Gweithdrefnau chwythu’r chwiban mewn ysgolion a pholisi enghreifftiol

Mae’r ddogfen hon yn darparu canllawiau i gyrff llywodraethu ysgolion a gynhelir yng Nghymru ynghylch gweithdrefnau chwythu’r chwiban ar gyfer staff ysgolion, ynghyd â pholisi chwythu’r chwiban enghreifftiol y gall cyrff llywodraethu ei fabwysiadu.

Nod y canllawiau anstatudol hyn yw sicrhau y gall staff ysgolion a gynhelir fynegi pryderon am ymddygiad neu arfer a allai fod yn anghyfreithlon, yn llwgr, yn amhriodol, yn anniogel neu’n anfoesegol neu sy’n gyfystyr â chamymddygiad, mewn modd diogel a phroffesiynol.

Mae’r canllawiau yn cynnwys:

• y cyd-destun cyfreithiol
• yr hyn y mae chwythu’r chwiban yn ei olygu
• nod, cwmpas a chyd-destun gweithdrefn chwythu’r chwiban, gan gynnwys y ffordd orau o weithredu proses ar gyfer mynegi a delio â phryder

Cyflwyniad

Nododd cyn-Gomisiynydd Plant Cymru nifer o argymhellion yn ei adroddiad ar Ymchwiliad Clywch, a gyhoeddwyd fis Mehefin 2004, wedi’u cyfeirio at Lywodraeth Cymru. Dyma un ohonynt:

Argymhelliad 21.5

‘Dylai Llywodraeth Cymru gyhoeddi canllawiau o fewn 6 mis i gyhoeddi’r adroddiad hwn er mwyn ei gwneud yn ofynnol bod gan lywodraethwyr pob ysgol, boed yn ysgol gymuned, yn cael ei rhedeg â chymorth gwirfoddol, wedi’i rheoli’n wirfoddol, yn ysgol sylfaen neu’n ysgol annibynnol a cholegau addysg bellach, bolisi datgelu cyfrinachau ar waith ac y rhoddir gwybod i’r holl athrawon a staff nad ydynt yn addysgu am modd y’i gweithredir’.

Argymhelliad 21.6

‘Dylai pob athro ac aelod o staff nad ydynt yn addysgu, o gael ei benodi mewn unrhyw ysgol neu goleg addysg bellach yng Nghymru, dderbyn cyfarwyddyd ysgrifenedig ac ar lafar ar weithdrefnau datgelu cyfrinachau a’r modd i’w gweithredu. Dylid atgyfnerthu hyn yn rheolaidd wedi hynny.’

Mewn ymateb i’r argymhelliad, gwnaeth Llywodraeth Cymru ymrwymiad i gyhoeddi canllawiau i gynorthwyo cyrff llywodraethu i sefydlu gweithdrefnau chwythu’r chwiban ar gyfer holl staff yr ysgol.

Cyd-destun cyfreithiol

Diffinnir chwythu’r chwiban yn adran 43B o Ddeddf Hawliau Cyflogaeth 1996 fel datgelu gwybodaeth gan berson sy'n credu'n rhesymol ei fod er budd y cyhoedd, ac yn dangos:

• bod trosedd wedi'i chyflawni, yn cael ei chyflawni neu'n debygol o gael ei chyflawni
• bod person wedi methu, yn methu neu'n debygol o fethu â chydymffurfio ag unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol y mae'n ddarostyngedig iddo
• bod camweinyddiad cyfiawnder wedi digwydd, yn digwydd neu'n debygol o ddigwydd
• bod iechyd neu ddiogelwch unrhyw unigolyn wedi bod, yn bod neu'n debygol o gael ei beryglu
• bod yr amgylchedd wedi bod, yn bod neu'n debygol o gael ei ddifrodi
• bod gwybodaeth sy'n tueddu i ddangos unrhyw fater sy'n disgyn o fewn unrhyw un o'r paragraffau blaenorol wedi bod, yn cael ei guddio neu'n debygol o gael ei guddio'n fwriadol

Darperir diogelwch statudol i gyflogeion sy’n chwythu’r chwiban gan Ddeddf Hawliau Cyflogaeth 1996, yn benodol “Rhan IVA: datgeliadau gwarchodedig”. Mae’r Ddeddf yn diogelu cyflogeion rhag erledigaeth os gwnânt ddatgeliad gwarchodedig o dan Ran IVA; rhoddir ystyriaeth lawnach i hyn yn adrannau y ddogfen hon.

Yr awdurdod lleol yw cyflogwr cyfreithiol staff mewn ysgolion cymunedol, arbennig cymunedol a gwirfoddol a reolir, ond cyfrifoldeb y corff llywodraethu yw rheoleiddio ymddygiad a disgyblaeth mewn perthynas â staff yr ysgolion hyn lle mae gan yr ysgol gyllideb ddirprwyedig. Dylid trin cyrff llywodraethu’r ysgolion hyn fel cyflogwyr y staff er dibenion cyfraith cyflogaeth. Os nad oes gan yr ysgolion hyn gyllideb ddirprwyedig, cyfrifoldeb yr awdurdod lleol yw materion staffio neu cyflogaeth. Mewn ysgolion sefydledig, arbennig sefydledig a gwirfoddol a gynorthwyir, y corff llywodraethu yw cyflogwr y rhan fwyaf o’r staff.

Y cyflogwr sy’n gyfrifol am sefydlu gweithdrefn chwythu’r chwiban. Mewn perthynas ag ysgolion cymunedol, arbennig cymunedol, gwirfoddol a reolir, gwirfoddol a gynorthwyir, sefydledig ac arbennig sefydledig, gan gynnwys ysgolion meithrin a gynhelir,y corff llywodraethu yw’r cyflogwr hwn. Mae Llywodraeth Cymru yn ceisio cynorthwyo cyrff llywodraethu i gyflawni’r agwedd hon ar eu dyletswyddau yn effeithiol. Mae gan Weinidogion Cymru bŵer o dan adran 10 Deddf Addysg 1996 i hyrwyddo addysg pobl yng Nghymru. Cyhoeddir y canllawiau hyn yn unol ag adran 71 Deddf Llywodraeth Cymru 2006, sy’n galluogi Gweinidogion Cymru i wneud unrhyw beth sy’n hwyluso, neu y bwriadwyd iddo hwyluso, neu sy’n arwain at neu’n gysylltiedig ag arfer unrhyw rai o’u swyddogaethau eraill.

Mae Rheoliadau Staffio Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2006, fel y’i diwygiwyd, yn nodi fframwaith ar gyfer penodi, perfformiad a gallu, disgyblu a diswyddo staff ar gyfer pob categori o ysgolion a gynhelir. Mae angen i bolisïau chwythu chwiban ysgolion roi ystyriaeth i weithdrefnau presennol cyrff llywodraethu yn unol â’r rheoliadau hyn.

Fodd bynnag, yn annibynnol ar y darpariaethau cyfreithiol sy’n berthnasol i chwythu’r chwiban, dylai cyrff llywodraethu fod yn ceisio sefydlu diwylliant yn eu hysgolion lle gall aelodau staff fynegi eu pryderon, yn hyderus y caiff y pryderon hynny eu cymryd o ddifrif, eu hymchwilio ac y cymerir camau priodol i ymateb iddynt.

O ganlyniad, ni ddylai bodolaeth gweithdrefn chwythu’r chwiban mewn ysgol leihau mewn unrhyw ffordd ymrwymiad corff llywodraethu i feithrin naws gyffredinol o ddidwylledd a chydweithrediad yn yr ysgol, lle dylai holl staff yr ysgol gael cyfle i drafod anawsterau a phroblemau o bob math gyda’r rheolwyr.

Ni ddylai sefydlu polisi chwythu’r chwiban ychwaith leihau mewn unrhyw ffordd ymrwymiad y corff llywodraethu i ddelio â phryderon a fynegir gan unigolion heblaw staff yr ysgol, er enghraifft, rhieni, disgyblion, llywodraethwyr, o dan ei weithdrefn gwyno neu unrhyw weithdrefnau perthnasol eraill.

Diwrnodau gwaith

Pan gyfeirir at ‘ddiwrnodau gwaith’ yn y canllawiau hyn, mae’n golygu unrhyw ddiwrnod ar wahân i ddydd Sadwrn, dydd Sul neu ddiwrnod sy’n ŵyl y banc o fewn ystyr Deddf Bancio a Thrafodion Ariannol 1971.

Diffiniad o chwythu’r chwiban

O fewn yr ysgol, aelodau staff yn aml yw’r cyntaf i sylweddoli bod rhywbeth difrifol o’i le; neu weld arwyddion o ymddygiad neu arfer a allai fod yn anghyfreithlon, yn llwgr, yn amhriodol, yn anniogel neu’n anfoesegol neu sy’n gyfystyr â chamymddygiad; neu sylwi nad yw pethau fel y dylent fod. Fodd bynnag, efallai eu bod yn betrus ynghylch mynegi eu pryderon am eu bod yn teimlo y byddai hynny’n eu gwneud yn anffyddlon i’w cydweithwyr, y corff llywodraethu neu’r awdurdod lleol neu’n gwneud drwg i enw da’r ysgol. Gallent hefyd ofni cael eu herlyn neu eu haflonyddu. O ganlyniad, gallai aelod staff benderfynu anwybyddu’r pryder yn hytrach na rhoi gwybod amdano.

Dylai’r corff llywodraethu sefydlu gweithdrefn chwythu’r chwiban i sicrhau bod aelodau staff yn ymwybodol o’r sianeli priodol ar gyfer mynegi pryder; dylai sicrhau aelodau staff y gallant fynegi pryderon o’r fath heb ofni dial; a, lle bynnag y bo’n bosibl, sicrhau bod y weithdrefn yn gyfrinachol, er y dylai cyrff llywodraethu sylweddoli y gallai rhai aelodau staff fod eisiau rhoi eu henw.

Er y dylai staff ysgol allu trafod anawsterau a phroblemau o bob math gyda’r rheolwyr, os daw aelodau staff yn ymwybodol o ymddygiad neu arfer y maent hwy’n ystyried y gallai fod yn anghyfreithlon, yn llwgr, yn amhriodol, yn anniogel neu’n anfoesegol neu sy’n gyfystyr â chamymddygiad neu’n anghyson â safonau’r ysgol mewn unrhyw ffordd, dylent roi gwybod am y mater yn unol â’r weithdrefn chwythu’r chwiban. Rhaid i'r corff llywodraethu sicrhau bod yn rhaid i unrhyw ddatgeliad gael ei wneud er budd y cyhoedd, yn hytrach nag er budd y person dan sylw, ac mae'n ofynnol i'r datgeliad gael ei warchod.

Sylweddolir fodd bynnag y gallai aelodau staff, dan rai amgylchiadau, deimlo na allant fynegi eu pryderon yn yr ysgol. Anogir staff i fynd at berson priodol yn yr ysgol yn y lle cyntaf, os nad ydynt yn teimlo y gallant wneud hynny, gallant fynd at sefydliadau eraill y tu allan i’r ysgol i fynegi eu pryderon. Ceir rhestr o’r sefydliadau, er yr awgrymir mai’r sefydliadau allweddol y dylid cysylltu â hwy yw’r awdurdod lleol, Protect (elusen chwythu’r chwiban y DU) a’r undebau llafur.

Mae gweithdrefn chwythu’r chwiban yn benodol ac yn ymwneud yn y bôn â materion cyflogaeth ar gyfer cyflogeion. Dylai fod ar wahân ac yn wahanol i weithdrefnau eraill sydd gan gorff llywodraethu ar gyfer cwynion, gan gynnwys cwynion sy’n ymwneud â disgyblion, perfformiad a gallu staff, cwynion staff

a disgyblaeth staff. Mae Llywodraeth Cymru wedi darparu’r canllawiau canlynol i gyrff llywodraethu mewn perthynas â rhai o’r gweithdrefnau hyn:

• Gweithdrefnau cwyno ar gyfer cyrff llywodraethu ysgolion yng Nghymru
• Gweithdrefnau disgyblu a diswyddo staff ysgol

Er bod gweithdrefnau chwythu’r chwiban yn sefyll ar wahân i’r gweithdrefnau hyn, mae angen iddynt eu cymryd i ystyriaeth.

Nodau a chwmpas gweithdrefn chwythu’r chwiban

Dylai gweithdrefn chwythu’r chwiban fod â’r nodau canlynol:

• rhoi hyder i aelodau staff o ran mynegi pryderon am ymddygiad neu arfer a allai fod yn anghyfreithlon, yn llwgr, yn amhriodol, yn anniogel neu’n anfoesegol neu sy’n gyfystyr â chamymddygiad neu’n anghyson â safonau a pholisïau’r ysgol, fel eu bod yn cael eu hannog i weithredu ar y pryderon hynny
• darparu trefn benodol i aelodau staff fynegi pryderon
• sicrhau bod aelodau staff yn cael ymateb i’r pryderon y maent wedi’u mynegi ac adborth ar unrhyw gamau a gymerwyd
• cynnig sicrwydd y caiff aelodau staff eu diogelu rhag dial neu erledigaeth am gymryd camau i chwythu’r chwiban

Dylai’r weithdrefn fod yn gymwys i holl staff yr ysgol gan gynnwys staff amser llawn a rhan-amser, achlysurol, dros dro a dirprwyol ac i unigolion sydd ar brofiad gwaith yn yr ysgol.

Dylai’r weithdrefn gynnwys chwythu’r chwiban ynghylch honiadau o:

• ymddygiad anghyfreithlon
• camweddau o ran cyflawni prosesau statudol neu brosesau eraill
• peidio â chydymffurfio â rhwymedigaeth statudol neu gyfreithiol
• camweinyddu, camymddwyn neu arfer gwael
• materion iechyd a diogelwch gan gynnwys peryglon i’r cyhoedd yn ogystal â pheryglon i ddisgyblion ac aelodau staff
• gweithred sydd wedi achosi neu sy’n debygol o achosi perygl i’r amgylchedd
• cam-drin awdurdod
• defnyddio cyllid cyhoeddus neu gyllid arall heb awdurdod
• twyll neu lygredd
• torri rheoliadau neu bolisïau cyllidol
• cam-drin unrhyw berson
• gweithred sydd wedi achosi neu sy’n debygol o achosi perygl corfforol i unrhyw berson neu sy’n berygl o achosi difrod difrifol i eiddo’r ysgol
• cam-drin aelodau staff neu ddisgyblion yn rhywiol, yn gorfforol neu’n emosiynol
• gwahaniaethu annheg
• aflonyddu’n ymwneud â nodweddion gwarchodedig – oedran, anabledd, ailbennu rhywedd, priodas a phartneriaeth sifil, beichiogrwydd a mamolaeth, hil, crefydd neu gred, rhyw, a chyfeiriadedd rhywiol
• unrhyw ymdrech i rwystro datgelu unrhyw un o’r materion a restrir

Nid yw’r rhestr hon yn un gyflawn ond mae’r polisi chwythu chwiban yn cael ei gadw ar wahân i bolisïau eraill mewn ysgolion.

Diogelwch chwythwr chwiban yn erbyn dial, aflonyddwch ac erledigaeth

Mae angen i gorff llywodraethu gydnabod y gall y penderfyniad i chwythu’r chwiban fod yn un anodd i aelodau staff ond ei bod er budd hirdymor yr ysgol i roi sylw i bryderon. Dylai corff llywodraethu feithrin diwylliant ble mae holl aelodau’r staff yn teimlo y gallant godi pryderon, er ei bod yn bwysig fod staff yn ymwybodol o’r gofynion cyfreithiol cysylltiedig â chwythu’r chwiban.

Fel y nodwyd uchod, mae Deddf Hawliau Cyflogaeth 1996, yn benodol “Rhan IVA: datgeliadau gwarchodedig”, yn rhoi diogelwch statudol i rai sy’n chwythu’r chwiban. Mae Rhan IVA yn diogelu gweithwyr mewn amgylchiadau ble gellir dosbarthu eu datgeliad fel datgeliad gwarchodedig. Yn gryno, datgeliad gwarchodedig yw un sy’n:

• ddatgeliad cymwys
• yn cael ei wneud ar lles y cyhoedd

Mae darpariaethau Rhan IVA o’r Ddeddf wedi’u nodi y canllawiau hyn.

Pan fo corff llywodraethu neu aelodau staff yn aneglur ynghylch unrhyw rai o ofynion Rhan IVA: datgeliadau gwarchodedig”, dylent geisio cyngor pellach. Elusen chwythu chwiban y DU yw Protect sy’n darparu cyngor rhad ac am ddim i bersonau sy’n dymuno mynegi pryderon ynghylch twyll neu gamymddygiad difrifol arall (gweler adran 4.22 o’r ddogfen hon am fanylion cyswllt). Gallai cyrff llywodraethu gysylltu â’u hawdurdod lleol am gyngor pellach neu eu hundeb llafur.

Dylai staff fod yn ymwybodol nad yw datgeliad gwybodaeth yn ddatgeliad gwarchodedig o fewn ystyr Rhan IVA os:

• yw’r person sy’n ei wneud yn cyflawni trosedd wrth wneud hynny
• os gwneir y datgeliad gan berson y datgelwyd y wybodaeth iddo fel rhan o’r broses o geisio cyngor cyfreithiol ac y gellid cynnal hawliad o fraint broffesiynol mewn achos cyfreithiol

Mae Rhan IVA yn darparu y byddai’n annheg diswyddo neu wneud unrhyw weithiwr neu aelod staff yn ddi-waith fel mater o drefn am eu bod wedi gwneud datgeliad gwarchodedig; ac y byddai’n anghyfreithlon gwneud iddynt ddioddef unrhyw niwed arall, megis diraddiad neu ddirwy. Yn achos gweithredu o’r fath bydd hawl gan Dribiwnlys Cyflogaeth i orchymyn fod yr unigolyn yn cael ei adfer neu ei ail-gyflogi neu ddyfarnu iawndal i rai sy’n hawlio’n llwyddiannus.

Ni ddylai cyrff llywodraethu ganiatáu aflonyddu neu erlid aelodau staff pan godir materion yn unol â darpariaethau Rhan IVA. Rhaid i gyrff llywodraethu roi ar ddeall yn glir y byddant yn delio ag unrhyw aelod staff sy’n erlid neu’n aflonyddu ar aelod staff am fynegi pryder yn unol â’r polisi chwythu chwiban yn unol â gweithdrefnau disgyblu staff y corff llywodraethu.

Cysylltiadau â gweithdrefnau eraill

Os yw’r aelod staff a leisiodd y pryder eisoes yn destun gweithdrefnau disgyblu neu ddileu swyddi neu weithdrefnau cwynion staff neu wedi gwneud cwyn sy’n cael ei hystyried gan y corff llywodraethu, nid oes rhaid atal y gweithdrefnau hynny o reidrwydd yn sgil chwythu’r chwiban. Ond bydd yn rhaid adolygu’r sefyllfa i weld a oes cysylltiad rhwng y mater chwythu chwiban a gweithredu arall sy’n digwydd. Gallai’r adolygiad hwn ddod i’r casgliad y dylai’r gweithredu fynd yn ei flaen am nad oes cysylltiad neu y dylid ‘atal’ yr achos tra ymchwilir i’r materion chwythu chwiban a godwyd gan yr aelod staff.

Cyfrinachedd

Dylai’r corff llywodraethu wneud ei orau glas i ddiogelu hunaniaeth aelodau staff sy’n codi pryder ac nad ydynt am i’w henwau gael eu datgelu. Ond bydd angen i chwythwyr chwiban ddeall y gallai ymchwilio i’r pryder ddatgelu mai hwy yw ffynhonnell y wybodaeth; ac mae’n bosibl y bydd angen datganiadau gan aelodau staff fel rhan o’r dystiolaeth y byddai pawb sy’n gysylltiedig â’r achos yn eu gweld. Os bydd yr ymchwiliad yn arwain at erlyniad, mae’n debyg y gelwir ar y chwythwr chwiban i roi tystiolaeth yn y llys. Os yw’r chwythwr chwiban yn anfodlon rhoi manylion ynghylch ei bryder am ei fod yn pryderu y datgelir pwy ydyw, ond bod cadeirydd y llywodraethwyr neu’r pennaeth yn dal i bryderu am ddifrifoldeb yr honiad, dylai cadeirydd y llywodraethwyr neu’r pennaeth drafod hyn gyda’r aelod staff a gofyn iddo ailystyried er mwyn gallu symud y mater yn ei flaen.

Ni ddylid rhoi pwysau gormodol ar aelodau staff i ddatgelu eu henwau a disgwylir i gyrff llywodraethu fynd ymlaen i ymchwilio i’r pryder ar sail honiad dienw. Os bydd angen cyfarfod pellach gyda’r chwythwr chwiban, yna dylid gofyn i’r aelod staff a yw am i hwn gael ei gynnal mewn lle y bydd pawb yn cytuno arno i ffwrdd o’r gweithle. Bydd hawl gan yr aelod staff ofyn hefyd i’w awdurdod lleol, cynrychiolydd undeb llafur neu gymdeithas broffesiynol godi’r mater ar eu rhan neu eu cefnogi wrth iddynt godi’r mater er mwyn diogelu eu cyfrinachedd ymhellach.

Honiadau dienw

Dylai cyrff llywodraethu annog aelodau staff i roi eu henwau wrth honiadau ar bob cyfle posib - mae pryderon dienw yn llawer llai grymus. Er hynny dylid ystyried honiadau dienw o dan y drefn chwythu chwiban mewn amgylchiadau eithriadol, yn arbennig pryderon a gaiff eu codi sy’n ymwneud â lles plant. Wrth benderfynu a ydynt am symud ymlaen gyda honiad anhysbys dylai cyrff llywodraethu ystyried y ffactorau canlynol:

• difrifoldeb y mater a godwyd
• pa mor gredadwy yw’r pryder
• y tebygolrwydd o gadarnhau’r honiad o ffynonellau y gellir eu priodoli ac o gael gwybodaeth ganddynt

Honiadau celwyddog a maleisus neu blinderus

Os gwneir honiad ond nad yw ymchwilio pellach yn ei gadarnhau, dylai’r mater gael ei gau ac ni ddylid cymryd unrhyw gamau pellach. Ond os bydd yr ymchwiliad yn dangos fod yr honiad yn faleisus ac/neu flinderus neu wedi’i wneud er mwyn elw personol yna dylai’r corff llywodraethu ystyried cymryd camau disgyblu yn erbyn yr aelod staff a wnaeth yr honiad.

Honiadau’n ymwneud â materion diogelu

Os yw’r pryder a fynegwyd yn ymwneud â mater diogelu, ni ddylai’r pennaeth neu gadeirydd y llywodraethwyr gynnal eu hymholiadau diogelu mewnol eu hunain, ond dylent gysylltu fel mater o frys â swyddog dynodedig yr awdurdod lleol ar gyfer diogelu, sy’n gyfrifol am roi cyngor a monitro achosion. Bydd y swyddog hwn yn penderfynu a ddylid cyfeirio at yr awdurdodau statudol fel y gellir cychwyn cymryd y camau i ymdrin â honiadau o’r fath. Os nad yw’r swyddog hwn ar gael, dylid cysylltu â’r rheolwr diogelu dynodedig yn adran gwasanaethau cymdeithasol yr awdurdod lleol.

Mewn cysylltiad â materion diogelu, bydd dewis gan yr aelod staff i wneud cyfeiriad uniongyrchol i’r rheolwr gwasanaethau cymdeithasol dynodedig naill ai cyn codi ei bryder gyda’r corff llywodraethu, neu pan nad yw’r pennaeth neu gadeirydd y llywodraethwyr yn gwneud hynny ar ôl iddo leisio ei bryder a bod yr aelod staff yn parhau i fod yn bryderus am y sefyllfa.

Os yw'r pryder yn ymwneud ag aelod o staff, rhaid peidio â gwneud penderfyniadau mewnol ynghylch a yw'n fater disgyblu neu'n fater diogelu. Dylai ysgolion fod yn ymwybodol bod gan yr heddlu bwerau statudol a chyfrifoldeb dros benderfynu a ddylid cynnal ymchwiliad troseddol.

Mae dolen i’r canllawiau ar gyfer awdurdodau lleol a darparwyr addysg am beth i'w wneud pan fydd honiadau o gam-drin yn cael eu gwneud yn erbyn staff i'w gweld yma: Ymdrin â honiadau o gam-drin yn erbyn athrawon a staff eraill.

Hysbysebu polisi chwythu chwiban yr ysgol

Dylai’r corff llywodraethu gymryd camau priodol i wneud holl staff yr ysgol gan gynnwys staff achlysurol neu staff dros dro yr ysgol, ac unigolion sy’n gwneud profiad gwaith yn yr ysgol, yn ymwybodol o’r polisi chwythu chwiban. Yn y cyd-destun hwn dylai’r corff llywodraethu ystyried cymryd y camau canlynol:

• rhoi copi o’r polisi i bob aelod staff pan maen nhw’n ymgymryd â swydd neu leoliad yn yr ysgol am y tro cyntaf
• cyfeirio at y polisi a ble gellir cael copi ohono mewn llythyrau penodi neu lleoliad
• rhoi copi o’r polisi ar wefan yr ysgol
• cynhyrchu taflenni’n hysbysebu’r polisi ac yn nodi ble gellir cael gafael arno a’u darparu i’r aelodau staff
• cynhyrchu posteri yn hysbysebu’r polisi a ble gellir cael gafael arno a’u harddangos mewn lleoedd addas yn yr ysgol

Sut i fynegi pryder

Fel cam cyntaf, fel arfer dylai aelod staff fynegi’i bryder wrth ei reolwr llinell uniongyrchol, y pennaeth, cadeirydd y llywodraethwyr neu lywodraethwr a enwebwyd ar gyfer chwythu’r chwiban. Bydd y person y cysylltir ag ef neu hi yn dibynnu i raddau ar ddifrifoldeb a sensitifrwydd y mater a phwy y credir eu bod yn gysylltiedig. Er enghraifft, os oes a wnelo’r pryder â’r pennaeth, dylai aelodau o’r staff gysylltu â’u llywodraethwyr.

Os yw aelod o’r staff yn teimlo na all fynegi ei bryderon o fewn yr ysgol, gallai fynegi ei bryderon wrth sefydliadau eraill tu allan i’r ysgol. Hyn o’r ddogfen hon yn rhoi rhestr o unigolion neu sefydliadau priodol, er mai’r awdurdod lleol, Protect a’r undebau llafur a awgrymir fel y sefydliadau allweddol i gysylltu â hwy. Fodd Bynnag, lle bo’r pryder yn ymwneud â mater diogelu, os nad yw’r aelod staff yn codi’r mater drwy’r ysgol rhaid iddo neu iddi ymgynghori â’r swyddog awdurdod lleol a ddynodwyd i arwain ar ddiogelu neu, os nad yw’r person hwnnw ar gael, rheolwr diogelu dynodedig adran gwasanaethau cymdeithasol yr awdurdod. Rhaid gwneud hyn rhag ofn na fydd y sefydliad y mynegir y pryder wrtho’n gyfarwydd â gweithdrefnau diogelu ac yn sgil hynny na fydd yn eu rhoi ar waith.

O ran gweithredu, gorau po gyntaf y mynegir pryder. Mae’n well mynegi pryderon ar bapur er mwyn osgoi amheuaeth. Dylai aelodau staff amlinellu’r cefndir a hanes y pryder, gan roi enwau, dyddiadau a lleoedd lle bo hynny’n bosib, a’r rheswm dros y pryder. Os yw’r aelod staff yn teimlo na fedr fynegi’r mater ar ddu a gwyn dylai ddal i allu mynegi ei bryder ar lafar a dylai ffonio neu drefnu i gyfarfod â’r person priodol. Pan fo pryder yn cael ei fynegi ar lafar, dylai’r sawl sy’n derbyn y gwˆ yn ei nodi mewn ysgrifen yn syth, gan gofnodi’r dyddiad a’r amser, a’i lofnodi. Lle bo hynny’n bosib dylid darllen y cofnod yn ôl i’r chwythwr chwiban i gadarnhau ei gywirdeb.

Gall aelodau staff hefyd ofyn i’w hundeb llafur neu gymdeithas broffesiynol godi’r mater ar eu rhan neu eu cefnogi i godi’r mater. Er na ddisgwylir i aelodau staff brofi gwirionedd honiad, rhaid iddynt ddangos i’r person y cysylltwyd ag ef neu hi fod sail dros y pryder. Wrth benderfynu pa gamau i’w cymryd dylai’r sawl a benodwyd i ymdrin â phryder yr aelod staff asesu a oes digon o reswm i’r pennaeth neu’r corff llywodraethu weithredu.

Ymateb yn dilyn mynegi pryder

Bydd y camau a gymerir yn dibynnu ar ddifrifoldeb y pryder. Mae’n bosib y bydd y materion a godwyd yn galw am y gweithredu a ganlyn:

• ymchwiliad mewnol yn yr ysgol
• eu pasio i’r heddlu os ydynt yn ymwneud â gweithgaredd troseddol honedig
• eu pasio i’r person a enwir yn yr awdurdod lleol sy’n ymdrin
• â chwynion ynghylch rheolaeth ariannol neu briodoldeb ariannol mewn ysgolion os oes pryder ynghylch amhriodoldeb ariannol
• eu cyfeirio at y swyddog diogelu yr awdurdod lleol os oes pryder ynghylch diogelu, neu os nad yw’r person hwnnw ar gael, rheolwr diogelu dynodedig adran gwasanaethau cymdeithasol yr awdurdod

Yn achos y pryderon hynny a gyfeirir at yr heddlu, neu awdurdod statudol arall, dylid atal y broses chwythu chwiban hyd nes fod yr awdurdodau statudol wedi cwblhau eu hymchwiliadau ac wedi cadarnhau ei bod yn briodol parhau â’r broses chwythu chwiban.

Mae Rheoliad 4(27) o Reoliadau Cyllid Ysgolion 2010 yn mynnu fod yn rhaid i awdurdod lleol gynnwys yn eu cynllun i ariannu ysgolion fanylion ynghylch pwy yn yr awdurdod y dylai personau sy’n gweithio mewn ysgol neu lywodraethwyr ysgol wneud cwynion iddynt ynghylch rheolaeth ariannol neu briodoldeb ariannol yn yr ysgol a sut yr ymdrinnir â chwynion o’r fath. Dylai cyrff llywodraethu ystyried darparu manylion cyswllt y person o fewn yr awdurdod lleol sy’n ymdrin â chwynion ynghylch rheolaeth ariannol i bob aelod o’r staff.

Gyda materion nad oes angen eu cyfeirio at yr heddlu neu’r awdurdod lleol ar y cychwyn, dylai’r ymholiadau cychwynnol bennu a ddylid rhoi cychwyn i’r weithdrefn chwythu chwiban ffurfiol i ystyried y pryderon a fynegwyd.

Efallai y bydd yn bosib datrys rhai pryderon chwythu chwiban heb fod angen ymchwiliad ffurfiol neu broses bellach. Pan ysgogir ymchwiliad ffurfiol bydd y pryderon yn cael eu hystyried yn y lle cyntaf o dan y weithdrefn chwythu chwiban. Ond gallai rhai honiadau godi materion y bydd yn rhaid delio â hwy wedyn o dan weithdrefnau corff llywodraethu presennol eraill, megis gweithdrefnau disgyblu staff neu gwynion staff.

Dylai gweithdrefn chwythu’r chwiban y corff llywodraethu ddarparu gwybodaeth am gymorth i aelodau staff sy’n mynegi pryder chwythu’r chwiban, yn arbennig os yw aelod staff yn gorfod rhoi tystiolaeth mewn achos troseddol neu ddisgyblaethol. Gallai cymorth o’r fath fod ar gael gan awdurdod lleol yr ysgol (yn arbennig gan eu swyddogion sy’n gyfarwydd â chwythu’r chwiban), yn amodol ar gytundeb gyda’r awdurdod, neu gan yr undebau llafur.

Pan drefnir unrhyw gyfarfod gydag aelod o staff sy’n destun honiad chwythu’r chwiban, rhaid i’r corff llywodraethu fod yn glir ynghylch diben y cyfarfod. Os mai nod y cyfarfod yw hysbysu’r aelod o staff y gallai fod yn destun achos disgyblu, yna rhaid i’r corff llywodraethu sicrhau fod y cyfarfod yn cael ei gynnal yn unol â gweithdrefn ddisgyblu’r corff llywodraethu a bod hawl gan yr aelod o staff i gael cynrychiolydd undeb llafur neu gymdeithas broffesiynol neu gydweithiwr gydag ef yn y cyfarfod. Os mai unig nod y cyfarfod yw sefydlu ffeithiau cysylltiedig â’r honiad byddai’n arfer da caniatáu i’r aelod o staff gael rhywun gydag ef neu hi yn yr un modd.

Yr amserlen ar gyfer ymateb

Mae angen i’r person sy’n derbyn yr honiad chwythu chwiban ymateb i’r pryderon a leisiwyd. Dylid egluro wrth y chwythwr chwiban fod angen ymchwilio i’r pryderon; ac ar hyn o bryd nid yw’r pryderon neu honiadau’n cael eu derbyn na’u gwrthod.

Mae Llywodraeth Cymru yn ystyried ei fod yn arfer da y dylai’r person a benodwyd i ymdrin â’r pryder sydd wedi’i leisio ddarparu ymateb ysgrifenedig i’r chwythwr chwiban fel arfer o fewn 5 diwrnod gwaith (ac eithrio yn achos honiadau dienw):

• gan gydnabod fod y pryder wedi ei dderbyn
• gan nodi sut y bwriedir delio â’r mater
• gan roi amcan o faint o amser a gymerir i ddarparu ymateb terfynol
• gan eu hysbysu a wnaed unrhyw ymholiadau
• gan eu hysbysu a wneir unrhyw ymholiadau pellach
• gan roi gwybodaeth am y cymorth sydd ar gael iddynt tra
• ymchwilir i’r materion
• chan gadarnhau y cedwir cyfrinachedd bob amser lle bo hynny’n
• bosib ond gan egluro nad oes unrhyw sicrwydd y gall y chwythwr
• chwiban aros yn ddienw

Y broses ymchwilio

Ni ddylai’r corff llywodraethu llawn ystyried honiadau chwythu’r chwiban gan y bydd angen iddo efallai gychwyn camau disgyblu neu gamau eraill yn erbyn staff yn ddiweddarach. Dylai’r corff llywodraethu benodi unigolyn addas i ddelio â’r achos chwythu chwiban. Gallai fod yn bennaeth, llywodraethwr neu unigolyn arall fel llywodraethwr ysgol arall, swyddog cymorth i lywodraethwyr yr

awdurdod lleol neu swyddog awdurdod lleol arall, neu swyddog o awdurdod lleol arall. Ni ddylai’r unigolyn hwn fod yn gadeirydd y llywodraethwyr.

Dylai’r sawl a benodir:

• ymchwilio i’r honiad - chwilio am dystiolaeth a chyfweld tystion yn ôl y galw
• cynnal cyfrinachedd lle bynnag y bo’n bosibl ond bod yn ymwybodol nad oes modd gwarantu y gall y chwythwr chwiban barhau i fod yn ddienw
• os yw’n briodol, dod â’r mater i sylw’r unigolyn a benodwyd gan yr awdurdod lleol i ddelio â chwynion ynghylch rheolaeth ariannol ysgolion
• os yw’n briodol, er enghraifft, ar gyfer honiadau o ymddygiad troseddol, hysbysu’r heddlu, neu ar gyfer honiadau’n ymwneud â diogelu, hysbysu’r swyddog awdurdod lleol a ddynodwyd i arwain ar faterion diogelu neu os nad yw’r unigolyn hwnnw ar gael; rheolwr diogelu dynodedig gwasanaethau cymdeithasol yr awdurdod lleol

O ran y pryderon hynny a gyfeirir at yr heddlu neu awdurdod statudol arall, mae’n rhaid i’r sawl sy’n ymchwilio iddynt atal y broses chwythu chwiban hyd nes y mae’r awdurdodau statudol wedi cwblhau eu hymchwiliadau a chadarnhau ei bod yn briodol parhau â’r broses chwythu chwiban.

Os oes angen i’r sawl a benodwyd gan y corff llywodraethu i ddelio â’r pryderon sgwrsio â’r chwythwr chwiban, dylai’r aelod o’r staff fod â’r hawl i gael ei hebrwng gan gynrychiolydd o undeb llafur neu gymdeithas broffesiynol neu gyd-aelod o’r staff nad yw’n ymwneud â’r maes gwaith sy’n gysylltiedig â’r mater dan sylw, i unrhyw gyfarfod.

Fel arfer dylid cwblhau’r ymchwiliad ymhen 10 i 15 diwrnod gwaith yn dilyn yr ymateb cyntaf i’r chwythwr chwiban. Os bydd yr ymchwiliad yn parhau y tu hwnt i’r amserlen a amlinellwyd oherwydd rhesymau penodol, dylid hysbysu’r holl unigolion dan sylw am hyn drwy lythyr gan nodi pryd y bydd yr ymchwiliad yn cael ei gwblhau.

Dylai’r sawl a benodwyd i gynnal yr ymchwiliad gadw pob nodyn o drafodaethau ar y ffôn ac wyneb yn wyneb, y cofnodion a’r dogfennau a archwiliwyd, y profion a gynhaliwyd a’r canlyniadau, yn nhrefn dyddiadau ac mewn man diogel. Dylai wneud yn siwˆr ei fod yn cael y math cywir o dystiolaeth a’i chadw’n briodol, gan gynnwys dogfennau gwreiddiol; copïau ardystiedig o bapurau; gwrthrychau corfforol; tystiolaeth anuniongyrchol (er enghraifft, trafodaethau); a manylion unrhyw dystiolaeth amgylchiadol.

Adroddiad yr ymchwiliad

Wedi cwblhau’r broses ymchwilio dylai’r sawl a benodwyd i gynnal yr ymholiadau lunio adroddiad ysgrifenedig a’i gyflwyno i gadeirydd y corff llywodraethu o fewn 5 diwrnod gwaith fel arfer.

Dylai’r adroddiad gadw enw’r chwythwr chwiban yn gyfrinachol bob amser oni bai eu bod wedi cytuno’n ffurfiol eu bod yn dymuno cael eu henwi a dylai’r adroddiad amlinellu:

• yr hyn arweiniodd at yr ymchwiliad
• ynghylch pwy y mynegwyd y pryderon
• swydd yn yr ysgol a chyfrifoldebau’r sawl y mynegwyd y pryderon
• amdanynt
• sut y cynhaliwyd yr ymchwiliad
• y ffeithiau a’r dystiolaeth a nodwyd
• crynodeb o’r casgliadau a’r argymhellion mewn perthynas â’r mater ei hun ac unrhyw waith sydd ei angen mewn perthynas â gwendidau yn y system a nodwyd yn ystod yr ymchwiliad

Ar ôl derbyn adroddiad yr ymchwiliad, dylai cadeirydd y llywodraethwyr alw pwyllgor gydag un llywodraethwr arall o leiaf ac un person annibynnol y tu allan i’r corff llywodraethu efallai, er enghraifft, yr awdurdod lleol neu lywodraethwr ysgol arall, i ystyried y mater ac adroddiad yr ymchwiliad a phenderfynu pa gamau sydd i’w cymryd.

Dylai hyn ddigwydd o fewn 5 i 10 diwrnod gwaith ar ôl derbyn adroddiad yr ymchwiliad fel arfer.

Dylai’r pwyllgor benderfynu:

• a oes angen cymryd camau disgyblu neu gamau priodol eraill yn ôl gweithdrefn corff llywodraethu, er enghraifft, perfformiad staff, cwyn yn erbyn staff ac ati. Os penderfynir bod angen camau disgyblu, rhaid i gadeirydd y llywodraethwyr wneud yn siwr nad yw pwyllgor disgyblu staff y corff llywodraethu wedi peryglu eu sefyllfa drwy ystyried y mater fel rhan o’r broses chwythu chwiban hefyd
• y camau pellach sydd i’w cymryd a’r rhesymau pam
• os na ddylid cymryd camau a’r rhesymau pam

Dylai’r pwyllgor hysbysu cadeirydd y llywodraethwyr o’r canlyniad ar unwaith.

Wedi cyhoeddi penderfyniad y pwyllgor, dylai cadeirydd y llywodraethwyr hysbysu’r chwythwr chwiban o’r canlyniad drwylythyr o fewn 5 diwrnod gwaith fel arfer (ac eithrio mewn perthynas â honiadau dienw). Dylai hyn amlinellu’r camau sydd i’w cymryd neu, os nad oes unrhyw gamau pellach i’w cymryd, dylid nodi’r rhesymau dros hynny.

Gweithredu ymhellach

Os nad oes unrhyw gamau i’w cymryd wedi tynnu sylw at bryder a/neu fod yr aelod o staff yn anfodlon â’r modd y deliwyd â’r mater, dylai’r aelod o staff fynegi ei bryderon i sefydliad arall a restrir isod.

Os nad yw aelod o staff yn dymuno mynegi ei bryder i’w ysgol mae ganddo ef neu hi y dewis o fynegi’r pryderon hynny i sefydliadau eraill megis:

• yr awdurdod lleol
• awdurdod esgobaethol (ar gyfer ysgolion Eglwys)
• corff proffesiynol neu sefydliad rheoli proffesiynol perthnasol megis Cyngor y Gweithlu Addysg neu Archwilio Cymru
• Comisiynydd Plant Cymru
• Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
• Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru
• cyfreithiwr
• yr heddlu - ar gyfer pryderon yn ymwneud ag ymddygiad troseddol
• undeb llafur neu gymdeithas broffesiynol
• Protect (elusen chwythu’r chwiban y DU sy’n rhoi cyngor yn rhad ac am ddim. Ffôn 020 3117 2520 neu protect-advice.org.uk), neu berson priodol arall yn unol â’r amgylchiadau

Dylid hysbysu staff fod yn rhaid iddynt gymryd gofal i beidio â datgelu gwybodaeth gyfrinachol freiniol os bydd y mater yn cael ei gyflwyno i sefydliad arall a rhaid parhau i ystyried Rhan IVA wrth fynegi eu pryderon.

Mae’r warchodaeth Statudol i weithwyr sy’n chwythu’r chwiban i’w chael yn Neddf Hawliau Cyflogaeth 1996, yn benodol “Rhan IVA: datgeliadau gwarchodedig”.

Mae Rhan IVA yn diffinio datgeliad cymwys fel unrhyw ddatgeliad sydd er lles y cyhoedd ac sydd, ym marn resymol y gweithiwr sy’n gwneud y datgeliad, yn tueddu i ddangos un neu fwy o’r canlynol:

• bod trosedd wedi cael ei chyflawni, yn cael ei chyflawni neu’n debygol o gael ei chyflawni
• bod unigolyn wedi methu neu yn methu â chydymffurfio ag unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol y mae’n destun iddi, neu’n debygol o fethu â gwneud hynny
• bod camweinyddiad cyfiawnder wedi digwydd, yn digwydd neu’n debygol o ddigwydd
• bod iechyd a diogelwch unrhyw unigolyn wedi cael ei beryglu, yn cael ei beryglu neu’n debygol o gael ei beryglu
• bod yr amgylchedd wedi cael ei beryglu, yn cael ei beryglu neu’n debygol o gael ei beryglu;
• bod gwybodaeth sy’n tueddu i ddangos unrhyw fater sy’n dod dan unrhyw un o’r paragraffau uchod wedi neu yn cael ei chelu fwriadol neu’n debygol o gael ei chelu’n fwriadol.

Adran 43C: datgeliad i gyflogwr neu unigolyn cyfrifol arall

Datgeliad a wnaed:

• i’r cyflogwr; neu
• lle’r oedd y gweithiwr yn credu’n rhesymol fod y methiant yn gysylltiedig yn unig neu’n bennaf ag ymddygiad rhywun ac eithrio ei gyflogwr neu ag unrhyw fater arall y mae gan berson ac eithrio ei gyflogwr gyfrifoldeb cyfreithiol i’r person arall hwnnw amdano.

Adran 43D: datgeliad i gynghorydd cyfreithiol

Datgeliad a wnaed i gynghorwyr cyfreithiol yn ystod y broses o gael cyngor cyfreithiol.

Adran 43E: datgeliad i un o Weinidogion y Goron

Datgeliad a wnaed i un o Weinidogion y Goron lle penodir cyflogwr y gweithiwr gan un o Weinidogion y Goron, neu sy’n gorff y penodir unrhyw rai o’i aelodau gan un o Weinidogion y Goron.

Adran 43F: datgeliad i berson rhagnodedig

Datgeliad a wnaed i berson y mae hawl gyfreithiol ganddo i ddelio ag achos o’r fath a lle mae’r gweithiwr yn credu’n rhesymol: bod y methiant yn dod o dan un o’r disgrifiadau o’r materion y rhagnodir yr unigolyn hwnnw iddo; a bod yr wybodaeth ac unrhyw honiadau yn wir.

Mae’r Gorchymyn Datgelu er Lles y Cyhoedd (Personau Penodedig) 2014

(fel y’i diwygiwyd gan Orchmynion dilynol) yn amlinellu’r personau sy’n rhagnodedig yn y modd hwnnw. Ni amlinellir rhestr gyflawn o bersonau rhagnodedig yn y ddogfen gyfarwyddiadau hon ond mae’n cynnwys, fel enghraifft, Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a Chomisiynydd Plant Cymru. Amlinellir y rhestr gyflawn yn yr atodlen sydd ynghlwm wrth Orchymyn 2014.

Adran 43G: datgeliad mewn achosion eraill

Rhaid i’r datgeliad:

• fod yn wir i raddau helaeth ym marn y gweithiwr
• beidio â chael ei wneud gan y gweithiwr gyda’r bwriad o elwa’n bersonol
• ym mhob amgylchiad rhaid iddi fod yn rhesymol i’r gweithiwr wneud y datgeliad

yn ogystal â hynny rhaid i’r gweithiwr fodloni un o’r tri amod canlynol:

• mae’n credu’n rhesymol y bydd yn agored i niwed gan y cyflogwr os bydd yn gwneud datgeliad i’r cyflogwr
• lle nad oes unrhyw berson rhagnodedig arall y dylid gwneud y datgeliad iddo, mae’r gweithiwr yn credu’n rhesymol y bydd y dystiolaeth yn cael ei chelu neu ei difa os gwneir datgeliad i’r cyflogwr; neu
• mae’r gweithiwr eisoes wedi datgelu’r un wybodaeth i raddau helaeth i’w gyflogwr neu i berson rhagnodedig.

Adran 43H: datgeliad o fethiant eithriadol o ddifrifol

Rhaid i’r datgeliad:

• fod yn wir i raddau helaeth ym marn y gweithiwr
• beidio â chael ei wneud gan y gweithiwr gyda’r bwriad
• bod o natur ddifrifol iawn
• ym mhob amgylchiad rhaid iddi fod yn rhesymol i’r gweithiwr wneud y datgeliad