Datganiad gweithdrefn ymchwilio: rheoleiddio'r proffesiwn rheolaeth adeiladu (awdurdodau lleol)

1.1 Mae'r weithdrefn hon yn nodi sut y bydd yr awdurdod rheoleiddio yn cynnal ymchwiliadau i'r awdurdodau lleol yng Nghymru. Mae Gweinidogion Cymru wedi dynodi pwerau i'r Rheoleiddiwr Diogelwch Adeiladu er mwyn caniatáu iddynt reoleiddio Cymeradwywyr Cofrestredig Rheolaeth Adeiladu ac Arolygwyr Cofrestredig Adeiladu. Gall y Rheoleiddiwr gynnal ymchwiliadau i Gymeradwywyr ac Arolygwyr ar ein rhan. I gael rhagor o fanylion am sut mae'r Rheoleiddiwr Diogelwch Adeiladu yn bwriadu cynnal ymchwiliadau, gweler eu canllawiau ar gov.uk.

1.2 Mae'r weithdrefn hon yn llywio gwaith cynllunio, cynnal a chwblhau ymchwiliadau i dorri'r Rheolau Safonau Gweithredol gan awdurdodau lleol. Os byddwn yn diweddaru'r Rheolau Safonau Gweithredol, byddai unrhyw ymchwiliad yn ystyried a fyddai digwyddiadau sy'n destun ymchwiliad yn torri'r Rheolau fel yr oeddent adeg y digwyddiad.  

1.3 Rydym yn ymchwilio er mwyn: 
•    casglu tystiolaeth sy'n ddigonol i lywio'r broses o wneud penderfyniadau gorfodi effeithiol am dorri rheolau 
•    penderfynu a dorrwyd rheolau
•    dwyn yr awdurdod lleol cyfrifol i gyfrif, mewn modd priodol a chymesur 

1.4 Byddwn yn galluogi'r rhai sy'n destun ymchwiliad i gyflwyno sylwadau cyn inni gwblhau ein hymchwiliad. 
 
1.5 Gall ymchwiliadau arwain at ddatrys y pryderon a godwyd, argymell gwelliannau neu arwain at sancsiynau.

2.1 Mae'r weithdrefn hon yn berthnasol i achosion posibl o dorri'r Rheolau Safonol Gweithredol gan awdurdodau lleol.

2.2 Mae'n bosibl na fydd pob achos yn mynd yn ei flaen i ymchwiliad gan yr awdurdod rheoleiddio. Mae'n bosibl y bydd amryw o resymau, gan gynnwys, er enghraifft: 
•    gall awdurdod gorfodi amgen fod yn fwy priodol neu fod â rhagor o gyfrifoldeb i ymchwilio i'r achos 
•    mae'r achos y tu allan i gylch gwaith yr awdurdod rheoleiddio

3.1 Yn ddelfrydol, dylid gwneud cwyn neu godi pryder yn ysgrifenedig, drwy lythyr neu drwy e-bost.

3.2 Efallai y bydd yn well gan rai pobl gyflwyno eu gwybodaeth dros y ffôn. Os felly, mae'n bwysig bod yr un lefel o wybodaeth yn cael ei rhoi â'r hyn a geisir drwy ddulliau ysgrifenedig. Efallai y bydd angen anfon copi o nodiadau'r alwad i'r unigolyn sydd wedi ffonio, fel y gallant roi gwybod i ni os ydym wedi dehongli eu mater yn gywir ai peidio.

3.3 Gellir cyfeirio gwybodaeth am gwynion neu bryderon mewn perthynas ag awdurdodau lleol a thoriadau posibl o'r Rheolau Safonol Gweithredol at:

Y Tîm Rheoliadau Adeiladu
Yr Ail Lawr
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd CF10 3NQ

Gellir anfon e-byst at enquiries.brconstruction@llyw.cymru
Rhif Ffôn: 0300 060 4400

3.4 Dylid cyfeirio gwybodaeth am gwynion neu bryderon ynghylch Cymeradwywyr Cofrestredig Rheolaeth Adeiladu neu Arolygwyr Cofrestredig Adeiladu at y Rheoleiddiwr Diogelwch Adeiladu.

4.1 Mae ein dull ymchwilio yn gymesur â'r canlynol: 
•    difrifoldeb, maint a chymhlethdod unrhyw achos posibl o dorri'r rheolau 
•    digonolrwydd trefniadau'r awdurdod lleol ar gyfer cydymffurfio â'r gofynion perthnasol 
•    beiusrwydd unrhyw awdurdod lleol 

4.2 Mae dulliau ymchwilio fel arfer yn cynnwys cyfuniad o'r canlynol: 
•    archwilio a dadansoddi data, gwybodaeth a chofnodion sydd ar gael i'r awdurdod rheoleiddio  
•    casglu tystiolaeth o weithgareddau, arferion ac amodau gwaith 
•    cyfweliadau a datganiadau gwirfoddol gan bartïon perthnasol, gan gynnwys, cyfarwyddwyr, rheolwyr, gweithwyr ac archwiliad deiliaid dyletswydd eraill o drefniadau rheoli a dogfennau perthnasol 

4.3 Bydd y camau gorfodi y gallwn eu cymryd o ganlyniad i ymchwiliad yn cael eu pennu  gan gwmpas ein pwerau statudol o dan Ran 2A o Ddeddf Adeiladu 1984. 

4.4 Bydd ymchwiliadau'n cael eu rheoli, eu cynnal a'u cwblhau mewn modd amserol. 

4.5 Nodir camau cyffredinol ymchwiliad isod. 

Sgrinio

4.6 Pan dderbynnir gwybodaeth am amheuaeth o dorri Rheolau Safonol Gweithredol byddwn yn cofnodi hynny ar gyfer ymchwiliad. Yn gyntaf bydd angen inni ganfod a yw'r wybodaeth yn ymwneud â materion o fewn y cwmpas, ac – os yw'r wybodaeth yn gŵyn – a yw'r unigolyn eisoes wedi codi'r mater gyda'r awdurdod lleol dan sylw ac wedi mynd drwy eu gweithdrefn gwyno.

4.7 Os yw'r mater yn gŵyn ac nad yw'r achwynydd wedi mynd drwy'r weithdrefn gwyno briodol gyda'r awdurdod lleol dan sylw, yna gallwn ei gyfeirio i godi'r mater gyda'r awdurdod lleol gyntaf.

4.8 Os codir pryder yn uniongyrchol am dorri'r Rheolau, os yw'r achwynydd eisoes wedi mynd drwy broses gwyno'r awdurdod lleol, neu'n dewis peidio, byddwn yn:
•    Gofyn i'r person sy'n codi'r mater roi gwybodaeth inni am natur ei gŵyn neu bryder, unrhyw dystiolaeth sydd ganddo, ac – os yw ei gŵyn eisoes wedi'i chodi gyda'r awdurdod lleol – ei reswm dros anghytuno â phenderfyniad yr awdurdod lleol.
•    Efallai y byddwn hefyd yn gofyn i'r awdurdod lleol dan sylw am unrhyw nodiadau ac ymatebion o ran yr ymchwiliad.

4.9 O'r fan honno gallwn benderfynu a ddylid ymchwilio i'r mater.

Penderfynu a ddylid ymchwilio  

4.10 Gall y broses gynnwys:  
•    egluro a yw'r achos yn ymwneud ag achos posibl o dorri'r Rheolau Safonol Gweithredol 
•    trefnu ymholiadau cychwynnol lle bo angen 
•    ailgyfeirio achosion nad ydynt o fewn cwmpas y weithdrefn hon i'r awdurdod perthnasol 
•    egluro'r rhesymeg dros unrhyw benderfyniadau i beidio ag ymchwilio 

Cynllunio  

4.11 Mae ymchwiliadau'n cynnwys elfennau sydd angen eu hystyried a'u cynllunio. Mae’r rhain yn cynnwys y canlynol: 
•    sefydlu'r ffeithiau a nodi trywyddau ymchwilio rhesymol 
•    dilyn trywyddau ymchwilio rhesymol 
•    cael gafael ar y dystiolaeth a'i dadansoddi i ddod i gasgliadau ynghylch achosion posibl o dorri rheolau 
•    gwerthuso maint beiusrwydd awdurdodau lleol a allai arwain at argymhellion ar gyfer camau gweithredu pellach

Ymddygiad a rheoli  

4.12 Mae cynnal a rheoli ymchwiliadau yn cynnwys trefniadau addas ar gyfer:  
•    dechrau'r ymchwiliad o fewn amserlenni rhesymol 
•    sicrhau iechyd a diogelwch staff sy'n ymweld 
•    nodi a chysylltu â phartïon perthnasol fel achwynwyr
•    gweithredu mewn achosion o dorri rheolau 
•    sefydlu'r ffeithiau a'r rhesymau dros yr achosion honedig o dorri rheolau
•    gwahodd yr awdurdod lleol sy'n destun ymchwiliad i wneud sylwadau llafar a/neu ysgrifenedig, fel y bo'n briodol 
•    adolygu cynnydd yn rheolaidd a phenderfynu a ddylid dod â'r broses i ben neu barhau, gan gynnwys diffinio'r camau blaenoriaeth nesaf 
•    sicrhau cydymffurfedd a sicrhau bod unrhyw bryderon parhaus yn cael sylw digonol 
•    gwerthuso a rheoli tystiolaeth yn erbyn y safon briodol o brawf  (yn ôl yr hyn sy'n debygol) wrth ystyried camau ffurfiol megis dileu neu leihau swyddogaethau awdurdod lleol, neu gamau eraill fel y caniateir o dan gwmpas ein pwerau a ddisgrifir yn Rhan 2A o Ddeddf Adeiladu 1984.

Casgliadau

4.13 Mae cwblhau ymchwiliad yn ystyried y gweithgareddau canlynol: 
•    cwblhau'r ymchwiliad cyn gynted ag y bo'n ymarferol
•    defnyddio'r wybodaeth a'r dystiolaeth a gasglwyd i benderfynu ar ganlyniad yr ymchwiliad, gan gynnwys argymhellion a/neu sancsiynau
•    hysbysu'r rhai yr ymchwiliwyd iddynt am ganlyniad yr ymchwiliad, gan gynnwys unrhyw gamau dilynol a hawliau apelio 
•    hysbysu partïon eraill sydd â diddordeb o ganlyniad yr ymchwiliad, fel y bo'n briodol.