Canllawiau Deddf Caffael 2023: crynodebau asesu

1. O dan Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf), cyn ymrwymo i gontract cyhoeddus, fel rheol mae'n rhaid i awdurdod contractio gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract (adran 50(1) o'r Ddeddf) ar y platfform digidol canolog ac, ar gyfer awdurdodau Cymreig datganoledig, gwneir hyn drwy ei gyhoeddi ar y platfform digidol Cymreig. Bydd y cyfnod segur mandadol yn dechrau yn sgil cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract.

2. Yn ogystal, lle bydd awdurdod contractio wedi ymgymryd â gweithdrefn dendro gystadleuol o dan y Ddeddf, rhaid iddo, cyn cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract, ddarparu ‘crynodeb asesu’ sy'n rhoi gwybodaeth er mwyn i gyflenwr perthnasol ddeall pam roedd ei dendr naill ai'n llwyddiannus neu'n aflwyddiannus.

3. Wrth ddyfarnu contract yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol, rhaid i awdurdod contractio roi crynodeb asesu i bob cyflenwr a gyflwynodd ‘dendr a aseswyd’ (gweler paragraff 10 isod) cyn cyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract.

4. Mae Adran 50 o'r Ddeddf (Hysbysiadau dyfarnu contract a chrynodebau asesu) yn nodi diffiniad o grynodeb asesu, y gofyniad ar ei gyfer a'r amseriad perthnasol. Mae'r darpariaethau ond yn berthnasol i gontractau cyhoeddus fel y diffinnir yn Adran 3 y Ddeddf ac nid i gontractau eraill ac mae'r canllaw hwn felly'n berthnasol i gontractau cyhoeddus. Nodir yr wybodaeth y mae'n rhaid ei chynnwys yn y crynodeb asesu yn rheoliad 32 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024.

5. I raddau helaeth, mae crynodebau asesu yn cyflawni'r un swyddogaeth â hysbysiadau o benderfyniad i ddyfarnu contract (y cyfeirir atynt yn gyffredin fel ‘llythyrau cyfnod segur’) yn y ddeddfwriaeth flaenorol, ond mae rhai gwahaniaethau pwysig. Er enghraifft, o dan y Ddeddf, cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract sy'n sbarduno'r cyfnod segur yn hytrach nag anfon llythyrau cyfnod segur at gyflenwyr sy'n cymryd rhan, fel y gwnaed o dan y ddeddfwriaeth flaenorol. Hefyd, nid yw'n ofynnol i awdurdodau contractio gynnwys cymhariaeth uniongyrchol mewn crynodeb asesu rhwng tendr a aseswyd y cyflenwr llwyddiannus a thendr a aseswyd gan gyflenwr aflwyddiannus. Yn hytrach, mae'n rhaid i'r crynodeb asesu a roddir i gyflenwyr aflwyddiannus gynnwys copi o'r wybodaeth a roddwyd i'r cyflenwr llwyddiannus (gyda rhannau wedi'u golygu yn ôl yr angen er mwyn sicrhau cyfrinachedd) yn esbonio sut y sgoriodd y tendr yn erbyn pob un o'r meini prawf. Bydd cyflenwr sy'n darllen y ddwy set o wybodaeth ochr yn ochr â'i gilydd yn gallu gweld y manteision cymharol.

6. Nod y crynodeb asesu yw sicrhau y gall cyflenwr a gyflwynodd dendr a aseswyd mewn perthynas â gweithdrefn dendro gystadleuol ddeall pam roedd ei dendr naill ai'n llwyddiannus neu'n aflwyddiannus. Mae hefyd yn galluogi cyflenwyr aflwyddiannus i weld sut mae'r awdurdod contractio wedi penderfynu ar y tendr mwyaf manteisiol yn unol â'r meini prawf dyfarnu a'r fethodoleg asesu.

7. Mae'r rheoliadau yn nodi pa fath o wybodaeth y mae'n rhaid ei darparu mewn crynodeb asesu mewn ffordd sy'n ceisio rhoi lefel o gysondeb rhwng caffaeliadau, ni waeth pwy yw'r awdurdod contractio sy'n dyfarnu'r contract, at ba ddiben y dyfernir y contract, neu'r dulliau amrywiol a ddefnyddir mewn perthynas â'r meini prawf dyfarnu a'r fethodoleg asesu.

8. Dylai awdurdodau contractio allu defnyddio'r wybodaeth a gynhyrchir yn ystod y broses asesu i fodloni gofynion y crynodeb asesu. Er mwyn defnyddio'r un wybodaeth a lleihau'r angen am waith ailfformatio, cynghorir awdurdodau contractio i ystyried fformat a gofynion crynodebau asesu fel y'u nodir yn rheoliad 32 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024 wrth ddatblygu meini prawf dyfarnu, prosesau a thempledi ar gyfer asesu.

9. Mae'n rhaid i awdurdodau contractio roi crynodeb asesu i bob cyflenwr a gyflwynodd dendr a aseswyd, a dylai hwn gynnwys yr wybodaeth asesu ofynnol mewn perthynas â'i dendr ac, os bydd y cyflenwr yn aflwyddiannus, yr wybodaeth asesu berthnasol sy'n gysylltiedig â'r tendr mwyaf manteisiol (gweler rheoliad 32(2) a (3) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024).

10. Mae Adran 50(5) o'r Ddeddf yn diffinio tendr a aseswyd fel a ganlyn: “a tender which — (a) was submitted in respect of the contract and assessed for the purposes of determining the most advantageous tender under section 19(1), and (b) was not disregarded in the assessment of tenders.” (Nid yw'r rhan hon o'r ddogfen ar gael yn Gymraeg gan mai dyfyniad o ddeddfwriaeth nad yw wedi ei gwneud yn Gymraeg ydyw.) At ddiben gweithdrefn hyblyg gystadleuol, a all fod â sawl cam asesu, y cam asesu terfynol sy'n pennu pa gyflenwr a gyflwynodd y tendr mwyaf manteisiol ac y dyfernir y contract iddo.) Mae hyn yn golygu mai dim ond at y tendrau hynny a gaiff eu hasesu ar y cam terfynol y mae tendrau a aseswyd yn cyfeirio; ni fydd tendrau yn dendrau a aseswyd os cawsant eu gwrthod yn dilyn asesiad cynharach yn erbyn y meini prawf dyfarnu ac felly na chawsant eu cynnwys yn yr asesiad terfynol. Mae'n rhaid diystyru tendrau am nad ydynt yn bodloni'r amodau cymryd rhan a gellir eu diystyru ymhellach am resymau eraill (gweler adran 19(3) o'r Ddeddf). Nid yw'n ofynnol ychwaith i grynodebau asesu gael eu darparu lle caiff contractau eu dyfarnu o dan fframwaith (gweler paragraff 40 isod) neu'n uniongyrchol o dan adrannau 41 neu 43 o'r Ddeddf.

11. Er nad oes rhwymedigaeth o dan y Ddeddf i roi crynodeb asesu i gyflenwyr nad ydynt wedi cyflwyno tendr a aseswyd, dylai awdurdodau contractio roi gwybod i gyflenwyr yn ysgrifenedig cyn gynted ag y bo'n rhesymol bosibl na fyddant yn symud ymlaen i'r cam nesaf mewn gweithdrefn dendro gystadleuol neu na chaiff y contract ei ddyfarnu iddynt (fel y bo'n briodol).

12. Yn achos gweithdrefn hyblyg gystadleuol â sawl cam asesu, cynghorir awdurdodau contractio i ddefnyddio'r un strwythur adborth ar gyfer cyflenwyr sy'n aflwyddiannus mewn rowndiau canolraddol â'r hyn a roddir ar gyfer tendrau a aseswyd. Mae strwythur y crynodeb asesu wedi cael ei gynllunio i roi esboniad cadarn i gyflenwyr o'u sgoriau gan ystyried adran 12(1)(c) a (d) o'r Ddeddf a'r gofyniad i ystyried pwysigrwydd rhannu gwybodaeth a gweithredu ag uniondeb, a chael eich gweld yn gweithredu felly. Wrth hysbysu cyflenwyr nad ydynt wedi cyflwyno tendrau a aseswyd, dylai awdurdodau contractio anelu at ddarparu lefel briodol o fanylder i esbonio sgoriau'r cyflenwyr a'r rhesymau dros eu gwahardd sy'n berthnasol i'r cam yn y weithdrefn gaffael pan gafodd y cyflenwr ei wahardd. Gall nodi yn y dogfennau tendro y caiff yr wybodaeth hon ei darparu i bob cyflenwr, nid dim ond y rhai a gyflwynodd dendrau a aseswyd, helpu i sicrhau y ceir cystadleuaeth gref, yn enwedig pan fydd costau cynnig yn uchel a gall y posibilrwydd o beidio â chael crynodeb asesu atal cyflenwyr rhag tendro.

13. Mae'n rhaid i grynodebau asesu gael eu darparu ar yr un pryd i bob cyflenwr a gyflwynodd dendr a aseswyd a chyn y gellir cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract (gweler paragraffau 37-38 isod i gael arweiniad pellach ar amseru). Mae'n rhaid i grynodebau asesu gael eu darparu cyn i'r hysbysiad dyfarnu contract gael ei gyhoeddi er mwyn sicrhau bod cyflenwyr yn cael y cyfnod segur cyfan i ystyried yr wybodaeth a ddarparwyd cyn ymrwymo i'r contract.

14. Nid oes gofyniad i gyhoeddi crynodebau asesu ar y platfform digidol Cymreig na'r platfform digidol canolog na'u trosglwyddo i gyflenwyr drwy'r platfformau hyn. Mae gan awdurdodau contractio ryddid i ddarparu'r crynodebau asesu ym mha ffordd bynnag sy'n gweithio orau ar gyfer eu proses (gan ystyried gofynion adran 96 (Cyfathrebiadau electronig) o'r Ddeddf); er enghraifft, gallai hyn fod drwy eu system eGaffael eu hunain neu drwy e-bost.

Gwybodaeth asesu ofynnol

15. Mae'r wybodaeth y dylid ei chynnwys mewn crynodeb asesu yr un peth i raddau helaeth ar gyfer cyflenwyr llwyddiannus a chyflenwyr aflwyddiannus, ond bydd cyflenwyr aflwyddiannus yn cael gwybodaeth am eu tendr a aseswyd (i'r graddau y cafodd eu tendr ei asesu (gweler paragraff 16 isod)) yn ogystal â gwybodaeth am sut y sgoriodd y tendr mwyaf manteisiol yn erbyn y meini prawf dyfarnu. Yn ogystal â'r wybodaeth a nodir isod, mae rheoliad 32(2)(a-c) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024 yn ei gwneud yn ofynnol i'r crynodeb asesu gynnwys enw'r cyflenwr sy'n derbyn, ei gyfeiriad post ac e-bost a chod adnabod unigryw. Nid oes angen cynnwys gwybodaeth adnabod y cyflenwr llwyddiannus mewn crynodebau asesu a roddir i gyflenwyr aflwyddiannus, ond dylai awdurdodau contractio roi enw'r cyflenwr a gyflwynodd y tendr mwyaf manteisiol o leiaf os na fyddai gwneud hynny yn creu baich sylweddol (a allai ddigwydd, er enghraifft, pe bai fframwaith yn cael ei ddyfarnu i nifer mawr o gyflenwyr).

16. Ar gyfer cyflenwyr aflwyddiannus, dim ond mewn perthynas â meini prawf a aseswyd yn erbyn y meini prawf dyfarnu y mae angen darparu'r wybodaeth hon yn unol â'r rheoliadau; os bydd awdurdod contractio yn penderfynu wrth asesu'r tendr nad yw maen prawf ‘llwyddo/methu’ wedi'i fodloni, nid oes angen iddo barhau i asesu'r tendr a'i sgorio yn erbyn y meini prawf dyfarnu sy'n weddill (rheoliad 32(3)(b) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024), ond rhaid i'r wybodaeth gael ei darparu yn erbyn y meini prawf hynny sydd wedi cael eu hasesu. Os bydd yr awdurdod contractio yn bwriadu mabwysiadu dull gweithredu o'r fath, dylid nodi hyn yn y fethodoleg asesu.

Meini prawf dyfarnu a methodoleg asesu (rheoliad 32(2)(d) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024)

17. Bydd cyflenwyr wedi cael mynediad at y meini prawf dyfarnu a'r fethodoleg asesu yn yr hysbysiad tendro ac unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig. O ganlyniad, nid oes angen i'r wybodaeth hon gael ei hailadrodd yn llawn yn y crynodeb asesu. Yn hytrach, mae'n bosibl mai dim ond crynodeb o'r meini prawf dyfarnu a fydd yn cael ei gynnwys yn y crynodeb asesu. Os felly, rhaid i'r awdurdod contractio roi gwybod i gyflenwyr lle y gellir cael gafael ar y fersiwn lawn o'r meini prawf dyfarnu a'r fethodoleg asesu (er enghraifft, drwy ddarparu cyfeirnod yr hysbysiad tendro).

18. Yr wybodaeth ofynnol y mae'n rhaid ei darparu am y meini prawf dyfarnu yn y crynodeb asesu yw teitl pob maen prawf a'i bwysigrwydd cymharol (er enghraifft, y pwysoliad), sut y bwriadwyd asesu pob maen prawf a'r sgoriau a oedd ar gael ar gyfer pob maen prawf.

19. Fodd bynnag, gall fod yn fuddiol darparu manylion llawn y meini prawf dyfarnu a'r fethodoleg asesu a ddefnyddiwyd i bennu'r tendr mwyaf manteisiol yn y crynodeb asesu. Mae hyn yn arbennig o wir os, er enghraifft, yw'r meini prawf dyfarnu wedi cael eu mireinio yn ystod gweithdrefn hyblyg gystadleuol yn unol ag adran 24 o'r Ddeddf (gweler y canllawiau ar weithdrefnau tendro cystadleuol i gael rhagor o wybodaeth).

Y sgoriau a ddyfernir a chyfiawnhad (rheoliad 32(2)(d) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024)

20. Mae'n rhaid i awdurdodau contractio roi'r sgôr a roddwyd ar gyfer pob maen prawf dyfarnu i gyflenwyr (rheoliadau 32(2)(e) a 32(3)(b) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024). Mae hyn yn golygu darparu'r sgôr ar gyfer pob maen prawf (gan gynnwys pob is-faen prawf lle mae is-feini prawf wedi cael eu defnyddio i asesu) yn ogystal â chyfanswm y sgôr. Yn ymarferol ac yn dibynnu ar y fethodoleg asesu, gall hyn gynnwys sgoriau is-gyfansymiau hefyd.

21. Er enghraifft, os bydd gan y fethodoleg asesu gategorïau gwahanol o feini prawf dyfarnu (er enghraifft, categorïau technegol, masnachol ac ar gyfer yr effaith ar lesiant) a'i bod yn nodi y caiff sgoriau pob maen prawf mewn categori eu hadio at ei gilydd i wneud is-gyfanswm, ac y caiff yr is-gyfansymiau hynny eu hadio at ei gilydd i wneud cyfanswm y sgôr, yna rhaid darparu'r holl wybodaeth hon. Gallai enghraifft edrych fel hyn:

22. Ar gyfer pob maen prawf dyfarnu (gan gynnwys unrhyw is-feini prawf), rhaid i'r awdurdod contractio esbonio pam y dyfarnwyd y sgôr honno drwy gyfeirio at ‘wybodaeth berthnasol yn y tendr’.

23. Mae'r agwedd hon ar y crynodeb asesu yn gofyn i'r awdurdod contractio wneud penderfyniad o ran y lefel briodol o fanylion i'w darparu. Fel egwyddor arweiniol, dylai fod modd adnabod y tendr a aseswyd o'r wybodaeth a ddarperir, felly dylai'r cyflenwr gael digon o wybodaeth i ddeall y sgoriau a ddyfarnwyd heb fod angen i'r awdurdod contractio gyfeirio at fanylion sensitif yn natrysiad y cyflenwr. Yn dibynnu ar y ffordd y caiff y meini prawf dyfarnu eu strwythuro, fel arfer bydd angen i awdurdodau contractio gyfeirio at fanylion y maen prawf a/neu'r diffiniad o'r sgôr wrth esbonio pob sgôr.

24. Er enghraifft, gall y maen prawf dyfarnu nodi bod yn rhaid i'r tendr ddangos y caiff nifer o ofynion eu bodloni wrth gyflawni'r contract er mwyn cael sgôr benodol ar gyfer y maen prawf hwnnw. Yna os rhoddir y sgôr benodol honno i'r tendr a aseswyd, dylid cyfeirio at bob un o'r gofynion a gyflawnir yn yr esboniad.

25. Ni all awdurdodau contractio ailadrodd y maen prawf dyfarnu'n unig a dweud “dangosodd y tendr x” neu “ni ddangosodd y tendr y,” oherwydd rhaid cyfeirio at y tendr. Ceir enghraifft isod o ddull gweithredu mwy priodol:

“Dangosodd y tendr yr holl ofynion angenrheidiol i ennill sgôr o 5. Yn adran [x] o'r tendr, rhoddodd y manylion angenrheidiol i roi hyder i'r awdurdod y caiff [gofynion a, b, c] eu cyflawni, gan gynnwys [gwybodaeth am y tendr sy'n berthnasol i'r gofynion a ddangoswyd].”

26. Mewn rhai achosion, efallai na fydd yn bosibl i gyflenwr ddeall pam y pennwyd sgôr benodol heb hefyd esbonio pam na roddwyd sgôr uwch. Sut bynnag, mae darparu'r wybodaeth hon yn enghraifft o arfer orau er mwyn rhoi sicrwydd i gyflenwyr bod y sgôr gywir wedi'i dyfarnu. Bydd y ffordd y gwneir hyn yn dibynnu ar strwythur y meini prawf dyfarnu a'r disgrifiad o'r dull sgorio. Gan barhau â'r enghraifft ym mharagraff 25 uchod, efallai y bydd yn rhaid i'r tendr fod wedi dangos gofynion ychwanegol er mwyn ennill sgôr uwch. Wrth esbonio pam na roddwyd y sgôr uwch, dylai'r awdurdod contractio gydnabod pa rai o'r gofynion hynny na lwyddodd i'w dangos a pham; er enghraifft:

“Er i'r tendr nodi y byddai [gofynion x ac y] yn cael eu bodloni, methodd y tendr ag esbonio sut y byddai'r datrysiad arfaethedig yn bodloni'r gofynion hynny ac felly methodd â dangos y byddai [gofyniad x] a [gofyniad y] yn cael eu cyflawni. Roedd hyn yn golygu na ellid rhoi sgôr uwch i'r tendr.”

27. Mae'n arfer orau ymdrin â gofynion pob maen prawf dyfarnu mor llawn â phosibl. Fodd bynnag, gall awdurdodau contractio benderfynu, os bydd y meini prawf yn arbennig o gymhleth neu os bydd nifer mawr ohonynt, fod canolbwyntio ar agweddau allweddol ar y tendr yn ddigon er mwyn bodloni gofynion y crynodeb asesu lle mae'r agweddau hynny ar y tendr yn rhoi digon o wybodaeth i esbonio pob sgôr a roddwyd. Fodd bynnag, dylai awdurdodau contractio ddefnyddio'r un dull gweithredu wrth ymdrin â phob cyflenwr er mwyn sicrhau y rhoddir yr un lefel o fanylder i bob cyflenwr a gyflwynodd dendr a aseswyd.

Ystyried gwybodaeth sensitif

28. Yn y rhan fwyaf o achosion, dylai fod yn bosibl cyfeirio at gynnwys y tendr yn y crynodeb asesu heb fod angen datgelu gwybodaeth fasnachol sensitif, megis gwybodaeth sy'n gyfystyr â chyfrinach fasnach neu bwyntiau gwerthu unigryw a fyddai'n effeithio ar y cyflenwr pe baent yn cael eu datgelu. Bydd peidio â mynd i'r fath fanylder mewn templedi neu adroddiadau ar gyfer asesu meini prawf dyfarnu yn hwyluso prosesau rhannu gwybodaeth mewn perthynas â'r tendr mwyaf manteisiol â chyflenwyr aflwyddiannus drwy leihau neu ddileu'r angen i olygu gwybodaeth. Lle y bo'n briodol, mae sicrhau bod sylwadau yn canolbwyntio ar y canlyniadau y bydd y tendr yn eu cyflawni yn gallu helpu, ond dylai awdurdodau contractio gadw mewn cof y caiff cynnwys y crynodeb asesu ei ysgogi gan strwythur y meini prawf dyfarnu a sut y cânt eu llunio.

29. Darperir yr esboniad canlynol dros sgôr fel enghraifft eglurhaol ac mae'n seiliedig ar y ffaith bod gan yr awdurdod contractio faen prawf dyfarnu sy'n ymwneud â ph'un a yw'r tendr yn dangos:

1. bod datrysiad meddalwedd y cyflenwr yn manteisio i'r eithaf ar y defnydd o safonau a saernïaeth agored
2. bod datrysiad meddalwedd y cyflenwr yn manteisio i'r eithaf ar ailddefnyddio technolegau a chynhyrchion sydd eisoes yn bodoli
3. y bydd tîm o bersonél â chymwysterau a phrofiad addas ar gael i roi'r feddalwedd ar waith.

Gallai'r esboniad a roddir am y sgôr a bennir ar gyfer y maen prawf dyfarnu uchod ddefnyddio dull tebyg i'r canlynol:

“Cynigiodd y tendr ddyluniad saernïaeth sy'n seiliedig ar safon agored. Mae dull gweithredu ‘gosod a chwarae’ wedi cael ei fabwysiadu, a ddangosir gan restr wedi'i hanodi o gydrannau amgen addas oddi ar y silff. Rhoddir dadansoddiad o gynhyrchion amrywiol sydd eisoes yn bodoli a ddangosodd mai dim ond dwy agwedd ar y datrysiad y bydd angen eu haddasu neu y bydd angen cynhyrchion wedi'u teilwra arnynt, gyda chyfiawnhad clir. Roedd y tendr yn cynnwys siart sefydliadol ar gyfer y tîm, gyda phersonél enwebedig ar gyfer rolau penodol, yn seiliedig ar gymwysterau a phrofiad (a nodwyd yn y tendr) ac amseriad y prosiect. Mae gan yr awdurdod contractio hyder yn y dystiolaeth sy'n dangos y caiff y contract ei gyflawni gan y nifer priodol o arbenigwyr sydd ag arbenigedd sy'n rhagori ar y gofynion sylfaenol. Cynigiwyd lefel ofynnol resymol o ran cymwysterau a phrofiad ar gyfer unrhyw aelodau tîm newydd neu ychwanegol.”

30. Mae'r enghraifft uchod yn cyfeirio at wybodaeth o'r tendr ar gyfer pob un o'r tair elfen y mae'r maen prawf yn eu rhestru ac, o ganlyniad, mae'n darparu'r manylion cyfatebol. Mae'r dull gweithredu hwn yn galluogi'r cyflenwr i ddeall ei sgôr drwy gyfeirio at ei dendr, ond mae'n osgoi cynnwys gwybodaeth fasnachol sensitif.

31. Fodd bynnag, cydnabyddir na ellir osgoi cynnwys gwybodaeth fasnachol sensitif weithiau. Pan fydd yr wybodaeth asesu ond yn cael ei darparu i'r cyflenwr y mae'r wybodaeth yn ymwneud ag ef, nid yw hyn yn bryder. Fodd bynnag, caiff gwybodaeth o grynodeb asesu'r cyflenwr llwyddiannus ei rhannu â'r cyflenwyr aflwyddiannus ac felly dylai awdurdodau contractio ystyried a oes gwybodaeth fasnachol sensitif yn ymwneud â'r tendr mwyaf manteisiol na ddylid ei darparu i gyflenwyr eraill fel rhan o'u crynodebau asesu.

32. Mae Adran 94 o'r Ddeddf yn caniatáu i awdurdodau contractio gadw gwybodaeth yn ôl er mwyn amddiffyn diogelwch gwladol neu os bydd yr wybodaeth yn fasnachol sensitif a bod budd cyhoeddus tra phwysig yn gysylltiedig â chadw'r wybodaeth yn ôl (gweler y canllaw ar gyhoeddi gwybodaeth i gael rhagor o wybodaeth). Gellir defnyddio'r ddarpariaeth hon i olygu manylion am y tendr mwyaf manteisiol at ddiben darparu'r wybodaeth honno i gyflenwyr aflwyddiannus. Lle caiff gwybodaeth ei chadw'n ôl, dylai'r awdurdod contractio sicrhau bod yr wybodaeth a ddarperir i gyflenwyr aflwyddiannus yn erbyn pob maen prawf yn rhoi esboniad digonol o'r sgôr a roddwyd i'r tendr mwyaf manteisiol o hyd.

33. Er mwyn helpu i ddeall pa fanylion all fod yn fasnachol sensitif, anogir awdurdodau contractio i ofyn mewn dogfennau tendro bod cyflenwyr, ar y cam tendro, yn nodi'r wybodaeth fasnachol sensitif sydd wedi'i chynnwys yn eu tendrau. Gellid gwneud hyn drwy, er enghraifft, gynnwys atodlen yn nodi'r wybodaeth sensitif (gan gyfeirio at ble yn y tendr y mae'r wybodaeth wedi'i chynnwys) a'r cyfiawnhad dros ei chadw'n gyfrinachol. Nid oes rhwymedigaeth ar awdurdodau contractio i dderbyn bod gwybodaeth yn fasnachol sensitif oherwydd bod cyflenwr wedi dweud hynny, a dylent annog cyflenwyr i beidio â gwneud honiadau cyffredinol am gyfrinachedd nad oes modd eu cadarnhau. Dylai awdurdodau contractio ymgysylltu â'r cyflenwr er mwyn dod i gytundeb o ran pa wybodaeth sy'n wybodaeth fasnachol sensitif, gan nodi bod yn rhaid i'r awdurdod contractio fod yn fodlon o hyd bod budd cyhoeddus tra phwysig yn gysylltiedig â pheidio â datgelu'r wybodaeth honno os na chaiff gwybodaeth o'r fath ei darparu. Ceir rhagor o wybodaeth am wybodaeth fasnachol sensitif yn y canllaw ar gyhoeddi gwybodaeth.

Gwybodaeth arall a all fod yn gymwys i dendr aflwyddiannus (rheoliad 32(3)(c) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024)

34. Yn achos cyflenwyr aflwyddiannus, mae'n rhaid i'r crynodeb asesu hefyd gynnwys unrhyw esboniad pellach ynghylch pam nad yw'r cyflenwr hwnnw yn cael y contract.

35. Er enghraifft, gall y fethodoleg asesu nodi os na fydd tendr yn llwyddo i ennill y sgôr ofynnol ar gyfer maen prawf dyfarnu penodol, yna y rhoddir gorau i asesu'r tendr hwnnw a chaiff y tendr ei anghymhwyso. Yn y senario honno, byddai'r crynodeb asesu yn rhoi gwybodaeth am bob sgôr a ddyfarnwyd i'r graddau yr aseswyd y tendr yn erbyn y meini prawf dyfarnu cyn iddo gael ei anghymhwyso, yn ogystal ag esboniad pellach bod y tendr wedi cael ei anghymwyso ar ôl asesu nad oedd wedi ennill y sgôr ofynnol ar gyfer maen prawf dyfarnu penodol (a'r rheswm am yr asesiad hwnnw).

36. Yn ogystal, mae rheoliad 32(5) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024 yn caniatáu i awdurdodau contractio gynnwys unrhyw wybodaeth arall sy'n briodol yn eu barn nhw. Gall awdurdodau contractio felly ystyried a ddylid cynnwys adborth cyffredinol a all helpu'r cyflenwr wella ei dendrau yn y dyfodol er mwyn ei annog i gymryd rhan mewn cyfleoedd caffael yn y dyfodol. Nid oes gofyniad cyfreithiol i roi adborth o'r fath ond gall fod yn arbennig o ddefnyddiol i fusnesau bach a chanolig eu maint neu newydd-ddyfodiaid i'r farchnad.

Amseru

37. Mae'n rhaid i awdurdodau contractio roi crynodeb asesu i bob cyflenwr ar yr un pryd (rheoliad 32(4) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024) a chyn i'r hysbysiad dyfarnu contract gael ei gyhoeddi (adran 50(3) o'r Ddeddf). Mae'n bwysig bod awdurdodau contractio yn darparu'r crynodebau asesu yn brydlon ar ôl i'r penderfyniad dyfarnu gael ei wneud.

38. Rhagwelir y bydd yr awdurdod contractio, gan amlaf, am gyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract ar yr un diwrnod y caiff y crynodebau asesu eu darparu, gan dybio y cânt eu darparu'n electronig. Nid yw'r Ddeddf yn rhagnodi unrhyw gyfnod penodol rhwng darparu'r crynodeb asesu a chyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract. O dan rai amgylchiadau, efallai y bydd yr awdurdod contractio am gynnwys cyfnod o amser ar ôl darparu crynodebau asesu a chyn i'r hysbysiad dyfarnu contract gael ei gyhoeddi. Dylid ystyried yr amser rhwng darparu crynodebau asesu a chyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract yn ofalus gan mai cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract sy'n cychwyn y cyfnod segur. Mater i'r awdurdod contractio fydd penderfynu ar yr amseru, o ystyried yr amgylchiadau dan sylw, gan gynnwys cynllun unrhyw weithdrefn dendro gystadleuol.

Lotiau, marchnadoedd dynamig a fframweithiau

39. Lotiau: Wrth ddyfarnu contractau drwy gyfeirio at lotiau, mae'r gofyniad i ddarparu crynodeb asesu yn berthnasol i'r contract a ddyfarnwyd. Er enghraifft, os bydd awdurdod contractio yn dyfarnu contract cyhoeddus sy'n cwmpasu dwy lot, byddai'r crynodeb asesu yn cynnwys yr wybodaeth asesu ar gyfer y ddwy lot. Fodd bynnag, pe bai'n dyfarnu contractau ar wahân ar gyfer pob lot, byddai'n rhoi crynodeb asesu ar gyfer pob contract i'r cyflenwr.

40. Marchnadoedd dynamig: Nid yw crynodebau asesu yn berthnasol i sefydlu marchnad ddynamig, gan nad yw marchnad ddynamig yn gontract cyhoeddus; nid ydynt ychwaith yn berthnasol pan gaiff cyflenwyr eu derbyn (neu pan na gânt eu derbyn i farchnad ddynamig gan nad yw hyn yn creu contract. Fodd bynnag, mae angen crynodeb asesu wrth ddyfarnu contract cyhoeddus o dan farchnad ddynamig oherwydd caiff y contractau hyn eu dyfarnu o dan weithdrefn hyblyg gystadleuol yn unol ag adran 19 o'r Ddeddf.

41. Fframweithiau: Mae'r gofyniad i ddarparu crynodebau asesu yn gymwys wrth ddyfarnu fframwaith sy'n gontract cyhoeddus. Nid yw'n gymwys wrth ddyfarnu contract yn unol â fframwaith (dyfarnu contract yn ôl y gofyn) gan y caiff y contractau hynny eu dyfarnu yn unol â thelerau'r fframwaith, yn hytrach nag adran 19 o'r Ddeddf. Fodd bynnag, mae'n arfer orau mabwysiadu dull gweithredu tebyg neu'r un dull gweithredu wrth ddyfarnu'r contractau hyn, a dylid ystyried hyn wrth sefydlu'r fframwaith ei hun.

42. Pan fydd nifer mawr o gyflenwyr wedi tendro, megis wrth ddyfarnu fframwaith, cydnabyddir y gall darparu crynodebau asesu gymryd llawer o amser. Fel y nodir uchod, mae gan awdurdodau contractio rywfaint o ddisgresiwn i bennu lefel y manylder sy'n briodol i'r caffaeliad.

43. Yn ogystal, wrth ddyfarnu fframwaith aml-gyflenwr (neu unrhyw fath o gontract yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol lle mae sawl cyflenwr llwyddiannus), bydd mwy nag un tendr mwyaf manteisiol. O dan yr amgylchiadau hyn, dim ond yr wybodaeth asesu sy'n berthnasol i'w tendr eu hunain y bydd angen ei rhoi i'r cyflenwyr llwyddiannus. Wrth roi'r wybodaeth asesu sy'n ymwneud â'r tendr mwyaf manteisiol i gyflenwyr aflwyddiannus nid oes angen i awdurdod contractio roi gwybodaeth asesu am bob tendr llwyddiannus. Yn hytrach, dylai'r awdurdod contractio ddefnyddio'r tendr llwyddiannus â'r sgôr isaf fel y tendr mwyaf manteisiol perthnasol gan mai hyn sy'n debygol o roi'r amcan gorau i'r cyflenwyr aflwyddiannus o'r bwlch rhwng eu tendrau aflwyddiannus a'r hyn yr oedd ei angen i fod yn llwyddiannus.

• Canllaw ar weithdrefnau tendro cystadleuol
• Canllaw ar ddyfarnu contract yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol
• Canllaw ar yr hysbysiad dyfarnu contract a'r cyfnod segur
• Canllaw ar gyhoeddi gwybodaeth
• Canllaw ar ddilyniant hysbysiadau a siartiau llif