Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol: canllawiau statudol ar dâl prif weithredwyr

Cyhoeddir y canllawiau hyn i Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (“Y Panel”) o dan adran 143A(6) o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 ac mae’n disodli’r holl ganllawiau a gyhoeddwyd yn flaenorol. Rhaid i’r Panel roi sylw i’r canllawiau hyn wrth arfer ei swyddogaethau o dan yr adran hon.

Cafodd y canllawiau hyn eu diweddaru i adlewyrchu’r diwygiadau diweddar a wnaed i adran 143A.

Cafodd Deddf Llywodraeth Leol (Democratiaeth) (Cymru) 2013 (“Deddf 2013”) Gydsyniad Brenhinol ar 30 Gorffennaf 2013. Roedd yn mewnosod adran 143A ym Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (“y Mesur”) er mwyn ymestyn cylch gwaith y Panel i gynnwys rhai swyddogaethau penodol mewn perthynas â chyflogau ‘penaethiaid gwasanaeth cyflogedig’ mewn awdurdodau perthnasol cymwys. Cafodd “pennaeth gwasanaeth cyflogedig” ei ddiffinio yn adran 143A(7) fel pennaeth gwasanaeth cyflogedig a ddynodir o dan adran 4(1) o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 (“Deddf 1989”) a chafodd “awdurdod perthnasol cymwys” ei ddiffinio (ac mae’n dal i gael ei ddiffinio) fel awdurdod perthnasol (o fewn ystyr Rhan 8 o Fesur 2011) y mae gofyn iddo lunio datganiad ar bolisi tâl (o fewn ystyr adran 43(1) o Ddeddf Lleoliaeth 2011).

Cafodd adran 143A ei addasu gan Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 2015. Ymhlith y newidiadau, estynnodd adran 39 gylch gwaith y Panel dros dro o dan adran 143A i gynnwys swyddogaethau yn ymwneud â chyflogau prif weithredwyr prif awdurdodau lleol (cynghorau sir a chynghorau bwrdeistref sirol) yn ogystal â phenaethiaid gwasanaethau cyflogedig. Cafodd y diffiniad o “brif weithredwr” ei gymryd o adran 43(2) o Ddeddf Lleoliaeth 2011 ac roedd yn cynnwys swyddogion amrywiol, gan gynnwys swyddogion monitro a ddynodir o dan adran 5(1) o Ddeddf 1989, prif swyddogion statudol a nodir yn adran 2(6) o’r Ddeddf honno, a phrif swyddogion anstatudol a nodir o dan adran 2(7) o Ddeddf 1989.

Fel y nodir uchod, addasiad dros dro oedd hwn. Roedd ond yn gymwys rhwng 25 Ionawr 2016 a 31 Mawrth 2020.

Aeth Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (“Deddf 2021”) ati i ddiwygio adran 143A ymhellach. Creodd Adran 54 o’r Ddeddf honno rôl statudol y prif weithredwr ac ers 5 Mai 2022, mae’r adran honno yn ei gwneud yn ofynnol i brif gynghorau (cynghorau sir a chynghorau bwrdeistref sirol) benodi un. Cyn 5 Mai 2022, roedd rôl statudol pennaeth gwasanaeth cyflogedig yn aml yn cael ei harfer gan y swyddog y cyfeirir ato fel arfer fel y prif weithredwr neu’r rheolwr gyfarwyddwr. Yn Neddf 2011, cafwyd eglurder ar y swydd drwy ddisodli rôl statudol y pennaeth gwasanaeth cyflogedig a rhoi rôl statudol y prif weithredwr yn ei le.

Cafodd Adran 143A ei diwygio gan Ddeddf 2021 drwy newid cyfeiriadau at “pennaeth gwasanaeth cyflogedig” am “prif weithredwr”, gan felly ddarparu y gallai’r Panel wneud argymhellion i awdurdod perthnasol cymwys am faterion yn ymwneud â chydnabyddiaeth ariannol prif weithredwr yr awdurdod. Gan mai dim ond prif gynghorau y mae’n ofynnol iddynt benodi prif weithredwr o dan adran 54 o Ddeddf 2021, roedd hyn i bob pwrpas yn lleihau cylch gwaith swyddogaethau’r Panel.

Caiff Cyd-bwyllgorau Corfforedig eu sefydlu gan reoliadau a wneir o dan Deddf 2021 yng Nghymru. Mae Adran 3 o Reoliadau Cyd-bwyllgorau Corfforedig (Cyffredinol) (Rhif 2) (Cymru) 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i’r Cyd-bwyllgorau benodi prif weithredwr. Cafodd Adran 143A ei diwygio ymhellach gan y Rheoliadau hynny fel bod y diffiniad o “prif weithredwr” yn adran 143A(7) hefyd yn cynnwys prif weithredwr a benodir gan Gyd-bwyllgorau Corfforedig.

Felly, y sefyllfa bresennol yw bod y Panel yn gallu arfer ei swyddogaethau o dan adran 143A mewn perthynas â chydnabyddiaeth ariannol prif weithredwyr prif gynghorau (cynghorau sir a chynghorau bwrdeistref sirol). Gall y Panel hefyd wneud yr un peth mewn perthynas â Chyd-bwyllgorau Corfforedig a’u prif weithredwyr. Ar hyn o bryd, nid yw adran 143A yn galluogi’r Panel i arfer ei swyddogaethau o dan yr adran honno mewn perthynas ag unrhyw gorff arall.

Yng ngweddill y canllawiau hyn, caiff y term “prif gynghorau” ei ddefnyddio i gyfeirio at gynghorau sir a chynghorau bwrdeistref sirol yn unig.

Mae adrannau 141 i 160 o Fesur 2011 yn delio â thaliadau a phensiynau aelodau a rhai swyddogion penodol awdurdodau lleol a phwerau’r Panel mewn cysylltiad â nhw.

Mae adran 143A yn galluogi’r Panel i wneud argymhellion, mewn perthynas â phrif gynghorau a Chyd-bwyllgorau Corfforedig, ar unrhyw bolisi yn eu Datganiad Polisi Cyflog sy’n ymwneud chydnabyddiaeth ariannol eu prif weithredwr (diwygiodd Deddf 2021 y diffiniad o ‘gyflog’ yn adran 143A i ‘gydnabyddiaeth ariannol’, sy’n gosod y diffiniad ar yr un sylfaen ag aelodau etholedig ac mae’n cydnabod taliadau ariannol i swyddogion y tu hwnt i gyflog). At ddiben y canllaw hwn, mae “cydnabyddiaeth ariannol” yn cynnwys taliadau a wneir gan brif gyngor a Chyd-bwyllgor Corfforedig i brif weithredwr nad yw’n cael ei gyflogi gan y cyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig dan gontract i ddarparu gwasanaethau, yn ogystal â chydnabyddiaeth ariannol a wneir i swyddog cyflogedig o dan gontract cyflogaeth.

Mae Datganiadau Polisi Cyflog yn ofyniad o dan Ddeddf Lleoliaeth 2011 (adrannau 38 i 43), i’w cyhoeddi yn flynyddol gan brif gynghorau a Chyd-bwyllgorau Corfforedig (ymhlith cyrff eraill nad ydynt yn berthnasol at ddibenion y canllaw hwn). Diben y datganiad yw darparu tryloywder o ran dull cyngor/Cyd-bwyllgorau Corfforedig o bennu cyflog ei gyflogeion, drwy nodi’r dulliau a ddefnyddir i bennu eu cyflogau. Yn benodol, mae’n rhaid iddo gynnwys:

• polisïau ar bob agwedd ac elfen o gydnabyddiaeth ariannol prif swyddogion
• dull cyhoeddi, a mynediad at wybodaeth yn ymwneud â phob agwedd ar gydnabyddiaeth ariannol prif swyddogion
• polisi’r cyngor ar gydnabyddiaeth ariannol y cyflogeion sydd ar y cyflogau isaf
• y berthynas rhwng cydnabyddiaeth ariannol ei brif swyddogion a chyflogeion eraill

Cynllunnir Datganiadau Polisi Cyflog er mwyn gwneud penderfyniadau mewn perthynas â chyflogau prif weithredwyr a staff ar y cyflogau isaf yn benodol. Safbwynt Llywodraeth Cymru yw bod y broses o wneud penderfyniadau ar Ddatganiadau Polisi Cyflog yn cael ei gwneud yn gyhoeddus, eu bod yn agored i graffu ac yn amodol ar bleidlais pob aelod o’r awdurdod perthnasol. Atgyfnerthir hyn gan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006, sy’n ei gwneud yn ofynnol i brif gynghorau hysbysebu’n gyhoeddus pan fo’n cynnig penodi prif swyddog a phan fo’r gydnabyddiaeth ariannol y mae’n bwriadu ei thalu o ran y rôl honno yn £100,000 neu fwy y flwyddyn.

Yn ogystal â gwneud argymhellion ynghylch unrhyw bolisi yn Natganiadau Polisi Cyflog y cyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig sy’n ymwneud â chydnabyddiaeth ariannol y prif weithredwr, mae adran 143A o Fesur 2011 hefyd yn darparu y gallai’r Panel wneud argymhellion o ran unrhyw gynnig i newid cydnabyddiaeth ariannol prif weithredwr. Mae’n rhaid i brif gynghorau a Chyd-bwyllgor Corfforedig ystyried unrhyw argymhelliad a wneir gan y Panel mewn perthynas â’r hyn a nodir yn eu Datganiadau Polisi Cyflog o ran cyflog prif weithredwyr.

Os yw prif gyngor neu Gyd-bwyllgor Corfforedig yn dymuno newid cydnabyddiaeth ariannol eu prif weithredwr, rhaid iddo ymgynghori â’r Panel, oni bai bod y newid a ystyrir yn gymesur â chodiad neu ostyngiad cyflog cyffredinol i “aelodau eraill o staff yr awdurdod”. At ddiben y canllaw hwn, dylid dehongli “staff” fel “swyddogion”, felly nid yw’n cynnwys, er enghraifft, athrawon a gweithwyr rheng-flaen sy’n darparu gwasanaethau. Mae’n rhaid i’r cyngor neu’r Cyd-bwyllgor Corfforedig ystyried unrhyw argymhelliad gan y Panel wrth wneud ei benderfyniad.

Gallai’r Panel ofyn am unrhyw wybodaeth sydd ei hangen arno i’w helpu i ddod i gasgliad ar y mater a bydd yn rhaid i’r prif gyngor a’r Cyd-bwyllgor Corfforedig ddarparu’r wybodaeth honno. Gallai’r Panel gyhoeddi unrhyw argymhelliad y mae’n penderfynu ei wneud.

Gallai argymhelliad y Panel gymeradwyo cynnig y prif gyngor a’r Cyd-bwyllgor Corfforedig, gall fynegi beirniadaeth neu bryderon, neu gall argymell amrywiadau, ond mae’n rhaid iddo roi ystyriaeth i’r canllawiau hyn a gyhoeddwyd gan Weinidogion Cymru wrth arfer swyddogaethau o dan adran 143A. Rhaid iddo hefyd roi gwybod i Weinidogion Cymru am unrhyw argymhellion a wneir i brif gyngor a Chyd-bwyllgorau Corfforedig o dan adran 143A.

Yna, rhaid i brif gyngor a Chyd-bwyllgor Corfforedig ystyried argymhelliad y Panel a hysbysu’r Panel a Gweinidogion Cymru o’i ymateb i’r argymhellion ddim hwyrach na 14 diwrnod ar ôl i’r argymhelliad ddod i law. Ni all y prif gyngor a Chyd-bwyllgor Corfforedig wedyn weithredu unrhyw newidiadau i gydnabyddiaeth ariannol y prif weithredwr o fewn 8 wythnos o’r adeg pan hysbysir Gweinidogion Cymru oni bai bod Gweinidogion Cymru yn hysbysu’r prif gyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig cyn yr adeg honno na fydd yn dweud wrth y prif gyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig i ailystyried ei ymateb.

Pan dywedir wrth brif gyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig i ailystyried ei ymateb gan fod Gweinidogion Cymru yn credu bod yr ymateb yn anghyson ag argymhellion y Panel, rhaid i’r ailystyriaeth honno gael ei gwneud gan y cyngor llawn, nid gan brif weithredwyr neu bwyllgor neu is-bwyllgor y cyngor.

Wrth ystyried cyflogau prif weithredwr, mae’n bwysig bod y Panel yn llwyr sylweddoli ei fod mewn sefyllfa wahanol yn ei hanfod mewn perthynas â chydnabyddiaeth ariannol aelodau yr awdurdodau perthnasol. Yn yr ail sefyllfa hon, y Panel yw’r canolwr terfynol yn y mater. Mae gan y Panel y pŵer i nodi’n union beth ddylai aelod ei dderbyn, oni bai ei fod yn cyfyngu ei hun i nodi macsima yn lle hynny. Hyd yn oed yn y sefyllfa hon, y Panel, nid yr awdurdod perthnasol na Gweinidogion Cymru, sydd â’r pŵer i wneud y penderfyniadau.

I’r gwrthwyneb, mewn perthynas â phrif weithredwyr, mae rôl y Panel yn gyfyngedig i gymryd golwg a gwneud argymhelliad. Er bod yn rhaid i’r prif gyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig dan sylw ystyried yr argymhelliad hwn, a gall Gweinidogion Cymru ddweud wrthynt am ailystyried y penderfyniad, hyd yn oed wedyn, nid oes rhaid iddynt ei ddilyn. Mae Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006 yn ei gwneud yn ofynnol i benderfyniad o’r fath gael ei wneud drwy bleidlais o’r cyngor llawn.

Felly, nid yw’r Panel yn penderfynu faint y mae prif weithredwr unigol yn cael ei dalu. Dylai hyn osgoi unrhyw angen i’r Panel gael ei dynnu i drafodaethau ag undebau llafur neu gymdeithasau proffesiynol, er enghraifft. Er na ellir diystyru’r posibilrwydd o her gyfreithiol i argymhelliad gan y Panel, mae’n llai tebygol oherwydd natur anuniongyrchol perthynas y Panel â’r penderfyniad terfynol.

Gofynnir i’r Panel ddefnyddio ei brofiad a’i arbenigedd ei hun i benderfynu ar argymhelliad priodol ym mhob achos sy’n codi. Gofynnir i brif gyngor a Chyd-bwyllgorau Corfforedig ddarparu unrhyw wybodaeth i’r Panel y gallai ofyn amdani yn rhesymol wrth ddod i gasgliad ac mae hynny’n rhoi pŵer sylweddol i’r Panel gasglu gwybodaeth angenrheidiol. Gallai’r math o wybodaeth y gallai’r Panel ofyn amdani gynnwys:

• papurau neu adroddiadau a baratowyd gan y Cyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig mewn cysylltiad â’r mater
• adroddiadau neu wybodaeth arall a ddarparwyd i’r Cyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig gan unrhyw ymgynghoriaeth, undeb llafur neu gymdeithas broffesiynol
• manylion am y pecyn cydnabyddiaeth ariannol cyfan sydd ar gael – neu sy’n cael ei ystyried – ar gyfer y prif weithredwr. Gallai hyn gynnwys hyd y contract sydd ar gynnig, trefniadau pensiwn, pecyn diswyddo, taliadau ar gyfer unrhyw ddyletswyddau ychwanegol na chaiff eu cynnwys yn y cyflog, bonysau perfformio, darpariaeth ar gyfer gwyliau blynyddol neu absenoldeb arall, taliad mewn nwyddau (ceir, er enghraifft) a chostau adleoli
• gwybodaeth yn ymwneud â’r gydnabyddiaeth ariannol sydd ar gynnig i brif weithredwyr brif cyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig eraill. (Noder: nid yw’r Panel yn gyfyngedig i ofyn am wybodaeth gan y prif gyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig sy’n ystyried amrywiad mewn cyflog yn unig)
• manylion cytundebau a wneir ar lefel y Cyd-gyngor Cenedlaethol

Pe cyfyd sefyllfa lle gwneir dyfarniad cyflog i brif weithredwyr ar draws y prif gynghorau/Cyd-bwyllgorau Corfforedig sy’n wahanol i’r hyn a ddyfernir i aelodau eraill o’r staff, o ganlyniad i negodi cenedlaethol yn fwyaf tebygol, caiff y Panel ystyried cynigion ar y cyd gan brif gynghorau/Cyd-bwyllgorau Corfforedig, yn hytrach na bod angen i bob prif gyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig ymgysylltu â’r Panel ar wahân. Fodd bynnag, nid yw hyn yn cyfyngu ar allu’r Panel i wneud gwahanol argymhellion i wahanol awdurdodau, os ydynt yn teimlo y gellir cyfiawnhau hynny.

Mae hefyd yn debygol y byddai’r Panel yn dymuno ystyried data mwy cyffredinol yn ymwneud â phrisiau ac incwm, y gall eu cael drwy berthnasedd â chydnabyddiaeth ariannol aelodau’r awdurdodau perthnasol.

Nid yw’r ddeddfwriaeth yn cyfyngu’r Panel i rôl ymatebol yn unig. Pe bai’n dymuno, gallai’r Panel ddefnyddio ei bŵer i wneud argymhellion yn ymwneud â darpariaethau o fewn Datganiad Polisi Cyflog prif gynghorau/Cyd-bwyllgorau Corfforedig ar wahân i unrhyw gynnig i amrywio cydnabyddiaeth ariannol prif weithredwr, ar yr amod bod yr argymhelliad “yn ymwneud â” y gydnabyddiaeth ariannol. Fodd bynnag, byddai angen i’r Panel ystyried a oes ganddo’r amser a’r adnoddau i gynnal ymarfer o’r fath gan gofio bod yr ysgogydd polisi y tu ôl i’r darpariaethau yn Neddf 2013 yn ymwneud â rheolaeth dros yr hyn a gâi eu hystyried yn benderfyniadau annerbyniol mewn perthynas â chodiad cyflog. Gallai defnyddio’r pŵer mewn ffordd sy’n anghyson â’i ddiben olygu her gyfreithiol. Serch hynny, mae’n golygu y gall unrhyw un gyfeirio mater sy’n ymwneud â thâl y prif weithredwr i’r Panel ei ystyried a gallai’r Panel benderfynu gweithredu ar y cyfeiriad hwnnw pe byddai’n teimlo bod angen gwneud hynny.

Mae angen ymgynghori â’r Panel os oes amrywiad am i lawr yn cael ei gynnig ar gyfer cyflog prif weithredwr (oni bai, fel yn achos codiad cyflog, ei fod yn gymesur â dull cyffredinol i gyflogau swyddogion yn prif gyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig). Mae’r Panel yn debygol o ystyried yr un math o ofynion tystiolaeth.

I gloi, pa ffactorau ddylai’r Panel eu hystyried wrth wneud argymhelliad? Y Panel sydd i wneud ei asesiad ei hun o ba ffactorau sy’n berthnasol wrth ddefnyddio ei ddisgresiwn mewn unrhyw achos penodol a faint o bwys a roddir iddynt. Fodd bynnag, mae’r paragraffau dilynol yn cynnwys yr hyn y mae Gweinidogion Cymru yn ei ystyried yn ffactorau allweddol i’w hystyried gan y Panel.

Wth recriwtio prif weithredwyr a phrif swyddogion, mae’n rhaid i brif gynghorau a Chyd-bwyllgorau Corfforedig ystyried pa gydnabyddiaeth ariannol sydd ei hangen er mwyn recriwtio a chadw’r bobl sy’n fwyaf cymwys. Felly, mae angen i’r Panel gydnabod yr arbenigedd proffesiynol a’r profiad sy’n ofynnol ar gyfer y swydd.

Bydd angen i’r Panel fod yn sensitif i hyn ond hefyd dylai fynd ati mewn modd cytbwys. Mae’r hyn sy’n dderbyniol i’r cyhoedd yn ffactor dilys i’r Panel ei ystyried, ond ni ddylid rhoi pwys gormodol arno. Er bod y canfyddiad fod gwleidyddion a swyddogion cyhoeddus yn cael gormod o gydnabyddiaeth ariannol yn gallu bod yn bwnc llosg ymysg y cyhoedd, mae’n ddealladwy y gallai codiad cyflog sylweddol mewn swydd sydd eisoes â chyflog uchel gael ei feirniadu ar adeg pan fo amgylchiadau economaidd yn heriol.

Mae angen ystyried lefelau cydnabyddiaeth ariannol prif weithredwyr o fewn cynghorau/Cyd-bwyllgor Corfforedig tebyg. Yn ogystal, mae tueddiad i osod cyfyngiadau rhifyddeg ar y gwahaniaeth rhwng y staff ar y cyflog uchaf ac isaf mewn sefydliad, yn ogystal â’r gwahaniaeth rhwng y cyflog uchaf a’r ail gyflog uchaf. Y Panel fydd yn penderfynu p’un a ddylid rhoi sylw i hyn, a faint o bwys i roi iddo.

Bydd y Panel hefyd yn gallu ystyried a yw’r cydnabyddiaeth ariannol sy’n cael ei ystyried yn rhesymol ar gyfer yr ardal dan sylw.

Fel canlyniad, bydd y Panel am fodloni ei hun bod yr prif gyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig dan sylw wedi gwneud achos busnes clir dros newid arfaethedig ac wedi ystyried yr opsiynau. Dylid cymryd safbwynt y Panel ar ddiwedd, nid ar ddechrau’r broses, fel y gall y Panel weld yr holl dystiolaeth y mae’r cyngor/Cyd-bwyllgor Corfforedig wedi’i gymryd wrth wneud ei gynnig. Bydd hyn yn bwysig iawn wrth ystyried penodiad brys. Os bydd angen safbwynt y Panel yn gyflym, bydd angen iddo gael yr wybodaeth gefndirol yn barod.