Democratiaeth leol yng Nghymru - Rhan 3: cyflwyniad i gyfranogiad cyhoeddus

Mae cyfranogiad y cyhoedd yn ymwneud â chyngor a chymunedau yn cydweithio â’i gilydd ac â phartneriaid, megis y sector gwirfoddol, elusennau a busnesau i ddarparu ac i wella gwasanaethau i bobl leol.

Mae cyfranogiad y cyhoedd yn ddull sy’n cydnabod ac yn gwerthfawrogi cyfraniad gweithredol pobl leol wrth nodi, ffurfio a gwerthuso’r gwasanaethau y maen nhw a’u teuluoedd yn dibynnu arnynt. Mae hyn yn wahanol i ymgynghori, sydd fel arfer yn cyfeirio at gais am sylwadau am newid y bwriedir ei wneud.

Nid yw pawb yr un fath: maent yn dod o gefndiroedd a diwylliannau gwahanol, mae ganddynt sgiliau gwahanol, anghenion gwahanol ac uchelgeisiau gwahanol. Mae rhai yn cyfathrebu drwy wahanol ieithoedd, yn wynebu heriau gwahanol, rhai corfforol a rhai nad ydynt yn gorfforol, ac mae gan eraill amrywiaeth o gyfrifoldebau dros bobl eraill. Yr her yw sicrhau bod gwahaniaethau rhwng pobl yn cael eu croesawu a’u hystyried wrth ddatblygu gwasanaethau lleol a’r cyfreithiau sy’n rheoli bywydau bob dydd unigolion.

Mae’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol bod pob cyngor sir yn cyhoeddi strategaeth, neu gynllun, sy’n nodi sut y mae’n bwriadu annog pobl leol i gymryd rhan. Wrth baratoi ei strategaeth rhaid i’r cyngor ymgynghori â phobl leol a phartïon eraill sydd â diddordeb i sicrhau bod eu syniadau a’u safbwyntiau’n cael eu defnyddio wrth ddatblygu’r cynllun.

Rhaid i’r cyngor hefyd adolygu ei strategaeth cyfranogiad y cyhoedd cyn gynted â phosibl ar ôl etholiad llywodraeth leol a gall adolygu’r strategaeth ar unrhyw adeg arall sy’n briodol yn ei farn ef.

Dylai’r strategaeth, pan gaiff ei chyhoeddi, nodi sut y mae wedi cael ei datblygu a phwy sydd wedi bod yn gysylltiedig â hi, gan gynnwys pan fo’n disodli strategaeth hŷn. Dylai nodi’r egwyddorion sylfaenol y bydd y cyngor yn eu defnyddio i lunio ei ddull o gynnwys y cyhoedd, gan gynnwys sut y bydd yn galluogi pobl o bob cefndir ac o bob oed i gymryd rhan yn y broses o wneud penderfyniadau.

Rhaid i’r strategaeth gynnwys:

• ffyrdd o godi ymwybyddiaeth pobl leol o swyddogaethau’r cyngor
• sut y bydd y cyngor yn codi ymwybyddiaeth pobl leol ynghylch sut i ddod yn aelod o’r cyngor a beth mae cynghorwyr yn ei wneud
• sut y bydd y cyngor yn rhoi mynediad i bobl leol at wybodaeth am benderfyniadau a wneir, neu sydd i'w gwneud, gan y cyngor
• sut y bydd y cyngor yn hyrwyddo ac yn cefnogi ffyrdd i bobl leol gyflwyno sylwadau i’r cyngor am benderfyniad cyn ac ar ôl iddo gael ei wneud
• trefniadau ar gyfer dwyn barn y cyhoedd i sylw pwyllgorau trosolwg a chraffu
• sut y bydd y cyngor yn codi ymwybyddiaeth ymysg aelodau o fanteision defnyddio cyfryngau cymdeithasol i gyfathrebu â phobl leol

Wrth roi camau ar waith ar gyfer cyfranogiad y cyhoedd, dylai cynghorau roi sylw i'r "egwyddorion ymgysylltu â'r cyhoedd" sydd wedi’u llunio gan Cyfranogaeth Cymru:

• Cynllunio’r ymgysylltu yn effeithiol i wneud gwahaniaeth.
• Annog a galluogi pawb yr effeithir arnynt i gymryd rhan, os ydynt yn dymuno.
• Cynllunio a chyflawni’r ymgysylltu mewn ffordd amserol a phriodol.
• Gweithio gyda sefydliadau partner perthnasol.
• Bydd yr wybodaeth a ddarperir yn ddi-jargon, yn briodol ac yn ddealladwy.
• Ei gwneud yn haws i bobl gymryd rhan.
• Galluogi pobl i gymryd rhan yn effeithiol.
• Rhoddir yr adnoddau a’r gefnogaeth briodol i ymgysylltu er mwyn iddo fod yn effeithiol.
• Mae pobl yn cael gwybod am effaith eu cyfraniad.
• Dysgu a rhannu gwersi i wella’r broses ymgysylltu. 

Wrth ystyried eu dull o gynnwys y cyhoedd, dylai cynghorau hefyd ystyried y Daith tuag at Ymgyfraniad a luniwyd gan Gomisiynydd Cenedlaethau’r Dyfodol Cymru.

Darllenwch fwy am Strategaethau Cyfranogiad y Cyhoedd.

Cynlluniau deisebau

Rhaid i bob prif gyngor yng Nghymru nodi sut y bydd yn defnyddio deisebau i gefnogi penderfyniadau lleol.

Beth yw deiseb?

Mae deiseb yn ffordd gydnabyddedig i bobl sy’n rhannu’r un pryder neu sy’n pledio’r un achos allu mynegi eu barn wrth sefydliad. Fe’u defnyddir yn aml i awgrymu ffyrdd newydd o wneud pethau ond fe’u defnyddir hefyd i gofnodi siom unigolion â materion penodol.

Yn draddodiadol, dogfennau papur oedd deisebau, a oedd yn nodi safbwynt penodol ac yn gwahodd pobl i gefnogi’r farn honno drwy ychwanegu eu llofnodion at y ddogfen. Yna byddai’r ddogfen, gyda’r llofnodion, yn cael ei chyflwyno i’w hystyried.

Deisebau electronig

Yn sgil y datblygiadau mewn technoleg, rhaid i gynghorau yn awr nodi sut y byddant yn cefnogi deisebau electronig. Rhaid i’r trefniadau nodi:

• sut y gellir cyflwyno deiseb i’r cyngor
• sut a phryd y bydd y cyngor yn cydnabod derbyn deiseb
• y camau y gall y cyngor eu cymryd mewn ymateb i ddeiseb y mae'n ei chael
• yr amgylchiadau (os oes rhai) pan na all y cyngor gymryd camau pellach mewn ymateb i ddeiseb
• sut a phryd y bydd y cyngor yn darparu ei ymateb i ddeiseb i’r sawl a gyflwynodd y ddeiseb ac i'r cyhoedd

Rhaid i brif gyngor adolygu ei gynllun deisebau o bryd i'w gilydd ac, os yw’r cyngor o'r farn ei fod yn briodol, adolygu’r cynllun.

Wrth hybu defnyddio deisebau electronig, bydd angen i gynghorau hefyd wneud trefniadau ar gyfer pobl nad ydynt yn gallu creu dogfennau electronig neu gymryd rhan mewn proses electronig.

Darllenwch fwy am ddeisebau.

Mynd i gyfarfodydd llawn a phwyllgorau’r cyngor

Mae rheolau’n bodoli ynghylch sut y gall y cyhoedd gael mynediad i gyfarfodydd llawn cynghorau a’u his-bwyllgorau. Mae gan y cyhoedd hawl i fynd i gyfarfodydd cyngor llawn prif gyngor a chyfarfodydd ei bwyllgorau ond gellir eu heithrio o gyfarfod lle trafodir materion cyfrinachol. Bydd hyn yn cynnwys adegau pan fo’r drafodaeth yn delio â gwybodaeth bersonol sensitif. Er y gall aelodau’r cyhoedd fynd i’r cyfarfodydd hyn, nid oes gan y cyhoedd hawl awtomatig i siarad.

Papurau ar gyfer cyfarfodydd

Rhaid i gynghorau gyhoeddi amrywiaeth o ddogfennau sy’n ymwneud â’u cyfarfodydd ar wefan y cyngor. Mae hyn yn cynnwys yr agenda, papurau ategol a hysbysiad o’r cyfarfod. Bydd hyn yn cynnwys manylion ynghylch pryd a lle cynhelir y cyfarfod. Efallai na fydd rhai o’r papurau ar gyfer y cyfarfod yn cael eu cyhoeddi mewn achosion lle mae’r wybodaeth yn cael ei hystyried yn gyfrinachol. Yn dilyn y cyfarfod, cyhoeddir nodyn o’r penderfyniadau a dilynir hynny gan set lawn o gofnodion.

Darllenwch fwy am bapurau ar gyfer cyfarfodydd.

Y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth

Mae Cynghorau’n rhwym wrth Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, a Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) y DU. Gall unrhyw un wneud cais i gyngor am wybodaeth sydd ganddo. Mae’r Ddeddf yn ymdrin â’r holl wybodaeth a gofnodwyd ac nid gwybodaeth sy’n ymwneud â chyfarfodydd yn unig. Mae gwybodaeth am sut y mae cynghorau'n delio â cheisiadau am wybodaeth ar gael ar wefan pob cyngor, ynghyd â manylion am sut i wneud cais.