Polisi a strategaeth, Dogfennu
Cyfundrefn Dethol Darparwyr Cymru: gweithdrefnau gweithredu safonol ar gyfer yr Uned Adolygu Caffael
Sut mae ein Huned Adolygu Caffael yn ymdrin â cheisiadau i adolygu penderfyniad o dan Gyfundrefn Dethol Darparwyr Cymru.
Lawrlwytho'r ddogfen: Maint ffeil 95 KB, Math o ffeil PDF
Efallai na fydd y ffeil hon yn gyfan gwbl hygyrch.
Ar y dudalen hon
Cyffredinol
- Mae'r ddogfen hon yn nodi sut y caiff yr Uned Adolygu Caffael roi cyngor os bydd darparwr yn gwneud cais am adolygiad o benderfyniad awdurdod perthnasol o dan Reoliadau Gwasanaethau Iechyd (Y Gyfundrefn Dethol Darparwyr) (Cymru) 2025.
- Gall darparwr wneud cais i'r Uned Adolygu Caffael adolygu penderfyniad dethol darparwr a wneir o dan Gyfundrefn Dethol Darparwyr Cymru gan awdurdod perthnasol yn dilyn y canlynol:
- Proses Dyfarniad Uniongyrchol 1 (rheoliad 8)
- Proses Dyfarniad Uniongyrchol 2 (rheoliad 9)
- Y Broses Darparwr Mwyaf Addas (rheoliad 10)
- Y Broses Gystadleuol (rheoliad 11) (gan gynnwys sefydlu cytundeb fframwaith o dan y Broses Gystadleuol)
- dyfarnu contract o dan Gyfundrefn Dethol Darparwyr Cymru sy’n seiliedig ar gytundeb fframwaith gyda chystadleuaeth (rheoliad 20)
- dyfarnu contract o dan Gyfundrefn Dethol Darparwyr Cymru sy’n seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth (rheoliad 21)
- Ni fydd yr Uned Adolygu Caffael yn derbyn sylwadau mewn perthynas â phenderfyniadau awdurdod perthnasol o dan addasu contractau (rheoliad 13), y broses dyfarnu contract ar frys (rheoliad 14) na dyfarnu contract sy'n seiliedig ar gytundeb fframwaith un darparwr (rheoliad 19).
- Rhaid bod darparwyr wedi cyflwyno sylwadau yn gyntaf i'r awdurdod perthnasol a chael penderfyniad ysgrifenedig pellach yr awdurdod perthnasol cyn i gais am gyngor allu cael ei wneud i'r Uned Adolygu Caffael.
Cais am adolygiad:
- Rhaid i'r darparwr ystyried y meini prawf cymhwystra a phenderfynu a yw ei sylw yn bodloni'r meini prawf cyn cyflwyno'r sylw i'r Uned Adolygu Caffael. Os bydd y darparwr o'r farn ei fod yn bodloni'r meini prawf cymhwystra, rhaid iddo gyflwyno ei gais am gyngor gan yr Uned Adolygu Caffael yn ysgrifenedig, gan ddefnyddio'r ffurflen a ddarperir, yn ogystal â darparu'r sylwadau cychwynnol a gyflwynwyd i'r awdurdod perthnasol a phenderfyniad yr awdurdod perthnasol. Rhaid darparu'r holl wybodaeth o fewn pum diwrnod gwaith i gael penderfyniad yr awdurdod perthnasol ar yr adolygiad o sylwadau'r darparwr. Rhaid cyflwyno'r wybodaeth drwy flwch post yr Uned Adolygu Caffael.
- Rhaid bod darparwyr wedi cael penderfyniad ysgrifenedig yr awdurdod perthnasol cyn cyflwyno cais am gyngor gan yr Uned Adolygu Caffael.
- Dim ond materion a godwyd yn flaenorol gan y darparwr ac a gynhwyswyd yn y sylwadau cychwynnol a gyflwynwyd i'r awdurdod perthnasol a gaiff eu hystyried gan yr Uned Adolygu Caffael.
- Os na fydd yr Uned Adolygu Caffael yn cytuno i roi cyngor ar sylwadau darparwr, bydd yr Uned Adolygu Caffael yn hysbysu'r darparwr a'r awdurdod perthnasol. Yna, gall yr awdurdod perthnasol ddod â'r cyfnod segur i ben fel y nodir yng Nghyfundrefn Dethol Darparwyr Cymru (rheoliad 12) a pharhau i ddyfarnu'r contract fel y bwriadwyd.
- Dylai awdurdod perthnasol gadw'r cyfnod segur ar agor tra bydd adolygiad yr Uned Adolygu Caffael yn mynd rhagddo. O dan amgylchiadau eithriadol, caiff yr awdurdod perthnasol ddod i’r casgliad bod angen ymrwymo i gontract newydd cyn y gall y Uned Adolygu Caffael gwblhau ei adolygiad a rhannu ei gyngor.
- Mater i ddarparwyr ac awdurdodau perthnasol yw penderfynu a ddylent geisio cyngor a chynrychiolaeth gyfreithiol wrth gyflwyno sylwadau i'r Uned Adolygu Caffael ac ymgysylltu â hi.
Adolygiad a chyngor yr Uned Adolygu Caffael
- Os bydd yr Uned Adolygu Caffael yn cytuno i roi cyngor ar sylw, bydd yn ysgrifennu at y darparwr a'r awdurdod perthnasol er mwyn cadarnhau ei bod yn fodlon adolygu sylw'r darparwr a nodi amserlen ddangosol ar gyfer darparu ei chyngor. O dan y rhan fwyaf o amgylchiadau, bydd yr Uned Adolygu Caffael yn ceisio darparu ei chyngor o fewn 25 diwrnod gwaith.
- Efallai y gofynnir i'r darparwr a'r awdurdod perthnasol ddarparu gwybodaeth ychwanegol i gefnogi adolygiad yr Uned Adolygu Caffael. Gallai hyn gynnwys gohebiaeth ac, os oes angen, gyfarfodydd i drafod sylw'r darparwr. Ni fydd gofyn am wybodaeth bellach yn rhoi cyfle i'r darparwr na'r awdurdod perthnasol godi materion newydd, ar ben y sylw presennol sy'n cael ei adolygu gan yr Uned Adolygu Caffael.
- Wrth gyflwyno sylw i'r Uned Adolygu Caffael, dylai darparwyr sicrhau eu bod ar gael i ateb unrhyw geisiadau i gyfarfod â'r Uned Adolygu Caffael.
- Mae penderfyniadau gan yr Uned Adolygu Caffael yn dibynnu ar ddarparu ymatebion llawn, cywir ac amserol i geisiadau am wybodaeth gan ddarparwyr a'r awdurdod perthnasol o fewn terfynau amser penodedig.
- Yr Uned Adolygu Caffael a neb arall fydd yn penderfynu a ddylai dderbyn cais i adolygu sylwadau darparwyr a dim ond pan fydd sylwadau yn bodloni'r meini prawf.
- Ar ddiwedd yr adolygiad, bydd yr Uned Adolygu Caffael yn rhoi ei chyngor fel a ganlyn:
- dilynwyd Cyfundrefn Dethol Darparwyr Cymru ac, felly, nid yw'r Uned Adolygu Caffael yn rhoi unrhyw gyngor
- ni ddilynwyd y rheoliadau ond mae'r Uned Adolygu Caffael o'r farn nad yw'r achos o dorri rheoliadau wedi cael effaith sylweddol ar broses dethol darparwr yr awdurdod perthnasol
- ni ddilynwyd y rheoliadau a dylai'r awdurdod perthnasol ddychwelyd i gam cynharach yn y broses er mwyn unioni'r mater(ion) a nodwyd
- ni ddilynwyd y rheoliadau a dylai'r awdurdod perthnasol roi'r gorau i'r broses gaffael bresennol
- Bydd yr Uned Adolygu Caffael yn cyhoeddi ei chyngor, neu grynodeb o'i chyngor, ar gyfer adolygiadau a gwblhawyd. Efallai y bydd yr Uned Adolygu Caffael hefyd yn gwneud sylwadau er mwyn cynorthwyo awdurdodau perthnasol mewn prosesau caffael yn y dyfodol.
- Rhaid i ddarparwyr hefyd gydsynio i ddarparu gwybodaeth i'r Uned Adolygu Caffael a deall y gallai unrhyw wybodaeth gael ei chynnwys wrth gyhoeddi unrhyw gyngor a roddir gan yr Uned Adolygu Caffael (oni fydd y darparwr yn hysbysu'r Uned Adolygu Caffael am reswm dilys pam na ddylid cyhoeddi gwybodaeth o'r fath hynny yw gwybodaeth fasnachol sensitif).
- Ar ôl i'r awdurdod perthnasol ystyried cyngor yr Uned Adolygu Caffael, caiff wneud penderfyniad terfynol naill ai:
- i ymrwymo i gontract, neu gwblhau'r cytundeb fframwaith fel y bwriadwyd
- i fynd yn ôl i ddechrau'r broses ddethol neu ailadrodd cam blaenorol a chamau dilynol
- rhoi'r gorau i'r broses ddethol
- Dylai darparwyr ac awdurdodau perthnasol gyfeirio at reoliadau a chanllawiau statudol Cyfundrefn Dethol Darparwyr Cymru am ragor o wybodaeth.