Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 010: Cyfrifon banc prosiectau

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang

• Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn yn weithredol o ddyddiad cychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024. Mae’r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) yn weithredol o ddyddiad cychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024. Ar gyfer caffaeliadau sydd wedi cychwyn cyn y dyddiad hwn (24 Chwefror 2025), gweler WPPN 03/21.
• Mae wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu newidiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael 2024, megis terminoleg newydd. Nid yw'n golygu newid mewn polisi.
• Dylid darllen unrhyw bolisi ar y cyd â Datganiad Polisi Caffael Cymru, Deddf Caffael 2023, Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 a Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023.
• Ni ddylid ei drin fel cyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddo fod yn gynhwysfawr – dylai partïon contractio ofyn am eu cyngor annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol. Sylwer hefyd bod y gyfraith yn gallu newid yn gyson ac y dylid ceisio cyngor mewn achosion unigol.
• Mae’r nodyn yn tybio bod gan y darllenydd lefel benodol o wybodaeth am gaffael cyhoeddus. Mae ar gael drwy wefan Llywodraeth Cymru LLYW.CYMRU a dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau at PolisiMasnachol@llyw.cymru neu at wasanaethau i gwsmeriaid Llywodraeth Cymru.
• Bydd cyfeiriadau at 'Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024' yn cael eu mynegi yma fel "y gyfundrefn gaffael".

1.1 Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn annog yn annog defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau (CBP) fel ffordd o fynd i'r afael ag arferion talu gwael mewn cadwyni cyflenwi sector cyhoeddus drwy hwyluso taliadau teg a phrydlon.

1.2 Mae defnyddio CBP yn cefnogi nodau llesiant Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 sef ‘Cymru Lewyrchus’, ‘Cymru Iachach’ a ‘Cymru Gydnerth’ yn eu heffaith gadarnhaol ar yr economi a lles meddyliol, drwy sicrhau telerau talu prydlon a theg sy'n lleddfu pwysau llif arian yn enwedig ar fusnesau bach a chanolig (BBaChau).

1.3 Mae'r WPPN yn nodi Polisi Llywodraeth Cymru ar CBP ar gyfer adrannau Llywodraeth Cymru y mae'n ofynnol iddynt gymhwyso CBP oni bai bod rhesymau cymhellol dros beidio â gwneud hynny a hyrwyddo'r defnydd o CBP fel arfer gorau i Awdurdodau Cymreig Datganoledig.

2.1 Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i ddefnyddio caffael fel sbardun ar gyfer manteision economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol a chefnogi swyddi a thwf. Dylai caffael cyhoeddus helpu i hyrwyddo Cymru fel lle da i wneud busnes a dylai ddarparu mecanweithiau sy'n caniatáu i gyflenwyr o bob maint ffynnu, mae CBP yn fecanwaith sy'n cefnogi'r ethos hwn.

2.2 CBP yw'r arfer gorau o ran sicrhau taliad teg a phrydlon yn y gadwyn gyflenwi. Mae'n bwysig sicrhau llif arian drwy gadwyni cyflenwi er mwyn lleihau'r risg o fethiant yn y gadwyn gyflenwi i fusnesau Cymru a galluogi dosbarthu arian yn gyflymach drwy'r economi a chymunedau lleol.

2.3 Er bod CBP wedi'u datblygu mewn ymateb i arferion talu gwael yn y gadwyn gyflenwi sy'n parhau yn y diwydiant adeiladu, gellir eu cymhwyso hefyd mewn unrhyw gontract sy'n dibynnu ar is-gontractwyr.

2.4 Mae Polisi CBP Llywodraeth Cymru wedi'i lywio gan y profiad o weithredu CBP gan Adrannau Llywodraeth y DU (Highways England), Gweithrediaeth Gogledd Iwerddon a Llywodraeth yr Alban wedi'i ategu gan gyfres o brosiectau peilot yng Nghymru rhwng 2015 a 2017.

3.1 Mae BBaChau yn chwarae rhan hollbwysig yn y gwaith o gyflawni prosiectau sector cyhoeddus drwy drefniadau is-gontractio.  Mae mynediad at gyllid a llif arian yn hanfodol i unrhyw fusnes a dim mwy felly na busnesau llai sydd ag adnoddau cyfyngedig. Felly, mae'n hanfodol bod cleientiaid y sector cyhoeddus yn sicrhau taliadau teg a phrydlon, nid yn unig i'n contractwyr haen 1 ond i'w cadwyni cyflenwi wrth gyflawni contractau cyhoeddus.

3.2 Cyfrifon banc wedi'u neilltuo yw CBP gyda statws ymddiriedolaeth sy'n gweithredu fel mecanwaith ar gyfer gwneud taliadau yn unig. Mae CBP yn disodli'r telerau talu aml-haen traddodiadol rhwng haenau dilynol yn y gadwyn gyflenwi gyda thaliadau ar y pryd i'r contractwr arweiniol a phartneriaid yn y gadwyn gyflenwi. Mae dulliau talu traddodiadol wedi arwain at is-gontractwyr fel arfer yn gorfod rheoli 60-90 diwrnod, neu delerau talu hirach mewn rhai achosion, tra bod taliadau drwy CBP fel arfer yn cymryd rhwng 3-5 diwrnod o adneuo arian i'r cyfrif ar ôl ardystio'r amserlen dalu.

3.3 Mae gan CBP y fantais ychwanegol o symleiddio prosesau talu cleientiaid, contractwyr ac isgontractwyr. Mae is-gontractwyr yn elwa ymhellach o’r CBP wrth iddynt leddfu'r baich amser a chost o fynd ar drywydd taliadau hwyr a thrafodion datrys anghydfodau drwy sicrhau prydlondeb a sicrwydd talu.

3.4 O dan Ddeddf Caffael 2023 mae telerau talu ymhlyg mewn contractau cyhoeddus, sydd hefyd yn gymwys i is-gontractau a chontractau rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy, pan fo'n rhaid talu unrhyw swm sydd i'w dalu o dan gontract cyhoeddus neu gontract rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy gan Awdurdod Cymreig Datganoledig o fewn 30 diwrnod. Dylai Awdurdodau Cymreig Datganoledig hefyd fod yn ymwybodol bod rhai eithriadau i'r teler ymhlyg hwn (gweler adrannau 68, 73 ac 88 o'r Gyfundrefn Gaffael. Dylai Awdurdodau Cymreig Datganoledig ystyried a ellid defnyddio CBP yn y contract i helpu i gyflawni'r teler talu 30 diwrnod hwn, gan mai bwriad CBP yw helpu i sicrhau taliad prydlon nid yn unig i'r prif gontractwyr, ond i lawr y gadwyn gyflenwi. Gall CBP hefyd ddiogelu Awdurdodau Cymreig Datganoledig rhag camau cyfreithiol o dan Ddeddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998 sy'n caniatáu i fusnesau o unrhyw faint hawlio llog statudol ar dalu anfonebau diamheuol yn hwyr o fewn 30 diwrnod.

3.5 Yn ogystal â darparu diogelwch a sicrwydd o ran talu i'r gadwyn gyflenwi, gall CBP hefyd sicrhau arbedion effeithlonrwydd. Dangosodd dadansoddiad cost a budd a gynhaliwyd ar gyfer Adran Tai a Gwaith Cyhoeddus Queensland (Delloitte 2017) fanteision cyflwyno CBP i'r sefydliad contractio a'r gadwyn gyflenwi, yn bennaf drwy'r gostyngiad yn y costau a'r gorbenion sy'n ymwneud â mynd ar drywydd dyledion a gweinyddu.

3.6 Mae gan lif arian mwy sefydlog a mwy o hylifedd o ganlyniad i amserlenni talu byrrach y potensial i gynyddu cynhyrchiant a chreu cyfleoedd cyflogaeth a hyfforddiant yn ein cadwyni cyflenwi.

4.1 Bydd contractau / prosiectau priodol yn dibynnu i raddau helaeth ar werth a hyd y prosiect ac i ba raddau y bydd y contract yn cael ei ddarparu gan is-gontractwyr Fel canllawiau cyffredinol, gellir defnyddio'r meini prawf canlynol i nodi 'contractau / prosiectau priodol':

1. Unrhyw gontractau sy'n defnyddio cadwyn gyflenwi is-gontractio sylweddol
2. O dros 6 mis o hyd a
3. Gwerth dros £2 filiwn 'net'*

* Gwerth net £2m - Prif ddiben CBP yw diogelu is-gontractwyr a allai fod yn agored i risg llif arian, ac felly'r ffocws ar werth elfen adeiladu prosiectau gan mai dyma lle mae'r prif risg i is-gontractwyr yn codi.

4.2 Eithriadau i'r trothwy net o £2 filiwn

1. Prosiectau gwerth llai na £2 filiwn net*
2. yn fyrrach na 6 mis o hyd
3. Pan fo prif gontractwr yn rhoi ymrwymiad cadarn i hunan-gyflawni dros 75% o'r contract.

* Gwerth net £2m - Prif ddiben CBP yw diogelu is-gontractwyr a allai fod yn agored i risg llif arian, ac felly'r ffocws ar werth elfen adeiladu prosiectau gan mai dyma lle mae'r prif risg i is-gontractwyr yn codi. Felly, gall cleientiaid eithrio costau rhagarweiniol / cam dylunio wrth asesu a yw prosiect / contract yn bodloni'r trothwy o £2m e.e. TAW, yswiriant a chostau / gorbenion eraill nad ydynt yn effeithio ar y gadwyn gyflenwi.

4.3 Cwmpas y gadwyn gyflenwi

Er mwyn cael yr effaith fwyaf posibl, argymhellir bod 80% o'r busnesau hynny sy'n ymwneud â'r gadwyn gyflenwi o brosiectau priodol yn cael eu talu drwy'r CBP. Argymhellir hefyd ym mhob achos pan fo CBP yn cael ei gymhwyso, rhaid gwahodd is-gontractwyr sy'n cyfrif am 1% neu fwy o werth dyfarnu'r prif gontract i ymuno â'r CBP, a dylai ceisiadau gan y rhai sy'n cyfrif am lai nag 1% gael eu hystyried gan y cleient a'r prif gontractwr.

5.1. Mae'r WPPN hwn yn uniongyrchol berthnasol i: holl gontractau adeiladu a seilwaith Llywodraeth Cymru ac unrhyw 'gontractau priodol' eraill gwerth £2m neu fwy (gweler adran 4) a ddarperir yn uniongyrchol ar ran Adrannau Llywodraeth Cymru sy'n ei gwneud yn ofynnol i CBP gael ei gymhwyso oni bai bod rhesymau cymhellol dros beidio â gwneud hynny. Pan nodir rheswm Cymhellol, rhaid cwblhau adroddiad penderfynu sy'n manylu ar y rhesymau hynny a'i ffeilio i ganiatáu archwilio.

5.2 Mae prosiectau adeiladu a seilwaith ac unrhyw gontractau priodol eraill gwerth £2m neu fwy (gweler adran 4) sy'n cael eu hariannu'n llawn, yn rhannol neu'n Grant a ariennir gan Lywodraeth Cymru sy'n ei gwneud yn ofynnol i CBP gael ei ddefnyddio oni bai bod rhesymau cymhellol dros beidio â gwneud hynny.

5.3 Argymhellir y WPPN hwn hefyd i bob Awdurdod Cymreig Datganoledig fel arfer da ar gyfer talu teg a dylid ei ddarllen ar y cyd â WPPN 011 a ellir ei ddosbarthu (er gwybodaeth) o fewn eich sefydliad, yn enwedig gan dynnu sylw'r rhai sydd â rôl comisiynu, cynllunio caffael a rheoli contractau neu'r rhai sy'n ymwneud â chyflawni prosiectau adeiladu a seilwaith.

6.1. Cynghorir cyrff sector cyhoeddus Cymru i gymhwyso polisi CBP fel arfer gorau o ran talu'n deg wrth gyflawni prosiectau adeiladu a seilwaith hunangyllidol lle y bo'n briodol.

6.2. Pan nad oes gan gontractau neu fframweithiau presennol opsiwn CBP, dylid ymgorffori'r rhain ym manyleb contractau a fframweithiau 'priodol' pan gânt eu hail-dendro.

• Deddf Caffael 2023
• Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024
• Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023
• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015

8.1 Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn yn berthnasol i gaffaeliadau a gychwynnwyd o dan y gyfundrefn gaffael ac felly mae'n weithredol o gychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 hyd nes y caiff ei ddisodli neu ei ganslo.

9.1 Mae'r defnydd o CBP yn cefnogi gweithredu WPPS 2021 (sy'n gosod y weledigaeth strategol ar gyfer caffael yn y sector cyhoeddus yng Nghymru), yn benodol Egwyddor 5. Mae Egwyddor 5 yn hyrwyddo cefnogaeth i ‘... amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy’n gysylltiedig â chaffael blaengar, megis yr Economi Sylfaenol a Chylchol, drwy weithgarwch caffael cydweithredol, sy’n seiliedig ar leoedd (boed yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu’n lleol) sy’n meithrin cadwyni cyflenwi lleol gwydn’.

9.2 Mae CBP yn y cyd-destun hwn yn cefnogi talu holl isgontractwyr o fewn cadwyn gyflenwi yn gyflym ac effeithlon, gan gynnwys y rhai a allai fod yn fusnesau lleol yng Nghymru. Mae talu cadwyni cyflenwi lleol ar amser yn helpu'r busnesau hyn i dyfu a chynnal eu busnes, sydd yn ei dro yn cefnogi'r economi leol gyda swyddi sefydlog a chyfleoedd ar gyfer cyflogaeth yn y dyfodol.

10.1 Mae WPPN 011, ‘Canllawiau ar Ddefnyddio Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru’ i gefnogi gweithredu'r Polisi hwn ar gael ar wefan Llywodraeth Cymru Llyw.Cymru

10.2 Mae'r Canllawiau ar Ddefnyddio Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru’ yn amlinellu'r gofynion sylfaenol yn Atodiad 1 ar gyfer Cyfrifon Banc Prosiect, sut i weithredu CBP, rolau a chyfrifoldebau'r sefydliadau dan sylw a dogfennau enghreifftiol.

10.3 Mae modiwl eDdysgu Cyfrifon Banc Prosiectau (CBP) ar gael drwy borthol Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru Learning@Wales.

10.4 O fis Ionawr 2025, penodwyd Barclays, Lloyds a NatWest yn Ddarparwyr Gwasanaeth Enwebedig. Gall contractwyr sy'n defnyddio'r banciau hyn fod yn sicr o dderbyn lefel uchel o gefnogaeth ac arbenigedd wrth sefydlu eu CBP. Gellir dod o hyd i fanylion llawn y cytundeb hwn yn WPPN 011 'Canllawiau ar Ddefnyddio Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru'.

11.1 Dylid cyfeirio ymholiadau sy'n gysylltiedig â'r WPPN hwn at PolisiMasnachol@llyw.cymru

12.1 Mae Llywodraeth Cymru yn falch o gydnabod ei bod wedi defnyddio'r cyhoeddiadau a'r sefydliadau canlynol i ategu ei hymchwil ei hun i gynhyrchu'r nodyn hwn:

• Grŵp Taliadau Teg y DU
• Llywodraeth yr Alban
• Gweithrediaeth Gogledd Iwerddon
• Priffyrdd Lloegr
• Asiantaeth yr Amgylchedd

Cyfeiriadau

• “A Guide to best Fair Payment practices” The Office of Government Commerce (OGC) 2007
• Project Bank Accounts - Briefing document (Cabinet Office 10 February 2012
• A Guide to the implementation of Project Bank Accounts (PBAs) in construction for government clients. (Cabinet Office 03 July 2012)
• Analysis of security of payment reform for the building and construction industry – addendum report - Queensland Department of Housing and Public Works (Delloitte July 2017)