Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 011: Canllawiau ar ddefnyddio Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru iachach
• Cymru sy’n fwy cyfartal

• Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn yn weithredol o ddyddiad cychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024. Ar gyfer caffaeliadau a gychwynnwyd cyn y dyddiad hwn (24 Chwefror 2025), gweler WPPN 04/21.
• Mae wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu newidiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael 2024, megis terminoleg newydd. Nid yw'n golygu newid mewn polisi.
• Dylid darllen unrhyw bolisi ar y cyd â Datganiad Polisi Caffael Cymru, Deddf Caffael 2023, Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 a Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023.
• Ni ddylid ei drin fel cyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddo fod yn gynhwysfawr – dylai partïon contractio ofyn am eu cyngor annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol. Sylwer hefyd bod y gyfraith yn gallu newid yn gyson ac y dylid ceisio cyngor mewn achosion unigol.
• Bydd cyfeiriadau at 'Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024' yn cael eu mynegi yma fel "y gyfundrefn gaffael".

1.1 Mae’r canllaw hwn yn cymryd lle o ‘Nodyn Cyngor Caffael ‘WPPN 04/21 Canllawiau ar ddefnyddio Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru ar’ a’i ddiben yw helpu i roi polisi Llywodraeth Cymru ar Gyfrifon Banc Prosiectau ar waith.

1.2 Mae'r defnydd o Gyfrifon Banc Prosiectau yn cefnogi nodau llesiant Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 sef ‘Cymru Lewyrchus’ a ‘Cymru Iachach’ yn eu heffaith gadarnhaol ar yr economi a lles meddyliol, drwy sicrhau telerau talu prydlon a theg sy'n lleddfu pwysau llif arian yn enwedig ar fusnesau bach a chanolig (BBaChau).

2.1 Mae’r Nodyn Cyngor Caffael hwn yn ymdrin yn benodol â:

2.1.1 Holl gontractau adeiladu a seilwaith Llywodraeth Cymru ac unrhyw ‘gontractau cymwys’ eraill gwerth £2m neu fwy (gweler adran 4.2) sy’n cael eu darparu yn uniongyrchol ar ran adrannau Llywodraeth Cymru y mae angen cyfrifon banc prosiect arnynt fel amod i’r ariannu oni cheir rhesymau cryf dros beidio â’u cael. Lle ceir rhesymau cryf o’r fath, bydd angen paratoi adroddiad yn esbonio’r rhesymau dros y penderfyniad a’i ffeilio ar gyfer ei archwilio.

2.1.2 Prosiectau adeiladu a seilwaith ac unrhyw gontractau priodol eraill sy’n werth £2m neu fwy (gweler adran 4.2) sy’n cael eu hariannu’n llawn, yn rhannol neu gan Grant Llywodraeth Cymru sy’n ei gwneud yn ofynnol i Gyfrif Banc Prosiectau gael ei gymhwyso oni bai bod rhesymau cymhellol dros beidio â gwneud hynny.

2.2 Argymhellir bod yr holl Awdurdodau Cymreig Datganoledig yn dilyn y WPPN hwn fel arfer da ar gyfer talu’n deg a dylid ei ddarllen ar y cyd â WPPN 010 a’i ddosbarthu (er gwybodaeth) o fewn eich sefydliad, gan dynnu sylw’n arbennig y rheini sy’n ymwneud â chomisiynu, cynllunio caffael neu reoli contractau neu â chynnal prosiectau adeiladu a seilwaith – ‘contractau priodol’ gwerth £2m neu fwy (gweler adran 4.2).

3.1 Beth yw Cyfrif Banc Prosiect?

‘Cyfrif banc wedi’i glustnodi’ yw Cyfrif Banc Prosiect (CBP). Mae ganddo statws ymddiriedolaeth a’i brif ddiben yw trosglwyddo arian yn ddiogel ac ar amser i gyfrif y prif gontractiwr. Drwy sicrhau bod is-gontractwyr yn cael eu talu ar yr un pryd â’r Prif Gontractiwr (at ddibenion y ddogfen hon, defnyddir y term Prif Gontractwr sy’n gyfystyr â therminoleg Contractwr Arweiniol neu Brif Gontractwr y gall SCC ei ddefnyddio) mae CBPau yn lleihau’r risg o lif arian yn y gadwyn gyflenwi ac felly maent yn fwyaf buddiol lle mae contractau neu brosiectau’n dibynnu ar is-gontractwyr.

3.2 Beth yw prif nodweddion Cyfrif Banc Prosiect?

• Mae CBPau yn ffordd hawdd a syml o dalu.
• Mae CBPau yn hawdd ac yn rhad i’w sefydlu a’u gweithredu er lles pob parti.
• Mae CBPau yn diogelu’r arian sydd ynddo rhag ofn aiff busnes y contractwr i’r gwellt.
• Mae CBPau yn dangos yn glir pryd y mae arian yn cael ei dalu i’r gadwyn gyflenwi a gwerth y taliadau hynny.
• Mae CBPau yn gallu cael ei archwilio’n rhwydd gan Awdurdodau Cymreig Datganoledig.
• Mae CBPau yn hwyluso cydweithio ac yn gadael i’r cyflenwr ganolbwyntio ar ei waith.
• Nid yw CBPau yn golygu talu Awdurdodau Cymreig Datganoledig ymlaen llaw. Rhoddir arian yn y cyfrif dim ond pan fydd yr arian hwnnw’n ddyledus.
• Nid yw CBPau yn effeithio ar yr amodau mewn contract ynghylch paratoi a chyflwyno ceisiadau interim nac ynghylch awdurdodi nac ardystio taliadau interim nac ar werth y taliadau hynny.
• Nid yw CBPau yn dwyn cyfrifoldeb y prif gontractwr oddi arno am reoli a dewis y gadwyn gyflenwi i sicrhau bod y gwaith yn cael ei wneud yn unol â’r contract.
• Nid yw CBPau yn effeithio ar ymrwymiadau statudol Awdurdodau Cymreig Datganoledig , contractwyr ac is-gontractwyr am TAW, trethi, cyfrifon, rhwymedigaethau ac ati.
• Nid yw CBPau yn ychwanegu fawr ddim os o gwbl at gostau banc prosiect.
• Os caiff CBP ei sefydlu fel cyfrif sy’n ennill llog, yna bydd y llog fydd wedi crynhoi i dalu am ffioedd y banc, os bydd ymddiriedolwyr y cyfrif (Awdurdod Cymreig Datganoledig a/neu’r prif gontractwr) yn cytuno, yn mynd i’r prif gontractwr.

3.3 Manteision Cyfrifon Banc Prosiectau: crynodeb

Prif fanteision Cyfrifon Banc Prosiectau yw:

• Mae taliadau’n symud yn gynt drwy’r gadwyn gyflenwi.
• Mae gwariant ar y gadwyn gyflenwi a’r llifau talu’n dryloyw.
• SCC sy’n penderfynu ar delerau talu’r gadwyn gyflenwi yn hytrach na chontractwyr ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi.
• Mae llai o risgiau a chostau’n gysylltiedig ag oedi cyn talu am fod y taliadau’n cael eu talu’n gynt.
• Mae’r risg o fethiant yn y gadwyn gyflenwi’n llai oherwydd llif arian gwell.
• Mae taliadau cyflymach a mwy sicr yn dod â manteision cost i’r gadwyn gyflenwi.
• Mae’r CBP yn ffordd o fesur amserlenni talu i lawr y gadwyn gyflenwi.
• Mae’r holl arian sy’n cael ei dalu i’r cyfrif yn ddiogel.

3.4 Sut mae Cyfrifon Banc Prosiectau’n gweithio?

Image

3.5 Y partïon cysylltiedig

• Ymddiriedolwyr – yn dibynnu ar y math o gyfrif, y rhain fydd Awdurdodau Cymreig Datganoledig a / neu’r prif gontractwr sy’n gyfrifol am reoli’r CBP er budd y ‘buddiolwyr’ cyflenwr a enwir sy’n dewis cael eu talu drwy’r cyfrif.
• Buddiolwyr - y prif gontractwr ac unrhyw is-gontractwyr eraill sy’n derbyn arian o CBP. Gall unrhyw gyflenwr sy’n gysylltiedig â chynnal y prosiect fod yn Fuddiolwr, waeth i ba haen mae’n perthyn.

Wrth agor Cyfrif Banc Prosiect fel Cyfrif ar y Cyd bydd SCC a’r prif gontractwr, fel Ymddiriedolwyr y cyfrif, yn llofnodi Gweithred Ymddiriedolaeth, a Mandad Banc ac yn gwneud cais i agor y cyfrif yn enw’r ddau ohonynt.

Wrth wneud cais i sefydlu CPB fel Cyfrif Sengl, mae’r contractwr arweiniol yn gwneud cais i agor y cyfrif ac yn llofnodi Gweithred Ymddiriedolaeth i sefydlu ei hun fel yr unig ymddiriedolwr.

Gall is-gontractwyr naill ai ymuno â Chyfrif Banc Prosiect ar ddechrau’r prosiect neu rywbryd wedi hynny. Er mwyn ymuno mae’r is-gontractwr yn llofnodi Gweithred Ymuno (gellir cyfeirio at Weithredoedd Ymuno fel Gweithredoedd Ymlyniad hefyd ond at ddibenion y canllawiau hyn defnyddiwyd y term Gweithredoedd Ymlyniad), sy’n cael ei chydlofnodi gan yr Ymddiriedolwyr.

Mae enghreifftiau o’r dogfennau hyn yn Atodiad 4 i 7.

3.6 Darparwyr Gwasanaeth Enwebedig

Mae Llywodraeth Cymru wedi penodi Lloyds, Barclays a NatWest yn Ddarparwyr Gwasanaeth Enwebedig cyfrifon banc prosiectau. Gall contractwyr sy'n defnyddio'r banciau hyn fod yn sicr o dderbyn lefel uchel o gefnogaeth ac arbenigedd wrth sefydlu eu Cyfrifon Banc Prosiectau (PBAs).

Lloyds

• Ar gyfer sefydliadau sydd â throsiant blynyddol o £25m+
• Gellir anfon ymholiadau at: $welshgovPBA@lloydsbanking.com

Barclays*

• Ar gyfer sefydliadau sydd â throsiant blynyddol o £6.5m+**
• Dylai cwsmeriaid presennol gysylltu â'u rheolwr cyfrif. Dylai cwsmeriaid newydd fynd i Liquidity Management | Barclays Corporate Banking a 'Request a call back', gan nodi yn yr adran ‘Sylwadau ychwanegol’ fod angen Cyfrif Banc Prosiect Llywodraeth Cymru.

NatWest

• I unrhyw sefydliad beth bynnag fo'u trosiant blynyddol
• Gellir gwneud ymholiadau drwy anfon e-bost at: gig.clientservicesuk@rbs.com a/neu ffonio: 0345 0303 627

Er bod y banciau hyn yn ddarparwyr gwasanaeth enwebedig, cynghorir contractwyr i gynnal eu hymchwil eu hunain i ddewis eu darparwr PBA.

* Sylwch, mae Barclays yn defnyddio eu Gweithred Ymddiriedolaeth eu hunain, sy'n dilyn canllawiau cyfrifon banc prosiectau a gyhoeddwyd gan Lywodraeth y DU. Er bod y templedi yn fwy helaeth na'r templedi yn y WPPN hwn, mae templedi Gweithred Ymddiriedolaeth Barclays wedi'u cymeradwyo gan Lywodraeth Cymru.

** O dan gyfrif deuol dim ond un sefydliad sy'n gorfod bodloni'r trothwy hwn

3.7 Y broses dalu

Mae’r broses ar gyfer asesu ansawdd a gwerth y gwaith sydd wedi’i gwblhau ac yna awdurdodi taliad yn union fel y mae yn y cylch talu traddodiadol. Fel bob tro, bydd angen i’r is-gontractwyr a’r prif gontractwyr gyflwyno anfonebau cywir yn unol â’r amserlen ar gyfer talu taliadau dyledus. Bydd Awdurdodau Cymreig Datganoledig yn rhoi’r holl arian sy’n ddyledus yng Nghyfrif Banc y Prosiect.

3.8 Gweinyddu’r cyfrif

Yna caiff y swm a delir i’r CBP ei gyfateb i’r symiau sy’n ddyledus i bob buddiolwr (prif gontractwyr ac is-gontractwyr) ac mae’r banc yn cael cyfarwyddyd i dalu’n unol â hynny gyda buddiolwyr yn derbyn y symiau sy’n ddyledus i’w cyfrifon banc o fewn 3-5 diwrnod gwaith. (mae hon yn amserlen nodweddiadol y mae banciau’n gweithio iddi).

Er mwyn hwyluso hyn, mae angen i gontractwyr gysoni eu cylchoedd talu cadwyn gyflenwi ac anfonebu cysylltiedig gan is-gontractwyr â’r cylch talu CBP y cytunwyd arno gydag Awdurdodau Cymreig Datganoledig.

3.9 Opsiynau ar gyfer Cyfrifon: Cyfrifon ar y Cyd a Chyfrifon Sengl / Unigol

Yn syml, mae hyn yn ymwneud â’r math o gyfrif sy’n penderfynu pwy sy’n agor a gweinyddu’r cyfrif a ‘sbarduno’ taliadau h.y. rhoi cyfarwyddyd i’r banc ar ddyddiad talu’r Buddiolwyr.

Waeth pa fath o gyfrif sy’n cael ei ddewis, dylai Awdurdod Cymreig Datganoledig:

• Sicrhau bod y cyfrif yn cydymffurfio â’r gofynion sylfaenol (gweler Atodiad 1)
• Bodloni â’r banc a ddewiswyd a monitro’r cyfrif er mwyn sicrhau bod y taliadau a wneir yn cyfateb i’r symiau y cytunwyd arnynt yn yr atodlen dalu.

3.10 Cyfrif ar y Cyd / Cyfrif Cyd-awdurdod

Dyma gyfrif sydd wedi’i agor yn enw Awdurdodau Cymreig Datganoledig ac enw’r prif gontractwr ar gyfer prosiect penodol y mae contract wedi’i lunio ar ei gyfer ac sy’n cael ei gefnogi gan Weithred Ymddiriedolaeth a lofnodwyd gan y ddau barti. Fel cyfrif ar y cyd, bydd gan y ddau barti fynediad i fewngofnodi i’r cyfrif a’i weinyddu.

Gall y ddau sbarduno taliadau yr un pryd – neu gall y naill neu’r llall sbarduno taliad gan ddibynnu sut y cytunwyd i weinyddu’r cyfrif. Efallai y bydd Awdurdodau Cymreig Datganoledig am gael y gallu i fewngofnodi i’r cyfrif ar-lein ond yn ymarferol gadewch i’r contractwr gyfarwyddo’r banc i dalu ar y dyddiad dyledus.

3.11 Cyfrif Sengl / Cyfrif Awdurdod Sengl

Mae hwn yn gyfrifa agorwydgan yprif gontractwrar gyferprosiect penodol ymae contractwedi’i sefydlu arei gyferac sy’ncael eigefnogi gan WeithredYmddiriedolaeth a lofnodwydgan yprif gontractwryn unigi’w sefydlufel yrunig ymddiriedolwr.Gweinyddir y cyfrifgan yprif gontractwrfel ymddiriedolwrer buddy buddiolwyra enwir(is-gontractwyr / cyflenwyrsydd wedicytuno i gaeleu taludrwy’r CBPau drwylofnodi Gweithred Ymunogweler 3.4.1 uchod)lle mae’r prif gontractwryn unig yn gyfrifol am gyfarwyddo’rbanc iwneud taliadau yn unol â’r amserlentaliadau y cytunwydarni ary dyddiaddyledus, ‘sbarduno taliad’.

O dan gyfrif Sengl, mae’n rhaid i Awdurdod Cymreig Datganoledig barhau i oruchwylio sut mae’r CBPyn caelei weithredu.Dylai bod angen i’r prif gontractwr o dan y contract roi copïau o ddatganiadau CBPau i Awdurdod Cymreig Datganoledig neu drefnu mynediad ‘darllen yn unig’ i’r cyfrif banc ar-lein lle bo’n bosibl er mwyn caniatáu i Awdurdod Cymreig Datganoledig wirio taliadau sy’n cyfateb i’r rhestr o daliadau y cytunwyd arnynt.

3.12 Dewis rhwng Cyfrif Cyd-awdurdod neu Gyfrif Awdurdod Sengl

Er bod y ddau fath o gyfrif yn rhoi’r un faint o ddiogelwch ac y bydd taliadau’n cael eu gwneud i’r gadwyn gyflenwi yn unol â’r drefn y cytunwyd arni, mae’r penderfyniad i ddewis Cyfrif ar y Cyd neu Gyfrif Awdurdod Sengl yn dibynnu ar y ffaith a yw’r Awdurdod Cymreig Datganoledig yn teimlo’r angen, neu a yw’n ofynnol gan eu gweithdrefnau gweithredu eu hunain, i gadw’r dewis o ‘sbarduno’ taliad / cyfarwyddo’r banc i dalu’r arian sy’n ddyledus i’r cyfrifon is-gontractwr / cyflenwr a enwir yn y CBPau.

Fodd bynnag, dylid nodi bod dull y Cyd-awdurdod, yn enwedig lle mae Awdurdod Cymreig Datganoledig yn dymuno bod yn barti i gyfarwyddo’r banc i wneud taliad ar y dyddiad dyledus, i raddau helaeth yn dyblygu’r gwaith a wnaed eisoes wrth lunio’r amserlen dalu sy’n manylu ar y symiau y cytunwyd arnynt ar gyfer gwaith neu gyflenwadau a gwblhawyd yn foddhaol.

At hynny, mae cymryd y dull Cyd-awdurdod yn dod â’r Awdurdod Cymreig Datganoledig i gwmpas y gwiriadau diwydrwydd dyladwy ‘Know Your Customer’ (KYC) y mae’n ofynnol i Fanciau eu cynnal ar gyfer deiliaid cyfrifon newydd. Er y gall gwiriadau KYC ar Awdurdod Cymreig Datganoledig fod yn ysgafn, mae hyn yn cyflwyno elfen ychwanegol ac o bosibl amser ychwanegol i’r broses agor cyfrifon.

Os yw dewis y dull Cyd-awdurdod yn cael ei lywio gan y dybiaeth bod Cyfrif Sengl yn rhoi’r un rheolaeth i’r contractwr â dull traddodiadol a reolir gan gontractwr, nid yw hyn yn wir. O dan drefniant CBP Sengl / Awdurdod Sengl, mae’r contractwr yn sicr o weithredu fel yr Unig Ymddiriedolwr a gweinyddu’r cyfrif er budd y buddiolwyr yn unig h.y. y contractwr a’r isgontractwyr / cyflenwyr fel y’u henwir yn y Weithred Ymddiriedolaeth berthnasol a’r Gweithredoedd Ymuno (Atodiad 4 a 5).

Un mesur diogelu ychwanegol a argymhellir yn erbyn unrhyw botensial i brif gontractwr nad yw’n cyflawni ei gyfrifoldebau o dan drefniant Cyfrif Sengl yw ei gwneud yn ofynnol iddynt hysbysu eu hisgontractwyr eu bod yn gweithio ar brosiect a ariennir yn gyhoeddus ac y gallant rybuddio Awdurdod Cymreig Datganoledig os na thelir anfoneb y cytunwyd arni’n llawn iddynt. Byddai hyn yn ei gwneud yn ofynnol i Awdurdod Cymreig Datganoledig bennu pwynt cyswllt e.e., blwch post neu rif ffôn.

4.1 Trosolwg

Mae CBPau wedi eu cynllunio i leihau’r risg o broblem llif arian yn y gadwyn gyflenwi ac felly maen nhw fwyaf defnyddiol pan fydd prosiectau’n dibynnu ar is-gontractwyr. Er mwyn sicrhau bod CBPau yn effeithiol ac yn effeithlon, mae’r canlynol yn ganllawiau ar gyfer cymhwyso CBPau.

4.2 Pa brosiectau/contractau sy’n addas ar gyfer CBPau

Mae prosiectau addas yn:

1. para mwy na 6 mis ac
2. yn werth £2 miliwn neu fwy net* ac
3. yn dibynnu ar is-gontractwyr Gweler 3.5.3 am eithriadau.

* Gwerth net - Ni fydd y trothwy o £2 miliwn yn cynnwys TAW, yswiriant a chostau / gorbenion eraill nad ydynt yn effeithio ar y gadwyn gyflenwi. Nid oes gofyn i Awdurdod Cymreig Datganoledig gynnwys costau cychwynnol /dylunio wrth asesu a yw prosiect / contract yn cyrraedd y trothwy o £2 miliwn.

Mae CThEF wedi cadarnhau nad yw CBPau yn gwrthdaro mewn unrhyw ffordd â gofynion gostyngiadau Cynllun y Diwydiant Adeiladu (‘Construction Industry Scheme’ – CIS) na TAW.

Pam y sylw i’r ‘gwerth net’?

Prif bwrpas CBP yw diogelu is-gontractwyr rhag problemau llif arian. Dyna’r rheswm dros ganolbwyntio ar werth gwaith adeiladu’r prosiect gan mai dyna ble mae’r risg fwyaf i is-gontractwyr.

4.3 Eithriadau i’r meini prawf ar gyfer prosiectau addas

Cyn belled â bod Awdurdod Cymreig Datganoledig yn cymeradwyo hynny, bydd modd eithrio prosiectau / contractau rhag gorfod bodloni gofynion 4.2 (dros 6 mis o hyd a thros £2 miliwn net).

1. Os bydd y cynigydd llwyddiannus (prif Gontractwr) yn rhoi addewid cadarn i ‘ddarparu’ 75% neu fwy o werth y contract.
2. Os gall y prif gontractwr addo y caiff 75% o werth y contract ei ‘ddarparu’ gan y prif gontractwr ei hun ac y defnyddir is-gontractwyr sy’n rhan o’r prif-gwmni y mae’r prif gontractwr hefyd yn perthyn iddo.

4.4 Cynnwys cymaint o’r gadwyn gyflenwi â phosibl

Gan mai pwrpas CBP yw diogelu is-gontractwyr a allai wynebu risg llif arian, bydd angen ystyried faint o’r contract fydd yn cael ei ddarparu gan is-gontractwyr.

I wneud y mwyaf o fanteision cynnal CBP, dylai Awdurdod Cymreig Datganoledig wneud o leiaf y canlynol:

Yn unol â’r polisi ar CBP, bob tro y defnyddir CBP, dylid contractio cyflenwyr haen 2 ac is fel a ganlyn:

1. Rhaid gwahodd cyflenwyr haen 2 neu is sy’n cyfrif am o leiaf 1%* o werth net y contract a ddyfernir i ymuno â’r CBP
2. Dylai cyflenwyr haen 2 neu is sy’n cyfrif am lai nag 1% o werth net y contract a ddyfernir gael gofyn am gael ymuno â’r CBP. I dderbyn cais o’r fath, rhaid cael cytundeb Awdurdod Cymreig Datganoledig a’r prif gontractwr.
3. Os nad yw’r uchod wedi dod ag 80% o’r holl is-gontractwyr neu gyflenwyr i’r Awdurdod Cymreig Datganoledig, dylid gwahodd yr is-gontractwyr neu gyflenwyr sy’n weddill i ymuno â’r CBP gyda’r nod o ddod ag 80% o’r gadwyn gyflenwi yn aelodau ohono (wedi’i fesur yn ôl nifer yr is-gontractwyr / cyflenwyr sy’n cefnogi’r prosiect / contract yn hytrach na’r gwerth (£)).

4.5 Is-gontractwyr / cyflenwyr nad ydynt am ymuno

Gan nad oes modd gorfodi is-gontractwyr / cyflenwyr i ymuno â CBP, os byddan nhw’n dewis peidio ag ymuno dylid gofyn iddynt lenwi ffurflen (Atodiad 10). Awdurdodau Cymreig Datganoledig sy’n gyfrifol am sicrhau bod y contractwyr/cyflenwir yn cadarnhau a chofnodi’u rhesymau dros beidio ag ymuno. Bydd hynny’n llwybr archwilio os bydd busnesau sydd wedi dewis peidio ag ymuno yn wynebu problemau llif arian/talu wedi hynny. Bydd yn fodd i Awdurdodau Cymreig Datganoledig allu bod yn siwr bod contractwyr / cyflenwyr yn deall sut mae CBP yn gweithio a’i fanteision posibl iddynt ac i fod yn siwr nad oes trydydd parti wedi’u rhoi dan bwysau i beidio ag ymuno.

4.6 Enghreifftiau o pam y gallai is-gontractwyr / cyflenwyr ddewis peidio ag ymuno

• Am eu bod am gael eu talu’n amlach na phob mis
• Os ydyn nhw’n credu bod y risg i’w llif arian yn fach / nad ydynt yn orddibynnol ar y llif arian o’r contract h.y. cyflenwyr sydd heb lawer o gyfalaf neu gostau llafur wedi’u clymu yn y contract.

4.7 Talu is-gontractwyr / cyflenwyr y tu allan i CBP

Dylai Awdurdodau Cymreig Datganoledig sicrhau bod mecanwaith ar waith i dalu cyflenwyr y tu allan i CBP yn brydlon drwy ei gwneud yn ofynnol i uchafswm telerau talu 30 diwrnod ar gyfer anfonebau dilys gael eu hadlewyrchu i lawr y gadwyn gyflenwi ar gyfer y prosiect / contract.

Bydd hyn yn sicrhau bod is-gontractau yn cydymffurfio â’r hyn sy’n ofynnol o dan Ddeddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 1998 (fel y’i diwygiwyd gan Reoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2002 (OS 1674) a Rheoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2013).

Argymhellir hefyd bod Awdurdodau Cymreig Datganoledig yn cynnwys cymal contract sy’n ei gwneud yn ofynnol i brif gontractwyr / cyflenwyr hysbysu is-gontractwyr sydd y tu allan i drefniant CBP bod eu his-gontract yn rhan o gontract mwy er budd Awdurdod Cymreig Datganoledig ac os bydd yr is-gontractwr yn cael unrhyw anhawster i sicrhau bod anfoneb yn cael ei thalu ar amser [o fewn 30 diwrnod i gyflwyno anfoneb ddilys], y gall yr is-gontractwr gyfeirio’r mater hwnnw at Awdurdod Cymreig Datganoledig. I gefnogi’r mesur hwn, dylai Awdurdod Cymreig Datganoledig ddarparu pwynt cyswllt ar gyfer cwynion o’r fath – blwch post neu rif ffôn.

Rhestr: Monitro perfformiad CBPau a’r ffordd y maen nhw’n cael eu gweithredu

1. Cadarnhau gyda’r Banc bod Cyfrif Banc y Prosiect yn bodloni’r gofynion sylfaenol

Gweler Atodiad 1 (y rhai perthnasol i’r banc).

2. Ei fod yn cynnwys cymaint o’r gadwyn gyflenwi â phosibl

• Rhaid gwahodd cyflenwyr / is-gontractwyr sy’n cyfrif am o leiaf 1% neu fwy o werth net y contract a ddyfernir i ymuno â’r CBP.
• Dylai cyflenwyr / is-gontractwyr sy’n cyfrif am lai nag 1% o werth net y contract a ddyfernir gael gofyn am gael ymuno â’r CBP.
• Lle nad yw’r gofynion uchod yn gwneud hynny, dylai SCC anelu at gynnwys 80% o’r is-gontractwyr neu gyflenwyr yn PBA h.y. wedi’i fesur yn ôl nifer yr is-gontractwyr / cyflenwyr sy’n cefnogi’r prosiect / contract yn hytrach na gwerth (£) y prosiect sy’n mynd drwyddynt.

3. Cadarnhau a chofnodi’r rhesymau pam y byddai cyflenwyr / is-gontractwyr yn dewis peidio ag ymuno

• Gallai cyflenwyr / is-gontractwyr ddewis peidio ag ymuno oherwydd er enghraifft:
  • am eu bod yn cael eu talu’n amlach na phob mis / amserlen dalu CBP
  • am eu bod yn credu bod y risg i’w llif arian yn fach / nad ydynt yn orddibynnol ar y llif arian o’r contract h.y. cyflenwyr sydd heb lawer o gyfalaf na chostau llafur wedi’u clymu yn y contract.
• Dylai cleientiaid holi’u cyflenwyr / is-gontractwyr pam eu bod wedi dewis peidio ag ymuno, gan sicrhau’r canlynol:
  • Eu bod yn deall sut mae CBPau yn gweithio a’r manteision posibl iddynt
  • Nad oes trydydd parti wedi rhoi pwysau arnynt i beidio ag ymuno.

4. Talu cyflenwyr / is-gontractwyr sy’n dewis peidio ag ymuno â CBP

Dylai WPS gynnwys cymal contract sy’n ei gwneud yn ofynnol i brif gontractwyr / cyflenwyr ei gwneud yn ofynnol i’r prif gontractwr ac is-gontractwyr ei gwneud yn ofynnol i’r prif gontractwr ac isgontractwyr:

• Cadarnhau y byddant yn talu eu cyflenwyr a’u hisgontractwyr o fewn yr amserlen y cytunwyd arni, na fydd yn hwy na 30 diwrnod.
• Hysbysu is-gontractwyr ac is-isgontractwyr sydd y tu allan i drefniant CPB bod eu his-gontract yn rhan o gontract mwy er budd SCC ac os bydd yr is-gontractwr yn cael unrhyw anhawster i sicrhau bod anfoneb yn cael ei thalu ar amser [o fewn 30 diwrnod i gyflwyno anfoneb ddilys], y gall yr is-gontractwr gyfeirio’r mater hwnnw at SCC. I gefnogi’r mesur hwn, dylai SCC ddarparu pwynt cyswllt ar gyfer cwynion o’r fath – blwch post neu rif ffôn.

Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPIs) i fonitro’r uchod?

% o nifer y cyflenwyr / is-gontractwyr sy’n cynnal y prosiect sy’n cael eu talu trwy CBP (o leiaf 80%).

4.8 Ymgorffori CBPau yn y broses cynllunio Caffael

Camau i’w cymryd cyn Caffael

Mae’n bwysig eich bod yn ystyried cynnwys CBP fel rhan o’ch strategaeth gaffael. Dylech ddilyn y prif gamau canlynol:

• Penderfynu a oes angen neu a fyddai’n briodol defnyddio CBP yn y prosiect hwn:
  • Gweler adran 3 5.2 Pa gontractau / prosiectau sy’n addas ar gyfer CBPau
  • Darllenwch Nodyn Cyngor Caffael ar y Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau 03/21 ar Llyw.Cymru i weld manylion llawn y polisi.
• Nodi’r prosesau sydd eu hangen i fodloni eich gofynion llywodraethu mewnol:
  • Pwy fydd yn cymeradwyo dogfennau’r CBP a sut? Er enghraifft, pwy fydd yn cymeradwyo ac yn llofnodi’r Gweithredoedd Ymddiriedolaeth, Gweithredoedd Ymlynu / Ymuno, Mandad Banc.
  • Pwy fydd yn cytuno ar y taliadau sy’n ddyledus i’r prif gontractwr a phob un o’u cyflenwyr enwebedig a sut?
  • Pwy fydd yn gyfrifol am dalu arian i’r CBP ac awdurdodi taliadau allan?
  • Pwy fydd yn cytuno pam na ellir talu rhai aelodau’r gadwyn gyflenwi’n uniongyrchol o’r CBP a’r meini prawf ar gyfer penderfynu hyn?
• Sicrhau bod rhanddeiliaid mewnol yn cael gwybod beth sy’n digwydd â’r CBP:
  • Datblygu sleidiau cyflwyniadau a thaflenni gwybodaeth.
• Asesu i ba raddau mae eich sefydliad yn barod. Meysydd i’w hystyried:
  • Newid dogfennau caffael a chontract sylfaenol fel eu bod yn cyfeirio at CBP e.e. rhestr wirio; telerau ac amodau
  • Gofynion hyfforddi
  • Sefydlu’r cyfrif, pwy fydd yn rheoli’r broses hon; pa fanc i’w ddefnyddio, banc SCC neu’r prif gontractwr?
  • Rhedeg y cyfrif a sefydlu cylchoedd talu interim arferol
• Sicrhau bod cynigwyr posibl yn cael gwybodaeth lawn am CBPau:
  • Paratoi pecyn briffio ar gyfer y prif gontractwr a’r gadwyn gyflenwi estynedig i’w ddefnyddio yn y broses gaffael
  • Cynnwys gwybodaeth am CBPau a sut y byddwch chi’n eu gweithredu mewn unrhyw drefniadau caffael perthnasol.

4.9 Camau’r Broses Gaffael

Dylech ymgorffori’r gweithgareddau canlynol yn eich proses gaffael (Atodiad 2):

4.9.1 Cyfathrebu’ch bwriad i reoli telerau talu’r gadwyn cyflenwi yn yr Hysbysiad Tendro, trwy ddatgan y canlynol:

1. Bydd CBP yn cael ei redeg fel rhan o’r contract / prosiect a bydd yn bodloni’r gofynion sylfaenol a ddisgrifir yn Atodiad 1.
2. A fydd y CBP yn cael ei sefydlu a’i weinyddu ar y cyd neu a fydd y cyfrif yn cael ei reoli gan y prif gontractwr ar sail cyfrif unigol.
3. Er mwyn i’r cyfrif gynnwys gymaint o’r gadwyn cyflenwi â phosibl, rydym yn argymell eich bod yn dweud hefyd y dylai 80% o’r holl is-gontractwyr, os medrir, fod yn aelodau o CBP.
4. Mae’n rhaid i daliadau i gyflenwyr y tu allan i Gyfrif Banc y Prosiect beidio â bod yn hwy na 30 diwrnod i gydymffurfio â Deddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998 (fel y’i diwygiwyd gan y Rheoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2002 (OS 1674) a Rheoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2013).

Gweler Atodiad 3 am eiriad Templed ar gyfer Hysbysiad Tendro.

4.9.2 Briffio’r rhai sy’n tendro ar fanteision defnyddio CBPau

Mae’n bwysig bod yr Awdurdod Cymreig Datganoledig  yn sicrhau bod pawb yn deall manteision CBPau a bod tendrwyr posibl yn deall y dylent ddweud wrth bawb i lawr y gadwyn gyflenwi am y manteision hyn i sicrhau bod cymaint â phosibl o is-gontractwyr yn ymuno â’r CBP.

I gefnogi hyn, dylech baratoi becyn briffio a thaflen wybodaeth ar gyfer tendrwyr i ddisgrifio manteision a gofynion defnyddio Cyfrif Banc Prosiectau (gweler 3.3. Manteision Cyfrifon Banc Prosiectau ac Atodiadau 4 i 7 am ddogfennau enghreifftiol).

Lle medrwch, dylech gynnwys gwybodaeth ar eich gwefan yn egluro beth yw CBPau, sut maent yn cael eu gweithredu a’r rheswm dros eu defnyddio. Gallech gynnwys:

• Eich polisi ar Gyfrifon Banc Prosiectau
• Beth yw Cyfrifon Banc Prosiectau? (gweler tudalen 4)
• Sut mae Cyfrifon Banc Prosiectau’n gweithio (Gweler Diagram 1, tudalen 6)
• Manteision defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau (3.3, tudalen 5)

4.9.3 Dogfennau tendro

Yn y cam tendro dylech esbonio yn eich dogfennau gwahoddiad i dendro eich bod yn defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau a disgrifio sut y bydd y Cyfrifon yn cael eu gweithredu. (Atodiad 8).

1. Repeat the Tender Notice wording(Annex 3)
    

2. Open procedure

   If you are using the open procedure, you should ensure that PBAs are appropriately referenced in the contract specification and that the initial minimum requirement questions at the start of the tender includes the following question as a ‘Yes / No’ Pass / Fail.

3. Competitive flexible procedure

   If you are using the competitive flexible procedure, you should ensure that PBAs are appropriately referenced in the contract specification and at the supplier selection stage include the following question as a ‘Yes / No’ Pass / Fail.

   • Use the following question at the supplier selection stage to determine if potential main contractors are willing to use PBAs as a mechanism to ensure fair and prompt payment in line with Welsh Government policy. You should make this a pass/fail issue, i.e., answering ‘no’ will exclude the prospective tenderer from the process.
      

   Question text: If you are a main contractor, the buyer may require, under the contract, that you use a Project Bank Account as the primary method of payment to some or all your sub-contractors. Are you willing to comply with this requirement?

   Answer: Yes / No

   Supplier guidance: The buyer will only select you to tender if you agree to the use of Project Bank Accounts as the sole method of payment to sub-contractors during the stipulated contractual period. For more information on Project Bank Accounts, please see Procurement policy notes on GOV.WALES

4. Standard documents:

   You should include standard clauses in your ITT documents setting out the requirements of a PBA, along with copies of the documentation which the successful contractor will need to complete once the contract is awarded.

   If the bank is known when the ITT is issued, you can include the following documents:

   1. Application to Open a Project Bank Account Form (supplied by your chosen bank)
   2. Trust Deed (Annex 4 Sole Authority / Annex 6 Joint Authority)
   3. Joining Deed (Annex 5 Sole Authority / Annex 7Joint Authority)
   4. Bank Mandate (supplied by your chosen bank)

It is important to engage with a bank at the earliest stage but if the bank is not known when the ITT is issued, you need only attach the Trust Deed. As outlined in section 2, it is important that you stay involved in the selection of the bank to ensure compliance with the UK government’s Cabinet Office minimum requirements for a PBA product. This confirmation may be directly from the bank or via sight of the bank’s confirmation to the main contractor before the account is used for the first time.

4.9.4 Clauses and standard forms of contract (also refer to Annex 8)

Most modern construction forms of contract have provisions for the use of PBAs, including NEC (NEC3 Z or Y clauses), JCT and PPC2000. As these forms of contract are subject to regular updates, you should check the current versions.

For any other forms of contract used that may not have PBA clauses already prepared, simple enabling provisions need to be introduced. As a minimum, these should:

• State that due payments are to be routed through the PBA
• Provide the details of how the PBA will operate
• Provide that payments into the PBA qualify as discharge of payment (up to the amount paid in)

4.9.5 Frameworks

PBAs can be used with Frameworks. When setting up a framework it should be explicitly stated in the tender documentation that a PBA will be used as the preferred method of payment at call off stage. When calling off from the framework, the normal procedure for setting up a PBA will apply.

4.9.6 Contract management provisions (KPIs)

You should consider how use of a PBA can be tracked and measured in your overall contract management strategy. The use of PBAs should be incorporated into the KPIs for the project. For example (these are also listed for ease of reference at Annex 9):

KPI 1

Percentage Tier 2 or lower tier suppliers who account for at least 1% of the NET contract award value who are signed up as beneficiaries of the PBA

KPI 2

Percentage of sub-contractor / supplier businesses in the project / contract supply chain participating in the PBA

KPI 3

Percentage of sub-contractor / supplier businesses in the project / contract supply chain by value (£) participating in the PBA

KPI 4

Number of eligible supply chain members choosing not to participate with reasons for opting out

Using KPIs will help you identify when the PBA payment method has been used and how this effected the way contractors were paid within your project. This will be a clear indicator of how effective and efficient the PBA was as a method of payment for contractors.

4.9.7 Post award

The process of opening a PBA should be started as soon as possible after the contract has been awarded and for works projects well in advance of the construction phase to ensure the PBA is ready to be used when construction begins.

4.9.8 Opening the PBA

While each bank will have its own forms, they will all need some form of account application to be completed which may need to be accompanied by signed Trust Deeds, signed by both the DWA and contractor representatives in the case of Joint Accounts or just by the main contractor in the case of Sole Accounts. In general, the process of opening a PBA account will require:

1. Completion of an Account Application form and acceptance of the banks terms and conditions (T&Cs) for a Project Bank Account - The T&Cs should confirm the account will meet the 3 requirements of the Minimum requirements for a PBA product (Annex 1) that refer to the key features of such a bank account, namely no cheques or overdraft will be available and the governance of the Trust Deed is acknowledged by confirming that monies in the account are held in Trust and that the bank cannot use these to offset any other contractor/supply chain liabilities.
    
2. A copy of the relevant Trust Deed. The bank will have no interest in Deeds of Adherence / Joining Deeds these are a matter for the DWA and contractor only.
    
3. Completion of a Bank mandate signed by both DWA and contractor for a Joint Account or just the main contractor for a Sole Account.
    
4. Once in place the Bank or main contractor should be asked to confirm the account meets the Minimum requirements for a PBA product (Annex 1) specifically those that describe the features of a compliant account see point 1) above.
    
5. Ensure that the internet banking process is being established - if you are not using your own bank you may need to install software provided by the bank onto specified computers to access third party software to authorise payments for a joint account or to view transactions if sole account.

Timescales for opening a PBA will depend upon the Bank chosen and whether your organisation and / or the Main contractor has an existing relationship with the Bank. Annex 2 outlines the full process for setting up a PBA with the provider of your choice.

Mae Polisi Llywodraeth Cymru ar Gyfrifon Banc Prosiectau yn gymwys i bob un o adrannau Llywodraeth Cymru ac rydym yn argymell bod Awdurdodau Cymreig Datganoledig yn dilyn y polisi fel arfer da ar gyfer talu’n deg.

Yn cynnwys ond nid yw’n gyfyngedig i:

• Deddf Caffael 2023
• Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024
• Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023
• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015

Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn yn berthnasol i gaffaeliadau a gychwynnwyd o dan y Gyfundrefn Gaffael ac felly mae'n weithredol o gychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 hyd nes y caiff ei ddisodli neu ei ganslo.

Ar gyfer caffaeliadau a gychwynnwyd o dan gyfundrefn PCR 2015, gweler WPPN 04/21.

Mae defnyddio CBPau yn gyson â gweledigaeth WPPS 2021 ar gyfer Caffael yng Nghymru fel lifer gyda’r gallu i newid cynaliadwy er mwyn sicrhau deilliannau cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol er lles Cymru’ Egwyddor 1, a ‘...chefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy’n ymwneud â chaffael blaengar ... sy’n meithrin cadwyni cyflenwi lleol gwydn.’

Dylech ddarllen y canllaw hwn law yn llaw â Nodyn Cyngor Caffael 010 ar y Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau sydd ar gael ar wefan Llywodraeth Cymru Nodiadau Polisi Caffael ar LLYW.CYMRU

Fe welwch fodiwl am Gyfrifon Banc Prosiectau (CBPau) ar borthol Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru Learning@Wales.

Mae tîm Polisi Masnach Llywodraeth Cymru’n rheoli Grŵp Cymuned Defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau sy’n dod â phobl o’r sector cyhoeddus ynghyd i rannu eu profiadau o ddefnyddio CBPau. Os hoffech ymuno â’r grŵp, e-bostiwch PolisiMasnachol@llyw.cymru a gofyn iddyn nhw eich ychwanegu at eu rhestr bostio.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau, holwch PolisiMasnachol@llyw.cymru

Mae Llywodraeth Cymru’n falch o gydnabod ei bod wedi defnyddio’r cyhoeddiadau a’r sefydliadau canlynol i ategu ei gwaith ymchwil ei hun i lunio’r nodyn hwn:

• A Guide to the implementation of Project Bank Accounts (PBAs) in construction for government WPS Swyddfa’r Cabinet 3 Gorffennaf 2012
• Project Bank Accounts - Briefing document Swyddfa’r Cabinet 10 Chwefror 2012
• “A Guide to best Fair Payment practices” Swyddfa Masnach y Llywodraeth (OGC) 2007
• WPPN 04/21: Canllawiau ar ddefnyddio Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru:
  • Atodiad 4: Enghraifft ymddiriedaeth a weithredwyd i'w ddefnyddio gyda'r Model Awdurdod Sengl
  • Atodiad 5: Enghraifft o weithred ymuno i’w defnyddio gyda’r Model Awdurdod Sengl
  • Atodiad 6: Enghraifft ymddiriedaeth a weithredwyd i'w ddefnyddio gyda'r Model Cyd-awdurdod
  • Atodiad 7: Enghraifft o weithred ymuno i’w defnyddio gyda’r Model Cyd-awdurdod
  • Atodiad 10: Ffurflen i is-gontractwyr yn nodi nad ydynt am ymuno

• Atodiad 1: Y gofynion sylfaenol ar gyfer Cyfrifon Banc Prosiectau
• Atodiad 2: Diagram o’r broses ar gyfer creu CBP
• Atodiad 3: Esiampl o eiriad Hysbysiad Contract yn yr OJEU
• Atodiad 4: Esiampl Gweithred Ymddiriedolaeth – Awdurdod Sengl / Cyfrif Sengl
• Atodiad 5: Esiampl Gweithred Ymuno – Awdurdod Sengl / Cyfrif Sengl
• Atodiad 6: Esiampl o Gweithred Ymddiriedolaeth – Cyd-awdurdod / Cyfrif ar y cyd
• Atodiad 7: Esiampl Gweithred Ymuno – Cyd-awdurdod / Cyfrif ar y Cyd
• Atodiad 8: Cymalau Enghreifftiol i’w cynnwys yn y contract
• Atodiad 9: Esiampl PBA KPI
• Atodiad 10: Ffurflen i is-gontractwyr yn nodi nad ydynt am ymuno

Gofynion sylfaenol Swyddfa Cabinet Llywodraeth y DU ar gyfer Cyfrifon Banc Prosiectau

Mae’r gofynion sylfaenol hyn yn seiliedig ar argymhellion grŵp defnyddwyr Talu Teg Bwrdd Adeiladu’r Llywodraeth ac yn pennu rhai gofynion sylfaenol ar gyfer y Cyfrif Banc Prosiectau:

Gofynion sylfaenol 1

Mae angen i’r cyfrif fod yn gysylltiedig â Gweithred Ymddiriedaeth fel bod yr arian yn cael ei glustnodi.

Gofynion sylfaenol 1: camau i’w cymryd

• Cyfrif ar y Cyd: SCC a Chontractwr
• Cyfrif Sengl: dim ond Contractwr yn llofnodi’r Weithred Ymddiriedolaeth

Y Weithred hon fydd yn rheoli’r CBP ac i bob pwrpas, y Weithred yw’r cytundeb ar gyfer rheoli taliadau trwy’r CBP ac sy’n clustnodi arian y CBP.

Bydd SCC a / neu Contractwr yn cadarnhau amodau’r Weithred gyda’r Banc pan fydd yn gofyn am gael agor CBP.

Gofynion sylfaenol 1: rolau/cyfrifoldebau

SCC a’r Contractwr fydd yn trefnu’r Weithred Ymddiriedolaeth.

Bydd angen i’r Banc ddeall y daw unrhyw gynnyrch neu wasanaethau CBP o dan reolaeth Gweithred Ymddiriedolaeth (gweler pwyntiau 2 a 5). Bydd y banc yn cadarnhau eu bod yn deall hyn ym mhwynt 5.

Gofynion sylfaenol 2

Ni ddylai’r gwasanaeth bancio a ddarperir newid gweithrediad y Weithred Ymddiriedolaeth na’r Cyfrif Banc Prosiectau’n sylweddol.

Gofynion sylfaenol 2: camau i’w cymryd

Bydd angen i’r Banc gadarnhau y caiff unrhyw gynnyrch neu wasanaethau CBP y byddant yn eu cynnig eu rheoli gan y Weithred Ymddiriedolaeth. Ymdrinnir â hyn ym mhwynt 5.

Gofynion sylfaenol 2: rolau/cyfrifoldebau

Bydd angen i’r Banc gadarnhau nad yw eu cynnyrch/gwasanaethau CBP yn gwrthdaro â Gweithred Ymddiriedolaeth SCC / Contractwr. Bydd y banc yn cadarnhau eu bod yn deall hyn ym mhwynt 5.

Gofynion sylfaenol 3

Er mwyn bod yn fuddiolwr y CBPau mae’n rhaid i’r Weithred Ymlynu (neu Weithred Ymuno) gael ei chwblhau gan is-gontractwyr i gadarnhau eu cytundeb i’w dalu drwy’r CBP.

Gofynion sylfaenol 3: camau i’w cymryd

Daw’r gofyn hwn o’r Weithred Ymddiriedolaeth.

Bydd SCC/contractwr yn dewis is-gontractwyr i ymuno â’r CBP.

• Yn ôl canllawiau Llywodraeth Cymru, dylai unrhyw is-gontractwr sy’n gyfrif am 1% neu fwy o werth y contract gael ei wahodd i ymuno â’r CBP.
• Dylid ystyried gofyn i is-gontractwyr sy’n cyfrif am lai nag 1% i ymuno.

Bydd SCC / contractwr yn sicrhau bod unrhyw is-gontractwyr sy’n ymuno â’r CBP wedi llenwi Gweithred Ymuno.

Gofynion sylfaenol 3: rolau/cyfrifoldebau

Bydd SCC / Contractwr yn dewis yr is-gontractwyr i ymuno â’r CBP ac yn cadw fersiynau cyfoes o’r Gweithredoedd Ymuno ac yn sicrhau bod y rheini sydd wedi ymuno â’r CBP yn cael eu talu trwy’r CBP.

Nid oes gan y Banc unrhyw ddiddordeb yn y Gweithredoedd Ymlyniad / Gweithredoedd Ymuno.

Gofynion sylfaenol 4

Mae angen cytundeb y ddwy ochr cyn y gellir gwneud taliad, h.y. mae’r prif gontractwr / SCC yn gwybod mai dim ond pan fydd y ddau barti wedi cytuno i’r taliad y gall weithredu ac ni all un parti newid y taliad heb gytundeb y llall.

Gofynion sylfaenol 4: camau i’w cymryd

Dim i’w wneud. Datganiad yw’r gofyn hwn sy’n ei gwneud yn glir na fydd y CBP yn effeithio ar yr archwiliadau bod y nwyddau, gwasanaethau neu waith wedi’i gwblhau’n foddhaol. Bydd rhestr o daliadau dyledus yn cadarnhau cytundeb SCC a’r contractwr ynghylch faint sy’n cael ei dalu ac i bwy.

Gofynion sylfaenol 4: rolau/cyfrifoldebau

SCC a’r contractwr. Ni fydd CBP yn effeithio ar gyfrifoldebau i gadarnhau bod y nwyddau, gwasanaethau neu waith wedi’i gwblhau’n foddhaol a bod yr anfonebau cywir wedi’u cyflwyno.

SCC a’r contractwr Sicrhau bod trefn archwiliadau a thaliadau dyledus yn cael eu bwydo i broses y CBP h.y. bod y gweinyddwr, cleient / contractwr yn trefnu bod taliadau trwy system bancio ar-lein y CBP yn cyd-fynd â’r amserlen daliadau.

Gofynion sylfaenol 5

Mae’n rhaid i’r banc gael gwybod a chydnabod bod Gweithred Ymddiriedolaeth yn bodoli a bod gweithrediad y taliadau’n cael eu llywodraethu gan y Weithred hon.

Gofynion sylfaenol 5: camau i’w cymryd

• Cyfrif ar y Cyd: SCC neu gontractor
• Cyfrif sengl: contractor yn unig

Rhoi gwybod i’r Banc bod y cyfrif yn cael ei reoli gan Weithred Ymddiriedolaeth. Bydd y banc yn cydnabod ei fod yn deall bod y cyfrif yn cael ei reoli gan Weithred Ymddiriedolaeth

Gofynion sylfaenol 5: rolau/cyfrifoldebau

• Cyfrif ar y cyd: SCC neu gontractor
• Cyfrif sengl: contractor yn unig

Bydd y contractor/SCC yn gofyn i’r Banc gydnabod yn ysgrifenedig mai CBP fydd y cyfrif. Ymdrinnir â’i brif elfennau ym mhwyntiau 1, 9, 10, 11 a 12.

Gofynion sylfaenol 6

Mae’n rhaid i SCC allu gweld trafodion yn hawdd o adroddiad y banc, ddim mwy na diwrnod ar ôl talu.

Gofynion sylfaenol 6: camau i’w cymryd

• Cyfrif ar y Cyd – SCC a chontractor bydd angen iddynt allu cael mynediad i’r cyfrif bancio ar-lein
• Cyfrif sengl – contractor yn unig bydd angen i’r contractor sicrhau fod SCC yn gallu cael mynediad i’r cyfrif bancio ar-lein (gallai fod yn ‘darllen yn unig’) neu fod y banc yn anfon neu’n darparu datganiad o’r cyfrif y diwrnod ar ôl talu taliadau trwy’r CBP.

Gofynion sylfaenol 6: rolau/cyfrifoldebau

• Cyfrif ar y cyd: SCC neu gontractor
• Cyfrif sengl: contractor yn unig

Byddant yn sicrhau mai’r balans yn y CBP ar ôl y dyddiad y disgwylir i’r taliad adael y CBP yw £0.

O dan gyfrifon a reolir fel Cyfrifon Segl neu Gyfrif Contractor yn Unig efallai y bydd angen i’r contractwr osod hawliau gweinyddol yn y cyfrif banc ar-lein er mwyn caniatáu i SCC gael gweld hawliau yn unig neu rannu datganiad banc neu lun sgrin fel y cytunwyd rhwng SCC a’r contractwr.

Gofynion sylfaenol 7

Dylai’r holl gontractwyr ac is-gontractwyr sydd wedi llofnodi Gweithred Ymddiriedolaeth y CBP gael eu talu yr un pryd. Ar ôl i’r Ymddiriedolwyr awdurdodi taliadau gellir eu gwneud o fewn 3-5 diwrnod gwaith fel rheol.

Gofynion sylfaenol 7: camau i’w cymryd

• Cyfrif ar y cyd – SCC a Chontractwr
• Cyfrif Sengl – Contractwr yn unig

Sicrhau bod yr holl fuddiolwyr (contractwr ac is-gontractwyr sydd wedi ymuno â’r CBP trwy Weithred Ymuno) yn cael eu talu yr un diwrnod yn unol â’r amserlen daliadau.

Bydd y banc yn cadarnhau amserlen daliadau’r CBP pan fydd wedi cael cyfarwyddyd i dalu (trosglwyddo arian o’r CBP i’r cyfrifon a nodir gan y cleient / contractwr, sef gweinyddwyr y cyfrif).

Gofynion sylfaenol 7: rolau/cyfrifoldebau

SCC a’r Contractor - Dylent wybod beth yw telerau talu / cytundeb lefel gwasanaeth y banc o ran talu yn unol â’r amserlen daliadau, ar ôl i’r gweinyddwr ‘sbarduno’ taliad (h.y. gorchymyn taliad) yn unol â’r amserlen daliadau y cytunwyd arni (gweler pwynt 4). Bydd y banc yn sicrhau ei fod yn bodloni’r telerau talu (yn talu o fewn rhyw 3-5 diwrnod gwaith).

Gofynion sylfaenol 8

Dim ond i’r contractwr a buddiolwyr enwebedig eraill y cyflenwr y dylid gwneud taliadau o’r CBP.

Gofynion sylfaenol 8: camau i’w cymryd

• Cyfrif ar y Cyd – SCC a Chontractwr
• Cyfrif Sengl – Contractwr yn unig

Daw’r gofyn hwn o dan y Weithred Ymddiriedolaeth a’r Weithred Ymuno a bydd y Cleient yn archwilio datganiadau’r cyfrif.

Gofynion sylfaenol 8: rolau/cyfrifoldebau

Bydd SCC yn archwilio datganiadau’r cyfrif i sicrhau mai dim ond y buddiolwyr enwebedig (y contractwr a’r is-gontractwyr sydd wedi llenwi Gweithred Ymuno) sy’n cael eu talu o’r CBP.

Gofynion sylfaenol 9

Ni ddylid darparu cyfleuster sieciau ar y cyfrif.

Gofynion sylfaenol 9: camau i’w cymryd

Banc - Bydd angen i’r banc gadarnhau na fydd cynnyrch neu wasanaethau ei CBP yn cynnig cyfleuster sieciau ac yn benodol na fydd y cyfrif dan sylw yn ei gynnig.

Gofynion sylfaenol 9: rolau/cyfrifoldebau

Banc - Dylai amodau a thelerau safonol cynnyrch a gwasanaethau CBPau’r banc ymdrin â’r gofyn hwn h.y. na fydd cyfleuster sieciau.

Gofynion sylfaenol 10

Ni ddylid darparu cyfleuster gorddrafft ar y cyfrif.

Gofynion sylfaenol 10: camau i’w cymryd

Banc - Bydd angen i’r banc gadarnhau na fydd cynnyrch neu wasanaethau ei CBP yn cynnig cyfleuster gorddrafft ac yn benodol na fydd y cyfrif dan sylw yn ei gynnig.

Gofynion sylfaenol 10: rolau/cyfrifoldebau

Banc - Dylai amodau a thelerau safonol cynnyrch a gwasanaethau CBPau’r banc ymdrin â’r gofyn hwn h.y. na fydd cyfleuster gorddrafft.

Gofynion sylfaenol 11

Mae’n rhaid cael cadarnhad gan fanc y CBP bod arian yn cael ei gadw mewn Ymddiriedolaeth ac na ellir ei ddefnyddio i dalu unrhyw ddyledion sydd gan gontractwr/cadwyn gyflenwi.

Gofynion sylfaenol 11: camau i’w cymryd

Banc - Bydd gofyn i’r banc gadarnhau ei fod yn deall bod y cyfrif yn cael ei reoli gan Weithred Ymddiriedolaeth ac nad yw amodau a thelerau defnyddio’r cyfrif yn rhoi pwerau i’r banc fynd i’r cyfrif i gadw na chodi arian yn y cyfrif.

Gofynion sylfaenol 11: rolau/cyfrifoldebau

Banc - Dylai amodau a thelerau safonol cynnyrch a gwasanaethau CBPau’r banc ymdrin â’r gofyn hwn h.y.dim ond ymddiriedolwyr fydd yn cael rhoi’r caniatâd i gadw neu symud arian yn y cyfrif.

Gofynion sylfaenol 12

Mae yna rwymedigaeth ar y Prif Gontractwr i roi gwybod i’r cleient ac aelodau priodol o’r gadwyn gyflenwi a’r ymddiriedolwyr am unrhyw newidiadau i’r CBP mewn perthynas â newid unrhyw delerau ac awdurdodi taliadau.

Gofynion sylfaenol 12: camau i’w cymryd

Bydd SCC / Contractwr yn sicrhau bod y Weithred Ymddiriedolaeth yn ymdrin â’r mater hwn.

Bydd SCC / Contractwr yn sicrhau bod buddiolwyr y CBP yn cael gwybod ymlaen llaw am unrhyw newid yn y ffordd y caiff y cyfrif ei redeg.

Gofynion sylfaenol 12: rolau/cyfrifoldebau

Bydd SCC / Contractwr a’r Banc yn sicrhau eu bod yn deall y telerau yn y Weithred Ymddiriedaeth sy’n ymdrin â’r pwynt hwn.

Bydd gofyn i SCC / Contractwr roi gwybod ymlaen llaw i is-gontarctwyr (y buddiolwyr) am unrhyw newid i’r CBP.

Nid oes gan y Banc unrhyw ddiddordeb yn hyn gan mai cyfrifoldeb SCC a’r contractwr yw sicrhau eu bod yn gweithredu eu busnes yn unol â’r contract.

Taliadau llog

Nid yw gofynion sylfaenol Swyddfa’r Cabinet yn ymdrin â’r mater hwn ynghylch sut y dylid rhannu unrhyw log a allai gronni yn y cyfrif. Os bydd y CBP yn cronni llog, bydd angen dweud wrth y Banc ble y dylai roi unrhyw log sydd wedi cronni neu i bwy y dylai ei dalu.

Pwysig: mae’n debygol mai ychydig iawn o log os o gwbl fydd wedi cronni gan y bydd arian yn cael ei symud i’r cyfrif ac allan ohono o fewn ychydig ddyddiau a dim ond pan y bydd arian yn y cyfrif y gall llog gronni.

Gweithdrefn 1

Y gwahoddiad i dendro i gynnwys copi o’r Weithred Ymddiriedolaeth arfaethedig.

Gweithdrefn 1 nodiadau

Dylid cynnwys y Weithred Ymddiriedolaeth i gontractwyr ei hystyried cyn dyfarnu.

Os yw SCC yn gwybod pa fanc y bydd yn ei ddefnyddio gellir cynnwys y dogfennau eraill fel eu bod yn barod i’w cwblhau wrth ddyfarnu’r contract.

Gweithdrefn 2

Dyfarnu contract

• Cyfrif ar y Cyd – SCC a Chontractwr
• Cyfrif Sengl – Contractwr yn unig

Llenwi’r holl ffurflenni sy’n ofynnol gan y banc a ddewiswyd i agor y cyfrif PBA – bydd y rhain yn wahanol yn ôl prosesau’r banciau ond fel arfer byddant yn:

• Ffurflen gais CBP
• Gweithred Ymddiriedolaeth
• Mandad Banc

Gweithdrefn 2 nodiadau

• Cyfrif ar y cyd – SCC a chontractwr
• Cyfrif sengl – Contractwr yn unig

Dylai fod yn ofynnol i gontractwr gwblhau’r broses ymgeisio cyn gynted â phosibl ar ôl dyfarnu’r contract ac ym mhob achos mae ganddo CBP ar waith cyn bod angen i daliadau i is-gontractwyr ddechrau.

DS – os yw CBP yn un o amodau unrhyw gyllid, dylid rhoi gwybod iddynt os nad oes CBP ar waith cyn bod angen i daliadau i is-gontractwyr ddechrau.

Gweithdrefn 3

Os na phenderfynwyd ar y banc cyn dyfarnu contract mae’r SCC a’r contractwr llwyddiannus yn cytuno:

• Ar y Banc i agor y CBP.
• A yw’r cyfrif yn mynd i fod yn unig gyfrif neu’n gyfrif ar y cyd.

Gweithdrefn 3 nodiadau

Mae’n rhaid i’r CBP gydymffurfio â gofynion sylfaenol Swyddfa’r Cabinet (gweler Atodiad 1).

Nid oes rhaid i’r Banc fod yn un y mae gan y Contractwr neu SCC berthynas gydag ef eisoes – ond os nad yw’n newydd, bydd angen cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy a allai gynyddu’r amser y bydd yn ei gymryd i agor cyfrif PBA.

Waeth a yw’r cyfrif yn unig gyfrif neu’n gyfrif ar y cyd, dylai SCC barhau i fod yn rhan o’r penderfyniad ynghylch pa fanc i’w ddefnyddio.

Gweithdrefn 4

SCC a’r Contractwr yn cytuno ar aelodau’r gadwyn gyflenwi a fydd yn rhan o’r CBP a sicrhau bod Gweithredoedd Ymlyniad / Gweithredoedd Ymuno (Atodiad 6) yn cael eu cwblhau’n briodol i’w dwyn o dan drefniant cyffredinol Gweithred yr Ymddiriedolaeth.

Gweithdrefn 4 nodiadau

Dylai’r WPS anelu at dalu 80% o’r holl is-gontractwyr drwy’r CBP (gweler 3.5.4 3.5.4 Cynnwys cymaint o’r gadwyn gyflenwi â phosibl)

Gweithdrefn 5

Rhaid i unrhyw Is-gontractwyr a benodir yn ystod y contract y dylid eu gwahodd neu sy’n gofyn am gael eu talu drwy’r CBP, lofnodi Gweithred Ymlyniad / Ymuno pan gaiff ei phenodi. Dylai’r contractwr roi gwybod i SCC am unrhyw is-gontractwyr newydd a chadarnhau a ydynt i’w talu drwy’r CBPac os nad ydynt yn cadarnhau’r rheswm pam.

Gweithdrefn 5 nodiadau

Gweithred Ymuno i gynnwys manylion banc yr is-gontractwr.

Y Contractwr yn ychwanegu manylion yr is-gontractwr i’r system fancio ar y rhyngrwyd.

Gweithdrefn 6

Gwirio gwaith a phrisio taliadau enillion dyledus fel y cytunwyd o dan drefniadau’r contract.

Os nad yw’r rhestr o daliadau sy’n ddyledus eisoes yn torri i’r taliad oherwydd is-gontractwyr unigol, bydd angen i SCC a’r Contractwr ddiwygio’r broses.

Bydd hyn yn caniatáu i wiriadau gael eu gwneud i sicrhau bod parti cyflenwyr i’r CBP yn cael ei dalu’n gywir drwy’r CBP.

Dylai SCC sicrhau bod isgontractwyr y tu allan i’r CBP yn cael eu talu o fewn 30 diwrnod (gweler 3.5.7 Talu is-gontractwyr / cyflenwyr y tu allan i’r CBP).

Gweithdrefn 6 nodiadau

Mae’r broses o baratoi ac ardystio gwerthusiadau neu gerrig milltir misol yn parhau heb ei newid gan y CBP.

Y prif newid yw bod y prif gontractwr yn cyflwyno manylion taliadau sy’n ddyledus iddynt a phob cyflenwr enwebedig hefyd.

Gweithdrefn 7

Mae’r sawl a ddynodwyd i weinyddu’r cyfrif ar-lein yn manylu ar y symiau sy’n ddyledus i is-gontractwyr, a nodir yn y rhestr o daliadau, yn y cyfrif ar-lein ac yn cyfarwyddo’r Banc i dalu ar y dyddiad talu y cytunwyd arno.

Gweithdrefn 8

Mae’r Banc yn trosglwyddo’r symiau yn unol â’r amserlenni y cytunwyd arnynt, fel arfer 3 i 5 diwrnod gwaith o gael cyfarwyddyd i wneud hynny.

Gweithdrefn 8 nodiadau

Bydd arian SCC yn cymryd tua 3 diwrnod i glirio.

Gweithdrefn 9

Mae SCC yn gwirio bod y taliadau wedi’u gwneud yn gywir.

Gweithdrefn 9 nodiadau

Dylai’r SCC wirio bod balans cyfrif CBP yn £0 ar ôl y dyddiad dyledus a gwirio bod y symiau a dalwyd yn cyfateb i’r amserlen dalu y cytunwyd arni.

Ar gyfer Cyfrifon Sengl a weinyddir gan y Contractwr, efallai y byddant yn gallu gosod caniatâd mynediad darllen yn unig ar gyfrif SCC neu mae’n ofynnol iddynt rannu datganiad banc neu lun sgrin.

A Project Bank Account will operate on this project / framework and is required to adhere to the Minimum requirements for a PBA product at Annex 1 of Welsh Government’s guidance, ‘Guidelines for deploying Welsh Government PBA Policy.’

Payment for suppliers outside the Project Bank Account must not exceed 30 days from submission of a valid invoice.

Esiampl o Weithred Ymddiriedolaeth – Awdurdod Sengl / Cyfrif Sengl

Gweithred yr Ymddiriedolaeth i’w defnyddio gyda’r Model Awdurdod Sengl lle mai’r Contractwr yw’r unig Ymddiriedolwr a’r unig ddeiliad cyfrif.

Enghraifft o Weithred Ymuno i’w defnyddio gyda’r Model Awdurdod Sengl

Enghraifft o Weithred Ymuno i’w defnyddio gyda’r Model Awdurdod Sengl lle mae’r Contractwr yw’r unig Ymddiriedolwr a’r unig ddeiliad cyfrif.

Enghraifft ymddiriedaeth a weithredwyd i'w ddefnyddio gyda'r Model Cyd-awdurdod

Gweithred Ymddiriedolaeth Enghreifftiol i’w defnyddio gyda’r Model Cyd-awdurdod lle mae Awdurdod Contractio Sector Cyhoeddus Cymru a Chontractwr yn Ymddiriedolwyr a Deiliaid Cyfrifon ar y Cyd.

Atodiad 7: Enghraifft o weithred ymuno i’w defnyddio gyda’r Model Cyd-awdurdod

Enghraifft o Weithred Ymuno i’w defnyddio gyda’r Model Cyd-awdurdod lle mae Awdurdod Contractio Sector Cyhoeddus Cymru a’r Contractwr yn Ymddiriedolwyr a deiliaid y cyfrif ar y cyd

1. Cyfrif Banc y Prosiect

1.1 Mae Deiliad y Cyfrif yn ymrwymo i agor Cyfrif Banc Prosiect buddiant [nad yw’n dwyn llog] gyda’r Banc, gyda chyfrif o’r fath i’w agor a’i gadw yn enw Deiliad y Cyfrif.

1.2 Mae’r Cyflogwr yn ymrwymo i dalu’r holl arian sy’n ddyledus i’r Contractwr a/neu’r Is-gontractwyr o dan y Contract a’r Is-gontractau i Gyfrif Banc y Prosiect pan fydd arian o’r fath yn ddyledus i’w dalu yn unol â thelerau’r Contract.

1. 3 Mae’r partïon yn cytuno y bydd unrhyw arian a delir i Gyfrif Banc y Prosiect, o’r dyddiad y telir arian o’r fath i Gyfrif Banc y Prosiect, yn cael ei gadw ar wahân ac yn wahanol ac yn amlwg a chaiff ei ddal ar ymddiriedaeth ar gyfer pob un o’r Contractwr a’r Is-Gontractwyr yn y symiau sy’n ddyledus iddynt fel y nodir yn y rhestr o daliadau y cytunwyd arnynt gan y SCC / cyflogwr a chontractwr. Mae’r Contractwr a’r Is-gontractwyr yn cydnabod nad oes ganddynt unrhyw hawliau a/neu ddiddordeb yn yr arian a ddelir yng Nghyfrif Banc y Prosiect ac eithrio fel buddiolwr yr arian sy’n ddyledus iddynt.

1.4 Os yw cyfanswm yr arian a adneuwyd gan y Cyflogwr yng Nghyfrif Banc y Prosiect am unrhyw reswm yn llai na chyfanswm yr arian a awdurdodwyd gan Ddeiliad y Cyfrif i’w dalu i’r Is-gontractwyr a’r Contractwr, bydd yr arian a ddelir yng Nghyfrif Banc y Prosiect yn cael ei ddyrannu i bob un o’r Is-gontractwyr a’r Contractwr a’u dal ar ymddiried ynddynt yn yr un cyfrannau â’r arian sy’n ddyledus iddynt ffurflenni o gyfanswm yr arian sy’n ddyledus bryd hynny i’r Is-Gontractwyr a’r Contractwr gyda’i gilydd.

1.5 Mae’r Cyflogwr yn cydnabod, pan fydd arian yn cael ei dalu ganddo i Gyfrif Banc y Prosiect yn unol â’r Contract, y bydd yn peidio â bod ag unrhyw hawliau pellach a/neu fuddiant mewn arian o’r fath.

1.6 Mae Deiliad y Cyfrif yn derbyn, waeth beth fo unrhyw anghydfodau, a allai godi mewn perthynas â gwaith a gyflawnir gan y Contractwr a/neu’r Is-gontractwyr, ni chaiff Deiliad y Cyfrif dynnu unrhyw arian o’r Cyfrif Banc yn ôl (ac eithrio yn achos y Contractwr lle gall dynnu’n ôl arian sy’n eiddo iddo).

2. Gweithredu Cyfrif Banc y Prosiect

2.1 Mae Deiliad y Cyfrif yn cytuno:

2.1.1 Byddant yn llofnodi Mandad y Banc cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ar ôl gweithredu’r Weithred hon. 3.1.2. Byddant yn gweithredu Cyfrif Banc y Prosiect bob amser yn unol â Mandad y Banc, y Weithred a’r Contract. Os oes unrhyw wrthdaro rhwng Mandad y Banc, y Weithred a/neu’r Contract, bydd y dogfennau’n cael blaenoriaeth yn y drefn ganlynol:

2.1.2.1 Y Weithred

2.1.2.2 Mandad y Banc, a

2.1.2.3 Y Contract.

2.1.3 Ni fydd Cyfrif Banc y Prosiect yn cael ei ordynnu; byddant yn cadw llyfrau cyfrifon cywir, cyflawn a chyfredol a chofnodion o’r holl drafodion sy’n ymwneud â Chyfrif Banc y Prosiect, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i fanylion yr holl daliadau o Gyfrif Banc y Prosiect a awdurdodwyd gan Ddeiliad y Cyfrif ac unrhyw daliadau banc sy’n daladwy;

2.1.4 Byddant yn sicrhau mai dim ond ei gyflogeion a/neu gynrychiolwyr y mae angen iddynt gael mynediad i’r cyfleuster bancio ar-lein a bod cyflogeion a/neu gynrychiolwyr o’r fath yn ymwybodol o natur gyfrinachol y manylion mynediad, manylion y Cyfrif Banc a thrafodion y Cyfrif Banc;

2.1.5 Maent yn gyfrifol am weithredoedd a/neu hepgoriadau eu gweithwyr eu hunain a/neu gynrychiolwyr eraill fel pe baent yn weithredoedd a/neu’n hepgoriadau ei hun;

2.1.6 Maent yn cadw’r holl arian yn y Cyfrif Banc ar ymddiriedaeth er budd llawn ac unigryw’r Contractwr a’r Is-gontractwyr yn unol â chymal 2.3 a 2.4 uchod.

2.2 Pan fydd cerrig milltir talu a nodir yn y Contract wedi’u cyflawni, byddant yn nodi unrhyw daliadau sy’n ddyledus o dan y Contract a’r Is-Gontractau ac:

2.2.1 Bydd y Cyflogwr yn talu’r arian sy’n ddyledus o dan y Contract i’r Cyfrif Banc yn brydlon;

2.2.2 Fel a phan fydd yr arian wedi clirio, byddant yn cyfarwyddo’r Banc yn brydlon i wneud unrhyw daliadau sy’n ddyledus yn unol â’r Contract a/neu’r Is-Gontract i’r Is-Gontractwyr a/neu’r Contractwr o’r Cyfrif Banc. 

2.3 Byddant yn hysbysu pob un o’r Is-Gontractwyr o’r symiau sydd i’w talu iddynt o’r Cyfrif Banc a’r dyddiad y gall yr Is-Gontractwr ddisgwyl cael taliad o’r fath ar yr un diwrnod ag y maent yn cyfarwyddo’r Banc i wneud taliadau o’r Cyfrif Banc.

2.4 Bydd yr holl daliadau i Ddeiliad y Cyfrif mewn perthynas â’i rôl fel Contractwr a’r Is-gontractwyr yn cael eu gwneud drwy drosglwyddiad banc. Rhaid i’r Is-Gontractwyr roi gwybod i Ddeiliad y Cyfrif am fanylion eu cyfrif banc perthnasol a’u diweddaru bob amser. Mae’r Is-Gontractwyr yn derbyn y gallai methu â gwneud hynny arwain at beidio â thalu arian iddynt ac nad oes gan Ddeiliad y Cyfrif unrhyw atebolrwydd am fethiant o’r fath.

2.5. Bydd unrhyw log a delir gan y Banc mewn perthynas â’r arian a ddelir yn y Cyfrif Banc yn perthyn i Ddeiliad y Cyfrif a gellir ei dynnu’n ôl ganddo ar ddiwedd y gwaith o dan y Contract.

2.6 Bydd unrhyw daliadau banc, costau trosglwyddo arian a thaliadau eraill a ysgwyddir wrth sefydlu a gweithredu’r Cyfrif Banc yn cael eu talu gan Ddeiliad y Cyfrif.

3. Is-gontractwyr Newydd

3.1 Os bydd y Contractwr yn penodi is-gontractwr newydd mewn perthynas â’r Contract ar ôl dyddiad y Weithred hon ac yn cytuno â’r ffaith bod yr is-gontractwr newydd yn cael ei dalu drwy’r Cyfrif Banc, bydd Deiliad y Cyfrif yn trefnu i’r is-gontractwr newydd lofnodi Gweithred Ymlyniad / Ymuno â Gweithred (mae Atodiad 6 yn rhoi enghraifft o Weithred Ymuno) ar y ffurf a nodir yn Atodlen 1 i’r Weithred hon.

3.2 Mae’r Partïon yn cytuno, wrth lofnodi’r Weithred Ymlyniad / Ymuno â Gweithred, fod Deiliaid y Cyfrif yn llofnodi ar eu rhan eu hunain ac fel asiant i bob un o’r Is-gontractwyr. Mae pob Is-Gontractwr yn cytuno i gael ei rwymo gan delerau unrhyw Weithred Ymlyniad / Ymuno â Gweithred a wneir yn ddilys gan Ddeiliaid y Cyfrif ar ran yr holl Bartïon.

4. Diswyddo Is-Gontractwr

4.1 Os bydd Is-Gontractwr yn peidio â bod yn rhan o’r Prosiect cyn i’r Tymor ddod i ben am ba reswm bynnag (gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i derfynu ei Is-Gontract), bydd Deiliaid y Cyfrif yn trefnu i’r Is-Gontractwr dalu allan o’r Cyfrif Banc i’r Is-Gontractwr unrhyw arian a ddelir ar ymddiriedaeth er budd yr Is-Gontractwr hwnnw.

4.2 Ar ôl talu’r holl arian sy’n ddyledus iddo o’r Cyfrif Banc yn unol â chymal 4.1 uchod, bydd yr Is-Gontractwr yn peidio â chael unrhyw hawliau a/neu fuddiannau pellach yn y Cyfrif Banc.

5. Cyfrinachedd

5.1 Ni chaiff unrhyw barti ddefnyddio a/na datgelu unrhyw wybodaeth gyfrinachol, a gaffaelir ganddo am fusnes parti arall a/neu a roddir iddo gan barti arall i’r Weithred hon ac eithrio ym mherfformiad priodol Gweithred neu Gontract yr Ymddiriedolaeth.

6. Terfynu

Bydd y Weithred hon yn parhau ar gyfer Tymor y Contract cysylltiedig, yn amodol ar derfynu’n gynnar yn unol â chymal 7.2 isod.

6.1 Bydd y Weithred hon yn dod i ben ar unwaith:

6.2.1 Mae’r partïon yn cytuno’n ysgrifenedig y dylai’r Weithred derfynu; a/neu

6.2.2 Mae’r Contract yn dod i ben ac mae’r holl arian wedi’i dalu o Gyfrif Banc y Prosiect.

6.2 Ar ôl terfynu’r Weithred hon, mae Deiliaid y Cyfrif yn ymrwymo i sicrhau bod yr holl arian a ddelir ar ymddiriedaeth er budd y Contractwr a/neu’r Is-Gontractwyr ac a gedwir yng Nghyfrif Banc y Prosiect yn cael ei dalu’n brydlon i’r partïon perthnasol (llai unrhyw daliadau a threuliau banc sy’n weddill).

7. Cyffredinol

7.1 Mae’r Weithred hon yn cynnwys y cytundeb cyfan rhwng y Partïon ac mae’n disodli unrhyw gytundeb ysgrifenedig neu lafar blaenorol rhyngddynt ac nid yw’n cael ei effeithio gan unrhyw addewid arall, cynrychiolaeth, gwarant, defnydd, arfer neu gwrs delio. Mae’r partïon yn cadarnhau nad ydynt wedi ymrwymo i’r Cytundeb hwn ar sail unrhyw gynrychiolaeth nad yw wedi’i hymgorffori’n benodol yn y Cytundeb hwn. Ni fydd unrhyw beth yn y Weithred hon yn eithrio atebolrwydd am unrhyw ddatganiad neu weithred dwyllodrus a wnaed cyn dyddiad y Weithred hon.

7.2 Ni chaiff unrhyw hepgoriad gan unrhyw Barti o unrhyw achos o dorri’r Cytundeb hwn ei ystyried yn hepgoriad o unrhyw achos dilynol o dorri’r un ddarpariaeth neu unrhyw ddarpariaeth arall.

7.3 Ni fydd analluedd, anghyfreitrwydd neu anorfodadwyedd unrhyw un o ddarpariaethau’r Weithred hon yn effeithio ar ddilysrwydd, cyfreithlondeb na gorfodadwyedd gweddill darpariaethau’r Weithred hon

7.4 Ni fydd unrhyw Barti yn atebol am unrhyw oedi neu fethiant i gyflawni ei rwymedigaethau o dan y Weithred hon o ganlyniad i resymau y tu hwnt i’w reolaeth resymol, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i weithredoedd Duw, rhyfel, llifogydd, tân, anghydfodau llafur, oedi is-gontractwyr, streiciau, cloi allan, terfysgoedd, anghydfod sifil, difrod maleisus, ffrwydrad, gweithredoedd llywodraethol ac unrhyw ddigwyddiadau tebyg eraill. Nid yw methu â gwneud taliad oherwydd diffyg arian yn y Cyfrif Banc yn ddigwyddiad force majeure.

7.5 Dim ond am eu gweithredoedd a/neu eu hepgoriadau eu hunain o dan y Weithred hon y mae’r Is-Gontractwyr yn atebol ac nid gweithredoedd a/neu hepgoriadau unrhyw un o’r Is-gontractwyr eraill. Nid yw’r Is-Gontractwyr yn atebol ar y cyd ac yn unigol o dan y Weithred hon.

7.6. Ni chaiff unrhyw barti aseinio ei fuddiant yn y Weithred hon (neu unrhyw ran) heb gydsyniad ysgrifenedig y partïon eraill, y cyfryw gydsyniad i beidio â chael ei ddal yn ôl neu ei ohirio’n afresymol.

7.7 Ni fydd unrhyw berson nad yw’n rhan o’r Weithred hon yn gorfod cydymffurfio ag unrhyw un o delerau ac amodau’r Weithred.

7.8 Caiff y Weithred hon ei llywodraethu a’i dehongli yn unol â chyfraith Cymru a Lloegr (fel y mae’n gymwys yng Nghymru) ac mae’r partïon yn cytuno i gyflwyno i awdurdodaeth unigryw llysoedd Cymru a Lloegr.

Dyma’r dangosyddion perfformiad allweddol gofynnol a argymhellir i’w nodi pob chwarter.

Perfformiad gweithredu

KPI 1

Canran Cyflenwyr Haen 2 neu haen is sy’n cyfrif am o leiaf 1% o werth dyfarnu’r contract NET sydd wedi cofrestru fel buddiolwyr y PBA

Cyfrifwyd gan:

Nifer y cyflenwyr Haen 2 neu haen is sy’n cyfrif am o leiaf 1% o werth dyfarnu’r contract NET a gofrestrwyd fel buddiolwyr y PBA

rhanedig â

Cyfanswm yr is-gontractwyr / cyflenwyr ar y prosiect

DS - Mae polisi PBA yn ei gwneud yn ofynnol i bob is-gontractwr / cyflenwr o’r fath gael ei wahodd i ymuno â’r PBA felly dylai KPI 1 fod yn 100% yn ddelfrydol. Os bydd cyflenwyr sy’n cyfrif am o leiaf 1% o brif werth dyfarnu’r contract yn dewis optio allan, dylai SCC geisio a chofnodi esboniad i gyflenwyr sy’n gwneud hynny.

KPI 2

Canran y busnesau is-gontractwyr / cyflenwyr yn y gadwyn gyflenwi prosiect / contract sy’n cymryd rhan yn y CPB.

Cyfrifwyd gan:

Nifer yr is-gontractwyr neu gyflenwyr sydd wedi cofrestru fel buddiolwyr y PBA

rhanedig â

Cyfanswm yr is-gontractwyr / cyflenwyr ar y prosiect

DS - Mae polisi PBA yn argymell targed o 80%.

KPI 3

Canran y busnesau is-gontractwyr / cyflenwyr yn y gadwyn gyflenwi prosiect / contract yn ôl gwerth (£) sy’n cymryd rhan yn y CBP.

Cyfrifwyd gan:

Gwerth y contract (£) ar gyfer isgontractwyr neu gyflenwyr sydd wedi cofrestru fel buddiolwyr y CPB

rhanedig â

Cyfanswm gwerth y contract (£) ar gyfer isgontractwyr / cyflenwyr ar y prosiect.

KPI 4

Rhesymau dros beidio â chymryd rhan aelodau’r gadwyn gyflenwi (gweler Eithriadau i gyfranogiad is-gontractwyr / cyflenwyr, tudalen 10 o’r canllawiau hyn).

Perfformiad talu CBP ym mhob cylch talu

• Perfformiad talu SCC o’r dyddiad dyledus i adneuo swm ardystiedig yn CPB (mewn diwrnodau calendr).
• Perfformiad talu banc o adneuo swm ardystiedig i dderbyn taliad gan fuddiolwyr (mewn diwrnodau calendr).
• Y swm a hawliwyd gan bob buddiolwr CBP ym mhob cylch talu.
• Y swm a awdurdodwyd i bob buddiolwr CBP ym mhob cylch talu.
• Y swm a dalwyd i bob buddiolwr CBP ym mhob cylch talu.

Perfformiad talu ar gyfer y gadwyn gyflenwi y tu allan i’r CBP ym mhob cylch talu

• Perfformiad talu - yr amser cyfartalog a gymerir ar gyfer taliadau i gyrraedd cyfrif is-gontractwr o’r dyddiad y mae’r Rheolwr Prosiect yn ardystio taliad (mewn diwrnodau calendr).
• Perfformiad talu - Yr amser byrraf a gymerir ar gyfer taliad i gyrraedd cyfrif is-gontractwr o’r dyddiad y mae’r Rheolwr Prosiect yn ardystio taliad (mewn diwrnodau calendr).
• Perfformiad talu - Yr amser hiraf a gymerir i daliad gyrraedd cyfrif is-gontractwr o’r dyddiad y mae’r Rheolwr Prosiect yn ardystio taliad (mewn diwrnodau calendr).
• Y swm a hawliwyd gan bob is-gontractwr nad yw’n CBP ym mhob cylch talu.
• Y swm a awdurdodwyd i bob is-gontractwr nad yw’n CBP ym mhob cylch talu.
• Y swm a dalwyd i bob is-gontractwr nad yw’n CBP ym mhob cylch talu.

Efallai y byddwch am fynegi hynny naill ai fel:

• Canran o’r gwariant sydd i’w dalu drwy’r CBP, er enghraifft 80% o wariant y prosiect (ac eithrio taliadau atodol), NEU
• Canran o is-gontractwyr i’w talu drwy’r CBP, gyda chanrannau gwahanol yn cael eu darparu ar gyfer gwahanol haenau, er enghraifft 90% o’r holl gontractwyr Haen 2, 80% o’r holl gontractwyr Haen 3, 70% o Haen 3.

Ffurflen i is-gontractwyr yn nodi nad ydynt am ymuno

Cadarnhau (gwrthod gwahoddiad i ymuno) â Chyfrif Banc Prosiect.