Yn y canllaw hwn
6. Cwynion
Cwyn yw unrhyw fynegiant o anfodlonrwydd gan gwsmer boed ar lafar neu'n ysgrifenedig am ein gwasanaethau neu ni fel cwmni.
Ein polisi
- Cynrychiolwyr - Mae gennych hawl i wneud cwyn trwy gynrychiolydd, fel arfer unigolyn a awdurdodwyd gennych chi i'ch cynrychioli chi, ee perthynas neu gwmni a gyflogir gennych i ymdrin â'r gŵyn.
- Derbyn cwynion - Gellir derbyn cwynion trwy unrhyw gyfrwng rhesymol.
- Y Drefn Datrys yn Gynnar – Pan wneir cwyn i aelod o’n staff, bydd y person hwnnw’n ceisio datrys y gŵyn ar unwaith. Os na all y sawl sy’n derbyn y gŵyn ddatrys y gŵyn, yna byddant yn ei chyfeirio at ei reolwr llinell, a fydd yn ceisio ei datrys. Os nad yw hynny'n bosibl o fewn 3 diwrnod busnes o dderbyn y gŵyn yn wreiddiol, caiff y gŵyn ei chyfeirio wedyn at ein tîm Cysylltiadau Cwsmeriaid i ymchwilio ymhellach iddi.
- Ymchwiliad - Bydd cwynion yn cael eu hymchwilio mor fanwl ag sydd angen. Ceir gwybodaeth ychwanegol yn ôl yr angen, gan gynnwys cael gwybodaeth yn uniongyrchol gan unrhyw un o'n staff dan sylw.
- Penderfyniad - Unwaith y bydd cwyn wedi'i hymchwilio, bydd penderfyniad yn cael ei wneud ynghylch a fyddwn yn cadarnhau neu'n gwrthod y gŵyn. Os bydd y gŵyn yn cael ei chadarnhau, bydd penderfyniad yn cael ei wneud a yw'n briodol cynnig unioni hyn ai peidio.
- Ymateb Terfynol - Bydd canlyniad yr ymchwiliad yn cael ei gyfleu i chi mewn 'Ymateb Terfynol'. Bydd hwn yn cael ei anfon o fewn 8 wythnos (56 diwrnod) o dderbyn y gŵyn a bydd yn cynnwys canlyniad yr adolygiad, gan gynnwys ein rhesymau dros dderbyn neu wrthod y gŵyn, ynghyd â manylion unrhyw gamau unioni neu gwneud iawn am y gŵyn y cytunwyd arnynt.
- Ymateb mewn wyth wythnos - Os nad yw'n bosibl darparu Ymateb Terfynol o fewn y terfyn amser o wyth wythnos, byddwn yn anfon llythyr 'Ymateb mewn wyth wythnos' atoch, yn nodi pryd y gallwn ddisgwyl ymateb i'r gŵyn ac yn esbonio'ch opsiynau ar gyfer datrys yr anghydfod.
Datrys anghydfod – Os na fyddwch yn derbyn ein canfyddiadau neu’n derbyn ein cynnig o ran unioni’r cam, gallwch gyfeirio’r gŵyn at Wasanaeth yr Ombwdsmon Ariannol; sy'n nodi ei broses ar eu gwefan.