Canllawiau Deddf Caffael 2023: prisio contractau

1. Mae angen rheolau ar amcangyfrif gwerthoedd contractau am fod trothwyon gwahanol (ac, felly, rhwymedigaethau gwahanol ar awdurdodau contractio) ar gyfer mathau gwahanol o gontract. Mae'r rheolau hyn yn cynnig methodoleg syml i awdurdodau contractio amcangyfrif gwerth ariannol eu contract. Mae'r canllaw hwn yn canolbwyntio ar brisio contractau er mwyn penderfynu a yw contract uwchlaw neu islaw'r trothwy perthnasol.

2. Mae Adran 4 ac Atodlen 3 o Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf) ar y cyd yn darparu'r rheolau perthnasol ar brisio contractau.

3. Mae adran 4 o’r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio amcangyfrif gwerth contractau, yn unol â methodoleg a nodir yn Atodlen 3, ac mae'n cyfyngu ar unrhyw ymgais i gyfrifo gwerth amcangyfrifedig contract mewn ffordd sy'n osgoi'r gofynion yn y ddeddfwriaeth hon. Yr effaith yw y bydd modd i awdurdodau bennu gwerth amcangyfrifedig eu contractau ac felly benderfynu a ydynt uwchlaw neu islaw'r trothwy perthnasol a fydd, yn ei dro, yn pennu pa reolau y mae'n rhaid eu dilyn.

4. Mae Atodlen 3 o’r Ddeddf yn rhoi methodoleg y mae'n rhaid i awdurdodau contractio ei defnyddio wrth amcangyfrif gwerth eu contractau er mwyn bodloni eu rhwymedigaethau o dan adran 4. Mae'r ddarpariaeth hefyd yn atal awdurdodau contractio rhag is-rannu contractau mewn ffordd artiffisial er mwyn osgoi unrhyw rai o ofynion y Ddeddf.

5. Mae Atodlen 3 hefyd yn nodi sut mae'n rhaid i awdurdodau contractio amcangyfrif gwerth contract er mwyn penderfynu a yw'n dod o dan gyfundrefn y rheolau cyffredinol ar gyfer contractau uwchlaw'r trothwy neu'r gyfundrefn islaw'r trothwy.

6. Fel gyda rhai diffiniadau a chysyniadau sylfaenol penodol eraill, nid yw sylwedd y polisi ar brisio contractau wedi cael ei ddiwygio. Felly, mae'r rheolau a osodir gan y Ddeddf hon yn debyg o ran bwriad ac effaith i'r rheolau blaenorol ar amcangyfrif gwerth contractau a nodwyd yn y ddeddfwriaeth flaenorol. Mae'r
fethodoleg brisio yn Atodlen 3 hefyd yn debyg yn fwriadol i'r hyn a nodwyd yn y ddeddfwriaeth flaenorol.

7. Mae rhai gwahaniaethau yn anochel o ran y ffordd y mae'r rheolau hyn wedi'u nodi yn y Ddeddf. Er enghraifft, nid oedd y ddeddfwriaeth flaenorol yn ymdrin â sefyllfaoedd lle nad oedd modd llunio amcangyfrif. Roedd angen yr addasiad hwn er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth lawn â chytundebau rhyngwladol megis Cytundeb Cynhwysfawr a Blaengar ar gyfer Partneriaeth y Môr Tawel (CPTPP) a gallu dangos y gydymffurfiaeth honno, ond ni ddylai achosi unrhyw newidiadau sylweddol yn ymarferol.

8. Nid yw cysyniad Unedau Gweithredol ar wahân, sy'n derm nas diffinnir yn y Cyfarwyddebau Ewropeaidd, wedi cael ei gynnwys yn y Ddeddf. Cydnabyddir y bydd rhai awdurdodau contractio yn gweithredu mewn strwythurau dirprwyedig iawn ac y bydd angen i rai unedau busnes weithredu'n annibynnol. Cadwyd yr hyblygrwydd hwn drwy ddefnyddio dull syml o atal cambrisio fel Atodlen 3, paragraff 4, sy'n adlewyrchu'r ddarpariaeth debyg yn y ddeddfwriaeth flaenorol ac sy'n ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio gyfuno gofynion y gellir yn rhesymol eu cyfuno at ddibenion eu hamcangyfrif, oni bai bod rhesymau da dros beidio â gwneud hynny. Yn amlwg, ni fyddai dadgyfuno er mwyn cyrraedd gwerth islaw'r trothwy yn rheswm da, ond fel arall mae'r rheolau yn hyblyg yn hyn o beth. Mae'r ffordd y drafftiwyd y ddeddfwriaeth yn rhoi disgresiwn eang i awdurdodau contractio beidio â chyfuno os nad oes ganddynt reswm dros wneud hynny.

9. Mae cyfraith achosion a chanllawiau'r llywodraeth wedi nodi, yng nghyd-destun cytundebau datblygu, y gall fod angen ystyried amrywiaeth ehangach o ffactorau na'r swm y mae awdurdod yn disgwyl ei dalu, oherwydd mae'n bosibl mai yng ngwerth taliadau gan drydydd partïon y bydd gwerth gwirioneddol y cyfle. Mae'r dull prisio yn y Ddeddf yn gyson â'r dull hirsefydlog yn y ddeddfwriaeth flaenorol yn yr ystyr bod yn rhaid i'r amcangyfrif gael ei lunio mewn perthynas â'r hyn y mae'r awdurdod yn disgwyl ei dalu. Nid yw'r polisi wedi newid.

10. Mae adran 4 y Ddeddf yn darparu'r rhwymedigaeth hanfodol ar awdurdodau contractio i ddefnyddio'r fethodoleg yn Atodlen 3 wrth amcangyfrif gwerth contract, er mwyn pennu a yw'r contract uwchlaw neu islaw'r trothwy ac felly'r rheolau perthnasol y mae'n rhaid eu dilyn. Mae adran 4 hefyd yn cynnwys dull o atal cambrisio sy'n ei gwneud yn anghyfreithlon arfer unrhyw ddisgresiwn wrth brisio contract gyda'r nod o osgoi gofynion y Ddeddf.

11. Mae Atodlen 3 y Ddeddf yn nodi'r fethodoleg brisio. Mae'r ‘rheol gyffredinol’ yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio amcangyfrif yr uchafswm gwerth sy'n daladwy o dan y contract, gan ystyried unrhyw newidynnau posibl megis opsiynau i gyflenwi nwyddau/gwasanaethau/gwaith ychwanegol neu opsiynau i ymestyn neu adnewyddu'r contract, ac mae'n nodi rhestr nad yw'n gynhwysfawr o faterion a allai fod yn berthnasol i'r amcangyfrif hwn.

12. Wrth gyfrifo gwerth amcangyfrifedig y contract, dylai'r amcangyfrif o werth y contract gynnwys TAW. Mae'r newid hwn mewn ymarfer wedi bod ar waith ers 1 Ionawr 2021 ac mae'n deillio o aelodaeth annibynnol y DU o’r Gytundeb ar Gaffael gan Lywodraethau Sefydliad Masnach y Byd. Tra oedd y DU yn aelod o'r UE, roedd gwerth contractau yn cael ei gyfrifo heb gynnwys TAW. Roedd trothwyon Cytundeb ar Gaffael gan Lywodraethau yr UE yn is o'u cymharu â throthwyon yr aelodau eraill o'r cytundeb er mwyn ystyried hyn. Mae'r DU bellach yn ddarostyngedig i drothwy safonol y Cytundeb ar Gaffael gan Lywodraethau ac mae'n rhannu arfer cyffredin y cytundeb, sef bod yn rhaid cynnwys TAW wrth brisio contractau.

13. Mae'n rhaid i werth amcangyfrifedig y contract gynnwys gwerth unrhyw nwyddau, gwasanaethau neu waith a ddarperir gan yr awdurdod contractio o dan y contract heblaw am daliad (Atodlen 3, paragraff (2)(a)). Mae'n bosibl mai dim ond mewn nifer cyfyngedig o gaffaeliadau y bydd y rhwymedigaeth hon yn berthnasol i'r cyfrifiad ond mae'n cydnabod bod yr awdurdod contractio, mewn rhai achosion, yn darparu eitemau i'r contractwr i'w defnyddio wrth gyflawni'r contract ac y dylai gwerth yr eitemau hyn gael ei gynnwys wrth amcangyfrif gwerth y contract. Er enghraifft, mewn rhaglen draffyrdd, mae'n bosibl y caiff y cyfarpar electronig ar gyfer y nenbontydd ei gyflenwi i'r contractwr gan yr awdurdod contractio er mwyn sicrhau bod cyfarpar cyson yn cael ei ddefnyddio drwy'r rhwydwaith cyfan. Yn yr enghraifft hon, byddai gwerth y cyfarpar electronig a ddarparwyd yn cael ei gynnwys wrth gyfrifo gwerth amcangyfrifedig y contract.

Fframweithiau a chontractau consesiwn

14. Ceir darpariaethau sy'n adlewyrchu mân wahaniaethau o ran yr hyn y mae angen ei wneud wrth amcangyfrif gwerthoedd fframweithiau a chontractau consesiwn.

15. Mae'n rhaid i fframweithiau ddilyn y rheol gyffredinol yn Atodlen 3 o ran sut i amcangyfrif gwerth y contract ond mae'n rhaid iddynt ddilyn y dull prisio penodol a nodir ar gyfer fframweithiau hefyd, sy'n golygu bod yn rhaid i'r amcangyfrif o'r fframwaith gynnwys gwerth yr holl gontractau y gellid eu dyfarnu o dan y fframwaith. Mae'n rhaid i fframweithiau agored, sef cynlluniau fframweithiau olynol ar yr un telerau fwy neu lai, gael eu prisio drwy gynnwys gwerth yr holl fframweithiau y gellid eu dyfarnu o dan y fframwaith agored (ac felly werth yr holl gontractau y gellid eu dyfarnu o dan bob un o'r fframweithiau yn y cynllun).

16. Ni chaiff contractau consesiwn eu prisio yn ôl y rheol gyffredinol yn y Ddeddf ond mae'n rhaid iddynt ddilyn y dulliau prisio penodol a nodir ar gyfer contractau consesiwn. Mae hyn yn golygu amcangyfrif yr uchafswm y gallai cyflenwyr ddisgwyl ei gael, gan ystyried rhestr debyg nad yw'n gynhwysfawr o newidynnau yn y rheol gyffredinol, gyda rhai addasiadau mwy perthnasol i gontractau consesiwn, megis symiau a dderbyniwyd ar ôl gwerthu asedau a ddelir gan y cyflenwr o dan y contract.

17. Y rheswm dros brisio contractau consesiwn mewn ffordd wahanol yw bod o leiaf ran o'r gwerth mewn contractau consesiwn yn codi yn yr hawl i ymelwa ar y gwaith neu'r gwasanaethau. Felly, yn ychwanegol at unrhyw swm a dderbynnir fel taliad gan yr awdurdod contractio, dylai prisiad y contract gynnwys symiau y mae cyflenwr yn disgwyl eu cael am y gwaith neu'r gwasanaethau. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, refeniw disgwyliedig gan ddefnyddwyr tollbont.

Atal cambrisio

18. Nod y dull o atal cambrisio yn Atodlen 3, paragraff 4 y Ddeddf yw sicrhau nad yw awdurdodau contractio yn is-rannu ymarferion caffael mewn ffordd artiffisial er mwyn osgoi cadw at y rheolau. Mae hyn yn cynnwys y rheol sylfaenol y dylai awdurdodau contractio, lle y bo modd, geisio cyfuno dibenion prisio, ond ni ddylid cymhwyso hyn mewn ffordd lawdrwm ac, felly, mae'n caniatáu eithriadau pan fo rhesymau da. Er enghraifft, os bydd awdurdod contract yn prynu argraffwyr gan gyflenwr penodol, nid yw hynny'n golygu o reidrwydd y dylai brynu ei holl getris arlliwio, papur a gwasanaethau gan yr un cyflenwr os bydd o'r farn y gall gael bargen well gan gyflenwr arall.

19. Nid oes angen i'r rheolau fod yn rhagnodol yn hyn o beth gan fod y mesur atal cambrisio yn gweithio ar y sail na fyddai osgoi'r rheolau fyth yn rheswm da. Un enghraifft o reswm da dros beidio â chyfuno fyddai:

• pan fydd gan uned fusnes mewn awdurdod contractio mawr gyllideb ddirprwyedig ac mai dim ond at ddibenion yr uned fusnes honno y mae'n caffael eitemau
• pan fydd llawer o fusnesau uned sydd â'u hanghenion eu hunain na ellir disgwyl yn ddichonadwy iddynt wybod pob gofyniad sydd gan unedau busnes eraill o fewn y sefydliad ehangach
• pan na fyddai cyfuno yn arwain at ganlyniadau gwerth gwell.

Pan na fydd modd llunio amcangyfrif

20. Mae bwriad polisi Atodlen 3, paragraff 5 yn y Ddeddf, sy'n darparu y tybir bod contractau na ellir amcangyfrif eu gwerth uwchlaw'r trothwy, yn deillio o'r angen i sicrhau cydymffurfiaeth lawn â rhwymedigaethau rhyngwladol ynglŷn â chaffael cyhoeddus. Yn ymarferol, mae'r sefyllfa yn annhebygol o godi ac yn gyffredinol, argymhellir bod awdurdodau contractio yn gwneud y prisiad gorau ar sail y wybodaeth sydd ar gael, gan ddilyn y rheolau manwl a nodir yn Atodlen 3.

• Canllawiau ar drothwyon
• Canllawiau ar gaffael cymysg