Canllawiau statudol ar ddemocratiaeth o fewn prif gynghorau - Rhan 2: hyfforddi, datblygu a chynorthwyo aelodau

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a wneir o dan adran 6 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (y Mesur). Yn rhinwedd adran 6(2) o’r Mesur, rhaid i awdurdodau lleol roi sylw i'r canllawiau hyn ar amseriad a chyfnodau cyfarfodydd awdurdod lleol. Y cyfarfodydd perthnasol yng nghyd-destun y canllawiau hyn yw cyfarfodydd y cyngor llawn ac unrhyw bwyllgor neu is-bwyllgor o’r cyngor.

Diben

Mae Rhan 1 o’r Mesur yn cynnwys darpariaethau sy’n ymwneud â chryfhau democratiaeth leol. Yn fwy penodol, mae’r canllawiau hyn yn ymdrin â “hybu a chefnogi aelodaeth o awdurdodau lleol” ac mae adran 6 yn ymwneud ag amseriad cyfarfodydd.

Mae amseriad cynnal cyfarfodydd cyngor yn arwyddocaol iawn gan y gall effeithio ar y graddau y bydd unigolion yn ystyried sefyll mewn etholiad. Mae hefyd yn bwysig darparu ar gyfer hyblygrwydd er mwyn cefnogi anghenion newidiol cynghorwyr pan fyddant yn cael eu hethol, fel y gellir cynnal amrywiaeth. Mae hyn yn destun pryder gan y gallai effeithio ar amrywiaeth aelodaeth y cyngor ac felly effeithio ar allu’r cyngor i wneud penderfyniadau sy’n seiliedig ar amrywiaeth y bobl sy’n byw yn ardal y cyngor, ac sy’n adlewyrchu’r amrywiaeth honno. Mae penderfyniadau sy’n seiliedig ar wybodaeth gan bobl o bob oed a chefndir yn debygol o fod yn fwy cytbwys ac o ganolbwyntio mwy ar atebion cynaliadwy a thymor hir sy’n cydbwyso anghenion gwahanol bobl yn unol â’r egwyddorion a nodir yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015.

Er enghraifft, er y dylai’r gofyniad i ddarparu’r cyfleuster ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad i aelodau sy’n dymuno ymuno â chyfarfodydd o bell (gweler adran 47 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021)) oresgyn rhai pryderon, bydd llawer o bobl yn gweld bod mynychu cyfarfodydd yn ystod y dydd, â rhai ohonynt yn gallu bod yn hir, yn anghydnaws â’r gwaith y maent yn cael ei gyflogi i’w wneud ac mae rhai adegau o’r dydd yn heriol i bobl sydd â chyfrifoldebau gofalu megis gofalu am blant ifanc. Felly, mae’r canllawiau hyn ar amseriad cyfarfodydd hefyd yn cynnwys eu hamlder a’u hyd.

Adolygu’r trefniadau presennol

Dim ond aelodau o weithrediaeth y cyngor sy’n cael eu hystyried yn gynghorwyr “amser llawn” ac adlewyrchir hyn yn lefelau’r taliadau y mae ganddynt hawl iddynt am eu cyfrifoldebau arbennig. I’r gwrthwyneb, ystyrir bod aelodau nad ydynt yn rhan o’r weithrediaeth yn ymgymryd â’r hyn sy’n cyfateb i rôl ran-amser, a fydd, mewn llawer o achosion, yn gorfod cyd-fynd â’r ymrwymiadau eraill a allai fod gan gynghorwyr.

Ar gyfer llawer o ddarpar gynghorwyr a chynghorwyr presennol sydd mewn cyflogaeth amser llawn, mae’r graddau y mae eu cyflogwyr yn cefnogi eu hymrwymiad newydd yn ystyriaeth hollbwysig. Er bod y ddeddfwriaeth cyflogaeth yn rhoi hawl i gynghorwyr gael amser o’r gwaith ar gyfer ymgymryd â dyletswyddau cyhoeddus, gall gweithredu hynny’n ymarferol fod yn fwy anodd (gweler adran 50 o Ddeddf Hawliau Cyflogaeth 1996 (1996, p18).

Amseriad, hyd ac amlder cyfarfodydd yw’r broblem fwyaf yn hyn o beth. Gellir cyflawni dyletswyddau eraill ar adegau sy’n gyfleus i’r unigolyn ond cynhelir cyfarfodydd ar amser penodol ac (yn amodol ar unrhyw drefniadau a wneir ar gyfer ymuno o bell) mewn lleoliad penodol.

Nid yw’n ymarferol nac yn ddymunol i Lywodraeth Cymru ragnodi amser, hyd ac amlder cyfarfodydd y cyngor llawn, ei bwyllgorau a’i is-bwyllgorau gan fod y rhain yn faterion i bob cyngor eu hystyried mewn amgylchiadau unigol. Fodd bynnag, mae’n bwysig nad yw cynghorau’n mynd i rigol o gynnal eu cyfarfodydd yr un pryd ac yn yr un ffordd ag y maent wedi’i wneud erioed. Ni fydd yr hyn a oedd yn draddodiad neu’n drefniant a oedd yn addas ar gyfer y garfan flaenorol o gynghorwyr yn gweddu i’r un bresennol, o reidrwydd. Argymhellir mai’r hyn sy’n gyfleus i’r aelodau, gan ystyried materion cydraddoldeb ac amrywiaeth, ddylai bennu hyd, amseriad, amlder a lleoliad y cyfarfodydd hyn. At hynny, dylai agendau cyfarfodydd gynnwys cyfnodau priodol o egwyl gan fod hyn o gymorth i gael cyfarfod mwy effeithiol, ac mae’n hanfodol hefyd o safbwynt iechyd a llesiant aelodau a swyddogion – boed y cyfarfod yn un cyfan gwbl ar-lein, yn un aml-leoliad neu’n un wyneb yn wyneb.

Felly, dylai pob awdurdod lleol adolygu amseriad, amlder a hyd eu cyfarfodydd o leiaf unwaith bob tymor, a hynny’n fuan ar ôl ethol y cyngor newydd os oes modd. Fodd bynnag, byddai’n ddoeth ystyried gwneud hyn yn amlach er mwyn ystyried  newidiadau mewn amgylchiadau a allai ddigwydd yn ystod y cyfnod hwnnw.

Dylai cynghorau gynnal arolwg ymhlith eu haelodau o leiaf unwaith yn fuan ar ôl pob etholiad i asesu eu dewisiadau, a dylid ymrwymo i weithredu ar y casgliadau. Dylid cynnal yr arolwg ar adeg a fyddai fwyaf buddiol i aelodau newydd a heb fod yn hwyrach na chwe mis ar ôl yr etholiadau cyffredin. Mater i bob awdurdod wedyn fydd penderfynu pa mor rheolaidd y cynhelir yr arolygon.

Dyma faterion i’w hystyried wrth gynnal arolwg:

• a fyddai hi’n well cynnal cyfarfodydd yn ystod y dydd neu gyda’r nos
• a fydd y cyfarfodydd yn cael eu cynnal wyneb yn wyneb, yn gyfan gwbl ar-lein, neu mewn sawl lleoliad
• yr hyd a ffefrir ar gyfer cyfarfodydd
• a yw adegau penodol yn achosi trafferthion i gynghorwyr â nodweddion penodol, fel oedran, rhyw, crefydd, cyfrifoldebau gofalu neu fod mewn cyflogaeth

Wrth ystyried canlyniadau’r arolwg, bydd angen i gynghorau ganfod cydbwysedd rhwng amrywiaeth o ymatebion, ac er yr ymrwymiad i hyblygrwydd efallai na fydd yn bosibl darparu ar gyfer amgylchiadau pob unigolyn ym mhob cyfarfod. Yn yr amgylchiadau hyn, dylai cynghorau hefyd ystyried a oes manteision i gylchdroi amseroedd cyfarfodydd gan nad yw’n bosibl diwallu anghenion eu holl aelodau drwy’r amser. Bydd angen, wrth reswm, roi cyhoeddusrwydd clir i unrhyw drefniadau o’r fath er budd aelodau o’r cyhoedd sydd â diddordeb.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a wneir o dan adran 7(4) o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (y Mesur). Rhaid i awdurdod lleol (cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru) roi sylw iddynt.

Adran 38 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000, fel y’i diwygiwyd gan adran 45 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Rhaid i awdurdod lleol (cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru), maer etholedig neu arweinydd gweithrediaeth roi sylw iddynt; ac adran 71 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006.

Diben

Mae Rhan 1 o’r Mesur yn cynnwys darpariaethau y bwriedir iddynt gryfhau democratiaeth leol. Mae Pennod 1 o’r Rhan honno’n ymwneud â'r cymorth a ddarperir i aelodau awdurdod lleol ac mae adran 7 o'r bennod yn darparu ar gyfer hyfforddi a datblygu’r aelodau hyn. Mae’r canllawiau hyn yn ymwneud â materion y mae’n rhaid i awdurdodau lleol eu hystyried wrth sicrhau cyfleoedd hyfforddi a datblygu rhesymol ar gyfer eu haelodau fel sy’n ofynnol o dan adran 7 o’r Mesur.

Gofynion y Mesur

Mae adran 7 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol sicrhau bod cyfleoedd hyfforddi a datblygu rhesymol yn cael eu darparu i’w haelodau. Dylai pob aelod hefyd gael cyfle i gael adolygiad blynyddol o’u hanghenion hyfforddi a datblygu. Fodd bynnag, dylid nodi nad yw'r darpariaethau hyn yn gymwys i arweinydd gweithrediaeth awdurdod sydd â gweithrediaeth arweinydd a chabinet.

Os bydd aelod yn penderfynu cael adolygiad blynyddol o’i anghenion hyfforddi a datblygu, rhaid i’r awdurdod sicrhau bod yr adolygiad yn cynnwys cyfle i gael cyfweliad gyda rhywun sydd, yn eu barn hwy “yn briodol gymwys” i roi cyngor am anghenion hyfforddi a datblygu.

O ran y swyddogaethau hyn, mae dyletswydd ar awdurdod lleol i roi sylw i ganllawiau a ddyroddir gan Weinidogion Cymru.

Cyfleoedd Hyfforddi a Datblygu Rhesymol

Nid yw’r Mesur yn diffinio beth yw cyfleoedd hyfforddi a datblygu rhesymol at ddibenion adran 7. Mae Llywodraeth Cymru yn argymell bod awdurdodau lleol yn darparu cyfleoedd ar gyfer yr hyn sy’n hanfodol er mwyn i aelod o awdurdod lleol gyflawni ei rôl yn effeithiol.

Mae rôl cynghorwyr yn esblygu drwy’r amser wrth i ddeddfwriaeth newid, er enghraifft, mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021) yn cyflwyno darpariaeth sy’n galluogi aelodau gweithrediaeth i rannu swyddi gweithrediaeth ac yn galluogi penodi cynorthwywyr gweithrediaeth. Diwygiodd y Ddeddf gylch gwaith Pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio a gosod dyletswyddau newydd ar gynghorau i annog y cyhoedd i gymryd rhan mewn penderfyniadau. Yn yr un modd, mae’r cyd-destun cymdeithasol ac amgylcheddol y mae cynghorwyr yn ymgymryd â’u rolau ynddo yn newid drwy’r amser yn sgil datblygiadau yn y cyfryngau cymdeithasol a newid strwythurol yn y ffordd y mae cynghorau a gwasanaethau cyhoeddus yn cael eu trefnu a’r ffordd y mae cynghorau yn rhyngweithio ag unigolion a chymunedau.

Felly, mae’n hanfodol nad yw safbwynt cynghorau ynghylch yr hyn sy’n anghenion hyfforddi a datblygu rhesymol at ddibenion adran 7 o’r Mesur yn parhau’n gwbl ddigyfnewid. Dylai’r diffiniad gael ei adolygu’n rheolaidd ac yn aml, gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd fwy na thebyg, er mwyn sicrhau ei fod yn adlewyrchu newidiadau i’r ddeddfwriaeth ac anghenion aelodau fel y’u nodir drwy eu hadolygiadau blynyddol. Nid yw’n ddigon cynnig pecyn hyfforddiant i aelodau yn syth ar ôl iddynt gael eu hethol a chymryd bod hynny’n digon i’w cefnogi yn ystod eu holl gyfnod yn y swydd.

Dyma restr, nad yw’n hollgynhwysfawr, o’r pynciau y dylid eu cynnwys mewn rhaglen hyfforddi barhaus i ddatblygu aelodau:

• cynefino cyflwyniad i waith awdurdod lleol a’i berthynas â chyrff allweddol a rôl y cyrff hynny. Dylai cynghorau gynllunio rhaglen gynefino gynhwysfawr ar gyfer cynghorwyr newydd a’i chyflwyno’n fuan ar ôl etholiadau cyffredin a hefyd ar gyfer aelodau newydd a etholir mewn is-etholiad
• hyfforddiant ar rôl a swyddogaethau’r weithrediaeth, y cyngor a’i swyddogion
• trosolwg o gyfansoddiad y cyngor, gan gynnwys sut y mae cyfarfodydd yn gweithio, sut y mae codi cwestiynau gyda’r arweinydd a’r weithrediaeth, sut y mae cael gafael ar wybodaeth a chymorth ymchwil
• hyfforddiant ar gyfer cadeiryddion pwyllgorau gan gynnwys sgiliau cadeirio effeithiol
• hyfforddiant ar rolau penodol y gall aelodau ymgymryd â hwy megis llywodraethwyr neu gynrychiolwyr ar fyrddau iechyd, awdurdodau tân ac achub neu barciau cenedlaethol. Dylai hyn gynnwys briff byr ar bwrpas y rôl a chyfrifoldebau’r aelodau o ran rhoi gwybod i’r cyngor am ddatblygiadau’r corff y maent yn cynrychioli’r cyngor arno, lefel y penderfyniadau a ddirprwyir iddynt a sut y gallant gael cymorth i’w cefnogi yn y rôl
• hyfforddiant ar rôl y cynghorydd fel aelod lleol, dirprwyo swyddogaethau i aelodau ward a galw ar gynghorwyr i weithredu
• hyfforddiant ar ymgysylltu â’r cyhoedd, strategaeth y cyngor i annog cyfranogiad mewn penderfyniadau lleol a’r rôl y gall aelodau ei chwarae wrth ymgysylltu â chymunedau
• hyfforddiant penodol i gynghorwyr sy’n cyflawni rolau rheoleiddio neu led-farnwrol (hyfforddiant i gynghorwyr sy’n eistedd ar bwyllgorau cynllunio neu drwyddedu, er enghraifft)
• hyfforddiant penodol i gynghorwyr sy’n cyflawni rolau sy’n ymwneud â gweithrediadau’r cyngor. Mae’n bosibl yr ystyrir bod angen penodol ar aelodau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a’r Pwyllgor Safonau
• hyfforddiant ar gaffu a darparu trosolwg a’u perthynas â gweithrediaeth y cyngor
• hyfforddiant ar hawliau a chyfrifoldebau o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 ac, yn ehangach, y Model Cymdeithasol o Anabledd
• hyfforddiant ar dechnoleg gwybodaeth a chyfathrebu (TGCh), gan gynnwys sut y mae cymryd rhan mewn cyfarfodydd aml-leoliad a sut y gall defnyddio TGCh gefnogi gwaith y cynghorydd
• hyfforddiant ar ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol yn effeithiol a chyfleoedd i ymgysylltu’n well rhwng cynghorwyr a’r cymunedau maent yn eu gwasanaethu. Hefyd, y risg y gallai cynghorwyr gael eu herlid neu eu haflonyddu gan wrthwynebwyr neu ymgyrchwyr sy'n mynd y tu hwnt i ffiniau dadleuon rhesymol;
• hyfforddiant ar lesiant a diogelwch, gan gynnwys ffyrdd o gadw’n ddiogel wrth ymgymryd â’u rôl
• dylai proses gynefino cynghorwyr gynnwys hyfforddiant ar y safonau disgwyliedig o dan God Ymddygiad eu hawdurdod, gan bwysleisio’r materion sy’n codi yn sgil cymhwyso’r Cod yng nghyd-destun y cyfryngau cymdeithasol. Dylai hefyd gynnwys rôl Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru o ran ymdrin â’r cwynion am achosion o fynd yn groes i’r cod. Dylid hefyd ddarparu diweddariad o’r hyfforddiant hwnnw fel rhan o raglen ddatblygu barhaus yr aelodau
• hyfforddiant ar gyfrifoldebau rhianta corfforaethol cynghorwyr
• sesiynau briffio rheolaidd a’r wybodaeth ddiweddaraf ar newidiadau yn y gyfraith, polisi a materion eraill sy’n effeithio ar rôl yr aelod etholedig, megis yr economi
• hyfforddiant ar gydraddoldeb ac amrywiaeth, a chyfrifoldebau’r cyngor mewn perthynas â llesiant cenedlaethau’r dyfodol
• hyfforddiant ar gadw’n ddiogel wrth weithio ar eu pen eu hunain, gan gynnwys wrth ymweld ag eraill

Gellir cynnal hyfforddiant hefyd gan ddefnyddio amrywiaeth o fformatau, mae dulliau addysgu traddodiadol a ddefnyddir yn yr ystafell ddosbarth yn un opsiwn, ac mae hyfforddi pwrpasol a mentora aelodau unigol yn opsiynau eraill. Gallai cyfleoedd hyfforddi a datblygu hefyd gael eu ‘cynllunio fel rhan’ o waith y cyngor, er mwyn gwneud cyfleoedd dysgu’n fwy ymarferol berthnasol. Er enghraifft, gellid cynnal sesiwn friffio ar fater technegol fel rhan o’r gwaith o baratoi ar gyfer cyfarfod craffu. Gellir cael gafael ar hyfforddiant a’i ddarparu’n fewnol, ar y cyd â chynghorau eraill, neu gyda chymorth unigolion neu sefydliadau allanol.

Proses yw hyfforddiant, nid digwyddiad. Gallai cynghorau lunio strategaeth i ddatblygu aelodau a ddylai adlewyrchu’r angen i ddiweddaru ac adnewyddu sgiliau cynghorwyr. Dylai hyn gynnwys y cyfle i drefnu sesiynau briffio i gynghorwyr ar feysydd polisi a’r gyfraith sy’n dod i’r amlwg. Wrth lunio strategaeth o’r fath, dylai cynghorau ystyried unrhyw ganllawiau gan gynnwys unrhyw siarteri neu fframweithiau datblygu cynghorwyr a ddatblygir gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ac adnoddau a chanllawiau a ddyroddwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Nid oes rhaid darparu hyfforddiant ar wahân ar gyfer y meysydd uchod. Nid oes gwrthwynebiad i gynnal hyfforddiant sy’n cyfuno un neu ragor o’r meysydd uchod. Argymhellir bod gan bob aelod ei gynllun datblygu ei hun sy’n cael ei adolygu’n rheolaidd. Gellid defnyddio'r cynllun hwn fel sail i’r adolygiad blynyddol o anghenion hyfforddi a datblygu aelod o awdurdod lleol, fel sy’n ofynnol o dan y Mesur.

Argymhellir mai’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ddylai fod â’r cyfrifoldeb cyffredinol dros benderfynu beth ddylai gael ei ystyried yn gyfle hyfforddi a datblygu rhesymol fel rhan o’i swyddogaeth i roi cymorth i aelodau  gyflawni eu swyddogaethau. Yn ogystal â’r rhestr uchod, efallai y bydd y Pwyllgor yn ystyried ychwanegu rhai meysydd polisi yr ystyrir bod hyfforddiant yn hanfodol ar eu cyfer, fel cynllunio neu drwyddedu. Gall hefyd ystyried sut i gynyddu’r cyfleoedd ymhlith aelodau’r cyngor ac aelodau cynghorau eraill i ddarparu cymorth gan gymheiriaid a chymorth mentora, cyfleoedd i gysgodi gwaith ynghyd â chyfleoedd i arsylwi ar gyfarfodydd a gweithgareddau eraill hefyd.

Gellid cynnwys y cyfleoedd hyfforddi a datblygu y cytunwyd arnynt mewn strategaeth ddatblygu gyhoeddedig a ddylai gynnwys sut y darperir y datblygiad a’r broses ar gyfer comisiynu hyfforddiant a datblygiad allanol. Gall awdurdodau lleol ddefnyddio Siarter Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ar gyfer Cymorth a Datblygiad Aelodau (y Siarter) fel canllaw wrth ddatblygu eu strategaethau. Efallai y bydd awdurdodau lleol yn dymuno ystyried y gofynion i gyflawni’r Siarter wrth ddatblygu eu strategaethau a’u rhaglenni.

Adolygiad Blynyddol

Rhaid i bob aelod o’r awdurdod lleol, ar wahân i arweinydd gweithrediaeth, gael cynnig y cyfle i adolygu ei anghenion hyfforddi a datblygu bob blwyddyn. Argymhellir bod llawer o anghenion hyfforddi a datblygu aelodau o awdurdodau lleol yn cael eu nodi drwy adolygiadau o’r fath.

Rhaid i’r adolygiad gynnwys cyfle i gael cyfweliad wedi’i gynllunio ymlaen llaw rhwng yr aelod a pherson sy’n meddu ar y cymwysterau priodol (gweler isod). Gallai’r cyfweliad gynnwys adolygiad o’r cyfleoedd hyfforddi a datblygu a gafodd yr aelod dros y flwyddyn ddiwethaf (neu gyfnod priodol os mai dim ond yn ddiweddar y cafodd yr aelod ei ethol).

Efallai y bydd awdurdodau lleol yn dymuno manylu ar ganlyniad y cyfweliad mewn cynllun y cytunwyd arno sy’n nodi anghenion hyfforddi a datblygu, os oes rhai, ar gyfer y flwyddyn i ddod. Argymhellir bod y cynllun datblygu personol hwn yn cael ei ddarparu i’r aelod a’i lofnodi gan yr aelod a’r sawl sy’n cynnal yr adolygiad. Dogfen breifat yw hon ac ni ddisgwylir i’r awdurdod na'r aelodau ei chyhoeddi, er bod croeso i aelodau sôn yn eu hadroddiadau blynyddol am unrhyw hyfforddiant a datblygiad y maent wedi ymgymryd â hwy.

Yn unol ag arferion da, awgrymir y dylai cynghorau ddefnyddio disgrifiadau rôl ar gyfer swyddi, i sicrhau bod gan bob aelod ddealltwriaeth lawn o’r disgwyliadau sydd arnynt. Gellid defnyddio’r disgrifiadau fel canllaw i’r sgiliau sy’n ofynnol gan yr aelod perthnasol. Mae fframwaith cymwyseddau Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru yn nodi’r wybodaeth a’r sgiliau disgwyliedig ar draws ystod o rolau cynghorwyr. 

Gall yr adolygiad blynyddol fod yn asesiad felly o anghenion hyfforddi a datblygu i gefnogi cynghorwyr yn eu rôl. Efallai y bydd awdurdod lleol am ystyried ei gwneud yn glir i aelodau nad adolygiad o berfformiad yw’r adolygiad nac asesiad o ba mor dda neu ba mor wael mae aelod wedi cyflawni ei ddyletswyddau. Mae sicrhau bod aelodau’n teimlo eu bod yn cael eu cefnogi i ymgymryd â’u rôl a’u bod yn gallu gofyn am gyfleoedd hyfforddi a datblygu yn hanfodol er mwyn meithrin perthynas o ymddiriedaeth rhwng aelodau’r meinciau cefn, y weithrediaeth a’r swyddogion.

Gallai cynghorau ystyried drafftio cynllun datblygu personol ar gyfer pob cynghorydd, yn codi o'r cyfweliad statudol a drafodwyd uchod. Gallai’r cynlluniau unigol hyn, wedi’u cydgrynhoi (ac yn ddienw), fod yn sail i strategaeth gorfforaethol i ddatblygu aelodau.

Priodol Gymwys

Yr awdurdod lleol sydd i benderfynu pwy y gellir ei ystyried yn berson priodol gymwys i gynnal cyfweliadau gydag aelodau’r awdurdod lleol i drafod eu hanghenion hyfforddi a datblygu fel rhan o’u hadolygiad blynyddol. Gellid rhoi’r cyfrifoldeb hwn i Bwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yr awdurdod. Yn y rhan fwyaf o achosion, efallai na fydd hyn yn fater o enwi unigolion, ond o ddisgrifio swydd neu ddeiliad swydd (gweler isod). Mae’n debyg na fyddai’n addas nac yn ddymunol i un person fod yn gyfrifol am gynnal pob cyfweliad.

Mae hefyd yn bosibl i arweinwyr grwpiau gynnal cyfweliadau gyda’u haelodau neu gallai’r cyfweliadau gael eu cynnal gan yr arweinydd ac aelodau’r weithrediaeth. Mae’r ddau opsiwn hyn yn dderbyniol ac yn cydymffurfio â gofynion y Mesur.

Fodd bynnag, mae’n bosibl y byddai’n well gan awdurdodau drosglwyddo’r ddyletswydd i’w swyddogion adnoddau dynol. Os mai dyma’r opsiwn sy’n cael ei ffafrio, gall awdurdodau lleol ystyried gwneud y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn gyfrifol am gydweithio â swyddogion adnoddau dynol ar gyfer y rhan hon o’u gwaith. Pe bai’r prif weithredwr yn cael ei ddewis fel person sy’n meddu ar y cymwysterau priodol i gynnal cyfweliad, ni fyddai disgwyl iddo weithio dan oruchwyliaeth y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

Efallai y bydd yn well gan rai awdurdodau gyflogi ymgynghorwyr neu gymheiriaid allanol i gynnal cyfweliadau, sydd hefyd yn dderbyniol. Mae awdurdodau lleol yn cael eu hannog i benodi Hyrwyddwr Datblygu Aelodau o blith eu cynghorwyr.

Argymhellir na ddylai fod unrhyw beth annisgwyl yn y system ac y dylai aelodau unigol wybod pwy y gallant ddisgwyl i gynnal eu cyfweliad. Efallai y bydd awdurdodau lleol am ystyried cynnwys opsiwn yn eu trefniadau i aelodau wneud cais i’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd drefnu i berson gwahanol gynnal eu cyfweliad os oes rheswm da dros wneud hynny.

Yn olaf, rhaid i awdurdodau sicrhau bod unrhyw un sy’n cynnal cyfweliad wedi cael hyfforddiant addas ar sut y mae gwneud hyn a chynghorir hwy i gysylltu â Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i sicrhau bod hyn yn cael ei ddarparu. Felly, hyd yn oed os yw’r awdurdod wedi dewis dyrannu’r ddyletswydd o gynnal adolygiadau i swydd, yn hytrach nag i unigolyn, dylai deiliad y swydd honno fod wedi derbyn yr hyfforddiant perthnasol cyn cynnal adolygiadau.

Arweinydd Gweithrediaeth yr Awdurdod Lleol

Nid yw adran 7 o'r Mesur yn gymwys i arweinydd gweithrediaeth (na maer etholedig) awdurdod. Fodd bynnag, efallai y bydd achlysuron lle mae’r arweinwyr yn dymuno cael hyfforddiant neu gyfle i ddatblygu ac nid oes awgrym, drwy eu heithrio o ddarpariaethau’r Mesur, na ddylent allu cael hyfforddiant, nac, yn wir, adolygiad blynyddol neu gyfweliad gyda pherson sy’n briodol gymwys.

Hyfforddiant, Datblygiad a Chymorth Parhaus i Aelodau

Ni ddylid ystyried yr adolygiad blynyddol fel yr unig adeg yn ystod y flwyddyn pan gynhelir trafodaeth gydag aelod ynghylch hyfforddiant, datblygiad, cymorth a llesiant. Ni ddylai’r aelod ei ystyried ychwaith fel yr unig gyfle sydd ar gael iddo fynd ati’n rhagweithiol i ystyried ei anghenion datblygu a hyfforddi ei hun neu fathau eraill o gymorth. Yn fwyfwy, mae cynghorwyr yn wynebu galwadau personol sylweddol o ganlyniad i’w gwaith. Mae cynrychioli pobl leol yn fraint ond mae hefyd yn cyflwyno heriau sydd, ar eu mwyaf eithafol, yn herio iechyd meddwl ac iechyd corfforol cynrychiolwyr etholedig.

Mae gan gynghorau gyfrifoldeb cyffredinol i ddatblygu ymwybyddiaeth a dealltwriaeth o’r cyfyngiadau y mae cynghorwyr yn gweithredu oddi tanynt, ac i sicrhau bod y trefniadau cymorth a sefydlir ar gyfer cynghorwyr yn adlewyrchu’r anghenion hyn. Gellid gwneud hyn ochr yn ochr â gwaith a wneir gan bleidiau gwleidyddol a chyrff yn y sector cenedlaethol.

Dylai cynghorau fanteisio ar bob cyfle i gefnogi llesiant a diogelwch personol cynghorwyr a’u teuluoedd a dylent nodi’n ofalus y ddeddfwriaeth sy’n ei gwneud yn ofynnol i gynghorau ddarparu cyfeiriad cyswllt swyddfa i gynghorwyr, yn electronig ac ar gyfer post, (adran 43 o Ddeddf 2021) i sicrhau bod preifatrwydd aelodau a phreifatrwydd eu teuluoedd yn cael ei ddiogelu. Mae hyn yn hanfodol i lesiant yr aelod ac i annog a chefnogi amrywiaeth o aelodau sy’n adlewyrchu’r amrywiaeth yn ardal y cyngor.

Mae Llywodraeth Cymru o’r farn y dylai diogelu cyfeiriadau aelodau fod yn flaenoriaeth i gynghorau er mwyn cefnogi llesiant eu haelodau a hyrwyddo amrywiaeth o aelodau. Felly, mae Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Diwygiadau sy’n Ymwneud â Chyhoeddi Gwybodaeth) (Cymru) 2022 yn diwygio adrannau 100G (4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 a Rheoliad 12 (1) o Reoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001 i ddileu’r gofyniad i sicrhau bod y gofrestr o gyfeiriadau’r aelodau a’r gofrestr o gyfeiriadau’r weithrediaeth ar gael i’r cyhoedd edrych arni.

Wrth gwrs, mae’n bwysig fod y cyhoedd yn ymwybodol o’r buddiannau a allai fod gan aelod neu y gallai fod yn eu dal, yn enwedig lle y gallai’r buddiannau hynny ddylanwadu ar y penderfyniadau y gallai fod yn rhan ohonynt yn ei rôl neu ei rolau yn y cyngor. Felly, mae Rhan 4, paragraff 15 o’r Cod Ymddygiad Enghreifftiol yn ei gwneud yn ofynnol i aelodau gofrestru buddiannau personol, os ydynt yn perthyn i gategori a nodir ym mharagraff 10(2)(a), yng nghofrestr yr awdurdod o fuddiannau’r aelodau drwy ddarparu hysbysiad ysgrifenedig i swyddog monitro eu hawdurdod. Mae hyn yn cynnwys unrhyw dir ac eiddo yn ardal yr awdurdod y mae gan aelodau fuddiant llesiannol ynddo (neu drwydded i’w feddiannu am fwy na 28 diwrnod).

Felly, mae Llywodraeth Cymru yn ymwybodol o’r angen i amddiffyn diogelwch a lles aelodau, gan sicrhau bod yr holl fuddiannau perthnasol yn cael eu cofnodi, mewn modd sy’n parhau i fod yn agored, ac yn cynnal tryloywder. Fodd bynnag, ym marn Llywodraeth Cymru, er bod gan aelodau ddyletswydd i ddatgan buddiannau ac i beidio â chymryd rhan ym musnes y cyngor na dylanwadu arno, nid yw’n ofynnol i aelodau gynnwys eu prif gyfeiriad llawn (nac unrhyw gyfeiriad arall) wrth gofrestru buddiannau llesiannol mewn tir yn ardal yr awdurdod. Byddai’n ddigon i aelodau ddatgan eu bod yn berchen ar eiddo yn ardal yr awdurdod (er enghraifft gan nodi’r ffordd neu’r ward), er mwyn cyflawni eu dyletswyddau o dan baragraff 15 o’r Cod.

Yn ogystal, atgoffir cynghorau, o dan baragraff 16 o’r Cod Enghreifftiol, nad oes angen i aelodau, gyda’u cytundeb, gynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud ag unrhyw rai o’u buddiannau personol sy’n cael eu hystyried yn wybodaeth sensitif. Yn y Cod, mae "gwybodaeth sensitif" yn golygu bod y ffaith bod yr wybodaeth ar gael i’w harchwilio gan y cyhoedd yn creu, neu’n debygol o greu, risg ddifrifol y gallai’r aelod neu berson sy'n byw gyda’r aelod wynebu trais neu fygythiadau.

Mae gan gynghorau a chynghorwyr rôl i gefnogi diwylliant gwleidyddol agored, atebol a pharchus mewn ardaloedd lleol. Er gwaethaf hyn, bydd angen i gynghorau fod yn ymwybodol o’r risgiau sy’n gysylltiedig â gwasanaeth cyhoeddus uchel ei broffil. Gall cynghorwyr fod mewn perygl corfforol o niwed yn enwedig os ydynt yn gysylltiedig â phenderfyniadau neu faterion amhoblogaidd neu ddadleuol. Rhaid i gynghorau geisio deall ble a sut y mae risgiau o'r fath yn dod i’r amlwg, a gweithio’n agos gyda’r heddlu lleol a phartneriaid diogelwch cymunedol lle y bo angen i roi trefniadau diogelwch ar waith ar gyfer cynghorwyr, mewn modd mor rhagweithiol â phosibl.

Mae’n ofynnol i gynghorau sefydlu trefniadau i gefnogi cynghorwyr ar absenoldeb teuluol, ond efallai y bydd adegau pan fydd angen cymorth wedi’i dargedu a heb ei gynllunio ar aelod, er enghraifft:

• Pan fydd cynghorwyr yn destun ymosodiadau ar y cyfryngau cymdeithasol sy’n mynd y tu hwnt i drafodaethau gwleidyddol derbyniol. Cyn belled ag y bo modd, dylid cefnogi cynghorwyr i ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol i fod yn fwy hygyrch i’w hetholwyr, ond mae angen sicrhau bod llwybrau diogel a dibynadwy ar gael iddynt dynnu sylw at ymosodiadau o’r fath, ac i’r cyngor gefnogi camau gweithredu’r heddlu lle y bo hynny’n briodol. Yn gyfreithiol, mae egwyddor bod disgwyl i gynghorwyr fod yn fwy “croendew”, ond ni ddylai hyn gyfyngu ar faint o gymorth a chyngor anffurfiol y dylid ei roi i gynghorwyr o dan yr amgylchiadau hyn. Gall pleidiau gwleidyddol roi cyngor i gynghorwyr ynghylch defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol yn effeithiol ac yn ddiogel, ond dylai cynghorau fod yn ymwybodol y gallai cynghorwyr sy’n aelodau o bleidiau llai, neu sy’n gweithredu fel aelodau annibynnol, fod yn gymharol agored i niwed gan na fyddant, o bosibl, yn gallu elwa ar gymorth o’r fath.
• Os oes gan gynghorwyr gyflyrau iechyd cronig a/neu os ydynt yn anabl, dylai cynghorau ystyried y cymorth o safbwynt y model cymdeithasol o anabledd a chael gwared ar rwystrau a allai fod yn analluogi cynghorwyr sydd ag amhariadau.
• Pan fydd eu hamgylchiadau’n eu gwneud yn llai abl i ymgymryd â’u rolau a’u dyletswyddau, er enghraifft cyfrifoldebau gofalu, efallai y bydd angen addasu trefniadau dros dro neu’n barhaol ar eu cyfer. Felly, dylai cynghorau ystyried anghenion cymorth ehangach cynghorwyr mewn perthynas â’u hymrwymiadau personol.
• Pan fydd gan gynghorwyr ymrwymiadau eraill (gan gynnwys ymrwymiadau proffesiynol), neu os byddant yn gweithredu o dan gyfyngiadau eraill, a allai gyfyngu dros dro neu’n barhaol ar eu gallu i fynychu cyfarfodydd neu i gymryd rhan fel arall ym mywyd y cyngor.

Gall grwpiau gwleidyddol sefydlu trefniadau ar gyfer mentora a chefnogaeth gan gymheiriaid, er enghraifft, trefnu ‘cynllun cyfeillio’ rhwng cydweithwyr sy’n dychwelyd i’w swyddi a chynghorwyr sydd newydd eu hethol. Mae hon yn elfen bwysig o ddarparu hyfforddiant a chymorth i nifer o aelodau. Fodd bynnag, efallai y bydd gan gynghorwyr nad ydynt yn perthyn i grŵp gwleidyddol (neu sy’n rhan o grŵp gwleidyddol sy’n fach neu sy’n perthyn i ardal ddaearyddol benodol) anghenion penodol. Gall cynghorau ystyried sut y gellir diwallu’r anghenion hyn mewn ffordd nad yw’n rhoi aelodau eraill o dan anfantais.

Gallai diwylliant cyngor lle mae llesiant, dysgu a datblygu yn cael eu gwerthfawrogi a’u meithrin ymysg aelodau etholedig gael ei ystyried yn elfen bwysig o allu cyngor i gyflawni ei ddyletswyddau yn adrannau 89 a 90 o Ddeddf 2021 i gadw ei berfformiad dan adolygiad ac i ymgynghori â’r cyhoedd ynghylch perfformiad. Bydd cyfranogiad gweithredol yr holl aelodau’n bwysig i ddangos bod y dyletswyddau hyn yn cael eu cyflawni a rhaid i’r aelodau fod yn barod i dderbyn cyfleoedd hyfforddi a datblygu i’w cefnogi yn y rôl hon a rhaid i’r cyngor fod yn barod i dderbyn pa mor bwysig yw gwneud hynny.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a ddyroddir o dan adran 8(1A) o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011. Mae’r adran hon yn galluogi Gweinidogion Cymru i gyhoeddi canllawiau y mae'n rhaid i awdurdodau lleol roi sylw iddynt wrth arfer eu swyddogaethau mewn perthynas â darparu staff, llety ac adnoddau eraill i’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd sydd, yn eu barn hwy, yn ddigonol i’r unigolyn hwnnw allu cyflawni ei swyddogaethau.

Diben y Canllawiau hyn

Mae gan gynghorwyr sy’n rhan o’r weithrediaeth neu’n sy’n gynorthwywyr iddi y fantais o weithio’n agos gyda swyddogion y cyngor ac mae ganddynt fynediad parod at wybodaeth a chymorth proffesiynol. Er mwyn cyflawni eu rolau’n effeithiol, dylai pob aelod etholedig allu cael gafael ar amrywiaeth o wybodaeth a chymorth. Rhagwelir y bydd hyn yn ymwneud yn bennaf â chyfeirio aelodau unigol at ffynonellau gwybodaeth sy’n bodoli’n barod neu gyfleoedd hyfforddi sydd ar gael – er enghraifft, gwybodaeth friffio wedi’i llunio ar gyfer cyfarfodydd pwyllgor craffu neu sut i ddefnyddio gwefannau ymchwil, ystadegol neu ddeddfwriaethol. Gall hyn hefyd gynnwys cymorth wedi’i dargedu ar gyfer grwpiau o aelodau, er enghraifft cymorth ar arwain ymchwiliad grŵp gorchwyl a gorffen neu gymorth i aelodau unigol i ymchwilio i faterion sy’n effeithio ar eu cymuned os ydynt yn cyflwyno galwad gan gynghorydd i weithredu o dan adran 21A o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000; os dirprwywyd swyddogaethau iddynt o dan adran 56 o Fesur 2011; neu os ydynt yn ymwneud â materion drwy eu rôl ar y cyngor, er enghraifft fel cadeirydd pwyllgor.

Dylai’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ystyried darparu’r math hwn o gymorth i aelodau etholedig fel rhan o’i ystyriaethau ynghylch yr hyn sy’n cael ei ystyried yn adnoddau digonol i’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd gyflawni ei swyddogaethau. Dylai’r achos dros gael adnoddau ar gyfer y cymorth hwn fod yn rhan o ystyriaethau cyllidebol y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a thrafodaethau gyda’r cyngor. Rhagwelir y bydd y pwyllgor yn dechrau’r broses hon drwy nodi lefel sylfaenol y cymorth sydd ar gael eisoes i aelodau, cyn gweithio gyda’r aelodau i nodi sut y gellid datblygu’r cymorth hwn a’i baramedrau ymhen amser. Dylai’r cyngor nodi pa gamau y bydd yn eu cymryd i wella gwasanaethau ymchwil i’r aelodau pan fo’n briodol, gan nodi camau gweithredu ac amserlenni, a chyfleu hyn i’r aelodau.

Cymorth ar gyfer Ymchwil

Mater i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yw cynghori ynghylch natur a lefel y cymorth ar gyfer ymchwil gan aelodau etholedig a fyddai’n addas ar gyfer eu cyngor, a lefel yr adnoddau y gallai fod ar y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd eu hangen i ddarparu set ddigonol o wasanaethau yn y cyswllt hwn. Mae’r canllawiau hyn yn nodi'r mathau o wasanaethau y dylai’r pwyllgor eu hystyried wrth wneud ei benderfyniadau.

Mae defnydd cymesur o gymorth ymchwil gan gynghorwyr yn rhan bwysig o sicrhau bod democratiaeth leol yn gweithio'n effeithiol. Mae hefyd yn bwysig sicrhau nad yw aelodau’n teimlo’n rhwystredig oherwydd eu bod yn teimlo nad ydynt yn gallu cael gafael ar y cymorth sydd ei angen arnynt i wneud gwahaniaeth yn eu cymuned leol neu i ymgymryd yn effeithiol â rôl y gofynnwyd iddynt ei chyflawni ar ran y cyngor.

Dylai cynghorau, drwy eu Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, sefydlu protocol neu set arall o reolau sy’n llywodraethu sut y dylai cynghorwyr ddisgwyl gallu cael mynediad at wasanaethau ymchwil a’u defnyddio, i sicrhau eu bod ar gael i bob cynghorydd a’u bod yn cael ei ddefnyddio’n deg ac yn gymesur. Dylai hyn gydblethu â goruchwyliaeth y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd o’r adnoddau cyffredinol sydd ar gael ar gyfer gwasanaethau democrataidd mewn awdurdod.

Dylid amcanu at ddarparu cymorth i helpu cynghorwyr meinciau cefn a’u staff i weithio gydag etholwyr, craffu ar ddeddfwriaeth, datblygu polisi, ymgymryd ag unrhyw swyddogaethau y gofynnir iddynt eu gwneud ar ran y cyngor a chynnal trosolwg a chraffu effeithiol. Gall ymchwil fod yn gysylltiedig â mater neu faterion penodol sy’n cael effaith fwy cyffredinol ar waith aelodau etholedig ar draws y cyngor ond byddai’n gysylltiedig fel arfer â gwireddu blaenoriaethau’r cyngor neu ar graffu ar yr hyn y mae’n ei gyflawni. Dylai’r ymchwil weithio ochr yn ochr â’r cymorth y gallai fod disgwyl i aelodau ei ddarparu drwy rinwedd eu haelodaeth o grŵp gwleidyddol, er enghraifft pan fo cynorthwywyr gwleidyddol wedi’u penodi (adran 9 o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989), ac ni ddylid disgwyl iddi ddyblygu’r cymorth hwnnw. Ni ddylai gwaith ymchwil a ddarperir i gynghorwyr drwy’r rhan hon o’r canllawiau fod wedi’i gymell yn wleidyddol ac ni ddylai amharu ar niwtralrwydd gwleidyddol swyddogion.

Cymorth a Gwasanaethau Ymchwil

Dyma enghreifftiau o gymorth a gwasanaethau ymchwil:

• casglu a dosbarthu papurau cefndir i helpu cynghorwyr i ddeall yn well y penderfyniadau allweddol sydd ar y gweill gan gynnwys dadansoddi data a gwybodaeth gymhleth, a gellir darparu’r rhain fel papurau cefndir ar gyfer cyfarfodydd y cyngor megis y drafodaeth ar y gyllideb
• paratoi a rhannu gwybodaeth reoli yn rheolaidd, gan gynnwys gwybodaeth am reoli perfformiad fel rhan o asesiadau ffurfiol naill ai gan baneli perfformiad neu Archwilio Cymru
• paratoi a rhannu gwybodaeth ddemograffig a gwybodaeth am sut y mae pobl leol yn defnyddio gwasanaethau
• ymateb i geisiadau cynghorwyr am ymchwil ar bynciau penodol, naill ai drwy swyddogion y cyngor neu drwy ffynhonnell allanol. Dylai cynghorau nodi prosesau a gweithdrefnau clir i sicrhau bod cynghorwyr yn gallu cael gafael ar y math hwn o ymchwil ond hefyd eu bod yn deall y gofyniad i’w defnyddio’n ddoeth o fewn y gyllideb a’r paramedrau adnoddau eraill a bennir gan y cyngor
• cyfeirio aelodau at ffynonellau gwybodaeth defnyddiol y gallant eu defnyddio sy’n ymwneud â materion y mae ganddynt ddiddordeb ynddynt
• dosbarthu calendrau o ddigwyddiadau a gynhelir gan fudiadau lleol a chenedlaethol a allai fod o ddiddordeb i aelodau a’u helpu i gael gwybod am faterion penodol

Ni ddylai’r gwasanaeth fod yn adweithiol yn unig. Fel rhan o’r gwasanaeth, dylid darparu sesiynau briffio amserol ar bolisïau newydd a newidiadau yn y gyfraith neu faterion eraill a allai effeithio ar waith aelodau. Dylai’r papurau briffio hyn gael eu cyhoeddi a’u darparu i’r cyhoedd gan y byddant o ddiddordeb ehangach. Gallent fod yn rhan o strategaeth y cyngor ar gyfer cyflawni’r dyletswyddau sydd ganddo o dan adrannau 39 i 41 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i annog pobl leol i helpu i wneud penderfyniadau, ac i gyhoeddi strategaeth cyfranogiad.

Fodd bynnag, mae’n bwysig hefyd fod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn ymgynghori ag aelodau ac yn eu cynnwys, er mwyn helpu i benderfynu pa fath o gymorth a ddarperir ac  adolygu’n rheolaidd pa mor ddefnyddiol ac effeithiol yw’r cymorth hwnnw.

Manteision

Dyma fanteision mynd ati’n rhagweithiol i ddarparu cymorth ymchwil i gynghorwyr: 

• mae’n golygu bod cynghorwyr yn gallu ymgysylltu’n well â gwaith yr awdurdod mewn modd gwybodus a rhagweithiol
• nid oes rhaid i wahanol swyddogion ddelio â cheisiadau am wybodaeth ac mae dyblygu’n cael ei leihau
• mae llai o alw am gyflwyno adroddiadau i bwyllgorau (yn enwedig pwyllgorau craffu) er gwybodaeth, neu i’w nodi, oherwydd mae dulliau systematig ar gael i rannu ymchwil gyda chynghorwyr drwy ddulliau eraill ac mae hyn yn rhyddhau amser ac adnoddau pwyllgorau
• gellir rhannu cynnyrch a chanlyniadau ymchwil yn gyfartal, yn hytrach na thrwy sgyrsiau un-i-un rhwng cynghorwyr a swyddogion, sy’n rhoi mantais i’r rheini sy’n medru llywio eu ffordd yn well drwy’r awdurdod a’i strwythur swyddogion  

Cymorth i gael gafael ar wybodaeth

Dylai cynghorau fabwysiadu dull rhagweithiol a chaniataol o ymdrin ag anghenion gwybodaeth cynghorwyr. Ni all cynghorwyr bob amser wybod pa wybodaeth y mae angen iddynt ei gwybod, ac oherwydd hynny, efallai nad ydynt mewn sefyllfa i lunio ceisiadau mewn ffordd sy’n cyfleu’r anghenion hyn yn gryno. Yn benodol, dylai cynghorau gydnabod nad yw’n ddelfrydol disgwyl i gynghorwyr gyflwyno ceisiadau rhyddid gwybodaeth i’w hawdurdod eu hunain, a dylent sefydlu trefniadau i sicrhau eu bod yn gallu cael gafael ar yr wybodaeth hon a gwybodaeth arall yn gyflym.

Oherwydd hynny, dylai cynghorau wneud fel a ganlyn:

• sefydlu rheolau eang ar gyfer gweithdrefnau mynediad cynghorwyr at wybodaeth gyda rhagdybiaeth o blaid rhyddhau gwybodaeth i gynghorwyr oni bai fod rheswm polisi cyhoeddus clir dros beidio â gwneud hynny
• mynd ati’n rhagweithiol i ddarparu gwybodaeth reoli a data eraill i gynghorwyr er mwyn sicrhau eu bod yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf am waith yr awdurdod. Gallai cynghorau gynhyrchu bwletin gwybodaeth neu grynodeb ar gyfer cynghorwyr yn rheolaidd yn amodol ar adnoddau fel yr awgrymwyd uchod
• ymgysylltu ag aelodau er mwyn deall yn well sut a phryd y bydd angen iddynt gael gafael ar ffynonellau gwybodaeth penodol yn eu rolau, a’u cefnogi i gael gafael ar y ffynonellau hynny. Gall hyn gynnwys negodi gyda phartneriaid a phobl eraill a allai fod â gwybodaeth sy’n berthnasol i rolau cynghorwyr
• sicrhau bod mecanweithiau ar waith i ddiogelu data personol yn unol â’r ddeddfwriaeth briodol

Cyn belled ag y bo modd, dylai cynghorau nodi’n gyhoeddus pam y mae mater yn esempt rhag cael ei gyhoeddi neu rhag cael ei drafod mewn fforwm cyhoeddus; ac yn ddelfrydol dylid darparu mwy o wybodaeth na dim ond y disgrifiad a roddir yn Atodlen 12A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Yn yr un modd, dylid rhoi gwybod i gynghorwyr bod cynghorau’n aml dan rwymedigaethau cyfreithiol i bobl eraill o ran cynnal cyfrinachedd gwybodaeth benodol, yn enwedig gwybodaeth fasnachol a phersonol ac y gallai datganiadau o’r fath wneud y cyngor yn agored i gael ei herio.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a ddyroddir o dan adran 52A o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 (Deddf 2000) a fewnosodwyd gan adran 62 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021).

Diben y Canllawiau hyn

Mae'r canllawiau hyn yn nodi sut y dylai arweinwyr grwpiau gwleidyddol mewn prif gynghorau gyflawni eu dyletswyddau yn adran 52A o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 ("Deddf 2000"), a fewnosodwyd gan adran 62 o Deddf 2021, sy'n ymwneud â hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o'r grŵp.

Mae'r canllawiau wedi'u cynllunio i gefnogi arweinwyr grwpiau gwleidyddol i ddeall a chyflawni eu dyletswyddau mewn perthynas â safonau ymddygiad uchel, a’u cyflawni. Maent hefyd yn cydnabod y bydd yr arweinwyr yn dymuno datblygu eu dull eu hunain yn unol â'u rhwymedigaethau statudol ehangach, eu hamgylchiadau lleol a'r arferion gorau, ac y dylid eu hannog i wneud hynny. Fodd bynnag, dylai’r egwyddorion sylfaenol a nodir yn y canllawiau hyn fod yn gymwys i bawb.

Mae'r canllawiau hyn yn rhoi sylw penodol i'r dyletswyddau a ganlyn:

Dyletswydd i gymryd camau rhesymol i hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o'r grŵp

Mae adran 52A(1)(a) o Ddeddf 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i arweinydd grŵp gwleidyddol sy'n cynnwys aelodau o gyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru gymryd camau rhesymol i hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o'r grŵp.

Dyletswydd i gydweithredu â phwyllgor safonau'r cyngor (ac unrhyw is-bwyllgor) wrth arfer swyddogaethau'r pwyllgor safonau

Mae adran 52A(1)(b) o Ddeddf 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i arweinydd grŵp gwleidyddol sy'n cynnwys aelodau o gyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru gydweithredu â phwyllgor safonau'r cyngor (ac unrhyw is-bwyllgor i'r pwyllgor) wrth arfer swyddogaethau'r pwyllgor safonau.

Mae'r canllawiau hyn yn cyfeirio'n benodol at y dyletswyddau hyn ar arweinydd grŵp gwleidyddol, ac yn nodi'r disgwyliadau o ran sut y byddant yn cyflawni'r dyletswyddau hyn. Mae'r holl ddyletswyddau yn gymwys ers 5 Mai 2022.

Ceir darpariaethau eraill yn Rhan 3 o Ddeddf 2000 sy'n ymwneud â phwyllgorau safonau, a fewnosodwyd gan adrannau 62 a 63 o Ddeddf 2021. Mae’r agweddau hyn ar y Ddeddf 2021 hefyd yn cael eu disgrifio yn y canllawiau hyn.

Cyflwynir y canllawiau hyn fel a ganlyn:

• y cyd-destun polisi y gosodir y dyletswyddau ynddo a diben y dyletswyddau
• y ddyletswydd i gymryd camau rhesymol i hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o'r grŵp

Y ddyletswydd i gydweithredu â phwyllgor safonau'r cyngor (ac unrhyw is-bwyllgor) wrth arfer swyddogaethau'r pwyllgor safonau.

Y cyd-destun polisi a diben y dyletswyddau a nodir yn adran 52A o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000

Y cyd-destun polisi

Sefydlodd Rhan 3 o Ddeddf 2000 fframwaith statudol i hybu a chynnal safonau ymddygiad moesegol uchel gan aelodau a gweithwyr awdurdodau perthnasol yng Nghymru. ‘Awdurdod perthnasol’ yw cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol ("prif gyngor"), cyngor cymuned, awdurdod tân ac achub, awdurdod parc cenedlaethol a chyd-bwyllgor corfforedig.

Mae'r fframwaith yn cynnwys y 10 egwyddor gyffredinol o ymddygiad ar gyfer aelodau (sy'n deillio o 'Saith Egwyddor Bywyd Cyhoeddus' yr Arglwydd Nolan), a nodir isod:

• Anhunanoldeb.
• Gonestrwydd.
• Uniondeb a phriodoldeb.
• Dyletswydd i gynnal y gyfraith.
• Stiwardiaeth.
• Gwrthrychedd wrth wneud penderfyniadau.
• Cydraddoldeb a pharch.
• Bod yn agored.
• Atebolrwydd.
• Arweinyddiaeth.

Mae'r rhain wedi'u cynnwys yn y Cod Ymddygiad Enghreifftiol statudol (“y Cod”) (fel sy'n ofynnol o dan adran 50 o Ddeddf 2000), sy’n gosod cyfres o safonau gofynnol y gellir eu gorfodi ar gyfer y ffordd y dylai aelodau ymddwyn, yn rhinwedd eu swydd ac (mewn rhai achosion) mewn rhinwedd bersonol hefyd. Mae hefyd yn rhoi arweiniad i aelodau ynghylch datgan buddiannau a’u cofrestru. Rhaid i bob aelod etholedig ymgyfarwyddo â’r Cod a gwneud ymrwymiad ysgrifenedig i gydymffurfio ag ef cyn y gallant ddechrau ar eu swydd. Oherwydd y gall y Cod gael ei ddiweddaru o bryd i’w gilydd, rhaid i’r aelodau ymgyfarwyddo ag unrhyw newidiadau y mae’n rhaid iddynt gydymffurfio â hwy.

Gwyliwch fideo ar:

• fframwaith safonau moesegol awdurdodau lleol yng Nghymru
• sut dylai cynghorwyr ymddwyn ac ymwneud â phobl
• sut i gwyno am gynghorydd yng Nghymru

Gan adeiladu ar y trefniadau presennol, mae adran 62 o Ddeddf 2021 yn mewnosod adran 52A newydd yn Neddf 2000 sy'n gosod dyletswydd ar arweinwyr grwpiau gwleidyddol mewn prif gyngor i hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o'u grŵp. Mae'n ofynnol i arweinwyr grŵp gydweithredu â phwyllgor safonau'r cyngor wrth iddo arfer ei swyddogaethau cyffredinol a phenodol ar gyfer hybu safonau uchel (gweler isod).

Mae is-adran (3) yn diwygio adran 54 o Ddeddf 2000 i estyn swyddogaethau penodol pwyllgor safonau i gynnwys monitro cydymffurfiaeth gan arweinwyr grwpiau gwleidyddol â'r ddyletswydd newydd a osodir arnynt gan y Ddeddf 2021 i hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o'u grŵp. Rhaid i bwyllgor safonau hefyd ddarparu cyngor neu ddarparu neu drefnu hyfforddiant i arweinwyr grŵp ar y ddyletswydd newydd.

Diben y darpariaethau ynghylch safonau ymddygiad

Nod y fframwaith safonau moesegol yng Nghymru yw hybu cydymffurfiaeth aelodau llywodraeth leol â safonau ymddygiad cyson. Mae safonau moesegol uchel yn sail i hyder y cyhoedd mewn llywodraethu democrataidd ac yn y broses o wneud penderfyniadau, ac yn helpu i gynnal yr hyder hwnnw. Er mwyn i unrhyw sefydliad fod yn effeithiol, rhaid iddo barchu amrywiaeth yn ei holl ffurfiau, a thrin pawb â’r parch y byddent yn disgwyl ei gael eu hunain. I feithrin diwylliant sy’n arddel safonau ymddygiad uchel mewn prif gyngor, rhaid i arweinwyr lleol a phob aelod etholedig dderbyn cyfrifoldeb ac atebolrwydd am eu gweithredoedd, fel unigolion ac ar y cyd.

Mae'r darpariaethau ynghylch safonau ymddygiad a geir yn Neddf 2021 yn ategu'r fframwaith moesegol statudol presennol ac yn cefnogi proses y Cod Ymddygiad. Mae'r darpariaethau wedi’u cynllunio i sicrhau bod arweinwyr grwpiau gwleidyddol mewn prif gynghorau, gyda chymorth pwyllgorau safonau, yn hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o’u grwpiau.

Yr amgylchedd ehangach y mae'r safonau ymddygiad yn gweithredu ynddo

Mae'r darpariaethau ynghylch safonau ymddygiad a geir yn Neddf 2021 yn cefnogi ymrwymiad ehangach Llywodraeth Cymru i gydraddoldeb ac amrywiaeth mewn bywyd cyhoeddus. Cymerwyd camau drwy'r Rhaglen Amrywiaeth mewn Democratiaeth i fynd i'r afael â'r rhwystrau sy'n atal unigolion rhag cymryd rhan weithredol mewn democratiaeth leol. O fewn llywodraeth leol, a thrwy Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC), cafwyd ymrwymiad i Amrywiaeth mewn Democratiaeth, gan gynnwys cynghorau’n llofnodi datganiadau Cyngor Amrywiol sy’n ceisio, ymhlith gweithredoedd eraill, sicrhau bod cynghorau yn ‘arddangos diwylliant agored a chroesawgar i bawb’. Ar ben hynny, mae CLlLC, gan weithio gyda’r Gymdeithas Llywodraeth Leol (CLlL), Cymdeithas Llywodraeth Leol Gogledd Iwerddon (NILGA) a Chonfensiwn Awdurdodau Lleol yr Alban (COSLA), wedi bod yn hybu’r rhaglen Moesgarwch mewn Bywyd Cyhoeddus, sy’n ceisio hybu trafodaeth wleidyddol barchus, adeiladol a sifil.

Mae’r Cynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol yn nodi cyfres o nodau a chamau gweithredu a gynlluniwyd i wella'r canlyniadau i bobl Ddu, Asiaidd ac Ethnig Leiafrifol yng Nghymru. Mae’n cynnwys nifer o nodau a chamau gweithredu ar gyfer llywodraeth leol sy'n ymwneud â'i rôl arwain a chynrychioli. Mae'n cydnabod bod cynrychiolaeth etholedig fwy amrywiol yn dda ar gyfer gwneud penderfyniadau ac yn debygol o arwain at benderfyniadau sy'n adlewyrchu cymdeithas yn ei chyfanrwydd. Mae hyn, yn ei dro, yn cyfrannu at fwy o hyder ymysg y cyhoedd.

Dyletswydd i gymryd camau rhesymol i hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o'r grŵp

Cyflwyniad

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a ddyroddir o dan adran 52A o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 (Deddf 2000) fel y'i diwygiwyd gan adran 62 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021 (Deddf 2021). Dylai'r adran hon o’r canllawiau gael ei darllen gan arweinwyr grwpiau gwleidyddol mewn prif gyngor i’w cefnogi i gyflawni eu dyletswyddau yn adran 52A o Ddeddf 2000, i gymryd camau rhesymol i hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o'r grŵp. Mae'r canllawiau fan hyn yn adlewyrchu'r gofynion sylfaenol, gan gydnabod mai’r arweinwyr sy’n y sefyllfa orau i adeiladu ar hyn i ddatblygu manylion eu dull eu hunain, a chydweithio i rannu’r arferion gorau ar draws grwpiau gwleidyddol a chyda phwyllgorau safonau.

Diffinio grwpiau gwleidyddol ac arweinwyr grwpiau

Mae adran 52A(3) o Ddeddf 2000 yn rhoi pŵer i Weinidogion Cymru wneud darpariaeth mewn rheoliadau ynghylch yr amgylchiadau pan (a) y dylid trin aelodau o gyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru fel pe baent yn ffurfio grŵp gwleidyddol, a (b) y dylid trin aelod o grŵp gwleidyddol fel pe bai’n arweinydd y grŵp.

Yn hyn o beth, hyd nes y gwneir rheoliadau a gaiff eu pasio o dan adran 52A(3) o Ddeddf 2000, Rheoliadau Llywodraeth Leol (Pwyllgorau a Grwpiau Gwleidyddol) 1990, a wnaed o dan Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989, sy’n llywodraethu’r sefyllfa.

Mae adran 52A(1)(a) o Ddeddf 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i arweinydd grŵp gwleidyddol sy'n cynnwys aelodau o gyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru gymryd camau rhesymol i hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o'r grŵp.

Nid yw'r ddyletswydd yn gwneud arweinwyr grŵp gwleidyddol yn atebol am ymddygiad eu haelodau gan fod yn rhaid i ymddygiad fod yn fater o gyfrifoldeb ac atebolrwydd unigol. Fodd bynnag, mae ganddynt rôl o ran cymryd camau rhesymol i gynnal safonau uchel, gan osod esiampl, a defnyddio eu dylanwad i gefnogi diwylliant cadarnhaol, bod yn rhagweithiol wrth hybu safonau ymddygiad uchel yn eu grŵp a mynd i'r afael â materion ynghylch diffyg cydymffurfio honedig cyn gynted ag y byddant yn codi.

Mae’r camau rhesymol y gall Arweinydd y Grŵp eu cymryd yn cynnwys:

• dangos ymrwymiad personol i gyfleoedd datblygu neu hyfforddiant perthnasol ynghylch cydraddoldeb a safonau, gan gynnwys y Cod Ymddygiad, a mynychu a chyfranogi mewn cyfleoedd o’r fath
• mynd ati’n weithredol i annog aelodau’r grŵp i fynychu cyfleoedd datblygu neu hyfforddiant perthnasol ynghylch cydraddoldeb a safonau, gan gynnwys mewn perthynas â’r Cod Ymddygiad
• sicrhau bod enwebeion i bwyllgor wedi derbyn yr hyfforddiant a argymhellir ar gyfer cyfranogi yn y pwyllgor hwnnw
• gosod esiampl o ran moesgarwch a pharch o fewn cyfathrebiadau a phwyllgorau’r grŵp ac mewn pwyllgorau cyngor ffurfiol
• cefnogi gweithdrefnau datrys anffurfiol yn y cyngor; a gweithio gyda’r pwyllgor safonau a’r swyddogion monitro i ddod i ddatrysiad yn lleol
• annog diwylliant o fewn y grŵp sy’n cefnogi safonau uchel o ran ymddygiad ac uniondeb
• mynychu cyfarfod o Bwyllgor Safonau’r Cyngor os gofynnir iddo wneud hynny er mwyn cyfranogi mewn trafodaethau sy’n ymwneud â’r Cod Ymddygiad
• bwrw ymlaen â gwaith i weithredu unrhyw argymhellion gan y Pwyllgor Safonau ynghylch gwella safonau
• gweithio gyda’r Pwyllgor Safonau i fynd ati’n rhagweithiol i adnabod patrymau ymddwyn amhriodol, eu hystyried, a mynd i’r afael â hwy
• cydweithio ag arweinwyr grwpiau eraill, o fewn rheswm, i gefnogi gyda’i gilydd safonau ymddygiad uchel o fewn y cyngor, a phan fo unrhyw faterion a nodir yn cynnwys mwy nag un grŵp gwleidyddol

Fel y nodir uchod, diben y dyletswyddau newydd yw adeiladu ar ddiwylliant sy'n rhagweithiol, diwylliant sy'n gweithredu ar ymddygiad amhriodol, ac nad yw’n ei ganiatáu, a chefnogi diwylliant o’r fath. Mae'r Canllawiau ar gyfer aelodau gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar y Cod Ymddygiad yn rhoi cyngor ar y Cod a'i ofynion. Mae'n cynnwys enghreifftiau o achosion a ystyriwyd gan yr Ombwdsmon a phenderfyniadau a wnaed gan bwyllgorau safonau lleol a Phanel Dyfarnu Cymru sy'n dangos ymddygiadau sy'n afresymol neu'n amhriodol. Dylai arweinwyr grwpiau gwleidyddol a phob aelod, gan gynnwys aelodau annibynnol, roi sylw i Ganllawiau'r Ombwdsmon, sydd ar gael ar wefan yr Ombwdsmon.

Mae’r Ombwdsmon wedi tynnu sylw at ba mor bwysig yw hi i ymgymryd â hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad, a chodwyd y mater hwn hefyd o dan yr adolygiad annibynnol o'r Fframwaith Safonau Moesegol a'r Cod Ymddygiad Enghreifftiol a gynhaliwyd gan Richard Penn. Dylai arweinwyr grwpiau gwleidyddol fynd ati’n weithredol i annog pob aelod o’u grŵp i ddarllen Canllawiau'r Ombwdsmon ac unrhyw ganllawiau lleol a ddyroddir gan y swyddog monitro neu'r pwyllgor safonau ac i dderbyn unrhyw gynnig o hyfforddiant. Dylent hefyd weithio'n adeiladol gyda phwyllgorau safonau a swyddogion monitro i nodi'r gofynion hyfforddi ar eu cyfer hwy eu hunain yn ogystal ag aelodau o’u grŵp.

Mae'n hanfodol meithrin perthynas ag aelodau sy'n eu hannog i godi materion gydag arweinydd y grŵp. Mae gan arweinydd y grŵp rôl bwysig i'w chwarae i greu diwylliant o ymddiriedaeth a pharch rhwng y naill aelod a’r llall yn eu grŵp. Pan fydd materion yn codi, codwyd pwysigrwydd datrys cwynion lefel isel ar lefel leol gan yr Ombwdsmon ac yn yr adolygiad annibynnol o'r Fframwaith. Fel arfer, mae'r cwynion hyn yn ymwneud â methiannau honedig i ddangos parch ac ystyriaeth i eraill a gwneud cwynion gwamal a chwynion lefel isel. Dylai arweinydd y grŵp chwarae rhan ganolog i atal y cwynion hyn rhag cyrraedd cam uwch lle y bydd angen ymyriadau mwy ffurfiol. Dylai arweinwyr grwpiau gwleidyddol gael trafodaethau anffurfiol gydag aelodau a allai fod yn dangos arwyddion cynnar o ymddygiad amhriodol i roi terfyn ar ymddygiad o’r fath cyn iddo fynd yn broblemus neu dorri’r Cod o bosibl. Gallai hyn gynnwys awgrymu a gofyn am hyfforddiant priodol neu hyfforddiant diweddaru ar gyfer yr aelodau dan sylw, gofyn am ddileu negeseuon y maent wedi’u rhoi ar y cyfryngau cymdeithasol a gofyn iddynt ymddiheuro lle y bo’n briodol.

Gellid ystyried bod arweinydd grŵp gwleidyddol sy'n methu â chydymffurfio â'r ddyletswydd newydd mewn ffordd ystyrlon yn dwyn anfri ar ei swydd, a’i bod yn debygol ei fod yn torri'r Cod (gweler Canllawiau'r Ombwdsmon).

Bydd arweinwyr grwpiau gwleidyddol am sicrhau eu bod yn gallu dangos tystiolaeth o'r camau y maent wedi'u cymryd i helpu i greu amgylchedd lle y mae aelodau'n dangos safonau ymddygiad priodol ac yn ymgymryd â hyfforddiant priodol, ac yr eir i’r afael ag achosion pan fo safonau ymddygiad aelodau islaw’r hyn a ddisgwylir. Mater i arweinwyr grwpiau unigol yw sut y maent yn dewis dangos tystiolaeth eu bod yn cydymffurfio â'r canllawiau hyn, ond gall gynnwys nodiadau cyfarfodydd, copïau o ohebiaeth, archwiliadau o hyfforddiant aelodau ar faterion megis cydraddoldeb a'r Cod Ymddygiad, a chamau a gymerwyd i fynd i'r afael ag unrhyw fylchau yn yr hyfforddiant hwnnw.

Mae gweithdrefnau disgyblu mewnol grŵp gwleidyddol yn parhau’n fater ar gyfer rheolau penodol y grŵp hwnnw, neu unrhyw blaid wleidyddol gysylltiedig, ar ddisgyblu. Fodd bynnag, mae disgwyl y bydd arweinydd y grŵp yn cymryd camau rhesymol i hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o fewn cyfathrebiadau a chyfarfodydd y grŵp yn ogystal ag yn eu hymddygiad ‘cyhoeddus’ y tu allan i’r grŵp.

Dyletswydd i gydweithredu â phwyllgor safonau'r cyngor (ac unrhyw is-bwyllgor) wrth arfer swyddogaethau'r pwyllgor safonau

Cyflwyniad

Dyroddir yr adran hon o’r canllawiau o dan adran 52A o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 (Deddf 2000) fel y'i diwygiwyd gan adran 62 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021 (Deddf 2021). Mae'n ymwneud â'r ddyletswydd i gydweithredu â phwyllgor safonau'r cyngor (ac unrhyw is-bwyllgor) wrth arfer swyddogaethau'r pwyllgor safonau o fewn adran 52A o Ddeddf 2000. 

Daeth y dyletswyddau i rym ar 5 Mai 2022.

Dyletswydd

Mae adran 52A(1)(b) o Ddeddf 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i arweinydd grŵp gwleidyddol sy'n cynnwys aelodau o gyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru gydweithredu â phwyllgor safonau'r cyngor (ac unrhyw is-bwyllgor i'r pwyllgor) wrth arfer swyddogaethau'r pwyllgor safonau.

Rôl arweinydd grŵp gwleidyddol

Mae'n hanfodol bod arweinwyr grŵp gwleidyddol yn cydweithredu, ac yn sicrhau bod yr aelodau yn eu grŵp yn cydweithredu, â’r swyddog monitro a'r pwyllgor safonau pan gyfeirir mater at y pwyllgor safonau.

Dylai arweinwyr grŵp gwleidyddol feithrin perthynas dda a gweithio'n adeiladol gyda'r swyddog monitro, gan ofyn am gyngor ganddynt hwy a'r pwyllgor safonau ar faterion ymddygiad yn ôl yr angen, a dylid hybu ymddygiadau cadarnhaol a mynd i'r afael â rhai amhriodol. Dylai arweinwyr grwpiau hefyd adrodd ar gydymffurfiaeth â'u dyletswydd i'r pwyllgor safonau. Gall hyn fod ar ffurf llythyr byr neu adroddiad. Cytunir pa mor aml y dylid ei gyhoeddi gan arweinwyr y grwpiau gwleidyddol yn y cyngor a'i bwyllgor safonau. Dylai arweinwyr grwpiau hefyd roi gwybod am unrhyw bryderon difrifol am ymddygiad aelodau nad ydynt wedi'u datrys drwy gamau gweithredu anffurfiol, yn unol â’r gofyniad yn y Cod Ymddygiad i gynghorwyr roi gwybod am achosion o’r fath o dorri rheolau.

Ar ddechrau pob blwyddyn gyngor, dylai arweinwyr grwpiau gwleidyddol gwrdd â'r pwyllgor safonau i gytuno ar yr hyn a ganlyn:

• Sut y bydd arweinwyr grwpiau a'r pwyllgor safonau yn cydweithio i sicrhau safonau ymddygiad priodol
• Amlder y cyfarfodydd rhwng arweinwyr grwpiau a'r pwyllgor safonau drwy gydol y flwyddyn
• Y trothwy y bydd y pwyllgor safonau yn ei ddefnyddio i ganfod a yw'n fodlon bod arweinwyr grwpiau gwleidyddol wedi cydymffurfio â dyletswyddau Deddf 2021
• Y mecanwaith i arweinwyr grwpiau gwleidyddol ddarparu adroddiadau i'r pwyllgor safonau am y camau y maent wedi’u cymryd i gydymffurfio â'r dyletswyddau yn Neddf 2021

Os bydd y pwyllgor safonau yn canfod bod aelod wedi torri'r Cod Ymddygiad a’r aelod hwnnw yn cael ei ddisgyblu gan y pwyllgor, rhaid i arweinydd y grŵp gwleidyddol gefnogi'r camau gweithredu, er mwyn cynnal y safonau ymddygiad uchel a ddisgwylir mewn bywyd cyhoeddus a'r Cod. Dylai arweinwyr grwpiau gydymffurfio â Chanllawiau'r Ombwdsmon a'r Canllawiau ar Gosbau a ddyroddwyd gan Lywydd Panel Dyfarnu Cymru, sydd ar gael ar wefan y Panel Dyfarnu.

Statws y Canllawiau hyn

Dyroddir y canllawiau hyn o dan adran 54(7) o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 (Deddf 2000) a fewnosodwyd gan adran 63 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) (Deddf 2021).

Daeth y dyletswyddau i rym ar 5 Mai 2022.

Diben y Canllawiau hyn

Mae pwyllgorau safonau lleol yn chwarae rhan bwysig i helpu aelodau, yn unigol ac ar y cyd, i ddatblygu a chynnal diwylliant sy'n arddel safonau ymddygiad uchel.

Yn unol ag adran 53 o Ddeddf 2000, mae’n ofynnol i brif gyngor sefydlu pwyllgor safonau.

Swyddogaethau cyffredinol pwyllgor safonau o dan adran 54(1) o Ddeddf 2000 yw hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau ac aelodau cyfetholedig o awdurdod perthnasol a'u cynorthwyo i gydymffurfio â Chod Ymddygiad yr aelodau.

At hynny, mae gan bwyllgor safonau swyddogaethau penodol hefyd o dan adran 54(2) o Ddeddf 2000, sef:

• cynghori'r awdurdod ar fabwysiadu neu ddiwygio Cod Ymddygiad
• monitro gweithrediad y Cod Ymddygiad
• darparu cyngor neu ddarparu neu drefnu hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad ar gyfer aelodau o'r awdurdod

Mae adran 56(1) o Ddeddf 2000 yn darparu bod pwyllgor safonau prif gyngor (neu is-bwyllgor a sefydlwyd at y diben) hefyd yn arfer y swyddogaethau hyn mewn perthynas ag aelodau cynghorau cymuned yn ei ardal. Dylai pwyllgorau safonau’r prif gynghorau chwarae rhan ragweithiol yn y gwaith o hyrwyddo a chefnogi safonau uchel o ran ymddygiad yng nghynghorau tref a chymuned eu hardal, er enghraifft, drwy ymweld â hwy, cydweithio i rannu arferion da, a nodi cyfleoedd hyfforddi.

Mae swyddogion monitro yn gweithio'n agos gyda phwyllgorau safonau ac yn eu cefnogi i ddarparu cyngor o ddydd i ddydd i aelodau ar faterion ymddygiad.   

Caiff prif gyngor drefnu i'w bwyllgor safonau arfer unrhyw swyddogaethau eraill y mae'n eu hystyried yn briodol, er enghraifft, monitro gweithrediad gweithdrefnau cwynion am gamweinyddu corfforaethol.

Agwedd bwysig ar drefniadau llywodraethu yw'r dull gweithredu o ran rhoddion a lletygarwch. Er bod cefnogaeth gan rai i ddefnyddio un dull i Gymru gyfan, rydym o'r farn mai mater i gynghorau unigol ymdrin ag ef yw hwn. Byddem yn disgwyl i bwyllgorau safonau adolygu'n rheolaidd y dull a ddefnyddir mewn perthynas â rhoddion a lletygarwch a'r defnydd o drothwyon. Byddem yn argymell y dylid cynnwys y mater hwn yn adroddiadau blynyddol pwyllgorau safonau. Yn ogystal, ystyrir ei fod yn fater a fyddai'n cael ei drafod fel rhan o’r drefn arferol mewn cyfarfodydd rheolaidd o Swyddogion Monitro ledled Cymru.

Statws y Canllawiau hyn

Dyroddir y canllawiau hyn o dan adran 54 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 (Deddf 2000) fel y'i diwygiwyd gan 62(3) o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021).

Diben

Mae adran 62(3) o Ddeddf 2021 yn diwygio adran 54 o Ddeddf 2000 i estyn swyddogaethau penodol pwyllgor safonau i gynnwys monitro cydymffurfiaeth gan arweinwyr grwpiau gwleidyddol â'r ddyletswydd a osodwyd arnynt gan y Ddeddf 2021 i hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau o'u grŵp. Fel y nodwyd uchod, dylai arweinwyr grwpiau gwleidyddol cyngor a'i bwyllgor safonau gytuno ar ffurf yr adroddiad gan bob arweinydd grŵp i’r pwyllgor safonau, a pha mor aml y cyhoeddir adroddiad o’r fath. Wedi hynny, dylai'r pwyllgor safonau ystyried pob adroddiad a rhoi adborth i’r arweinwyr grwpiau.

Rhaid i bwyllgor safonau hefyd ddarparu cyngor a hyfforddiant, neu drefnu i hyfforddi arweinwyr grwpiau ar y ddyletswydd newydd. Ar ddechrau pob gweinyddiaeth, dylai hyn ddigwydd o fewn chwe mis i'r etholiad a dylid adolygu hyn bob blwyddyn o leiaf.

Fel y nodwyd yn gynharach yn y canllawiau hyn, dylai’r pwyllgor safonau gwrdd ag arweinwyr grwpiau ar ddechrau pob blwyddyn gyngor i gytuno ar nifer o faterion, gan gynnwys amlder cyfarfodydd rhwng arweinwyr grwpiau gwleidyddol a'r pwyllgor safonau drwy'r flwyddyn i drafod cydymffurfiaeth â'r dyletswyddau a gwmpesir gan y canllawiau hyn, prosesau adrodd blynyddol, a materion sy'n deillio o ddadansoddi cwynion ynghylch safonau ymddygiad. 

Statws y Canllawiau hyn

Dyroddir y canllawiau hyn o dan adran 54(7) o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 ("Deddf 2000").

Diben

Mae adran 63 o Ddeddf 2021 yn mewnosod adran 56B yn Neddf 2000 sy'n gosod gofyniad ar bwyllgorau safonau ym mhob awdurdod perthnasol i wneud adroddiad blynyddol i'r awdurdod dan sylw. Yn achos prif gyngor, mae'r gofyniad i adrodd i’r awdurdod yn y cyd-destun hwn yn cynnwys unrhyw gynghorau cymuned yn ei ardal.

Fel gofynion sylfaenol, rhaid i’r adroddiad wneud yr hyn a ganlyn:  

• disgrifio sut y mae'r pwyllgor wedi cyflawni ei swyddogaethau yn ystod y flwyddyn ariannol flaenorol
• cadarnhau bod protocol lleol ar waith ar gyfer datrys cwynion, a darparu asesiad o'i effaith. Os na fabwysiadwyd protocol lleol, rhaid i'r pwyllgor safonau ystyried a fyddai mabwysiadu protocol o'r fath yn cynorthwyo ei swyddogaethau mewn perthynas â hyrwyddo safonau uchel o ymddygiad moesegol
• cynnwys dadansoddiad o gŵynion. Rhaid i'r dadansoddiad hwn gynnwys gwybodaeth am nifer y cynghorwyr sydd wedi bod yn destun cwyn a gadarnhawyd, ac a oeddent wedi mynychu sesiwn hyfforddi ar y Cod Ymddygiad ai peidio, cyn neu ar ôl i’r gŵyn ddod i law
• cynnwys crynodeb o'r adroddiadau a'r argymhellion a wnaed neu a gyfeiriwyd at y pwyllgor gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru mewn perthynas ag ymchwilio i achosion honedig o dorri cod ymddygiad yr aelodau, ac unrhyw gamau dilynol a gymerwyd gan y pwyllgor
• cynnwys crynodeb o'r hysbysiadau a roddwyd i'r pwyllgor gan Banel Dyfarnu Cymru, sy'n ymwneud â phenderfyniadau'r Panel ar achosion posibl o dorri cod ymddygiad yr aelodau
• disgrifio'r cyngor y mae wedi'i ddarparu ar hyfforddiant i bob aelod a sut y gweithredwyd hynny; yn achos prif gyngor, nodi sut y mae wedi gweithio gyda’r cynghorau tref a chymuned yn ei ardal i hyrwyddo a chynnal safonau uchel o ymddygiad ymysg cynghorwyr tref a chymuned
• yn achos prif gyngor, cynnwys asesiad y pwyllgor o sut y mae arweinwyr grwpiau gwleidyddol wedi cydymffurfio â'r ddyletswydd newydd o dan adran 52A(1) o Ddeddf 2000 (a fewnosodwyd gan adran 62 o'r Ddeddf 2021) i hybu safonau ymddygiad uchel, gan gynnwys y cyngor y mae'r pwyllgor safonau wedi'i ddarparu a'r hyfforddiant y mae wedi'i awgrymu

Efallai y bydd y pwyllgor yn dymuno adrodd ar nifer yr achosion a ystyrir o dan brosesau datrys yn lleol hefyd. Byddai hyn yn helpu i gasglu data ar sail “Cymru gyfan”, ynghylch materion nad ydynt yn cyrraedd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Mae’r ffyrdd yr eir ati i reoli a monitro rhoddion a lletygarwch yn faterion sensitif yn aml. Argymhellir bod y dull o ymdrin â hyn yn cael ei adolygu a'i gytuno o fewn prif gynghorau unigol a bod yr adolygiad rheolaidd o'r trothwyon ar gyfer datgan rhoddion, lletygarwch, budd materol neu fantais, yn cael ei gynnwys yn adroddiad blynyddol y pwyllgor safonau. Bydd hyn yn cynorthwyo o ran tryloywder y trefniadau.

Diben y gofyniad i wneud adroddiad blynyddol yw sicrhau bod aelodau awdurdodau perthnasol yng Nghymru yn adrodd ar safonau ymddygiad, ac yn eu hystyried, mewn modd rheolaidd a chyson. Hybu perchenogaeth yn lleol ac annog aelodau i gymryd cyfrifoldeb ar y cyd am sicrhau safonau ymddygiad uchel yn eu hawdurdod yw’r bwriad. I'r perwyl hwn, mae adran 56B yn gosod rhwymedigaeth ar awdurdod perthnasol i ystyried yr adroddiad ac unrhyw argymhellion a wnaed gan ei bwyllgor safonau o fewn tri mis i'w dderbyn. Ceir cofnod cyhoeddus o ystyriaeth yr awdurdod o adroddiad yng nghofnodion cyhoeddedig y cyfarfod.

Dylai'r pwyllgor safonau ystyried a oes gwelliannau y gellir eu gwneud i gryfhau safonau ymddygiad aelodau. Gall hyn gynnwys argymhellion i'r cyngor llawn a chynghorau tref a chymuned yn ei ardal am faterion megis mandadu hyfforddiant ynghylch cydraddoldebau a'r cod ymddygiad enghreifftiol.

Byddai’n arfer da i bwyllgorau safonau rannu eu Hadroddiadau Blynyddol ag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a chynghorau tref a chymuned.