Ailddechrau polisi gweithio ystwyth Adra
Roedd y gweithredwr tai cymdeithasol, Adra, wedi datblygu polisi gweithio ystwyth wrth ailfeddwl am y busnes yn 2017, ond dim ond ar ôl dyfodiad pandemig y coronafeirws y gwnaeth pobl wir ddechrau gweithio gartref.
Roedd y sefydliad yng Ngogledd Cymru, sy’n cyflogi mwy na 300 o bobl, wedi buddsoddi mewn rhaglen trawsnewid busnes dair blynedd ynghynt, ac un o ganlyniadau allweddol y rhaglen oedd cynnig cyfle i’r gweithlu weithio mewn ffordd ystwyth.
Er bod y cyfle i weithio’n hyblyg yn opsiwn i’r tîm ar draws ei bedwar safle ym Mangor, Caernarfon, Dolgellau a Phorthmadog, prin oedd y staff oedd wedi manteisio ar hynny.
Dywedodd Mair Williams, Rheolwr Datblygu Sefydliadol ac Adnoddau Dynol Adra:
“Weithiau, byddai rheolwyr yn cymryd diwrnod lle byddent yn gweithio gartref, ond ar y cyfan, nid oedd yr ymateb yn wych. Roedd fel petai pobl ddim yn meddwl mai gweithio gartref oedd y peth gorau i’w wneud mewn gwirionedd.
Pan ddaeth y cyfyngiadau symud, doedd dim dewis bellach, wrth gwrs, ac fel gweddill y wlad, arhosodd gweithlu Adra gartref.
Ychwanegodd Mair:
“Gan ein bod eisoes wedi buddsoddi yn y cysyniad o weithio gartref – os nad y realiti – roedd yn golygu ein bod yn barod i ryw raddau. Roeddem wedi symleiddio ein prosesau ac eisoes wedi uwchraddio ein systemau i alluogi i hynny ddigwydd.
Nid eu systemau oedd yr her i Adra mewn gwirionedd, ond sicrhau bod staff yn cael y caledwedd cywir, felly sefydlwyd grwp parhad busnes i reoli’r cyfnod hollbwysig.
Meddai Mair:
“Lle gallem ni, fe wnaethon ni roi iPads a gliniaduron i bobl, ond yn anochel, fe wnaeth rhai pobl ddefnyddio beth oedd ganddyn nhw gartref eisoes. Roedd yn rhaid i rai aelodau staff, a oedd wedi arfer gweithio ar ddwy sgrin, weithio ar un, a doedd hynny ddim yn ddelfrydol chwaith. Cawsom hefyd y problemau arferol o ran cysylltiad a signal a achosodd broblemau cyfathrebu.
“Fel llawer o sefydliadau eraill, nid oeddem wir yn rhagweld pa mor hir y byddai’r cyfyngiadau symud yn para.
"Yn ystod yr wythnosau cyntaf, wnaethom ni ddim darparu pethau fel desgiau addasol, oherwydd roeddem yn meddwl y byddem yn ôl yn y swyddfa yn gynt yn hytrach nag yn hwyrach. Roedd hynny’n rhywbeth y bu’n rhaid i ni fynd i’r afael ag ef wrth i amser fynd yn ei flaen.
Ar ôl datrys y problemau ymarferol, daeth cyfathrebu ymhlith y staff yn allweddol ac anogwyd rheolwyr i gadw mewn cysylltiad â’u timau yn rheolaidd.
Meddai Mair:
“Roedden ni’n anfon bwletinau rheolaidd a’n neges allweddol oedd nad oedd pobl o dan unrhyw bwysau i weithio eu horiau arferol. Roeddem am i rieni a gofalwyr, yn benodol, wybod ein bod yn deall yr anawsterau yr oeddent yn eu hwynebu. Fe wnaethom ddarparu gwasanaeth cwnsela i’r rhai oedd ei angen oherwydd bod y straen a ddaeth yn sgil y newidiadau yn aruthrol. Daethom i ddeall bod pobl yn teimlo’n euog am fethu â gweithio fel arfer oherwydd ymrwymiadau eraill ac roedden ni am iddyn nhw wybod ein bod ni’n deall.
Oherwydd natur eu gwaith, roedd yn rhaid i Adra roi nifer o staff ar ffyrlo yn y tymor byr.
Fe wnaethant hefyd newid rolau swyddi ar gyfer aelodau eraill o’u gweithlu fel y gallent osgoi ffyrlo yn ystod misoedd cyntaf y pandemig.
Yn ystod yr amser hwn, roedd cyfathrebu dwyffordd yn bwysig iawn i’r uwch dîm rheoli yn Adra, a threfnwyd sawl arolwg i gael adborth gan y gweithlu. Roedd y diweddaraf ohonynt yn dangos lefel boddhad o 95% ymhlith staff.
Dywedodd Mair:
“Roeddem mor falch o ganlyniad yr arolwg hwnnw ar ôl blwyddyn mor ofnadwy. Fel tîm AD, roeddem wedi gweithio’n galed iawn i adael i’n pobl wybod eu bod yn cael eu gwerthfawrogi, a rhoddwyd pwyslais gwirioneddol ar eu hiechyd a’u lles. Un o’r pethau a wnaethom, a gafodd dderbyniad da iawn, oedd gwyl iechyd a lles ar-lein a oedd yn canolbwyntio ar bynciau fel sut i reoli straen ac osgoi gorweithio.
Wrth symud ymlaen, mae gan Adra gynlluniau i gynnal model hybrid o weithio, a fydd yn golygu llai o ofod swyddfa, sydd nid yn unig yn arbed costau ond hefyd yn helpu tuag at ostwng ei ôl troed carbon. Mae Mair yn hyderus y bydd y gweithlu’n ymateb yn gadarnhaol, ac yn gallu darparu gwasanaethau tai cymdeithasol hanfodol wrth weithio gartref.
Meddai:
“Rydyn ni wedi profi bod gweithio ystwyth yn gallu gweithio ac yn gweithio. Yn y pen draw, rydym yn canolbwyntio ar ganlyniadau – mae hynny’n bwysicach na nifer yr oriau mae rhywun yn eistedd wrth ddesg. Mae rheolwyr wedi dysgu y gallant ymddiried yn y staff, ac mae staff wedi dysgu y gallant ymddiried yn y rheolwyr. Gallwn fod yn un tîm mawr.