Canllawiau Deddf Caffael 2023: hysbysiad terfynu proses caffael

1. Mae’r hysbysiad terfynu proses caffael yn rhoi gwybod i’r farchnad bod awdurdod contractio wedi penderfynu peidio â dyfarnu contract a’i fod am ddod â phroses gaffael i ben. Rhaid cyhoeddi'r hysbysiad ar y platfform digidol canolog. Ar gyfer awdurdodau datganoledig Cymru, bydd y gofyniad hwn wedi'i fodloni pan fydd yr awdurdod datganoledig o Gymru wedi cyflwyno'r hysbysiad ar blatfform digidol Cymru (GwerthwchiGymru) ac wedi cael gwybod bod y cyflwyniad wedi cyrraedd y platfform digidol canolog yn llwyddiannus neu fod yr hysbysiad yn hygyrch i bawb ar y platfform digidol canolog.

2. Mae'r darpariaethau allweddol wedi'u nodi isod:

1. Adran 55 (hysbysiadau terfynu proses caffael) o Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf), sy'n nodi pryd y mae'n rhaid defnyddio'r hysbysiad, a
2. Rheoliad 38 (hysbysiadau terfynu proses caffael) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024, sy'n nodi pa wybodaeth y mae'n rhaid ei chynnwys yn yr hysbysiad.

3. Mae hysbysiad terfynu proses caffael yn gysyniad newydd a gyflwynwyd gan y Ddeddf i hysbysu cyflenwyr a'r cyhoedd bod bwriadau'r awdurdod contractio wedi newid, a'i fod am derfynu'r broses gaffael. Pan ddigwydd hyn, gall cyhoeddi'r hysbysiad leihau costau ceisio i gyflenwyr (drwy ganiatáu rhyddhau adnoddau sydd ganddynt wrth gefn) a rhoi mwy o sicrwydd i'r farchnad.

4. Os yw awdurdod contractio yn penderfynu peidio â dyfarnu contract cyhoeddus ar ôl iddo gyhoeddi hysbysiad tendro neu dryloywder ond cyn ymrwymo i'r contract, mae'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod contractio gyhoeddi hysbysiad terfynu proses caffael. Nid yw'r gofyniad hwn yn gymwys i gyfleustodau preifat.

5. Bob tro bydd hysbysiad tendro neu dryloywder yn cael ei gyhoeddi, mae cofnod data o'r broses gaffael ac unrhyw gontract sy’n deillio ohoni yn cael ei greu. Bydd peidio â chyhoeddi hysbysiad terfynu proses caffael yn golygu na fydd cyflenwyr yn gwybod ei bod wedi ei therfynu a bydd data anghyflawn wedi'u cofnodi'n barhaol ar blatfform digidol Cymru a'r platfform digidol canolog, gyda chofnod anghywir o nifer y prosesau caffael sy'n agored a'r nifer sydd wedi'u terfynu. Byddai hynny'n broblem i unrhyw un sy'n monitro ac yn defnyddio'r data hwn. Felly, mae angen hysbysiad terfynu proses caffael i sicrhau bod y cofnod data yn gywir a bod hanes cyflawn o'r broses gaffael, hyd at ei therfynu, ar gael.

6. Mae'r wybodaeth y mae gofyn ei chynnwys mewn hysbysiad terfynu proses caffael wedi'i nodi yn rheoliad 38 ac mae'n cynnwys datganiad sy'n nodi, yn dilyn cyhoeddi hysbysiad tendro neu dryloywder, fod yr awdurdod contractio wedi penderfynu peidio â dyfarnu'r contract, a'r dyddiad pan benderfynodd yr awdurdod contractio beidio â dyfarnu'r contract cyhoeddus.

7. Ceir amgylchiadau pan nad oes gofyn yn ôl y Ddeddf i awdurdodau contractio gyhoeddi hysbysiad terfynu proses caffael, ond efallai y bydd awdurdodau contractio yn dymuno gwneud er hynny. Gellir cyhoeddi hysbysiad terfynu proses caffael yn wirfoddol i hysbysu'r farchnad bod proses gaffael o dan y trothwy neu bod y broses ddethol o dan fframwaith wedi'i therfynu ac na chaiff contract ei ddyfarnu, neu i roi cyhoeddusrwydd i'r ffaith bod proses i sefydlu marchnad ddeinamig wedi'i therfynu. Gellir ei gyhoeddi hefyd cyn cyhoeddi hysbysiad tendro neu dryloywder lle mae proses gaffael a nodwyd mewn hysbysiad cynharach, megis hysbysiad caffael arfaethedig, hysbysiad ymgysylltiad rhagarweiniol â'r farchnad, neu hysbysiad piblinell, yn cael ei therfynu ac na chyhoeddir hysbysiad tendro neu dryloywder.

8. Pan fydd y broses gaffael wedi cyrraedd y pwynt gwahodd tendrau, naill ai trwy i'r awdurdod contractio gyhoeddi hysbysiad tendro neu hysbysu cyflenwyr dethol mewn gweithdrefn aml-gam, mae'n rhesymol disgwyl y bydd cyflenwyr yn ysgwyddo costau wrth baratoi tendrau. Felly, dylai awdurdodau contractio roi gwybod i gyflenwyr yn uniongyrchol am benderfyniad i ddod â'r broses gaffael i ben yn ogystal â gadael iddynt weld y penderfyniad trwy gyhoeddi hysbysiad terfynu broses caffael. Os na fydd yr awdurdod contractio yn gwybod pa gyflenwyr sydd am gyflwyno tendr, h.y. os nad yw'r tendrau cyntaf neu'r unig dendrau wedi'u cyflwyno eto, mae hysbysiad terfynu proses caffael yn hysbysu cyflenwyr bod y broses gaffael wedi'i therfynu.

9. Lle mae proses gaffael wedi'i rhannu'n lotiau a bod rhai lotiau'n cyrraedd y cam dyfarnu contract, ond bod rhai lotiau ddim, dylai awdurdodau contractio ddefnyddio hysbysiad dyfarnu contract, yn hytrach na hysbysiad terfynu proses gaffael, i nodi hyn. Gwneir hyn drwy gwblhau'r 'wybodaeth am lotiau sydd wedi dod i ben' (gweler rheoliad 28(2)(v) a 28(3)).

10. Unwaith yr eir i gontract, ni fydd hysbysiad terfynu proses gaffael bellach yn berthnasol. Fodd bynnag, mae gofyn i awdurdodau contractio gyhoeddi hysbysiad terfynu contract ar ôl i gontract cyhoeddus ddod i ben (gweler y canllawiau ar derfynu contractau am fwy o wybodaeth).

Amseru

11. Rhaid i awdurdodau contractio gyhoeddi hysbysiad terfynu proses gaffael cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol ar ôl penderfynu terfynu'r broses gaffael. Er nad yw'r Ddeddf yn diffinio hynny'n benodol, mae hysbysiad amserol yn bwysig rhag i gyflenwyr orfod talu costau diangen mewn perthynas â'r broses gaffael. Dylai awdurdodau contractio ystyried yr amcanion caffael dan sylw yn adran 12(1)(c-d) o'r Ddeddf sy'n ei gwneud yn glir bod yn rhaid i awdurdodau contractio roi sylw i bwysigrwydd rhannu gwybodaeth er mwyn i gyflenwyr ac eraill allu deall polisïau a phenderfyniadau caffael yr awdurdod, a chael eu gweld yn gweithredu gydag uniondeb.

12. Rhaid i awdurdodau contractio sicrhau, wrth gyhoeddi hysbysiad terfynu proses caffael, eu bod yn cyfeirio'n ôl at yr hysbysiad caffael gwreiddiol.

• Canllaw ar weithdrefnau tendro cystadleuol
• Canllaw ar ddyfarnu
• Canllawiau ar fframweithiau
• Canllawiau ar farchnadoedd dynamig
• Canllaw ar gyhoeddi gwybodaeth
• Canllaw ar derfynu contract
• Canllaw ar y platfform digidol Cymreig (GwerthwchiGymru)
• Canllaw ar y dilyniant hysbysiadau a siartiau llif