Cynllun Cartrefi i Wcráin: hysbysiad preifatrwydd

Trosolwg

Mae Llywodraeth Cymru a'i phartneriaid yn y sector cyhoeddus (awdurdodau lleol a Byrddau Iechyd yng Nghymru) yn rheolwyr data ar gyfer unrhyw ddata personol y maent yn eu casglu, ac unrhyw ddata personol sy'n cael eu rhannu gyda hwy gan Lywodraeth y DU o dan y cynllun Cartrefi i Wcráin.

Diben yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw dweud wrthych sut bydd Llywodraeth Cymru a phartneriaid yn prosesu'ch data personol i'w dibenion cyffredin er mwyn cyflawni'r cynllun a'r amcan cyffredin o ddarparu cartrefi i'r rhai sy'n ffoi rhag y rhyfel yn Wcráin. Mae gennych hawliau ynghylch sut mae eich data yn cael eu prosesu. Rydym yn eich hysbysu yma beth yw'r hawliau hynny a sut gallwch chi eu harfer.

Mae Llywodraeth Cymru a'i phartneriaid wedi ymrwymo i ddiogelu preifatrwydd a diogelwch eich data personol. Gan fod gan y sefydliadau gyfrifoldebau ac atebolrwyddau statudol penodol, gallant gyhoeddi hysbysiadau preifatrwydd ar wahân pan fo hynny'n briodol sy'n egluro ymhellach sut y defnyddir eich data personol at eu dibenion priodol.

Dim ond pan fo gennym sail gyfreithiol briodol i wneud hynny y caniateir inni ddefnyddio, casglu, a rhannu gwybodaeth bersonol. Rydym ond yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni ein swyddogaethau cyfreithiol a swyddogol. Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol dim ond pan fo’r gyfraith yn caniatáu inni a phan fo’n angenrheidiol ac yn gymesur i wneud hynny.

Pa ddata personol yr ydym yn eu prosesu

Mae eich data personol yn cael eu prosesu a'u defnyddio i gyflawni cynllun Cartrefi i Wcráin, at ddiben cefnogi dinasyddion Wcráin yn ystod y broses o gyrraedd ac am gyfnod unrhyw drefniadau noddi yng Nghymru. Bydd hyn yn cynnwys darparu a rheoli gwasanaethau cymorth hanfodol i'r rhai sy'n cyrraedd Cymru, cynigion o gymorth gan sefydliadau ac unigolion, gan gynnwys llety, a chynnal archwiliadau diogelu gofynnol. Mae'r data rydym yn eu prosesu yn cynnwys:

I ddinasyddion Wcráin

Eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, data demograffig, statws fisa, rhif pasbort, eich cyrchfan arfaethedig yn y DU, anghenion tai a manylion eich parti teithiol.

I noddwyr

Rydym yn prosesu eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, data demograffig a manylion am eich eiddo a chanlyniad archwiliadau eiddo a diogelu. Mae’n bosibl y bydd angen inni hefyd brosesu a defnyddio data personol am eraill, fel aelodau eich aelwyd neu eraill sy'n byw yn eich eiddo.

Gyda phwy y byddwn yn rhannu'r data ac at ba ddiben

Byddwn yn rhannu data â thrydydd partïon, fel partneriaid yn y sector cyhoeddus yng Nghymru a gyda Llywodraeth y DU. Mae’r partneriaid yn y sector cyhoeddus yn cynnwys:

• awdurdodau lleol, i roi cymorth i ddinasyddion Wcráin a'r lletywyr yn eu hardaloedd. Er enghraifft, o ran cael gafael ar lety, addysg a gofal cymdeithasol. Bydd hefyd yn eu galluogi i gynnal archwiliadau eiddo ac archwiliadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)
• byrddau Iechyd, i gysylltu â dinasyddion Wcráin i drefnu sgriniadau iechyd (ar gyfer Twbercwlosis yn bennaf) a threfnu cofrestru gyda meddygon teulu a thriniaethau meddygol eraill yn ôl y gofyn
• Iechyd a Gofal Digidol Cymru (DHCW), fel prosesyddion data ar ein rhan, ar gyfer trosglwyddo a rhannu eich data personol rhyngom ni, awdurdodau lleol a Byrddau Iechyd Cymru yn ddiogel

Pan fo angen, byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth bersonol gyda phartneriaid yn y sector elusennol a phreifat a fydd yn darparu gwasanaethau ar ein rhan i gefnogi dinasyddion Wcráin, neu pan fo’n ofynnol inni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Sut mae eich data'n cael eu trin

Mae data personol a ddarperir inni yn cael eu storio ar weinyddion diogel. Bydd data personol, adnabyddadwy a rennir gyda'n partneriaid yn y sector cyhoeddus a phartneriaid eraill ond yn cael eu trosglwyddo gan ddefnyddio systemau trosglwyddo data diogel achrededig. Dim ond data sy'n angenrheidiol ar gyfer darparu cymorth i ddinasyddion Wcráin fydd yn cael eu rhannu.

Bydd data adnabyddadwy personol a ddelir gan Lywodraeth Cymru yn cael eu cadw am gyfnod y cynllun noddi, ac am gyfnod o chwe mis ar ôl hynny. Mae’n bosibl y cedwir data am gyfnodau hirach, gan gynnwys gan ein partneriaid yn y sector cyhoeddus, pan fo rhwymedigaeth statudol neu ofyniad parhaus i wneud hynny. Bydd y data'n cael eu dinistrio'n ddiogel unwaith y bernir nad oes eu hangen mwyach.

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data

Rydym yn defnyddio'r sail gyfreithlon ganlynol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) i brosesu data personol:

Erthygl 6(1)(e) o GDPR y DU, mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu drwy arfer awdurdod swyddogol sydd wedi ei breinio yn y rheolydd.

Gallwn hefyd brosesu categorïau arbennig o ddata personol a allai gynnwys gwybodaeth am gredoau gwleidyddol, iechyd, cyfeiriadedd rhywiol, credoau crefyddol, a biometreg. Pan fyddwn yn gwneud hynny ein sail gyfreithlon yw:

Erthygl 9(2)(g) o GDPR y DU, mae prosesu yn angenrheidiol am resymau er budd cyhoeddus sylweddol.

Eich hawliau, er enghraifft: mynediad, cywiro, dileu

O dan GDPR, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol y byddwch yn ei rhoi inni er mwyn ein galluogi i’ch cefnogi, yn benodol mae gennych yr hawl:

• i weld copi o’ch data eich hun
• i ofyn inni gywiro unrhyw beth sy’n anghywir yn y data hynny
• i wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu’r data (o dan rai amgylchiadau)
• i ofyn bod eich data yn cael eu ‘dileu’ (o dan rai amgylchiadau)
• i gofrestru cwyn yn Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef y rheolydd annibynnol ar gyfer diogelu data

Dyma fanylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113

Gwefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Gwybodaeth Bellach

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach ynghylch sut y bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio’r data, neu os ydych am arfer eich hawliau drwy ddefnyddio’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn:

Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

E-bost: Swyddogdiogeludata@llyw.cymru