Canllawiau Deddf Caffael 2023: cyfathrebiadau electronig

1. Mae Deddf Caffael 2023 (y Ddeddf) yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio, i'r graddau y bo'n ymarferol, wrth ymgymryd â chaffael a gwmpesir, gyfathrebu'n electronig â chyflenwyr a chymryd camau i sicrhau bod cyflenwyr sy'n cymryd rhan mewn prosesau caffael hefyd yn cyfathrebu'n electronig. Bydd hyn yn helpu i sicrhau bod cyfathrebu'n cael ei wneud mewn ffordd effeithlon, agored a thryloyw.

2. Gall cyfathrebu'n electronig helpu i leihau cost caffael a lleihau amserlenni yn ystod y broses gaffael, annog mynediad cyflenwyr at gyfleoedd a hwyluso cydymffurfiaeth â'r Ddeddf.

3. Mae adran 96 o'r Ddeddf yn cynnwys y prif ddarpariaethau ar gyfathrebiadau electronig.

4. Mae'r Ddeddf hefyd yn cynnwys gofynion i gyhoeddi neu roi hysbysiadau, dogfennau neu wybodaeth benodol ac yn gyffredinol mae Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 ("y rheoliadau") yn ei gwneud yn ofynnol i'r hysbysiadau a'r dogfennau hynny neu'r wybodaeth honno gael eu cyhoeddi neu ei chyhoeddi’n electronig, ar y platfform digidol canolog. Bydd angen i awdurdodau contractio gydymffurfio â'r gofynion a nodir yn y rheoliadau yn hyn o beth wrth gyfathrebu â chyflenwyr. Ar gyfer awdurdodau datganoledig Cymru, bydd y gofyniad i gyhoeddi ar y platfform digidol canolog yn cael ei fodloni drwy ddefnyddio platfform digidol Cymru (GwerthwchiGymru) yn unol â rheoliad 5 o'r Rheoliadau.

5. Nid yw'r Ddeddf yn newid y rheol gyffredinol ar gyfathrebu'n electronig a nodir yn Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 a Rheoliadau Contractau Cyfleustodau 2016, er ei bod yn symleiddio'r rheolau yn y maes hwn.

6. Fodd bynnag, mae'r Ddeddf yn cynnwys gofynion llymach ar gyfer cyfathrebu'n electronig nag sydd yn Rheoliadau Contractau Consesiwn 2016. Er enghraifft, yn y rhan fwyaf o achosion mae'r rheoliadau hyn yn caniatáu dulliau cyfathrebu eraill, a oedd yn cynnwys post, ffacsimili, a chyfathrebu llafar. Dim ond pan nad yw'n ymarferol cyfathrebu'n electronig y caniateir y rhain o dan y Ddeddf.

7. Mae Adran 96(1) o'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio, i'r graddau y bo'n ymarferol, wrth ymgymryd â chaffael a gwmpesir, gyfathrebu'n electronig â chyflenwyr a chymryd camau i sicrhau bod cyflenwyr sy'n cymryd rhan mewn prosesau caffael hefyd yn cyfathrebu'n electronig. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu, er enghraifft, y dylai awdurdodau contractio ddefnyddio negeseuon e-bost, systemau e-gaffael, cynadledda rhithwir a rhannu neu gyhoeddi gwybodaeth allweddol yn electronig. Mae hyn yn berthnasol i gaffaeliadau a gwmpesir o ddechrau proses gaffael a thrwy gydol cyfnod y contract nes iddo ddod i ben.

8. Dylai awdurdodau contractio nodi, o dan adran 96(1) o'r Ddeddf, y caniateir cyfathrebiadau anelectronig lle nad yw cyfathrebiadau electronig yn ymarferol. Er enghraifft, os yw agwedd ar gaffael yn gofyn am gyflwyno model graddfa neu os oes angen arddangos cynnyrch, yna mae'n annhebygol y bydd hyn yn bosibl yn electronig. Gellid defnyddio cyfathrebu llafar yn ystod trafodaethau, cyfarfodydd neu ar gyfer sgyrsiau cyffredinol am gaffael. Fodd bynnag, yr arfer orau fyddai dogfennu'r cyfathrebiad hwn a lle bo'n briodol, rhannu unrhyw wybodaeth berthnasol yn electronig â chyflenwyr.

9. Gall awdurdod contractio ddefnyddio neu ofyn am ddefnyddio 'system gyfathrebu electronig', sy'n cynnwys unrhyw system electronig a ddefnyddir at ddibenion cyfathrebu â chyflenwyr, i gyflawni caffael a gwmpesir.

10. Mae adran 96(2) o'r Ddeddf yn datgan bod yn rhaid i systemau cyfathrebu electronig a ddefnyddir neu y mae'n ofynnol eu defnyddio, fod:

1. yn system rad ac am ddim ac yn hygyrch i gyflenwyr
2. ar gael yn gyffredinol neu'n rhyngweithredol â systemau eraill sydd ar gael yn gyffredinol, ac
3. yn hygyrch i bobl ag anableddau.

11. Diben adran 96(2)(a) o'r Ddeddf yw caniatáu i gyflenwyr weld a chael gafael ar wybodaeth yn agored mewn perthynas â chyfleoedd tendro ac ni ddylid eu rhwystro gan 'waliau talu' a all gyfyngu ar y gystadleuaeth. Bwriad systemau cyfathrebu electronig yw helpu i hwyluso cyfranogiad cyflenwyr mewn caffael ac ni ddylent weithredu fel rhwystr anuniongyrchol, a allai roi mentrau bach a chanolig o dan anfantais arbennig.

12. Mae adran 96(3) o'r Ddeddf yn nodi esemptiad i'r gofyniad i systemau cyfathrebu electronig fod yn rhad ac am ddim ac yn hygyrch i gyflenwyr, sy'n berthnasol pan ddefnyddir y systemau hyn ar ôl dyfarnu contract cyhoeddus neu mewn perthynas â marchnad ddynamig cyfleustodau. Effaith hyn yw y gall awdurdodau contractio, er enghraifft, godi ffi ar gyflenwyr mewn cysylltiad â sicrhau a chynnal aelodaeth marchnad ddynamig cyfleustodau ac, ar ôl ymrwymo i gontract, ei gwneud yn ofynnol i ddefnyddio systemau anfonebu electronig. Fodd bynnag, gwaherddir y gallu i godi ffi ar gyflenwyr am ddefnyddio system anfonebu electronig, oni bai bod yr awdurdod contractio yn awdurdod amddiffyn (gweler adran 67(6) o'r Ddeddf). Mae hefyd yn caniatáu i awdurdodau contractio godi tâl am systemau rheoli cyflenwyr, ond dylid osgoi hyn lle y bo'n bosibl ac yn ymarferol. Yn ogystal, pan godir tâl, dylai'r awdurdod contractio fod yn dryloyw ynghylch y gofyniad a'r taliadau i gyflenwyr ar ddechrau'r broses gaffael.

13. Os yw awdurdod contractio o'r farn bod cyfathrebu electronig, neu ddefnyddio system gyfathrebu electronig sy'n rhad ac am ddim sy'n hygyrch ac ar gael yn gyffredinol neu'n rhyngweithredol â systemau sydd ar gael yn gyffredinol ac yn hygyrch i bobl ag anableddau (hy bodloni gofynion adran 96(2)), yn peri risg diogelwch mewn proses gaffael penodol, mae adran 96(4) o'r Ddeddf yn darparu nad yw adran 96 yn gymwys. Pan fo'r esemptiad hwn yn gymwys, mae'n arfer da i awdurdod contractio ddefnyddio system sy'n cyd-fynd â chymaint o'r gofynion yn adran 96 o'r Ddeddf â phosibl, gydag unrhyw addasiadau angenrheidiol i gyfrif am risgiau diogelwch.

• Canllaw ar amcanion caffael a gwmpesir
• Canllawiau ar y Platfform Digidol Cymreig
• Canllawiau ar y platfform digidol canolog