Canllawiau Deddf Caffael 2023: addasu caffaeliad cystadleuol

1. Yn ystod gweithdrefn dendro gystadleuol efallai y bydd angen diwygio neu egluro gwybodaeth yn yr hysbysiad tendro neu'r dogfennau tendro cysylltiedig er mwyn ymdrin ag amgylchiadau nas rhagwelwyd.

2. Efallai y bydd angen gwneud addasiadau yn ystod gweithdrefn am nifer o resymau. Er enghraifft, efallai fod cyflenwr wedi codi cwestiwn yn gofyn am eglurder sy'n golygu bod angen diwygio'r dogfennau tendro cysylltiedig neu fod rhywbeth wedi'i hepgor yn yr hysbysiad tendro. Mae'n rhaid i unrhyw addasiadau gael eu gwneud yn unol ag adran 31 o Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf).

3. Adran 31 o'r Ddeddf (Addasu caffaeliad adran 19).

4. Adran 54 o'r Ddeddf (Terfynau amser).

5. Mae'r ddeddfwriaeth flaenorol yn caniatáu i gyflenwyr ofyn am wybodaeth cyn cyflwyno eu tendr ond nid yw'n darparu'n benodol ar gyfer addasiadau yn ystod caffaeliad. Mae'n rhaid i'r awdurdod contractio ddarparu'r wybodaeth hon o fewn cyfnod amser penodedig cyn bod tendrau yn cael eu cyflwyno. Mae'r Ddeddf yn gwneud darpariaeth benodol yn adran 31 sy'n nodi pryd y gellir addasu telerau caffael a gwmpaswyd, graddau'r addasiadau hynny a sut mae'n rhaid hysbysu cyflenwyr am y newidiadau hynny.

6. Mae adran 31 o'r Ddeddf yn darparu y gall awdurdod contractio, ar yr amod y cydymffurfir â'r adran, wneud newidiadau i delerau caffaeliad a gwmpaswyd, a ddiffinnir yn adran 31(7) fel unrhyw beth a nodir mewn hysbysiad tendro neu ddogfennau tendro cysylltiedig, gan gynnwys gofynion unrhyw weithdrefn dendro gystadleuol, amodau cymryd rhan neu feini prawf dyfarnu. Gellir gwneud addasiadau o dan adran 31 o dan ddau senario, fel y'u nodir isod.

Addasiadau i gaffaeliad cyn cyflwyno ceisiadau i gymryd rhan neu dendrau cyntaf/unig dendrau

7. Mae adran 31(1) o'r Ddeddf yn nodi pryd y caniateir i awdurdod contractio wneud unrhyw newidiadau i delerau caffaeliad a gwmpaswyd:

1. mewn gweithdrefn agored, caniateir newidiadau cyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tendrau (mewn gweithdrefn agored, gan mai gwahoddiad i gyflwyno tendr yw'r hysbysiad tendro, dim ond cyn diwedd y cyfnod tendro pan fydd yn rhaid cyflwyno tendrau y gellir gwneud addasiad)
2. mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol, caniateir newidiadau:
   1. cyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno cais i gymryd rhan, neu
   2. pan na fu unrhyw wahoddiad i gyflwyno ceisiadau o'r fath, y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno'r tendr cyntaf neu'r unig dendr

8. Mae hyn yn caniatáu i newidiadau gael eu gwneud ar gam cynnar yn y weithdrefn pan nad yw cyflenwyr wedi cyflwyno tendr na chais i gymryd rhan eto. Os bydd awdurdod contractio yn dymuno addasu'r caffaeliad o dan yr amgylchiadau hyn, mae'n rhaid i'r hysbysiad tendro ac unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig y mae'r addasiad yn effeithio arnynt gael eu diweddaru a'u hailgyhoeddi neu eu darparu eto (adran 31(5)) ac mae'n rhaid i'r awdurdod contractio ystyried y terfynau amser (gweler paragraff 15 isod). Mae hyn yn rhoi cyfle i bob cyflenwr â diddordeb weld yr wybodaeth ddiwygiedig a phenderfynu a yw'n dymuno cyflwyno cais i gymryd rhan neu dendro yng ngoleuni'r addasiad.

9. Nod y darpariaethau yn y Ddeddf yw sicrhau cydbwysedd priodol rhwng caniatáu newidiadau i delerau caffaeliad a gwmpaswyd a rhoi digon o amser i gyflenwyr ystyried yr addasiad a pharatoi eu ceisiadau/tendrau.

Addasiadau i gaffaeliad ar ôl i geisiadau i gymryd rhan neu dendrau cyntaf gael eu cyflwyno mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol

10. Unwaith y bydd gweithdrefn hyblyg gystadleuol wedi dechrau, h.y. unwaith y bydd awdurdod contractio wedi cael ceisiadau i gymryd rhan neu wedi cael tendrau cychwynnol, mae lle o hyd i addasu telerau caffaeliad, cyhyd â bod y gofynion perthnasol a nodwyd yn adran 31 yn cael eu bodloni. O dan adran 31(2), caniateir i awdurdodau contractio wneud addasiadau cyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tendrau terfynol i'w hasesu o dan adran 19, ond cyfyngir unrhyw newidiadau i rai nad ydynt yn ‘sylweddol’ (oni bai bod y caffaeliad yn ymwneud â dyfarnu contract cyffyrddiad ysgafn: gweler paragraff 14 isod).

11. Mae addasiad yn un ‘sylweddol’:

1. os byddai'n caniatáu i gyflenwyr nad ydynt yn ‘gyflenwyr sy'n cymryd rhan’ gyflwyno tendr, neu

2. os yw'r awdurdod contractio o'r farn, pe bai'r addasiad wedi cael ei adlewyrchu yn yr hysbysiad tendro neu'r dogfennau tendro cysylltiedig cyn bod dyddiad cau y cyfeirir ato yn adran 31(1)(b) wedi mynd heibio (gweler paragraff 7(b) uchod):

   1. na fyddai un neu fwy o'r cyflenwyr sy'n cymryd rhan wedi bod yn gyflenwr sy'n cymryd rhan, neu
   2. y byddai un neu fwy o'r cyflenwyr nad ydynt yn gyflenwyr sy'n cymryd rhan yn gyflenwr sy'n cymryd rhan.

   
   Cyflenwr sydd wedi cyflwyno cais i gymryd rhan yn y weithdrefn dendro gystadleuol, neu sydd wedi cyflwyno tendr fel rhan o'r weithdrefn dendro gystadleuol ac sydd wedi cael ei gynnwys yw cyflenwr sy'n cymryd rhan.

12. Er enghraifft, byddai newid amod cymryd rhan yn addasiad sylweddol pe bai wedi effeithio ar ba gyflenwyr a fyddai'n cael gwahoddiad i gyflwyno tendrau a pha rai nad oeddent wedi mynd ymhellach yn y caffaeliad. Er enghraifft, mae awdurdod contractio yn cyhoeddi hysbysiad tendro ar gyfer gweithdrefn hyblyg gystadleuol ar ddau gam ac yn gosod amod cymryd rhan yn yr hysbysiad tendro sy'n ei gwneud yn ofynnol i gyflenwyr gyrraedd safon dechnegol benodol er mwyn mynd gam ymhellach yn y weithdrefn. Ar ôl i geisiadau i gymryd rhan gael eu cyflwyno, mae'r awdurdod contractio yn newid yr amod cymryd rhan i safon dechnegol wahanol. Byddai newid o'r fath yn sylweddol os yw'r awdurdod contractio o'r farn y gallai cyflenwyr eraill fod wedi cyflwyno cais i gymryd rhan neu y byddai cyflenwyr nad oeddent yn bodloni'r amod wedi cael gwahoddiad i fynd ymhellach pe bai'r safon dechnegol wahanol honno wedi cael ei nodi yn yr hysbysiad tendro gwreiddiol.

13. Pan wneir addasiad nad yw'n un sylweddol cyn y dyddiad cau yn adran 31(2), mae'n rhaid i'r awdurdod contractio hysbysu pob cyflenwr sy'n cymryd rhan, er enghraifft drwy ysgrifennu at bob un neu drwy ddiweddaru'r hysbysiad tendro, am yr addasiad, ac mae'n rhaid i'r awdurdod contractio ystyried y terfynau amser (gweler paragraff 15 isod).

Addasiadau i gaffaeliad i ddyfarnu contract cyffyrddiad ysgafn

14. O ran caffaeliadau sy'n ymwneud â dyfarnu contract cyffyrddiad ysgafn, mae llai o gyfyngiadau ar addasiadau ar ôl i awdurdod contractio gael ceisiadau i gymryd rhan neu gael tendrau cychwynnol. Mewn gwrthgyferbyniad â mathau eraill o gontract cyhoeddus, nid oes gofyniad i addasiad fod yn sylweddol. Mae natur y gwasanaethau y gellir defnyddio contract cyffyrddiad ysgafn ar eu cyfer yn cyfiawnhau mwy o hyblygrwydd o'r fath.

Beth yw effaith addasiad ar gyfnodau amser?

15. Mae adran 31(4) o'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol, pryd bynnag y gwneir addasiad i delerau caffaeliad a gwmpaswyd, i'r awdurdod contractio ystyried a oes angen diwygio dyddiadau cau unrhyw dendrau neu derfynau amser eraill er mwyn rhoi amser ychwanegol i gyflenwyr ystyried y newid. Mae'n rhaid i unrhyw ddiwygiad i'r dyddiadau cau neu'r terfynau amser fod yn unol ag adran 54 o'r Ddeddf. Yn benodol, mae adran 54(1)(d) yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod contractio roi sylw i natur a chymhlethdod unrhyw addasiad i'r hysbysiad tendro neu unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig.

• Canllaw ar amcanion caffael a gwmpaswyd
• Canllaw ar weithdrefnau tendro cystadleuol
• Canllaw ar gyfnodau amser