Canllawiau Deddf Caffael 2023: goruchwyliaeth

1. Bwriad goruchwyliaeth caffael yw helpu i sicrhau cydymffurfiaeth â gofynion Deddf Caffael 2023 (y Ddeddf), trwy ddarparu argymhellion a chanllawiau, yn dilyn ymchwiliad i gydymffurfiaeth awdurdod contractio. Bydd hyn yn helpu i sicrhau bod manteision y ddeddfwriaeth yn cael eu gwireddu.

2. Mae Rhan 10 o'r Ddeddf (Goruchwyliaeth Caffael) yn cynnwys tair darpariaeth sy'n galluogi'r drefn oruchwyliaeth caffael i gefnogi cydymffurfiaeth awdurdodau contractio â gofynion y Ddeddf:

1. Adran 108: Mae ymchwiliadau caffael yn gwneud darpariaeth i awdurdod priodol ymchwilio i gydymffurfiaeth awdurdod contractio perthnasol â gofynion y Ddeddf a'i gwneud yn ofynnol i awdurdod contractio perthnasol ddarparu dogfennau a chymorth mewn cysylltiad â'r ymchwiliad, fel sy'n rhesymol
2. Adran 109: Mae argymhellion yn dilyn ymchwiliadau caffael yn gwneud darpariaeth (yn dilyn ymchwiliad caffael) i awdurdod priodol ddyroddi argymhelliad (argymhelliad adran 109) i awdurdod contractio perthnasol, os yw'n ystyried bod yr awdurdod contractio yn gweithredu mewn ffordd sy'n torri, neu sy'n debygol o dorri, unrhyw ofyniad yn y Ddeddf. Rhaid i'r awdurdod contractio roi sylw i'r argymhelliad adran 109
3. Adran 110: Mae canllawiau yn dilyn ymchwiliadau caffael yn gwneud darpariaeth (yn dilyn ymchwiliad caffael) i awdurdod priodol gyhoeddi canllawiau 'gwersi a ddysgwyd', er mwyn cynorthwyo cydymffurfiaeth â gofynion y Ddeddf gan awdurdodau contractio yn gyffredinol. Rhaid i awdurdodau contractio roi sylw i'r canllawiau hyn.

3. Caniateir i'r pwerau goruchwylio yn Rhan 10 o'r Ddeddf gael eu harfer gan awdurdod priodol (a ddiffinnir yn adran 123 o'r Ddeddf fel 'Gweinidog y Goron, Gweinidogion Cymru, neu adran yng Ngogledd Iwerddon') o fewn ei awdurdodaeth ei hun.

4. Er mwyn cryfhau'r gallu i fynd i'r afael ag unrhyw ddiffyg cydymffurfiaeth, mae Rhan 10 o'r Ddeddf yn cyflwyno pwerau newydd i Weinidogion Cymru gyhoeddi argymhellion i awdurdod datganoledig yng Nghymru yn dilyn ymchwiliad i wella cydymffurfiaeth (ac i ofyn am adroddiadau cynnydd ar weithredu argymhellion) a chyhoeddi canllawiau ar wersi a ddysgwyd i bob awdurdod contractio yn dilyn ymchwiliad.

5. Ar hyn o bryd mae'r Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr (SFS), sy'n rhan o Lywodraeth Cymru, yn cynnal ymchwiliadau anffurfiol i gwynion gan gyflenwyr am weithgareddau caffael awdurdodau contractio yng Nghymru.

6. Mae enw'r SFS wedi cael ei newid i’r 'Gwasanaeth Adborth ar Gaffael' (PFS), a bydd yn parhau i weithredu ar yr un sail, ond bydd yn defnyddio'r pŵer a ddarperir gan adran 108 o'r Ddeddf. Bydd y PFS yn perthyn i Uned Adolygu Caffael Cymru (WPRU) newydd, sydd wedi'i sefydlu i gyflwyno'r drefn goruchwylio caffael, yn ogystal â gwaharddiadau.

Rôl Uned Adolygu Caffael Cymru (WPRU)

7. Bydd WPRU yn rheoli'r drefn goruchwylio caffael ar ran Gweinidogion Cymru.

8. Bydd WPRU yn monitro cydymffurfiaeth ar draws awdurdodau contractio a bydd yn canolbwyntio ar ymchwiliadau i awdurdodau contractio sy'n dangos patrymau o ddiffyg cydymffurfiaeth yn gyson yn ystod eu holl brosesau caffael (y cyfeirir ato fel diffyg cydymffurfiaeth sefydliadol). Gallai nifer o awdurdodau contractio gwahanol amlygu patrwm o ddiffyg cydymffurfiaeth hefyd (cyfeirir at hyn fel diffyg cydymffurfiaeth systemig) a gallai hyn arwain at ymchwilio i nifer o awdurdodau contractio ar yr un pryd. Rhagwelir y bydd ymchwiliad i broses gaffael unigol ond yn digwydd mewn ymateb i gŵyn gan gyflenwr, yn unol ag arferion cyfredol SFS.

9. Yn y pen draw, Gweinidogion Cymru fydd yn penderfynu a yw argymhelliad adran 109 yn cael ei gyhoeddi i awdurdod datganoledig yng Nghymru yn dilyn ymchwiliad caffael.

10. Bydd WPRU yn rheoli'r broses o gyhoeddi unrhyw adroddiadau ymchwiliad, gan gynnwys unrhyw argymhellion a gyhoeddir, ac adroddiadau cynnydd a gyflwynir gan awdurdodau contractio (neu hysbysiad o fethiant awdurdod contractio i gyflwyno adroddiad cynnydd). Byddant yn cael eu cyhoeddi ar dudalen ddynodedig ar llyw.cymru. Bydd blwch negeseuon e-bost dynodedig ar gael i gyflenwyr a rhanddeiliaid eraill fynegi pryder am gydymffurfiaeth awdurdod contractio: CymruPRU@llyw.cymru.

11. Bydd WPRU yn gweithio gyda thimau masnachol canolog eraill hefyd, fel y bo'n briodol, i reoli'r broses o ryddhau unrhyw ganllawiau sy'n deillio o ymchwiliad caffael.

12. Cyhoeddir rhagor o wybodaeth am weithredu’r drefn oruchwylio ar dudalen llyw.cymru o fis Chwefror 2025 ymlaen.

13. Mae'r drefn oruchwylio’n berthnasol i bob awdurdod contractio sy'n ddarostyngedig i'r Ddeddf, ac eithrio cyfleustodau preifat (gan fod rheoleiddwyr annibynnol yn goruchwylio'r sefydliadau hyn eisoes).

14. Mae adrannau'r llywodraeth wedi'u heithrio o gwmpas y pwerau ymchwilio yn y Ddeddf gan fod Gweinidogion Cymru yn meddu ar bwerau anstatudol eisoes i oruchwylio gweithgareddau contractio adrannau'r llywodraeth. Fodd bynnag, rhaid i adrannau'r llywodraeth ystyried unrhyw ganllawiau a gyhoeddir o dan adran 110 o'r Ddeddf.

Ymchwiliadau caffael

15. Caiff WPRU (wrth weithredu ar ran Gweinidogion Cymru) ymchwilio i gydymffurfiaeth awdurdod datganoledig yng Nghymru â'r Ddeddf ar unrhyw adeg; nid oes angen tystiolaeth o ddiffyg cydymffurfiaeth awdurdod contractio er mwyn sbarduno ymchwiliad.

16. Os yw ymchwiliad yn cael ei gynnal, caiff Gweinidogion Cymru gyhoeddi hysbysiad i'w gwneud yn ofynnol i awdurdod contractio ddarparu dogfennaeth berthnasol fel sy'n ofynnol yn rhesymol at ddibenion yr ymchwiliad a/neu ofyn am gymorth arall fel sy'n rhesymol o dan yr amgylchiadau. Gallai hyn gynnwys ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod contractio sicrhau bod personél ar gael i'w cyfweld. Bydd yr hysbysiad a gyhoeddir gan Weinidogion Cymru yn darparu manylion am y dogfennau neu'r cymorth sydd ei angen, gan gynnwys fformat y dogfennau.

17. Gan ddibynnu ar natur yr ymchwiliad, gellir anfon hysbysiad yn uniongyrchol at yr unigolyn cyswllt a enwir ar yr hysbysiad tendro. Gellir cyfeirio hysbysiadau eraill at y cyfarwyddwr masnachol perthnasol, neu unigolyn cyfatebol.

18. Rhaid i awdurdod contractio sy'n derbyn hysbysiad fel rhan o ymchwiliad caffael gydymffurfio o fewn yr amser a nodir yn yr hysbysiad. Bydd Gweinidogion Cymru’n darparu isafswm o 30 diwrnod i gydymffurfio, o ddiwrnod cyflwyno’r hysbysiad. Gall awdurdod contractio ofyn am amser ychwanegol i gydymffurfio â'r hysbysiad, ond nid oes rheidrwydd ar Weinidogion Cymru (neu uned oruchwylio sy'n gweithredu ar eu rhan) gytuno i gais o'r fath. Fodd bynnag, os cytunir ar amser hirach, bydd yn disodli'r dyddiad a nodir yn yr hysbysiad gwreiddiol.

19. Gellir cyhoeddi canlyniadau'r ymchwiliad, gan gynnwys unrhyw argymhellion a wnaed.

Argymhellion yn dilyn ymchwiliadau caffael

20. Os yw Gweinidogion Cymru wedi cynnal ymchwiliad caffael ac, o ganlyniad, eu bod o'r farn bod yr awdurdod contractio yn gweithredu mewn ffordd sydd naill ai'n torri, neu'n debygol o dorri, gofynion y Ddeddf, gall Gweinidogion Cymru gyflwyno argymhelliad adran 109 i'r awdurdod contractio dan sylw.

21. Mae adran 109(4) o'r Ddeddf yn gosod rhwymedigaeth gyfreithiol ar awdurdod contractio i 'roi sylw' i unrhyw argymhelliad adran 109 a gyflwynwyd iddo wrth ymgymryd â phrosesau caffael dan sylw. Er mwyn cyflawni'r ddyletswydd i roi sylw i argymhelliad adran 109, nid oes rheidrwydd ar awdurdod contractio i ddilyn yr argymhelliad, ond rhaid iddo ystyried ac ymgysylltu ag ef yn briodol ac, os yw awdurdod contractio yn penderfynu peidio â dilyn yr argymhelliad, rhaid iddo fod â rhesymau clir dros wneud hynny a dylai gofnodi'r rhain yn ysgrifenedig.

22. Bwriad argymhellion adran 109 o'r Ddeddf yw sicrhau bod awdurdodau contractio yn cydymffurfio â gofynion y Ddeddf unwaith eto, a byddant yn nodi'r cam/camau y dylai'r awdurdod neu'r awdurdodau contractio perthnasol eu cymryd i gyflawni hyn, yn ogystal ag amseriad y camau hyn.

23. Mae adran 109(3) o'r Ddeddf yn nodi rhai cyfyngiadau ar gwmpas argymhellion adran 109; bwriad y cyfyngiadau hyn yw cynnal ymreolaeth yr awdurdod contractio yn ymwneud â sut, er enghraifft, mae'n gweithredu amcanion caffael, ac amddiffyn priodoldeb y weithdrefn gaffael. Felly, ni ddylai argymhellion adran 109 o'r Ddeddf ymwneud â sut mae'r awdurdod contractio yn cyflawni'r canlynol:

1. cydymffurfio ag adran 12 o'r Ddeddf (amcanion caffael) ac adran 86 o'r Ddeddf (rheoleiddio o dan gontractau trothwy: dyletswydd i ystyried BBaChau)
2. rhoi sylw i Ddatganiad Polisi Caffael Cymru (WPPS) o dan adran 14 o'r Ddeddf
3. arfer ei ddisgresiwn mewn perthynas ag achos penodol o gaffael, h.y. ni ddylai argymhelliad adran 109 ymwneud â gweithdrefn gaffael unigol.

24. Fodd bynnag, nid yw adran 109 yn atal argymhellion anstatudol eraill sydd â'r bwriad o fynd i'r afael â diffyg cydymffurfiaeth yn ymwneud â chaffael unigol neu fynd i'r afael â meysydd arferion caffael eraill sydd y tu allan i ffiniau argymhellion adran 109. Felly, mae modd gwneud argymhellion anstatudol o ganlyniad i gŵyn sydd wedi'i gwneud gan gyflenwr yn ymwneud â phroses gaffael benodol. Ac mae'n bosibl y gallai ymchwiliad i ddiffyg cydymffurfiaeth gyson arwain at gyhoeddi argymhellion statudol ac anstatudol i awdurdod contractio. Bydd angen i Weinidogion Cymru fod yn glir ynghylch statws yr argymhellion sydd wedi'u cyhoeddi.

25. Mae adrannau 109(5) i 109(8) o'r Ddeddf yn gwneud darpariaeth i awdurdod contractio gyflwyno adroddiadau cynnydd, pan fydd hynny'n ofynnol gan argymhelliad adran 109. Pan fydd angen gwneud hynny, rhaid i awdurdod contractio gyflwyno adroddiad cynnydd sy'n nodi'r camau y mae wedi'u cymryd o ganlyniad i'r argymhelliad. Os nad oes unrhyw gamau wedi'u cymryd, neu os oes camau wedi'u cymryd sy'n wahanol i'r hyn a nodwyd yn yr argymhelliad, rhaid i'r adroddiad cynnydd gynnwys rhesymau'r awdurdod contractio dros hyn.

26. Mae Gweinidogion Cymru yn gallu cyhoeddi'r adroddiadau cynnydd hyn neu, os yw'r awdurdod contractio wedi methu â chyflwyno adroddiad cynnydd, maen nhw'n gallu cyhoeddi hysbysiad o'r methiant hwn.

Canllawiau yn dilyn ymchwiliadau caffael

27. Mae adran 110 o'r Ddeddf yn caniatáu i Weinidogion Cymru gyhoeddi canllawiau yn dilyn ymchwiliad caffael, ac mae'n ofynnol i awdurdodau contractio roi sylw i'r canllawiau hyn wrth ystyried sut i gydymffurfio â gofynion y Ddeddf.

28. Bydd y canllawiau hyn yn mabwysiadu dull 'gwersi a ddysgwyd' a byddant yn caniatáu i Weinidogion Cymru fynd i'r afael â phryderon cydymffurfio a nodwyd gan ymchwiliad caffael a allai effeithio ar ystod ehangach o awdurdodau contractio. Mae pob awdurdod contractio yn ddarostyngedig i adran 110, ond mae Gweinidogion Cymru yn gallu targedu canllawiau i'r mathau o awdurdodau contractio a fyddai'n elwa o'r gwersi penodol.

29. Gall un o Weinidogion y Goron, gyda chaniatâd penodol y gweinyddiaethau datganoledig, gyhoeddi canllawiau i awdurdodau datganoledig. Nid oes angen cydsyniad oni bai bod y canllawiau’n ymwneud â chaffael o dan— (a) trefniant caffael a gadwyd yn ôl, neu (b) trefniant caffael a drosglwyddwyd yng Ngogledd Iwerddon.

Tudalen llyw.cymru PRU Cymru (o fis Chwefror 2025).