archwiliedig. Ni chaiff awdurdodau Cymreig datganoledig ofyn i gyflenwyr ddarparu cyfrifon blynyddol archwiliedig os nad yw'n ofynnol i'w cyfrifon gael eu harchwilio yn unol â Rhan 16 o Ddeddf Cwmnïau 2006 (neu ddeddfwriaeth dramor gyfatebol). Yn y senario hon, mae'n rhaid caniatáu i'r cyflenwr gyflwyno cyfrifon cyfatebol neu wybodaeth arall, i'r graddau y gellir rhoi hynny'n rhesymol.

5.33 Mae'r Ddeddf hefyd yn gwahardd awdurdodau Cymreig datganoledig rhag ei gwneud yn ofynnol i gyflenwyr fod ag yswiriant sy'n ymwneud â chyflawni'r contract cyn iddo gael ei ddyfarnu. Diben hyn yw sicrhau nad oes disgwyl i gyflenwyr fynd i gostau diangen ar gyfer yswiriant pan nad oes unrhyw sicrwydd y caiff y contract ei ddyfarnu iddynt. Fodd bynnag, pan fyddant yn pennu amodau cymryd rhan, gall awdurdodau Cymreig datganoledig ofyn am ymrwymiadau neu dystiolaeth y bydd cyflenwr yn gallu cael yr yswiriant angenrheidiol pan gaiff y contract ei ddyfarnu o hyd. Fel gydag unrhyw amod cymryd rhan, mae'n rhaid i ofynion yswiriant fod yn gymesur.

Contractau gweithiau

5.34 Dylai contractau cyhoeddus ar gyfer Gweithiau (sy'n cynnwys caffael contractau cymysg sy'n cynnwys cyflenwadau a gwasanaethau ond sy'n ddarostyngedig i Reoliadau Adeiladu (Dylunio a Rheoli) 2015 gan eu bod yn cynnwys elfennau sy'n ymwneud â Gweithiau) barhau i ddefnyddio'r cwestiynau a nodir yn y Safon Asesu Gyffredin (gweler WPPN 001).

5.35 Os bydd angen gofyn unrhyw gwestiynau ychwanegol sy'n berthnasol i'r contract sy'n cael ei gaffael, (er enghraifft oherwydd gofynion WPPN sy'n ymwneud â dur sydd wedi'u cynnwys yn Holiadur Caffael Penodol Cymru), dylid nodi'r rhain yn glir. Ym mhob achos, dylai'r cwestiynau a ddefnyddir fod yn gymesur.

5.36 Mae'n rhaid gofyn cwestiynau Rhan 2 o hyd er mwyn sicrhau y cesglir yr wybodaeth angenrheidiol am bersonau â chyswllt ac is-gontractwyr.

Caffaeliadau sydd o dan y trothwy

5.37 Caiff contractau rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy eu diffinio yn adran 84(1) o'r Ddeddf fel contractau sydd o dan y trothwy nad ydynt yn gontract esempt, yn gontract consesiwn nac yn gontract cyfleustodau.

5.38 Gellir defnyddio'r cwestiynau yn Holiadur Caffael Penodol Cymru (neu, ar gyfer contractau Gweithiau, cwestiynau'r Safon Asesu Gyffredin) fel canllaw wrth ddatblygu cwestiynau priodol a chymesur.

Noder: Os bydd awdurdod Cymreig datganoledig yn bwriadu defnyddio trefniant caffael a gedwir yn ôl mewn perthynas â chontract sydd o dan y trothwy, dylid nodi'r cyfyngiadau yn adran 85 o'r Ddeddf. Gweler holiadur caffael penodol Llywodraeth y DU am wybodaeth.

6.1 Gall Llywodraeth Cymru wneud y canlynol:

• cyhoeddi WPPNau yn y dyfodol â chwestiynau ychwanegol yn Holiadur Caffael Penodol Cymru
• gweithio gyda Swyddfa'r Cabinet i ddatblygu'r platfform digidol canolog er mwyn casglu gwybodaeth drwy'r system ar-lein yn hytrach na Holiadur Caffael Penodol Cymru.
   

7.1 Gweler Atodiad B ar gyfer rhestr termau.

Mae'n cynnwys y canlynol, ymhlith pethau eraill: 

• Datganiad Polisi Caffael Cymru
• Deddf Caffael 2023
• Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024
• Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023
• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015

9.1 Mae'r WPPN hwn yn gymwys i gaffaeliadau a gychwynnwyd o dan y Gyfundrefn Gaffael ac mae felly'n weithredol o'r pwynt y cychwynnir Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 nes y caiff ei ddisodli neu ei ganslo.

10.1 Mae'r WPPN hwn yn cyd-fynd ag egwyddorion canlynol Datganiad Polisi Caffael Cymru:

Egwyddor 1

Byddwn yn ysgogi gweithredu ar y cyd ym maes caffael yng Nghymru, i sicrhau’r gwerth cymdeithasol ac economaidd gorau posibl gan wariant cyhoeddus, a hynny mewn modd cynaliadwy a hirdymor.

Egwyddor 3

 Byddwn yn datblygu prosesau caffael cynaliadwy ar gyfer yr hirdymor, sy'n adeiladu ar yr arferion gorau ac yn datblygu’r arferion hynny, ac yn gosod camau clir sy’n dangos sut mae caffael yn ategu’r gwaith o gyflawni amcanion llesiant y sefydliad.

Egwyddor 5

Byddwn yn cefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy'n ymwneud â chaffael blaengar, megis yr Economi Sylfaenol a’r Economi Gylchol, drwy weithgareddau caffael cydweithredol sy’n seiliedig ar le (boed yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu'n lleol), sy'n meithrin cadwyni cyflenwi lleol cadarn.

Egwyddor 7

Byddwn yn alinio ein ffyrdd o weithio ac yn cynyddu cyfranogiad rhanddeiliaid i ategu atebion arloesol a chynaliadwy drwy gaffael.

Egwyddor 10

Byddwn yn hyrwyddo caffael sy'n seiliedig ar werth sy'n sicrhau'r canlyniadau hirdymor gorau posibl i Gymru.
 

11.1 Os bydd gennych unrhyw gwestiynau am yr WPPN hwn, cysylltwch â; Commercial Policy – Polisi Masnachol: PolisiMasnachol@llyw.cymru.

12.1 Mae Llywodraeth Cymru yn falch o gydnabod ei bod wedi troi at y cyhoeddiadau a'r sefydliadau canlynol er mwyn ategu ei hymchwil ei hun wrth lunio'r canllawiau hyn:

• Swyddogaeth Caffael Llywodraeth y DU - (PA 2023) Procurement specific questionnaire

Mae Holiadur Caffael Penodol Cymru â chanllawiau i Brynwyr ar gael yn yr adran Cymorth ac Adnoddau ym Mhanel Rheoli'r Prynwr ar GwerthwchiGymru.

Prynwr: Cais am Ddogfen - GwerthwchiGymru

Cyflenwyr: Holiadur Caffael Penodol Cymru (WPSQ)

Amodau cymryd rhan

Mae Deddf Caffael 2023 yn cynnwys rheolau ar amodau cymryd rhan o dan weithdrefn dendro gystadleuol a phroses ddethol gystadleuol o dan fframwaith.

Caniateir i awdurdodau contractio bennu amodau cymryd rhan ar yr amod eu bod yn ffordd gymesur o sicrhau bod gan gyflenwyr: a. y capasiti cyfreithiol ac ariannol; neu b. y gallu technegol, i gyflawni'r contract.

Ni ellir dyfarnu'r contract i gyflenwyr oni bai eu bod yn bodloni'r amodau hyn. Mae'n rhaid i'r amodau fod yn gymesur, gan roi sylw i natur, cymhlethdod a chost y contract cyhoeddus.

Yn wahanol i feini prawf dyfarnu (adran 23) a ddefnyddir i asesu'r tendr, defnyddir amodau cymryd rhan i asesu'r cyflenwr. Rhaid i awdurdodau contractio nodi'r amodau hyn yn glir yn yr hysbysiad tendro, a ategir (lle y bo angen) gan y dogfennau tendro.

Cod adnabod unigryw

Caiff codau adnabod unigryw eu diffinio yn rheoliad 9 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024. Yn achos cyflenwr, y cod unigryw a gaiff ei gyflwyno i'r platfform digidol canolog ac a gaiff ei gydnabod gan y platfform hwnnw yw hwn neu, os na chaiff cod o'r fath ei gyflwyno a'i gydnabod, defnyddir y cod unigryw a glustnodir gan y platfform hwnnw pan fydd y cyflenwr yn cofrestru ar y platfform hwnnw.

Cyflenwr gwaharddadwy

Bydd cyflenwr yn ‘gyflenwr gwaharddadwy’ pan fydd yr awdurdod contractio o'r farn, yn gyntaf, fod sail ddisgresiynol dros wahardd yn gymwys i'r cyflenwr neu berson â chyswllt ac, yn ail, fod yr amgylchiadau sy'n achosi'r sail dros wahardd yn parhau neu'n debygol o ddigwydd eto. Bydd cyflenwr hefyd yn gyflenwr gwaharddadwy os bydd Gweinidog y Goron eisoes wedi pennu hyn – h.y. pan fydd y cyflenwr neu berson â chyswllt ar y rhestr rhagwaharddiadau oherwydd sail ddisgresiynol dros wahardd.

Cyflenwr gwaharddedig

Bydd cyflenwr yn ‘gyflenwr gwaharddedig’ pan fydd yr awdurdod contractio o'r farn, yn gyntaf, fod sail fandadol dros wahardd yn gymwys i'r cyflenwr neu berson â chyswllt ac, yn ail, fod yr amgylchiadau sy'n achosi'r sail dros wahardd yn parhau neu'n debygol o ddigwydd eto. Bydd cyflenwr hefyd yn gyflenwr gwaharddedig os bydd Gweinidog y Goron eisoes wedi pennu hyn – h.y. pan fydd y cyflenwr neu berson â chyswllt ar y rhestr rhagwaharddiadau oherwydd sail fandadol dros wahardd.

Gwaharddiadau

Mae'r Ddeddf Caffael yn nodi rhestr o seiliau mandadol (Atodlen 6) a disgresiynol (Atodlen 7) dros wahardd ac yn rhoi dyletswydd ar awdurdodau contractio i ystyried a yw unrhyw rai o'r rhain yn gymwys i gyflenwyr (gan gynnwys drwy rinwedd person cysylltiedig), yn ogystal ag a yw'r amgylchiadau yn parhau neu'n debygol o ddigwydd eto. Mae'n rhaid i awdurdodau contractio wahardd cyflenwr gwaharddedig a gallant wahardd cyflenwr gwaharddadwy rhag cymryd rhan mewn caffaeliadau.

Gweithdrefnau tendro cystadleuol

Ceir dwy weithdrefn dendro gystadleuol a nodir yn adran 20 o Ddeddf Caffael 2023: y weithdrefn agored a'r weithdrefn hyblyg gystadleuol, a chaiff y naill a'r llall ei chychwyn drwy gyhoeddi hysbysiad tendro.

Gwybodaeth graidd y cyflenwr

Caiff gwybodaeth graidd y cyflenwr a ddiffinnir yn rheoliad 6(9) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024 ei rhannu'n bedwar categori allweddol o wybodaeth ac mae'n cwmpasu (yn gryno):

• gwybodaeth sylfaenol – mae hyn yn cynnwys (ymhlith pethau eraill) enw'r cyflenwr, ynghyd â'i god adnabod unigryw, cyfeiriad, rhif TAW (os yw'n gymwys), ffurf gyfreithiol a dyddiad cofrestru'r cwmni (os yw'n gymwys), manylion am gymwysterau/cymdeithasau masnach a dosbarthiad, er enghraifft p'un a yw'r cyflenwr yn BBaCh a/neu'n gwmni cydfuddiannol gwasanaethau cyhoeddus
• gwybodaeth am sefyllfa economaidd ac ariannol – fel y nodir yng nghyfrifon ariannol diweddaraf y cyflenwr
• gwybodaeth am bersonau cysylltiedig – mae hyn yn cynnwys (ymhlith pethau eraill) gwybodaeth sy'n ymwneud â phersonau cysylltiedig perthnasol megis enwau, dyddiad geni a chenedligrwydd, cyfeiriad gwasanaeth a ffurf gyfreithiol
• gwybodaeth am seiliau dros wahardd – mae hyn yn cynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud ag euogfarnau a digwyddiadau perthnasol sy'n ffurfio naill ai sail fandadol neu sail ddisgresiynol dros wahardd o dan y Ddeddf

Is-gontractwyr bwriadedig

Fel rhan o broses dendro gystadleuol, mae'n rhaid i awdurdodau contractio ofyn am fanylion pob is-gontractwr y mae cyflenwr yn bwriadu ei ddefnyddio fel rhan o'r broses gaffael (fel sy'n ofynnol gan adran 28(1)(a) o'r Ddeddf). Nid yw hyn yn gyfyngedig i is-gontractwyr y mae'r cyflenwr yn dibynnu arnynt i fodloni'r amodau cymryd rhan (a fydd yn bersonau â chyswllt mewn unrhyw achos) ond mae'n gymwys i bob is-gontractwr (o bob haen) y mae'r cyflenwr yn bwriadu is-gontractio'r gwaith o gyflawni'r contract cyfan neu ran o'r contract iddo.

Mae'n rhaid i awdurdod contractio gadarnhau a yw unrhyw un o'r is-gontractwyr bwriadedig ar y rhestr rhagwaharddiadau (fel sy'n ofynnol gan adran 28(1)(b) o'r Ddeddf).

Gall awdurdod contractio hefyd ofyn am wybodaeth at ddiben penderfynu a yw unrhyw is-gontractwr bwriadedig yn gyflenwr gwaharddedig neu waharddadwy.

Person â chyswllt

Gall cyflenwr fod yn gyflenwr gwaharddedig neu'n gyflenwr gwaharddadwy os bydd unrhyw sail dros wahardd yn gymwys naill ai i'r cyflenwr neu berson â chyswllt (gweler y cyfeiriadau at ‘person â chyswllt’ yn adran 57 o'r Ddeddf) ac os bydd yr amgylchiadau sy'n achosi'r sail yn parhau neu'n debygol o ddigwydd eto.

At y dibenion hyn, caiff person â chyswllt ei ddiffinio yn adran 26(4) fel person y mae'r cyflenwr yn dibynnu arno er mwyn bodloni'r amodau cymryd rhan (heblaw am warantwr).

Mae personau â chyswllt yn debygol o fod ymhlith yr haen gyntaf o is-gontractwyr, ond gallant fod ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi, er enghraifft mewn prosesau caffael ar gyfer contractau sydd ag elfennau hynod dechnegol.

Personau cysylltiedig

Diffinnir person cysylltiedig ym mharagraff 45 o Atodlen 6 i'r Ddeddf. Yn gryno, mae'n cwmpasu:

1. person sydd â ‘rheolaeth sylweddol’ dros y cyflenwr (yn unol â'r ystyr a roddir gan adran 790C(2) o Ddeddf Cwmnïau 2006)
2. cyfarwyddwr neu gyfarwyddwr cysgodol y cyflenwr
3. rhiant-ymgymeriad neu is-ymgymeriad i'r cyflenwr
4. cwmni rhagflaenol
5. unrhyw berson arall y gellir ystyried yn rhesymol ei fod mewn sefyllfa debyg i'r person a ddiffinnir ym mharagraffau a i d mewn perthynas â'r cyflenwr.
6. unrhyw berson sydd â'r hawl i arfer dylanwad neu reolaeth sylweddol dros y cyflenwr, neu sy'n gwneud hynny mewn gwirionedd
7. unrhyw berson y mae gan y cyflenwr yr hawl i arfer dylanwad neu reolaeth sylweddol drosto, neu y mae'n gwneud hynny mewn gwirionedd

Platfform digidol canolog

Y system ar-lein y cyfeirir ati yn Neddf Caffael 2023 (y Ddeddf) ac a ddiffinnir yn Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 fel y platfform digidol canolog. Mae ar gael yn Find high value contracts in the public sector ar GOV.UK

Bydd y platfform digidol canolog yn galluogi:

• awdurdodau contractio a chyflenwyr i gofrestru a chael cod adnabod unigryw
• awdurdodau contractio i gyhoeddi hysbysiadau a gwybodaeth arall fel sy'n ofynnol o dan y Ddeddf ar gyfer caffaeliadau a gwmpesir a chaffaeliadau sydd o dan y trothwy
• cyflenwyr i gyflwyno a storio gwybodaeth sefydliadol graidd benodol sy'n ofynnol yn ôl y rheoliadau er mwyn cymryd rhan mewn caffaeliad a gwmpesir. Dim ond yr awdurdodau contractio hynny y bydd cyflenwr yn dewis rhannu'r wybodaeth â nhw fydd yn gallu gweld yr wybodaeth hon; ni all pawb gael gafael arni
• unrhyw un i weld yr hysbysiadau a chael gafael ar ddata caffael cyhoeddus cysylltiedig

Rhagwahardd

Gall un o Weinidogion y Goron ddefnyddio'r drefn rhagwahardd i roi cyflenwr ar y rhestr rhagwaharddiadau a gyhoeddir yn ganolog. Mae'n rhaid cynnal ymchwiliad cyn y gellir gwneud hyn, a rhaid i'r gweinidog fod yn fodlon bod cyflenwr yn gyflenwr gwaharddedig neu'n gyflenwr gwaharddadwy ac y dylid ei ychwanegu at y rhestr rhagwaharddiadau.

Gan ddibynnu pam mae cyflenwr ar y rhestr rhagwaharddiadau, bydd naill ai'n rhaid i awdurdodau contractio eu gwahardd neu gallant eu gwahardd rhag cymryd rhan mewn caffaeliadau. Caiff y rhestr ei rheoli gan yr Uned Adolygu Caffael a'i chyhoeddi ar GOV.UK