Cyfarfod Grŵp Llywio Symleiddio Budd-daliadau Cymru: 25 Mehefin 2024

Fran Targett, Cadeirydd
Anna Friend, Cyngor Sir y Fflint
Beatrice Orchard, Ymddiriedolaeth Trussell
Joanna Goodwin, Canolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol
Karen McFarlane, Plant yng Nghymru
Lindsey Phillips, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru
Lisa Hayward, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru
Matthew Evans, Grŵp Rheolwyr Refeniw a Budd-daliadau Cymru
Miranda Evans, Anabledd Cymru
Nigel Griffiths, CBS Pen-y-bont ar Ogwr
Simon Hatch, Cyngor ar Bopeth Cymru
Steffan Evans, Sefydliad Bevan

Hwyluswyr    

Adrian Devereux, Hwylusydd Llif Gwaith
David Willis, Llywodraeth Cymru
Glyn Jones, Hwylusydd Llif Gwaith
Josh Parry, Hwylusydd Llif Gwaith
Mel James, Llywodraeth Cymru
Paul Neave, Llywodraeth Cymru 
Sam Pidduck, Llywodraeth Cymru

Ymddiheuriadau: Helal Uddin (Tîm Lleiafrifoedd Ethnig a Chymorth Ieuenctid), Leah Whitty (Hwylusydd Llif Gwaith), Ben Gibbs (Hwylusydd Llif Gwaith), Claire Germain (Llywodraeth Cymru), Victoria Lloyd (Age Cymru), Amanda Main (CBS Caerffili), Emma Morales (Canolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol), Katie Till (Ymddiriedolaeth Trussell)

Rhoddodd y Cadeirydd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r grŵp am ei chyfarfodydd diweddar gyda Lesley Griffiths, Ysgrifennydd y Cabinet dros Ddiwylliant a Chyfiawnder Cymdeithasol yn ogystal â'r Cynghorydd Hunt, Llefarydd Cyllid Arweiniol CLlLC. Roedd y ddau gyfarfod yn gadarnhaol ac wedi ailddatgan yr ymrwymiad i gefnogi'r prosiect hwn. 

Rhoddodd y Cadeirydd yr wybodaeth ddiweddaraf am y diweddariad cynnydd a gynlluniwyd yr oedd hi a'r Cynghorydd Hunt i fod i'w ddarparu i gyfarfod Cyngor Partneriaeth Cymru ar 8 Gorffennaf. Mae'r cyfarfod hwn bellach wedi'i ohirio ac rydym yn aros am ddyddiad y cyfarfod nesaf a fydd yn debygol o fod yn yr Hydref.

Yn olaf, atgoffwyd yr aelodau y bydd cofnodion holl gyfarfodydd y grŵp llywio yn cael eu rhannu ar wefan Llywodraeth Cymru sydd newydd ei chyhoeddi.

Croesawodd y Cadeirydd gynrychiolwyr Policy in Practice a roddodd gyflwyniad yn egluro sut maent yn gweithio gydag Awdurdodau Lleol Cymru i sicrhau'r incwm mwyaf posibl.

Gan gynnig cyflwyniad byr i PiP fel sefydliad, esboniodd RW sut y maent yn defnyddio'r mewnwelediadau o ymchwil a data mewn perthynas â thlodi a chanlyniadau cymdeithasol i helpu i wella'r ffordd y darperir polisi drwy offer megis cyfrifiannell Better Off Benefits a’r offeryn tracio teuluoedd incwm isel (LIFT). Yng Nghymru'n benodol, mae PiP yn gweithio gyda mwy na 30 o sefydliadau, gan gynnwys rhai Awdurdodau Lleol sy'n gweld canlyniadau cadarnhaol.

Gan ddefnyddio eu gwybodaeth / arbenigedd ymarferol a pholisi, cyflwynodd PiP chwe argymhelliad posibl y gellid eu hystyried wrth symleiddio Budd-daliadau Cymru

1. porth ceisiadau canolog
2. awtomeiddio cymhwystra a’r broses ymgeisio: defnyddio data presennol i awtomeiddio prosesau a lleihau mewnbwn â llaw.
3. sefydlu rhannu data unffurf: gweithredu fframwaith safonedig ar gyfer rhannu data ymhlith asiantaethau budd-daliadau.
4. sicrhau preifatrwydd ac integreiddio data: diogelu data gan integreiddio ffynonellau i wella'r ffordd y darperir gwasanaethau.
5. cynnal astudiaeth ddichonoldeb dechnegol: gwerthuso anghenion technegol a heriau system Budd-daliadau ganolog i Gymru.
6. ymgysylltu â rhanddeiliaid: cydweithio â'r holl bartïon perthnasol i alinio dylunio a gweithredu’r system.

Esboniodd RW sut mae PiP yn defnyddio dau ddull gwahanol, prosiect a rhanbarthol. Dull prosiect yw lle mae grŵp o sefydliadau'n dod at ei gilydd ac yn penderfynu gweithio ar ymgyrch ar y cyd. Er enghraifft, mabwysiadodd Awdurdod Llundain Fwyaf y dull hwn ac ar draws 17 bwrdeistref cynhaliodd Ymgyrch Credyd Pensiwn wedi'i thargedu. Arweiniodd hyn at gynnydd mewn hawliadau gyda gwerth oes o £100 miliwn o Gredyd Pensiwn nas hawliwyd o'r blaen. Mae hyn yn cyfateb i ryw £98 mewn Credyd Pensiwn heb ei hawlio a ddychwelir am bob £1 sy’n cael ei gwario.

Fel arall, ceir dull rhanbarthol lle mae mynediad at offeryn tracio LIFT yn cael ei brynu ar gyfer rhanbarth daearyddol sydd wedyn yn defnyddio'r data hwn (wedi’i gymryd o ffynonellau CThEF, yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) ac Awdurdodau Lleol) i nodi, olrhain a thargedu aelwydydd nad ydynt yn hawlio'r hyn y gallai fod ganddynt hawl iddo. Gallai hyn ddychwelyd £32 y flwyddyn am bob £1 a fuddsoddir.

Yn dilyn y cyflwyniad, nodwyd nad yw amcangyfrifon o fudd-daliadau heb eu hawlio yn tueddu i gynnwys budd-daliadau sy'n gysylltiedig ag iechyd fel y Taliad Annibyniaeth Personol. Esboniodd RW sut mae PiP yn amcangyfrif budd-daliadau ar sail prawf modd am ei fod yn fwy dibynadwy ac yn haws i'w wneud gan fod elfen o oddrychedd mewn llawer o fudd-daliadau cysylltiedig ag iechyd. Fodd bynnag, mae gan PiP ddiddordeb mewn edrych ar fudd-daliadau iechyd oedran gweithio eleni. 

Gan gyflwyno ei hun fel yr hwylusydd Ffrwd Waith Data/Dylunio, gofynnodd GJ am gyfarfod rhyngddo ef a PiP i drafod llif data a dangosfwrdd LIFT. Fel hwylusydd y Ffrwd Waith Cyfathrebu a'r arweinydd ar gyfer Ymgyrch hyrwyddo Costau Byw / Yma i Helpu Llywodraeth Cymru, cytunwyd y byddai AD yn ymuno i ddysgu mwy am ddefnyddiau amgen data i dargedu ymgyrchoedd hawlio budd-daliadau. 

Gan gytuno i gyfarfod, rhannodd RW hefyd y ffaith bod PiP yn eistedd ar grŵp llywio rhannu data DWP sy'n cefnogi eu gwaith. Parhaodd i nodi y gall ymgyrchoedd wedi'u targedu sy’n defnyddio data a gyrchwyd gan PiP arwain at gyfraddau llwyddiant sydd dair neu bedair gwaith yn uwch nag ymgyrchoedd post cyffredinol, traddodiadol.

Nododd y grŵp bwysigrwydd sicrhau nad yw ymchwil dybiannol sefydliadau fel PiP a Sefydliad Bevan yn cael ei chymysgu â'r gwaith yn y fan a’r lle ar Fudd-daliadau Cymru. Mewn cytundeb, nododd FT y bydd cael SE o Sefydliad Bevan yn helpu i sicrhau bod y grŵp llywio yn cael ei ddiweddaru ar gyhoeddiadau'r sefydliad.

Pwynt gweithredu 1: GJ, AD a PiP i gyfarfod i drafod rhannu data a defnyddio data ymhellach mewn ymgyrchoedd wedi'u targedu.

Pwynt gweithredu 2: SE i roi gwybod i'r grŵp llywio am unrhyw ymchwil neu gyhoeddiadau newydd gan Sefydliad Bevan yn y maes hwn.

Cafodd yr aelodau eu diweddaru ar y sesiwn gychwyn gyntaf ar y cyd a hwyluswyd gan CDPS ac a gynhaliwyd ar 20 Mehefin ar gyfer y Ffrydiau Gwaith Cymhwystra a Dylunio/Data Cam Un. Roedd y sesiwn yn cynnwys trafodaeth eang ar obeithion/ofnau, dyheadau, yn ogystal â chymeradwyo'r camau blaenoriaeth a neilltuwyd.

Trafodwyd peryglon symud ymlaen yn rhy gyflym gydag ateb damcaniaethol ar gyfer Cam Un (megis un ffurflen gais) heb ddeall yn llwyr y sefyllfa fel y mae o fewn Awdurdodau Lleol. O ganlyniad, cadarnhawyd eto y dylai unrhyw waith o'r prosiect adeiladu ar gynnydd presennol o fewn Cynghorau a pheidio â chynrychioli cam yn ôl. 

Nododd FT a PN fod y teimladau hyn yn cael eu hatseinio yn y sesiwn, ac mai un o flaenoriaethau allweddol Cam Un / Dylunio a Data yw deall ymhellach y systemau a'r prosesau sydd ar waith ym mhob Awdurdod Lleol.

Gan gyfeirio at drafodaeth yn y sesiwn gychwyn ynghylch mannau cyfyng capasiti'r Awdurdodau Lleol yn y flwyddyn sydd i ddod, rhannodd AF sut y bydd hyn yn amrywio'n fawr o’r naill wasanaeth i’r llall. Felly, er y dylid cydnabod mannau cyfyng allweddol, dylid nodi hefyd na fydd byth amser delfrydol i bob Awdurdod Lleol. 

Gan gyfeirio at y ddogfen Comisiynu Ffrydiau Gwaith ddrafft ac adroddiad cryno’r sesiwn gychwyn a rannwyd gyda'r grŵp, gofynnodd y Tîm Craidd am gymeradwyaeth i'r dogfennau a'r cytundeb i Ffrydiau Gwaith ddechrau ar y gwaith yn seiliedig ar eu cynnwys. Cytunodd y grŵp.

Dechreuodd LP yr eitem hon gyda chyflwyniad byr yn diweddaru'r grŵp llywio ar y cynnydd a wnaed mewn perthynas â'r Grŵp Cynghori Uwch-swyddogion Cyfrifol Llywodraeth Leol.  Mae'r 22 Cyngor i gyd bellach wedi enwebu Uwch-swyddog Cyfrifol (SRO) i hyrwyddo'r gwaith symleiddio ac i ymuno â'r grŵp cynghori. Cynhaliwyd y cyfarfod cyntaf ym mis Mai ac roedd yno nifer dda.

Trafodwyd Cylch Gorchwyl ar gyfer y Grŵp SRO yn y cyfarfod hwn a bydd yn cael ei gymeradwyo yn y cyfarfod nesaf sydd wedi'i drefnu ar gyfer mis Gorffennaf. 

Wrth i'r prosiect fynd yn ei flaen, bydd y Grŵp Cynghori yn darparu arbenigedd ac arweiniad i'r Grŵp Llywio, a phob aelod yn gyrru'r gwaith yn ei flaen o fewn ei Awdurdod Lleol. Bydd y Grŵp Cynghori yn rhoi adborth rheolaidd i'r Grŵp Llywio a'r Ffrydiau Gwaith. 

Yn eu cyfarfod cyntaf, cododd Uwch-swyddogion Cyfrifol y materion canlynol y bydd angen i'r grŵp llywio eu hystyried: Cyllid, Deall Pethau Fel y Maent, Peidio â thybio'r ateb o'r dechrau, yn benodol mewn perthynas ag un ffurflen neu lwyfan.

Yn dilyn y diweddariad, trafodwyd pa fecanwaith fyddai'n cael ei ddefnyddio ar gyfer Ffrydiau Gwaith i wneud ceisiadau am wybodaeth i'r grŵp SRO. Mae’r mater hwn yn destun trafod o hyd, ond cytunwyd y dylid bwydo ceisiadau am wybodaeth drwodd i'r Tîm Craidd a fydd yn eu prosesu am y tro. 

Wrth ystyried a oedd y Grŵp SRO yn fodlon ar aelodaeth bresennol y Ffrydiau Gwaith, gan nodi y trafodwyd o'r blaen y dylai pob Awdurdod Lleol gael ei gynrychioli ar o leiaf un Ffrwd Waith, dywedodd LP y bydd y Grŵp SRO yn parhau i weithio ar hyn.

Pwynt gweithredu 3: LP (a'r Tîm Craidd) i barhau i gynyddu cynrychiolaeth Awdurdodau Lleol ar y Ffrydiau Gwaith.

Wrth gyflwyno'r eitem hon, dywedodd DW wrth y grŵp y bu’r Tîm Craidd yn gweithio ar log risgiau drafft ar gyfer y prosiect. Rhannwyd drafft cynnar iawn gyda'r grŵp a gofynnwyd i'r aelodau anfon i’r Tîm Craidd y risgiau (a'u mesurau lliniaru) y credant y dylid eu cynnwys. 

Gofynnodd SE fod Cyflymder Gweithgarwch yn cael statws risg uwch ar y gofrestr risgiau. Cymeradwywyd y cais hwn gan yr aelodau.

Pwynt gweithredu 4: dosbarthiad risg cyflymder gweithgarwch i'w gynyddu ac aelodau i anfon risgiau ychwanegol a mesurau lliniaru posibl at MJ / SP.

Yn dilyn cyfarfod diwethaf y grŵp llywio, cafodd dogfen wybodaeth ddrafft am y prosiect i symleiddio Budd-daliadau Cymru ei pharatoi a'i chyflwyno i'r aelodau yn y cyfarfod hwn. Pwrpas y ddogfen yw rhoi trosolwg o'r prosiect ac mae i'w rhannu â rhanddeiliaid i roi gwybod iddynt am y gwaith sy'n digwydd.

Cymeradwywyd y ddogfen fel y mae gyda mân welliant i enwi sefydliadau. Cytunwyd hefyd, pe baem yn cynhyrchu rhywbeth ar gyfer cynulleidfa gyhoeddus ehangach, y byddai angen ei addasu i weddu. 

Rhannodd GJ y ffaith ei fod yn ymwybodol o sefydliadau eraill, fel Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus (BGC), sydd hefyd yn gweithio i sicrhau'r incwm mwyaf posibl. Gan gydnabod pwysigrwydd ymgysylltu â rhanddeiliaid ac i sicrhau nad oes dyblygu ymdrech, cytunodd y grŵp i rannu'r ddogfen rhanddeiliaid gyda’r byrddau hyn.

Ar nodyn tebyg, rhannodd SH y ffaith bod llawer o waith sector cyhoeddus wedi bod ar sicrhau’r incwm mwyaf posibl, fel y gwaith a wneir gan Iechyd Cyhoeddus Cymru, ac y gallem hefyd ymgysylltu â hwy. Nododd FT y byddai, fel Cadeirydd, yn hapus i drafod ei rôl yn hyn hefyd.

Pwynt gweithredu 5: y Tîm Craidd i rannu’r ddogfen rhanddeiliaid gyda Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus.

Pwynt gweithredu 6: y Tîm Craidd i archwilio'r ffordd orau o ymgysylltu â rhanddeiliaid ehangach / rhannu diweddariadau prosiect gyda hwy.

Gan gyflwyno'r eitem hon, gofynnodd PN i wirfoddolwyr helpu i lunio syniadau cychwynnol y gellid eu defnyddio fel sail i gynllun gweithredu. Byddai hyn yn cael ei ddefnyddio i hwyluso trafodaeth agored i holl aelodau'r grŵp llywio yng nghyfarfod mis Gorffennaf. 

Mewn ymateb i'r cais hwn, cyflwynodd AF / SE / LH / JG / AD eu henwau.

Pwynt gweithredu 7: y tîm craidd ac aelodau enwebedig i gwrdd i drafod sail i gynllun gweithredu.

Newidiwyd cofnodion y cyfarfod diwethaf i adlewyrchu enw cywir Cyngor Sir y Fflint ac yna fe’u cymeradwywyd. (30.04.24) 

Ni chodwyd UFA, a chadarnhawyd y byddai’r cyfarfod hybrid nesaf ar 24 Gorffennaf (14.00 - 16.00) yng Nghaerdydd.

Oherwydd gwyliau blynyddol yn ystod yr haf, cytunwyd y byddai'r cyfarfod dilynol yn cael ei gynnal ym mis Medi - union ddyddiad i'w gadarnhau.

Pwynt gweithredu 8: y tîm craidd / FT i nodi dyddiad addas ar gyfer Cyfarfod mis Medi a chyhoeddi gwahoddiadau.