Diwygio’r broses gaffael: tryloywder

Bydd llawer o'r newidiadau sydd wedi'u cynnwys yn y Bil Caffael (y Bil) yn gofyn am newidiadau i brosesau a systemau presennol.

Bydd y cynllun gweithredu digidol caffael sy’n cael ei ddatblygu gan Lywodraeth Cymru yn ceisio gwella systemau a phrosesau caffael a ariennir gan Lywodraeth Cymru wrth baratoi ar gyfer gweithredu’r Bil.

Dechreuwyd y prosiect hwn er mwyn gweithredu'r Safonau Data Contractio Agored (OCDS) ledled systemau caffael Cymru. Mae OCDS yn safon data agored amherchnogol ac am ddim ar gyfer contractio cyhoeddus, a weithredir gan lywodraethau ledled y byd. Mae'n disgrifio sut i gyhoeddi data a dogfennau am brosesau contractio ar gyfer nwyddau, gwaith a gwasanaethau. Bydd symud i'r Safonau hyn yn caniatáu gwell defnydd o ddata caffael wrth wneud penderfyniadau masnachol, sicrhau cydymffurfiaeth a gwella’r broses o reoli cyflenwyr, yn unol â Nod 9 Datganiad Polisi Caffael Cymru.

Ar gyfer mathau newydd o hysbysiadau OCDS y Bil Caffael, y rhagdybiaethau allweddol ar gyfer y cynllun gweithredu digidol yw y bydd systemau yn:

• Defnyddio System Tryloywder Arfaethedig Llywodraeth y DU (y Llwyfan Canolog).
• Cynhyrchu hysbysiadau cylch oes caffael o fewn systemau caffael Llywodraeth Cymru a'u hanfon i'r platfform canolog trwy GwerthwchiGymru.
• Defnyddio system Llywodraeth y DU ar gyfer rheoli'r hysbysiadau cylch oes nad ydynt yn ymwneud â chaffael (Cofrestr Gwahardd, cwynion ac ati)

Mae'r gweithgareddau hyn yn cefnogi’r Strategaeth Ddigidol i Gymru.

Mae WPPN (WPPN 02/22) tryloywder newydd wedi’i gyhoeddi i ddechrau paratoi awdurdodau contractio GCC ar gyfer yr hysbysiadau tryloywder newydd y bydd yn ofynnol iddynt eu cyhoeddi o ganlyniad i ddiwygio’r broses caffael. Mae’r WPPN yn ymwneud â rheoliadau PCR 2015 cyfredol ac yn nodi ymrwymiad Llywodraeth Cymru i gyhoeddi gwybodaeth am ddyfarniadau dros rai trothwyon gwerth isel ar GwerthwchiGymru ac i hyrwyddo’r dull hwn fel arfer gorau i awdurdodau contractio GCC yng Nghymru. Y gobaith yw y bydd y dull hwn yn annog sefydliadau i ddechrau meddwl am eu systemau eu hunain, y bobl a’r newidiadau i brosesau y bydd eu hangen fel rhan o gyflwyno diwygiadau caffael.

Nod y Bil Caffael yw gwella tryloywder ym maes caffael yn y sector cyhoeddus ac mae’n darparu ar gyfer creu sawl hysbysiad ychwanegol. Bydd data caffael mwy tryloyw yn cefnogi dadansoddiad o sut y caiff arian cyhoeddus Cymru ei wario a bydd yn cryfhau atebolrwydd Awdurdodau Contractio Cymru a chyfleoedd posibl i gydweithio.

Rhagwelir y bydd unrhyw rwymedigaethau adnoddau ychwanegol sy'n deillio o'r newidiadau i ofynion tryloywder yn cael eu lliniaru i raddau helaeth gan awtomeiddio systemau a llwyfannau caffael gwell. Mae Llywodraeth Cymru yn gweithio i ddatblygu ei llwyfannau ei hun ac mae’n gweithio’n agos gyda Llywodraeth y DU i sicrhau bod unrhyw effeithiau ar adnoddau yn sgil y Bil yn cael eu lleihau cymaint â phosibl.

Mae Llywodraeth Cymru hefyd wedi sicrhau rhanddirymiadau penodol yn y Bil i’w gwneud yn haws i Awdurdodau Contractio Cymru heb leihau lefel y tryloywder yn y broses gaffael. Er enghraifft, tra bydd yn ofynnol i Awdurdodau Contractio Lloegr a Gogledd Iwerddon gyhoeddi copïau wedi’u golygu o gontractau gwerth dros £2 filiwn, neu gontractau wedi’u haddasu gwerth dros £2m ar y Llwyfan Canolog, nid oes gofyniad o’r fath ar Awdurdodau Contractio Cymru. Mae hon yn enghraifft dda o le mae Llywodraeth Cymru wedi mabwysiadu agwedd bragmatig at y ddeddfwriaeth, gan y byddai’r rhan fwyaf o’r wybodaeth sydd wedi’i chynnwys yn y contract wedi’i olygu yn y parth cyhoeddus beth bynnag.

Mae’n bosibl y bydd angen i Awdurdodau Contractio Cymru wneud newidiadau pellach i systemau caffael er mwyn sicrhau eu bod yn rhyngweithredol â’r seilwaith systemau newydd. Bydd Llywodraeth Cymru yn bwrw ymlaen â’r agweddau hyn a bydd rhagor o fanylion am y newidiadau gofynnol i systemau yn cael eu darparu maes o law.

Mae Llywodraeth y DU wedi nodi bod y Bil Caffael yn annhebygol o gael ei roi ar waith cyn diwedd 2023 ar y cynharaf. Fodd bynnag, dylid nodi y gallai hyn newid. Mae is-ddeddfwriaeth, sy’n cynnwys deddfwriaeth sy’n berthnasol i’r drefn dryloywder arfaethedig, yn cael ei datblygu ar hyn o bryd gan Lywodraeth Cymru hefyd. Ein bwriad yw ymgysylltu â rhanddeiliaid ar y ddeddfwriaeth ddrafft cyn iddi gael ei chyflwyno i'r Senedd.

Mae Llywodraeth y DU ar hyn o bryd yn datblygu rhaglen ddysgu ar gyfer awdurdodau contractio. Dros y misoedd nesaf byddwn yn ymgysylltu â rhanddeiliaid i helpu i lywio’r rhaglen hon a sicrhau ei bod yn adlewyrchu blaenoriaethau polisi Cymru ac yn ymgorffori’r Bil Caffael a Bil Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru). Mae fformat yr hyfforddiant hwn yn dal i gael ei ddatblygu a bydd rhagor o wybodaeth yn cael ei darparu maes o law.

Bydd Hyfforddiant Technegol ar ddefnyddio systemau a ariennir gan Lywodraeth Cymru hefyd yn cael ei ddarparu unwaith y bydd y newidiadau i'r systemau wedi'u cwblhau a'u profi.

Darperir diweddariadau pellach wrth i'r gwaith hwn fynd yn ei flaen.

Os oes angen mwy o wybodaeth neu gymorth arnoch mewn perthynas â'r newidiadau hyn, cyfeiriwch unrhyw ymholiadau at TimDiwygiorBrosesGaffael@llyw.cymru.