Arloesi yn galluogi Moneypenny i gefnogi 21,000 o gwsmeriaid a oedd yn gweithio gartref.
Roedd yn rhaid i Moneypenny o Wrecsam reoli cyfathrebiadau o bell yn ystod y cyfyngiadau symud, nid yn unig i’w randdeiliaid ei hun ond hefyd i’r 21,000 o gleientiaid mae’n gofalu amdanynt, yn y DU a thramor.
Mae Moneypenny yn gwmni cyfathrebu ar gontract allanol gyda swyddfeydd yn Wrecsam ac Atlanta yn UDA. Mae’n cyflogi mwy na 1,000 o staff – mae 850 ohonynt wedi’u lleoli yng Nghymru gyda’r gweddill yn gweithio yn UDA. Rhwng y ddwy swyddfa, mae’r cwmni’n rheoli mwy nag 20 miliwn o gyfathrebiadau bob blwyddyn.
Llwyddodd y busnes a yrrir gan dechnoleg, sy’n delio â galwadau ffôn a sgyrsiau byw ar gyfer cleientiaid o frandiau byd-eang mawr i unig fasnachwyr, i ymateb yn gyflym i’r angen i’w fyddin o gynorthwywyr personol weithio gartref.
Dywedodd Joanna Swash, prif swyddog gweithredol Grwp Moneypenny:
“Roeddem wedi mudo ein systemau i’r cwmwl yn 2019, a brofodd yn fendith enfawr, oherwydd mae bod ar y droed ôl yn fusnes costus. Fel tîm, roeddem hefyd yn weithgar iawn ar Workplace from Facebook, a olygai fod gennym blatfform eisoes ar gyfer cyfathrebu â’n gilydd yn ddyddiol. Roedd y gofod hwn yn amhrisiadwy yn ystod dyddiau cynnar y cyfyngiadau symud, gan weithredu fel peiriant oeri dwˆ r rhithwir, lle roedden ni’n siarad busnes a hefyd yn rhannu awgrymiadau coginio, yn trafod addysg gartref ac ymwybyddiaeth ofalgar.
Er bod systemau rhithwir ar waith, gweithiodd tîm technegol Moneypenny yn ddi-baid i sicrhau bod gan y staff y caledwedd yr oedd ei angen arnynt fel bod y gwasanaeth i gwsmeriaid yn rhedeg yn llyfn.
Dywedodd Joanna:
“O fewn tair wythnos, roedd y tîm cyfan yn gweithio gartref ac roedd yn wasanaeth fel yr arfer i’n cleientiaid. Roedden ni’n gwybod bod dyddiau cynnar y cyfyngiadau symud yn hanfodol o ran bod ein cleientiaid yn gallu ymateb i’w cwsmeriaid eu hunain. Doedd eu siomi ddim yn opsiwn.
“Wrth edrych yn ôl ar ein hystadegau ym mis Mehefin, cynyddodd nifer y galwadau draean ac fe wnaeth hyd cyfartalog galwad gynyddu bron i chwarter. Mae pobl eisiau siarad â phobl, yn enwedig mewn amseroedd ansicr, ac roedd gennym gyfrifoldeb i wneud i hynny ddigwydd i’n cwsmeriaid.
I’r uwch dîm rheoli, yr her fwyaf oedd cynnal diwylliant Moneypenny tra bod y gweithlu cyfan yn gweithredu o bell.
Dywedodd Joanna:
“Mae ein diwylliant mor bwysig i ni. Mae gennym drosiant staff isel ac rydyn ni’n gysylltiedig iawn fel tîm. Doedden ni ddim am i hynny gael ei wanhau yn ystod y cyfyngiadau symud. Yn ogystal â chadw mewn cysylltiad ar Facebook Workplace, gwnaethom bethau fel anfon 1,000 o frownis siocled gyda nodyn mewn llawysgrifen at bob aelod o staff a sicrhau eu bod i gyd naill ai â thwrci, ham neu ginio rhost figan ar gyfer y Nadolig. Roedden ni eisiau iddyn nhw wybod pa mor bwysig ydyn nhw i ni.
Defnyddiodd Moneypenny y pandemig hefyd i arloesi. Fe greodd dîm adfer cyflym i sefydlu cynhyrchion a gwasanaethau newydd gyda’r nod o helpu cleientiaid trwy’r pandemig. Roedd hyn yn cynnwys bot sgrinio iechyd ar-lein i fusnesau, gwasanaeth galw allan newydd ar gyfer sefydliadau â staff ar ffyrlo, a mesurau effeithlonrwydd eraill a alluogodd gleientiaid i gymryd galwadau o’u cartrefi.
Er gwaethaf heriau COVID-19, nid yw’r pandemig wedi effeithio ar ymdrechion trawiadol Moneypenny i dyfu. Penododd 350 o staff newydd yn ystod y 12 mis diwethaf ac mae’n bwriadu recriwtio 100 arall. Mae’n rhagweld y bydd gweithio hybrid yn rhan o’i bolisïau gwaith yn y tymor hir.
Ychwanegodd Joanna:
“Rydyn ni ar y cam o adolygu’r hyn sydd wedi gweithio a beth sydd ddim. Rydyn ni’n cyfathrebu’n gyson â’n tîm oherwydd rydyn ni’n gwybod nad yw’r un ateb yn addas i bawb. Mae angen i ni greu system gadarn sy’n gweithio yn gyffredinol. Ein blaenoriaeth yw gweithlu hapus, gan ein bod yn gwybod bod hyn yn arwain at gleientiaid hapus.
“I ni, mae bod yn feiddgar wedi dwyn ffrwyth. Rydyn ni wedi goroesi, ffynnu a thyfu, a byddwn bob amser yn gwneud pob ymdrech i gerdded yn esgidiau ein cwsmeriaid.