Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 012: Canllaw i Awdurdodau Datganoledig Cymru ar Neilltuo Tendrau sydd o dan y Trothwy

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n fwy cyfartal
• Cymru o gymunedau cydlynus
• Cymru sy’n  gyfrifol ar lefel fyd-eang

• Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn yn weithredol o ddyddiad cychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024. Ar gyfer caffaeliadau sydd wedi cychwyn cyn y dyddiad hwn (24 Chwefror 2025), gweler WPPN 05/21.
• Mae wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu newidiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael 2024, megis terminoleg newydd. Nid yw'n golygu newid mewn polisi.
• Dylid darllen unrhyw bolisi ar y cyd â Datganiad Polisi Caffael Cymru, Deddf Caffael 2023, Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 a Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023.
• Ni ddylid ei drin fel cyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddo fod yn gynhwysfawr – dylai partïon contractio ofyn am eu cyngor annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol. Sylwer hefyd bod y gyfraith yn gallu newid yn gyson ac y dylid ceisio cyngor mewn achosion unigol.
• Mae’r nodyn yn tybio bod gan y darllenydd lefel benodol o wybodaeth am gaffael cyhoeddus. Mae ar gael drwy wefan Llywodraeth Cymru LLYW.CYMRU a dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau at PolisiMasnachol@llyw.cymru neu at wasanaethau i gwsmeriaid Llywodraeth Cymru.
• Bydd cyfeiriadau at 'Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024' yn cael eu mynegi yma fel "y gyfundrefn gaffael".

1.1 Mae WPPN 012 yn mabwysiadu ac yn datblygu Nodyn Polisi Caffael Llywodraeth y DU PPN 005 Reserving below threshold procurements (‘UKG PPN 005’) a’r canllawiau cysylltiedig PPN 005 Guide to reserving below threshold procurements (“UKG PPN 005 Guide”) a gyhoeddwyd gan Swyddfa’r Cabinet.

1.2 UKG PPN 005 yn darparu gwybodaeth ac arweiniad ar yr opsiynau sydd ar gael i ‘In Scope organisations’ (yn Lloegr, mae “In Scope organisations” yn golygu adrannau’r Llywodraeth ganol, eu hasiantaethau gweithredol a chyrff anadrannol) fel y’u gelwir ar gyfer symleiddio’r drefn gaffael mewn perthynas â gwariant ar gontractau nwyddau, gwasanaethau a gwaith sydd werth llai na’r trothwyon cymwys. Mae hefyd yn annog ‘in scope organisations’ i neilltuo tendrau isel eu gwerth ar gyfer Busnesau Bach a Chanolig (BBaChau) a Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol (MGCChau), ac i gyflenwyr mewn ardaloedd penodol.

1.3 Mae’r Ddeddf Caffael (adran 5 o’r ‘Ddeddf’) yn diffinio contract o dan y trothwy fel a ganlyn:

1. contract i gyflenwi, am fuddiant ariannol, nwyddau, gwasanaethau neu waith i awdurdod contractio
2. fframwaith, neu
3. contract consesiwn, sydd â gwerth amcangyfrifedig o dan y trothwy ar gyfer y math o gontract.

1.4 Mae contract dros y trothwy yn cael ei ystyried yn ‘gontract cyhoeddus’ (yn ôl diffiniad adran 3 o’r Ddeddf). Amlinellir y trothwyon yn Atodlen 1 i’r Ddeddf. Noder bod y trothwyon yn cael eu diweddaru bob dwy flynedd i sicrhau bod y DU yn parhau i gydymffurfio â’i rhwymedigaethau rhyngwladol, drwy alinio trothwyon perthnasol yn y Ddeddf â throthwyon y DU yn y Cytundeb ar Gaffael gan Lywodraethau. Mae’r trothwyon diweddaraf ar gael yn y canllawiau ar ‘drothwyon’.

1.5 Mae’r Ddeddf yn diffinio ‘contract o dan y trothwy a reoleiddir’ ymhellach fel contract o dan y trothwy nad yw’n gontract esempt, yn gontract consesiwn nac yn gontract cyfleustodau (Adran 84((1). Mae adran 84(2) o’r Ddeddf yn egluro nad yw’r darpariaethau ar gyfer contract o dan y trothwy yn Rhan 6 o’r Ddeddf yn gymwys i gaffaeliadau a wneir gan ysgol, awdurdod a drosglwyddwyd i Ogledd Iwerddon (oni bai ei fod o dan drefniant caffael datganoledig neu drefniant a gedwir yn ôl o ran Cymru), neu o dan drefniant a drosglwyddwyd i Ogledd Iwerddon (h.y. gan ddefnyddio fframwaith neu farchnad ddeinamig wedi’i sefydlu gan awdurdod a drosglwyddwyd i Ogledd Iwerddon - gweler adran 114 o’r Ddeddf am y diffiniadau o’r trefniadau caffael sy’n gymwys o dan y Ddeddf). Gweler adran 84 o’r Ddeddf am ragor o fanylion.

Dylai Awdurdodau Datganoledig Cymru nodi bod y trothwyon wrth gyhoeddi hysbysiadau mewn perthynas â ‘chontractau o dan y trothwy a reoleiddir’ ar gyfer pob awdurdod datganoledig yng Nghymru (oni bai ei fod yn caffael o dan drefniant caffael a gedwir yn ôl) yn wahanol i’r rhai fel y maent wedi’u hysgrifennu yn adran 87(4) o’r Ddeddf, ac maent fel a ganlyn:

• Ar gyfer bob awdurdod datganoledig yng Nghymru – heb fod yn llai na £30,000 gan gynnwys TAW.

1.6 Mae ‘trefniant caffael a gedwir yn ol’ yn drefniant caffael nad yw’n (a) trefniad caffael datganoledig Cymru, (b) trefniant caffael a drosglwyddwyd i Ogledd Iwerddon, neu (c) trefniant caffael datganoledig yr Alban (gweler adran 114(5) o’r Ddeddf Caffael). Er enghraifft, byddai fframwaith wedi’i sefydlu gan Wasanaethau Masnachol y Goron yn drefniant caffael a gedwir yn ôl.

1.8 Mae’r WPPN hwn yn rhoi gwybodaeth ac arweiniad yn benodol i Awdurdodau Datganoledig Cymru ar neilltuo contractau sydd o dan y trothwy. Mae hefyd yn nodi’r cyfeiriadau yn y canllawiau UKG PPN 005 a UKG PPN 005 Guide sy’n wahanol ar gyfer Awdurdodau Datganoledig Cymru.

2.1 Mae’r WPPN hwn wedi’i gyhoeddi i gynorthwyo holl Awdurdodau Datganoledig Cymru, gan gynnwys adrannau Llywodraeth Cymru, cyrff GIG Cymru, Cyrff a Noddir gan Lywodraeth Cymru, awdurdodau lleol (caiff awdurdodau lleol eu hatal rhag neilltuo contractau yn ôl lleoliad daearyddol gan adran 17(5)(e) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1988. Gweler paragraff 3.1 isod.) a gweddill y sector cyhoeddus.

2.2 A fyddech cystal â rhannu’r WPPN â phob rhan o’ch sefydliad ac â sefydliadau perthnasol eraill rydych yn gyfrifol amdanynt, gan dynnu sylw’r rheini sydd â chyfrifoldebau caffael, masnachol a chyllidol yn arbennig.

3.1 Mae’r DU wedi ymadael â’r UE. Mae hynny’n golygu bod gennym fwy o ryddid o ran gwariant contractau nwyddau, gwasanaethau a gwaith sydd werth llai na’r trothwyon statudol cymwys. Mae’r canllaw hwn yn rhoi’r opsiwn i Awdurdodau Datganoledig Cymru neilltuo tendrau caffael sydd o dan y trothwy yn benodol ar gyfer Busnesau Bach a Chanolig (BBAChau) a Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol (MGCCHau). Mae’n cynnig opsiynau hefyd i rai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru SCC neilltuo contractau ar gyfer cyflenwyr mewn ardaloedd penodol. Noder, fodd bynnag, na chaniateir neilltuo contractau fel hyn ar gyfer awdurdodau lleol yng Nghymru (Adran 17(5)(e) Mae Deddf Llywodraeth Leol 1988 yn gwahardd awdurdod lleol rhag ystyried "lleoliad gweithgareddau busnes neu fuddiannau contractwyr mewn unrhyw wlad neu diriogaeth" wrth wneud penderfyniadau caffael).

4.1 Neilltuo contractau

Mae UKG PPN 005, yn cynghori y dylai contractau sydd o dan y trothwy naill ai gael eu neilltuo ar gyfer un sir neu gael eu hysbysebu drwy’r DU yn gyfan. Er bod Llywodraeth Cymru yn cytuno â hyn, rydym am ymestyn y canllawiau ymhellach i gynnwys hysbysebu contractau fesul rhanbarth, cyn belled â bod ardal y rhanbarth yn cael ei diffinio'n gywir yn y dogfennau tendro. Drwy hynny, cysylltir â mwy o gyflenwyr a cheir mwy o gyfleoedd i gydweithio.

Efallai yr hoffai Awdurdodau Datganoledig Cymru ystyried, lle bo hynny’n briodol, yr opsiynau canlynol wrth gaffael contractau sydd o dan y trothwy:

4.1.1 Neilltuo tendr caffael ar gyfer lleoliad y cyflenwr

Mae hyn yn golygu cynnal cystadleuaeth a nodi mai dim ond cyflenwyr mewn ardal benodol sy’n cael cynnig am y contract. Gallai'r ardal honno olygu’r DU gyfan, neu gallai fod yn sir neu ranbarth yn y DU, gan ddibynnu ar yr amcanion dan sylw, e.e. cefnogi cadwyni cyflenwi domestig y DU a hyrwyddo cydnerthedd a chapasiti, neu, lle bo'n briodol, mynd i'r afael ag anghydraddoldeb economaidd a chefnogi recriwtio, hyfforddiant, sgiliau a buddsoddi lleol. Yn unol â UKG PPN 005, ni ddylai Awdurdodau Datganoledig Cymru ddiffinio ardal yn ôl gwledydd y DU (h.y. Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon) a lle cedwir tendr ar gyfer sir, dim ond un sir y gellir ei henwi. Yn yr un modd, os caiff ei neilltuo i ranbarth, gellir ond neilltuo’r tendr i gyflenwyr un rhanbarth. Dylid disgrifio lleoliad y cyflenwr drwy gyfeirio at ble mae'r cyflenwr wedi'i leoli neu ei sefydlu a lle mae’n cynnal gweithgareddau  busnes sylweddol yn hytrach na lleoliad swyddfa gofrestredig y busnes yn unig.

4.1.2 Neilltuo tendrau caffael ar gyfer Busnesau Bach a Chanolig (BBaChau) a Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol (MGCChau)

Mae hyn yn golygu cynnal cystadleuaeth a nodi mai dim ond BBaChau a MGCChau sy’n cael cynnig am y contract. Mae Llywodraeth Cymru yn cytuno â neilltuo contractau sydd o dan y trothwy ar gyfer VVaChau a MGCChau lle bo hynny’n briodol. O gofio gwerth gwasanaethau a chontractau gwaith, mae cymorth ar gael i fusnesau bach a chanolig a MGCChau/y trydydd sector ar gyfer tendro am gontractau. Ewch i wefan Busnes Cymru i gael rhagor o wybodaeth am y cymorth sydd ar gael i fusnesau bach.

4.1.3 Dylid ystyried yr opsiynau hyn fesul achos, a gellir gwneud hynny fesul un neu gyda'i gilydd, ble y caniateir hyn. Er enghraifft, efallai y bydd Awdurdodau Datganoledig Cymru am neilltuo’r tendr ar gyfer cyflenwyr mewn lleoliad penodol (y DU gyfan, sir neu ranbarth yn y DU) ac ar gyfer BBaCHau a MGCChau yn unig.

4.1.4 Awdurdodau Datganoledig Cymru ddisgrifio'n glir yn eu hysbysiadau a dogfennau caffael ar gyfer pwy y maent am neilltuo’r tendrau, gan gynnwys y diffiniadau safonol o BBaChau / MGCChau, ac unrhyw gyfyngiadau ar leoliad cyflenwyr a dylid disgrifio’r rheini mor gywir â phosibl.

4.2 Ystyriaethau eraill ynghylch lleoliad cyflenwyr

4.2.1 Wrth ystyried lleoliad cyflenwr, dylai Awdurdodau Datganoledig Cymru ystyried a yw'r cyflenwr wedi'i leoli neu ei sefydlu mewn lleoliad penodol ac a yw’n cynnal gweithgareddau busnes sylweddol yn y lleoliad hwnnw. Yn y cyd-destun hwn, mae hyn yn golygu bod ffatri neu ganolfan barhaol arall yn y lleoliad hwnnw lle mae gweithgareddau busnes ystyrlon yn cael eu cynnal yn hytrach na swyddfa gofrestredig yn unig. Er enghraifft, os yw'r tendr yn cael ei neilltuo ar gyfer cyflenwyr yn y DU gyfan, neu mewn rhanbarth fel Gogledd Cymru, ni ddylai hyn atal cyflenwyr tramor rhag cymryd rhan cyn belled â'u bod wedi'u lleoli neu eu sefydlu yno a bod yn cynnal gweithgareddau busnes sylweddol yno.

4.2.2 Dylai Awdurdodau Datganoledig Cymru nodi a rheoli’r risg o dwyll a llygredd wrth gaffael o dan y trothwy, gan nodi amddiffyniadau a chamau lliniaru priodol ar gyfer rheoli’r risgiau hynny.

4.2.3 Mae’n bwysig bod yn ymwybodol y gall busnes sefydlu swyddfeydd ffug er mwyn cael bod yn gymwys am gontractau sydd wedi’u diffinio yn ôl ardal. Felly dylid cymryd camau rheoli risg priodol cyn caffael o dan y trothwy. I leihau’r risg, dylai Awdurdodau Datganoledig Cymru gadarnhau manylion y cyflenwr dan sylw yn Nhŷ’r Cwmnïau a chyda ffynonellau gwybodaeth eraill. Gallai Awdurdodau Datganoledig Cymru ofyn i’r cyflenwr ei hun am gadarnhad a / neu lle bo hynny’n briodol gallai ymweld â’r safle i sicrhau bod y cyflenwr yn wir yn cynnal gweithgareddau busnes sylweddol yn y lleoliad hwnnw.

4.2.4 Os nad yw Awdurdodau Datganoledig Cymru yn fodlon â'r atebion y mae wedi'u cael, a bod y dystiolaeth yn awgrymu nad yw'r cyflenwr yn cynnal gweithgareddau yn y lleoliad a ddiffinnir, yna ni ddylai Awdurdodau Datganoledig Cymru ganiatáu i'r cyflenwr gymryd rhan yn y broses gaffael.

4.3 Gwerthwch i Gymru

4.3.1 Yn y WPPN hwn, GwerthwchiGymru yw porthol hysbysebu Awdurdodau Datganoledig Cymru.

4.3.2 Ar gyfer cyfleoedd a gyhoeddir drwy GwerthwchiGymru rhaid rhoi digon o gefnogaeth a’u hyrwyddo’n ddigonol fel bod sefydliadau’n cofrestru ar y system ac yn teimlo eu bod yn cael gwneud cais. Ewch i wefan Busnes Cymru i gael rhagor o wybodaeth am y cymorth sydd ar gael i fusnesau bach.

Gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Deddf Caffael 2023
• Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024
• Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023
• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015

Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn yn berthnasol i gaffaeliadau a gychwynnwyd o dan y gyfundrefn gaffael ac felly mae'n weithredol o gychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 hyd nes y caiff ei ddisodli neu ei ganslo.

Mae’r WPPN hwn yn gyson ag egwyddorion canlynol Datganiad Polisi Caffael Llywodraeth Cymru:

Egwyddor 1

Byddwn yn ysgogi gweithgarwch caffael cydweithredol yng Nghymru i sicrhau y canlyniadau cynaliadwy a hirdymor mwyaf posibl o ran gwerth cymdeithasol ac economaidd a all ddeillio o wariant cyhoeddus.

Egwyddor 5

Byddwn yn cefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy’n gysylltiedig â chaffael blaengar, megis yr Economi Sylfaenol a Chylchol, drwy weithgarwch caffael cydweithredol, sy’n seiliedig ar leoedd (boed yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu’n lleol) sy’n meithrin cadwyni cyflenwi lleol gwydn.

Egwyddor 10

Byddwn yn hyrwyddo caffael sy’n seiliedig ar werth sy’n sicrhau’r canlyniadau hirdymor gorau posibl i Gymru.

8.1 Er mwyn helpu i roi’r WPPN hwn ar waith, mae GwerthwchiGymru’n cynnig y cyfleuster “Dyfynbris Cyflym” i helpu Awdurdodau Datganoledig Cymru.  Mae’n ffordd i brynwyr gael dyfynbrisiau cystadleuol yn electronig ar gyfer tendrau isel eu gwerth trwy ddefnyddio cyflenwyr sydd wedi’u cofrestru ar GwerthwchiGymru. Defnyddir Dyfynbris Cyflym i gael dyfynbrisiau ar gyfer tendrau isel eu gwerth/isel eu risg neu i gynnal mini-gystadlaethau o fewn fframwaith.

8.2 Caiff manylion y Dyfynbris Cyflym eu creu ar-lein trwy’r dewin creu hysbysiadau a’u dosbarthu ymhlith rhestr ddethol o gyflenwyr. Mae sawl ffordd o hidlo a dewis y cyflenwyr rydych am eu gwahodd i gynnig trwy’r Proffil Canfod Cyflenwr. Bydd y Dyfynbris Cyflym ond yn cael ei anfon at y cyflenwyr a ddewisir ac ni chyhoeddir enwau’r cyflenwyr hynny ar y porthol. Felly, dim ond y cyflenwyr fydd wedi’u dewis i gynnig fydd yn cael gweld manylion y dyfynbris a chyflwyno ymateb.

8.3 Ar ôl cofrestru ar GwerthwchiGymru, gall unrhyw gyflenwr gael ei wahodd gan brynwr i gynnig dyfynbris.  Er mwyn gwella ei siawns o gael ei ddewis, dylai cyflenwr lenwi Proffil Canfod Cyflenwr llawn a chywir. Am ragor o fanylion, ewch i Ganllaw Defnyddwyr GwerthwchiGymru.

8.4 Am ragor o wybodaeth a chanllaw am y Dyfynbris Cyflym, ewch i wefan GwerthwchiGymru.

8.5 Canllawiau

Dylai Awdurdodau Datganoledig Cymru gyfeirio at y dogfennau canllaw canlynol sydd ar gael yn Deddf Caffael 2023: dogfennau canllaw:

• Platfform Digidol Cymru (GwerthwchiGymru)
• Dilyniant Hysbysiadau a Siartiau Llif
• Trothwyon
• Contractau o dan y trothwy
• Hysbysiadau manylion contract

8.6 Mae Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 hefyd yn darparu rhagor o fanylion ynghylch y meysydd perthnasol, fel Rheoliadau 25 (hysbysiadau tendro ar gyfer contractau sydd o dan y trothwy), 27 hysbysiadau tryloywder) a 37 hysbysiadau manylion contract: contractau o dan y trothwy)

8.7 Gweler hefyd ‘WPPN 004 – Tryloywder – Cyhoeddi Hysbysiadau Manylion Contract’ sy’n amlinellu’r gofynion ar gyfer Awdurdodau Datganoledig Cymru ynghylch cyhoeddi hysbysiadau manylion contract ar gyfer contractau sy’n werth £30,000 (gan gynnwys TAW) ac yn uwch.

Os oes gennych gwestiynau am y WPPN hwn, cysylltwch â;

• Polisi Masnachol: PolisiMasnachol@llyw.cymru.

Os oes gennych gwestiynau am y cymorth sydd ar gael i fusnesau bach, cysylltwch â:

• Llinell gymorth Busnes Cymru: 03000 6 03000

Llinell gymorth GwerthwchiGymru: 0800 222 9004

• UK Government Procurement Policy Note 005: Reserving below threshold procurements
• PPN 005 Guide to reserving below threshold procurements
• Canllaw Defnyddwyr GwerthwchiGymru
• Canllaw i Brynwyr - Dyfynbris Cyflym