Recriwtio byrddau cyrff cyhoeddus: adolygiad thematig - Atodiadau

Cafwyd 12 o ymatebion gan 10 Tîm Partneriaeth Llywodraeth Cymru, gan fod un Tîm Partneriaeth yn gyfrifol am dri Chorff Cyhoeddus.

Cafwyd 15 o ymatebion gan 14 o Gyrff Cyhoeddus gan fod dau uwch-arweinydd o Academi Genedlaethol Cymru (NAEL) wedi cyflwyno ymateb.

Cafwyd 99 o ymatebion gan 88 o aelodau Bwrdd y Cyrff Cyhoeddus ar y Rhestr ar gyfer yr Arolygon. Nifer cyfartalog (canolrif) ymatebion aelodau Bwrdd fesul Corff Cyhoeddus oedd tri.

O'r 22 o Gyrff Hyd Braich a gymerodd ran, cafwyd 15 o ymatebion gan Gyrff a Noddir gan Lywodraeth Cymru a saith gan gwmnïau sydd ym mherchnogaeth Ysgrifenyddion y Cabinet. Cafwyd dau ymateb gan gyrff nad ydynt yn Gyrff Hyd Braich, a thri gan Bartneriaid Cyflenwi Annibynnol o'r Sector Cyhoeddus, yr Awdurdodau Parciau Cenedlaethol.

Nid oedd y rhan fwyaf o'r cwestiynau yn orfodol ac roedd ymatebion amlddewis ar gael. Felly, roedd nifer yr ymatebwyr ar gyfer pob cwestiwn yn wahanol ac nid oedd o reidrwydd yn cyfateb i gyfanswm yr ymatebion a ddaeth i law. Er enghraifft, gallai un ymatebydd ddewis pob opsiwn, gan arwain at fwy o ymatebion nag ymatebwyr ar gyfer cwestiwn penodol. Gallai ymatebydd hefyd ddewis peidio ag ateb os oedd angen darparu rhagor o wybodaeth fel rhan o ymateb blaenorol, gan effeithio ar nifer yr ymatebion a nifer yr ymatebwyr. Felly, nodir nifer yr ymatebwyr a nifer yr ymatebion neu mewn rhai achosion, y ddau, er mwyn egluro'r cyfrifiadau canrannol a ddefnyddir i feintioli rhai o'r ymatebion hyn. Heb ystyried y cyfrifiadau hyn, cafodd yr holl sylwadau a wnaed eu hystyried gan yr Uned Cyrff Cyhoeddus.

Mae ‘aelod o Fwrdd’ yn cynnwys aelodau Paneli a Chomisiynwyr hefyd, gan mai dim ond nifer bach o ymatebwyr y gellid eu priodol i'r ddau olaf.

Mae ‘Byrddau Eraill’ yn nodi Bwrdd / Panel, yn ogystal â Chomisiynwyr Cyrff Cyhoeddus nas cynhwysir yn y Rhestr ar gyfer yr Arolygon.

Mae'r ‘Rhestr ar gyfer yr arolygon’ yn y testun a'r diagramau yn cyfeirio at Gyrff Cyhoeddus Llywodraeth Cymru a wahoddwyd i gymryd rhan yn yr adolygiad hwn, fel y'u nodir yn Atodiad 1.

Casglwyd llinynnau cyffredin ynghydo'r sylwadau a'r adborth er mwyn lleihau hyd yr adroddiad ychydig, ond caiff rhai dyfyniadau eu cynnwys er mwyn adlewyrchu ehangder yr ymatebion.

Lle mae modd adnabod ymatebydd neu ei sefydliad yn y testun, cafwyd caniatâd penodol gan yr ymatebydd neu'r sefydliad.

Gweler isod y dolenni at y ddau arolwg:

Dolen i'r arolwg ar gyfer arweinwyr Cyrff Cyhoeddus a Thimau Partneriaeth

Dolen i'r arolwg ar gyfer aelodau Bwrdd

Ni chofnodir unrhyw ganlyniadau pellach o'r arolygon hyn. Fodd bynnag, mae seren wrth ymyl y cwestiynau gorfodol, a bydd angen i chi ddewis ateb er mwyn gweld gweddill y cwestiynau, neu gallech ddewis gwahanol rifau tudalennau yn y gornel dde uchaf.

1. Gwaith paratoi

Tîm Penodiadau Cyhoeddus:

• Y TPC yn nodi swydd wag o'r daflen ‘blaenraglen waith’ 12 mis ymlaen llaw. 
• Cysylltu â'r Tîm Partneriaeth i'w hysbysu y bydd angen cynnal ymgyrch o bosibl.
• Cysylltu eto 9 mis ymlaen llaw, anfon ffurflenni ar gyfer yr ymgyrch a chadarnhau rheolwr yr ymgyrch a'r pwynt cyswllt cyntaf.

Tîm Partneriaeth:

• Anfonir templedi i'r Tîm Partneriaeth eu llenwi i baratoi ar gyfer dechrau'r ymgyrch newydd.
• Y Tîm Partneriaeth yn darparu testun ar gyfer y swydd i'w hysbysebu.

Tîm Penodiadau Cyhoeddus:

• Y TPC yn cysylltu â Golley Slater i drafod marchnata a chyhoeddusrwydd ac i ofyn am ddyfynbris ar gyfer hysbysebu'r penodiad.

Tîm Partneriaeth:

• Y Tîm Partneriaeth yn cwblhau'r MA fel y gall y TPC gadarnhau cydymffurfiaeth â'r Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus ac yn ei anfon at yr Ysgrifennydd  Cabinet/Gweinidog gyda dogfennau perthnasol yr ymgyrch.
• Y TPC yn rhoi rhif cymeradwyo’r MA ar gyfer cyrff cyhoeddus.

2. Cyn cymryd camau pellach, yr Ysgrifennydd Cabinet /  Gweinidog I gytuno I’r ymgyrch

Tîm Penodiadau Cyhoeddus:

• Y TPC yn hysbysebu ar Cais (porth recriwtio LlC). Anfon dolen at y cysylltiadau amrywiaeth, unrhyw gysylltiadau a awgrymir gan yr Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog, ac at y Tîm Partneriaeth fel y gallant hysbysebu drwy sianeli’r Bwrdd.

3. Yr Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog yn cadarnhau a yw'n fodlon ar y dewis o ymgeiswyr cyn cynnal y cam sifftio

Tîm Penodiadau Cyhoeddus:

• Ar ôl y dyddiad cau, y TPC yn llunio rhestr hir i'r Gweinidog gan gynnwys disgrifiad cryno o brofiad yr ymgeiswyr a data amrywiaeth.

Tîm Penodiadau Cyhoeddus:

• Y TPC yn anfon y templed o adroddiad y cam sifftio a cheisiadau dienw i'r Panel; y Panel yn dychwelyd yr adroddiad ar y cam sifftio.
• Y TPC yn cynnal gwaith diwydrwydd dyladwy ar ôl cael adroddiad y cam sifftio, ac yn anfon y canlyniadau i'r Tîm Partneriaeth.

Tîm Penodiadau Cyhoeddus:

• Y TPC yn anfon dogfennau’r sifft a’r argymhellion ar gyfer cyf-weld i’r Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog mewn e-bost dilynol i'r gymeradwyaeth gychwynnol i’r MA.

4. Cymeradwyaeth yr Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog I’r cyfweliadau gael eu cynnal

Tîm Partneriaeth:

• Y Tîm Partneriaeth yn rhoi slotiau cyfweliadau i TPC fel y gallant anfon llythyrau at yr ymgeiswyr.

Tîm Penodiadau Cyhoeddus:

• Y TPC yn cysylltu â’r holl ymgeiswyr i gadarnhau eu bod wedi cael gwahoddiad i gyfweliad. Dylai’r holl ymgeiswyr gael llythyr ar yr un diwrnod.
• Y Tîm Penodiadau Cyhoeddus yn rhoi adborth ar gais.
• Y nod yw anfon y llythyrau o leiaf 2 wythnos cyn dyddiad y cyfweliad.

Tîm Penodiadau Cyhoeddus:

• Y TPC yn anfon yr holl ddogfennau perthnasol i'r Panel.
• Y TPC yn dychwelyd yr holl ddogfennau wedi'u cwblhau gan y Panel ar ôl y cyfweliadau. Rhaid sicrhau bod dewis o ymgeiswyr ar gael i'r Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog.
• Y TPC yn cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy ‘cyffyrddiad ysgafn’.
• Y TPC yn anfon adroddiad ar y cyfweliadau gyda llythyr penodi drafft i'r Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog ei lofnodi, ac yn aros am eu sylwadau a’u dewis o ymgeisydd.

5. Yr Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog yn cadarnhau'r ymgeisydd I’w benodi / yr ymgeiswyr I’w penodi

Tîm Penodiadau Cyhoeddus:

• Y TPC yn cysylltu â'r ymgeisydd llwyddiannus dros y ffôn.
• Y TPC yn anfon llythyr cadarnhau at bob ymgeisydd.
• Y TPC yn anfon adborth os ceir cais amdano.
  • Os bydd ymgeiswyr yn addas i'w penodi, ond ddim yn llwyddo yn y cyfweliad, caiff eu manylion eu cadw ar ‘gronfa dalent’ am 12 mis. Os ystyrir nad yw ymgeiswyr yn addas i'w penodi, rhoddir dolenni iddynt i hyfforddiant a allai eu helpu wrth wneud cais yn y dyfodol.
• Yn achos penodiad arwyddocaol, bydd y TPC yn dechrau'r broses ar gyfer gwrandawiad cyn penodi ac yn rhoi deunydd briffio dwyieithog i Glerc Pwyllgor y Senedd.
• Y TPC yn sicrhau bod yr ymgeiswyr llwyddiannus yn llofnodi ac yn dychwelyd ffurflenni derbyn.
  • Ar gyfer penodiadau iechyd, Cydwasanaethau'r GIG fydd yn cynnal y broses fetio.
• Y TPC yn cyhoeddi'r adroddiad ar y penderfyniad ac yn cau'r ymgyrch.

Cenhadaeth, gweledigaeth a gwerthoedd y sefydliad
Strategaeth gorfforaethol a chynlluniau busnes
Strategaethau a pholisïau allweddol
Egwyddorion llywodraethiant corfforaethol
Rôl aelodau Bwrdd
Fframwaith llywodraethiant
Sut mae'r sefydliad yn rhan o'r system ehangach
Sgiliau a thechnegau craffu
Rheoli risg mewn ffordd gymesur
Deall adroddiadau ar gyllidebau a sut i graffu arnynt
Ymgyfarwyddo â'r busnes
Polisïau adnoddau dynol allweddol.

Dibynnu ar brofiad yr unigolyn. Mae gwybodaeth fanwl am y sefydliad yn allweddol; ond mae trwytho aelodau newydd (yn enwedig rhai dibrofiad) mewn nodweddion llywodraethiant da yn bwysig.

Gwybodaeth am eich cyfrifoldebau, gweithdrefnau y byddwch yn ymgymryd â nhw'n rheolaidd a'r disgwyliadau sy'n gysylltiedig â'ch rôl.

Dylai gynnwys nifer y staff, a siart sefydliadol, nifer yr eitemau a gesglir, nifer cyfartalog yr ymwelwyr, trosolwg o'r mathau o ddeunydd a gesglir a faint o bob math, trosolwg o'r gwasanaethau a ddarperir ynghyd â graddfa gymharol pob gwasanaeth ac unrhyw drefn blaenoriaeth ar gyfer y gwasanaethau a manteision y gwasanaeth. Roedd cyhoeddiadau'r Comisiwn Elusennau yn cael eu darparu, ond nid oedd yr wybodaeth y mae'r Comisiwn Elusennau yn nodi y dylai aelodau Bwrdd ei gwybod yn cael ei darparu. Pan fyddai unigolyn yn dechrau swydd newydd, nid oedd yn teimlo fel yr adeg briodol i gyfeirio at yr holl wybodaeth goll.

Rôl aelod y Bwrdd. Bod yn ffrind beirniadol ond gan ddeall y gwahaniaeth rhwng Swyddogion Gweithredol ac aelodau Bwrdd; ymrwymiad amser, gan neilltuo amser i ddod i adnabod y sefydliad ac ar gyfer tasgau ychwanegol posibl.

Nid yw'n ddigon rhoi gwybodaeth arwynebol: er mwyn rhoi digon o wybodaeth, rwy'n awgrymu y dylech ofyn i dîm llywodraethiant Cyfoeth Naturiol Cymru ddarparu amlinelliad o'r cynllun cynefino i aelodau newydd (yn sicr, mae enghreifftiau eraill o arferion da i'w cael ymhlith cyrff Llywodraeth Cymru a chyrff eraill cenedlaethol a rhyngwladol – peidiwch â chyfyngu eich enghreifftiau i Gymru yn unig).

Yn dibynnu i raddau helaeth ar y sefydliad dan sylw.

Crynodeb o benderfyniadau a wnaed yn ystod y 12 mis diwethaf.

Pwy, beth, ble, pryd a sut y sefydliad
Deddfwriaeth a data perthnasol
Cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant, Sicrwydd gwybodaeth, Iechyd a Diogelwch

Roedd fy nghynllun cynefino yn cynnwys cryn dipyn o wybodaeth ddefnyddiol am y sefydliad, yr hyn y mae'n ei wneud, ei strwythur, risg, trefn cyfarfodydd ac ati. Roedd hyn yn hanfodol gan fy mod yn newydd i'r sefydliad, er fy mod wedi gweithio yno yn y gorffennol, ac nad oeddwn wedi bod yn aelod Bwrdd yn y gorffennol. Rwyf wedi ymgymryd â hyfforddiant ar amrywiaeth ers hynny.

Atebolrwyddau ymddiriedol ac atebolrwyddau eraill. Rhwymedigaethau cyfraith gyhoeddus (e.e. deddfwriaeth anabledd).

Mae’r profiad o weithredu yn bwysicach na dim! Hynny yw, mae ffolder anferth lawn manylion yn isel lawr ar y rhestr flaenoriaethau.

Strwythur y sefydliad
Cyfrifoldebau allweddol ymddiriedolwyr a sut maent yn wahanol i gyfrifoldebau swyddogion gweithredol/rheolwyr
Y disgwyliad o ran datblygiad dysgu personol – gofynion dysgu/gwybodaeth ad hoc a gaiff eu datblygu ar wahân i unrhyw hyfforddiant a drefnir.

Cyfeirio unigolion at wybodaeth sylfaenol am fod yn ymddiriedolwr – rhwymedigaethau cyfreithiol ymddiriedolwyr ac ati Gwybodaeth sylfaenol am gyllid i'r rhai sydd ei hangen.
Gwybodaeth reoleiddiol allweddol a sefydliadau partner / rhanddeiliaid
Cyfrinachedd
Gwybodaeth am flaenoriaethau perthnasol Rhaglen Lywodraethu Llywodraeth Cymru a gwybodaeth ddeddfwriaethol berthnasol e.e. Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol, y Gymraeg, Cynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol ac ati.

Prif ddisgwyliadau: Prif reolau a pholisïau; Materion cynllunio; Cyflwyniad i'r staff a strwythur y sefydliad; Cyfarfod gyda'r Cadeirydd; Y broses arfarnu blynyddol.

Y prosesau ar gyfer gwneud penderfyniadau ariannol a lefelau cyllid hanesyddol.

Dadansoddiad llawn o'r tîm arwain a chyfrifoldebau'r aelodau unigol. Trosolwg strategol lefel uchel o heriau a chynlluniau gwaith sy'n bodoli eisoes. Manylion ymarferol am gyfarfodydd a phwyllgorau'r bwrdd. Trefniadau llywodraethiant a rhwymedigaethau.

Disgwyliad o'r hyn sy'n ofynnol. Y gallu i ddarllen, cymathu gwybodaeth gymhleth a mynegi eich barn a'r ffeithiau ategol yn glir. Gallu herio aelodau eraill o'r Bwrdd a swyddogion a rhoi cymorth iddynt hefyd pan fo angen.

Rolau a chyfrifoldebau'r Corff Hyd Braich, y Bwrdd a'r unigolyn.
Egwyddorion Nolan
Ymdrin ag achosion o wrthdaro buddiannau
Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Mae'n bwysig nad yw'r pynciau sy'n benodol i'r cwmni a'r unigolyn yn cael eu cyffredinoli.

Gwybodaeth fanwl am y Corff Cyhoeddus a'r cynllun strategol; rôl aelodau'r Bwrdd – yn benodol o ran llywodraethiant, nid rheoli; Gwrthdaro buddiannau; Cyllid; Rhwydweithio a dod i adnabod cyd-aelodau ar y Bwrdd i fagu a meithrin perthynas weithio lwyddiannus.

Trafodaeth lawn ac agored am waith y sefydliad a'i heriau
Disgwyliadau ar gyfer aelodau'r Bwrdd
Elfennau penodol fel GDPR, cyfrinachedd, sianeli cyfathrebu, her adeiladol, cydraddoldeb ac amrywiaeth, Safonau'r Gymraeg.

Rôl a chyfrifoldebau'r aelod o'r Bwrdd, trosolwg strategol o'r sefydliad, gwybodaeth am y cynllun corfforaethol, risgiau, blaenoriaethau ac ati.

Cynnwys y Warant Frenhinol a'r rhwymedigaethau a nodir ar gyfer Comisiynwyr.

Strwythur y sefydliad
Cyfansoddiad a manylion y Bwrdd
Cyfarfod â'r aelodau gweithredol
Taith o'r cyfleusterau (lle y bo'n berthnasol)
Sefyllfa ariannol y sefydliad a'i sefyllfa o ran risg.
Yr heriau allweddol sy'n wynebu'r Bwrdd ar hyn o bryd ac yn y gorffennol agos.
Gwybodaeth am gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant
Gwybodaeth am yr argyfwng hinsawdd fel y bo'n berthnasol i'r sefydliad.

Trosolwg clir o'r sefydliad, ei strwythur, ei nodau strategol, ei sefyllfa ariannol bresennol a chrynodeb o'r heriau allweddol y mae'n eu hwynebu. Byddai hefyd yn ddefnyddiol (o bosibl i rai penodeion fwy nag eraill) cynnig gwybodaeth glir am y disgwyliadau ar gyfer aelodau'r Bwrdd o ran eu hymrwymiad a'u cyfrifoldebau, a'u perthynas â'r tîm gweithredol sy'n llywodraethu'r sefydliad.

Rôl yr aelod o'r Bwrdd
Trefniadau llywodraethiant Cyrff Cyhoeddus
Dealltwriaeth o'r berthynas â thîm Llywodraeth Cymru, y Gweinidog, a'r tirlun polisi perthnasol.

Llywodraethiant, Rôl yr Aelod Annibynnol o gymharu ag Aelod Etholedig a disgwyliadau Llywodraeth Cymru a rheolwyr lleol, Dibenion y Parc Cenedlaethol a'r ddeddfwriaeth berthnasol, sut mae Parciau Cenedlaethol Cymru yn rhan o ystyriaethau Llywodraeth Cymru a gweddill y DU. Egwyddorion cyllid y sector cyhoeddus a throsolwg cyfrifyddu.

Roedd popeth y dylid ei gynnwys wedi'i gynnwys yn y cynllun cynefino, yn fy marn i – sut mae'r sefydliad yn gweithio, ei waith craidd, aelodau o staff ac ati.

Llywodraethiant, strwythur y sefydliad, heriau penodol y mae'r Bwrdd wedi ymdrin â nhw yn ddiweddar, cyflwyniad i'r is-bwyllgorau a'u rolau a phwy sy'n bresennol ym mhob un er mwyn deall sut maent yn gweithredu.

Cefndir hanesyddol a gwleidyddol; ffynonellau cyllid; gofynion rheoleiddiol FCA; Egwyddorion Nolan.

Trosolwg o'r sefydliad, ei flaenoriaethau (statudol a gweithredol) am gyfnod yr apwyntiad ynghyd â dealltwriaeth gan y corff o ba rôl maent yn ddymuno i'w aelod newydd chwarae.

Yr holl ddisgwyliadau hanfodol. Prosesau gweinyddol perthnasol gan gynnwys pwynt cyswllt. Gofynion hyfforddi.

Roeddwn yn fodlon ar gynnwys y cynllun cynefino. Roedd yn ymdrin â gofynion y rôl ac yn nodi'r disgwyliadau yn glir.

Llywodraethiant, Polisi, Gweithdrefnau, Cyllid, Ymweliadau safle, Cyflwyniad i gysylltiadau allweddol, Strategaeth, Cyflwyniadau i adrannau.

Esboniad o swyddogaethau a gwasanaethau:

• Gweledigaeth a chenhadaeth
• Strwythur y Bwrdd a'r Pwyllgorau
• Strwythur adrannol a hierarchaeth
• Trafodaeth gychwynnol ynghylch cyfraniad personol fel Comisiynydd
• Amlinelliad o'r broses arfarnu
• Dadansoddiad o anghenion hyfforddi
• Rhoi copi o'r cynllun strategol a thrafod cynnydd
• Darparu polisïau a gweithdrefnau.

Llinellau amser/amserlenni ar gyfer cyflwyno adroddiadau i Lywodraeth Cymru; deunyddiau briffio ar feysydd atebolrwydd, pwyllgorau, cysylltiadau â'r Gwasanaeth Sifil ac ati.
Llinellau amser y corff ar gyfer gwaith dylunio strategol, cymeradwyo a chyflawni
Rhagor o fanylion am strwythur a staff y corff, a chysylltiadau â chyfrifoldebau strategol.

Cyfrifoldebau aelodau gweithredol ac anweithredol, arferion gwaith, disgwyliadau ar gyfer aelodau – er bod gan bawb brofiad perthnasol, mae'n ddefnyddiol sicrhau bod pawb yn meddu ar yr un ddealltwriaeth.

Y busnes ei hun – ffyrdd o weithio, canllawiau ‘sut i’ (gan gynnwys defnyddio systemau, codi materion, gweld y gyflogres a threuliau), manylion am yr hyn y gall y bwrdd ei wneud a'r hyn na all ei wneud mewn perthynas â Llywodraeth Cymru.

Llywodraethiant, deall gweithrediadau ac amcanion y sefydliad yn well (gweler y sylwadau ar gynllun cynefino estynedig uchod), hyfforddiant ariannol a/neu hyfforddiant/cynllun cynefino arbenigol i benodeion ar is-bwyllgorau perthnasol. Hyfforddiant ar amcanion Llywodraeth Cymru a gwariant cyllidebol adrannol perthnasol Llywodraeth Cymru (fel sesiynau hyfforddi gan swyddogion o adrannau Llywodraeth Cymru).

Llywodraethiant da, rheoli cyllid cyhoeddus, strwythur y sefydliad a rhanddeiliaid allweddol, dirprwyo cyfrifoldebau, cod ymddygiad a phrosesau allweddol ar gyfer diogelu, chwythu'r chwiban ac ati fel y bo'n briodol.

Sut i gael cymorth o fewn diwylliant y sefydliad, sut i ddarllen pecyn papurau'r bwrdd, sut i ofyn cwestiynau o fewn amgylchedd bwrdd.

Cyfarfod â'r bobl allweddol. Nhw'n rhoi amlinelliad i chi o'u rolau a'u cyfrifoldebau. Ymweld â safleoedd allweddol a chyfarfod ag aelodau'r tîm. Esboniad o brosesau a disgwyliadau'r bwrdd.

Mae'n dibynnu ar yr unigolyn a'i anghenion. Ar y lefel hon, dylai'r cynllun cynefino fod wedi'i deilwra, fel arfer bydd amser yn cael ei wastraffu.

Beth a ddisgwylir gennych?
Beth yw amcanion y bwrdd?
Pa offer/adnoddau sydd ar gael i'n galluogi i gyflawni amcanion/disgwyliadau?

Proses lywodraethiant y Llywodraeth. Technoleg a sut ydoedd. Rôl craffu yn y sector cyhoeddus. Os yw'n berthnasol.

Llywodraethiant, Rheolaeth ariannol, Diogelu.

Egwyddorion Nolan. Trosolwg o'r sefydliad a'i weithgareddau, Pwy yw Pwy yn y sefydliad ac yn Llywodraeth Cymru, Canllawiau Rheoleiddio perthnasol a Chanllawiau cysylltiedig, Dyletswyddau Ymddiriedol Cyfarwyddwr, Trosolwg o'r Llythyr Cylch Gwaith, Cynllun Strategaeth a Busnes, unrhyw ganllawiau penodol sy'n ymwneud â'r sefydliad a'r rolau dan sylw (gan gynnwys meysydd sy'n berthnasol i aelodaeth o unrhyw bwyllgor), trosolwg o randdeiliaid, trosolwg o'r cyd-destun ariannol a chyllidebol, sesiynau ar drefniadau llywodraethiant y bwrdd ac ati.

Llywodraethiant.

Pwy arall sy'n aelod o'r panel
Manylion y rôl, gan gynnwys esbonio cwmpas y berthynas â phobl eraill, fel y Prif Weithredwr. Hoffwn ddeall o bosibl gan Lywodraeth Cymru, er enghraifft, beth yw fy rôl benodol, gan roi mwy o fanylion, ac yn benodol, mewn perthynas â sicrhau atebolrwydd y sefydliad ychydig yn fwy o bryd i'w gilydd, os yw hynny'n un o'r tasgau dan sylw.
Manylion yr amserlen ar gyfer cyfarfodydd. Pwy arall sy'n aelod o'r panel
Manylion y rôl, gan gynnwys esbonio cwmpas y berthynas â phobl eraill, fel y Prif Weithredwr. Hoffwn ddeall o bosibl gan Lywodraeth Cymru, er enghraifft, beth yw fy rôl benodol, gan roi mwy o fanylion, ac yn benodol, mewn perthynas â sicrhau atebolrwydd y sefydliad ychydig yn fwy o bryd i'w gilydd, os yw hynny'n un o'r tasgau dan sylw.
Manylion yr amserlen ar gyfer cyfarfodydd.

Risg – ac awydd y bwrdd i gymryd risg
Llywodraethiant ariannol.

Gwybodaeth gychwynnol ynghyd â datganiadau o ddiddordeb.
Ffioedd a threuliau
Gwybodaeth am y sefydliad
Cyd-destun/strwythur gwleidyddol Cymru
Y system iechyd a gofal cymdeithasol yng Nghymru
Strwythur y sefydliad
Trefniadau llywodraethiant y Bwrdd
Trefniadau llywodraethiant pwyllgorau
Rolau a chyfrifoldebau aelodau'r Bwrdd
Hyfforddi a datblygu
Cysylltiadau allweddol
Deddfwriaeth allweddol
Llyfrgell dogfennau
Dolenni defnyddiol
Cyfarfod a chyfarch y tîm.

Rolau, meysydd dylanwad, dyddiadau cyfarfodydd, tasgau/cymorth ychwanegol.

Y berthynas rhwng y corff a Llywodraeth Cymru (y strwythur yn ogystal â'r prosesau adrodd).
Cynllun strategol a chanlyniadau'r corff.

Llywodraethiant, cyllid, strategaeth,

Trosolwg o swyddogaethau a chyfrifoldebau pwyllgorau hanfodol y bwrdd, fel y Pwyllgor Archwilio, Risg, Cydnabyddiaeth ac ati.

1. deall Diben a Chenhadaeth yr endid
2. cwrdd â phob un o'r rheolwyr allweddol yn unigol
3. hen bapurau'r bwrdd
4. cyfarfodydd dethol ag aelodau o'r staff ar bob lefel o'r sefydliad ac o wahanol leoliadau daearyddol.

Trosolwg o'r Corff Cyhoeddus a'i ddulliau gwaith presennol. Sut mae'r Corff Cyhoeddus hwn yn gweithio gyda Chyrff Cyhoeddus eraill. Pwyllgorau'r Bwrdd, sut maent yn gweithio a beth maent yn ei wneud. Yr awydd i newid a therfynau amser ar gyfer gwneud hynny – os yw'n berthnasol.

Llywodraethiant.
Cynllunio strategol ac ariannol.
Amrywedd a Chynhwysiant.

Gofynion allweddol aelodaeth y Bwrdd – fel egwyddorion Nolan, cydraddoldeb ac amrywiaeth, atal twyll, seiberddiogelwch;
Y sefydliad – diwylliant y sefydliad, cynllun busnes/ strategaeth, cyllideb, yr awydd i gymryd risgiau a'r gofrestr risgiau, strwythur gwreiddiol, safonau ymddygiad, rhanddeiliaid a phartneriaid allweddol;
Cyd-destun – hanesyddol, gwleidyddol, cymdeithasol, deddfwriaethol;
Y Bwrdd – rheolau sefydlog, cynllun gwaith/ rhaglen cyfarfodydd;
Ymarferol – TG (meddalwedd, y gallu i weld dogfennau ac ati), sut i hawlio treuliau.

1. Sefydlwyd Grŵp Gorchwyl a Gorffen Penodeion Cyhoeddus GIG Cymru yn 2023. Rôl a chylch gwaith y grŵp oedd gwneud y canlynol:

• Adolygu'r trefniadau ar gyfer recriwtio i rôl Cadeiryddion, Is-gadeiryddion ac Aelodau Annibynnol o fewn cyrff y GIG yng Nghymru. Roedd hyn yn cynnwys y llinell amser ar gyfer recriwtio, cyfleoedd i gynyddu amrywiaeth ymgeiswyr a chyfleoedd datblygu ar ôl i unigolion gael eu penodi.
• Ystyried i ba raddau y mae'r sgiliau, y cyfrifoldebau, y gweithgareddau a'r rolau presennol y mae aelodau nad ydynt yn swyddogion yn ymgymryd â nhw yn briodol. Noder – byddai hyn hefyd yn cynnwys ystyried rolau Cyfarwyddwyr Anweithredol lle bo angen sgiliau mwy penodol er mwyn cyflawni'r rôl, er enghraifft, awdurdodau lleol, cyfreithiol, cyllid ac ati
• Ystyried yr ymrwymiad amser gofynnol i gyflawni rôl aelod anweithredol o Ymddiriedolaeth Bwrdd Iechyd Lleol neu Awdurdod Iechyd Arbennig yng Nghymru yn effeithiol, fel y nodir yn erbyn disgwyliadau'r telerau a'r amodau.

Argymhellion sydd ar waith

2. Gwnaed y saith argymhelliad canlynol a rhoddwyd tri ohonynt ar waith, sef:

Argymhelliad 1

Mae'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus a chyrff y GIG yn gweithio'n agos er mwyn sicrhau y caiff y llinell amser ar gyfer recriwtio i benodiadau cyhoeddus ei dilyn.

Gweithredu a gymerwyd ar Argymhelliad 1

Adolygwyd y llinell amser ar gyfer recriwtio ac eglurwyd y rolau. Bu newidiadau hefyd o fewn Llywodraeth Cymru, gyda'r Grŵp Iechyd, Gofal Cymdeithasol a'r Blynyddoedd Cynnar yn chwarae rhan llawer mwy yn y broses recriwtio. Mae rolau'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus, y Grŵp Iechyd, Gofal Cymdeithasol a'r Blynyddoedd Cynnar ac Ysgrifennydd y Bwrdd/cyrff y GIG bellach yn llawer cliriach sy'n helpu i gydymffurfio â'r llinell amser ar gyfer recriwtio, gan fod perthynas waith lawer agosach rhwng y Tîm Penodiadau Cyhoeddus a chyrff y GIG a'u Timau Partneriaeth perthnasol.

Argymhelliad 2

Dylai cyrff y GIG sicrhau eu bod yn llenwi Ffurflen Recriwtio Penodiadau Cyhoeddus cyn dechrau unrhyw ymgyrch recriwtio neu cyn ailbenodi a dylai'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus sicrhau bod trefniadau ar waith ganddo i ymateb mewn modd amserol pan ddaw ffurflen i law.

Gweithredu a gymerwyd ar Argymhelliad 2

Ni chaiff y broses hon ei defnyddio mwyach gan fod y Tîm Penodiadau Cyhoeddus yn symud o fod yn dîm adweithiol i fod yn dîm rhagweithiol gan gysylltu â Thimau Partneriaeth cyn i swyddi ddod yn wag er mwyn rhoi digon o amser i gynnal gwaith ymgysylltu a rhoi'r drefn briodol ar waith.

Argymhelliad 3

Argymhellwyd y dogfennau canlynol i Ysgrifennydd y Cabinet dros Iechyd a Gofal Cymdeithasol, fe'u cymeradwywyd ac maent yn cael eu defnyddio:

• Enghraifft o Becyn i Ymgeiswyr
• Enghraifft o Broffil Rôl – Cadeirydd
• Enghraifft o Broffil Rôl – Is-gadeirydd
• Enghraifft o Broffil Rôl – Aelod Annibynnol

Gweithredu a gymerwyd ar Argymhelliad 3

Mae Ysgrifennydd y Cabinet yn cytuno pa wybodaeth sydd ei hangen cyn pob ymgyrch ac yn cadarnhau bod yr wybodaeth a gyflwynir yn gyson, gan gefnogi'r dull symlach ac atgyfnerthu'r broses penodiadau cyhoeddus.

Argymhellion sydd ar y gweill

3. Nid yw'r pedwar argymhelliad arall wedi'u rhoi ar waith eto, sef:

Argymhelliad 4

Gofynnwyd i Ysgrifenyddion Bwrdd werthuso effeithiolrwydd cyflwyno'r camau uchod flwyddyn ar ôl iddynt gael eu rhoi ar waith yn ystod chwarter cyntaf 2025/2026.

Gweithredu a gymerwyd ar Argymhelliad 4

Mae angen amser i'r camau gweithredu a gymerwyd yn Argymhellion 1-3 gael effaith er mwyn i Ysgrifenyddion Bwrdd allu cynnal gwerthusiad priodol a theg o'u heffeithiolrwydd.

Argymhelliad 5

Mae adolygiad yn mynd rhagddo o swyddi hyrwyddwyr bwrdd, ac ni chaiff swyddi newydd eu cyflwyno heb gytundeb Tîm y Cyfarwyddwyr Gweithredol, cyn cael cytundeb gan Ysgrifennydd y Cabinet dros Iechyd a Gofal Cymdeithasol.

Mae'r Grŵp Gorchwyl a Gorffen yn argymell y dylid adolygu rolau Hyrwyddwyr yn rheolaidd ac y dylid ymwrthod â'r temtasiwn i ychwanegu rolau newydd. Dylid adlewyrchu'r dull sydd ar waith yn Lloegr ac os bydd swyddog polisi o'r farn bod angen Hyrwyddwr, bydd angen dangos yn glir bod hynny'n bodloni'r prawf ac na fyddai ffordd fwy priodol o gyflawni'r gwaith. Dylai Tîm Cyfarwyddwr Gweithredol Grŵp Iechyd, Gofal Cymdeithasol a'r Blynyddoedd Cynnar Llywodraeth Cymru gytuno i unrhyw gais i gyflwyno Hyrwyddwyr Bwrdd newydd er mwyn sicrhau bod y prawf wedi'i fodloni'n ddigonol.

Gweithredu a gymerwyd ar Argymhelliad 5

Mewn partneriaeth ag arweinwyr polisi ar draws Iechyd, Gofal Cymdeithasol a'r Blynyddoedd Cynnar, adolygwyd rolau presennol Hyrwyddwyr er mwyn sicrhau eu bod yn gyfredol, yn addas at y diben a'u bod wedi'u cynllunio i ysgogi'r arferion gorau ar draws y Byrddau Iechyd.

Cwblhawyd yr adolygiad ac mae adroddiad wrthi'n cael ei baratoi i'w ystyried gan y Tîm Cyfarwyddwyr Gweithredol. Caiff y canfyddiadau eu rhannu â'r rhanddeiliaid a'r cwsmeriaid perthnasol. Mae'r argymhellion yn cynnwys y canlynol:

• dod â rolau rhai Hyrwyddwyr i ben
• cynnwys rôl Hyrwyddwr Ymchwil a Datblygu ar sail ffurfiol
• ar gyfer rhai rolau; newid y gofyniad i'r Hyrwyddwr fod yn aelod gweithredol neu anweithredol o'r Bwrdd.
• darparu proffil rôl ar gyfer hyrwyddwyr er mwyn rheoli disgwyliadau.

Argymhelliad 6

Dylid cynnal adolygiad o ymrwymiadau amser Aelodau Annibynnol a phriodolrwydd y rolau a gyflawnir er mwyn llywio effeithiolrwydd trefniadau llywodraethiant byrddau o fewn GIG Cymru.

Cyflawni Argymhelliad 6

Ar ôl i'r Tîm Cyfarwyddwyr Gweithredol ei ystyried, caiff cynnig ei rannu ag Ysgrifennydd y Cabinet i'w gymeradwyo.

Cyfrifoldeb y Cadeirydd fydd sicrhau y gall Aelodau Annibynnol gyflawni eu rolau a'u cyfrifoldebau o fewn yr ymrwymiad amser gofynnol. Fodd bynnag, mae Cadeiryddion wedi nodi nad ydynt yn gallu gwneud hynny'n effeithiol o ganlyniad i'r pwysau allanol niferus sydd ar gyrff y GIG yng Nghymru. Mae'n amlwg bod angen adolygu'r disgwyliadau presennol mewn perthynas ag Aelodau Annibynnol. Felly, cynigir y dylid cynnal adolygiad o'r trefniadau llywodraethiant er mwyn ystyried yr amser sy'n cael ei dreulio yn cyflawni'r rôl (hyd), yn ogystal â phriodolrwydd y tasgau yr ymgymerir â nhw a'r cyfraniad y mae hyn yn ei wneud at lywodraethiant y sefydliad (ansawdd y dasg). Ni fydd yr adolygiad hwn yn effeithio ar delerau penodi aelodau Bwrdd ac mae'n unigryw i Gyrff y GIG, a'r tu hwnt i gylch gwaith y Tîm Penodiadau Cyhoeddus.

Argymhelliad 7

Dylid sicrhau bod adnoddau ar gael i adolygu rolau aelodau anweithredol statudol a gorfodol ar fyrddau Byrddau Iechyd Lleol.

Cynnydd ar Argymhelliad 7

Ers i'r Grŵp Gorchwyl a Gorffen lunio ei adroddiad, mae Ysgrifennydd y Cabinet wedi sefydlu'r Grŵp Gorchwyl a Gorffen Gweinidogol ar gyfer Atebolrwydd i ystyried y strwythurau llywodraethiant presennol o fewn GIG Cymru. Bydd y grŵp hwn yn rhoi barn ar b'un a yw atebolrwyddau yn glir ac yn briodol ac yn rhoi cyngor ar unrhyw argymhellion sydd eu hangen i'w hatgyfnerthu. Daw'r adolygiad i ben yn fuan a bydd o bosibl yn cynnig barn ar rolau statudol a gorfodol. Rhagwelir hefyd o ganlyniad i'r gwaith hwn y bydd angen comisiynu adolygiad ehangach o'r strwythurau llywodraethiant o bosibl. Caiff canfyddiadau'r Grŵp Cynghori Gweinidogol ar Atebolrwydd eu defnyddio i helpu i lywio unrhyw adolygiad, a chaiff y rolau gorfodol eu hadolygu yn ystod y misoedd nesaf.

Mae'r Uned Cyrff Cyhoeddus yn dal i groesawu trafodaethau i ystyried sut y gellir gwneud y daith o'r cam gwneud cais i'r cam lle bydd unigolyn yn dod yn aelod effeithiol o'r Bwrdd yn fwy cynhwysol ac yn haws i'w dilyn drwy ddatblygu protocolau a chanllawiau. Mae'n cyfathrebu â Chyrff Cyhoeddus a Thimau Partneriaeth ac yn cael adborth ganddynt mewn sawl ffordd:

• Cyfarfodydd y Fforwm Arweinwyr Cyhoeddus ddwywaith y flwyddyn, sy'n cynnwys Cadeiryddion, Swyddogion Cyfrifyddu Ychwanegol, Swyddogion Cyfrifyddu, sy'n gwahodd siaradwyr gwadd ar bynciau cyfoes ac yn cynnig cyfleoedd i roi adborth.
• Cyfarfodydd Prif Swyddogion Gweithredol ddwywaith y mis sy'n cynnig cyfle i drafod materion gweithredol a materion cyffredinol eraill yn fanylach.
• Cyfarfodydd Cadeiryddion bob chwarter sy'n cynnig y cyfle i'r Uned Cyrff Cyhoeddus roi'r wybodaeth ddiweddaraf i Gadeiryddion a chlywed yn uniongyrchol gan Fyrddau, yn ogystal â gwahodd siaradwyr gwadd i drafod materion sy'n effeithio ar Fyrddau.
• Cyfarfodydd y Grŵp Cyfeirio Cyrff Cyhoeddus (PBRG) bob chwarter a gaiff eu cadeirio gan y Prif Swyddog Gweithredu ac y bydd Swyddogion Cyfrifyddu Ychwanegol sy'n gyfrifol am nifer o Gyrff Cyhoeddus yn eu mynychu.
• Cyfarfodydd Grŵp y Sector Datganoledig (DSG) bob chwarter sy'n dod â chyflogwyr a chynrychiolwyr Undebau Llafur o Lywodraeth Cymru a Chyrff Hyd Braich ynghyd i rannu, ystyried a thrafod materion cyflogaeth a gweithredu fel fforwm er mwyn tynnu sylw at arferion da a materion.
• Sefydlwyd Fforwm Cyrff Cyhoeddus y Pedair Gwlad i wasanaethu fel fforwm i rannu gwybodaeth am lywodraethiant, atebolrwydd a swyddogaethau Cyrff Cyhoeddus wrth ddarparu gwasanaethau cyhoeddus ledled y Deyrnas Unedig. Mae hyn yn cynnwys dulliau o ymdrin â nawdd a'r broses o arwain Cyrff Cyhoeddus.
• Caiff cylchlythyrau eu hanfon ar sail ad hoc at Gadeiryddion a Thimau Partneriaeth sy'n cynnwys gwybodaeth am fentrau newydd, digwyddiadau a diweddariadau ar gynnydd.

Roedd argymhellion adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus yn canolbwyntio ar:

• gyfnod uchelgeisiol o dri mis ar gyfer cwblhau'r broses benodi
• olrhain penodiadau a reoleiddir ac nas rheoleiddir er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â'r cyfnod cwblhau
• casglu data amrywiaeth a nodi safonau annibyniaeth ar gyfer Cyfarwyddwyr Anweithredol
• pennu dyddiadau ar gyfer cynllun amrywiaeth ar gyfer penodiadau cyhoeddus ac ystyried dichonoldeb data ar amrywiaeth Paneli Asesu Cynghorol
• craffu er mwyn dod o hyd i achosion posibl o duedd o fewn hysbysebion swydd Cyrff Hyd Braich cyn i'r Gweinidog eu cymeradwyo
• adolygu ac adrodd ar duedd yn y broses penodiadau cyhoeddus a barn y cyhoedd ar welliannau er mwyn cyflawni gwell amrywiaeth
• dylid cymhwyso'r rheolau ym mharagraff 3.3 o'r Cod Llywodraethiant sy'n berthnasol i benodi Cyfarwyddwyr Anweithredol heb gystadleuaeth at benodiadau a reoleiddir a phenodiadau nas rheoleiddir, gyda Swyddfa'r Cabinet yn cyhoeddi cofrestr chwarterol o bob Cyfarwyddwr Anweithredol a benodwyd gan Weinidogion heb gystadleuaeth
• nodi sut y bydd yn mesur effeithiolrwydd gweithgareddau allgymorth i ddatblygu cronfa ehangach o ymgeiswyr, yn ogystal â llunio cod ymarfer llywodraethiant gorau newydd sy'n cynnwys Gweinidogion a Chyfarwyddwyr Anweithredol fel rhan o gyfarfodydd bwrdd adrannol.

Cyflwynodd adroddiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol wybodaeth am y pum thema a ddaeth i'r amlwg o'i chyfweliadau â Chyfarwyddwyr Anweithredol ac o waith blaenorol a wnaed ganddi a Senedd y DU.

• Hyd y broses – mae proses benodi hir yn creu risgiau llywodraethiant a gall atal darpar ymgeiswyr rhag ymgeisio
• Data – Mae data amser real o ansawdd da yn galluogi'r llywodraeth i ddeall y pwyntiau sy'n achosi problemau yn y system yn well.
• Amrywiaeth a Sgiliau – Mae angen cymysgedd amrywiol o aelodau ar fyrddau effeithiol.
• Hyfforddi a Rhannu Arferion Da – Gall hyfforddi a rhoi cymorth i Gyfarwyddwyr Anweithredol newydd helpu i wella effeithiolrwydd.
• Tryloywder – Gall diffyg gwybodaeth am y broses benodi gael effaith andwyol ar atebolrwydd

Nid yw Llywodraeth Cymru wedi mabwysiadu holl Ganllawiau Cabinet y DU yn ffurfiol ond yn gyffredinol, rydym yn parhau i ddilyn yr egwyddorion lle y bo'n ymarferol.

Penodi i Fyrddau Cyhoeddus

Penodiadau cyhoeddus
Public appointments ar GOV.UK

Cyhoeddiadau diweddar ar Benodi aelodau i Fyrddau (Cyfarwyddwyr Anweithredol)

Non-executive appointments - National Audit Office
Government non-executive director appointments not efficient, transparent or fair, PAC warns - UK Parliament
Reforming public appointments - Institute for Government

Effeithiolrwydd Byrddau

Board effectiveness reviews: principles and resources for arm's-length bodies and sponsoring departments ar GOV.UK
Non-executive director appraisals: principles and resources for arm's-length bodies and sponsoring departments ar GOV.UK
Chair appraisals: principles and resources for arm's-length bodies and sponsoring departments ar GOV.UK

Llywodraethiant

Rheoli Arian Cyhoeddus Cymru
Regulating Appointments - Commissioner for Public Appointments
Y Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus - UK Cabinet Office
12 Principles of Governance for all Public Body NEDs ar GOV.UK
Code of Conduct for Board Members of Public Bodies - UK Cabinet Office
Public Bodies: A Guide for Departments (Chapter 5: Public Body Staff) - UK Cabinet Office
Regulating Public Appointments with the Governance Code 2016 - Commissioner for Public Appointments
Arm's length body sponsorship code of good practice ar GOV.UK
Public bodies ar GOV.UK

Amrywiaeth

Talent to thrive? Diversity in Public Appointments - Public Chairs Forum
Barriers and Enablers to Board Diversity in the Heritage Sector - Historic England