Gwaith achos cynllunio: hysbysiad preifatrwydd

Mae Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru (PCAC) yn is-adran o Lywodraeth Cymru.

• O dan ddeddfwriaeth diogelu data, PCAC sy’n gyfrifol am benderfynu sut y caiff data personol eu casglu, eu storio a’u prosesu. 
• Mae PCAC yn ymdrin â phob agwedd ar apeliadau cynllunio, archwiliadau o gynlluniau lleol, ac unrhyw waith achos arall sy’n gysylltiedig â chynllunio a gwaith achos arbenigol.
• Gwneir y rhain gan PCAC ar ran Gweinidogion Cymru.
• Ar gyfer rhai mathau o waith achos, mae Arolygwyr Cynllunio PCAC yn gwneud gwaith ar ran corff gwahanol. Er enghraifft, wrth archwilio Cynlluniau Datblygu Lleol, bydd yr Arolygydd yn cyflwyno Adroddiad i’r Awdurdod Cynllunio Lleol perthnasol. Mewn rhai mathau eraill o waith, mae’n bosibl y bydd ein Harolygwyr yn cael eu penodi i gyflwyno Adroddiad i Ysgrifennydd Gwladol perthnasol llywodraeth y DU.

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn adlewyrchu gofynion Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r Deyrnas Unedig (GDPR y DU) a Deddf Diogelu Data 2018 ac mae’n ymwneud â phob math o waith achos sy’n cael ei drin gan PCAC. Llywodraeth Cymru (LlC) yw’r Rheolydd Data ar gyfer unrhyw ddata personol a roddwch:

• os byddwch yn gwneud neu’n cymryd rhan mewn apêl gynllunio, cais neu archwiliad fel rhan o’n prosesau cynllunio, boed hynny drwy’r Porth Gwaith Achos Cynllunio neu drwy ddulliau electronig neu ysgrifenedig eraill;
• os byddwch yn rhoi gwybodaeth am eich amgylchiadau personol (a allai hefyd gynnwys gwybodaeth categori personol ac arbennig am destunau data eraill) rydych eisiau iddi gael ei hystyried yn y prosesau cynllunio.

Bydd yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cael ei adolygu’n rheolaidd i sicrhau ei fod yn nodi’n gywir sut mae data personol yn cael eu prosesu gan PCAC. I’r perwyl hwnnw, gellir ei ddiweddaru o bryd i’w gilydd.

Caiff y wybodaeth a roddir i ni ei defnyddio i benderfynu ar apeliadau, gorchmynion, ceisiadau ac archwiliadau.

Caiff y wybodaeth a roddir i ni trwy’r Porth Gwaith Achos Cynllunio ei defnyddio i brosesu achosion Apeliadau Cynllunio a Gorfodi.

• Bydd PCAC yn rhoi arweiniad ar wneud a chymryd rhan mewn mathau o waith achos ac yn cyfeirio at y rheolau gweithdrefnol statudol sy’n berthnasol.
• Bydd PCAC yn gallu bodloni ei rwymedigaethau statudol i sicrhau bod copïau o sylwadau ar waith achos yn cael eu hanfon at yr apelydd/ymgeisydd.
• Mae hefyd yn ofynnol i’r Awdurdod Cynllunio Lleol (ACLl) sicrhau bod sylwadau ar waith achos ar gael i unrhyw un sy’n dymuno eu gweld.
• Sylwer na fyddwn yn derbyn sylwadau dienw na chyfrinachol, ond cewch wneud sylwadau ar achos a gofyn i ni beidio â datgelu’n gyhoeddus pwy ydych chi.
• Os byddwch yn gofyn am hyn, bydd eich sylwadau’n cael eu hanfon at y partïon a’u cyhoeddi ar y Porth Gwaith Achos Cynllunio heb eich enw a’ch manylion cyswllt; ond er mwyn ystyried eich sylwadau, bydd rhaid i’r Arolygydd weld eich manylion.

Os nad ydych eisiau cael eich adnabod o’ch sylwadau, dylech osgoi cynnwys gwybodaeth a allai ddatgelu pwy ydych chi; er enghraifft, ‘Rwy’n byw drws nesaf i safle’r apêl’.

Un o werthoedd sylfaenol PCAC yw ei ymrwymiad i fod yn agored ac yn dryloyw o ran ei rôl statudol wrth brosesu a phenderfynu ar waith achos cynllunio a phob gwaith achos cysylltiedig arall.

Ceir rhwymedigaethau sy’n ei gwneud yn ofynnol i ni rannu’r wybodaeth a dderbyniwn, ac mewn rhai achosion, rhaid i ni sicrhau bod y wybodaeth honno ar gael i’r cyhoedd. Rydym yn rhagdybio’n gyffredinol o blaid datgelu, ond bydd penderfyniadau unigol yn ystyried ein rhwymedigaethau statudol, gan gynnwys o dan ddeddfwriaeth diogelu data. 

Yn y rhan fwyaf o achosion a broseswn, rydym yn llunio crynodeb o fanylion a gyhoeddir ar y Porth Gwaith Achos Cynllunio, gan gynnwys:

• Enw’r apelydd/ymgeisydd a chyfeiriad y safle 
• Y disgrifiad o’r datblygiad
• Dyddiadau allweddol 
• Yr Arolygydd neu’r Arolygwyr a benodir ar gyfer yr achos
• Canlyniad yr achos

Rydym hefyd yn cyhoeddi dogfennau penodol yn ymwneud â’r achos gan gynnwys:

• Dogfennau cais
• Dogfennau a gyflwynwyd gydag apêl
• Sylwadau gan yr Apelydd neu’r Ymgeisydd, yr ACLl, ac unrhyw bartïon â buddiant
• Y penderfyniad terfynol neu adroddiad i Weinidogion Cymru

Bydd y cofnodion cyhoeddedig hyn yn cynnwys enw’r unigolyn sydd wedi cyflwyno’r ddogfen.

Cyn cyhoeddi unrhyw ddogfennau, rydym yn golygu (neu’n ‘tywyllu’) manylion personol penodol, e.e. rhifau ffôn; cyfeiriadau e-bost; llofnodion; a gwybodaeth bersonol sensitif (data categori arbennig). Rydym hefyd yn golygu unrhyw gynnwys yr ystyriwn y gallai fod yn enllibus. Os gwneir cais, bydd Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru yn ystyried ceisiadau i ddileu cyfeiriadau unigolion o sylwadau cyn eu cyhoeddi. 

Nid ydym yn golygu unrhyw wybodaeth bersonol mewn dogfennau a luniwyd gan ymgeiswyr neu apelyddion lle byddai hyn yn atal archwilio cais yn effeithiol, e.e. yn atal Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru rhag cyflawni ei dasg gyhoeddus. Er enghraifft, mae rhai dogfennau sy’n cael eu cyhoeddi yn cynnwys enwau a chyfeiriadau partïon â buddiant oherwydd byddai’r datblygiad arfaethedig yn effeithio ar dir neu hawliau’r partïon â buddiant hynny. 

Os oes gennych bryderon ynghylch cyhoeddi eich gwybodaeth, dylech eu trafod â’r Swyddog Achos yn y lle cyntaf cyn cyflwyno eich sylwadau. Fodd bynnag, os oes gennych bryderon pellach ynghylch prosesu neu drin eich data personol, cysylltwch â pedw.cwynion@llyw.cymru neu ffoniwch 0300 123 1590.

Er efallai na fyddwn yn cyhoeddi pob dogfen neu bob achos, mae gennym rwymedigaeth statudol i anfon copi o sylwadau at y partïon perthnasol. O ran dogfennau y dewisom beidio â’u cyhoeddi, neu eu cyhoeddi ar ffurf wedi’i golygu, mae’n bosibl y byddant yn dal i fod yn destun ceisiadau i gael eu rhyddhau o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 neu Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004. Mae’n ofynnol i’r ACLl sicrhau bod dogfennau ar gael i unrhyw un a allai ddymuno eu gweld, felly gallech ddymuno cysylltu â’r ACLl hefyd i gadarnhau pa wybodaeth y mae’n ei chyhoeddi.

Mae angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol er mwyn i ni allu hwyluso’r broses gynllunio o dan Ddeddf Cynllunio Gwlad a Thref 1990, Deddf Cynllunio a Phrynu Gorfodol 2004, ac amryw ddeddfwriaethau eraill, e.e. Deddf Priffyrdd 1980, ar gyfer holl waith achos PCAC. 

Mae’r seiliau cyfreithlon ar gyfer prosesu wedi’u nodi yn Erthygl 6 GDPR y DU. Mae Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru yn defnyddio’r seiliau cyfreithlon a fanylir yn:

• Erthygl 6(1)(c) Ar gyfer prosesu sylwadau ysgrifenedig a dogfennau, y sail gyfreithlon sy’n ymwneud â phrosesu sy’n angenrheidiol i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru yn ddarostyngedig iddi. 
• Erthygl 6(1)(e) Ar gyfer prosesu sy’n ofynnol i gyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a roddwyd i Benderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru.

Data Categori Arbennig:

Erthygl 9(2)(g) Ar gyfer prosesu data categori arbennig, y sail gyfreithlon yw pan fydd prosesu categorïau arbennig o ddata personol yn angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i’r cyhoedd. Mae hefyd yn ymwneud â’n tasg gyhoeddus a diogelu eich hawliau sylfaenol, ac Atodlen 1 rhan 2(6) Deddf Diogelu Data 2018 sy’n ymwneud â dibenion statudol a dibenion y llywodraeth. 

Ni fydd PCAC yn gofyn am ddata categori arbennig fel mater o drefn fel rhan o’n gweithgareddau prosesu. Fodd bynnag, gellir darparu data o’r fath fel rhan o’r broses. Gwnewch yn siŵr pan fyddwch yn cyflwyno data categori arbennig eu bod yn angenrheidiol ac yn berthnasol i’r achos.

• Ar gyfer rhai achosion, mae’n bosibl y bydd angen i ni gasglu rhywfaint o ddata categori arbennig i’r graddau bod hyn yn berthnasol i’r achos. Gallai hyn, er enghraifft, gynnwys neu ymwneud â gwybodaeth am statws (cefndir teuluol, perthnasoedd a dibynyddion), busnes a bywoliaeth, yn ogystal â llety, iechyd a/neu anghenion addysgol.
• Gall y wybodaeth a roddir yn wirfoddol gynnwys gwybodaeth bersonol am unigolion eraill yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, a gall gynnwys data categori arbennig, e.e. gwybodaeth feddygol am bartïon eraill. Bydd PCAC yn prosesu data o’r fath dim ond pan ellir ei gyfiawnhau ac mae ganddo sail gyfreithiol briodol i wneud hynny. Gwnewch yn siŵr bod data o’r fath yn angenrheidiol ac yn berthnasol i’r achos pan fyddwch yn eu rhoi i PCAC. Bydd unrhyw wybodaeth a roddir yn y modd hwn yn ddarostyngedig i’n prosesau GDPR a golygu arferol.

Apeliadau

Os na fyddwch yn rhoi’r wybodaeth sy’n ofynnol i ni i ddilysu eich achos, mae’n bosibl na fyddwn yn gallu ei ystyried. Fel arfer, byddwn yn rhoi gwybod i chi os bydd hyn yn berthnasol. 

Os ydych yn apelydd/asiant ac yn methu rhoi’r wybodaeth statudol sy’n angenrheidiol i ddilysu eich achos o fewn y cyfnodau amser penodedig, ni fyddwn yn gallu ystyried eich achos a gallai gael ei ystyried yn annilys. 

Os ydych yn ymgeisydd ac yn methu rhoi’r wybodaeth statudol sy’n angenrheidiol i ystyried eich cais, mae’n bosibl na fyddwn yn gallu derbyn eich cais i’w Archwilio o dan adran 55 Deddf Cynllunio 2008. 

Nid oes rhwymedigaeth statudol ar bartïon â buddiant i gymryd rhan mewn achos.

Cynlluniau Datblygu Lleol

O ran Cynlluniau Datblygu Lleol (CDLl), mae’n ofynnol i’r Arolygydd archwilio p’un a yw’r cynllun yn gadarn ac yn cydymffurfio’n gyfreithiol, ac wrth wneud hynny, rhaid iddo ystyried unrhyw sylwadau a dogfennau eraill a gyflwynwyd gan yr ACLl.

Dylai’r sawl sy’n cymryd rhan mewn archwiliad o gynllun lleol nodi y bydd yr awdurdod lleol yn sicrhau bod eu sylwadau ‘ar gael’ yn unol â’r Rheoliadau, gan gynnwys eu cyhoeddi ar wefan yr ACLl. Fel Rheolydd Data, caiff yr ACLl olygu rhywfaint neu’r cyfan o’r wybodaeth bersonol a gynhwysir mewn sylwadau a dogfennau eraill y sicrheir eu bod ‘ar gael’, neu beidio. Er mwyn sicrhau archwiliad agored a theg, mae’n bwysig bod yr Arolygydd a’r holl gyfranogwyr eraill ym mhroses yr archwiliad yn gwybod pwy sydd wedi gwneud sylwadau ynghylch y cynllun a’r hyn a gynhwysir yn y sylwadau hynny.

Nid oes rhwymedigaeth statudol ar barti â buddiant i gymryd rhan mewn archwiliad o gynllun datblygu lleol na darparu unrhyw wybodaeth benodol os yw’n dewis peidio â gwneud hynny. 

Os ydych yn Barti â Buddiant arall ac wedi methu rhoi eich enw a/neu enw’r sefydliad neu’r grŵp rydych yn ei gynrychioli, mae’n bosibl na fyddwn yn gallu derbyn eich sylwadau.

Nid ydym yn derbyn sylwadau dienw neu gyfrinachol ar gyfer unrhyw fath o waith achos Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru.

Yn unol â’r rheolau statudol a’r canllawiau perthnasol, mae copi o sylwadau gwaith achos fel arfer yn cael ei anfon at:

• Apelyddion/Ymgeiswyr
• Partïon â Buddiant
• Awdurdodau Cynllunio Lleol
• Awdurdodau Lleol sydd hefyd yn gyfrifol am sicrhau bod y sylwadau ar waith achos ar gael i unrhyw un sy’n dymuno eu gweld.
• Swyddogion Rhaglen allanol
• Bydd gwybodaeth a gyhoeddir ar y porth gwaith achos cynllunio ar gael yn gyhoeddus
• Partïon Statudol eraill i’r achos
• Partïon Statudol eraill fel rheoleiddwyr allanol, er enghraifft Cyfoeth Naturiol Cymru. 

Rydym yn rhoi eich gwybodaeth i Weinidog perthnasol Cymru sy’n gwneud y penderfyniad terfynol ar y ceisiadau a’r apeliadau a archwiliwn trwy adrannau eraill y Llywodraeth.

Er mwyn bod yn deg i’r partïon eraill sydd â buddiant mewn achos, mae angen i ni rannu eich sylwadau fel y nodwyd uchod. Mae hyn hefyd yn rhoi cyd-destun ac yn caniatáu ar gyfer cynnal ein prosesau gwaith achos yn effeithiol, er enghraifft wrth ganiatáu i bartïon sydd â safbwyntiau tebyg adnabod ei gilydd a chytuno ar gyflwyno safbwyntiau ar y cyd mewn unrhyw wrandawiad neu ymchwiliad. Felly, mae’r sylwadau a dderbyniwn yn cael eu cyfnewid rhwng y partïon, ar yr amod bod PCAC o’r farn bod hyn yn angenrheidiol ac yn gymesur, a bod data categori arbennig yn cael eu golygu yn unol â GDPR y DU. Byddwn yn trin eich gwybodaeth yn gyfrinachol os byddwch yn gofyn i ni wneud hynny, ond dylech fod yn ymwybodol y gallai’r Arolygydd roi llai o bwys i’ch sylwadau oherwydd hynny.

Mewn rhai amgylchiadau, fel o dan orchymyn llys, mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol i rannu gwybodaeth. Efallai y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth bersonol â’r canlynol, hefyd: 

• Asiantaethau ac adrannau eraill y llywodraeth a gweision sifil 
• Ein cynrychiolwyr cyfreithiol ni neu gynrychiolwyr cyfreithiol eraill
• Archwilwyr, a
• Rheoleiddwyr, neu i gydymffurfio â’r gyfraith, fel arall. 

Mae’n bosibl y defnyddiwn ddarparwyr gwasanaeth trydydd parti i brosesu gwybodaeth. Pan fyddwn yn gwneud hynny, bydd contractau ar waith i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu yn unol â’n cyfarwyddiadau ni yn unig (oni bai ei bod yn ofynnol fel arall yn ôl y gyfraith), a bod mesurau priodol ar waith i sicrhau diogelwch gwybodaeth.

Yn ogystal, mae’n ofynnol i ni, o dan Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus 1958 (fel y’i diwygiwyd), drosglwyddo penderfyniadau i’r Archifau Gwladol i’w cadw’n barhaol. Gallai rhai o’r penderfyniadau hyn gynnwys data personol ein cwsmeriaid. 

Pwy fydd yn gallu cael mynediad at eich data? 

Pan fyddwch yn gwneud apêl/cais neu’n cyflwyno sylwadau, dylech gofio bod gofynion statudol arnom, mewn rhai achosion, i sicrhau bod y wybodaeth hon ar gael yn ehangach. 

Fel arfer, bydd hyn yn cynnwys:

• Yr awdurdod cynllunio lleol
• Yr apelydd neu’r ymgeisydd
• Ymgyngoreion statudol
• Partïon eraill â buddiant

Os oes gennych ymholiadau neu bryderon penodol yn gysylltiedig ag achos neilltuol, cysylltwch â’r swyddog achos a fydd, os bydd angen, yn trafod y mater gydag aelod o’r tîm rheoli. 

Byddwn ond yn cadw gwybodaeth bersonol am gyhyd ag sy’n angenrheidiol i ddarparu ein gwasanaethau a chyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol. Mae gennym bolisïau a gweithdrefnau penodol ar gyfer rheoli a chadw cofnodion, fel bod gwybodaeth bersonol yn cael ei hadolygu a’i dileu ar ôl cyfnod rhesymol, gan ddilyn y meini prawf canlynol:

• Y diben neu’r gweithgarwch busnes sy’n golygu bod angen prosesu eich gwybodaeth.
• P’un a oes gennym unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol i barhau i brosesu eich gwybodaeth.
• P’un a oes gennym unrhyw sail gyfreithiol o dan y gyfraith diogelu data i barhau i brosesu eich gwybodaeth (e.e. Tasg Gyhoeddus).
• Unrhyw arferion sector cytunedig perthnasol yn ymwneud â pha mor hir y dylid cadw gwybodaeth.
• At ddibenion amddiffyn yn erbyn heriau cyfreithiol a rheoliadol.

Os ydych o’r farn nad ydym wedi cydymffurfio â’ch hawliau fel testun data, neu ein rhwymedigaethau, ac rydych yn anfodlon â’r ffordd y mae Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru yn prosesu eich gwybodaeth bersonol, neu os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, neu’r ffordd rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni trwy pedw.cwynion@llyw.cymru neu ffoniwch 0300 123 1590.

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych yr hawliau canlynol:

• i gael gwybod pa ddata personol y mae Llywodraeth Cymru yn eu dal amdanoch ac i gael mynediad iddynt
• i fynnu ein bod yn cywiro anghywirdebau yn y data hynny
• i wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu (mewn rhai amgylchiadau)
• i ofyn i’ch data gael eu ‘dileu’ (mewn rhai amgylchiadau)
• i gludadwyedd data (mewn rhai amgylchiadau)
• i wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data

I gael gwybod rhagor am y wybodaeth y mae Llywodraeth Cymru yn ei dal a’r defnydd ohoni, neu os hoffech arfer eich hawliau o dan GDPR y DU, gweler y manylion cyswllt isod:

Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

E-bost: Swyddogdiogeludata@llyw.cymru 

Dyma fanylion cyswllt y Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113 (cyfradd leol)