Cyflwr a Diffyg Atgyweirio Tai Cymdeithasol

Mae'r sylw pryderus a roddwyd ar y teledu ac yn y wasg yn ddiweddar i amodau byw gwael iawn rhai tai cymdeithasol yn Lloegr wedi datgelu bod rhai tenantiaid yn byw o dan amodau a ddisgrifir fel rhai aflan, gydag achosion di-rif o ddiffyg atgyweirio, sy'n cael eu hanwybyddu, yn ôl pob golwg, pan fydd tenantiaid yn codi pryderon. Yn dilyn hyn, ysgrifennodd Llywodraeth Cymru at bob landlord cymdeithasol yng Nghymru yn ceisio sicrwydd bod landlordiaid yn gwneud popeth o fewn eu gallu i sicrhau nad yw tenantiaid yn wynebu amodau tebyg.

Ceir yr ohebiaeth a anfonwyd i Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig ac Awdurdodau Lleol â stoc tai yng Nghymru yn Atodiad 1. Gofynnodd Llywodraeth Cymru am sicrwydd bod systemau, prosesau a threfniadau monitro priodol ar waith er mwyn sicrhau yr ymdrinnir â chwynion a phroblemau, yr ymchwilir iddynt yn llawn ac y cymerir camau i'w datrys, gan gynnwys prosesau uwchgyfeirio cadarn. Gofynnwyd os oedd gan landlordiaid unrhyw stoc a feddiennir a allai fod yn achos pryder, a pha gamau gweithredu neu gynlluniau, gydag amserlenni cysylltiedig, sydd yn eu lle i ddatrys y problemau. Gofynnwyd hefyd i landlordiaid cymdeithasol nodi faint o broblemau'n ymwneud â diffyg atgyweirio y maent yn eu hwynebu a darparu manylion am hawliadau ffurfiol sydd ar y gweill ynghyd â'r systemau sydd ar waith i nodi cysylltiadau rhwng hawliadau lluosog fel y gellir nodi problemau sylfaenol a chymryd camau i'w datrys.

O dan Ddeddf Landlordiaid a Thenantiaid 1985 landlordiaid tai cymdeithasol sy'n gyfrifol am sicrhau bod trefniadau cadarn ar waith ar gyfer ymdrin â chyflwr tai ac achosion o ddiffyg atgyweirio. Mae'r ddeddfwriaeth hon yn nodi mai landlordiaid sy'n gyfrifol, yn gyffredinol, am sicrhau bod cartrefi tenantiaid mewn cyflwr da ac yn ddiogel.

Wrth ofyn am wybodaeth gan landlordiaid cymdeithasol, nid yw Llywodraeth Cymru yn cymryd unrhyw gyfrifoldeb am sicrhau bod trefniadau effeithiol ar waith ar gyfer cynnal a chadw tai nac ar gyfer ymdrin â phroblemau sy'n ymwneud â diffyg atgyweirio. Yn yr un modd, wrth ddadansoddi'r ymatebion, nid yw Llywodraeth Cymru yn cymeradwyo dull gweithredu unrhyw sefydliad nac yn cytuno arno.

1.1 Dull dadansoddi

Mae'r dadansoddiad a'r sylwebaeth yn seiliedig ar wybodaeth a ddarparwyd gan landlordiaid cymdeithasol mewn ymateb i'n cais. Nid yw wedi'i dilysu ac nid ydym wedi ymholi nac ymchwilio i hynny pan na chafodd gwybodaeth ei darparu.

Mae hefyd yn bwysig nodi, er bod y wybodaeth a ddarparwyd gan landlordiaid yn cael ei hadlewyrchu yn y naratif hwn, y gall profiad uniongyrchol a chanfyddiadau tenantiaid fod yn wahanol. Dylid felly ystyried y ‘pwyntiau meddwl’ yn y cyd-destun hwnnw a dylai landlordiaid hefyd sicrhau bod eu systemau yn rhagweithiol ac yn canolbwyntio ar y tenant.

Er hwylustod, mae'r term ‘corff llywodraethu’ wedi'i ddefnyddio drwy'r ddogfen hon i gyfeirio at strwythurau llywodraethu landlordiaid cymdeithasol cofrestredig ac awdurdodau lleol, tra'n cydnabod eu bod yn wahanol iawn eu natur. Mae angen i gyrff llywodraethu pob landlord cymdeithasol gael digon o sicrwydd mewn perthynas â chyflwr tai eu sefydliadau a'r trefniadau ar gyfer eu hatgyweirio, sy'n cynnwys sut maent yn ymdrin â chwynion, gwaith atgyweirio a chynnal a chadw, achosion o ddiffyg atgyweirio, eiddo sy'n achosi pryder a nodi tueddiadau.

1.2 Amcanion a'r camau nesaf

Amcan y dadansoddiad hwn yw darparu adborth ar yr hyn a ddywedodd landlordiaid cymdeithasol wrthym, er mwyn rhoi darlun o'r sefyllfa ym mhob rhan o'r sector a helpu landlordiaid drwy nodi rhai o'r dulliau gweithredu gwahanol sy'n cael eu defnyddio gan eu cymheiriaid. Felly, rydym wedi cynnwys nifer o ‘bwyntiau meddwl’, rhai enghreifftiau o wahanol ddulliau gweithredu a ddefnyddir gan landlordiaid a rhywfaint o ddysgu a rennir.

Mewn rhai achosion, ni ddarparwyd yr holl wybodaeth y gwnaethom ofyn amdani ac roedd rhai ymatebion yn arbennig yn llai manwl nag eraill. Fodd bynnag, lle nad yw trefniadau wedi'u datgelu, nid ydym wedi tybio nad oes systemau, prosesau na chynlluniau priodol ar waith.

Ar y llaw arall, darparodd rhai landlordiaid wybodaeth ychwanegol er mwyn ategu eu hymatebion ac mae wedi'i chynnwys fel dysgu a rennir ac wedi'i hymgorffori mewn ‘pwyntiau meddwl’ pellach. Nododd sawl landlord hefyd eu bod yn adolygu eu dulliau presennol o ymdrin â chyflwr tai ac achosion o ddiffyg atgyweirio ac, felly, rydym wedi cynnwys rhai enghreifftiau a allai fod yn ddefnyddiol.

Bydd y dadansoddiad hwn yn cael ei gyhoeddi ar wefan Llywodraeth Cymru ac rydym yn ystyried a fyddai gweminar/sesiwn ymwybyddiaeth yn ddefnyddiol i'r sector.

Byddem hefyd yn annog pob landlord cymdeithasol a'i gorff llywodraethu i ystyried y ‘pwyntiau meddwl’, yr enghreifftiau o arferion a'r dysgu a rennir fel sail i gael sicrwydd bod eu trefniadau llywodraethu, eu systemau a'u prosesau cystal ag y gallant fod er mwyn atal tenantiaid rhag byw o dan amodau sy'n annerbyniol i bob un ohonom.

Mae'r dadansoddiad o'r ymatebion yn tynnu sylw at nifer o feysydd lle mae gwersi i'w dysgu neu lle y gellir gwella.

2.1 Systemau, prosesau a monitro cwynion

Cadarnhaodd y mwyafrif helaeth (94%) o landlordiaid cymdeithasol fod ganddynt systemau, prosesau a threfniadau monitro ar waith er mwyn sicrhau yr ymchwilir i gwynion yn llawn ac y cymerir camau i'w datrys. Fodd bynnag, ni ddatgelodd y 6% arall y systemau sydd ganddynt ar gyfer ymdrin â chwynion, nid oeddent yn glir am fod eu hymateb yn canolbwyntio ar achosion o ddiffyg atgyweirio yn unig neu ni wnaethant ddarparu unrhyw fanylion am drefniadau monitro.

Byddai'n dipyn o syndod pe na bai gan unrhyw landlordiaid cymdeithasol weithdrefn gwyno ar waith gyda'r trefniadau monitro priodol. Serch hynny, gan nad yw hyn yn glir o'r holl ffurflenni a ddaeth i law, mae'n gwestiwn defnyddiol er mwyn annog sefydliadau i ystyried y mater hwn ac, felly, mae wedi'i gynnwys fel ‘pwynt meddwl.

Dywedodd gwahanol landlordiaid wrthym eu bod yn……

• Meddu ar bolisi cwynion sy'n seiliedig ar yr egwyddor ‘ymchwilio unwaith, ymchwilio'n dda’ yn unol â'r dull gweithredu a argymhellir gan yr Ombwdsmon.
• Defnyddio proses gwyno syml ond effeithiol ar ôl i'r weithdrefn a'r broses ar gyfer cofnodi cwynion gael eu hailwampio, sy'n cynnwys penodi swyddog cyfrifol arweiniol ar gyfer pob cwyn, defnyddio meddalwedd TG er mwyn sicrhau y cydymffurfir â therfynau amser a dangosfwrdd cofnodi mewn amser real.
• Defnyddio datganiadau o'r effaith wrth benderfynu ar gamau i'w cymryd mewn ymateb i gwynion.
• Dysgu o gwynion ac yn nodi problemau i'w hosgoi yn y dyfodol, gan geisio gwella'n barhaus.

Pwynt Meddwl 1

Mae angen i landlordiaid cymdeithasol sicrhau bod ganddynt systemau, prosesau a threfniadau monitro priodol, clir ac effeithiol ar waith ar gyfer ymchwilio i gwynion a gweithredu arnynt, a darparu system syml a hawdd ei defnyddio, y mae tenantiaid yn gwybod amdani, i ddatrys eu pryderon.

2.2 Systemau uwchgyfeirio cadarn er mwyn sicrhau y gellir dwyn problemau i sylw'r bobl iawn

Dim ond 28% o landlordiaid cymdeithasol sy'n dweud bod ganddynt systemau uwchgyfeirio cadarn, sy'n cynnwys prosesau ar gyfer dwyn problemau i sylw'r bobl iawn, megis uwch-aelodau o staff a'r corff llywodraethu os oes angen.

Ni ddatgelodd 32% unrhyw drefniadau uwchgyfeirio, tra darparodd y 40% arall wybodaeth rannol, heb ddisgrifio'n glir nac yn llawn ddiwylliant sy'n eu galluogi i uwchgyfeirio materion os oes angen. Yn lle hynny, dim ond disgrifio eu gweithgarwch monitro perfformiad rheolaidd neu eu trefniadau ar gyfer cyflwyno adroddiadau i dimau arwain/cyrff llywodraethu neu sôn am opsiynau i denantiaid uwchgyfeirio materion eu hunain drwy wahanol gamau eu proses gwyno a wnaeth y landlordiaid cymdeithasol hyn.

Disgrifiodd 17% sut mae eu diwylliant yn gweithredu i ddefnyddio profiadau a gwybodaeth pob aelod o staff ym mhob rhan o'r sefydliad yn effeithiol mewn perthynas â chyflwr tai a diffyg atgyweirio ac er mwyn nodi problemau eraill, yn arbennig y cyswllt sydd rhwng staff rheng flaen â thenantiaid a'r ffaith y gallant gael mynediad i'w cartrefi pan fyddant yn ymweld â nhw. Cydnabu rhai hefyd y rôl y gall contractwyr ei chwarae o ran diogelu a rhoi gwybod am unrhyw bryderon ynghylch eiddo a allai fod ganddynt.

Dywedodd gwahanol landlordiaid wrthym eu bod yn……

• •    Fod ganddynt systemau rhoi gwybod am gwynion ar waith er mwyn i unrhyw un sy'n ymdrin â chŵyn allu ei huwchgyfeirio at y Cyfarwyddwr perthnasol neu'r Prif Swyddog Gweithredol. Bod Cadeirydd y Bwrdd yn cael ei hysbysu hefyd am unrhyw gwynion difrifol.
  •    Bod ganddynt ddiwylliant o roi ymreolaeth i staff i ‘berchenogi’ problemau a rhoi gwybod amdanynt drwy gynllun a elwir yn 'SOS' (See it, Own it, Sort it), sydd hefyd yn darparu ar gyfer uwchgyfeirio problemau at uwch-aelodau o staff.
  •    Eu bod yn annog pob un o'u cydweithwyr, drwy ohebiaeth gan y tîm gweithredol, i roi gwybod am bryderon sydd ganddynt am gartrefi tenantiaid a gweithredu arnynt, am fod eu diwylliant yn gwneud pawb yn gyfrifol am fynd i'r afael ag achosion lle nad yw pobl yn byw mewn cartref gweddus. Mae ganddynt broses ddiagnostig ar waith hefyd sy'n nodi'r broblem ar yr adeg y gwneir y cais am wasanaeth, gan gynnwys pan roddir gwybod am leithder a llwydni.
  •    Eu bod yn defnyddio cronfa ddata i alluogi staff a chontractwyr i gofnodi pryder, gan gynnwys unrhyw faterion sy'n ymwneud â diffyg atgyweirio neu ddiogelu. Darperir hyfforddiant perthnasol i gontractwyr ac mae'r broses aildendro wedi'i hatgyfnerthu er mwyn sicrhau ei bod cynnwys gofynion cofnodi o'r fath. Hefyd, bob blwyddyn gofynnir i Swyddogion Tai nodi eiddo ac ystadau a allai elwa ar fuddsoddiad drwy'r rhaglen o welliannau arfaethedig.
  •    Eu bod yn defnyddio system lle y caiff gwybodaeth am gwynion ac ymatebion iddynt eu rhannu â swyddogion arweiniol/rheolwyr a'u bwydo i mewn i gynllun rheoli asedau/rhaglen o waith cyfalaf.
  •    Bod ganddynt ddiwylliant lle mae'r holl staff rheoli tai yn gyfrifol am roi gwybod i'r tîm ymateb am unrhyw achosion o ddiffyg atgyweirio y maent yn sylwi arnynt pan fyddant yn ymweld â thenantiaid yn eu cartrefi.

Pwynt Meddwl 2

Dylai fod gan landlordiaid cymdeithasol brosesau, systemau a diwylliant o berchenogaeth er mwyn i broblemau allu cael eu nodi a'u huwchgyfeirio'n hawdd at sylw'r bobl iawn, gan gynnwys eu cyrff llywodraethu, os bydd angen cymryd camau ar frys.

2.3 Gwrandewir ar denantiaid ac ymdrinnir â'u pryderon.

Roedd dehongliad landlordiaid cymdeithasol o'r cyfeiriad at wrando ar denantiaid a sicrhau yr ymdrinnir â'u pryderon yn amrywio’n fawr. Er nad oedd 26% wedi cynnwys gwybodaeth benodol am hyn, roedd y 74% arall wedi'i chynnwys i wahanol raddau.

Rhoddodd rhai ymatebion enghreifftiau strategol o werthoedd a pholisïau corfforaethol eu sefydliad mewn perthynas â gwrando ar denantiaid. Nododd eraill ffyrdd llawer mwy gweithredol y maent yn ymgysylltu â thenantiaid a nododd nifer bach rai canlyniadau penodol er mwyn rhoi sicrwydd eu bod yn gwrando ar adborth gan denantiaid ac yn gweithredu arno.

Dywedodd gwahanol landlordiaid wrthym eu bod yn……

• Fod ganddynt ddull cyffredinol o deilwra rhaglenni gwaith er mwyn mynd i'r afael â phroblemau ar unwaith, er mwyn i bryderon a gwybodaeth leol tenantiaid allu cael eu defnyddio i ymateb i broblemau sy'n dod i'r amlwg, megis gwaith atgyweirio sy'n gorfod cael ei wneud dro ar ôl tro.
• Eu bod yn cynnwys tenantiaid mewn penderfyniadau ynghylch rhaglenni cynnal a chadw wedi'u cynllunio, gan ymgynghori a gwrando cyn penderfynu ar ba atgyweiriadau mawr/gwaith cynnal a chadw wedi'i gynllunio y dylid eu blaenoriaethu/ei flaenoriaethu.
• Bod ganddynt Fwrdd sy'n blaenoriaethu ei denantiaid ac yn ceisio adborth sicrwydd gan gwsmeriaid yn rheolaidd, ac sy'n diffinio ei hun fel ‘Bwrdd sy'n gwrando ac yn dysgu’.
• Defnyddio dull hyfforddi cymdogaeth o reoli tai, sy'n sicrhau yr ymwelir â phob tenant bob 18 mis, er mwyn i'r cydberthnasau rhagweithiol/agosach â thenantiaid ei gwneud yn bosibl i broblemau gael eu nodi/cofnodi yn haws.
• Bod ganddynt dîm ansawdd cwsmeriaid sy'n rheoli'r holl adborth gan denantiaid er mwyn sicrhau ei fod yn bwydo i mewn i welliannau i wasanaethau. Mae'r tîm hefyd yn defnyddio technoleg 'Rant & Rave' llais y cwsmer, sy'n ei gwneud yn bosibl i broblemau gael eu datrys mewn amser real ac sy'n llywio'r gwaith o gynllunio gwasanaethau.
• Bod ganddynt egwyddorion/gwasanaethau/systemau a gynlluniwyd i glywed 'beth sy'n bwysig i denantiaid', a ddefnyddir fel sail ar gyfer gwella gwasanaethau ac a adolygir drwy ddefnyddio ymarfer ymgysylltu dros y ffôn 'listening to demand' a gynhelir ddwywaith y flwyddyn, er mwyn ceisio adborth gan denantiaid yn barhaus.
• Eu bod yn mabwysiadu dull rhagweithiol o ymdrin â gwasanaethau, a luniwyd gyda thenantiaid yn rhan greiddiol ohono.

Pwynt Meddwl 3

Dylai fod gan landlordiaid cymdeithasol ddiwylliant sy'n canolbwyntio ar gynnwys tenantiaid, ar lefelau strategol a gweithredol. Rhaid iddynt sicrhau bod tenantiaid yn deall y ffyrdd y gallant gymryd rhan, gan gynnwys sut y bydd y sefydliad yn gwrando ar bryderon a phroblemau tenantiaid ac yn gweithredu arnynt, a gallu dangos bod adborth, safbwyntiau a disgwyliadau amrywiol tenantiaid yn sicrhau canlyniadau gwell.

2.4 Cynlluniau ac amserlenni clir ar gyfer datrys problemau sy'n ymwneud â chyflwr stoc a feddiennir

Nododd 42% o landlordiaid cymdeithasol nad oedd ganddynt unrhyw bryderon sylweddol ynghylch unrhyw ran o'u stoc a feddiennir mewn perthynas ag eiddo sydd mewn cyflwr gwael nac achosion o ddiffyg atgyweirio. Nododd 34% broblemau gyda rhai tai a feddiennir. Mae gan y rhan fwyaf (63%) o'r rhain gynlluniau llawn neu, o leiaf, gynlluniau rhannol ar waith er mwyn datrys y problemau ond roedd 21% o'r ymatebion yn aneglur.

Y math o broblemau y rhoddir gwybod amdanynt ac yr ymdrinnir â nhw amlaf yw gwaith i ddileu diffygion mewn adeiladau sy'n ymwneud â lleithder a llwydni, yn ogystal â gwella effeithlonrwydd thermol, tynnu deunydd inswleiddio waliau ceudod a gosod systemau gwresogi newydd neu ffenestri newydd. Roedd y rhain yn brosiectau ailddatblygu/adfywio unigol neu'n waith mawr a gynlluniwyd.

Roedd gan hanner y rhai a oedd wedi rhoi cynlluniau ar waith i fynd i'r afael â phryderon ynghylch eu stoc a feddiennir amserlenni llawn neu rannol clir ar waith ond nid oedd y gweddill wedi nodi amserlenni manwl. Nododd landlordiaid fod sawl reswm dros hyn, gan gynnwys yr angen i wneud rhagor o waith dadansoddi ymchwiliol cyn y gellid sefydlu rhaglenni gwaith neu bennu amserlenni.

Nododd dau landlord eu bod wedi cyfathrebu'n glir â thenantiaid ynghylch amserlenni y cytunwyd arnynt ar gyfer eu cynlluniau i fynd i'r afael â phryderon ynghylch stoc a feddiennir a/neu eu bod wedi'u cyhoeddi. Pwysleisiwyd pwysigrwydd cyfathrebu â thenantiaid yn ymchwiliad annibynnol Cyngor Croydon hefyd, yn dilyn yr adroddiad newyddion proffil uchel ym mis Mawrth.

Pwynt Meddwl 4

Pan fo landlordiaid yn nodi problemau gyda stoc a feddiennir, mae angen iddynt gyfathrebu â thenantiaid cyn gynted â phosibl, gan nodi cynlluniau ac amserlenni clir. Mae hefyd yn bwysig parhau i gyfathrebu, yn enwedig os bydd cynlluniau ac amserlenni yn newid.

2.5 Dysgu a rennir – gwaith atgyweirio tra bod eiddo yn aros i gael ei ailddatblygu

Er na ofynnwyd am y wybodaeth, cyfeiriodd dau landlord cymdeithasol yn benodol at waith atgyweirio adweithiol, gan roi sicrwydd penodol, lle roedd cynllun ar gyfer ailddatblygu yn yr arfaeth, fod gwaith atgyweirio yn dal i gael ei wneud yn y cyfamser. Pwysleisiodd un hefyd bwysigrwydd cyfathrebu'n glir â thenantiaid ynghylch gwaith atgyweirio sy'n mynd rhagddo ac ymchwilio i'w pryderon lle y bo angen.

Pwynt Meddwl 5

Dylai landlordiaid cymdeithasol sicrhau eu bod yn parhau i ddarparu gwasanaeth atgyweirio a chynnal a chadw priodol tra bod eiddo yn cael ei feddiannu, hyd yn oed os bydd yn aros i gael ei ailddatblygu, a pharhau i ymchwilio i unrhyw bryderon sydd gan denantiaid, gan gymryd camau lle y bo angen.

2.6 Dysgu a rennir – gwybodaeth am gyflwr stoc, dull strategol o wneud penderfyniadau ynghylch rheoli asedau a chynlluniau buddsoddi hirdymor

Rhoddodd y rhan fwyaf o landlordiaid cymdeithasol wybodaeth am y ffordd y maent yn defnyddio arolygon cyflwr stoc i ddarparu gwybodaeth gywir sy'n seiliedig ar ddata am gyflwr eu heiddo, yn hytrach na dibynnu ar wybodaeth a ddarperir gan staff yn unig. Cyfeiriodd rhai landlordiaid hefyd at wybodaeth arall am berfformiad stoc, megis tueddiadau o ran gwaith atgyweirio. Defnyddir y data hyn/y wybodaeth hon gan landlordiaid i lywio eu strategaethau rheoli asedau a/neu eu modelau arfarnu opsiynau ar gyfer stoc ffurfiol er mwyn gwneud penderfyniadau strategol ynghylch buddsoddi mewn eiddo, ei gadw neu ei waredu, gan gynnwys gwaith atgyweirio mawr a gwaith cynnal a chadw wedi'i gynllunio.

Pwynt Meddwl 6

Dylai landlordiaid cymdeithasol sicrhau bod ganddynt wybodaeth fanwl a chywir am gyflwr a pherfformiad eu stoc, er mwyn asesu a nodi ble mae pryderon, galluogi buddsoddi wedi'i dargedu ac wedi'i flaenoriaethu a llywio penderfyniadau strategol a chadarn mewn perthynas ag opsiynau ar gyfer stoc.

2.7 Maint problemau sy'n ymwneud â diffyg atgyweirio – hawliadau diffyg atgyweirio sy'n mynd rhagddynt

Er i 79% o landlordiaid cymdeithasol nodi eu bod yn ymdrin â hawliadau diffyg atgyweirio ar hyn o bryd, a ddadansoddwyd fel canran o'u holl stoc, mae llai nag 1% o eiddo pob landlord yn destun hawliad diffyg atgyweirio sy'n mynd rhagddo. Mae gan 68% lai na 0.5% o eiddo sy'n destun hawliadau byw.

Nododd nifer bach o landlordiaid cymdeithasol ei bod yn bosibl nad yw tenantiaid yn ymwybodol o'u hawliau mewn perthynas â diffyg atgyweirio a'r broses, yn enwedig gan nad yw llawer o denantiaid yn defnyddio'r system cofnodi atgyweiriadau cyn cyflwyno hawliad diffyg atgyweirio.

Cyfeiriodd 23% o landlordiaid a oedd yn ymdrin â hawliadau diffyg atgyweirio at nifer ac ansawdd yr hawliadau yr ymdrinnir â nhw gan gwmnïau rheoli hawliadau, y maent yn nodi eu bod yn mynd ati'n aml i dargedu tenantiaid tai cymdeithasol er mwyn creu achosion o ddiffyg atgyweirio, drwy ganfasio o ddrws i ddrws, ymgyrchoedd postio a mathau eraill o ohebiaeth, weithiau gan dargedu ystadau/ardaloedd cyfan ar un tro. Mae landlordiaid wedi dweud wrthym fod hyn yn creu baich gwaith drud a thrwm oherwydd, er y gall achosion fod yn ddilys, mae rhai wedi mynegi pryder bod llawer yn ddi-sail a bod addewidion gwag yn aml yn cael eu gwneud i denantiaid neu eu bod yn cael eu gadael gyda baich ariannol sy'n deillio o gostau llys hawliadau aflwyddiannus.

Pwynt Meddwl 7

Dylai landlordiaid cymdeithasol ddarparu gwybodaeth glir sy'n hawdd i'w deall er mwyn sicrhau bod tenantiaid yn gwybod sut i roi gwybod am waith atgyweirio sydd angen ei wneud a'r safonau gwasanaeth y gallant eu disgwyl a'u hawliau mewn perthynas â chyfrifoldebau am wneud gwaith atgyweirio/eiddo sydd mewn cyflwr gwael. Dylai landlordiaid sicrhau eu bod yn rhoi gwybodaeth benodol am achosion o ddiffyg atgyweirio, y broses hawlio, y risgiau a dulliau amgen o godi pryderon, er mwyn iddynt allu gwneud penderfyniadau ar sail gwybodaeth os bydd cwmnïau rheoli hawliadau yn cysylltu â nhw.

2.8 Systemau i nodi cysylltiadau rhwng hawliadau diffyg atgyweirio lluosog, fel y gellir nodi problemau sylfaenol a chymryd camau i'w datrys

O'r ymatebion a gafwyd, mae 55% o landlordiaid yn nodi bod ganddynt systemau ar waith ar gyfer nodi cysylltiadau rhwng hawliadau diffyg atgyweirio lluosog er mwyn i broblemau sylfaenol allu cael eu nodi a'u datrys.

Ni ddatgelodd y gweddill yn gadarnhaol fod ganddynt systemau o'r fath ar waith, ond naill ai maent yn bwriadu eu datblygu neu maent o leiaf yn dweud eu bod yn edrych am dueddiadau o ran gwaith atgyweirio a/neu gwynion neu'n defnyddio archwiliadau neu arolygon cyflwr stoc fel ffordd o nodi problemau sylfaenol. Fodd bynnag, mae 6% yn dibynnu ar wybodaeth anecdotaidd neu wybodaeth staff yn unig i nodi tueddiadau ac ni ddatgelodd 4% unrhyw drefniadau.

Dywedodd gwahanol landlordiaid wrthym eu bod yn……

• Eu bod yn defnyddio gwybodaeth am dueddiadau o achosion o ddiffyg atgyweirio, gwaith atgyweirio a chwynion i lywio buddsoddi/y broses o bennu cyllideb a gwaith cynllunio busnes bob blwyddyn.
• Eu bod yn gofyn i'w tîm asedau ddarparu cynllun gweithredu ar eiddo sydd wedi bod yn destun nifer uchel o geisiadau am waith atgyweirio, gan gynnwys camau gweithredu i fynd i'r afael ag unrhyw achosion sylfaenol.
• Eu bod wedi sefydlu Grŵp Diffyg Atgyweirio i ddadansoddi a deall tueddiadau yn ogystal â darparu gwybodaeth fusnes allweddol er mwyn datrys problemau ac atal rhagor o achosion rhag codi.
• Eu bod yn mynd ati i ddysgu o bob hawliad diffyg atgyweirio llwyddiannus drwy roi mesurau ymyrryd ar waith er mwyn ceisio osgoi hawliadau tebyg yn y dyfodol.
• Eu bod yn datblygu system fonitro newydd er mwyn nodi tueddiadau o ran hawliadau, a fydd yn darparu dadansoddiad manylach ac yn dangos patrymau rheolaidd, ar draws ystadau/ardaloedd cyfan a'u holl stoc tai.

Pwynt Meddwl 8

Dylai fod gan landlordiaid cymdeithasol systemau ar waith i asesu tueddiadau mewn hawliadau diffyg atgyweirio er mwyn nodi problemau sylfaenol a chymryd camau i'w datrys. Dylai landlordiaid cymdeithasol hefyd ystyried sut y gallent ddefnyddio gwybodaeth am berfformiad a gwybodaeth reoli i nodi tueddiadau.

2.9 Dysgu a rennir – lleithder a llwydni

Er na ofynnwyd am y wybodaeth yn benodol, cyfeiriodd 40% o landlordiaid cymdeithasol at thema gyffredin lleithder a llwydni sy'n codi naill ai mewn hawliadau diffyg atgyweirio, cwynion neu geisiadau am waith atgyweirio neu gynnal a chadw y maent yn eu cael.

Cyfeiriodd y naratif a ddarparwyd gan landlordiaid cymdeithasol er mwyn esbonio hyn yn aml at y ffaith mai'r achos a nodwyd, yn dilyn archwiliad gan syrfëwr, oedd anwedd, a oedd yn cael ei briodoli'n aml i ffyrdd o fyw ac ymddygiadau tenantiaid. Fodd bynnag, nododd nifer bach o landlordiaid y gall cynllun yr eiddo hefyd fod yn ffactor achosol, gan gyfeirio at oedran stoc/y math o stoc a heriau sy'n gysylltiedig â bod yn agored i'r tywydd, yn ogystal â diffygion strwythurol y mae angen eu hunioni, megis problemau yn ymwneud â deunydd inswleiddio waliau ceudod neu'r ffaith nad yw ffaniau echdynnu yn cael eu cynnal a'u cadw.

Dywedodd gwahanol landlordiaid wrthym eu bod yn……

• Eu bod yn cydnabod y problemau sy'n cael eu hachosi gan leithder/anwedd, a’u bod wedi sefydlu systemau er mwyn catalogio problemau o'r fath a'u cofnodi'n awtomatig pan fyddant yn codi, fel y gellir ymchwilio iddynt wedyn a chyflwyno adroddiad arnynt drwy fframwaith perfformiad misol.
• Eu bod yn rheoli lleithder a llwydni drwy broses benodedig, gan gynnwys asesu ei heffeithiolrwydd yn barhaus, golchiadau lleithder a llwydni bob chwe mis lle y bo'n briodol, hyfforddiant arbenigol i syrfewyr a chyngor ar anwedd i denantiaid sydd weithiau yn cynnwys cyngor ar dlodi tanwydd a gorlenwi eiddo. Maent hefyd yn gwneud gwaith diagnosio ac unioni yn nhrefn blaenoriaeth, gyda dadansoddiad bob chwarter.
• Eu bod yn sicrhau y caiff problemau anwedd y nodir eu bod yn gysylltiedig â thlodi tanwydd eu cyfeirio at eu tîm cymorth tenantiaeth, sy'n mynd ati i ymgysylltu â thenantiaid i drafod sut y gallant wneud y gorau o'u hincwm a rhoi cyngor iddynt.
• Eu bod yn ystyried y mesur rhagweithiol o osod ffaniau echdynnu mwy effeithlon sy'n defnyddio technoleg glyfar, mewn ymateb i'r ffaith bod hawliadau diffyg atgyweirio yn aml yn ymwneud â phroblemau anwedd a lleithder.
• Er tawelwch meddwl yn dilyn y sylw diweddar yn y wasg, eu bod wedi cynnal adolygiad rhagweithiol o'u dull o reoli lleithder a llwydni, felly y byddant bellach yn cyflwyno adroddiadau penodol ar leithder a llwydni er mwyn nodi tueddiadau.

Pwynt Meddwl 9

Dylai landlordiaid cymdeithasol sicrhau bod mesurau ar waith i nodi'n benodol broblemau sy'n ymwneud â lleithder a llwydni y rhoddwyd gwybod amdanynt a mynd i'r afael â nhw. Dylai hyn gynnwys cynnal ymchwiliad/archwiliadau yn ddiofyn, gan sicrhau bod anwedd a'i achosion yn cael eu diagnosio'n gywir, unioni unrhyw ddiffygion cyn gynted â phosibl a rhoi cymorth a chyngor i denantiaid, gan gynnwys cyngor ar dlodi tanwydd.

Mae llawer o landlordiaid tai cymdeithasol yn adolygu eu dulliau o ymdrin â chyflwr tai ac achosion o ddiffyg atgyweirio

Gan fod nifer o landlordiaid cymdeithasol eisoes wedi'u hysgogi i adolygu a/neu wneud newidiadau i'w trefniadau ar gyfer rheoli cyflwr tai ac achosion o ddiffyg atgyweirio, rydym wedi nodi rhai enghreifftiau a all fod yn ddefnyddiol, er mwyn rhannu rhagor o wersi a ddysgwyd.

Dywedodd gwahanol landlordiaid wrthym eu bod yn……

• Eu bod yn datblygu system a fydd yn cyfateb data cyflwr stoc i hawliadau diffyg atgyweirio er mwyn nodi problemau sylfaenol a phenderfynu ar gynlluniau datblygu yn y dyfodol, a fydd yn disodli'r ddibyniaeth ar wybodaeth anecdotaidd staff yn unig.
• Eu bod yn cyflwyno archwiliadau blynyddol o stoc ar gyfer pob eiddo, i'w cynnal ar yr un pryd â gwaith cynnal a chadw blynyddol.
• Eu bod yn bwriadu cyflwyno adroddiad ar wahân ar dueddiadau o ran hawliadau diffyg atgyweirio a'u bod wedi nodi gwelliannau sydd angen eu gwneud i'r broses hawliadau diffyg atgyweirio, gan gynnwys diweddaru'r wybodaeth ar eu gwefan.
• Eu bod yn cyflwyno meddalwedd TG newydd a fydd yn gallu dadansoddi a nodi tueddiadau o ran diffyg atgyweirio, yn hytrach na pharhau i ddibynnu ar brofiad staff.
• .

Neges e-bost at landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig

2 Gorffennaf 2021

Annwyl Brif Weithredwr/Cadeirydd,

Mae'n siŵr y bydd sylw a roddwyd ar y teledu ac yn y wasg yn ddiweddar i denantiaid tai cymdeithasol sy'n byw mewn amodau a ddisgrifir yn aflan ac wedi dadfeilio, ac sy'n cael eu hanwybyddu'n ôl pob golwg wrth godi pryderon, wedi peri’r un faint o bryder i chi a minnau. Rwy’n awyddus ein bod, fel sector, yn manteisio ar y cyfle i fyfyrio ar ein polisi a'n harferion er mwyn sicrhau ein bod yn gwneud popeth o fewn ein gallu yng Nghymru i atal amodau o'r fath a'r arferion a allai ganiatáu iddynt ddigwydd.

Rwy’n derbyn y bydd materion dadfeilio’n codi o bryd i’w gilydd a all ysgogi cwynion ac anfodlonrwydd gan denantiaid. Fodd bynnag, ni ddylai unrhyw landlord cymdeithasol yng Nghymru fod mewn sefyllfa lle maent wedi methu eu tenantiaid yn systemig ac nad ydynt wedi darparu'r gwasanaeth yr oeddent wedi talu amdano ac yn ei haeddu, hyd yn oed pan fo eiddo'n cael eu hystyried i'w gwaredu neu os oes cynlluniau adfywio ar raddfa fawr yn yr arfaeth.

Mae'r adroddiad diweddar wedi amlygu amodau sy'n peri gofid mawr, a hefyd nad yw rhai landlordiaid cymdeithasol i’w gweld yn gwrando ar denantiaid nac yn ymateb i gwynion dilys. Rwy'n gwybod y byddwch yn cytuno bod hyn yn bryderus iawn ac rwy'n siŵr y byddwch eisoes wedi bod yn ystyried a all fod amgylchiadau lle mae’r stoc rydych chi’n berchen arno ac yn ei reoli yn is na'r safonau uchel a ddisgwyliwn neu lle gellid ystyried bod diffyg ymateb i gwynion.

Felly, rwy'n gofyn am sicrwydd ysgrifenedig gan y Bwrdd bod gan eich landlordiaid cymdeithasol cofrestredig systemau, prosesau a threfniadau monitro priodol ar waith i sicrhau bod cwynion yn cael eu hymchwilio'n llawn ac y gweithredir arnynt. Hefyd, bod mecanweithiau dwysáu cadarn yn eu lle i sicrhau y gellir dwyn materion i sylw'r bobl iawn, gan gynnwys y Bwrdd, os oes angen gweithredu ar frys. Hynny yw, bod rhywun yn gwrando ar denantiaid ac yn ymdrin â'u pryderon.

Os oes gennych unrhyw stoc wedi'i feddiannu a allai arwain at bryderon o'r fath, cadarnhewch pa gamau gweithredu neu gynlluniau sydd ar waith, gydag amserlenni cysylltiedig, i ddatrys y problemau. Mae’n bosibl y byddwn yn gofyn am ragor o fanylion.

Yn ogystal â'r datganiad sicrwydd cyffredinol, rwyf hefyd yn gofyn am ddadansoddiad o'r holl hawliadau dadfeilio sydd ar y gweill.  Rhaid i'r dadansoddiad gynnwys cyfeiriad stryd yr eiddo, dyddiad a natur yr hawliad a chrynodeb byr o'r sefyllfa bresennol. Rwyf hefyd angen sicrwydd bod gennych systemau ar waith sy'n gallu nodi lle gall fod cysylltiadau rhwng hawliadau lluosog dros amser (e.e. hawliadau lluosog ar un ystâd neu ar gyfer math penodol o eiddo) er mwyn gallu nodi unrhyw faterion a gweithredu arnynt.

Rwy'n rhagweld y dylai'r wybodaeth hon fod yn gymharol hawdd i gael gafael arni ac felly dylech gyflwyno eich ymateb erbyn diwedd y dydd ddydd Gwener 23 Gorffennaf 2021 drwy e-bostio HousingRegulation@llyw.cymru.

Byddwn yn adolygu'r ymatebion a gawn a byddwn yn ystyried cyhoeddi, ar ffurf briodol, unrhyw ganfyddiadau o'r ymarfer a allai fod yn ddefnyddiol ar gyfer dysgu a gwella ar draws y sector.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau mewn perthynas â'r cais hwn, peidiwch â chysylltu ag unigolion ond anfonwch e-bost at flwch post  HousingRegulation@llyw.cymru er mwyn i ni allu sicrhau bod ymholiadau ac ymatebion yn cael eu rhannu ar draws y sector lle bo’n briodol.

Diolch am eich cydweithrediad.

Llythyr i Awdurdodau Lleol

13 Gorffennaf 2021

Rydych wedi gweld, rwy’n siŵr, y sylw a roddwyd ar y cyfryngau yn ddiweddar i amodau byw difrifol rhai tenantiaid tai cymdeithasol yn Lloegr, gydag achosion o ddiffyg atgyweirio’n digwydd yn aml, a hynny’n cael ei anwybyddu gan awdurdodau wrth i denantiaid godi pryderon. Mae’n bwysig ein bod, fel sector tai, yn achub ar y cyfle hwn i ystyried ein polisi a’n harferion ein hunain, er mwyn sicrhau, ein bod ni yng Nghymru yn gwneud popeth o fewn ein gallu i osgoi’r fath amgylchiadau, ac unrhyw arferion a allai ganiatáu i hyn ddigwydd.

Gan dderbyn y bydd materion atgyweirio i fynd i’r afael â hwy o dro i dro, a allai ysgogi tenantiaid i gwyno a bod yn anfodlon, mae’r adroddiadau diweddar nid yn unig wedi tynnu sylw at amodau sy’n peri gofid eithriadol, ond hefyd at droeon lle mae rhai landlordiaid cymdeithasol wedi gwrthod gwrando ar denantiaid, ac yn peidio ag ymateb i gwynion hollol ddilys. Rydych, rwy’n siŵr, yn cytuno â ni bod hyn yn achos pryder mawr, ac wedi bod yn ystyried a oedd amgylchiadau lle y gallai’r stoc yr ydych chi’n berchen arno ac yn ei reoli fod yn is na’r safon uchel ddisgwyliedig, neu pan oedd eich ymateb i gŵyn wedi ymddangos yn annigonol.

Rydym am gael sicrwydd bod gan bob landlord cymdeithasol yng Nghymru systemau, prosesau, a gweithdrefnau monitro priodol yn eu lle er mwyn sicrhau bod cwynion yn cael eu harchwilio’n llawn, a’ch bod yn gweithredu arnynt, a bod systemau uwchgyfeirio cadarn yn eu lle pe bai angen. Bydd hyn yn sicrhau bod pryderon tenantiaid yn cael gwrandawiad ac yn cael sylw. Rydym hefyd wedi ysgrifennu ar wahân at Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig, ac yn y broses o ysgrifennu at landlordiaid Awdurdodau Lleol, mewn cydweithrediad â Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru, i ofyn am:

• Sicrwydd eang eich bod yn hapus bod y systemau priodol yn eu lle gennych, a hynny er mwyn sicrhau eich bod yn ymdrin â phroblemau yn effeithiol ac mewn modd amserol, gan gynnwys prosesau uwchgyfeirio.
• Manylion am unrhyw stoc sydd gennych sydd wedi ei feddiannu, ac a allai fod yn achos pryder. Os felly, cadarnhewch pa gamau gweithredu neu gynlluniau sydd yn eu lle i ymdrin â’r materion hyn.
• Er mwyn deall maint unrhyw broblemau diffyg atgyweirio, rhestr fanwl o’r holl hawliadau atgyweirio sy’n mynd rhagddynt. Byddai’n ddefnyddiol os yw’r rhestr yn cynnwys cyfeiriad yr eiddo dan sylw, dyddiad a natur yr hawliad atgyweirio, a chrynodeb o’r sefyllfa ar hyn o bryd.
• Byddai’n ddefnyddiol gwybod os oes gennych systemau yn eu lle sy’n nodi pan fo cysylltiad rhwng amrywiol hawliadau dros amser (er enghraifft, nifer o hawliadau ar un ystâd neu fath arbennig o eiddo) er mwyn nodi unrhyw broblemau dyfnach a delio â nhw.

Rydym yn deall ac yn gwerthfawrogi’r pwysau sydd ar Awdurdodau Lleol, yn enwedig wrth ymateb i’r Coronafeirws, ond gofynnwn i chi gyflwyno’ch ymatebion erbyn diwedd y dydd, dydd Gwener 30 Gorffennaf 2021 i flwch e-bost safonau Llywodraeth Cymru: HousingQualityStandards@llyw.cymru. Efallai y bydd adolygiad o’r ymatebion a ddaeth i law, ac unrhyw ganfyddiadau sy’n deillio o hyn, yn cael eu  defnyddio i gefnogi dysgu a gwelliant ar draws y sector landlordiaid cymdeithasol.

Os oes gennych ymholiadau, cysylltwch ar yr un e-bost, fel bod modd delio â nhw’n syth.

Diolch am eich cydweithrediad.

Pwynt Meddwl 1

Mae angen i landlordiaid cymdeithasol sicrhau bod ganddynt systemau, prosesau a threfniadau monitro priodol, clir ac effeithiol ar waith ar gyfer ymchwilio i gwynion a gweithredu arnynt, a darparu system syml a hawdd ei defnyddio, y mae tenantiaid yn gwybod amdani, i ddatrys eu pryderon.

Pwynt Meddwl 2

Dylai fod gan landlordiaid cymdeithasol brosesau, systemau a diwylliant o berchenogaeth er mwyn i broblemau allu cael eu nodi a'u huwchgyfeirio'n hawdd at sylw'r bobl iawn, gan gynnwys eu cyrff llywodraethu, os bydd angen cymryd camau ar frys.

Pwynt Meddwl 3

Dylai fod gan landlordiaid cymdeithasol ddiwylliant sy'n canolbwyntio ar gynnwys tenantiaid, ar lefelau strategol a gweithredol. Rhaid iddynt sicrhau bod tenantiaid yn deall y ffyrdd y gallant gymryd rhan, gan gynnwys sut y bydd y sefydliad yn gwrando ar bryderon a phroblemau tenantiaid ac yn gweithredu arnynt, a gallu dangos bod adborth, safbwyntiau a disgwyliadau amrywiol tenantiaid yn sicrhau canlyniadau gwell.

Pwynt Meddwl 4

Pan fo landlordiaid yn nodi problemau gyda stoc a feddiennir, mae angen iddynt gyfathrebu â thenantiaid cyn gynted â phosibl, gan nodi cynlluniau ac amserlenni clir. Mae hefyd yn bwysig parhau i gyfathrebu, yn enwedig os bydd cynlluniau ac amserlenni yn newid.

Pwynt Meddwl 5

Dylai landlordiaid cymdeithasol sicrhau eu bod yn parhau i ddarparu gwasanaeth atgyweirio a chynnal a chadw priodol tra bod eiddo yn cael ei feddiannu, hyd yn oed os bydd yn aros i gael ei ailddatblygu, a pharhau i ymchwilio i unrhyw bryderon sydd gan denantiaid, gan gymryd camau lle y bo angen.

Pwynt Meddwl 6

Dylai landlordiaid cymdeithasol sicrhau bod ganddynt wybodaeth fanwl a chywir am gyflwr a pherfformiad eu stoc, er mwyn asesu a nodi ble mae pryderon, galluogi buddsoddi wedi'i dargedu ac wedi'i flaenoriaethu a llywio penderfyniadau strategol a chadarn mewn perthynas ag opsiynau ar gyfer stoc.

Pwynt Meddwl 7

Dylai landlordiaid cymdeithasol ddarparu gwybodaeth glir sy'n hawdd i'w deall er mwyn sicrhau bod tenantiaid yn gwybod sut i roi gwybod am waith atgyweirio sydd angen ei wneud a'r safonau gwasanaeth y gallant eu disgwyl a'u hawliau mewn perthynas â chyfrifoldebau am wneud gwaith atgyweirio/eiddo sydd mewn cyflwr gwael. Dylai landlordiaid sicrhau eu bod yn rhoi gwybodaeth benodol am achosion o ddiffyg atgyweirio, y broses hawlio, y risgiau a dulliau amgen o godi pryderon, er mwyn iddynt allu gwneud penderfyniadau ar sail gwybodaeth os bydd cwmnïau rheoli hawliadau yn cysylltu â nhw.

Pwynt Meddwl 8

Dylai fod gan landlordiaid cymdeithasol systemau ar waith i asesu tueddiadau mewn hawliadau diffyg atgyweirio er mwyn nodi problemau sylfaenol a chymryd camau i'w datrys. Dylai landlordiaid cymdeithasol hefyd ystyried sut y gallent ddefnyddio gwybodaeth am berfformiad a gwybodaeth reoli i nodi tueddiadau.

Pwynt Meddwl 9

Dylai landlordiaid cymdeithasol sicrhau bod mesurau ar waith i nodi'n benodol broblemau sy'n ymwneud â lleithder a llwydni y rhoddwyd gwybod amdanynt a mynd i'r afael â nhw. Dylai hyn gynnwys cynnal ymchwiliad/archwiliadau yn ddiofyn, gan sicrhau bod anwedd a'i achosion yn cael eu diagnosio'n gywir, unioni unrhyw ddiffygion cyn gynted â phosibl a rhoi cymorth a chyngor i denantiaid, gan gynnwys cyngor ar dlodi tanwydd.