Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 07/ 2021: Caffael sy’n Gyfeillgar i Fusnesau Bach a Chanolig

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n fwy cyfartal
• Cymru o gymunedau cydlynus
• Cymru sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang

1.1 Mae Nodyn Polisi Caffael Cymru 07/21 yn amlinellu ac yn adeiladau ar yr egwyddorion yn Siarter Agor Drysau ar gyfer Caffael sy’n Gyfeillgar i Fusnesau Bach a Chanolig. Er nad yw’r egwyddorion hyn yn cael eu nodi yn benodol yn Natganiad Polisi Caffael Cymru, maent yn dal i fod yn berthnasol i Fusnesau Bach a Chanolig yn Sector Cyhoeddus Cymru.

1.2 Crëwyd Siarter Agor Drysau ar gyfer Caffael sy'n Gyfeillgar i Fusnesau Bach a Chanolig fel rhan o raglen o gamau gweithredu i sicrhau dull cyson o gaffael ar draws Sector Cyhoeddus Cymru, ar yr un pryd â fynd i’r afael â phroblemau sy’n peri pryder penodol i fusnesau bach a chanolig.

1.3 Mae'r Nodyn Polisi hwn yn rhoi gwybodaeth wedi’i diweddaru ac adnoddau ychwanegol i gefnogi busnesau bach a chanolig. Mae hefyd yn ailadrodd yr ymrwymiadau a'r egwyddorion y cytunwyd arnynt rhwng Sector Cyhoeddus Cymru a busnesau bach a chanolig, i bennu lefel ofynnol o arferion da ac i annog caffael sy'n gyfeillgar i fusnesau bach a chanolig.

2.1 Cafodd y Nodyn Polisi hwn ei gyhoeddi i fod o gymorth i bob Awdurdod Contractio yn Sector Cyhoeddus Cymru, gan gynnwys adrannau Llywodraeth Cymru, cyrff GIG Cymru, cyrff a noddir gan Lywodraeth Cymru, awdurdodau lleol a'r sector cyhoeddus ehangach. Mae'n cynnwys contractau ar gyfer nwyddau, gwasanaethau a gwaith sy'n cael eu darparu yng Nghymru.

2.2 Gofynnir ichi ddosbarthu’r Nodyn Polisi hwn ar draws eich sefydliad ac i sefydliadau perthnasol eraill yr ydych yn gyfrifol amdanynt, gan dynnu sylw penodol y rhai mewn rolau caffael, masnachu a chyllid.

3.1 Mae Sector Cyhoeddus Cymru yn gwario tua £7 biliwn bob blwyddyn ar gaffael. Mae 267,000 o fusnesau yng Nghymru ac mae 99.4% ohonynt yn fusnesau bach a chanolig. Busnes Bach a Chanolig (SME): Unrhyw fusnes â llai na 250 o weithwyr a throsiant blynyddol o £45 miliwn neu lai neu gyfanswm mantolen o lai na £40 miliwn. Mae Llywodraeth Cymru yn cydnabod ac yn gwerthfawrogi'r cyfraniad pwysig iawn maent yn ei wneud nid yn unig at ddatblygu economi iach yng Nghymru ond i'r gymdeithas, yr amgylchedd a'r diwylliant y mae pob un ohonom yn dibynnu arnynt.

3.2 Mae asiantaethau cymorth busnes yng Nghymru fel Busnes Cymru a GwerthwchiGymru yno i helpu busnesau bach a chanolig i addasu i ofynion arbennig y sector cyhoeddus a newidiadau i ddulliau caffael – er mwyn ennill rhagor o gontractau yn y pen draw. Mae maes caffael yn newid ac mae'n bwysig bod busnesau bach a chanolig a sector cyhoeddus Cymru yn deall prosesau a disgwyliadau ei gilydd.

3.3 Mae mabwysiadu’r Nodyn Canllaw hwn yn datgan yn glir fod gan bob un ohonom rôl bwysig wrth sicrhau dyfodol cynaliadwy ar gyfer Cymru.

4.1 Roedd llawer o fusnesau bach a chanolig yn bryderus ynghylch gweithio gyda’r sector cyhoeddus, oherwydd rhwystrau gwirioneddol a chanfyddedig. Cyhoeddwyd Siarter Agor Drysau ar gyfer Caffael Sy'n Gyfeillgar i Fusnesau Bach a Chanolig ym mis Gorffennaf 2012, ac ers ei chyhoeddi, mae'r egwyddorion a'r ymrwymiadau yn y siarter wedi cael eu mabwysiadu gan y Sector Cyhoeddus, gan gynyddu nifer y busnesau bach a chanolig sy’n cymryd rhan ym mhob gweithgaredd caffael. O ganlyniad, mae bellach adnoddau a chymorth ar gael ar gyfer busnesau bach a chanolig newydd a rhai sefydlog i'w cefnogi yn ystod pob cam.

4.2 Mae’r Nodyn Polisi hwn yn atgyfnerthu'r prif egwyddorion a’r ymrwymiadau a wnaed gan Sector Cyhoeddus Cymru a busnesau bach a chanolig i’w gilydd. Drwy fabwysiadu'r Nodyn Polisi hwn, bydd yn parhau i wella’r ffordd mae busnes yn cael ei wneud yng Nghymru, ac yn sicrhau amgylchedd teg, tryloyw ac agored ar gyfer pob gweithgaredd caffael.

4.1 Egwyddorion ac ymrwymiadau Sector Cyhoeddus Cymru:

Isod mae’r prif egwyddorion sy’n sail i ymrwymiad Sector Cyhoeddus Cymru i Gaffael sy’n Gyfeillgar i Fusnesau Bach a Chanolig ar gyfer heddiw ac yn y dyfodol:

4.1.1 Byddwn yn parhau i groesawu cyfleoedd i wneud busnes gyda busnesau bach a chanolig a byddwn yn gwneud y canlynol:

• Parhau i weithio gyda busnesau bach a chanolig yn ein rhanbarth i ddod yn fwy ymwybodol o'r nwyddau, y gwasanaethau a'r gwaith y gellir eu darparu.
• Cymryd camau i ddysgu beth sy’n ein rhwystro rhag gwneud busnes gyda busnesau bach a chanolig priodol, a cheisio cael gwared arnynt neu eu lleihau.
• Peidio â chymryd yn ganiataol bod cyflenwyr mwy bob amser yn cynnig gwerth gwell am arian.
• Datblygu rhagor o ganllawiau, gan gynnwys dogfennau ar-lein, a briffio busnesau bach a chanolig ar ein gofynion, y cyfleoedd sydd ar gael gennym, â phwy y dylent gysylltu, a sut i dendro ar gyfer ein busnes.
• Ei gwneud yn haws i fusnesau bach a chanolig siarad â ni.
• Sicrhau bod ein holl brosesau'n sicrhau tegwch ar gyfer busnesau bach a chanolig.
• Ceisio sicrhau bod ein gweithgareddau caffael yn arwain at y canlyniadau cyffredinol gorau, gan ddefnyddio meini prawf gwerth am arian a gwerth cymdeithasol helaeth wrth wneud penderfyniadau.
• Sicrhau cystadleuaeth deg, agored a thryloyw nad yw'n gwahaniaethu yn erbyn busnesau bach a chanolig.
• Hysbysebu ein contractau sy’n werth dros £25,000 yn ehangach, gan fanteisio i’r eithaf ar borth GwerthwchiGymru
• Croesawu ceisiadau gan fusnesau newydd.
• Annog ein prif gyflenwyr i roi cyfleoedd i fusnesau bach a chanolig ddarparu elfennau o gontractau priodol.
• Croesawu ceisiadau gan grwpiau cydweithredol o fusnesau bach neu gonsortia.
• Cydymffurfio â'r holl ddeddfwriaeth gaffael berthnasol, yn enwedig yr egwyddor peidio â gwahaniaethu, a chymhwyso'r rheolau i bob tendrwr mewn modd teg, agored a thryloyw.
• Ymateb yn brydlon ac mewn modd cadarnhaol i ymholiadau sy’n dod drwy Wasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr Llywodraeth Cymru.

4.1.2 Byddwn yn parhau i fod wedi ymrwymo i ddatblygu cynaliadwy a byddwn yn parhau i wneud y canlynol:

• Dilyn deg egwyddorion Datganiad Polisi Caffael Cymru 2021 sy’n seiliedig ar saith nod llesiant a phum ffordd o weithio Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 a polisïau allweddol Llywodraeth Cymru.
• Manteisio i’r eithaf ar yr offerynnau a’r canllawiau a ddarperir gan Lywodraeth Cymru i sicrhau llesiant economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol ar gyfer Cymru.
• Annog busnesau bach a chanolig i groesawu datblygu cynaliadwy

Image

4.1.3 Rydym wedi moderneiddio ein prosesau caffael i sicrhau eu bod yn deg, yn agored ac yn dryloyw i bob busnes bach a chanolig ac, er bod y rhan fwyaf o’r ymrwymiadau hyn wedi cael eu mabwysiadu, byddwn yn parhau i wneud y canlynol:

• Sicrhau bod personél medrus sydd â chymwysterau proffesiynol yn rheoli'r prosesau.
• Cadwch ein proses dendro mor syml â phosibl er mwyn lleihau costau.
• Edrychwch ar gost oes gyfan, ac nid cost gychwynnol y cynnyrch / gwasanaeth yn unig wrth ystyried gwerth am arian.
• Egluro ein prosesau caffael i fusnesau bach a chanolig a’r ffordd y dylanwedir arnynt gan yr angen i gydymffurfio â'r Rheoliadau Caffael.
• Rhoi digon o rybudd i fusnesau bach a chanolig am newidiadau yn ein prosesau er mwyn caniatáu amser iddynt ymaddasu.
• Lleihau'r gwaith gweinyddu sydd ei angen i dendro, symleiddio ein dogfennau, darparu briffiau clir sy'n nodi ein holl ofynion ac defnyddio iaith glir.
• Symud tuag at ddull cyson ar gyfer Cymru gyfan o ymdrin â dogfennau cyn-gymhwyso a chontractau safonol.
• Mabwysiadu offerynnau e-Gaffael, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i e-gyrchu, Systemau Prynu Dynamig, e-arwerthiannau, e-anfonebu, catalogau a chardiau prynu electronig.
• Ystyried y dull mwyaf priodol o sicrhau gwerth am arian a rheoli risg, ar gyfer pob caffaeliad
• Rhannu contractau mawr yn elfennau ar wahân neu ddefnyddio lotiau rhanbarthol os yw hynny’n briodol, er mwyn sicrhau nad yw busnesau bach a chanolig yn cael eu rhwystro rhag tendro.
• Rhoi cyfle i gyflenwyr bach a chanolig posibl drafod y broses gaffael, er mwyn deall ein gofynion ac asesu eu haddasrwydd eu hunain.
• Hysbysu busnesau bach a chanolig am y meini prawf rydym yn eu defnyddio i werthuso ceisiadau i dendro a’r rhai sy’n eu cyflwyno.
• Penderfynu ar ein gofynion o ran cymhwysedd ariannol fesul tendr, ar ôl asesu'r risgiau dan sylw.
• Peidio â gofyn am fwy na dwy flynedd o gyfrifon archwiliedig, a derbyn gwybodaeth amgen gan fusnesau mwy newydd.
• Defnyddio manylebau ar gyfer canlyniadau ac ystyried cynhyrchion neu wasanaethau eraill mae’n bosibl y bydd busnesau bach a chanolig yn dymuno eu cynnig.
• Cynnig adborth i dendrwyr llwyddiannus ac aflwyddiannus, i helpu busnesau bach a chanolig i wella.
• Trin pob busnes bach a chanolig yn deg, a thalu busnesau o fewn 30 diwrnod i dderbyn anfoneb gywir.

4.2 Ymrwymiad busnesau bach a chanolig i Sector Cyhoeddus Cymru

Isod mae’r prif egwyddorion sy’n sail i ymrwymiad busnesau bach a chanolig i Gaffael sy’n Gyfeillgar i Busnesau Bach a Chanolig.

4.2.1 Er mwyn ein helpu ni i’ch helpu chi i wneud busnes gyda ni, byddwch yn barod i wneud y canlynol:

• Cofrestru gyda gwefan Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol
• Darparu gwybodaeth ychwanegol mae’n bosibl y bydd ei hangen arnom ddeall eich busnes.
• Manteisio ar y cyfleoedd i gwrdd â ni rydym yn eu cynnig ichi.
• Sicrhau eich bod yn gwybod beth sy'n ofynnol gennych i fodloni ein gofynion, ac os nad ydych yn gwybod, gofynnwch.
• Bod yn weithredol wrth chwilio am gyfleoedd i dendro.
• Bod yn realistig wrth asesu eich gallu eich hun i gyflawni pob contract.
• Defnyddio e-gaffael, ond sicrhau o leiaf eich bod yn defnyddio’r rhyngrwyd, i sicrhau nad ydych o dan anfantais.
• Sicrhau bod eich holl weithgareddau'n cael eu cynnal mewn ffordd onest a chyfrifol.
• Cynyddu cyfraniad eich busnes at ddatblygu cynaliadwy yn barhaus.
• Datblygu a gweithio gyda'ch cadwyni cyflenwi i gynnwys busnesau bach a chanolig eraill.
• Trin eich cyflenwyr yn deg, a thalu cyflenwyr o fewn 30 diwrnod i dderbyn anfoneb gywir.
• Ystyried y deg egwyddor a amlinellir yn Natganiad Polisi Caffael Cymru 2021 i sicrhau'r canlyniadau cadarnhaol gorau posibl o'ch holl weithgareddau caffael.

4.2.2 Bydd gennych enw da am wasanaeth cystadleuol o ansawdd uchod, a byddwch yn darparu gwasanaeth o’r fath ar ein cyfer ni drwy wneud y canlynol:

• Diweddaru sgiliau eich personél a gallu eich busnes yn barhaus, gan geisio cymorth gan Asiantaethau Cymorth Busnes fel Busnes Cymru, y Gwasanaeth Cymorth Busnes Ar-lein a GwerthwchiGymru, os yw hynny’n briodol.
• Ystyried cydweithio â chyflenwyr eraill, os yw hyn yn gwneud eich gwasanaeth yn fwy cystadleuol neu’n lleihau risgiau.

Nodwch

Bydd y Nodyn Polisi hwn yn ategu’r gwaith o gyflawni Nodyn Polisi Caffael Cymru 05/21: Canllawiau ar Neilltuo Contractau Caffael sydd dan y Trothwy ar gyfer Awdurdodau Contractio Sector Cyhoeddus Cymru.

Mae Nodyn Polisi Caffael 05/21 yn rhoi opsiynau i Awdurdodau Contractio Sector Cyhoeddus Cymru neilltuo contractau sydd dan y trothwy yn benodol ar gyfer  busnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol. Mae hefyd yn rhoi opsiynau i rai Awdurdodau Contractio Sector Cyhoeddus Cymru neilltuo contractau ar gyfer cyflenwyr mewn lleoliad daearyddol penodol. Noder, fodd bynnag, na chaniateir i awdurdodau lleol yng Nghymru neilltuo contractau yn y modd hwn. Mae adran 17(5)(e) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1988 yn gwahardd awdurdod lleol rhag ystyried lle, mewn unrhyw wlad neu diriogaeth, mae gweithgareddau neu fuddiannau busnes contractwyr pan fyddant yn gwneud penderfyniadau ynghylch caffael.

• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) Act 2015
• Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015
• Rheoliadau Caffael Cyhoeddus (diwygio etc.) (Ymadael â’r UE) 2020

Mae’r Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn yn effeithiol o’r dyddiad y cafodd ei gyhoeddi, sef, 12/10/2021, nes iddi gael ei ddisodli neu ei ganslo.

Mae'r Nodyn hwn yn cyd-fynd â'r Egwyddorion a ganlyn yn y Datganiad Polisi:

Egwyddor 1

Byddwn yn defnyddio gweithgareddau caffael cydweithredol yng Nghymru mewn modd sy’n sicrhau’r canlyniadau hirdymor gorau posibl o wariant cyhoeddus o ran gwerth cymdeithasol ac economaidd.

Egwyddor 5

Byddwn yn cefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru mewn perthynas â chaffael blaengar, fel yr Economi Sylfaenol a’r Economi Gylchol, drwy weithgareddau cydweithredol sy’n seiliedig ar leoedd (boed yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu'n lleol) sy'n meithrin cadwyni cyflenwi lleol cadarn.

Egwyddor 10

Byddwn yn hyrwyddo caffael sy'n seiliedig ar werth sy'n sicrhau'r canlyniadau hirdymor gorau posibl i Gymru.

8.1 Er mwyn cefnogi'r gwaith o gyflawni'r Nodyn Polisi hwn mae GwerthwchiGymru yn cynnig swyddogaeth "Dyfynbris Cyflym" ar-lein i gefnogi Awdurdodau Contractio Sector Cyhoeddus Cymru. Mae'n caniatáu i brynwyr gael dyfynbrisiau cystadleuol yn electronig ar gyfer gofynion gwerth isel drwy ddod o hyd i gyflenwyr sydd wedi'u cofrestru gyda GwerthwchiGymru. Defnyddir y swyddogaeth Dyfynbris Cyflym i gael dyfynbrisiau ar gyfer ymarferion caffael gwerth/risg isel neu i gynnal cystadlaethau bach o fewn cytundeb fframwaith.

8.2 Mae manylion y dyfynbris cyflym yn cael eu creu ar-lein drwy'r dewin creu hysbysiadau a'u dosbarthu i restr ddethol o gyflenwyr. Mae nifer o ffyrdd o hidlo a dethol y cyflenwyr rydych am eu gwahodd i gyflwyno dyfynbris drwy Broffil Canfod Cyflenwyr. Dim ond at y cyflenwyr a ddewisir yr anfonir y cwestiynau ac nid ydynt yn cael eu cyhoeddi ar y porth. Felly, dim ond y cyflenwr unigol a ddewisir i gyflwyno dyfynbris a all weld manylion y dyfynbris a chyflwyno ymateb.

8.3 Ar ôl cofrestru gyda GwerthwchiGymru, gall unrhyw gyflenwr gael ei wahodd gan brynwr i gyflwyno dyfynbris. Er mwyn ei gwneud yn fwy tebygol y byddant yn cael eu gwahodd i gyflwyno dyfynbris, dylai cyflenwyr gwblhau Proffil Canfod Cyflenwyr cyflawn a chywir. I gael canllawiau manylach, darllenwch Ganllawiau i Ddefnyddwyr GwerthwchiGymru.

8.4 Mae rhagor o wybodaeth a chanllawiau ar y swyddogaeth Dyfynbris Cyflym ar gael ar Sell2Wales.

8.5 I roi adborth ar gaffael, lleisio pryderon am ymarferion caffael Sector Cyhoeddus Cymru a/neu i gael canllawiau clir ar reolau caffael ewch i’r Gwasanaeth adborth ar gyfer cyflenwyr. I gael rhagor o wybodaeth darllenwch y Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr: canllawiau ar gyfer cyflenwyr.

8.6 I gael rhagor o wybodaeth am brosesau a gofynion caffael, ewch i Llywodraeth Cymru: Caffael, Gwasanaeth Cymorth Busnes Ar-lein Busnes Cymru (BOSS) a Cymorth ac Adnoddau GwerthwchiGymru

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am y Nodyn hwn, cysylltwch â:

Polisi Masnachol: CommercialPolicy@llyw.cymru.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am y cymorth sydd ar gael ar gyfer busnesau bach, cysylltwch â:

• Llinell Gymorth Busnes Cymru: 03000 6 03000
• Llinell Gymorth GwerthwchiGymru: 0800 222 9004

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am brosesau caffael a thempledi caffael cysylltwch â: CPSProcurementAdvice@llyw.cymru

Defnyddiwyd y cyhoeddiadau canlynol wrth baratoi’r Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn:

• Siarter Agor Drysau ar gyfer Caffael sy’n Gyfeillgar i Fusnesau Bach a Chanolig
• Nodyn Polisi Caffael Cymru 05/21: Canllawiau ar Neilltuo Contractau Caffael sydd dan y Trothwy ar gyfer Awdurdodau Contractio Sector Cyhoeddus Cymru

• Mae manylion sefydliadau sector cyhoeddus yn yr adran adnoddau ar wefan GwerthwchiGymru
• Canllawiau i Ddefnyddwyr GwerthwchiGymru
• Canllawiau i Brynwyr – Dyfynbris Cyflym
• Gwasanaeth adborth ar gyfer cyflenwyr
• Y Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr: canllawiau ar gyfer cyflenwyr
• Nodyn Polisi Caffael Cymru 05/21: Canllawiau ar Neilltuo Contractau Caffael sydd dan y Trothwy ar gyfer Awdurdodau Contractio Sector Cyhoeddus Cymru