Y Gronfa Gynghori Sengl: hysbysiad preifatrwydd

Mae Llywodraeth Cymru wedi sicrhau bod cyllid grant o tua £12 miliwn y flwyddyn ar gael i ddarparwyr Gwasanaethau Cynghori yn ystod y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2025 hyd at 31 Mawrth 2028. Gwnaed hynny gan ei bod yn bwysig bod pobl Cymru, yn enwedig y rhai sy'n agored i niwed, yn cael eu gwasanaethu gan rwydwaith o ddarparwyr o safon o'r sector cyhoeddus, y sector preifat a'r trydydd sector, sy'n gweithio gyda'i gilydd yn ddi-dor i ddarparu gwybodaeth a gwasanaethau cynghori diduedd sy'n rhad ac am ddim.

Yn fras, mae'r gwasanaethau sy'n cael eu hariannu yn cyflawni dau brif nod: 

• Hyrwyddo mynediad cynnar at wybodaeth a chyngor ymhlith yr unigolion sydd fwyaf agored i niwed mewn cymunedau lleol.
• Rhoi cymorth o ran darparu gwasanaethau cynghori arbenigol (cynrychiolaeth gerbron Tribiwnlysoedd a Llysoedd) drwy Gymru.

Mae'r grant hwn yn ei gwneud yn ofynnol i brosesu data personol ar ran Llywodraeth Cymru. At ddibenion y grant hwn, Llywodraeth Cymru yw'r rheolydd data.

Bydd darparwyr gwasanaethau cynghori, fel proseswyr data, yn casglu data personol yn uniongyrchol gan unigolyn gyda chaniatâd i weithredu ar ei ran er mwyn dod o hyd i'r cyngor mwyaf priodol i'w ddarparu.  Dim ond pan fo rheswm penodol, cyfreithlon dros wneud hynny y caiff darparwyr gwasanaethau cynghori gasglu data personol.

Mae'r wybodaeth bersonol y gall darparwr gwasanaeth cynghori ei chasglu gan gleient i'w gweld isod.

Personol

• Enw
• Cyfeiriad Cartref
• Cyfeiriad Busnes
• Cod post
• Cyfeiriadau e-bost
• Rhifau Ffôn
• Dyddiad geni
• Rhif Trwydded Yrru
• Rhif Pasbort / Cerdyn Adnabod
• Lluniau / Delweddau (y gellid eu defnyddio i adnabod unigolyn)
• Rhif adnabod unigryw e.e. cerdyn ffyddlondeb siop, cerdyn llyfrgell etc.

Sensitif

• Cefndir Hiliol / Ethnig
• Barn wleidyddol
• Credoau crefyddol
• Aelodaeth mewn Undeb Llafur
• Iechyd neu gyflwr corfforol / meddyliol
• Bywyd rhywiol
• Cofnodion troseddol a llys (gan gynnwys troseddau honedig)
• Cofnodion addysgol
• Data biometrig e.e. DNA, olion bysedd
• Gwybodaeth ariannol bersonol e.e. manylion banc neu gerdyn credyd
• Enw morwynol mam
• Rhif Yswiriant Gwladol (neu gyfatebol)
• Cofnodion trethi, budd-daliadau neu bensiynau
• Cofnodion iechyd neu wasanaethau cymdeithasol e.e. ym maes Tai neu Ddiogelu Plant
  Cofnodion cyflogaeth (gan gynnwys hunangyflogaeth a gwaith gwirfoddol)

Fel rheolydd data, ni fydd angen i Lywodraeth Cymru gael unrhyw wybodaeth gan ddarparwyr gwasanaethau a allai gael ei ddefnyddio i adnabod yr unigolyn sydd eisiau mynediad at y gwasanaeth cynghori.

Bydd gwybodaeth a ddarperir i Lywodraeth Cymru ond yn dangos ‘nifer’ y bobl sydd wedi derbyn cyngor a natur y cyngor a roddwyd.  Mae hyn yn cynnwys pobl sydd â nodweddion gwarchodedig (sy'n defnyddio'r gwasanaethau a ariennir gan Lywodraeth Cymru) sydd hefyd yn cael ei gasglu yn gyson gan y darparwyr gwasanaethau cynghori wrth iddynt wneud eu gwaith ac nid yn benodol ar gyfer y prosiect hwn.

Yng nghylch gwaith Llywodraeth Cymru fel rheolydd data, caiff gwybodaeth ddienw a dderbynnir am unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaethau cynghori ei defnyddio at y dibenion canlynol. 

• i fonitro cynnydd y prosiectau
• i brosesu ffurflenni hawlio cyllid grant
• dibenion ystadegol ac ymchwil
• i gysylltu gyda meysydd polisi eraill Llywodraeth Cymru
• cyhoeddiadau (Ffeithlun) – defnyddir data dienw pan geir data gan ddarparwyr gwasanaethau cynghori
• bydd astudiaethau achos dienw yn cael eu rhannu a Gweinidogion Cymru pan ddaw'r astudiaethau hynny i law.
• rhannu â chwmni gwerthuso a gaiff y gwaith o werthuso'r prosiect ar ran Llywodraeth Cymru

Yn ôl ein cylch gwaith fel rheolydd data, bydd Llywodraeth Cymru yn cael data personol, sy'n cynnwys enw a chyfeiriad e-bost rheolwr prosiect y gwasanaeth cynghori sy'n gysylltiedig â'r dyfarniad cyllid llwyddiannus.  Bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio'r wybodaeth honno at y dibenion canlynol:

• i ddyfarnu’r cyllid grant 
• i gysylltu â'r rheolwr prosiect at ddiben monitro cynnydd y prosiect
• i gysylltu â'r rheolwr prosiect at ddiben prosesu taliadau mewn cysylltiad â'r prosiect

Mae Llywodraeth Cymru, fel rheolydd data, yn ymwybodol y gallai darparwyr gwasanaethau cynghori, fel proseswyr data, anfon manylion am unigolyn at ddarparwyr gwasanaethau cynghori eraill er mwyn rhoi cyngor arbenigol neu gyngor ychwanegol i unigolyn. Mae disgwyl iddynt hefyd anfon manylion am gostau a thystiolaeth at ddibenion archwilio atynt. Mae'n rhaid i bolisïau darparwyr gwasanaethau cynghori ar ddiogelu data ac ar reoli data sensitif gydymffurfio â’r egwyddorion diogelu data perthnasol.

O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, mae gennych yr hawl: 

• i gael gafael ar y data personol yr ydym yn eu prosesu amdanoch chi
• i ofyn inni gywiro unrhyw wybodaeth anghywir yn y data hynny
• i wrthwynebu'r gwaith o brosesu - ac o dan amgylchiadau penodol - i dynnu eich cais yn ôl cyn iddo gael ei brosesu a chyn i benderfyniad gael ei wneud ynghylch dyfarnu cyllid neu i beidio â rhoi cyllid
• i ofyn am ddileu eich data - mewn rhai amgylchiadau
• i gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheolydd annibynnol ar gyfer diogelu data, (gweler y manylion cyswllt isod)

Bydd Llywodraeth Cymru yn cadw data am 7 mlynedd ar y mwyaf wedi i'r flwyddyn ariannol y mae'r data'n ymwneud â hi ddod i ben, yn unol â gofynion archwilio. Ar ôl hynny, bydd eich data'n ddienw a gellir eu defnyddio mewn astudiaethau achos a/neu eu dinistrio.

I gael rhagor o fanylion am yr wybodaeth y mae Llywodraeth Cymru yn ei chadw ac am y defnydd a wneir ohoni, neu os ydych am arfer eich hawliau o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, gweler y manylion cyswllt isod:

Y Swyddog Diogelu Data

Llywodraeth Cymru
Parc Cathays,
CAERDYDD    
CF10 3NQ

swyddogdiogeludata@llyw.cymru

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House
Water Lane,
Wilmslow,
Swydd Gaer.
SK9 5AF

Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113

Mae rhagor o wybodaeth ar gael am y cynllun grant hwn drwy gysylltu â rhwydweithiaucynghori@llyw.cymru.

Os ydym am ddefnyddio eich data mewn ffordd sy'n wahanol i'r un sy'n cael ei nodi ar adeg casglu'r data, byddwn yn rhoi gwybod i chi.