Canllawiau Deddf Caffael 2023: hysbysiad caffael wedi’i gynllunio

1. Hysbysiad dewisol o dan Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf) a gaiff ei gyhoeddi ar y cam cyn caffael yw hysbysiad caffael wedi'i gynllunio. Mae'r hysbysiad caffael wedi'i gynllunio yn debyg i hysbysiad piblinell yn yr ystyr ei fod yn rhoi rhybudd ymlaen llaw am ymarfer caffael arfaethedig. Mae'n mynd ymhellach na hysbysiad piblinell a'i nod yw rhoi cymaint o wybodaeth ymlaen llaw â phosibl i'r farchnad er mwyn helpu darpar gyflenwyr â diddordeb i benderfynu a yw'r ymarfer caffael arfaethedig yn rhywbeth y maent am gyflwyno cynnig yn ei gylch, ac er mwyn rhoi cymaint o amser â phosibl iddynt baratoi. Hwn yw'r unig fath o hysbysiad a all, o'i ddefnyddio'n gywir, leihau'r cyfnodau amser byrraf a ganiateir rhwng cyflwyno'r hysbysiad tendro a'r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tendrau mewn gweithdrefnau tendro cystadleuol.

2. Mae'r fframwaith cyfreithiol sy'n llywodraethu'r hysbysiad caffael wedi'i gynllunio fel a ganlyn:

• Adran 15: hysbysiadau caffael wedi'i gynllunio
• Rheoliad 17: hysbysiadau caffael wedi'i gynllunio
• Rheoliad 19 (ac fel y'i hymgorfforwyd yn rheoliadau 20-23): hysbysiadau tendro (gweler y canllawiau ar weithdrefnau tendro cystadleuol a'r cyfnodau amser am ragor o wybodaeth).

3. Mae'r hysbysiad caffael wedi'i gynllunio yn cyflawni swyddogaeth debyg i hysbysiad gwybodaeth ymlaen llaw a hysbysiad dangosol cyfnodol, fel y bo'n berthnasol, yn y ddeddfwriaeth flaenorol (gweler Public Contracts Regulations 2015 rheoliad 48, Rheoliadau Contractau Consesiwn 2016 rheoliad 31, Rheoliadau Contractau Cyhoeddus Amddiffyn a Diogelwch 2011 rheoliad 14, a hysbysiadau dangosol cyfnodol, a ddefnyddir yn Rheoliadau Contractau Cyfleustodau 2016 rheoliad 67).

4. Mae'r hysbysiad caffael wedi'i gynllunio yn disodli'r ddau fath uchod o hysbysiad a phan gaiff ei ddefnyddio, mae'n rhaid iddo gael ei gyhoeddi ar y llwyfan digidol canolog drwy Lwyfan Digidol Cymru (GwerthwchiGymru) (gallai hysbysiadau a gyhoeddwyd yn flaenorol o dan y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus, y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus Amddiffyn a Diogelwch a'r Rheoliadau Contractau Cyfleustodau gael eu cyhoeddi ar broffil prynwr). Yn wahanol i hysbysiadau gwybodaeth ymlaen llaw/hysbysiadau dangosol cyfnodol y Rheoliadau Contractau Cyfleustodau a'r Rheoliadau Contractau Consesiwn, ni ellir defnyddio hysbysiad caffael wedi'i gynllunio fel galwad am gystadleuaeth. Fel gyda hysbysiad gwybodaeth ymlaen llaw/hysbysiad dangosol cyfnodol, os yw'n cyhoeddi hysbysiad caffael wedi'i gynllunio, gall awdurdod contractio leihau'r cyfnod amser ar gyfer cyflwyno tendrau (y cyfnod tendro) o dan amgylchiadau penodol.

5. Gall pob awdurdod contractio fanteisio ar y cyfnod tendro byrrach a ddarperir drwy gyhoeddi hysbysiad caffael wedi'i gynllunio cymwys. Gellir ei gyhoeddi unrhyw bryd cyn cyhoeddi'r hysbysiad tendro. Mae'n bosibl mai hwn fydd yr hysbysiad cyntaf a gyhoeddir am ymarfer caffael arfaethedig neu gall ddilyn hysbysiad piblinell neu hysbysiad ymgysylltu rhagarweiniol â'r farchnad.

6. Mae hysbysiad caffael wedi'i gynllunio yn nodi bod awdurdod contractio yn bwriadu cyhoeddi hysbysiad tendro. Felly, ni chaiff hysbysiad caffael wedi'i gynllunio ei ddefnyddio:

1. wrth sefydlu marchnad ddynamig
2. wrth ddyfarnu yn unol â fframwaith, neu
3. wrth wneud dyfarniad uniongyrchol.

7. Mae adran 15 o'r Ddeddf yn nodi, os caiff yr hysbysiad ei gyhoeddi o leiaf 40 diwrnod a heb fod yn hwy na blwyddyn cyn cyhoeddi'r hysbysiad tendro, yna bydd yr hysbysiad yn hysbysiad caffael wedi'i gynllunio ‘cymwys’. Mae hyn yn golygu y gall yr awdurdod contractio, os bydd yn dewis gwneud hynny, leihau'r cyfnod tendro i gyfnod o ddeg diwrnod neu fwy. Fodd bynnag, wrth bennu'r cyfnod tendro, mae'n rhaid i'r awdurdod contractio roi sylw i'r amcanion caffael a gwmpesir yn adran 12 o'r Ddeddf (megis yr angen i ddileu neu leihau'r rhwystrau i gymryd rhan y mae busnesau bach a chanolig yn eu hwynebu ac i sicrhau bod cyfnodau tendro yn ddigon hir i roi cyfle i gynigwyr ddeall polisïau a phenderfyniadau caffael yr awdurdod contractio).

8. Mae'n rhaid i hysbysiad caffael wedi'i gynllunio gynnwys yr wybodaeth a nodir yn rheoliad 17. Mae hyn yn cynnwys llawer o'r wybodaeth y mae'n ofynnol ei chynnwys yn yr hysbysiad tendro ar gyfer y weithdrefn y mae'r awdurdod contractio yn bwriadu ei defnyddio (i'r graddau y mae'r wybodaeth hon yn hysbys ar adeg cyhoeddi). Gall awdurdod contractio ategu'r wybodaeth sy'n ofynnol ar gyfer yr hysbysiad drwy roi gwybodaeth a dogfennaeth ychwanegol.

9. Fel uchod, mae'n ofynnol i awdurdodau contractio roi cymaint o wybodaeth ynglŷn â'r hysbysiad tendro ag sydd ar gael ar adeg cyhoeddi'r hysbysiad caffael wedi'i gynllunio. Felly, bydd awdurdodau contractio yn dymuno ystyried beth yw'r adeg orau i gyhoeddi eu hysbysiad caffael wedi'i gynllunio, h.y. efallai na fydd cyhoeddi hysbysiad caffael wedi'i gynllunio 12 mis ymlaen llaw yn cynnig fawr ddim mantais i gyflenwyr os mai manylion bras yn unig am y cyfle y gall yr awdurdod contractio eu rhoi.

10. Gall awdurdodau contractio, os byddant yn dymuno, ddiwygio eu hysbysiad caffael wedi'i gynllunio er mwyn rhoi rhagor o wybodaeth pan fydd ar gael. Ar yr amod y caiff ei gyhoeddi o fewn y terfynau amser a nodir ym mharagraff 7 uchod, byddai hyn yn bodloni gofynion hysbysiad caffael wedi'i gynllunio cymwys.

11. Os bydd awdurdod contractio yn cyhoeddi hysbysiad caffael wedi'i gynllunio cymwys, gall leihau'r cyfnod tendro i 10 diwrnod o leiaf os bydd yn dewis gwneud hynny. Mae'r Ddeddf yn nodi bod hysbysiad caffael wedi'i gynllunio cymwys yn golygu hysbysiad caffael wedi'i gynllunio a gyhoeddwyd o leiaf 40 diwrnod ond heb fod yn fwy na 12 mis cyn diwrnod cyhoeddi'r hysbysiad tendro.

12. Mae'n bosibl y bydd awdurdod contractio wedi cyhoeddi hysbysiad caffael wedi'i gynllunio, wedi cynnal gweithdrefn dendro gystadleuol ac wedi lleihau'r cyfnod tendro, ond yna wedi newid i ddyfarniad uniongyrchol drwy ddefnyddio darpariaethau adran 43.

13. Gall hysbysiad caffael wedi'i gynllunio gael ei gyhoeddi cyn cyhoeddi hysbysiad tendro pan fydd awdurdod yn bwriadu dyfarnu'r contract o dan farchnad ddynamig. Fodd bynnag, gan mai 10 diwrnod yw'r cyfnod tendro byrraf a ganiateir yn yr achos hwn eisoes, ni ellir lleihau'r cyfnod amser byrraf.

14. Gall awdurdodau contractio hefyd gyhoeddi'n wirfoddol hysbysiad caffael wedi'i gynllunio ar gyfer contractau sydd islaw'r trothwy cymwys, er mwyn rhoi rhybudd ymlaen llaw i gyflenwyr, yn enwedig BBaChau, ond o dan yr amgylchiadau hyn ni fydd hyn yn arwain at leihau'r cyfnod tendro am nad oes unrhyw gyfnod tendro byrraf a ganiateir ar gyfer ymarferion caffael islaw'r trothwy.

15. Ar ôl cyhoeddi hysbysiad caffael wedi'i gynllunio cymwys, nid oes rhaid i awdurdod contractio fanteisio ar gyfnod tendro byrrach. Yn wir, dylai awdurdodau contractio feddwl yn ofalus am leihau unrhyw gyfnodau amser ar y cam tendro. Wrth benderfynu a ddylai wneud hynny, dylai awdurdodau contractio ystyried a yw eu hysbysiad caffael wedi'i gynllunio cymwys, ynghyd â'r hysbysiad tendro, wedi rhoi digon o wybodaeth i alluogi cyflenwyr i gyflwyno cynnig ar gyfer yr ymarfer caffael yn effeithiol yn ystod unrhyw gyfnod tendro byrrach.

16. Efallai y bydd awdurdod contractio yn penderfynu nad yw ei ymarfer caffael ar y cam tendro yn adlewyrchu'r hyn a nodwyd yn ei hysbysiad caffael wedi'i gynllunio cymwys mwyach ac, felly, nad yw'n briodol lleihau'r cyfnod tendro. Gall hyn ddigwydd os bydd gofynion wedi cael eu mireinio i'r graddau y byddai'r mathau o gyflenwyr a oedd wedi cael eu denu gan yr hysbysiad caffael wedi'i gynllunio yn wahanol i'r mathau o gyflenwyr a fyddai'n debygol o dendro ar gyfer y contract erbyn hyn, er enghraifft, pan fydd nifer y nwyddau a nodir mewn hysbysiad caffael wedi'i gynllunio yn gwbl wahanol i'r hyn a nodir yn yr hysbysiad tendro.

17. O dan yr amgylchiadau hyn, gallai'r awdurdod contractio naill ai derfynu'r ymarfer caffael cyfredol (a chyhoeddi hysbysiad terfynu proses caffael (yn wirfoddol) pe bai'n dymuno gwneud hynny) ac yna gyhoeddi hysbysiad caffael wedi'i gynllunio newydd neu fwrw ati i gyhoeddi hysbysiad tendro a pharhau â'r ymarfer caffael yn unol â'r cyfnod tendro safonol, gan hepgor lleihau'r cyfnod tendro. Wrth ystyried a ddylid dewis yr opsiwn olaf, dylai awdurdodau contractio feddwl ystyried a yw cyflenwyr a allai fod wedi gweld yr hysbysiad caffael wedi'i gynllunio ac wedi bod yn dilyn yr ymarfer caffael wedi diystyru'r cyfle am fod gwybodaeth wahanol wedi'i chynnwys yn yr hysbysiad caffael wedi'i gynllunio. Os felly, byddai'n ddoeth ailddechrau'r ymarfer caffael.

18. Ni ellir defnyddio hysbysiad caffael wedi'i gynllunio cymwys i leihau'r cyfnod tendro pan fydd yr ymarfer caffael wedi newid yn sylweddol, megis pan fydd yr hysbysiad wedi mynegi bwriad i brynu llungopiwyr ond bod yr hysbysiad tendro yn ymwneud â phrynu cyfrifiaduron. Mewn achosion o'r fath, mae'n rhaid i awdurdod contractio ailddechrau'r ymarfer caffael a chyhoeddi hysbysiad caffael wedi'i gynllunio newydd (na fydd yn hysbysiad caffael wedi'i gynllunio cymwys nes ei fod yn bodloni gofynion adran 15(3) o'r Ddeddf) neu fwrw ati i gyhoeddi hysbysiad tendro, heb ddibynnu ar yr hysbysiad caffael wedi'i gynllunio gwreiddiol i leihau'r cyfnod tendro.

19. Efallai y bydd gwybodaeth a nodir yn yr hysbysiad caffael wedi'i gynllunio ynglŷn ag amseriad cyhoeddi'r hysbysiad tendro canlyniadol hefyd yn dylanwadu ar benderfyniad yr awdurdod contractio i leihau'r cyfnod tendro ai peidio. Er enghraifft, pe bai hysbysiad caffael wedi'i gynllunio yn darparu y byddai'r hysbysiad tendro yn cael ei gyhoeddi ymhen chwe mis, ond ei fod yn cael ei gyhoeddi ymhen deufis mewn gwirionedd, yna mae'n bosibl na fyddai cyflenwyr yn barod i gyflwyno cynnig. O dan yr amgylchiadau hyn, ni ddylai'r awdurdod contractio ddibynnu ar yr hysbysiad caffael wedi'i gynllunio i gyfiawnhau lleihau'r cyfnod tendro.

20. Er nad yw'n ofyniad o dan y Ddeddf, byddai'n arfer da cyhoeddi hysbysiad terfynu proses caffael pe bai'r awdurdod contractio wedyn yn penderfynu peidio â bwrw ymlaen ag ymarfer caffael ar ôl i hysbysiad caffael wedi'i gynllunio gael ei gyhoeddi.

21. Gallai hysbysiad caffael wedi'i gynllunio cymwys gynnwys nifer o awdurdodau contractio a enwir sy'n cydweithredu mewn ymarfer caffael. Er enghraifft, gallai sawl awdurdod lleol benderfynu ymrwymo i gontract ar y cyd ar gyfer gwasanaethau gwaredu gwastraff. Os bydd un o'r awdurdodau contractio a enwir yn yr hysbysiad caffael wedi'i gynllunio yn penderfynu, ar y cam tendro, peidio â chymryd rhan yn yr ymarfer caffael ar y cyd, dylai'r awdurdodau contractio sy'n cymryd rhan ystyried a yw'n briodol dibynnu ar yr hysbysiad caffael wedi'i gynllunio cymwys o hyd. Os felly, byddai'n dibynnu'n fawr iawn ar yr amgylchiadau, megis effaith penderfyniad yr awdurdod contractio i beidio â chymryd rhan ac a yw senario o'r fath wedi cael ei ragweld yng nghynnwys yr hysbysiad caffael wedi'i gynllunio. O dan rai amgylchiadau, ni fyddai'n ddoeth lleihau'r cyfnod tendro.

22. Yn yr un modd, os bydd nifer o awdurdodau contractio yn bwriadu caffael gwasanaethau gwastraff unigol a bydd pob un ohonynt yn cyhoeddi hysbysiad caffael wedi'i gynllunio i'r perwyl hwn, ac ystyrir wedyn y byddai'n briodol cyfuno eu gofynion yn un ymarfer caffael/contract, efallai na fyddent yn denu'r un cyflenwyr oherwydd maint gwahanol y gofyniad. O dan y senario hwn, dylai'r awdurdodau contractio ystyried a yw'n briodol lleihau'r cyfnod tendro drwy ddibynnu ar yr hysbysiadau caffael wedi'u cynllunio cymwys unigol, neu a ddylent gyhoeddi hysbysiad caffael wedi'i gynllunio newydd (neu fwrw ymlaen drwy ddibynnu ar un hysbysiad tendro a'r cyfnod tendro safonol).

• Canllawiau ar weithdrefnau tendro cystadleuol
• Canllawiau ar y llwyfan digidol canolog a chyhoeddi gwybodaeth
• Canllawiau ar drefnu amserlen a siartiau llif hysbysiadau

WG50130