Swyddi Llywodraeth Cymru: canllawiau recriwtio ymgeiswyr allanol - Y broses asesu

Mae prosesau ymgeisio ac asesu Llywodraeth Cymru wedi’u seilio ar Broffiliau Llwyddiant, sy’n cael eu defnyddio ar draws y llywodraeth gyfan. Mae’r rhain yn defnyddio nifer o "elfennau" gwahanol (profiad, cryfderau, gallu, technegol ac ymddygiadau) i lywio ein dulliau dethol. Rydym yn argymell yn gryf eich bod yn darllen yr wybodaeth hon cyn dechrau’ch cais.

Fel arfer, bydd o leiaf ddau gam; cam ymgeisio cychwynnol i ddechrau ac yna cyfweliad neu broses asesu. Fodd bynnag, gallai fod sawl cam gwahanol i'r broses asesu, yn dibynnu ar y gofynion. Darllenwch yr hysbyseb i weld manylion penodol y camau a'r hyn sy'n ofynnol.

Mae'r canlynol yn rhoi gwybodaeth gyffredinol am rywfaint o'r wybodaeth y mae’n bosibl y bydd gofyn ichi ei darparu.

Wrth lenwi ffurflen gais bydd gofyn ichi ddarparu gwybodaeth am eich cymhwystra, eich addysg, a’ch hanes cyflogaeth. Mae canllawiau cam wrth gam ar gyfer pob adran o’r ffurflen gais ar gael yn Atodiad A.

Efallai y bydd gofyn ichi ddarparu tystiolaeth hefyd, ar ffurf enghreifftiau go iawn o’ch sgiliau, eich profiad a’ch gallu yn unol â’r hyn a restrir yn yr hysbyseb swydd. Gall y rhain berthyn i unrhyw nifer o elfennau’r Proffiliau Llwyddiant. Dyma’r rhan bwysicaf o’ch ffurflen gais gan y bydd yn cael ei hasesu gan banel recriwtio.

Wrth ddewis pa enghreifftiau fydd yn dangos y meini prawf gofynnol orau, ystyriwch y cyngor canlynol:

• Seiliwch eich enghreifftiau ar brofiad blaenorol. Dylech feddwl am yr hyn rydych wedi’i gyflawni yn ddiweddar, o fewn y blynyddoedd diwethaf.
• Gallwch ddefnyddio enghreifftiau o ystod eang o brofiadau fel y bo angen. Y tu allan i’r gwaith, gall hyn fod yn brofiad o leoliadau addysg neu wirfoddoli.
• Pan fyddwch wedi dewis eich enghreifftiau cryfaf, dylech sicrhau eu bod yn bodloni gofynion llawn y meini prawf rydych yn rhoi tystiolaeth ohonynt. Wrth lunio’ch enghreifftiau, gadewch ddigon o amser i sicrhau bod eich enghraifft/enghreifftiau’n cyd-fynd â’r meini prawf rydych yn darparu tystiolaeth ohonynt.
• Gwnewch yn siŵr eich bod yn cyflwyno tystiolaeth mor gryno â phosibl ac nad yw’n fwy na’r cyfyngiad geiriau. • Cofiwch, ni all panel recriwtio ragdybio rhywbeth sydd heb ei gynnwys yn yr enghraifft. Dim ond yr hyn rydych chi wedi’i ysgrifennu y byddant yn gallu ei asesu.
• Defnyddiwch ‘fi/rwyf’ nid ‘ni/rydym’. Rhowch dystiolaeth o’ch rôl chi a sut y gwnaethoch chi effeithio ar y canlyniad.
• Peidiwch ag adrodd stori neu gyflwyno golygfa yn eich enghraifft. Dylai’ch enghraifft gynnwys datganiad byr ynglŷn â sefyllfa neu gyd-destun eich enghraifft, yna canolbwyntio ar sut y gwnaethoch chi’r dasg, a pha gamau y gwnaethoch chi eu cychwyn, eu cymryd neu eu harwain. Esboniwch pam y gwnaethoch gymryd y camau hyn, ac unrhyw rwystrau a gawsoch. Yn olaf, dylech gynnwys canlyniadau, gan ddefnyddio datganiadau byr i ddangos pam roedd eich camau’n effeithiol neu pam roeddent yn ychwanegu gwerth. Os nad oedd y canlyniad yn gwbl lwyddiannus disgrifiwch beth y gwnaethoch ei ddysgu o hyn.
• Mae rhai ymgeiswyr yn teimlo bod defnyddio’r dull STAR yn ddefnyddiol wrth gyflwyno tystiolaeth gan ei fod yn darparu strwythur a ffocws i enghreifftiau ar y ffurflen gais ac yn y cyfweliad.

Situation (Sefyllfa): disgrifiad byr o’r cyd-destun a’ch rôl chi 
Task (Tasg): yr her, y dasg neu’r gwaith penodol a oedd o’ch blaen
Action (Camau gweithredu): yr hyn a wnaethoch chi, a sut a pham y gwnaethoch hynny
Result (Canlyniad): y canlyniadau a beth wnaethoch chi ei gyflawni drwy’ch camau.

Cadwch y rhannau am y sefyllfa a’r dasg yn fyr. Canolbwyntiwch ar y camau gweithredu a’r canlyniad.

Bydd y dystiolaeth rydych yn ei darparu yn cael ei hasesu gan banel recriwtio. Os yw’r panel yn cytuno eich bod wedi darparu tystiolaeth ddigonol yn erbyn y meini prawf, bydd eich cais yn mynd ymlaen i’r cam nesaf.

Byddwch yn cael o leiaf bum niwrnod gwaith o rybudd am unrhyw gamau dilynol (gellir estyn hyn os ydych yn anabl ac angen amserlen hirach fel addasiad rhesymol).

Os byddwch yn aflwyddiannus mewn unrhyw gam, ni fydd eich cais yn symud ymlaen i unrhyw gamau dilynol. Bydd pob ymgeisydd yn cael gwybod canlyniad pob cam mewn e-bost i’w gyfeiriad e-bost cofrestredig.

Bydd ymgeiswyr aflwyddiannus yn cael adborth ysgrifenedig byr ar eu cais.

Ar gyfer rhai ceisiadau, efallai y cewch eich gwahodd i wneud rhyw fath o brawf neu ymarfer. Gall y rhain fod yn gam unigol yn y broses neu gallant fod yn rhan o gam y cyfweliad.

Ar gyfer rhai ceisiadau, dim ond y rhai sy'n llwyddo i basio'r profion fydd yn symud ymlaen i unrhyw gam dilynol. Bydd methu â chwblhau unrhyw brawf erbyn unrhyw ddyddiad cau a nodir, yn golygu na fydd eich cais yn symud ymlaen i'r cam nesaf.

Efallai y bydd yr hysbyseb yn dweud bod angen ichi wneud profion neu ymarfer. Os felly, bydd canllawiau pellach yn cael eu darparu pan gewch eich gwahodd i wneud y profion. Os oes angen addasiad rhesymol arnoch (er enghraifft, os nad yw'ch technoleg gynorthwyol yn gydnaws â'r prawf) e-bostiwch DesgGymorthCydwasanaethau@llyw.cymru cyn gynted â phosibl. Bydd aelod o'r tîm yn cysylltu â chi i drafod eich gofynion ac unrhyw gwestiynau sydd gennych.

Mae ein cyfweliadau fel arfer yn cael eu cynnal ar-lein, gan ddefnyddio Microsoft Teams, ond weithiau mae’n bosibl y byddant yn cael eu cynnal yn un o'n swyddfeydd. Mae cyfweliadau yn cynnwys cyfuniad o gwestiynau yn seiliedig ar wahanol elfennau o’r Proffiliau Llwyddiant. Byddwch yn cael gwybodaeth, ymlaen llaw, am yr hyn y bydd y cyfweliad yn ei gynnwys, naill ai yn yr hysbyseb neu drwy ohebiaeth bellach ym mhob cam. Gallai hyn gynnwys rhai o'r mathau canlynol o gwestiynau:

Ymddygiadau

Bydd y cwestiynau ymddygiad yn archwilio’ch galluoedd yn fanwl a byddant yn cyd-fynd â’r rhai a restrwyd yn yr hysbyseb swydd.

Y nod yw gweld sut rydych wedi ymddwyn a defnyddio’ch sgiliau yn y gorffennol i ymdrin â heriau a phroblemau, ar y sail bod hyn yn debygol o fod yn arwydd o sut y byddwch yn ymddwyn yn y dyfodol.

Diben y cwestiynau yn y cyfweliad yw’ch galluogi i ddarparu tystiolaeth o’r ymddygiadau gofynnol, drwy ddefnyddio enghreifftiau perthnasol o’ch profiad.

Er y bydd y panel yn chwilio am dystiolaeth o ymddygiad penodol, cofiwch fod angen ichi sicrhau’ch bod yn ateb y cwestiwn penodol y byddant yn ei ofyn yn y cyfweliad. Mae’n bwysig cofio gwrando’n ofalus ar y cwestiwn, yna defnyddio’r enghraifft fwyaf priodol fel tystiolaeth yn y cwestiwn hwnnw.

Hyderus o ran Anabledd

Byddwn yn gwarantu cyfweliad i bobl anabl:

• a nododd ar eu ffurflen gais eu bod am gael cyfweliad wedi’i warantu o dan y cynllun gwarantu cyfweliad, ac
• sy’n bodloni’r meini prawf sylfaenol ar gyfer y radd yn y camau sifftio 

Cryfderau

Bydd cwestiynau cryfderau yn archwilio beth rydych chi’n ei fwynhau a beth sy’n eich cymell chi, a hynny mewn ffordd berthnasol i ofynion y radd. Byddant hefyd yn cydfynd â’r cryfderau a restrwyd yn yr hysbyseb swydd. Nid oes disgwyl na gofyn ichi baratoi ar gyfer cwestiynau cryfderau cyn y cyfweliad, er y byddai efallai’n fuddiol treulio rhywfaint o amser yn meddwl am beth rydych yn mwynhau ei wneud a beth rydych yn ei wneud yn dda.

Cwestiynau technegol neu gwestiynau seiliedig ar brofiad

Nod y rhain yw archwilio'ch sgiliau proffesiynol, eich gwybodaeth a'ch dealltwriaeth dechnegol, a'ch profiad mewn cyd-destun penodol. Gallant gynnwys cwestiynau sy'n ymwneud â fframweithiau cymwyseddau proffesiynol penodol neu archwilio'ch cymwysterau neu’ch gwybodaeth broffesiynol.

Panel cyf-weld

Yn y cyfweliad, bydd dau neu dri o bobl ar y panel recriwtio. Byddant yn gobeithio’ch gweld chi ar eich gorau yn y cyfweliad ac yn gwneud popeth o fewn eu gallu i roi’r cyfle ichi ddangos eich bod yn gallu bodloni’r meini prawf sy’n ofynnol ar gyfer y swydd a’r radd.

Bydd cyfweliadau’n dilyn y strwythur isod:

• bydd y Cadeirydd yn cyflwyno’r panel ac yn esbonio fformat ac amseriad y cyfweliad. Byddwch yn cael cyfle i ofyn cwestiynau am y fformat a byddant yn gofyn ichi a oes yna unrhyw beth a allai effeithio ar eich perfformiad yn y cyfweliad, megis profedigaeth ddiweddar neu ddamwain car. Diben hyn yw sicrhau nad oes unrhyw beth a allai amharu ar eich perfformiad. Os oes rhywbeth wedi digwydd, byddwch yn cael cyfle i aildrefnu’r cyfweliad. Fodd bynnag, os byddwch yn dewis parhau â’r cyfweliad, ni fyddwch yn gallu aildrefnu ar gyfer amser arall os byddwch yn teimlo wedyn na wnaethoch chi eich gorau.
• bydd pob aelod o’r panel yn gofyn cwestiynau yn eu tro.
• ar ddiwedd y cyfweliad, bydd y Cadeirydd yn rhoi cyfle ichi ofyn unrhyw gwestiynau sydd gennych

Hyd y cyfweliad

Fel arfer, bydd y cyfweliad yn para rhwng 45 i 70 munud yn dibynnu ar radd y swydd rydych chi’n gwneud cais amdani a’r math o asesiad sy’n ofynnol.

Iaith y cyfweliad

Byddwn yn ceisio sicrhau bod eich cyfweliad yn cael ei gynnal yn eich dewis iaith, Cymraeg neu Saesneg (yn seiliedig ar yr hyn a nodwyd gennych ar y ffurflen gais). Os na allwn gynnig panel llawn o siaradwyr Cymraeg, efallai y bydd angen darparu gwasanaeth cyfieithu ar y pryd o’r Gymraeg i’r Saesneg. Mewn achosion o’r fath, byddwch yn cael gwybod am y trefniadau cyn y cyfweliad.

Diben y cyfweliad

Diben cyfweliad yw:

• profi a yw ymgeisydd yn addas i ofynion y swydd a’r radd
• rhoi cyfle i bob ymgeisydd gyflwyno ei dystiolaeth
• argymell pa ymgeiswyr ddylai gael cynnig swydd a llunio trefn teilyngdod ar sail y sgoriau a gafwyd

Mewn cyfweliad, bydd y panel yn ceisio gweld sut rydych yn bodloni’r meini prawf a restrwyd yn yr hysbyseb swydd. Mae angen ichi fod yn barod i roi atebion sy’n dangos sut rydych yn gwneud hynny.

Cyngor defnyddiol wrth baratoi am gyfweliad:

• ceisiwch drefnu ffug gyfweliad gyda ffrind, aelod o’r teulu neu gydweithiwr
• paratowch fwy o enghreifftiau nag y gwnaethoch eu darparu yn eich cais. Efallai y bydd y panel yn gofyn ichi am ragor o fanylion a/neu enghreifftiau eraill os yw’n eich helpu i ddarparu’r dystiolaeth sydd ei hangen i fodloni’r ymddygiadau.
• ystyriwch ddefnyddio’r model “STAR” i strwythuro’ch atebion. 

Ar ôl y cyfweliad

Ar ôl y cyfweliad, bydd canlyniadau’n cael eu rhoi cyn gynted â phosibl drwy’ch cyfeiriad e-bost cofrestredig. Bydd ymgeiswyr aflwyddiannus yn cael adborth ysgrifenedig byr ar eu cyfweliad.

Cwynion

Dylai unrhyw un sy’n credu ei fod wedi’i drin yn annheg, neu sydd â chwyn, gysylltu â ni drwy’r Uned Gŵynion.

Os ydych yn anhapus â chanlyniad y gŵyn ac yn teimlo nad yw egwyddorion penodi ar sail teilyngdod drwy gystadleuaeth deg ac agored wedi’u bodloni, mae gennych yr hawl i anfon eich cwyn ymlaen i Gomisiwn y Gwasanaeth Sifil yn 3rd Floor, 35 Great Smith Street, London SW1P 3BQ.