Nodyn Polisi Caffael Cymru WPPN 004: Tryloywder – cyhoeddi hysbysiadau manylion contract

Image

• Cymru Iewyrchus

• Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn yn weithredol o ddyddiad cychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024. Ar gyfer caffaeliadau a ddechreuwyd cyn y dyddiad hwn (24 Chwefror 2025), gweler WPPN 01/24.
• Mae wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu newidiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael 2024, megis terminoleg newydd. Nid yw'n golygu newid mewn polisi.
• Dylid darllen unrhyw bolisi ar y cyd â Datganiad Polisi Caffael Cymru, Deddf Caffael 2023, Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 a Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023.
• Ni ddylid ei drin fel cyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddo fod yn gynhwysfawr – dylai partïon contractio ofyn am eu cyngor annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol. Sylwer hefyd bod y gyfraith yn gallu newid yn gyson ac y dylid ceisio cyngor mewn achosion unigol.
• Mae’r nodyn yn tybio bod gan y darllenydd lefel benodol o wybodaeth am gaffael cyhoeddus. Mae ar gael drwy wefan Llywodraeth Cymru LLYW.CYMRU a dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau at PolisiMasnachol@llyw.cymru neu at wasanaethau i gwsmeriaid Llywodraeth Cymru.
• Bydd cyfeiriadau at 'Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024' yn cael eu mynegi yma fel "y gyfundrefn gaffael".
• Sylwch fod pob trothwy yn y WPPN hwn yn cynnwys TAW. Sylwch hefyd mai dim ond ar rai nwyddau a gwasanaethau y telir TAW.

1.1 Mae Deddf Caffael 2023 (“y Ddeddf”) yn defnyddio ychydig o dermau newydd, yn eu plith, defnyddir “hysbysiad manylion contract” yn lle hysbysiad Dyfarnu Contract. I helpu awdurdodau datganoledig yng Nghymru (DWAs) i baratoi ar gyfer y Drefn Gaffael (a’i rhoi ar waith), defnyddir y term ‘Hysbysiad Manylion Contract” gydol y WPPN hwn.

1.2 Mae'r WPPN hwn yn delio'n benodol â newid y trothwyon ar gyfer cyhoeddi hysbysiadau Manylion Contract ar GwerthwchiGymru (S2W) ac yn hyrwyddo'r dull hwn fel arfer gorau i DWAs.

1.3 Mae'r newid yn cefnogi gofynion tryloywder y Ddeddf sy'n ofynnol gan DWAs a fydd yn effeithiol o fis Chwefror 2025.

1.4 Bydd y rheoliadau ar gyfer Cymru yn datgan bod yn rhaid i Awdurdodau Llywodraeth Ganolog ("CGAs") gyhoeddi hysbysiadau Manylion Contract ar gyfer pob caffaeliad sy'n uwch na £30,000 ac Awdurdodau Llywodraeth Is-ganolog (SGAs) sy'n uwch na £30,000.

1.5 Mae hyn yn gynnydd yn y trothwy ar gyfer CGAs tra bod y trothwy ar gyfer SGAs yn aros yr un fath (gweler 3.2 isod am ragor o wybodaeth).

1.6 Sylwch, os ydych yn DWA sy’n awdurdod llywodraeth ganol (CGA) a’ch bod yn dyfarnu contract hysbysadwy o dan y trothwy o dan drefniant caffael neilltuedig (heb ei ddatganoli) (er enghraifft fframwaith Gwasanaethau Masnachol y Goron), bydd angen dilyn deddfwriaeth gaffael Llywodraeth y DU. i WCAs ddilyn deddfwriaeth Caffael Llywodraeth y DU. Bydd hyn yn golygu yn achos y WPPN hwn y byddai angen i CGAs gyhoeddi hysbysiad manylion contract ar gyfer unrhyw alwadau sy'n werth dros £12,000.

1.7 Mae DWAs yn cael eu hatgoffa hefyd o ymrwymiadau i hysbysebu contractau dros £30,000 a nodir yn Nodyn Polisi Caffael Cymru 1013: Caffael sy’n gyfeillgar i fusnesau bach a chanolig.

2.1 Mae’r Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn wedi’i gyhoeddi i gynorthwyo’r holl awdurdodau datganoledig yng Nghymru, gan gynnwys adrannau Llywodraeth Cymru, cyrff GIG Cymru, cyrff a noddir gan Lywodraeth Cymru, awdurdodau lleol a’r sector cyhoeddus ehangach.

2.2 Mae Nodyn Polisi Caffael Cymru yn cynnwys contractau nwyddau, gwasanaethau a gwaith sy’n cael eu darparu yng Nghymru.

2.3 Cofiwch ddosbarthu Nodyn Polisi Caffael Cymru ar draws eich sefydliad ac i sefydliadau perthnasol eraill rydych chi’n gyfrifol amdanynt, gan dynnu sylw penodol y rheini sydd mewn swyddi caffael, masnachol a chyllid ato.

3.1 Mae'r Ddeddf Gaffael yn sefydlu trothwyon tryloywder sy'n berthnasol i gaffaeliadau a wneir gan Awdurdodau Llywodraeth Ganolog ("CGAs") ac Awdurdodau Is-Ganolog. Y trothwy tryloywder yw'r gwerth uchod y mae'n rhaid cyhoeddi Hysbysiad Manylion Contract.

3.2 Y bwriad gwreiddiol oedd codi'r trothwy perthnasol ar gyfer Contractau Trothwy Islaw Trothwy yng Nghymru o £12,000 (sef y gwerth sy'n berthnasol i awdurdodau contractio y tu allan i Gymru) i £24,000 ar gyfer CGAs, gyda'r trothwy ar gyfer Sefydliadau Is-Ganolog yn aros yr un fath â Llywodraeth y DU ar £30,000.

3.3 Yn dilyn canlyniadau ein hymgynghoriad cyhoeddus ym Mehefin – Awst 2023 a chynrychiolaeth gan nifer o awdurdodau datganoledig yng Nghymru, ailedrychodd Llywodraeth Cymru ar y gwerthoedd trothwy tryloywder isod sy'n berthnasol i Gymru yn Neddf Caffael 2023 ac maent wedi cynnwys un trothwy tryloywder cyson ar gyfer pob DWA ar £30,000 yn ein Rheoliadau Caffael (Cymru0 2024.

3.4 Y farn sy'n cael ei chyfleu yw ei bod yn hanfodol cefnogi'r ethos o 'un gwasanaeth cyhoeddus yng Nghymru', er mwyn annog cydweithio. Felly, mae angen i ni gadw cysondeb lle bynnag y bo'n bosibl ac mae un trothwy tryloywder i Gymru yn cefnogi'r dull hwn.

3.5 Bydd un trothwy yn cefnogi hefyd cyflawni pum ffordd o weithio Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, gweithio gyda'i gilydd, rhannu egwyddorion cyffredin a chydweithio er budd Cymru - o fewn ac ar draws ffiniau a sectorau sefydliadol fel un Gwasanaeth Cyhoeddus yng Nghymru.

3.6 Felly, ailedrychodd Llywodraeth Cymru ar y gwerthoedd trothwy tryloywder isod sy'n berthnasol i Gymru yn Neddf Caffael 2023.

4.1 Yn sgil newid y gwerth o dan y trothwy (fel a ddisgrifir yn adran 3 y WPPN uchod), dylai DWAs nodi mai’r trothwy ar gyfer cyhoeddi hysbysiad manylion contract mewn perthynas â ‘chontractau hysbysadwy o dan y trothwy’ ar gyfer awdurdodau datganoledig yng Nghymru (oni bai eu bod yn caffael o dan drefniant caffael neilltuedig) yw £30,000 gan gynnwys TAW.

4.2 Felly, cyn gynted ag y llofnodir contract cyhoeddus (fel y’i diffinnir yn adran 3 o ddeddf Gaffael 2023) neu gontract hysbysadwy o dan y trothwy, bydd angen cyhoeddi Hysbysiad Manylion Contract ar GwerthwchiGymru. Sylwch na fydd angen hysbysiad manylion contract ar gyfer contractau a ddyfernir gan gyfleustod neu ar gyfer contract a ddyfernir o dan adran o dan baragraff 15 o Atodlen 5 (dyfarniad uniongyrchol; contractau dewis defnyddiwr) o Ddeddf Gaffael 2023.

Rhaid cyhoeddi o leiaf yr wybodaeth ganlynol (ymhlith gwybodaeth arall) ar GwerthwchiGymru (gweler Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024, Rheoliadau 33-37 am yr holl fanylion sydd eu hangen mewn hysbysiad manylion contract):

• enw llawn y cyflenwr buddugol
• y dyddiad yr ymgymerwyd â’r contract
• cyfanswm gwerth y contract mewn punnoedd sterling, a
• arwydd a yw’r contractwr yn fusnes bach neu ganolig (BBaCh) neu’n sefydliad anllywodraethol (gweler Atodiad 1 am ddiffiniadau o BBaCh a sefydliad anllywodraethol)

4.3 Rhaid cyhoeddi hysbysiadau manylion contract ar GwerthwchiGymru o fewn 30 diwrnod calendr i ddyddiad llofnodi’r contract oni bai bod y contract yn gontract ‘cyffyrddiad ysgafn’ pan fydd angen cyhoeddi’r hysbysiad manylion contract o fewn 120 diwrnod i’w lofnodi.

4.4 At ddibenion y canllawiau hyn, ystyr dyddiad llofnodi’r contract yw’r dyddiad pan gafodd y contract ei lofnodi gan y parti contractio diwethaf. Mae’r diwrnod calendr cyntaf yn dechrau ar y dyddiad hwn.

4.5 Pan fydd y dyddiad cau ar gyfer cyhoeddi yn dod i ben ar ddiwrnod nad yw’n ddiwrnod gwaith, mae gan yr awdurdod tan ddiwedd y diwrnod gwaith nesaf i gyhoeddi’r hysbysiad manylion Contract.

4.6 Os bydd y DWA yn penderfynu bod eithriad i’r gofyniad i gyhoeddi hysbysiad manylion contract yn unol â'r Drefn Gaffael yn gymwys, yna dylai'r penderfyniad i beidio â chyhoeddi hysbysiad manylion contract, a'r rhesymeg dros y penderfyniad hwnnw, gael ei gofnodi'n llawn gan y DWA ar yr adeg y gwneir y penderfyniad.

4.7 Os bydd DWA yn cychwyn proses gaffael o dan yr hen ddeddfwriaeth gaffael cyn i’r Drefn Gaffael newydd ddod i rym, yna bydd angen i’r DWA ddefnyddio hysbysiadau’r drefn gaffael berthnasol yn y cam gofynnol yn y broses. Er enghraifft, os dechreuodd DWA broses gaffael cyn 24 Chwefror 2025 ac felly o dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, bydd gofyn i’r DWA gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract i gyfathrebu ei fod wedi dyfarnu contract. Bydd hynny’n cynnwys contractau yn ôl y gofyn o dan fframwaith a sefydlwyd cyn 24 Chwefror 2025. Bydd gofyn i DWAs gydymffurfio â’r rhwymedigaethau perthnasol (fel Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015) wrth gaffael a dyfarnu contractau yn ôl y gofyn o fframwaith o’r fath. Bydd GwerthwchiGymru’n caniatáu cyfnod pontio lle bydd nifer o hysbysiadau ar gael i DWAs allu cwblhau caffaeliadau o’r fath. Gweler “WPPN 01/24 – Tryloywder – Cyhoeddi hysbysiadau Dyfarnu Contractau’ am ragor o wybodaeth ynghylch cyhoeddi hysbysiadau dyfarnu contractau o dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 ac ati.

5.1 Cynghorir awdurdodau datganoledig yng Nghymru i adolygu’r nodyn polisi hwn a’r wybodaeth ychwanegol ym mharagraff 9.2 i fodloni gofynion tryloywder yn barod ar gyfer cyflwyno’r Ddeddf Gaffael 2023.

Gan gynnwys (ymhlith eraill):

• Deddf Caffael 2023
• Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024
• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015

7.1 Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn yn berthnasol i gaffaeliadau a gychwynnwyd o dan y gyfundrefn gaffael ac felly mae'n weithredol o gychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 hyd nes y caiff ei ddisodli neu ei ganslo.

8.1 Mae Nodyn Polisi Caffael Cymru yn cyd-fynd â’r egwyddorion canlynol ar gyfer Datganiad Polisi Caffael Cymru (fel y’u cyhoeddwyd yn 2021):

Egwyddor 2

Byddwn yn integreiddio caffael yng nghalon y gwaith o ddatblygu a gweithredu polisïau yng Nghymru.

Egwyddor 9

Byddwn yn gwella integreiddiad a phrofiad defnyddwyr ein datrysiadau a’n rhaglenni digidol, gan wneud y defnydd gorau posibl o’n data caffael i gefnogi’r broses o wneud penderfyniadau.

9.1 Mae Nodyn Polisi Caffael Cymru’n cefnogi’r Strategaeth Ddigidol i Gymru.

Cenhadaeth 4: yr economi ddigidol

Mae arferion a pholisïau caffael yn cefnogi arloesedd a ffyniant economaidd, gan ganiatáu i fusnesau yng Nghymru ffynnu ac rydym yn cefnogi’r sector cyhoeddus i weithio gyda marchnad ymatebol o gwmnïau.

Cenhadaeth 6: data a chydweithio

Mae data’r sector cyhoeddus ar gael ac yn cael ei gyhoeddi’n agored, lle bo hynny’n briodol (hynny yw, nid data personol), mewn fformatau sy’n cefnogi tryloywder, ailddefnyddio ac atebolrwydd.

9.2 Cyfeiriwch at y canllawiau sydd ar gael a gyhoeddwyd am Ddeddf Gaffael 2023 i gael rhagor o wybodaeth – yn enwedig y canllaw ar “hysbysiadau manylion contractau”, “contractau o dan y trothwy” a “Phlatfform Digidol Cymru (GwerthwchiGymru)”

10.1 Os oes gennych chi gwestiynau am broses Nodyn Polisi Caffael Cymru, cysylltwch â: CommercialPolicy@llyw.cymru

Diffiniad o BBaCh

Ystyr Deddf Caffael 2023, Adran 123 “busnesau bach a chanolig” yw cyflenwyr sydd:

1. â llai na 250 o staff, a
2. sydd â throsiant o swm sy’n llai na neu’n hafal i £44 miliwn, neu gyfanswm mantolen sy’n llai na £38 miliwn neu’n hafal i hynny.

Ffynhonnell: Yr Adran Busnes a Masnach (a arferai fod yn rhan o BEIS), cynllun gweithredu busnesau bach a chanolig (BBaCh): 2022 i 2025 (tudalen we hygyrch) ar GOV.UK

Diffiniad o sefydliad anllywodraethol

Rheoliad 37(2)(e)(iv)(bb) Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024:

.. (g)corff anllywodraethol â gwerthoedd yn ei lywio ac sy’n ailfuddsoddi ei wargedion yn bennaf er mwyn hybu amcanion cymdeithasol, amgylcheddol neu ddiwylliannol